Tema 5. Descripción del ambiente hoja electrónica de cálculo. Excel tiene muchas funciones, pero en ocasiones su uso es muy especializado, por lo que en este tema veremos algunas opciones o funciones que tiene y que te será útil aprender para tu vida profesional. Subtema 5. Herramientas (algunas funciones adicionales) 5.5.1 Formato de celdas Con un ejemplo se podrá ver cómo se puede dar formato a una celda o a un conjunto de celdas. Dar formato significa ajustar las características de presentación por medio de los colores, tamaños, márgenes, tipos de alineación, a fin de personalizar la presentación de nuestros datos según las necesidades. Utilicemos los siguientes datos como ejemplo. Alinear datos Por configuración, los datos numéricos se alinean a la derecha, y los textos, a la izquierda. Los pasos para cambiar esta alineación son los siguientes: 1. Seleccionar el área a la que se desea dar formato y hacer clic en el botón derecho, lo cual desplegará el menú de opciones disponibles para el rango seleccionado. 1
2. Otra forma es utilizando el menú, en el cual se encuentran las opciones para dar formato a la letra, números, etc. 2
Dar formato de estilo a la letra o número. El menú de la hoja nos presenta opciones para dar formato de estilo a letras o números: Las opciones del menú permiten: Cambiar el tipo de letra Cambiar el tamaño de la letra o número. 3
Permite ponerle borders (bordes) a la celda o rango seleccionado Permite cambiar el tamaño de la letra o número hacia arriba o abajo Poner negrillas, itálico o subrayado Permite poner color al fondo de la celda (sombrado) Permite cambiar el color de la letra o número Para alinear el texto utilizamos lo siguiente: Permite alinear arriba, en medio y debajo de la celda; a la izquierda, derecha o centro de la celda Permite centrar y combinar celdas; o ajustar el contenido a una celda 4
Tomando el ejemplo anterior. Sombreado a los títulos Wrap text (ajuste) Centrado y bordes a todo los datos Para dar formato a los números para que porcientos, pesos, etc. podemos usar las siguientes opciones: Poner signo de pesos (), coma (,) y/o signo de porcentaje (%) Incrementar o reducir el número de decimales 5
Si abrimos la opción denominada General, aparecen todas las opciones para dar formato a los números: Siguiendo con el ejemplo, se le dio formato de $ y coma a los precios: 5.5.2 Autoformatos Una forma simple de dar formato a una serie o tabla de datos es con el auto formato o formato como una tabla (Format as table). Este formato ya está predefinido y solo es necesario elegir el diseño deseado. Para ello es necesario seleccionar la información, acceder al menú de Home y Format as Table, ahí se deberá elegir el diseño como se muestra a continuación: 6
Se selecciona el diseño, en este ejemplo se eligió el siguiente diseño Pregunta si el área seleccionada es la que se desea dar autoformato: Al dar Ok. apareceré el área con el formato elegido 7
5.5.3 Formato condicional Además de poder dar formato a los datos sin importar el contenido, también es posible dar un formato según una condición, es decir, dar el formato a los datos que cumplan una condición. Se utiliza mucho para resaltar una característica de los datos, pues es más fácil distinguirlos con un formato diferente al de la mayoría de los datos. 8
La instrucción que permite darle formato según un criterio, se le llama formato condicional. Se tiene la siguiente información y se desea dar formato condicional para ver con mayor claridad en qué sucursales hay más inventario. Para hacerlo, se debe seleccionar el área que deseamos dar formato y hacer clic en la opción formato condicional. A cada criterio se le llama regla, así que debemos dar una regla nueva. Para ejemplificar, se darán dos reglas: 9
la primera será si el inventario es mayor o igual a 5, y la segunda será si está debajo de 5 unidades. Si cumple la primera condición, seleccionamos en el formato que la celda se coloree de amarillo. Para la segunda regla sobre los datos menores a 5, seleccionamos colorear la celda de rojo. Al hacer clic en OK y Aplicar, aparecen las celdas con los colores: 10
Para eliminar el formato condicional, es necesario borrar las reglas: Borra las reglas 5.5.4 Comentarios Los comentarios sirven para realizar alguna observación sobre el contenido específico de una celda; es decir, si en los datos que hemos estado trabajando, queremos hacer una observación, es posible expresarla con un comentario. Por ejemplo: Verificar este número no concuerda con el inventario físico. 11
Para insertar un comentario se selecciona Insertar comentario haciendo clic en el botón derecho de la celda: Si se desea borrar o modificar, simplemente se ubica el cursor en la celda con el comentario y el menú cambiará. 12
Borrar, modificar, mostrar o esconder el 5.5.5 Visualizar Cuando se captura mucha información en una hoja, en ocasiones es tanta que se pierden de vista los títulos de lo que se está capturando, para evitar que esto suceda es posible congelar cierta parte de la hoja par a que siempre esté visible, a esa opción se le llama Frezze Panes (Inmovilizar paneles) 13
Para lograrlo debemos ubicar el cursor en la celda donde se desea hacer la inmovilización; tomando en cuenta que la primera opción Freeze Panes permite inmovilizar tanto lo que esté arriba y a la derecha de donde esté el cursor indicando la sección a inmovilizar, la segunda opción Freeze top row permite que solo se inmovilice el renglón de arriba a donde se ha posicionado el curso, mientras que la tercera opción Freez first column permite que solo se quede inmóvil la columna de la derecha. En el ejemplo se muestra la opción donde tanto la columna como el renglón quedan inmóviles (Freeze Panes), las rayas grises punteadas indican la sección que ha quedado inmóvil; para lograrlo el cursor se ubicó debajo del nombre y a la derecha de la matrícula (donde dice Daniela). 5.5.6 Ordenamiento de información Una función muy importante cuando tenemos mucha información es poder ordenar los datos de acuerdo a alguna columna, de esa forma nuestros datos se muestran mejor organizados. 14
Trabajemos un ejemplo con el siguiente archivo: En este caso se desea ordenar de acuerdo a Nombre de artículo, para lograrlo solo es necesario seleccionar toda el área a ordenar y hacer clic en el menú de sort/ordenar. En ese momento aparecerá una pantalla para indicar cuál es la columna con base en la cual deseamos ordenar: 15
Hacer clic en Sort by/ ordenar por Y se selecciona Nombre de artículo. Al hacer clic en OK los datos aparecerán ordenados de acuerdo a esa columna: 16
Es importante mencionar que se puede ordenar ascendente o descendentemente y que se puede hacer por varias columnas, es decir se puede usar una segunda columna para ordenar los datos (Add Level/ Agregar columna). 5.5.7 Filtros de datos Un filtro sirve para poder visualizar solo parte de tus datos, los cuales cumplen una condición. Por ejemplo, si se tiene una base de datos muy grande y deseamos ver las casas cuyo recurso movilizado sea menor a 100,000, ese sería un criterio y al seleccionarlo la hoja de Excel sólo mostrará los datos que tuvieran en recurso menor o igual a 100000: 17
Para lograrlo se hace lo siguiente: se seleccionan los datos con lo que se desea trabajar, se hace clic en filtros, y entonces se observa que se agregan unos botones con la forma de triángulo que servirán para desplegar opciones. Al hacer clic en el nuevo botón con la forma del triángulo, aparece la pantalla para indicar el criterio por el cual se desea hacer el filtro: En este caso, el criterio fue que la segunda columna fuera menor o igual a 100000. Al hacer clic aparecerán solo los datos que cumplan la condición: 18
Así como en el Sort/Ordenar, la opción de filtro también permite filtrar por más de un criterio. 19