Página: 1 de 9 1.-OBJETIVO Establecer las actividades para obtener información de los aspirantes del Proceso de Selección de Aspirantes a Bachillerato y Licenciatura. 2.- ALCANCE Aplica para asegurar el funcionamiento de las herramientas de apoyo para la obtención de información de los aspirantes del Proceso de Selección de Aspirantes a Bachillerato y Licenciatura, y la obtención misma de dicha información. 3.- POLÍTICAS 3.1 El desarrollo de cada una de las etapas del proceso deberá apegarse a los elementos considerados en la Convocatoria oficial. 3.2. El Sistema de Información del Proceso de Selección (SIPS), deberá actualizarse con base en la mejora continua del proceso, mediante el análisis de los problemas del proceso inmediato anterior y las nuevas necesidades para el proceso en curso. 3.3 En la actualización y liberación del SIPS se deberán considerar las políticas institucionales de administración de tecnologías de información. 3.4. El Centro de Atención de Dudas y Encuesta (CADE) será la instancia de apoyo para los requerimientos de situaciones diversas que puedan tener los usuarios del Proceso de Selección de Aspirantes. 3.5. Las tareas que desarrolla cada uno de los participantes en el Proceso de Selección de Aspirantes se apoyan en los documentos regulatorios establecidos para tal fin. 3.6. La operación del SIPS requiere la administración de éste a fin de que el mismo pueda implementarse oportunamente y se garantice la eficacia en el servicio.
4.- DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para generar información de los aspirantes Página: 2 de 9
Página: 3 de 9 5.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tarea/ Decisión Descripción (nombre) Responsable Descripción de la actividad detallada Registro de Calidad (código) T1 T2 T3 Gestionar requerimientos para la obtención de información Actualizar los sistemas de apoyo tecnológico Verificar los sistemas de apoyo tecnológico 1.1 Solicita a IEE los requerimientos para la operación del SIPS (diccionarios de datos, folios, etc.). 1.2 Gestiona con la IATII, los requerimientos en infraestructura y ancho de banda para el buen funcionamiento del SIPS, así como la validación de los sistemas con base en sus políticas; 1.3 Gestiona con la Dirección General de Finanzas (DGF) la articulación del SIPS con el SIM a fin de garantizar el correcto registro de los pagos de aspirantes. 2.1. Implementa las mejoras propuestas para las herramientas tecnológicas de información y comunicación. (SIPS, SAUPS, SRAP, sitio web). Nota. El SRAP sólo se utiliza en licenciatura. 3.1. Verifica los sistemas tecnológicos de información y comunicación, para validar su correcta configuración, funcionamiento y su adecuación al perfil y contexto de los usuarios. Se registra en el Formato para la verificación del SIPS y Evaluación del sitio y SIPS. Nota 1: CSEMS utiliza el Manual para la Administración del Sistema de Información del Proceso de Selección (SIPS) (M- DGDA-CSEMS-07). CSL utiliza el Manual para la Administración del Sistema de Información del Proceso de Selección (M- DGDA-CSL-02) y el Manual del SAU de la IATII. Nota 2: En CSEMS el Operativo Técnico es el que verifica y en CSL es el Responsable Técnico y Responsable de seguimiento de registro. F-DGDA-CSEMS/CSL-02 F-DGDA-CSEMS -51 T4 Registrarse en línea Aspirante 4.1. El aspirante realiza el registro en línea de acuerdo con la información requerida en el SIPS y con base en lo establecido en la Convocatoria, así como en los documentos emitidos para normar esta actividad: Manual para el registro de los aspirantes en el SIPS Bachillerato (M-DGDA-CSEMS-06), Instructivo para el registro de aspirantes (I-DGDA-CSL-02), en el caso de Licenciatura. F-DGDA-CSEMS/CSL-03
Página: 4 de 9 T5 T6 Preparar información final de registro de aspirantes Generar Pase de Ingreso al Examen Aspirante Nota: En caso de que se presente alguna situación particular de algún aspirante, la o el CADE generan la Ficha de Datos del Aspirante para control y seguimiento. 5.1 Integra a la información del registro, la información relativa a los pagos recibidos en la institución bancaria, a través de la DGF (Archivo Bancario); esto, al cierre del registro de aspirantes. 5.2 Genera la Base de Datos Final (bachillerato) o Base de Datos del Registro (licenciatura) con base en las especificaciones marcadas por la IEE en el Diccionario de Datos y en el Reporte de validación de las bases de datos, que se entrega a ésta, para que prepare los materiales de administración de pruebas. 