Acta de la Sesión Ordinaria Cuatro (4)

Acta de la Sesión Ordinaria Cuatro (4) A las trece horas del martes veintisiete de enero del dos mil quince, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa, número cuatro en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa, Gladys Jiménez Arias, Directora General a.i., Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional, Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa, Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional. También acompañan Allen Calderón Esquivel, Jefe de Asesoría Jurídica, Erika García Díaz, Proveedora Institucional, Rita Maxera Herrera, Asesora Jurídica de la Viceministra de Gobernación y Policía, Juanita Grant Rojas, Asesora Administrativa de la Viceministra de Gobernación, Elia Mejia Mata, encargada de la toma del Acta. Se excusa la ausencia de la señora Kathya Rodríguez Araica, Directora General por encontrarse fuera del país. Artículo Uno: Se somete a consideración la aprobación del orden del día. Acuerdo número uno: Se da por aprobado el orden del día. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo dos: Se somete a consideración el análisis y aprobación para el Acta Nº1, no obstante debido a que nuevamente no se encuentran presentes los miembros que participaron de dicha sesión se sugiere conocer la propuesta la próxima sesión. Se solicita por parte de la señora Carmen Muñoz que para la próxima sesión procurar la presencia de los miembros en su totalidad para proceder con esta aprobación. El Acta Nº2 se encuentra en espera de revisión por parte de la señora Gabriela Díaz Díaz, quien fungió como secretaria a.i. en esa sesión y se encuentra en período de vacaciones. El Acta Nº3 se encuentra en confección. Artículo Tres: Control de Acuerdos: Se analiza el informe de acuerdos. En cuanto al Acuerdo 11, de la sesión 02 del 13 de enero, sobre la transferencia de gobiernos locales, se informa por parte de la señora Gladys Jiménez se encuentra en proceso, donde se solicitará a la Dirección Administrativa para responder a ese acuerdo. En cuanto al acuerdo Nº13 de la misma sesión sobre la nota AI-1044-2014, relacionado a la advertencia del doble pago efectuado por el mantenimiento de la perforadora láser, la semana pasada se informó sobre los oficios que se habían enviado y se está a la

espera de los resultados para informar en las próximas sesiones de Junta Administrativa. El señor Barquero aclara que en relación a este mismo acuerdo no fue un doble pago, en realidad fue una facturación duplicada de dos meses pero al final la sumatoria son 12 meses lo que se pagaron es decir, la empresa no facturó en dos meses ni abril ni diciembre de ese año, siendo un problema de registro de factura. Además indica que referente al acuerdo Nº11 de la sesión 66 del 16 de diciembre, relacionado a los mecanismos de control sobre contratos continuos, se solicitó a la Proveeduría Institucional información mediante nota DAF 029-01-15 para lo cual se estará informando al respecto. En relación al acuerdo 22 del 13 de enero, sobre el caso de la devolución de saldo acreedor por concepto de retenciones el día de ayer se procedió con la firma de la señora Carmen Muñoz Quesada y la remisión del documento. Se toma nota. Artículo Cuatro: temas de la Proveeduría Institucional. Cuatro punto uno: La señora Erika Garcia informa que la semana pasada se declaró infructuosa la contratación de la Licitación Abreviada 2010LA-000202-05401, de la Compañía Transportista del Suroeste Sociedad Limitada, donde al 1 de febrero de 2015 no tendríamos el servicio, a raíz de esa declaratoria de infructuosidad la Gestión de Servicios de Apoyo remitió una solicitud para la adenda del contrato actual para que esa ampliación por 6 meses permita que en paralelo se vaya realizando el nuevo proceso, por lo que se somete a consideración el borrador de la resolución, se brinda lectura a la resolución. La señora Carmen Muñoz, solicita tener el cuidado en la confección del documento pues se sigue encontrando debilidades, donde en una de las resoluciones iba el número de factura incorrecto y eso produce atrasos, por lo que insiste en el tema nuevamente, aunado a la ayuda que tiene a través de la señora Juanita Grant es necesario seguir trayendo a la mesa hasta depurar el tema, por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número dos: De conformidad con los fundamentos de hecho expuestos, así como lo regulado por el ordinal 246 de la Ley General de Migración y Extranjería N 8764; los artículos 12 de la Ley de la Contratación Administrativa y 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administración; la Junta Administrativa acuerda: MODIFICAR EL CONTRATO ORIGINAL DE EJECUCIÓN N 002-2011- JADGME-PI, de la Licitación Abreviada n. 2010LA-000202-05401, formalizado el día dieciocho de enero del dos mil once, entre éste órgano y el señor Arnoldo

