gestión económica programación económica gestión financiera contratación administrativa 45
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Entendiendo la gestión económica como los procedimientos establecidos para la ejecución de los presupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en el caso de las exposiciones temporales organizadas por el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos, en este manual nos centraremos en el estudio de los procedimientos de gestión del gasto. Partiendo de un presupuesto de carácter limitativo que impide realizar gasto por importe superior al autorizado y que únicamente podrá utilizarse para conseguir el objeto para el cual fue aprobado, la GESTIÓN ECONÓMICA se ajustará siempre a los principios de legalidad, eficacia y economía a los que se somete la actividad económica de las Administraciones Públicas. 47 Justificada por la necesidad de contar con el trabajo de profesionales externos a la Administración para el desarrollo del proyecto expositivo, la gestión económica del gasto se inicia con el estudio de la viabilidad económica del proyecto expositivo, y en concreto con el estudio de su financiación, con la delimitación de necesidades y con las estimación de su coste. Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecución propiamente dicha del gasto a través de los distintos procedimientos previstos, entre los que veremos con mayor detenimiento, por su importancia, la contratación administrativa.
programación económica 48 A través de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada año, se aprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos Órganos de la Administración General del Estado para realizar su cometido a lo largo del correspondiente ejercicio económico. En lo que se refiere a la gestión de la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa específico de gastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carácter limitativo y únicamente a través de alguna de las modificaciones previstas en la Ley General Presupuestaria (transferencias de crédito, créditos extraordinarios...) podrá ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas presupuestarias y a través de ellas se financiarán los distintos trabajos necesarios para la realización de estas exposiciones temporales. La programación económica consiste pues en repartir y ordenar este presupuesto de gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado año, comprobando la viabilidad económica de cada una de ellas a través de las siguientes fases: el estudio de su financiación, la delimitación de necesidades y la estimación de su coste. financiación delimitación de necesidades estimación de costes
financiación Desde el punto de vista económico, lo primero que hay que saber de una exposición a la hora de valorar su viabilidad económica, es si ésta va a ser producida y financiada en su totalidad por la Administración, o si existirá algún tipo de participación externa. En función de ello, podemos hablar de dos clases de exposiciones: Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidad por la Administración y como consecuencia los gastos previstos para su celebración son también asumidos en su totalidad por ella. En este caso hablamos de una exposición de producción propia, en la que la contratación de todos los trabajos depende únicamente de la Administración. Aquéllas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra institución pública o privada, en cuyo caso hablamos de exposición de producción compartida. En este caso, existirá un Convenio de Colaboración que regulará entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas las de carácter económico. En el clausulado de ese Convenio se especificarán las partidas de gastos que asumirán cada una de las partes, o en el caso de tratarse de un Patrocinio, si la aportación económica será para una partida o partidas determinadas. 49 delimitación de necesidades Una vez se sabe cómo se va a financiar la exposición, el paso siguiente consistirá en la elaboración de una relación de necesidades, entendiendo en este caso por necesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realización de la exposición que haya que encargar a una empresa o profesional y que conlleven un gasto. Si está prevista una producción compartida pero no están del todo definidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo. Para elaborar esta relación de necesidades, el servicio económico debe contar con la colaboración de la coordinación técnica, pues será la que mejor conozca junto al comisariado la exposición, que facilitará o conseguirá toda la información necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste. Si bien es verdad que cada exposición es distinta a las demás y tiene sus propias necesidades, siempre habrá una serie de trabajos comunes a todas ellas que constituyen su columna vertebral y que serán los primeros con los que debemos contar salvo que, por Convenio, corresponda su realización a otra Institución. Estos trabajos son:
Comisariado El comisario es el ideólogo de la exposición y la persona encargada de realizar el proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de la muestra y el discurso científico-cultural que pretende. Diseño expositivo Realizado por un profesional cualificado, es un proyecto técnico en el que se tratará de plasmar el contenido y el discurso científico-cultural que quiere transmitir el comisario de la exposición. 50 Diseño del catálogo Al igual que en el caso anterior, es un proyecto técnico realizado por un profesional en el que se plasmará el contenido y el discurso científico-cultural de la exposición, manteniendo, si así se desea, una línea de diseño acorde con el diseño expositivo. Edición del catálogo Conforme al diseño presentado y bajo la supervisión de la persona que lo ha realizado, se contrata a una imprenta para su edición. Seguro Si no se solicita Garantía del Estado para asegurar las obras, se suscribirá una póliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra las obras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolución al final de la exposición (cobertura clavo a clavo ) 2. Embalaje y transporte Se contratará con una empresa especializada la realización de un embalaje adecuado para las obras, así como su recogida y transporte hasta la sala de exposiciones y su posterior devolución en las mismas condiciones. Montaje y desmontaje Realizado por una empresa especializada, ejecutará el proyecto técnico presentado por el diseñador de la exposición. La regulación de las condiciones de realización de estos trabajos y los compromisos económicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con carácter general a través de los procedimientos de contratación previstos para la Administración Pública que veremos más adelante. Ver apartado Garantía del Estado 2 Ver apartado Suscripción de póliza con compañía privada
Acompañando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna vertebral de la exposición, y también el grueso de la inversión, existen otros muchos que no por ser más accesorios o tener menor trascendencia económica, dejan de ser importantes para el conjunto de una exposición. A todos hay que tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A continuación se presenta una lista de los más frecuentes: Redacción de textos y fichas para el catálogo. Realización y/o positivado de fotografías para el catálogo. Trabajos de documentación. Restauración de piezas. Enmarcado. Producción audiovisual. Publicidad. Talleres y actividades de difusión. Servicio de azafatas. Servicio de vigilancia. Servicio de limpieza. Edición de material divulgativo. Invitaciones. Acto inaugural. 51 estimación de costes Una vez delimitadas las necesidades se realiza la estimación de su coste. Se tendrá en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a imputar a un único ejercicio presupuestario o a más, pues resulta habitual que el periodo de preparación de una exposición abarque más de uno. Así, por ejemplo en el caso de una exposición que se celebre a primeros de un año, ésta tendrá trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses antes de su inauguración, en el ejercicio presupuestario anterior, como serían por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseño del montaje. Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, más cercano a la inauguración o durante su celebración, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio presupuestario; serían, por ejemplo, la producción de un audiovisual, o un servicio de azafatas. Y por último, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguración, por ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura, como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.
Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para hacerlo son: El propio presupuesto de que se dispone.. El estudio de la exposición. 52 Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposición, el tipo de piezas que la componen o la localización de las mismas, que nos aportan información para determinar en qué partidas será necesaria una mayor o menor inversión: unas piezas delicadas pueden requerir un embalaje especialmente costoso, obras con una valoración muy alta supondrán una prima de seguro también elevada, si se quiere atraer a un público infantil habrá que programar talleres y actividades didácticas, si las piezas están casi todas en España el coste de su transporte será menor que si se encuentran en el extranjero, etc. El conocimiento de los precios de mercado. La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario. Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cómo será la distribución del gasto y cual será el coste total previsto, decidiendo en último extremo sobre su viabilidad o no viabilidad económica. Si la exposición es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones comienza la fase de gestión financiera propiamente dicha, a través de la cual se materializa la ejecución de todos estos gastos.