MANUAL DE ORGANIZACIÓN GENERAL Y DE SERVICIOS CONTRALORIA MUNICIPAL 1
CONTENIDO I Presentación II Marco Jurídico III Funciones Principales y Atribuciones IV Organigrama V Misión y Visión VI Objetivos, funciones principales y perfil básico del puesto 2
I.- PRESENTACION La Contraloría Municipal es el órgano de control interno encargado de vigilar y supervisar los recursos Municipales, Estatales y Federales. Supervisar la aplicación de los mismos conforme al presupuesto aprobado, con apego a programas, normatividad y leyes aplicables al Municipio. Desarrolla estrategias y procedimientos para evaluar la eficiencia y eficacia del control interno. Planea, de acuerdo al Programa Municipal de Desarrollo, las revisiones a las dependencias del Ayuntamiento, haciendo las observaciones y recomendaciones pertinentes, para mejorar las actividades que desarrollan las diferentes áreas de la Administración Pública. Atiende las quejas y denuncias de la ciudadanía por la faltas al buen desempeño de los Servidores Públicos. Estable políticas y criterios orientados hacia el adecuado aprovechamiento de los recursos Municipales.. 3
II.- MARCO JURIDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Quintana Roo. Ley de los Municipios de Estado de Quintana Roo. Ley de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de Quintana Roo. Ley de Obras Públicas del Estado de Quintana Roo. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo. Ley Orgánica de Justicia en Materia de Faltas de Policía y Buen Gobierno del Estado de Quintana Roo. Ley del Patrimonio del Estado de Quintana Roo. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo. Ley del Órgano Superior de Fiscalización. 4
III.- FUNCIONES PRINCIPALES Y ATRIBUCIONES A la Contraloría Municipal se le confiere las funciones establecidas en la Ley de los Municipios para el Estado de Quintana Roo según se establece en el artículo 129.- Son facultades y obligaciones del Contralor Municipal: Establecer y operar un sistema de control y evaluación del gasto público en relación al presupuesto de egresos, las políticas y los programas municipales. Vigilar el ejercicio del gasto público y su congruencia con el presupuesto de egresos, así como el correcto uso del patrimonio municipal. Fijar las normas de control, fiscalización, contabilidad y auditoría que deben observar las dependencias municipales. Formular al Ayuntamiento propuestas para que, en el estatuto o reglamento respectivo, se expidan, reformen o adicionen las normas reguladoras del funcionamiento, instrumentos y procedimientos de control de la Administración Pública Municipal. Comprobar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las disposiciones que en materia de planeación, presupuesto, ingresos, financiamiento, 5
inversión, deuda, patrimonio y valores tenga el Ayuntamiento. Practicar auditorias al Presidente Municipal, dependencias del Ayuntamiento o Entidades Paramunicipales, a efecto de verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas respectivos y la honestidad en el desempeño de sus cargos de los titulares de las dependencias y entidades municipales y de los servidores públicos. Proporcionar información a las autoridades competentes, sobre el destino y uso de los ingresos del Municipio, así como de los provenientes de participaciones, aportaciones y demás recursos asignados al Ayuntamiento. Atender las quejas, denuncias y sugerencias de la ciudadanía, relativas al ámbito de su competencia. Solicitar al Ayuntamiento que contrate al auditor externo. Informar en un periodo no mayor de seis meses, al Ayuntamiento de las actividades de la Contraloría. Vigilar el registro e inventario de los bienes muebles e inmuebles del Municipio. Vigilar que las adquisiciones, enajenaciones y arrendamientos de los bienes muebles e inmuebles que realice el Ayuntamiento y la prestación de Servicios Públicos Municipales, sean favorables a 6
su economía, procurándose que la cantidad y calidad de los bienes adquiridos correspondan a sus necesidades reales y que a la vez, se supediten a lo establecido por esta ley. Organizar y coordinar el proceso de la entregarecepción de las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. Verificar los estados financieros de la Tesorería Municipal, así como la remisión de la cuenta pública municipal al Órgano Superior de Fiscalización del Estado. Vigilar el comportamiento de la situación patrimonial de los servidores públicos municipales, en los términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. Vigilar que los servidores públicos municipales, que de acuerdo con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos se encuentren obligados, hagan su declaración patrimonial de forma anual. Fincar responsabilidades e imponer sanciones a aquéllos funcionarios que incumplan con las disposiciones establecidas en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo, así 7