Solano Montenegro, en su condición de Apoderado Generalísimo sin Límite de suma de la Compañía Transportista del Suroeste Sociedad Limitada (actualmente Sociedad Anónima), siendo a la fecha la presente modificación unilateral de aumento de plazo de conformidad con las cláusulas quinta, novena, décimo tercera y décimo cuarta, denominadas sucesivamente CLAÚSULA QUINTA: DEL PRECIO Y FORMA DE PAGO, CLÁUSULA NOVENA: DE LA RENDICIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO PARA EL PRESENTE CONTRATO, DÉCIMO TERCERA: VIGENCIA DEL PRESENTE CONTRATO y CLÁUSULA DÉCIMO CUARTA: DE LA ESTIMACIÓN Y EL MONTO A CANCELAR POR ESPECIES FISCALES de manera tal que, se aumente de la posición 001, en seis meses por un monto de 8.370.000,00 (ocho millones trescientos setenta mil colones exactos). Se autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma correspondiente. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cuatro punto dos: La señora Erika García informa que la semana pasada se propuso el acuerdo para la propuesta de la firma de formularios de solicitud de exención de tributos dirigida al Ministerio de Hacienda, por lo que de conformidad con lo requerido, se procedió a realizar consulta al Sr. José Francisco Bonilla Ureña, del Departamento de Exoneraciones, del Ministerio de Hacienda, quien indicó que para el caso de la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería firmarán los formularios de exoneración en primera instancia la Presidenta de ésta, en calidad de representante legal, o quien (es) la Junta por medio de acuerdo firme designe para tal efecto, en cuyo caso deberá remitirse al Departamento de Exenciones el acuerdo respectivo de autorización, así como copias de las cédulas de identidad de aquellos que se designen para firmar los formularios y/u oficios. Después de analizada la propuesta se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número tres: Conocido el oficio PI-0056-01-2015, suscrito por la MBA. Erika García Díaz, Proveedora Institucional y el Lic. Christian Rojas López, Coordinador del Subproceso de Contratación Administrativa, relacionado a la firma de formularios de solicitud de exención de tributos dirigida al Ministerio de Hacienda, se acuerda autorizar a los señores Agustín Barquero Acosta y Luis Alonso Serrano Echeverría, miembros de la Junta Administrativa para la firma

