Programa de Escuelas Taller y Talleres de Empleo. Manual de Justificaciones 1
Instrucciones de justificación económica: Programa de Escuelas Taller y Talleres de Empleo. NORMATIVA Ley 9 / 1999, de creación del INAEM, de 9 de abril. Real Decreto 646 / 2002 de 5 de julio, sobre traspaso a la Comunidad Autónoma de Aragón de la gestión realizada por el Instituto Nacional de Empleo, en el ámbito del trabajo, el empleo y la formación de la gestión y control de los programas nacionales de Escuelas Taller y Talleres de Empleo (B.O.E. de 10 de julio). Programas de Escuelas Taller: - Orden del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de 14 de noviembre de 2001 (B.O.E. nº 279 de 21 de noviembre) - Resolución de 7 de Julio de 1995 (B.O.E. nº 179 de 28 de julio) Programas de Talleres de Empleo: - Orden del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de 14 de noviembre de 2001(B.O.E. nº 279 de 21 de noviembre) - Resolución del 31 de marzo de 1999 (B.O.E. nº 87 de 12 de abril) - Real Decreto 282 / 1999 de 22 de febrero (B.O.E. nº 46 de 23 de febrero) Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. Orden TAS 816/2005 de 21 de marzo de adecuación a la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (B.O.E. nº 78 de 1 de abril de 2005). Reglamento (CE) nº: 1.081/2006 relativo al. Reglamento (CE) nº: 1.083/2006, de disposiciones generales. Reglamento (CE) nº: 1.828/2006 por el que se desarrollo el Reglamento nº 1.083/2006. Orden PRE / 2971 / 2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos (B.O.E. de 15 de octubre de 2007). Orden de 16 de marzo de 2006, del por el que se aprueban las bases reguladoras de las subvenciones públicas otorgadas por el Instituto Aragonés de Empleo, destinadas a Programas de Escuelas Taller y Talleres de Empleo (B.O.A. nº 36 de 27 de marzo) Corrección de errores de la Orden de 16 de marzo, del Hacienda y Empleo por el que se aprueban las bases reguladoras de las subvenciones públicas otorgadas por el Instituto Aragonés de Empleo, destinadas a Programas de Escuelas Taller y Talleres de Empleo (B.O.A. nº 36 de 27 de marzo) B.OA. nº 42 de 10 de abril de 2006. Convocatorias anuales. 2
1.- Introducción, Naturaleza de las subvenciones: JUSTIFICACIÓN DE GASTOS Los créditos destinados a subvencionar Entidades Promotoras para los proyectos de ET y/o TE, deben ser dedicados a financiar operaciones corrientes (gastos de formación y funcionamiento) y no de capital: 1. Es obligación del beneficiario el cumplimiento de los objetivos, ejecutar el proyecto, realizar la actividad y justificar ante el órgano concedente el cumplimiento de los requisitos y condiciones que fundamenta la concesión de las subvenciones. 2. Solo podrán aplicarse a gastos corrientes: sueldos, salarios, cuotas a la SS y gastos en bienes corrientes y servicios. 3. No se podrán aplicar a gastos de inversión: equipamientos, instalaciones y otras. Los gastos de inversión necesarios para el correcto funcionamiento, deberán ser aportados por la Entidad Promotora u otras Instituciones o Entidades. 4. Cualquier variación en las circunstancias relativas a la realización de las obras o servicios a llevar a cabo requerirá solicitud motivada de la Entidad beneficiaria y deberá ser objeto de autorización expresa por la correspondiente Dirección Provincial. 5. Las modificaciones sustanciales como, cambio de titularidad, de alguna de las especialidades y / o del número de alumnos, deben ser autorizadas por la Directora Gerente del INAEM. 2.- Cuantía de las subvenciones: El importe de las subvenciones que abona el INAEM viene determinado en los artículos 17 y 18 de la Orden de 16 de marzo de 2006, del Departamento de Economía, según sean Escuelas Taller o Talleres de Empleo. La aportación económica para cada proyecto se determinará en la Resolución aprobatoria de las ayudas correspondientes, realizándose el siguiente cálculo: horas / alumno-trabajador por módulo, y fase: Módulo A: según valor del módulo A x 960 horas x alumnos, por fase (con un aumento anual del 3%). Módulo B: módulo B x ). Módulo C: según salario mínimo interprofesional vigente (E.T. 75% ó T.E. 150%) x nº de alumnos, por fase + cuota patronal de Seguridad Social. Como la cuantía de la subvención está calculada para un total de 960 horas por fase, el importe correspondiente a las horas no realizadas, se descontará del pago de la subvención en la siguiente fase. Si esta situación se produce en la última fase del proyecto, se efectuará su reintegro junto con la liquidación final del proyecto. 3.- Pagos y Justificaciones: El abono de la subvención se efectuará al inicio de proyecto y por fases de 6 meses, mediante anticipos a justificar. Tanto el abono de la subvención, como su posterior justificación, se llevarán a cabo en las respectivas Direcciones Provinciales del INAEM. 3