como la normatividad que de ésta derive. Imponer sanciones a los servidores públicos que incumplan las instrucciones, requerimientos y resoluciones que determine la Contraloría Municipal. Las demás que le confiera ésta u otras leyes, reglamentos, bandos municipales y acuerdos de Ayuntamiento. 8
IV.-ORGANIGRAMA Contraloría Municipal Coordinador Gral. Jefe Auditoría Obra Pública Jefe Auditoría Cuenta Pública Secretaría Auxiliar Auditor 9
V.-MISION Y VISION MISION Coadyuvar al desarrollo integral de la administración pública municipal, para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos isleños; mediante el manejo óptimo de los recursos asignados, cumpliendo con los principios legales de fiscalización y transparencia. VISIÓN Vigilar y supervisar los ingresos, egresos, bienes y recursos del Municipio; a través la eficiencia y eficacia del control interno, con apego a los mandamientos legales. Dando transparencia al empleo y registro de todas las transacciones de la Administración Pública. 10
VI.-OBJETIVOS, FUNCIONES PRINCIPALES Y PERFIL BASICO DEL PUESTO Dependencia: Contraloría Municipal Puesto: Contralor Municipal Nivel: II Jefe Inmediato: Presidente Municipal Personal a su cargo: Coordinador General de Contraloría Jefe de Auditoría de Obra Pública Jefe de Auditoría de Cuenta Pública Secretaria OBJETIVO GENERAL Encargado de vigilar y supervisar que la recaudación de los ingresos municipales y las erogaciones que deba hacer el Municipio conforme a los presupuestos aprobados, se lleven a cabo de una manera eficiente, y con apego a los programas, a la normatividad y a las Leyes aplicables. REQUISITOS DEL PUESTO Según lo establecido en el Art. 128 de la Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo..- el Contralor Municipal tendrá a su cargo la administración de la Hacienda Pública Municipal, y para desempeñar el cargo, se requiere: 11
Ser mexicano por nacimiento y ciudadano quintanarroense, en pleno ejercicio de sus derechos políticos y civiles. Contar con una residencia y vecindad mínima de cinco años en el Municipio de que se trate. Ser persona de notoria buena conducta y no haber sido sentenciado por delito intencional, ni sometido a juicio de responsabilidad como funcionario público. Tener los conocimientos y la capacidad técnica suficiente para el desempeño del cargo, a juicio del Presidente Municipal y del Ayuntamiento. No pertenecer al estado eclesiástico, ni ser Ministro de algún culto religioso. Otorgar la caución que le fije el Ayuntamiento. FUNCIONES PRINCIPALES Dar claridad y transparencia tanto en las funciones administrativas municipales, las actividades de los Servidores Públicos Municipales, así como en la optimización de los recursos humanos, económicos y materiales, enfatizando la innovación y mejoramiento continuo en estos rubros. Verificar que la contratación y ejecución de la obra pública se realice conforme a la normatividad vigente, finalidad y destino según las 12
especificaciones de proyecto e inversión ejercida. Vigilar el cumplimiento de las normas de control y fiscalización, principalmente las emanadas de la Ley de Fiscalización superior del Estado de Quintana Roo. Inspeccionar y vigilar directamente que la Administración Municipal cumpla con las normas y disposiciones en materia de sistema y registro de contabilidad, contratación y pago de personal, contratación de servicios, obra pública, adquisiciones, arrendamiento conservación, uso, destino, enajenación, baja de bienes y demás activos y recursos materiales del Municipio. Coordinar, con la Auditoria Superior del Estado, el establecimiento de los mecanismos necesarios que les permitan cumplir mejor sus expectativas y responsabilidades. Vigilar el cumplimiento de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado; así como investigar los actos, omisiones o conductas de los servidores Públicos Municipales. Vigilar la correcta aplicación del gasto público, a través de un sistema de presupuesto para contribuir a la correcta aplicación de los recursos. Monitorear los sistemas de información que enlacen presupuesto asignado, comprometido y ejercido. Establecer y dictar las bases generales para la realización de 13
