ANEXO No. 4 ASPECTOS PARTICULARES DE LA CONTRATACIÓN 1. OBJETO: El Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP -, está interesado en adquirir el servicio de implementación en Fogacoop de una solución con la plataforma Microsoft Office 365, incluida su configuración, parametrización, despliegue, estabilización, suscripción anual al igual que la gestión del cambio y capacitación a funcionarios. Para tal fin se establece que las cantidades y productos de la suscripción anual de Office 365 son: o o o 48 Microsoft Office 365 Enterprise Plan E4 (Off365PlanE4Open ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd) 4 de Exchange Online Plan 2 (ExchngOnlnPlan2Open ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd) 1 de One Drive de 1TB para empresas (OneDriveBsnssw/OfficeOnlnOpen ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd) 2. COMUNICACIÓN INTERACTIVA. La dirección electrónica válida para todos los efectos de la presente invitación es IPUB- 04-2015@fogacoop.gov.co. 3. PRESUPUESTO Para dar cumplimiento al objeto de la presente invitación FOGACOOP cuenta con una disponibilidad presupuestal total máxima de hasta NOVENTA Y SIETE MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y OCHO PESOS MONEDA CORRIENTE M/CTE ($ 97.258.258), valor que incluye el IVA correspondiente y demás costos y gastos asociados. 2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El plazo de ejecución del contrato será de un (1) año contado a partir del acta de inicio del contrato, previa aprobación de las garantías por parte del FONDO.
3. FORMA DE PAGO La forma de pago del contrato será una vez implementada y puesta en marcha la solución adquirida y recibida a satisfacción por parte del Fondo. Dichos pagos se efectuarán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación de la factura acompañada de la certificación a la que se refiere el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 23 y 32 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que la modifiquen o adicionen, en los términos allí previstos y expedición del cumplido a satisfacción del FONDO, por parte del (los) supervisor(es) designado(s) para el efecto. El citado pago se efectuará mediante consignación en la cuenta que EL CONTRATISTA acredite como propia, mediante certificación expedida por la respectiva entidad bancaria. 4. CONSTITUCIÓN DE LAS GARANTÍAS GARANTIAS: Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, EL CONTRATISTA deberá constituir una póliza de seguros en anexo de derecho privado cuyo beneficiario sea EL FONDO DE GARANTIAS DE ENTIDADES COOPERATIVAS, expedida por una compañía de seguros legalmente constituida en Colombia y debidamente autorizada para el efecto, por el término que se indica a continuación, y bajo las siguientes condiciones de cubrimiento y período: a) Cumplimiento, por mínimo el 20% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y un (1) mes más. b) Calidad de los servicios, por mínimo el 30% del valor del contrato, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y 4 meses más. c) Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, por mínimo el 15% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y 3 años más. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA deberá acreditar el pago de la prima de la póliza, así como las condiciones generales de la misma.
ANEXO No. 5 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS HABILITANTES Como quiera que el presente proceso tiene como objeto la contratación del servicio de implementación en Fogacoop de una solución con la plataforma Microsoft Office 365, incluida su configuración, parametrización, despliegue, estabilización, suscripción anual al igual que la gestión del cambio y capacitación a funcionarios, se establece que la solución debe cumplir por lo menos siguiente: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS: Se requiere los servicios de una infraestructura de productividad, colaboración y comunicaciones unificadas, bajo el esquema de computación en la nube de Microsoft, que permita a FOGACOOP establecer para todos sus funcionarios los servicios de comunicación vía Correo Electrónico y Comunicaciones Unificadas, con unos servicios enmarcados en una plataforma que garantice alta disponibilidad, seguridad de la información, acceso seguro a los servicios desde Internet para los funcionarios del Fondo y simplificación en su administración y gestión, por lo que la solución requerida deberá dar cumplimiento a las especificaciones técnicas indicadas a continuación, teniendo presente que el diligenciamiento del cuadro es obligatorio, por lo que se deberá indicar el número del folio en donde se hace mención a la especificación técnica ó se pueda evidenciar (incluyendo los anexos si hay lugar a ello), columna Folio No., y, para los casos que proceda según la especificación, el detalle o comentario de éste en la columna Detalle / Comentario. Especificación técnica 1. Mensajería instantánea y videoconferencia (Skype Empresarial Online) Folio No. Detalle / Comentario Como quiera que en el Datacenter de Fogacoop (de propiedad de un tercero Level 3) se implementará Microsoft Lync Server 2013 On- Premise, como solución de PBX principal de Fogacoop, es necesario que como parte de los servicios objeto de la invitación, se realice toda la integración de éste con los módulos de Microsoft Exchange y Skype Empresarial Cloud, considerando la directriz tecnológica de FOGACOOP, configurando y permitiendo, por lo