Cuando se justifica la fase anterior, pueden darse dos situaciones: La E.T. o T.E. presenta documentos justificativos de gastos elegibles en cantidad superior al importe de la subvención. En este caso la Entidad corre con el exceso de gastos. Las cantidades libradas por el INAEM y no aplicadas al fin previsto dentro de cada módulo y fase, deberán descontarse de la siguiente transferencia a efectuar. Cuando no queden pagos por realizar, los saldos favorables al INAEM, resultantes de la liquidación de la fase anterior, deberán ser devueltos mediante transferencia bancaria en el plazo de diez días, contados a partir del siguiente a la recepción de la correspondiente Liquidación revisada. Todas las Entidades Promotoras presentarán en sus respectivas Direcciones Provinciales y durante el mes siguiente a la finalización de cada fase, los justificantes de los gastos efectuados (nóminas, boletines de cotización, facturas, etc.) con sus correspondientes comprobantes de pago (justificantes bancarios de haber efectuado las transferencias, recibís ). Las Direcciones Provinciales comprobarán la correspondencia entre las Certificaciones de gasto emitidas (Anexo 1 y 2) y las facturas presentadas. Los boletines TC 1 y TC 2, justificantes del pago de las cuotas de Seguridad Social, del sexto mes de cada fase, podrán presentarse una vez superado el plazo indicado y a la mayor brevedad posible. Las facturas originales se deberán estampillar con el sello de imputación correspondiente de la Dirección Provincial, por lo que las Entidades Promotoras deberán especificar el porcentaje imputado al desarrollo del proyecto en la columna correspondiente del Anexo II. Las facturas y sus justificantes de gasto deberán estar a disposición del INAEM y de los Órganos de control, un periodo de 3 años a partir del cierre del programa operativo 2007-2013. Las Asociaciones, Fundaciones y otras Entidades sin ánimo de lucro, tendrán obligación de llevar la contabilidad de los proyectos separada, según el artículo 8 de la Orden TAS 816 / 2005 de 21 de marzo. Se recomienda a las Entidades Promotoras, llevar contabilidad separada de los gastos efectuados por su proyecto, con el fin de una mejor aplicación del principio de transparencia difundido por la Directiva 2006/111CE de la Comisión y la Ley 4/2007, de 3 de abril. Esto facilita el control de la subvención, la justificación de gastos y los posibles reintegros en plazo a la vez que unificamos criterios con los demás sistemas de formación que con la nueva normativa aplicable necesitarán tener cuenta justificativa. Documentación a presentar para el abono de subvención a inicio de cada fase: Certificación de inicio de proyecto expedido por la Entidad Promotora (solo en el pago de 1ª fase). Solicitud de transferencia: anexo 6 (E.T.) o anexo 5 (T.E.) Aceptación de la Resolución de aprobación del Proyecto (solo en el pago de 1ª fase). Certificación de la Entidad Promotora de la cuantía de crédito existente, para hacer frente a los conceptos no subvencionados por el INAEM. Certificado de estar al corriente de pagos con Hacienda y SS o autorización para que el INAEM pueda recabar los datos. Aval bancario (solo en caso de Entidades privadas, sin ánimo de lucro). Ficha de terceros, en el caso de no haber recibido subvenciones del INAEM. Carta de pago o certificación contable de la recepción de la subvención de la fase anterior. 4
Documentación para la justificación de fase (plazo de un mes desde la finalización de fase): Anexo I (certificación del gasto efectuado por parte de la Entidad Promotora) Anexo II (relación de justificantes del módulo B) indicando en cada caso el % de imputación. Resumen o cuadrante de gastos del módulo A (por trabajador: sueldo / SS y descuentos) Resumen o cuadrante de gastos del módulo C (por alumno - trabajador: sueldo / SS y descuentos) Original y copia de todos los gastos efectuados, ordenados por módulo, con sus correspondientes comprobantes de pago. Documentación para Justificación de la última fase y liquidación del expediente: Una vez presentada toda la documentación, será revisada por parte de la Dirección Provincial correspondiente. La Entidad Promotora deberá ingresar los saldos deudores en la cuenta del INAEM. Documentación habitual para la justificación de fase. Acta de liquidación final: anexo 8 / 1 (E.T.) o anexo 13 / 1 (T.E.) Cuadro resumen de justificación de gastos : anexo 8 / 2 (E.T.) o anexo 13 / 2 (T.E.) Justificante de ingreso en la cuenta del INAEM. 