auditorias, inspecciones y evaluaciones a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal e informar al Presidente Municipal del resultado de las mismas. Fiscalizar la distribución y aplicación de los recursos federales derivados de los Acuerdos y Convenios respectivos, ejercidos por las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. Informar al Presidente Municipal la evaluación de los programas que involucren recursos federales, en los términos de los Acuerdos o Convenios respectivos. Designar y remover, previo acuerdo del Presidente Municipal, a los jefes de departamento y auditores de la Administración Pública Municipal. Coordinar con la Auditoria Superior del Estado del Poder Legislativo, el establecimiento de los mecanismos necesarios, que les permitan cumplir mejor sus respectivas responsabilidades. Recibir y enviar la declaración patrimonial de los servidores públicos del Municipios de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y demás disposiciones legales aplicables. Intervenir, para efectos de verificación, en los actos de entrega y recepción intermedia y final de las direcciones de la Administración Pública Municipal. 14
Formular e implantar, por sí o a través de terceros, estudios y programas de mejoramiento encaminados a la modernización, simplificación, desconcentración, descentralización de las dependencias y entidades de la Administración Publica Municipal Analizar y dictaminar las estructuras orgánico-funcionales de las dependencias y entidades públicas, en coordinación con las Direcciones, para efectos presupuestales. Emitir las normas y lineamientos que deben observar las dependencias y entidades en la formulación de sus manuales administrativos y, en su caso, autorizar los mismos, previo acuerdo con el Presidente Municipal. Administrar la Red Municipal de Comunicaciones de voz y datos, coordinándose para tal efecto con las instancias municipales y particulares que se requiera. Analizar las necesidades de información de las diferentes dependencias y entidades, con objeto de hacer más eficiente y optimizar los sistemas actuales; y proponer, desarrollar y ejecutar por sí o a través de terceros, proyectos estratégicos de información con tecnología de punta en sistemas y telecomunicaciones. Emitir dictamen para la adquisición de equipo de procesamiento electrónico de 15
datos y coordinar el otorgamiento de los servicios que en la materia requieran las distintas dependencias y entidades de la Administración Pública. Las demás que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas, así como las que le encomiende el Presidente Municipal con relación a sus competencias. Según el Art. 130 de la Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo se establece que, el Contralor Municipal está impedido para intervenir en cualquier asunto en el que estén involucrados, de manera directa e indirecta, sus intereses, los de su cónyuge, concubinario o parientes consanguíneos en línea recta sin limitación de grados, colaterales hasta el cuarto grado. ESCOLARIDAD REQUERIDA ontador Público, Licenciado den Administración de Empresas, Licenciado en Economía o carrera afín Maestría preferente. C CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Administración financiera y pública Contabilidad Presupuestos Finanzas Auditoría contable y administrativa Supervisión de obra pública 16
Administración de proyectos Desarrollo organizacional Disposiciones jurídicas que rigen el ámbito EXPERIENCIA LABORAL Auditoría y fiscalización (3 años) Administración financiera y pública (3 años) Desarrollo Organizacional (3 años) Gestión Administrativa (3 años) HABILIDADES ESPECÍFICAS Relaciones Públicas Espíritu de Servicio Creatividad Espíritu Crítico y Analítico Responsable Dinámico Confiable Discreto Honesto Prudente Eficiente Disciplinado 17
Dependencia: Contraloría Municipal Puesto: Coordinador de Contraloría Municipal Nivel: III Jefe Inmediato: Contralor Municipal Personal a su cargo: Ninguno OBJETIVO GENERAL Vigilar y supervisar los mecanismos de control adecuados para todas las áreas del Ayuntamiento de Isla Mujeres., con la finalidad de asegurar el funcionamiento correcto de los programas y sistemas de las diferentes funciones, así como la eficiente y honesta utilización de los recursos asignados a cada uno de ellos. FUNCIONES PRINCIPALES Supervisar y vigilar el funcionamiento de los sistemas y procedimientos de planeación, control y evaluación de la Administración Pública Municipal. Inspeccionar y vigilar, directamente o a través de los órganos de control, que la Tesorería Municipal, cumpla con las normas y disposiciones en materia de sistema y registro de contabilidad; contratación y pago de personal; arrendamientos, conservación, uso, destino, afectación, enajenación, baja de bienes y 18
demás activos y recursos materiales de la Administración Pública Municipal. Supervisar y vigilar la recepción y envío de la declaración patrimonial de los servidores públicos del Municipios de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y demás disposiciones legales aplicables. Vigilar el cumplimiento de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Conocer e investigar los actos, omisiones o conductas de los servidores públicos que puedan implicar responsabilidad administrativa, en su caso, turnarlos al Ministerio Público, previo acuerdo del Contralor Municipal Intervenir, para efectos de verificación, en los actos de entrega y recepción intermedia y final de las direcciones de la Administración Pública Municipal. Las demás que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones jurídicas, así como las que le encomiende el Contralor Municipal con relación a sus competencias. ESCOLARIDAD REQUERIDA Licenciatura en administración, Licenciatura en finanzas, Contaduría Pública, Licenciatura en Recursos Humanos o carrera afín. 19
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Recursos humanos Administración financiera y pública Computación Procedimientos administrativos Resolución de conflictos laborales EXPERIENCIA LABORAL Administración financiera y pública (2 años) Desarrollo organizacional (2 años) Gestión administrativa (2 años) HABILIDADES ESPECÍFICAS Relaciones Públicas Espíritu de Servicio Trabajo en equipo Espíritu Crítico y Analítico Responsable Dinámico Confiable Discreto Honesto Prudente Eficiente Disciplinado 20
Dependencia: Contraloría Municipal Puesto: Jefe de Auditoria de Cuenta Pública Nivel: IV Jefe Inmediato: Contralor Municipal Personal a su cargo: Auxiliar de Auditor OBJETIVO GENERAL Responsable por la fiscalización, supervisión y evaluación del cumplimiento de las normas y lineamientos establecidos en el control interno de cada área y dependencia del Municipio de Isla Mujeres, promoviendo su eficiente funcionamiento y proponiendo las medidas preventivas o correctivas correspondientes. FUNCIONES PRINCIPALES Vigilar y supervisar los mecanismos o bases generales para la realización de auditorias, inspecciones y evaluaciones a las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal e informar al Contralor Municipal del resultado de las mismas. Supervisar la distribución y aplicación de los recursos, derivados de acuerdos y convenios, ejercidos por las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. Atender y dar seguimiento a las denuncias y quejas que se presenten con motivo de 21
irregularidades en acuerdos, convenios o contratos que celebren los particulares con las dependencias y entidades de la Administración Pública Municipal. Inspeccionar y vigilar directamente o a través de los órganos de control, que la Tesorería Municipal cumpla con las normas y disposiciones en materia de ingresos, registro contable y asignación de recursos. Vigilar en la esfera de su competencia, el cumplimiento de las obligaciones de proveedores y contratistas adquiridas con el Municipio. Solicitando la información relacionada con las operaciones que realicen, y fincar las responsabilidades que en su caso procedan de conformidad con las leyes. Llevar y mantener actualizados el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Municipal. Fijando los criterios y procedimientos para clasificar las personas inscritas en ellos. ESCOLARIDAD REQUERIDA Contador Público, Licenciado en Administración o carrera afín. Maestría preferente en el ámbito. CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Auditoría contable Auditoría fiscal Impuestos Contabilidad Control interno Administración de proyectos 22