menos, lo siguiente: A nivel General: o La integración del sistema telefónico con la plataforma Microsoft Office 365 en sus módulos Exchange y Skype para Empresas, así como también de los clientes Outlook y Skype para empresas. Para ello se indica que se deberá efectuar acorde a los requerimientos y recomendación de Microsoft y sin necesidad de instalar complementos o software adicional en los dispositivos de usuario (PC, portátil, tableta o celular). o Toda extensión del sistema de telefonía deberá tener su equivalente activo en Skype Empresarial como SoftPhone. o Configurarle para ser el Softphone de FOGACOOP, funcionando como el teléfono de cada usuario o Configurar el Lync Attendant en el equipo del área de recepción de FOGACOOP o Toda extensión del sistema de telefonía deberá tener habilitado su respectivo Voice mail en Exchange Online. o El manejo deberá ser intuitivo para el usuario desde el teléfono o el PC. o La manipulación de los mensajes de voz debe brindar las opciones de Play, Stop y Pause. o El mensaje de voz deberá poder ser visto y escuchado desde el cliente Microsoft Outlook y Skype para Empresas o El mensaje de voz deberá poder ser reenviado a otros usuarios a través del correo electrónico. o Se debe considerar el cliente Microsoft Skype Empresarial disponible para los dispositivos móviles y tabletas sin adicionar ningún complemento para sistemas Windows, Android, ipad o iphone. o Integrar con el centro de conferencias telefónicas provisto por Microsoft Skype Empresarial para las sesiones de audio y video conferencia entre usuarios internos o externos a la entidad. o Compartir el indicador de presencia entre el cliente Skype Empresarial y los dispositivos telefónicos que sean asignados al usuario. o Realizar la definición y ejecución del proceso de preparación en los cuarenta (48) usuarios de Fogacoop con los servicios de
Microsoft Lync 2013. o Configurar las características principales de plataforma de comunicaciones unificadas (presencia, mensajería instantánea, conferencia y presentaciones, entre otras) o Definir y ejecutar el proceso de preparación en al menos 20 dispositivos móviles con sistemas operativos Windows Phone, ios y Android A nivel de Mensajería Instantánea: o Permitir establecer sesiones de mensajería instantánea, con personas de FOGACOOP y con usuarios federados a la plataforma a través de conexión con los servicios de Skype Empresarial en la Nube de otras Entidades del sector o Permitir establecer sesiones de audio y video de PC a PC. o Permitir que el usuario pueda editar el mensaje antes de enviarlo (fuente, color y tamaño) o Permitir que el usuario pueda incluir emoticones en el mensaje o Permitir que el usuario pueda pegar objetos y URLs en el mensaje antes de enviarlo o Incluir marca de tiempo a los mensajes instantáneos o Permitir agregar participantes a un grupo o a una conversación ya existente. Integrando chat, voz o video. o Configurar que los nuevos mensajes entrantes incluyan una alerta visual (flash) y de audio (tono), que al chequearse abra la ventana de la nueva conversación o La sesión de mensajería instantánea debe poder iniciarse desde el indicador de presencia en la lista de contactos, de un mensaje de correo o desde el portal provisto por la solución. A nivel de Presencia Corporativa: o Configurar para que el estado de presencia de cada usuario se muestra a través de un símbolo a otros usuarios del sistema o Proveer al menos los siguientes estados de presencia: Disponible Ocupado En una reunión Ausente Desconectado
No Molestar o El estado de presencia del usuario debe estar sincronizado con el calendario de Outlook. o El estado de presencia debe poder modificarse manualmente desde el cliente instalado en el escritorio. A nivel de Reuniones y Conferencias: o Cada usuario tendrá su propia Sala Virtual en donde podrá tener una conferencia de audio (voz), video, web y escritorio compartido bajo el mismo servicio. o La Sala Virtual deberá permitir control remoto de escritorios o Permitir citar una conferencia web vía correo electrónico a todos los participantes con el link de acceso a la conferencia o Permitir administrar permisos y roles en la conferencia bajo el control del organizador o moderador de la conferencia o Permitir compartir archivos y otro contenido como presentaciones en PowerPoint, documentos, páginas web y escritorio, etc. o El códec utilizado para llamadas de video debe ser adaptativo en ancho de banda y no de rata fija de modo que se adapte a las condiciones de tráfico de la red de Internet o Permitir que la solución de video funcione con cámaras de video económicas tipo USB que se puedan conectar en PCs de escritorio y portátiles o Incluir funciones de Encuesta y Tablero de notas en la conferencia La solución debe soportar hasta 250 conexiones simultáneas en cada sala virtual 2. Office Online Especificación técnica Deberá, por lo menos: Realizar la definición y ejecución del proceso de preparación en los cuarenta (48) usuarios de Fogacoop con Office 365 Pro Plus, incluyendo todas las actividades inherentes para ello. Al respecto se precisa que actualmente Fogacoop tiene sus equipos con Office 2010 y 2013. Folio No. Detalle / Comentario Realizar la asignación de la suscripción anual a
los cuarenta (48) usuarios en Office 365 Realizar la activación y configuración de los servicios de Microsoft Office 365 Configurar la Solución WEB en Español para cada usuario Permitir la creación y edición de documentos en línea por medio de Office Web Apps Permitir compartir documentos Permitir el Control de cambios e historial de versiones Permitir el manejo de etiquetas, notas y comentarios Configurar el OneDrive y que quede como carpeta en el Explorador La solución debe permitir utilizar la App de Microsoft Office para IPad para poder visualizar, editar y crear documentos de Excel, Word y PowerPoint Acceder a la última versión disponible de Microsoft Office, la cual incluya como mínimo el siguiente software: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, SkypE Empresarial e InfoPath El servicio debe permitir que un usuario instale las aplicaciones de Microsoft Office hasta en cinco equipos (PC o Mac) simultáneamente sin costos adicionales Permitir utilizar la App de Microsoft Office Mobile para iphone para poder crear, editar y guardar documentos Permitir utilizar la App de Microsoft Office Mobile para Android para poder crear, editar y guardar documentos Especificación técnica 3. Correo electrónico (Exchange Online) Se precisa que en la solución no se requiere tener un servidor de Exchange híbrido, pues una vez ésta se implemente no habrá coexistencia entre las organizaciones Exchange On-Premise actual y la OnLine a adquirir. No obstante, se indica que, como parte de los servicios requeridos, es necesario contemplar la migración de la totalidad de los buzones de los usuarios (importando los archivos PST que tienen los funcionarios directamente a los buzones en Office 365). Para tal fin se menciona que el dominio de correo a Folio No. Detalle / Comentario