de los formularios respectivos y/u oficios vinculados a la materia. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cuatro punto tres: La señora Erika García indica que el oficio PI-0055-01-2015, es un derecho de respuesta al acuerdo de la Junta Administrativa #JAD 055-01-15 del 21 de enero de 2015, en relación con la modificación unilateral al contrato con la empresa Contrasuli S.A. pues el procedimiento se está realizando (adenda al contrato). Se toma nota. Cuatro punto cuatro: Estado de las contrataciones: La Proveedora Institucional brinda el detalle del Informe de las contrataciones a saber: 3 licitaciones públicas, 3 licitaciones abreviadas, 1 contratación directa, 1 contratación continua. Se toma nota. Artículo Cinco. Varios: Cinco punto uno: El señor Agustín Barquero hace entrega de un cuadro que detalla los responsables de Ejecución Presupuestaria, donde se resume cada una de las Direcciones y sus Gestiones, con los montos asignados para su debido cumplimiento, además un detalle por Dirección y por partida, debiéndose poner atención a Gestión de Tecnologías de la Información, Servicios de Apoyo y Migraciones, además informa que procederá a reunirse con todos los responsables de ejecución presupuestaria a fin de dar seguimiento a las contrataciones, por otra parte, solicitó a la señora Dinorah Baltodano, que coordine lo pertinente con el Director de la Policía de Migración sobre los montos asignados, debido a que el presupuesto es compartido entre la Policía Profesional y Regionales. La señora Gladys Jiménez, indica que es importante identificar las etapas y las fechas probables de cumplimiento en que esas etapas deberían estar, para que las unidades las tenga en cuenta, así como las tendientes a llevar a cabo para un efectivo control que le permita a la Junta Administrativa conocer regularmente el estado. La señora Carmen Muñoz indica que la información es valiosa, pues el seguimiento es aún mayor en los diferentes procesos sobre la ejecución de presupuesto pues el objetivo es garantizar una buena ejecución del presupuesto que a su vez permita cumplir las metas de los proyectos, compras, innovación, etc. La señora Juanita Grand sugiere al Director Administrativo agregar en el informe una columna adicional que indique fecha de inicio de la gestión y se envié a la Proveeduría. Se solicita al señor Agustín Barquero mantener informada a la Junta Administrativa sobre los avances. Se toma nota. Cinco punto dos: El señor Agustín Barquero somete a consideración la

aprobación del proyecto de resolución para el Procedimiento Administrativo Sumario de Cláusula Penal, seguido contra la empresa ACOFI S.A. se brinda lectura al Por tanto y se acuerda: Acuerdo número cuatro: Se aprueba la resolución para el Procedimiento Administrativo Sumario de Cláusula Penal, seguido contra Acondicionamiento de Oficinas S.A., cédula de persona jurídica 3-101-068302, por presunto incumplimiento contractual, por presentación tardía de bienes, que le fueron adjudicados en la Contratación Directa N. 2014CD- 000107-20300 Compra de Mobiliario de Oficina por medio de Convenio Marco a saber: De conformidad con los numerales 11 constitucional, 11 de la Ley General de la Administración Pública, artículos 15 y 20 de la Ley de Contratación Administrativa y en la cláusula novena Multas y Cláusula Penal del contrato de Convenio Marco 015-2011, suscrito entre el Ministerio de Hacienda y Acondicionamiento de Oficinas S.A., se dispone que se aplique la cláusula penal relativa a un 0,5% (cero coma cinco por ciento) diario del monto de la factura número 02829, de los suministros entregados seis días hábiles en forma tardía por el contratista, suma que asciende a $259,50 (doscientos cincuenta y nueve dólares con cincuenta centavos). Contra la presente resolución procede el recurso de revocatoria previsto en el artículo 344 de la Ley General de la Administración Pública, dentro de los tres días hábiles siguientes a su notificación. El señor Agustín Barquero se abstiene de votar por formar parte del proceso. Se autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma correspondiente. 4 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto tres: El señor Agustín Barquero presenta el oficio PI-0042-SAD-01-2015, suscrito por la Licda. Flor Castrillo Ramírez, Coordinadora del Subproceso de Abastecimiento y Distribución, relacionado al reajuste de precios de la empresa Prolim Productos de Limpieza Industrial, se informa que debido a que el mismo no está claro, desconociéndose si se trata realmente de un reajuste de precios. Por lo anterior, se sugiere tomar el siguiente acuerdo: Acuerdo número cinco: Conocido el oficio PI-0042-SAD-01-2015, suscrito por la Licda. Flor Castrillo Ramírez, Coordinadora del Subproceso de Abastecimiento y Distribución, relacionado al reajuste de precios de la empresa Prolim Productos de Limpieza Industrial, se acuerda trasladar la documentación al Director Administrativo Financiero, para el análisis del caso y presentarlo en