4.- Gastos subvencionables Consideraciones previas: Gastos subvencionables, son aquellos que de manera indubitada respondan a la naturaleza de la actividad subvencionada y se realicen en el plazo establecido por las bases reguladoras. Los gastos se acreditarán mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa. Se considerará gasto realizado el que ha sido efectivamente pagado con anterioridad a la finalización del periodo de justificación determinado por la normativa reguladora de la subvención. La acreditación de los gastos también podrá efectuarse mediante facturas electrónicas, siempre que se cumplan los requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario (ORDEN PRE / 2971 / 2007, de 5 de octubre ). Aplicación de las subvenciones según la naturaleza del gasto:.- En los módulos A y B: los gastos de formación profesional ocupacional y educación complementaria durante todo el proyecto..- En el módulo C: los costes derivados de los contratos que se suscriban con los alumnos trabajadores. 5
En ningún caso podrán trasvasarse partidas de un módulo a otro o aplicar un tipo de gasto a otra partida que no le corresponda. El plazo de presentación de la documentación justificativa del gasto será de un mes. Los ingresos procedentes de enajenaciones y/o de prestación de servicios deberán aplicarse a las actividades de la Escuela Taller y justificarse documentalmente aportando: autorización expresa de la D.P., facturas y sus correspondientes justificantes de haber efectuado el gasto. Módulo A Gastos subvencionables: Salarios del personal Directivo, de la ET / TE Salarios del personal Docente de la ET / TE Salarios del personal de Apoyo formativo y / o administrativo Cuotas patronales de cotización a la S.S. por todos los conceptos correspondientes a dichos salarios. Declaraciones trimestrales de IRPF Todo el personal anteriormente citado, ha debido ser seleccionado de acuerdo al plan de actuación establecido por el Grupo mixto y figurará en el Acta de selección. Se deberá suscribir un contrato de trabajo por cuenta ajena, en la modalidad de contrato temporal que se considere más adecuado. Gastos no subvencionables: No se subvencionarán aquellas retribuciones no recogidas en el contrato de trabajo, quedando excluidas las gratificaciones e indemnizaciones por fallecimiento, traslados, suspensiones, despidos, ceses o finalizaciones de contrato. Las cantidades abonadas por dietas se imputarán al módulo B. Prestaciones de servicios al amparo de contratos mercantiles o de arrendamiento de servicios con profesionales o empresas. Multas o recargos por demora de pagos a la S.S. y /o Hacienda. Periodo de imputación: El plazo de imputación coincidirá con la duración de cada fase. Para favorecer la puesta en marcha de los proyectos, se admitirán los gastos del Director y / o de los Monitores, una vez seleccionados por el Grupo Mixto y previa comunicación a la Dirección Provincial del INAEN, hasta quince días antes del comienzo. Del mismo modo, y para favorecer el cierre de los mismos, se podrán incluir los gastos del Director y / o del apoyo administrativo hasta un mes posterior a la fecha de su finalización. La imputación de gastos por estos conceptos, no podrán suponer en ningún caso un aumento de la subvención inicialmente concedida. 6
Documentos justificativos: Contratos de trabajo, prórrogas y modificaciones, previa autorización de la D.P. correspondiente, debidamente firmados y registrados en la Oficina de Empleo. Altas y bajas en la Seguridad Social. Nóminas mensuales. Partes de alta y baja médica. Boletines de cotización a la Seguridad Social, TC1 y TC2. Declaraciones trimestrales de IRPF a través del modelo 110. Justificantes bancarios de haber efectuado las transferencias. Módulo B Las Entidades promotoras podrán cargar al módulo B todos aquellos gastos de formación y funcionamiento directamente relacionados con el proyecto aprobado claramente subvencionables, dejando fuera los de dudosa imputación. No será imputable con cargo al módulo B, cualquier material que quede instalado en el objeto de actuación del proyecto a menos que esté relacionado directamente con la especialidad formativa que se imparta y que haya sido realizado por los propios alumnos trabajadores. Si será considerado como práctica formativa, la adecuación de las instalaciones de la Escuela o Taller, y por lo tanto subvencionable el material necesario. En toda la publicidad de los proyectos, así como en los medios y materiales entregados al alumno, deberá hacerse constar la identidad gráfica del INAEM y del. Cuando la Entidad Promotora tenga dudas sobre la imputación de algún gasto en el módulo B, se recomienda efectuar consulta previa en la Dirección Provincial correspondiente. Gastos subvencionables: Seguros de accidentes de los alumnos trabajadores de Escuelas Taller durante la fase formativa, incluyendo tiempo de permanencia y trayectos. Medios y material didáctico: textos, guías, manuales, material audiovisual y materiales de un solo uso que se entrega a los alumnos para el normal funcionamiento del proceso formativo. Material de consumo para las prácticas docentes: materiales estrictamente necesarios para la realización de las prácticas formativas, excluyendo los que puedan ser considerados objeto de la obra o servicio a ejecutar. 7
Material escolar Equipamiento necesario de los alumnos y personal docente y de apoyo: medios de protección, buzos, batas, guantes, botas, forros polares, etc. Útiles y herramientas necesarios para el desarrollo del proyecto, cuyo coste unitario de adquisición sea inferior a 500, considerándose como gasto corriente y no de inversión. Cualquier gasto superior por este concepto, para ser elegible, deberá ser autorizado previamente por la Dirección Provincial, para lo cual la Entidad Promotora deberá justificar una vida útil inferior a la duración del proyecto. Viajes de alumnos para la formación, que deberán: Material de oficina Gastos de limpieza Contar con la autorización previa y expresa de la Dirección Provincial Tener relación directa con los objetivos del proyecto Contarán con la cobertura expresa de un seguro de accidentes. Deberán ir acompañados por el personal directivo y docente, teniendo derecho participantes en el viaje, a las dietas correspondientes. todos los Gastos generales directamente imputables a la Escuela o Taller: agua, luz, teléfono, combustibles de calefacción, etc. Gastos de combustibles de automoción, previa autorización de la correspondiente D.P. del INAEM, indicando vehículo, kilometraje y su relación directa con las prácticas formativas. Gastos de mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipos de la Escuela o Taller. Alquileres de maquinaria y equipos (siempre que no excedan el precio normal de mercado) cuando la Entidad Promotora no disponga de los necesarios para el desarrollo del proyecto. Alquileres de edificios, locales, naves y / o aulas cuando se utilicen directamente para el proceso formativo. Gastos de amortización de instalaciones, equipos y mobiliario destinados al proyecto, siempre que estén debidamente relacionados en la memoria del proyecto o sean adquiridos con posterioridad y justificados documentalmente. Se utilizarán los coeficientes de amortización y los años de vida útil del bien, establecidos en las tablas anuales de amortización aprobadas por el Ministerio de Economía y Hacienda. Cursos o acciones formativas complementarias esporádicas y no periódicas, para alumnos y/o monitores, relacionadas con el programa formativo aprobado, impartidas por docentes sin contratación laboral y que deberán tener autorización previa y expresa de la Dirección Provincial. Gastos de la elaboración y puesta en marcha del Plan de Prevención de Riesgos Laborales correspondiente a las prácticas formativas de los alumnos-trabajadores, instalaciones y / o equipos de la E.T. / T.E. Valla o cartel anunciador según modelo normalizado. Dietas del personal Directivo y Docente, en acciones puntuales relacionadas directamente con el desarrollo del proyecto formativo y autorizadas previamente por la Dirección Provincial; en ningún caso el importe será superior al indicado anualmente a lo regulado por la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos del Ministerio de Economía y Hacienda. (Para el año 2008 las dietas así como el kilometraje están reflejados en la Resolución de 2 de enero de 2008, BOE nº 3, de 3 de enero de 2008). 8
Los gastos derivados de la puesta en marcha y mantenimiento de la página web de la Escuela Taller o del Taller de Empleo. Gastos de publicidad tales como dípticos, folletos, carteles, revistas, placas, etc., que tengan una relación directa con el proyecto aprobado, estén previamente autorizados por la D.P. correspondiente y conste la financiación del INAEM (logo) y la cofinanciación del F.S.E. (logo). Otros gastos corrientes de formación y funcionamiento autorizados. Gastos no subvencionables: Útiles, herramientas y pequeño mobiliario necesarios para el desarrollo del proyecto, cuyo coste unitario de adquisición sea superior a 500 y no esté suficientemente justificado, considerándose como gasto de inversión. Hardware o software informático, independientemente de su coste unitario (impresoras, programas informáticos, unidades de CD-RON, discos duros...). Compra de los materiales necesarios para la realización de la obra objeto de actuación. Gastos de inversión, adquisición de inmuebles, instalaciones, maquinaria o equipos. Arrendamiento financiero (leasing) de instalaciones, maquinaria, equipos y mobiliario. Gastos financieros en general, intereses y otros derivados de procedimientos judiciales. Impuestos indirectos cuando sean susceptibles de recuperación o compensación (deducciones del I.V.A.). Alta de agua, luz, teléfono o cualquier tipo de infraestructura necesaria para el desarrollo de la obra o proyecto. Gastos de obras o trabajos realizados por terceros: asesorías, gestorías, estudios topográficos, licencias, gastos derivados de la ejecución de proyectos... Gastos de transporte de los alumnos desde su localidad de residencia, hasta la sede de la Escuela Taller o Taller de Empleo. Cualquier gasto de formación o funcionamiento no contemplado en la memoria de solicitud y que no cuente con la autorización expresa de la D.P. del INAEM. Periodo de imputación: El plazo de imputación coincidirá con la duración de cada fase. Documentos justificativos: Se deberán aportar documentos justificativos de los gastos y la correspondiente acreditación de los pagos efectuados: Justificante bancario de haber efectuado las transferencias. Pagos en metálico: Recibí firmado con fecha. Si es persona distinta del titular, añadir nombre completo y D.N.I. 9
Las facturas deberán contener los siguientes conceptos: Nº de factura. Identificación del emisor: nombre, CIF, NIF, etc. Identificación de la Entidad Promotora y de la Escuela o taller (nombre y nº de expediente). Fecha. Concepto, cantidad, precio unitario e importe total. Tipo de IVA Forma de pago (justificante bancario o recibí) Los gastos relacionados con viajes formativos, dietas del personal o cuando la D.P. del INAEM lo considere oportuno, se deberán presentar junto con informe explicativo que indique su naturaleza, cuantía, motivación y relación con el proyecto aprobado. Cuando se traten de gastos derivados de contratos de alquiler, arrendamientos o análogos, además de la factura se aportará copia del correspondiente contrato. En el caso de gastos compartidos con otras actividades de la Entidad Promotora se presentará, además de la factura del gasto efectivamente realizado, certificación explicativa del porcentaje imputado a la Escuela o Taller. Los pagos no se podrán aplazar o fraccionar. Para que sean admisibles gastos de amortización de instalaciones y equipos, deberán haberse aportado en la memoria de solicitud del proyecto relación valorada de bienes amortizables. Por este concepto no se podrán recibir subvenciones de otras Administraciones Públicas. Documentación a presentar en el momento de su justificación: Facturas de compra acreditativa del valor de adquisición (con justificantes de pago) o fichas contables (selladas y con declaración jurada del responsable en relación a los registros contables). Certificado del porcentaje de imputación y tablas de hacienda. Módulo C Gastos subvencionables: Salarios de los alumnos-trabajadores. Cuotas patronales de cotización a la S.S. Declaraciones trimestrales de IRPF 10
Se subvencionarán exclusivamente aquellas retribuciones por conceptos y cuantías establecidos en la norma reguladora del programa de ET / TE. Una vez iniciada la última fase, no podrá darse de alta a ningún alumno trabajador. Gastos no subvencionables: Plazas sin cubrir. Faltas sin justificar. Aquellas devoluciones y reintegros del Instituto Nacional Seguridad Social o de las Mutuas a la Entidad Promotora, derivadas de situaciones de Incapacidad Temporal por Contingencias Comunes, accidentes de trabajo, maternidad o carencia de cotización. Las Entidades Promotoras aplicarán como referencia su convenio laboral vigente, devolviendo las cantidades no gastadas. Dietas, gratificaciones, indemnizaciones por fallecimiento y las correspondientes a traslados, despidos, ceses, suspensiones o finalización de contrato. Multas o recargos por demora de pagos a la S.S. y /o Hacienda. Periodo de imputación: El plazo de imputación coincidirá con la duración de cada fase. Documentos justificativos: Serán los mismos que los detallados para el módulo A. ENTRADA EN VIGOR Estas instrucciones serán de aplicación para todos los Proyectos de Escuelas Taller y Talleres de Empleo que estén en funcionamiento desde el día siguiente a la fecha de estas Instrucciones. EL SERVICIO DE FORMACION DEL INAEM Zaragoza, a 6 de marzo de 2008 11