5.3 Genera la Base de Datos para SICEI de acuerdo con los requerimientos del Formato para la Información Personal de los Sustentantes enviado por el Sistema de Información y Control Escolar Institucional. Nota 1: En CSEMS el Responsable de Logística y el Operativo Técnico son los responsables de preparar la información, en CSL es Responsable del Seguimiento del Registro y el Responsable de Información. Nota 2: El desarrollo de estas tareas se realiza con apoyo en lo establecido en el Manual para la administración del Sistema de Información del Proceso de Selección (SIPS) (M-DGDA- CSEMS-07), en el caso de Bachillerato y Manual para la Administración del Sistema de Información para el Proceso de Selección (M-DGDA-CSL-02). 6.1 El aspirante obtiene el Pase de Ingreso al Examen por medio del SIPS, ingresando su usuario y contraseña, de acuerdo con las fechas establecidas en la Convocatoria Oficial. Nota: En caso de que se presente alguna situación particular de algún aspirante, la o el CADE le brindan apoyo. F-DGDA-CSEMS-35 F-DGDA-CSL-26 F-DGDA-CSL-08 F-DGDA-CSEMS/CSL-04
Página: 5 de 9 T7 T8 T9 Generar listados finales para la administración de la prueba Preparar los sistemas de apoyo tecnológico para la elección de escuela / programa con cupo disponible Elección de escuela /programa con cupo disponible Aspirante 7.1 Genera Listas de Asistencia de Sustentantes, distribuyendo el total de la demanda en los espacios de los que se disponga para la administración de pruebas Nota 1: CSL elabora además Lista de Aspirantes. 7.2 Se determina la muestra de aspirantes que darán respuesta a la Encuesta de Satisfacción. Nota 2: en CSEMS el Responsable de Logística y Operativo Técnico se encargan de generar los listados finales y en CSL el Responsable de Información y Responsable Técnico. Nota 3: En el caso de CSL, para determinar la muestra de aspirantes que darán respuesta a la Encuesta de Satisfacción, se utiliza la Tabla K para la elección de muestras. 8.1 Clasifica a los sustentantes según su estatus de selección y se alimenta esta información en el SIPS. 8.2 Ajusta en el SIPS a la escuela/programa con cupo disponible. 8.3 Da acceso en el SIPS a los sustentantes no seleccionados potenciales a elegir una escuela/programa con cupo disponible. Nota 1. En CSL esta tarea la realiza el Responsable de Seguimiento del Registro, con base en lo establecido en el Manual para la Administración del Sistema de Información del Proceso de Selección (SIPS) (M-DGDA-CSL-02). Nota 2. No aplica para CSEMS. 9.1 El aspirante elige programa/ escuela con cupo disponible en el SIPS con base en lo establecido en la Convocatoria y genera su Comprobante de registro a programas afines con cupo disponible o el Comprobante de registro a programas originalmente seleccionados con cupo disponible según la etapa de la Convocatoria que corresponda. Nota 1. Para CSEMS, el sustentante no seleccionado, elige escuela y para CSL, elige programa. Nota 2. En caso de que se presente alguna situación particular de algún aspirante, la o el CADE le brindan apoyo. F-DGDA-CSEMS/CSL-05 F-DGDA-CSL-20 F-DGDA-CSL-21 F-DGDA-CSL-23 F-DGDA-CSL-40 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) Nombre del documento Lugar de almacenamiento I-DGDA-CSL-02 Instructivo para el registro de aspirantes Sitio Web y Plataforma de Sharepoint
Página: 6 de 9 L-DGDA-CSL-03 Lineamientos de contratación y funciones del personal M-DGDA-CSEMS/CSL-01 Manual para brindar atención a usuarios del CADE Plataforma de Sharepoint M-DGDA- CSEMS-06 Manual para el registro de los aspirantes en el SIPS Bachillerato M-DGDA-CSEMS-07 Manual para la Administración del Sistema de Información del Proceso de Selección (SIPS) M-DGDA-CSL-02 Manual para la Administración del Sistema de Información para el Proceso de Selección Plataforma de Sharepoint M-DGDA-CSL-03 Manual del Sistema para uso del personal del CADE Plataforma de Sharepoint Manual del SAU Plataforma de Sharepoint de la CATI Tabla K para la selección de muestras, Krejcie, Robert y Morgan Daryle, Determining simple Carpeta del Responsable Operativo size for research activities Educational and Psychological measurement. Formato para la Información Personal de los Sustentantes Reporte de la validación de las Bases de Datos Diccionario de Datos del Exani 7.- CONTROL DE REGISTROS Identificación (código) F-DGDA-CSEMS/CSL-02 Nombre del registro Convocatoria Oficial Formato para la verificación del SIPS Lugar de almacenamiento Plataforma de Sharepoint Plataforma de Sharepoint Responsable de su protección Responsable de Logística Responsable operativo Responsable de logística Responsable del seguimiento del registro Tiempo de retención Disposición de los registros 1 año Medios magnéticos 1 año Medios magnéticos F-DGDA-CSEMS/CSL-03 Ficha de Datos del Aspirante Al concluir el Supervisor del CADE Plataforma de Sharepoint servicio Se destruye F-DGDA-CSEMS/CSL-04 Pase de Ingreso al Examen En posesión del aspirante Aspirante Al concluir la aplicación Se destruye F-DGDA-CSEMS/CSL-05 Lista de Asistencia de Responsable de Logística Al concluir el Sustentantes Plataforma de Sharepoint Responsable operativo proceso Se destruyen F-DGDA-CSEMS-35 Base de Datos Final Responsable de logística 1 año Medios magnéticos F-DGDA-CSEMS -51 Evaluación del sitio y SIPS Responsable de logística 1 año Medios magnéticos F-DGDA-CSL-08 Base de Datos para SICEI Responsable de Información 1 año Medios magnéticos F-DGDA-CSL-20 Lista de Aspirantes Al concluir la Responsable de Información Se destruyen Plataforma de Sharepoint aplicación Responsable de Información Al concluir el F-DGDA-CSL-21 Encuesta de Satisfacción Plataforma de Sharepoint Se destruye y Responsable Operativo proceso
