MANUAL DE S EN MATERIA DE PERSONAL Vigencia: Febrero, 2016 326
OBJETIVO Otorgar aparatos ortopédicos y sillas de ruedas al personal universitario académico y administrativo que labora en las entidades académicas y dependencias que integran el campus UNAM Juriquilla, de acuerdo con los contratos colectivos vigentes. NORMAS DE OPERACIÓN 1. El personal universitario académico y administrativo que labora en las dependencias que integran el campus Juriquilla, tendrá derecho al otorgamiento de aparatos ortopédicos y sillas de ruedas. Estas prestaciones se harán extensivas al cónyuge, hijos y padres de los trabajadores. 2. En el caso de la prestación relativa a zapatos ortopédicos, se otorgarán como máximo dos pares cada cuatro meses. 3. Cuando se solicite el otorgamiento de esta prestación para los hijos, cuya edad esté comprendida entre los 18 y 25 años, se deberá comprobar que se encuentren realizando estudios de nivel medio o superior, en cualquier rama del conocimiento en planteles oficiales o reconocidos. Los hijos mayores de 18 años incapacitados física y/o psicológicamente, tendrán derecho a esta prestación mediante la presentación de la notificación de reconocimiento como familiar derechohabiente (dependencia económica) expedida por el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE). 4. La prescripción médica del ISSSTE deberá contener fecha, nombre del trabajador y/o del beneficiario, tipo de prescripción, nombre, clave y firma del médico, sello de la clínica u hospital que prescribe su uso y no deberá tener más de 30 días de haber sido expedida. 5. El personal académico y administrativo que labora en las dependencias que integran el campus Juriquilla y que tengan beneficiarios que radiquen en la Ciudad de México y área metropolitana gestionarán el trámite en la Unidad de Personal (UP) de la Coordinación de Servicios Administrativos (COSJ), a efecto de emitir la orden de trabajo correspondiente y el beneficiario la pueda canjear en la Dirección General de Personal (DGP). Vigencia: Febrero, 2016 327
6. El Coordinador de Servicios Administrativos en el campus Juriquilla acreditará ante el proveedor y la DGP, a través de un escrito, el nombre y firma del personal facultado para autorizar las órdenes de trabajo. 7. Las órdenes de trabajo emitidas al personal universitario tendrán una vigencia de 30 días a partir de la fecha de su expedición. 8. Las copias de las órdenes de trabajo autorizadas, así como aquellas que sean canceladas por errores de impresión o por haber prescrito su vigencia, deberán archivarse por un período de 5 años como comprobante del trámite realizado, para efectos de auditoría por parte del Patronato Universitario. 9. En caso de que un trabajador extravíe la orden de trabajo, deberá acudir a la UP 60 días después de su expedición, a solicitar la reposición, misma que se efectuará siempre y cuando no se haya hecho efectiva la prestación. 10. Será responsabilidad de la UP la correcta expedición de las órdenes de trabajo, por lo que deberá tener todo el cuidado en la custodia y uso de los formatos. 11. El proveedor de ortopedia será responsable de: 11.1. Presentar la factura con los requisitos fiscales que establece el Artículo 29-a del Código Fiscal de la Federación, tales como: Nombre impreso, denominación o razón social, domicilio fiscal, teléfono y clave del Registro Federal de Contribuyentes. Folio impreso. Lugar y fecha de expedición. Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la UNAM. Descripción del producto otorgado. Valor unitario expresado en número e importe total (número y letra), así como el monto del impuesto al valor agregado (IVA). 11.2. Entregar la facturación a la COSJ durante los primeros cinco días hábiles de cada mes, a partir de la cual otorgará a la COSJ un crédito de 15 días adicionales, siempre y cuando cumplimente la totalidad de los requisitos establecidos por la COSJ y realice los trámites ante las instancias competentes, sujetándose a los procedimientos vigentes. 11.3. Comprometerse con la COSJ a no hacer válida cualquier orden de trabajo que presente las siguientes irregularidades: Tachaduras y enmendaduras. Vigencia: Febrero, 2016 328
Haber transcurrido más de 30 días naturales a la fecha de su expedición. Carecer de sellos oficiales y firmas de autorización de las instancias universitarias autorizadas para tal efecto. 11.4. Verificar que la orden de trabajo sea ejercida por la persona que solicita la prestación, para ello deberá solicitarle una identificación oficial. 11.5. Solicitar en la orden de trabajo, el visto bueno de conformidad y de recibido de los aparatos ortopédicos y/o silla de ruedas por parte del trabajador o beneficiario. 11.6. Comprometerse con los trabajadores a otorgar un año de garantía contra cualquier defecto de fabricación en sus productos así como todo lo relacionado a composturas y ajustes. 11.7. Entregar aparatos ortopédicos y sillas de ruedas de buena calidad. 11.8. Verificar que las notas de remisión que adjunte a la factura, contengan descripción y costo del artículo ortopédico proporcionado. 11.9. Presentar al módulo desconcentrado del Patronato Universitario en el campus Juriquilla para el cobro, la documentación siguiente: Carta poder en hoja membretada de la empresa. Identificación oficial vigente, como: Licencia de manejo. Credencial del Instituto Federal Electoral. Cédula profesional. Cartilla del servicio militar nacional. Pasaporte. Traer físicamente el sello de la empresa. Vigencia: Febrero, 2016 329