integrar con Office 365 es fogacoop.gov.co. Para el correo deberá configurarse, por lo menos: A nivel de capacidades Generales: o Configurar datos de la cuenta o Configurar categorías o Configurar reglas o Creación de reglas de transporte o Configurar el calendario para programación de reuniones y reuniones por Skype para Empresas o Configurar de OneDrive en Microsoft Office 365. o Configurar políticas de retención que permitan a FOGACOOP definir los tiempos de retención de la información de las carpetas de mensajes enviados, eliminados y la bandeja de entrada, conservando los elementos eliminados de los buzones de correo, de manera que sea posible realizar auditoría sobre éstos. o Permitir la suspensión para preservar indefinidamente los elementos (incluyendo mensajes de correo electrónico, citas y tareas) enviados, recibidos y eliminados del buzón de correo. o Realizar la importación de la totalidad de los archivos PST (archivos ubicados en los servidores locales de Fogacoop y que contiene los buzones exportados desde Exchange Server 2010 -plataforma de correo actual de Fogacoop-). Estos archivos corresponden a archivos en formatos PST que tienen los usuarios de Fogacoop para consulta. Dicha importación deberá garantizar la migración de los buzones de los funcionarios, incluyendo correos, citas de calendario y contactos. o Agregar alias de correo a los buzones de los usuarios, de acuerdo a la estructura del mismo que establezca Fogacoop o Cada buzón debe contar con una capacidad mínima de 50 GB de almacenamiento o Contar con capacidades de mensajería, calendario, contactos, tareas, que serán accedidas a través del cliente de Microsoft Outlook o Integración con los servicios de Exchange UM (mensajería unificada) Online habilitando los servicios de correo de voz y mensajes de fax
o Permitir el acceso a la plataforma a través de un navegador web. o Interoperabilidad con dispositivos móviles (Android, iphone, ipads, Windows Phone) a través de tecnologías Active Sync. o Permitir la sincronización de dispositivos BlackBerry incluyendo los contactos personales, todas las carpetas personales de correo, tareas, calendarios (inclusive los archivos adjuntos a las citas). o Permitir el manejo de tareas y para cada una de éstas, el usuario deberá poder configurar: Estado, fecha Inicio, fecha Fin, prioridad, indicador de privacidad y fecha de recordatorio en la cual el sistema le notifique al usuario sobre la tarea. También debe permitir el manejo de tareas repetitivas, por ejemplo diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente. o Permitir la solicitud de notificaciones de lectura y notificaciones de correo entregado. o Permitir el envío de invitaciones y la administración de confirmaciones de asistencia a través del calendario. o Permitir soporte para acceso delegado a los buzones, es decir, permitir a otro usuario administrar otros buzones de correo electrónico y calendario. o Permitir la posibilidad de configuración de filtros y redirección de mensajes a carpetas a través del cliente de Microsoft Outlook o Permitir una opción de búsqueda de contenido en los mensajes o Permitir que los calendarios se compartan entre los funcionarios activos en la plataforma o Permitir crear y gestionar buzones de recursos, tales como salas de reuniones, cámaras, proyectores, entre otros o Permitir la personalización de firma institucional, el mensaje de seguridad y ecológico, colores, fuentes y el aspecto general de los mensajes de correo o Proveer acceso a través del cliente de correo electrónico, que permita trabajar sin conexión a internet continua. Este cliente debe sincronizar toda la información existente en el buzón, sin importar su fecha, tamaño o tipo de elemento o Permitir recuperar al cliente elementos borrados o Permitir la creación de notas en las carpetas
de correos electrónicos, las cuales deben sincronizarse con el buzón en la nube o Permitir establecer mensajes de fuera de oficina configurando respuestas automáticas o Permitir la configuración de delegados o Permitir el intento de recuperación de mensajes enviados o Permitir definir el nivel de importancia del correo (Prioridad Baja, Prioridad Alta) o Permitir la creación de varias firmas o Permitir la definición de una categoría para un mensaje de correo electrónico o El servicio debe incluir la protección de mensajes de correo electrónico entrantes, salientes e internos contra software malicioso y correos no deseados. Servicio de Antivirus, Antispam o La operación de la herramienta deberá estar soportada para sistemas operativos Windows 7, Windows 8 o superiores. Soporte de Clientes Office 2010 SP2, Office 2013, Office 2011 para Mac. Acceso web al correo (OWA) a través de navegadores IE 9 o superior, Firefox 17 o superior, Safari 6 y Chrome 24. o Capacidad de recuperación de buzones eliminados en los últimos 30 días calendario. A nivel de archivo en línea: o Tener capacidades de archivado integradas a través de un espacio de archivo personal para cada usuario, permitiendo un sitio adecuado para almacenar correos electrónicos antiguos o Permitir que los usuarios finales puedan arrastrar mensajes desde el espacio de correo primario al espacio de archivado o Permitir a los usuarios finales poder utilizar directivas de archivado que muevan de manera automática los mensajes de correo electrónico desde el espacio primario al espacio de archivado basándose en la antigüedad de los mensajes o Permitir a los usuarios finales importar datos al espacio de archivado desde un archivo.pst utilizando el cliente de correo o Permitir a los usuarios finales poder acceder a su espacio de archivado en línea de la misma manera en que acceden a sus buzones de correo primario, es decir este espacio de archivado debe aparecer en la