la próxima sesión de Junta Administrativa. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cinco punto cuatro: El señor Agustín Barquero presenta la nota DAF 027-01-2015, suscrita por su persona, en el cual se somete a consideración aprobar el pago por medio de resolución administrativa para la factura #100456 por servicios de publicación con la Imprenta Nacional del año 2013, lo anterior debido a que la factura fue remitida por la Imprenta Nacional hasta el 9 de diciembre de 2014, por lo que al remitirla a la Gestión de Recursos Financieros, se indica mediante boleta NºSP-234-2014, que la misma se devuelve en razón de pertenecer al ejercicio económico 2013, por lo tanto se debe cancelar por medio de resolución. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número seis: Conocido el oficio DAF 027-01-2015, suscrito por el MBA. Agustin Barquero Acosta, Director Administrativo Financiero, referente al pago por medio de resolución administrativa para la factura #100456 por servicios de publicación con la Imprenta Nacional, se acuerda trasladar la documentación original a la Dirección General a efectos de que instruya a su Asesoría Jurídica, la confección de la resolución para el caso en particular. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cinco punto cinco: El señor Allen Calderón somete a consideración aprobar el proyecto de error material consignado en la resolución administrativa número JADGME 260-12-2014 para el pago de las facturas números 3404, 3414, 3406, 3407, 3408, 3409 y 3410, por servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de oficina recibidos por la Dirección General de Migración y Extranjería durante el ejercicio económico 2012 (mes de octubre), presentadas por la Empresa KOAGUI A Y H S.A, se brinda lectura a la resolución y se procede a tomar el siguiente acuerdo. Acuerdo número siete: Se aprueba la resolución de error material consignado en la resolución administrativa número JADGME 260-12-2014 para el pago de las facturas números 3404, 3414, 3406, 3407, 3408, 3409 y 3410, por servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de oficina recibidos por la Dirección General de Migración y Extranjería durante ejercicio económico 2012 (mes de octubre), presentadas por la Empresa KOAGUI A Y H S.A., cédula jurídica número 3 101 282169-22 a saber: 1) Corregir, en la resolución administrativa número JADGME 260-12-2014 del 18 de diciembre de 2014,

únicamente, en el punto 1), in fine, de su parte dispositiva, la frase: Dicho pago se hará en forma separada por cada factura descrita y deberá depositarse en la cuenta cliente del Banco de Costa Rica número 152020011272866243 para que se lea de la siguiente manera: Dicho pago se hará de la siguiente forma, de acuerdo con lo señalado por la citada empresa, tanto en las referidas facturas como en su nota de fecha 26 de enero de este año: las facturas números 3404 y 3414 en la cuenta cliente número 15202001127286243 del Banco de Costa Rica y, por otra parte, las facturas números 3406, 3407, 3408, 3409 y 3410 en la cuenta cliente número 15114910010008505 del Banco Nacional de Costa Rica. 2) En todo lo demás, se mantiene incólume la citada resolución. Se autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma de la resolución. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto seis: El señor Agustín Barquero presenta oficio JAD 068-01-15, relacionado al Informe preliminar para el procedimiento administrativo ordinario respecto a la eventual declaratoria, como irregular, de la contratación número 2009-LN- 000048-05401 Mantenimiento Correctivo y Preventivo de Equipo de Oficina de la empresa Koagui S.A., se expone lo siguiente: Por resolución administrativa número JADGME-002-2015 de las 13:00 horas del 19 de enero del año en curso, el suscrito procedió a dictar formal Auto de apertura del procedimiento en cuestión, la cual le fue notificada a la señora María Coralia Herrera Alfaro en su condición de representante legal de la empresa Koagui A & H S.A., el pasado 20 de este mes, a las 11:40 horas. El objeto de dicho procedimiento es, en su esencia, determinar si opera irregularidad administrativa en el procedimiento de contratación respecto a las facturas números 3403, 3412 y 3413 (en sustitución de las originarias números 3111, 3112, 3113 y 3114) y, en caso de comprobarse, proceder con el rebajo del diez por ciento por concepto de margen de la utilidad sobre el total facturado ( 1.169.093,83) que representaría la suma total de 116.909,38 (ciento dieciséis mil novecientos nueve colones con treinta y ocho céntimos). En dicha resolución se hizo la narración independiente y circunstanciada de cada uno de los hechos, la debida intimación con las normas aplicables, las garantías propias del debido proceso y de defensa, así como la posibilidad si a bien lo tenía la citada empresa- de allanarse total o parcialmente a los hechos

imputados así como solicitar la conversión del presente procedimiento ordinario a uno de naturaleza sumaria. Precisamente, mediante escrito de fecha 21 de enero del año en curso, la señora Herrera Alfaro, en su condición conocida, solicita a este Órgano Director lo siguiente, en lo conducente: ( ) En relación al Expediente Número 0001-2014-JADGME, (Ordinario de Contratación Irregular) nuestra compañía Koagui A y H S.A., con Cédula Jurídica 3-101- 282169, se manifiesta estar anuente a la declaratoria de contratación irregular sobre las Facturas en Trámite de Cobro Administrativo. Siendo las Facturas # 3403-3412 y 3413 por un monto de 1.169.093.83, por lo que aceptamos se nos aplique la retención del margen de utilidad el cual corresponde a un 10% (Diez por ciento). En acatamiento inserto como Medida Cautelar, la cual corresponde al monto de 116,909.38 (ciento dieciséis mil novecientos nueve colones con 38/100) ( ) (Sic) Como puede observarse con claridad, la parte investigada en el procedimiento de contratación, en forma expresa, ha aceptado el rebajo del margen de utilidad sobre el total facturado sujeto a investigación, de tal forma que lo procedente en este caso, al operar allanamiento sobre el objeto de este procedimiento, es suspender la audiencia oral y privada fijada para el 11 de febrero próximo y elevar este caso para ante el Órgano Decisor, para la correspondiente resolución final. Por lo expuesto, se recomienda sin carácter vinculante- tener por aceptado el allanamiento formulado por la empresa Koagui A & H S.A., acordar el pago por resolución de Junta de las facturas números 3403, 3412 y 3413 (en sustitución de las originarias números 3111, 3112, 3113 y 3114) rebajando el diez por ciento del monto total facturado, por concepto de margen de utilidad, siendo la suma total y final a cancelar por 1.052.184.45 (Un millón cincuenta y dos mil ciento ochenta y cinco) y trasladar, una vez conocida esa resolución y firmada por quien se designe, a la Gestión de Recursos Financieros de esta Institución, para su debido pago. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número ocho: Se avala el oficio JAD 068-01-15, suscrito por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Órgano Director del Procedimiento Administrativo relacionado al Informe preliminar para el procedimiento administrativo ordinario respecto a la eventual declaratoria, como irregular, de la contratación número 2009-LN- 000048-05401 Mantenimiento Correctivo y Preventivo de Equipo de Oficina de la empresa Koagui S.A. y se acuerda: tener por aceptado el allanamiento

formulado por la empresa Koagui A & H S.A., acordar el pago por resolución de Junta de las facturas números 3403, 3412 y 3413 (en sustitución de las originarias números 3111, 3112, 3113 y 3114) rebajando el diez por ciento del monto total facturado, por concepto de margen de utilidad, siendo la suma total y final a cancelar por 1.052.184.45 (Un millón cincuenta y dos mil ciento ochenta y cinco). Se ordena dictar la resolución final para dar por concluido el procedimiento de contratación irregular y notificarlo a la empresa citada, una vez firme la resolución final, se traslade la misma a la Gestión de Recursos Financieros para el respectivo pago. Se autoriza a la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma de la resolución así como para la resolución de pago. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. La señora Carmen Muñoz, solicita a la Secretaria de la Junta Administrativa enviar la agenda con los documentos para ser conocidos los días lunes a primera hora, esto con el fin de analizarlos previamente con antelación. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las quince horas. Carmen Muñoz Quesada Presidenta Agustín Barquero Acosta Secretario