Administración pública Administración financiera Marco legal de la administración pública Manejo de personal Manejo de paquetes computacionales EXPERIENCIA LABORAL Auditoría pública y fiscal(2 años) Administración financiera (2 años) Fiscalización (2 años) Gestión administrativa (2 años) HABILIDADES ESPECÍFICAS Espíritu de Servicio Creatividad Espíritu Crítico y Analítico Responsable Dinámico Confiable Discreto Honesto Prudente Eficiente Disciplinado 23
Dependencia: Contraloría Municipal Puesto: Auxiliar de Auditor Nivel: VII Jefe Inmediato: Jefe de Auditoria de Cuenta Pública Personal a su cargo: Ninguno OBJETIVO GENERAL Auxiliar, apoyar y realizar las tareas encomendadas por la Jefatura de Auditoria de Cuenta Pública FUNCIONES PRINCIPALES Acordar con el Contralor el despacho de los asuntos relevantes de su competencia. Desempeñar las funciones o comisiones que el Contralor o la Jefatura de Auditoria de Cuenta Publica, les delegue y encomiende; manteniéndolo informado sobre su ejercicio y realización. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones, conferidas de origen, que le sean otorgadas por delegación o bien conforme al régimen de suplencia o sustitución. Formular dictámenes, opiniones e informes que le sean encomendados, en aquellos asuntos que sean propios de su competencia. Formular, conforme a los lineamientos establecidos por 24
el Contralor, los proyectos de manuales de organización, procedimientos y servicios correspondientes a la Unidad a su cargo. Proporcionar la información, los datos y cooperación técnica que le sean requeridos por otras Dependencias, tratándose de información confidencial, ésta se suministrará por acuerdo del Contralor. Emplear los medios de apremio previsto por la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Solicitar a las Dependencias la información y documentación que se requiera para el cabal cumplimiento de sus obligaciones. 25
Dependencia: Contraloría Municipal Puesto: Jefe de Auditoria de Obra Pública Nivel: IV Jefe Inmediato: Contralor Municipal Personal a su cargo: Ninguno OBJETIVO GENERAL Responsable por la fiscalización, supervisión y evaluación del cumplimiento de las normas y lineamientos establecidos en el control interno de las Obras Publicas del Municipio, promoviendo su eficiente funcionamiento y proponiendo las medidas preventivas o correctivas correspondientes. FUNCIONES PRINCIPALES Requerir de la Dirección de Obras Públicas, la información y documentación necesaria. Analizar y evaluar la información y documentación recibidas. Vigilar, verificar y evaluar, la observancia de las normas, políticas, planes, programas, presupuestos, procedimientos y demás lineamientos de la obra pública que realice la Dirección de Obras Públicas, practicando para ese efecto las auditorías, 26
visitas de inspección y verificación que sean necesarias. Vigilar la correcta aplicación y ejercicio del presupuesto que para la obra pública sea asignado a la Dirección de Obras Públicas del Municipio. Establecer los medios de verificación a que deba sujetarse la obra, y vigilar su observancia. Revisar las actas que le hayan sido turnas, relativas a las inspecciones practicadas. Derivar a la Sindicatura o Jefatura Jurídica, atendiendo en cada caso a la competencia, los expedientes que se integren con motivo de las verificaciones y de los cuales se desprenden hechos que puedan ser constitutivos de responsabilidad de algún servidor Público. En tal caso se tendrá que precisar los presuntos responsables y anexar los documentos en que se funde la presunción a efecto de que se proceda conforme a derecho. Implementar las acciones tendientes al mejoramiento de la capacidad, y preparación de los Servidores de la Administración Pública, procurando, ante todo crear en ellos conciencia del compromiso con el quehacer público. La verificación física de la obra pública directa y la realizada con recursos convenidos, con el 27
objeto de vigilar el cumplimiento de la normatividad de la materia, así como el cumplimiento de los programas y convenios celebrados con la Federación, el Estado y el Municipio. ESCOLARIDAD REQUERIDA Ingeniería Civil o Contador Público o carrera afín. CONOCIMIENTOS REQUERIDOS Supervisión de obra Auditoría contable y administrativa Administración pública Estadística Derecho fiscal y administrativo EXPERIENCIA LABORAL Auditoría contable (2 años) Suspensión de obra (2 años) Gestión administrativa (2 años) HABILIDADES ESPECÍFICAS Espíritu de Servicio Creatividad Espíritu Crítico y Analítico Responsable Dinámico Confiable Discreto Honesto Prudente Eficiente Disciplinado 28