interfaz web al lado de las carpetas del buzón de correo primario del usuario o Permitir a los usuarios finales poder realizar búsquedas en su espacio de archivado en línea y en el espacio primario desde la misma interfaz web o Permitir con una interfaz Web, la búsqueda simultánea en varios buzones de correo de la entidad. Esta funcionalidad sólo estará disponible para los auditores, lo cual será asignado por los administradores o Permitir a los auditores realizar búsquedas incluyendo mensajes de correo electrónico, datos adjuntos, citas de calendario, tareas y contactos. Estas búsquedas deberán revisar de manera simultánea sobre los buzones de correo primario y los buzones de archivado. Igualmente permitir definir los criterios de búsqueda (por ejemplo: Remitente, destinatario, tipo de mensaje, fecha de envío/recepción) A nivel de retención legal: o Permitir capacidades de suspensión legal para preservar indefinidamente los elementos (incluyendo mensajes de correo electrónico, citas y tareas) enviados, recibidos, eliminados y editados tanto del espacio primario como del espacio de archivado en línea o El servicio de retención/respaldo debe permitir mantener la cadena de custodia en caso de que sea necesario asegurar la integridad de los mensajes de correo electrónico y conversaciones de chat como parte de una actividad de auditoria o de un proceso judicial. o Se debe permitir la búsqueda y retención de elementos que cumplan los criterios especificados. o El espacio de archivado en línea debe ser de tamaño ilimitado para cada usuario. A nivel de cifrado o Permitir cifrado automático de correo basado en reglas, de tal suerte que los mensajes de correo electrónico enviados por los usuarios de la entidad puedan cifrarse automáticamente en función de la comparación de reglas por asunto y palabras clave del mensaje, expresiones regulares, dirección de correo electrónico de
envío y recepción o dominios. A nivel de manejo de permisos a través de Windows Azure Rights Management RMS o Permitir restringir los permisos que tienen los destinatarios del correo electrónico sobre los mensajes y los adjuntos, tales como: Permiso para reenviar el mensaje a otros destinatarios, imprimir el mensaje o el adjunto, o copiar y pegar el mensaje o el contenido del adjunto. o Permitir restringir los permisos sobre documentos Office, de tal manera que se pueda establecer permisos para impresión, copiar y pegar y permisos de confidencialidad para solo usuarios internos de la compañía. A nivel de prevención de fuga de información: o Se debe tener capacidad de prevención de pérdida ó fuga de datos (DLP) en correo electrónico, de tal manera que permita identificar, supervisar y proteger la información confidencial de FOGACOOP mediante un análisis profundo del contenido. o Permitir definir directivas que pueden usar predicados y acciones de las reglas de transporte existente, al igual que agregar nuevas. o Permitir detectar información confidencial basada en patrones de texto (por ejemplo: Números de identificación) en adjuntos de mensajes, texto o líneas de asuntos o Permitir detectar información confidencial basada en huellas de documento (document fingerprint), de tal manera que se puedan detectar documentos sensibles como por ejemplo: Solicitudes de aprobación de inscripciones, contratos, etc. Especificación técnica 4. Almacenamiento y uso compartido de archivos (One Drive) Folio No. Detalle / Comentario
Deberá configurar, por lo menos: Las características principales de OneDrive para que los funcionarios de la entidad administren sus archivos de trabajo Que lo que se almacene en OneDrive sea respaldado periódicamente Que permita compartir todo tipo de archivos y documentos interna y externamente Que permita control de permisos Especificación técnica 5. Redes sociales (Yammer) Red Social Empresarial Deberá configurar, por lo menos : Una red social Empresarial en Fogacoop con la siguiente funcionalidad: o Permitir crear redes internas, como espacios colaborativos seguros en donde los empleados de FOGACOOP se pueden conectar con sus compañeros de trabajo. o Sólo empleados con direcciones de correo electrónico verificadas pueden unirse a la red interna para acceder a su contenido y comunicarse con los demás usuarios. o Se debe permitir crear redes externas, como espacios colaborativos seguros en donde se puedan invitar usuarios de otras organizaciones tales como clientes externos o proveedores. Las redes externas deben permitir usuarios con dominios de correo electrónico diferente, que pueden tener acceso sólo por invitación. Que permita: o Publicación de mensajes de por lo menos 200 caracteres de longitud o Que los mensajes escritos en la red interna no se puedan compartir al exterior sin permiso o Adjuntar archivos o Posibilidad de etiquetar los mensajes, con la ventaja añadida de agrupación de temas y búsquedas de temas pasados o Creación de encuestas o Manejo de mensajes privados Folio No. Detalle / Comentario
o Soporte para Feeds o Buscador de contenido en texto, documentos Office y PDF o Los feeds de esta red podrán ser exportados a ambientes externos como por ejemplo la Intranet. Los administradores deberán poder: o Definir políticas de uso de tal suerte que los usuarios las pueden consultar y aceptar al unirse a la red o Habilitar el uso de redes externas o Administración de usuarios (creación, eliminación y bloqueo). o Habilitar la sincronización del directorio activo o Habilitar el inicio único de sesión con el directorio activo local de FOGACOOP o Configurar integración con plataformas externas tales como intranets, portales o CRM o Monitoreo de palabras claves para hacer seguimiento a contenido sensible, definiendo palabras, frases o patrones de texto o Exportar contenido o Administración de retención de información o Consultar estadísticas de uso de la red social, accediendo a métricas como cantidad de usuarios activos por periodo de tiempo (última semana, último mes), cantidad de mensajes, temas, trendtopics, entre otros. Especificación técnica Folio No. Detalle / Comentario 6. Gestión del cambio El proyecto debe incluir todo el acompañamiento en el proceso de gestión del cambio de los funcionarios de Fogacoop con el fin de sensibilizarles y lograr apropiación frente a los nuevos servicios de productividad, comunicación y colaboración en la nube, contemplando para tal fin su socialización con (por lo menos): Campañas de expectativa Campañas de lanzamiento de los servicios Guías Plan de comunicación de los avances Los anteriores deberán hacer parte de un Plan de
Gestión del cambio a realizar e incluir todo el material requerido para su ejecución. Los contenidos de capacitación que se entreguen deben poder utilizarse en plataformas virtuales que apoyen el proceso de apropiación de las herramientas ofimáticas y de los nuevos servicios de productividad en la nube. Especificación técnica Folio No. Detalle / Comentario 7. Capacitación y transferencia de conocimiento Deberá realizarse capacitación y transferencia de conocimiento sobre la solución implementada a los funcionarios del área de TI que designe Fogacoop, a nivel técnico y de administración, de al menos 40 horas y por lo menos con la siguiente temáticas: Office 365: o Administración de usuarios (creación, eliminación, modificaciones, restablecimiento de contraseñas) o Administrar dominios y suscripciones (Creación de subdominios en caso de ser necesario -, revisión de inventario de licencias/suscripciones, compra de licencias/sucripciones, actualizar información comercial y de facturación) o Soporte técnico (Solicitudes de servicio técnico, revisión del estado de solicitudes de servicio, escalamiento de casos, cierre de casos). o Estado del servicio (Revisión de conectividad, porcentaje de disponibilidad, informes). o Seguridad (manejo de Exchange Online Protection) o Reglas de transporte o Configuración de filtros o Revisión del módulo de herramientas de la plataforma. o Búsquedas avanzadas de los correos recibidos o Restauración de información respaldada o Gestión de incidentes Exhange Online, Sharepoint Online y Skype Empresarial Online
Microsoft Skype Empresarial o Administración de la solución Skype para empresas o Conceptos generales, roles, funcionalidades Yammer: o Creación de redes internas y externas y su configuración o Creación de grupos y administración de los mismos o Gestión de usuarios o Administración desde Sharepoint en Yammer Web Parts Deberá realizarse capacitación a usuario final bajo 2 modalidades: Funcionario y nivel directivo, así: o Capacitación para usuario final, funcionarios de Fogacoop, de al menos 10 sesiones de por lo menos (2) horas cada una, sobre la solución implementada y sus servicios (Office Online, Skype Empresarial Online, Exchange Online, OneDrive, Yammer y SharePoint Online). Se indica que son aproximadamente 45 funcionarios. o Capacitación para usuario final, funcionario nivel directivo de Fogacoop, de al menos dos (2) horas a cada uno, sobre la solución implementada y sus servicios (Office Online, Skype Empresarial Online, Exchange Online, OneDrive, Yammer y SharePoint Online). Para tal fin se indica que son 7. La capacitación deberá contemplar, por lo menos, los siguientes aspectos: A nivel general: o Computación en la Nube o Portafolio de Productos Office 365 Office Online o Características principales como: Creación y edición de documentos en línea por medio de Office Web Apps, Compartir documentos, Control de cambios e historial de versiones, manejo de etiquetas, notas y comentarios o Instalación en equipo y configuración de OneDrive, con el fin de que quede como carpeta en el explorador Exchange Online o Características principales de correo electrónico o Configuración personalizada para correo
(Reglas, Respuestas Automáticas, Datos de la Cuenta, Categorización, etc.) o Calendario (Programación de Reuniones, Reuniones por Skype para Empresas) Skype Empresarial Online o Características principales de plataforma de comunicaciones unificadas o Ejemplos de uso de Skype Empresarial en las organizaciones (Casos de soporte, videoconferencias, presentaciones, manejo del SoftPhone, mensajes de voz) SharePoint Online o Características principales de SharePoint en la organización o Ejemplos de uso de SharePoint en las organizaciones OneDrive o Características principales de OneDrive o Creación y edición de documentos en línea por medio de Office Web Apps o Compartir documentos o Control de Cambios e Historial de versiones o Etiquetas, Notas y Comentarios Yammer o Inducción al contexto y ambiente de Yammer - Charla Conceptual (Mensajes públicos y privados, likes, comentarios entre otras herramientas básicas) o Gestión de documentos en Yammer o Creación de Encuestas, reconocimientos, anuncios y estados o Gestión de Apps por usuario o Integración de Yammer con Sharepoint (herramientas para usuarios) Especificación técnica Folio No. Detalle / Comentario 8. Documentación de entregables y de la suscripción anual La siguiente documentación debe ser entregada a Fogacoop como parte del proceso de planeación, requerimientos, desarrollo e implementación de la
solución. Esta es: Documentación de alcance y planeación: o Alcance del proyecto o Plan de diseño de la solución detallando los aspectos importantes para los diferentes servicios a implementar o Riesgos del proyecto o Cronograma del proyecto o Especificaciones funcionales o Plan de pruebas a realizar (Check List con las pruebas a aplicar y los resultados esperados) o Plan de pruebas integración o Plan de Gestión del Cambio Documentación de requerimientos y requisitos de infraestructura para implementación de la solución provista Para ello se deberá validar la preparación de la infraestructura actual de FOGACOOP para el servicio Office 365 a implementar, proporcionando un plan de habilitación de servicios que incluya al menos: o Comprobación de correcciones necesarias en Directorio Activo y Exchange para la implementación de Office 365. Con base en esto se generará un plan de remediación de dichos componentes. o Planeación de capacidad de red LAN, WAN e Internet. o Requerimientos adicionales de red (puertos en proxy/firewall, etc.) o Plan de migración a Office 365 para el correo electrónico, Yammer y Skype Empresarial Online de la Entidad. o Las demás que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de la infraestructura actual de FOGACOOP para la implementación de la solución a adquirir Documentación de la implementación y despliegue: o Diseño, configuración e implementación de la solución provista, incluyendo la documentación técnica asociada, de: - Configuraciones realizadas - Políticas implementadas o Desarrollo del Plan de pruebas de integración realizado, indicando sus resultados. o Código fuente y ejecutables, si hubiere lugar o Scripts de instalación y/o parámetros de
configuración para el despliegue o Especificaciones funcionales implementadas o Manuales de usuario e instructivos de la solución provista y para cada servicio (Office Online, Skype Empresarial Online, Exchange Online, OneDrive, Yammer, etc.)) o Documento en donde se indique las diferentes formas para recibir soporte sobre problemas relacionados con la plataforma Microsoft Office 365 y en especial con el Correo Exchange Online en idioma español. o Documentos de formatos del Sistema de Gestión Integral de Fogacoop, con los ajustes de procedimientos frente a los requisitos y condiciones para producir, organizar y conservar la información que se maneja en la solución objeto de la invitación Suscripción anual: El Proponente deberá hacer entrega de los documentos legales que acrediten a Fogacoop la suscripción anual de: o 48 Microsoft Office 365 Enterprise Plan E4 (Off365PlanE4Open ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd) o 4 Exchange Online Plan 2 (ExchngOnlnPlan2Open ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd) o 1 One Drive de 1TB para empresas (OneDriveBsnssw/OfficeOnlnOpen ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd) Especificación técnica Folio No. Detalle / Comentario 9. Acreditación de competencias y experiencia del proponente A nivel de competencias: Las siguientes certificaciones deberán ser entregadas como parte de la propuesta: o Certificación Silver ó superior como partner de Microsoft en las competencias Communication y Cloud Productivity, expedida por la casa matriz ó subsidiaria en Colombia de Microsoft, con fecha de expedición no superior a seis (6) meses, contados a partir de la fecha de
presentación de la propuesta A nivel de experiencia: El proponente deberá acreditar experiencia en el suministro del servicio objeto de la invitación. Para ello el proponente deberá adjuntar a su propuesta al menos tres (3) certificaciones de contratos celebrados por éste, en los últimos tres (3) años contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación, cuyo objeto sea igual o similar al de la presente invitación y por una cuantía de por lo menos el 50% del valor del presupuesto para la presente invitación. Estas certificaciones deberán corresponder a contrataciones celebradas por el proponente con entidades públicas o privadas. En caso de que la certificación corresponda a un contrato que se encuentra en ejecución, este deberá estar en un porcentaje de avance de implementación de al menos el 70%, siempre y cuando el valor de dicho porcentaje cubra el monto requerido. Con el fin de acreditar la experiencia el proponente deberá diligenciar el Anexo (Ver Anexo 9), con la información allí solicitada y adjuntar a su propuesta certificaciones, las cuales deberán contener como mínimo: o Lugar y fecha de expedición (la fecha no puede ser mayor a 180 días) o Nombre o razón social del contratante o Nombre o razón social del contratista (independiente, consorcio o unión temporal) o Objeto del contrato y alcance o principales actividades desarrolladas o Valor del contrato indicando claramente la moneda o Valor ejecutado del contrato a la fecha de expedición de la certificación. Este será el valor que se tendrá en cuenta en la revisión de la oferta. o Porcentaje de ejecución del contrato. o Fecha de inicio del contrato. o Fecha de terminación del contrato. o Calificación del contratista, sólo se aceptarán aquellas que sean calificadas como buenas o excelentes o Nombre, cargo y firma de quien emite la
certificación. o Número telefónico de la persona contacto en la empresa o entidad contratante. Las certificaciones, que soportan la experiencia del proponente, pueden ser reemplazadas por una copia de los contratos, siempre y cuando éstos contengan la información antes mencionada. NOTA: FOGACOOP se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el oferente certifique y que se encuentren en ejecución. Especificación técnica Folio No. Detalle / Comentario 10. Equipo de trabajo Se debe indicar la organización del grupo que va a desarrollar el objeto de la invitación, estableciendo el número de personas que lo conformarán y para cada uno de ellos los cargos y roles que desempeñarán, estudios, conocimientos y experiencia. Cualquier cambio en el personal que presta el servicio objeto de la invitación, deberá ser informado al supervisor del contrato que designe el Fondo con la debida antelación (mínimo 15 días de anticipación). Los perfiles deberán mantenerse durante la ejecución del contrato y cuando hubiere cambios éstos deberán ser de iguales o mejores competencias y perfil. No obstante lo anterior, FOGACOOP se reserva el derecho de solicitar cambios de personal destinado por el proveedor al contrato. La experiencia del equipo de trabajo acreditada deberá corresponder a los últimos tres (3) años contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación. Para tal fin, el proponente deberá adjuntar las hojas de vida de cada uno de los miembros del equipo, con los correspondientes soportes tanto de los estudios realizados, como de los trabajos y/o cargos desempeñados (diplomas y certificaciones laborales). En caso en que se vaya a acreditar experiencia como participante de equipos de trabajo deberá allegar certificaciones por cada proyecto que se pretenda acreditar (y que corresponda a los últimos
tres (3) años contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación), en los cuales se indique: El nombre del proyecto en que participó, la fecha de inicio del mismo, el nombre de la empresa contratante, las responsabilidades asumidas. Dichas certificaciones deberán ser suscritas por el representante legal de la empresa contratista o quien al interior este facultado para expedir las referidas certificaciones. Deberá estar conformado, como mínimo, por dos (2) funcionarios que cumplan los siguientes perfiles: o Perfil Gerente del proyecto - Estudios: Título universitario en las áreas de ingeniería y/o áreas administrativas - Conocimientos: Conocimientos certificados en PMP ó especializado en Gerencia de Proyectos - Experiencia: Por lo menos 3 años de experiencia en proyectos iguales o similares al de la presente invitación, en los cuales se haya desempeñado en el rol de Gerente de proyecto o Perfil Implementador de Skype Empresarial y Office 365 - Estudios: Título universitario en las áreas de ingeniería - Conocimientos: Conocimientos en Microsoft Lync Server 2013 y Microsoft Office 365. Para tal fin deberá adjuntar certificación(es) MCSA Office 365 y MCSE Communication. Se aclara que dichas certificaciones pueden ser acreditadas por uno ó más funcionarios del Proponente, siempre y cuando éstos hagan parte del perfil ofrecido. - Experiencia: Por lo menos 1 año de experiencia en proyectos relacionados con implementación de Office 365 Por lo menos 1 año de experiencia en proyectos de implementación de soluciones de comunicaciones Unificadas Microsoft Lync Server 2013 On-Premise integrado con Lync Online (ó Skype Empresarial Online) de Office 365 NOTA 1.- Respecto de los profesionales que se propongan para desarrollar el objeto de esta invitación pública, se deberá allegar el documento respectivo que acredite la formación y experiencia
requerida, conforme a lo establecido en esta condiciones de participación. 11. Otros: Especificación técnica Folio No. Detalle / Comentario La solución deberá estar en capacidad de sincronizarse con el Directorio Activo de FOGACOOP, de tal manera que la creación y mantenimiento de usuarios y listas de distribución estén centralizados en el directorio local. Esta sincronización deberá incluir la contraseña de cada usuario de tal manera que los usuarios puedan usar sus credenciales locales para acceder a los servicios provistos. El (los) componente(s) usado(s) para este fin debe(n) ser creado(s) por el mismo fabricante de la solución, de tal manera que no exista código de terceros manipulando esta información. Habilitar en la solución opciones avanzadas de retención y cumplimiento de seguridad Habilitar los servicios de Archiving y Monitoring en toda la solución implementada. Garantizar que en la configuración o parametrización realizada a la solución, los procedimientos de copias de seguridad y recuperación se ejecutarán periódicamente, según establezca el Fondo Garantizar que la configuración o parametrización realizada no excede los permisos y autorizaciones dadas por FOGACOOP para el desarrollo e implementación de la solución, por lo que, entre otros, ningún tercero o el proponente tendría acceso a información sensible de FOGACOOP, entre otras: Contraseñas, data, contenido de correos electrónicos, uso de internet, etc. Habilitar servicios para dispositivos móviles compatibles y de acuerdo a las funcionalidades soportadas Realizar la instalación de los productos de la solución requerida en los servidores y clientes de Fogacoop, garantizando el cumplimiento y respeto de los derechos de autor y teniendo presente, para aquel que le aplique, las configuraciones y parametrizaciones establecidas por FOGACOOP. Al momento del diseño, configuración e implementación de la solución tener presente los lineamientos dados por la casa matriz de los
productos a implementar, al igual que las mejores prácticas establecidas Hacer entrega a FOGACOOP de los documentos y/o declaratorias de cumplimiento de propiedad intelectual y derechos de autor de todo el software utilizado en la solución provista donde aplique Registrar toda la suscripción adquirida por Fogacoop en la plataforma Microsoft definida para ello y en otra, si ello aplica. Suministrar y capacitar a FOGACOOP en las herramientas para consulta, monitoreo y seguimiento de la solución implementada Realizar la implementación de la solución, configuración, despliegue, estabilización y capacitación, al igual que la entrega de los documentos que acreditan legalmente a Fogacoop para el uso de la suscripción, en un tiempo máximo de 2 meses Dar garantía de por lo menos 4 meses del servicio y la solución implementada, contado ello a partir del recibo a satisfacción por parte del Fondo. Establecer, de manera conjunta, los acuerdos de niveles de servicios necesarios para la ejecución del contrato, los cuales podrán ser actualizados por las partes de acuerdo a las necesidades y con el fin de garantizar la óptima prestación del servicio Garantizar los niveles de acuerdo de servicio (ANS) establecidos Prestar un oportuno soporte o asistencia técnica de la solución implementada, durante el tiempo de garantía, resolviendo las inquietudes de FOGACOOP con un tiempo de atención telefónica inmediata y de soporte en sitio, si hubiere necesidad, de máximo 4 horas hábiles después de solicitado. Proveer los canales y números telefónicos o cuentas de correo o demás mecanismos para la prestación del servicio de soporte en idioma español Resolver a satisfacción de FOGACOOP todas las dudas, inquietudes, requerimientos u observaciones que surjan en relación con el trabajo realizado para atender el objeto de la invitación Proveer acompañamiento a Fogacoop en todo momento de la implementación de la solución, incluyendo su salida a producción, asignando el recurso humano requerido y competente para ello
El servicio de instalación, configuración, desarrollo (si hubiere lugar a ello), despliegue y estabilización y en general toda la implementación de la solución, al igual que su soporte, será prestado en horario laboral del Fondo, el cual es de lunes a viernes (no incluidos los días festivos) de 7:00 a.m. a 6:00 p.m. Hacer entrega de un documento, en idioma español, en donde se indique las diferentes formas para recibir soporte sobre problemas relacionados con la plataforma Microsoft Office 365 y en especial con el Correo Exchange Online. Las personas que conforman el grupo de trabajo deberán mantener en lugar visible, durante el desarrollo del objeto de la invitación, el carnet de la compañía Contratista que les acredita como funcionario de la misma, al igual que el carnet del sistema de control de acceso de Fogacoop que les permite acceder las zonas físicas autorizadas, haciendo la respectiva marcación para ello. Realizar reuniones, por lo menos semanales, con FOGACOOP para hacer seguimiento a la ejecución del proyecto, al igual que para analizar y evaluar requerimientos e incidentes que hubieren sucedido Realizar la Gerencia del proyecto acorde a las mejores prácticas de PMI Realizar todo el proceso de Gestión del cambio, incluidos los documentos y despliegues necesarios para ello. Establecer los ajustes, en los procedimientos actuales del Sistema de Gestión Integral SGI - de Fogacoop, que se generen por efectos del servicio de implementación en Fogacoop de una solución con la plataforma Microsoft Office 365, frente a requisitos y condiciones para producir, organizar y conservar la información, documentándolos de acuerdo a lo establecido para ello en dicho Sistema. Para tal fin, se establece que FOGACOOP, al inicio del contrato, realizará la inducción respectiva al personal designado por el proveedor, incluida dentro de ésta todo lo relativo al Sistema de Gestión de Seguridad de la información (políticas, procedimientos y manejo de incidentes).
Garantizar, en el servicio de la implementación de la solución a adquirir, el cumplimiento de la normatividad y reglamentación Colombiana definida por las entidades reguladoras y de control y el programa Gobierno en Línea en los temas del alcance del objeto de la invitación, en especial la relacionada con las Circulares Externas 052 del 2007, 038 de 2009 y 042 de 2012 de la Superintendencia Financiera de Colombia, la Ley 1581 2012 y el Sistema de Gestión Integral de FOGACOOP y demás normas que le aclaren, modifiquen o deroguen Configurar y Parametrizar en la solución provista los aspectos requeridos que permitan garantizar la integridad, seguridad y confidencialidad de la información que se aloja, transita o almacena allí. Garantizar que todos los servicios ofrecidos están alineados con las mejores prácticas de tecnología en el marco de referencia de ITIL, COBIT, ISO 27000 y todos aquellos que le apliquen por la solución a implementar Ajustarse a lo establecido en los procesos definidos por FOGACOOP en su Sistema de Gestión Integral SGI -, y en caso de que éstos cambien o se definan nuevos, adaptar el desarrollo de los servicios contratados de acuerdo a los nuevos requerimientos de dichos procesos Configurar e implementar el servicio de la solución garantizando el registro de logs de auditoría Garantizar que con la configuración o parametrización de la solución no se realizará recolección alguna de información de los usuarios que la utilicen, ni revisión de la información que allí se aloje Llevar control de los incidentes, problemas y cambios de configuración realizados a la solución, en todo el proceso de implementación, así como la solución dada a cada caso, mantenimiento actualizadas las bases de datos de conocimiento de las mismas. Al final del proyecto, estas deben ser objeto de entrega a Fogacoop Establecer e indicar la metodología del servicio de implementación de la solución propuesta y los planes y cronogramas de la misma Hacer entrega de la documentación establecida
Garantizar el normal funcionamiento de las actividades de FOGACOOP durante el desarrollo de la solución a implementar y coordinar previendo la menor interrupción al momento del despliegue El proponente deberá entregar los servicios y suscripción resultantes del presente proyecto en los tiempos acordados y estos deberán verse reflejados en el cronograma del proyecto Realizar capacitación al personal de FOGACOOP en todos los componentes de la solución que se implemente, tanto a nivel de usuario final como para el área de TI del Fondo Documentar en español todo material o información, ya sea escrita o digital, originada o preparada en el desarrollo de la solución provista, reconociendo que ésta es de propiedad exclusiva de FOGACOOP y haciendo entrega periódica y al término de la ejecución del proyecto Poner a disposición de FOGACOOP la totalidad de los recursos y herramientas necesarias y adecuadas para la ejecución del objeto del contrato, sin que FOGACOOP deba suministrar herramientas o recursos técnicos, administrativos, financieros o humanos para dichos fines Mantener confidencialidad y reserva sobre toda la información que conozca o llegare a conocer en desarrollo del proyecto Tener presente que todos los requerimientos y obligaciones que se generen en el desarrollo del proyecto, serán también de obligado cumplimiento para los empleados del proponente, colaboradores, tanto externos como internos, por lo que el proponente responderá frente FOGACOOP si tales requerimientos y obligaciones son incumplidas por tales personas Suscribir un acuerdo de confidencialidad de la información a la que tenga acceso o le sea suministrada por el Fondo, al igual que sobre las actividades desarrolladas (Según formato pre-establecido por Fogacoop) Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato FOGACOOP por conducto de los supervisores del contrato. NOTA 1: Con la presentación de la propuesta debidamente firmada por el representante legal se entenderá que la sociedad proponente se obliga a cumplir todos y cada uno de los requerimientos técnicos habilitantes previstos en el presente anexo.
ANEXO No. 6 REQUERIMIENTOS FINANCIEROS HABILITANTES Para evaluar la capacidad financiera de los proponentes, el Fondo requiere que se anexe la siguiente información: Para evaluar la capacidad financiera de los proponentes, el Fondo requiere que se anexe la siguiente información: 1. Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas comparativos con sus notas correspondientes 2013 2012 y 2014-2013, firmados por el Representante Legal y el Contador Público, con el dictamen del Revisor Fiscal y, Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas de prueba al 30 de junio de 2015, suscritos también por el Representante Legal y el Contador Público 2. No deben evidenciar pérdidas al cierre de los dos (2) últimos ejercicios anuales. 3. Deben poseer un capital de trabajo (activo corriente menos pasivo corriente) al 31 de diciembre de 2014 y al 30 de junio de 2015, no inferiores a la tercera parte del contrato que se va a suscribir con el Fondo. 4. El nivel de endeudamiento de la entidad (pasivo total dividido el activo total) al 31 de diciembre de 2014 y al 30 de junio de 2015, no debe ser superior al 70%. 5. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes debe presentar los documentos relacionados y cumplir con todos los requerimientos. 6. No se deben evidenciar problemas de revelación contable en la información de estados financieros aportados. 7. Fotocopia de las tarjetas profesionales de los Contadores y de los Revisores Fiscales principales y suplentes en caso que legalmente se exija tenerlos, así como la constancia de la Junta Central de Contadores de la vigencia de la inscripción de aquellos como contadores. 8. Fotocopia del Registro Único Tributario.