DESCRIPCIÓN NARRATIVA RESPONSABLE TRABAJADOR UNIDAD DE PERSONAL ACTIVIDAD 1. Entrega a la UP la documentación requerida para el trámite. 2. Revisa que la documentación esté correcta y completa, así como que el interesado cubra los requisitos normativos. 2.1 En caso de que la documentación no esté correcta y completa o que el interesado no cubra los requisitos normativos rechaza la documentación y le indica al interesado el motivo. 3. Ingresa en el Sistema Integral de Personal la información del trabajador o beneficiario a quién se le otorga la prestación. 4. Verifica si el trabajador ha solicitado la prestación en los últimos 4 meses. 4.1 Si el trabajador solicitó la prestación en los últimos 4 meses, verifica el tipo de prestación otorgada y en caso de ser el mismo, cancela el trámite. 5. Imprime la orden de trabajo (original y copia) y recaba firma de autorización del Jefe de la UP. TRABAJADOR 6. Recibe la orden de trabajo y firma de recibido. 7. Acude con el proveedor y entrega la orden de trabajo para que le proporcione los aparatos ortopédicos o plantillas según el caso. Vigencia: Febrero, 2016 330
DESCRIPCIÓN NARRATIVA RESPONSABLE PROVEEDOR ACTIVIDAD 8. Recibe la orden de trabajo y otorga la prestación. 9. Solicita al trabajador que firme de conformidad en la orden de trabajo original y entrega nota de remisión con el costo y las especificaciones de los aparatos ortopédicos o plantillas. TRABAJADOR 10. Recibe los aparatos ortopédicos o plantillas. AL TERMINO DEL MES PROVEEDOR 11. Acude a la Unidad de Personal y presenta la siguiente documentación: a) Relación de Trabajos efectuados a través de Órdenes de Trabajo. b) Órdenes de Trabajo (originales). c) Nota de Remisión, original (con especificaciones del material proporcionado y precios). d) Factura global del mes (original y fotocopia). UNIDAD DE PERSONAL 12. Recibe documentación del proveedor validando que el contenido de la Factura contra las Órdenes de Trabajo y Notas de Remisión presentada estén completas y sin enmendaduras. 12.1 En caso de detectar inconsistencias, aclara con proveedor o rechaza el trámite. Vigencia: Febrero, 2016 331
DESCRIPCIÓN NARRATIVA RESPONSABLE ACTIVIDAD 13. Envía la documentación a la Unidad de Presupuesto. UNIDAD DE PRESUPUESTO 14. Elabora y entrega contra recibo y le indica la fecha en que debe presentarse a cobrar su cheque. FIN DEL Vigencia: Febrero, 2016 332
DIAGRAMA TRABAJADOR UNIDAD DE PERSONAL PROVEEDOR UNIDAD DE PRESUPUESTO INICIO Entrega a la UP la documentación requerida para el trámite 1 Revisa que la documentación esté correcta, así como que el interesado cubra los requisitos normativos. 2 NO Es correcta la documentación? SI A 2.1 Si la documentación no esta correcta se le comunica al interesado, se rechaza y se indica el motivo 3 Ingresa en el Sistema Integral de Personal la información del trabajador o beneficiario a quién se le otorga la prestación. 4 Verifica si el trabajador ha solicitado la prestación en años anteriores y durante el transcurso del año. A SI 4.1 Si el trabajador solicitó la prestación durante el año, verifica el tipo de prestación otorgada y en caso de ser el mismo, cancela el trámite. Ha solicitado en el tiempo indicado? NO Imprime la orden de trabajo y recaba firma de autorización del jefe de UP 5 6 Recibe la orden de trabajo y firma de recibido Acude con el proveedor y entrega la orden de trabajo para que le proporcione los aparatos ortopédicos. Recibe los aparatos ortopédicos o plantillas. 7 10 Recibe orden de trabajo y otorga prestación. Solicita al trabajador que firme de conformidad en la orden de trabajo original y entrega nota de remisión 8 9 1 Vigencia: Febrero, 2016 333
DIAGRAMA TRABAJADOR UNIDAD DE PERSONAL PROVEEDOR UNIDAD DE PRESUPUESTO 1 12 11 Recibe documentación del proveedor validando que el contenido de la Factura contra las ordenes de trabajo. Acude a la Unidad de Personal y presenta la documentación. NO Es Correcta la documentación? SI 12.1 13 En caso de detectar inconsistencias, aclara con proveedor o rechaza el trámite. Envía la documentación a la Unidad de Presupuesto. 14 A A Elabora y entrega contra recibo y le indica la fecha en que debe presentarse a cobrar su cheque. FIN Vigencia: Febrero, 2016 334
Señalar si el año anterior recibió la prestación Día, mes y año de la solicitud COORDINACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, ANEXOS Anexo 1 Solicitud para prestación de ortopédicos Instructivo de llenado del formato: Solicitud de prestación Marcar la elección de la prestación a solicitar En caso afirmativo de la prestación el año anterior anotar el número de orden de servicio El indicado en el talón de pago Completo como aparece en la Credencial UNAM Nombramiento que tiene En la que recibe su pago Con el trabajador solicitante Como aparece en el documento oficial anexo Señalar anexos Firma autógrafa como aparece en credencial UNAM Vigencia: Febrero, 2016 335