Página: 7 de 9 F-DGDA-CSL-26 Base de Datos del Registro Responsable de Información y Responsable de Seguimiento del Registro 2 años Medios magnéticos 8.- ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Convocatoria; Equipo de cómputo y consumibles. Espacios de administración de pruebas Formato para la Información Personal de los Sustentantes Diccionario de datos de la IEE Información personal de los aspirantes Secretaría General CSEMS CSL DES IEE Listas de los aspirantes registrados y Lista de asistencia (bachillerato) Lista de aspirantes y Lista de asistencia de sustentantes (licenciatura); Base de datos final (Bachillerato) Base de Datos del Registro (Licenciatura); Base de Datos para el SICEI. Pase de Ingreso al Examen Aspirantes a ingresar a la UADY; Instancia Evaluadora Externa Secretaría General Contar con información suficiente y completa de los aspirantes para que ésta pueda ser utilizada como insumo en etapas posteriores del Proceso de Selección
Página: 8 de 9 9.- GLOSARIO 9.1.- SIGLAS CADE. Centro de Atención de Dudas y Encuesta CATI. Coordinación Administrativa de Tecnologías de Información. CSEMS. Coordinación del Sistema de Educación Media Superior CSL. Coordinación del Sistema de Licenciatura. Dependencia encargada del Proceso. DGDA. Dirección General de Desarrollo Académico. DGF. Dirección General de Finanzas. IATII. Instancia de Administración de Tecmologías de Información Institucional IEE. Instancia Evaluadora Externa IPE. Instancia Programadora Externa SAU. Sistema de Atención a Usuarios SAUPS. Sistema SIPS. Sistema de Información para el Proceso de Selección SIM. Sistema de Multipagos. SICEI. Sistema Integral de Control Escolar Institucional de UADY de Atención a Usuarios del Proceso de Selección. SRAP. Sistema para el reclutamiento de admiistradores de prueba. 9.2 DEFINICIONES Aspirante. Es aquella persona que se encuentra en alguna de los diferentes status del registro en línea. Aspirante registrado. Es aquella persona que se registra en línea y efectúa, dentro del plazo establecido para tal fin, el pago correspondiente al derecho de participar en el Proceso de Selección de Aspirantes a Licenciatura. Se le considera aspirante registrado hasta antes de administrársele las pruebas del proceso de selección. Dependencia Encargada del Proceso: Se encuentra conformada por: - CSEMS: Responsable Institucional, Responsable Operativo, Responsable de Logística, Operativo Técnico, Responsable de Diseño de Imagen, Área Contable - CSL: Responsable Institucional, Coordinador de la Dependencia, Responsable Operativo, Responsable Técnico, Responsable de Seguimiento del Registro, Responsable de Selección de Personal, Responsable de Información, Responsable del área contable, Secretaria, Supervisor del CADE, Cadete, Equipo de Logística, Equipo de Logística: Grupo de soporte integrado por personal de la y que realiza tareas de planeación, operación y evaluación. Pase de Ingreso al Examen. Documento que se genera a través del SIPS y que contiene información propia del aspirante registrado. Este documento debe exhibirse para poder ingresar al salón donde se adminitrará el examen del Proceso de Selección de Aspirantes. Sustentante. Es aquella persona a la que ya se le han administrado las pruebas del proceso de selección. Sustentante seleccionado. Es aquella persona que habiendo sustentado las pruebas del proceso de selección, es seleccionado para primer ingreso al programa que solicitó. Sustentante no seleccionado. Es aquella persona que habiendo sustentado las pruebas del proceso de selección, NO es seleccionado para primer ingreso al programa que solicitó.
Página: 9 de 9 10.- CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Lic. en Psic. Carolina Castillo Gallegos Responsable de logística CSEMS Mtra. Verónica Cortés Navarrete Coordinadora de Educación Media Superior Mtra. Brenda Gómez Ortegón Responsable Operativo CSL M. en C. Carlos Estrada Pinto Coordinador del Sistema de Licenciatura Dr. José de Jesús Williams Director General de Desarrollo Académico Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán.