Curso Avanzado con Microsoft Project 2013 Sesión 5

Curso Avanzado con Microsoft Project 2013 Sesión 5

Módulo 1: Seguimiento del Progreso

Objetivos de aprendizaje del módulo 1 Trabajando con líneas bases Módulo: 1 Seguimiento del Progreso 6 Actuaciones frente a las desviaciones 2 Actualizando la duración de las tareas 3 Actualizando el trabajo 4 Actualizando el costo 5 Análisis de la variación

M1 L1: Trabajando con líneas bases Fórmulas utilizadas para calcular porcentajes. Percent (%) Complete = Actual Duration / (Actual + Remaining Duration) 100 Percent (%) Work Complete = Actual Work / (Actual + Remaining Work) 100

M1 L1: Trabajando con líneas bases Consideraciones asociadas a la estrategia de actualización. Ocurrir regularmente y de forma consistente. Dar suficiente nivel de detalle y estar ajustada a los datos disponibles. Ser soportada por todos los miembros del proyecto, fácilmente comprensible y de obligado cumplimiento. Usar campos de datos independientes para evitar conflictos en los cálculos. Tener en cuenta la necesidad de recalcular el trabajo restante. Estar basada en un método consistente, independientemente del nivel de detalle seleccionado.

M1 L1: Trabajando con líneas bases Cómo se actualiza la programación. 1 2 3 4 5 Planificar el trabajo y guardar la línea base. Realizar el trabajo y recopilar datos actuales de nivel de realización: a. Sobre el nivel de realización de las tareas. b. Sobre el nivel de trabajo realizado. c. Sobre el nivel de costos incurridos. Registrar los datos actuales de realización en MS Project. Actualizar las previsiones sobre el trabajo restante. Repetir los pasos anteriores con todas las tareas.

M1 L1: Trabajando con líneas bases Qué es una línea base y cómo se usa? Línea base: Se trata del plan originalmente aprobado antes de la ejecucíón del proyecto. Líneas bases: Planificación inicial del proyecto, incluyendo: Recursos. Costos. Tiempo. Sirve para comparar el desempeño actual del proyecto con respecto al inicialmente planificado. Podemos guardar en Project hasta 11 líneas base.

M1 L1: Trabajando con líneas bases Qué es una línea base y cómo se usa? (Cont) Campos guardados en la líneas base: Duración al campo Duración de línea base. Comienzo al campo Comienzo de línea de base. Fin en el campo Fin de línea base. Trabajo en el campo Trabajo previsto. Costo en el campo Costo de línea base. Trabajo presupuestado en Trabajo presupuestado de línea base. Costo presupuestado en Costo presupuestado previsto. Comienzo de la entrega en Comienzo de la entrega previsto. Costo fijo en Costo fijo previsto. Acumulación de costos fijos en acumulación de costos fijos previstos. Duración para tarea manual en Duración del línea base estimada. Comienzo para tarea manual en Comienzo de línea base estimado. Fin para tarea manual en Fin de línea base estimado.

M1 L1: Trabajando con líneas bases Qué es un plan interino? Un plan temporal que todavía no ha sido aprobado. Es útil en el análisis de alternativas. Un plan provisional guarda una instantánea de las fechas de inicio y finalización de todas sus tareas, Puedes agregar estos campos de inicio y fin como barras de Gantt en su Gráfico de Gantt para ver los efectos de posibles cambios.

M1 Demo 1: Trabajando con líneas bases Veremos cómo guardar una línea base Sistema integrado de control de cambios y plan de gestión de cambios. Se pueden usar múltiples líneas bases. Se pueden usar líneas bases parciales. Es posible que notes que los campos de la tabla Línea Base son editables. Sin embargo, incluso aunque Microsoft Project permite editar estos campos, eso no significa que debas hacerlo.

M1 Demo 2: Trabajando con líneas bases Veremos cómo actualizar una línea base Las líneas base pueden cambiarse siempre que se aprueben dichos cambios. La modificación de una línea base sobrescribe los valores iniciales. Planificación progresiva = fijar una línea base parcial del proyecto.

M1 Práctica 1:Trabajando con líneas bases En esta práctica: Mostrarás la información de las líneas bases. Guardar cambios a la línea bases para ciertas tareas seleccionadas. Ver Documento de Prácticas. Módulo 1, Práctica 1.

M1 L2: Actualizando la duración de las tareas 1 2 3 4 5 Planificar el trabajo usando duraciones estimadas y grabar la línea base. Ejecutar el trabajo y recopilar datos actuales de duración de las tareas así como: a. Fecha actual de comienzo y finalización (en su caso). b. Actualizar la estimación de la duración restante. Actualizar los datos anteriores de duración en Project. Revisar la proyección sobre la duración restante. Repetir los pasos anteriores para todas las tareas.

M1 L2: Actualizando la duración de las tareas Directrices para recopilar las actualizaciones de las duraciones de las tareas. No mezclar distintos tipos de datos. Transmitir la importancia de un reporte a tiempo y coherente. Uso de hojas de tiempo, si son necesarias. Asegurarse que todo el equipo: Entiende la metodología seleccionada para el proyecto. Sigue la misma metodología de forma consistente.

M1 Demo 3: Actualizando la duración de las tareas Veremos cómo configurar las opciones para actualizar los valores de las duraciones de las tareas.

M1 Demo 4: Actualizando la duración de las tareas Veremos cómo establecer la fecha de progreso (estado) del proyecto.

M1 Demo 5: Actualizando la duración de las tareas Veremos cómo actualizar la duración de una tarea: 1 2 3 4 5 Partir de una estimación inicial y guardar una línea base. Ejecutar el trabajo de la tarea. Recopilar la duración actual. Estimar la duración restante. Repetir con el resto de las tareas.

M1 Demo 6: Actualizando la duración de las tareas Veremos cómo: Verificar que el trabajo finalizado se encuentra reflejado en el cronograma en el pasado. Verificar que todo el trabajo que se encuentra incompleto está programado en el futuro (a partir de la fecha de reporte).

M1 L3: Actualizar el trabajo. El proceso de actualizar el trabajo 1 2 3 4 5 Planifica el trabajo y graba una línea base. Ejecuta el trabajo y recopila los datos asociados al nivel de ejecución del mismo. En concreto: a. El trabajo realizado y el restante de las tareas. b. Recopila datos actuales sobre el nivel de disponibilidad de los recursos y el esfuerzo total realizado. Introduce los datos relativos al trabajo realizado en Project. Revisa las estimaciones del trabajo restante. Repite los pasos anteriores con todas las tareas.

M1 L3: Actualizando el trabajo de las tareas Directrices para recopilar las actualizaciones del trabajo de las tareas No mezclar distintos tipos de datos. Transmitir la importancia de un reporte a tiempo y coherente. Uso de hojas de tiempo, si son necesarias. Asegurarse que todo el equipo: Entiende la metodología seleccionada para el proyecto. Sigue la misma metodología de forma consistente.

M1 Demo 7: Actualizando el trabajo de las tareas Veremos cómo: Configurar la vista para realizar las actualizaciones a los valores del trabajo asociado a las tareas. Actualizar el trabajo realizado en las tareas.

M1 Demo 8: Actualizando el trabajo de las tareas Veremos cómo: Verificar que el trabajo finalizado se encuentra reflejado en el cronograma en el pasado. Verificar que todo el trabajo que se encuentra incompleto está programado en el futuro (a partir de la fecha de reporte).

M1 Demo 9: Actualizando el trabajo de las tareas Veremos cómo: Configurar la vista para realizar las actualizaciones a las asignaciones de trabajo de los recursos de las tareas. Actualizar el trabajo real de los recursos asignados a las tareas.

M1 Demo 10: Actualizando el trabajo de las tareas Veremos cómo: Verificar que el trabajo real realizado por los recursos se encuentra reflejado en el cronograma en el pasado. Verificar que todo el trabajo que se encuentra incompleto está programado en el futuro (a partir de la fecha de reporte).

M1 Práctica 2:Actualizando el trabajo de las tareas En esta práctica: Utilizarás una vista para mostrar el trabajo programado. Actualizarás el trabajo realizado. Ver Documento de Prácticas. Módulo 1, Práctica 2.

M1 L4: Actualizando los costos 1 2 3 4 5 Planificar los costos de las actividades y guardar una línea base. Llevar a cabo el trabajo y recopilar datos relativos a costos incurridos. Como, por ejemplo: a. Materiales, personas asignadas y otros recursos tangibles que han sido usados y puedan seguir siendo usados. b. Gastos de viajes, permisos y otros recursos intangibles. Registrar los gastos realizados en Project. Revisar las estimaciones de los costos restantes. Repetir los pasos anteriores para todas las actividades.

M1 Demo 11: Actualizando los costos Veremos cómo: Actualizar las tareas con sus costos actuales. Actualizar los recursos de costo y material con sus costos actuales. Costo actual vs Opciones de cálculo Horas vs Materiales vs Costos

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Variación vs Valor Ganado Son dos métodos distintos de monitorización de un proyecto. MS Project nos proporciona los dos métodos de forma automática. Se establece en el Plan de Dirección de Proyectos la metodología a utilizar.

M1 Demo 12: Análisis de la desviación (varianza) Veremos cómo: Analizar las variaciones en trabajo, coste y tiempo.

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Qué es el valor ganado? El valor ganado es el valor económico del producto/trabajo producido. El análisis del valor ganado Tiene en cuenta los costos presupuestados, los costos actuales y el valor del trabajo realizado. Nos indica el estado del proyecto conforme a su cronograma. Nos indica el estado del proyecto conforme a su presupuesto (budget).

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Qué es el valor ganado? Ejemplo: Proyecto construcción inmobiliaria Costo de construcción de cada casa: 200.000. Presupuesto del proyecto: 1.600.000. Tiempo de construcción de cada casa: 1 mes. Tiempo total del proyecto: 8 meses.

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Qué es el valor ganado? Ejemplo: Después de 2 meses: 2 casas han sido construídas. Costo real del trabajo realizado: 400.000 (CRTR). Valor planeado (VP): 400.000. Valor acumulado/ganado (VA): 400.000.

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Qué es el valor ganado? Ejemplo: Después de 2 meses: Variación de Programación (VP). VP=Valor Acumulado (VA)-Valor Planeado (VP). VP=400.000-400.000=0. Variación de Costo (VC) VC=Valor Acumulado (VA)-Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR). VC=400.000-400.000 =0.

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Qué es el valor ganado? Ejemplo: Después de 3 meses: 2 casas han sido construídas. Costo real del trabajo realizado: 500.000 (CRTR). Valor planeado (VP): 600.000. Valor acumulado/ganado (VA): 400.000.

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Qué es el valor ganado? Ejemplo: Después de 3 meses: Variación de Programación (VP). VP=Valor Acumulado (VA)-Valor Planeado (VP). VP=400.000-600.000 = -200.000. Variación de Costo (VC). VC=Valor Acumulado (VA)-Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR). VC=400.000-500.000 = -100.000.

M1 Demo 13: Análisis de la desviación (varianza) Veremos cómo: Mostrar la información del valor acumulado para tareas y asignaciones. Mostrar la información del valor acumulado para los recursos.

M1 L5: Análisis de la desviación (varianza) Proceso de control del plan Confirmar la validez y grado de fiabilidad de los datos de seguimiento. Confirmación de los objetivos planificados. Acuerdo previo sobre la métrica y nivel de tolerancia a desviaciones. Analizar los datos de seguimiento frente a lo planificado. Análisis de la variación y la tendencia: Favorable vs No Favorable. Diseñar medidas correctoras o preventivas.

M1 Práctica 3:Análisis de la desviación (varianza) En esta práctica: Mostraremos la información del valor acumulado, tanto para las tareas como para las asignaciones. Mostraremos la información del valor acumulado para los recursos. Usaremos filtros para encontrar las desviaciones. Ver Documento de Prácticas del Módulo 1. Práctica 3.

M1 L6:Actuaciones frente a las desviaciones Qué se entiende por la optimización del cronograma del proyecto? Un cronograma optimizado responde a todos los objetivos del proyecto. Optimizar por: Tiempo Costo Alcance Puede significar: Acortar el cronograma. Programar tareas con solapamiento. Reconciliar el cronograma con los límites temporales de financiación del proyecto. Ajustar el presupuesto global. Ajustarse a las capacidades de los recursos. Ajustar el nivel de asignación.

M1 L6:Actuaciones frente a las desviaciones Indicaciones para reducir o eliminar las desviaciones de costo: Comprender la causa que motiva la desviación en costo de lo planificado. Asegurarse que el nivel de detalle de la actualización sea el de asignación. Las técnicas que se pueden usar incluyen: El uso de recursos alternativos de menor coste. Prevenir, en la medida de lo posible, el uso de horas extras. Acortar la duración del proyecto,si con ello se reducen costes. Disminuir el alcance del proyecto. Modificar las estimaciones realizadas en la línea base (Replanificar).

M1 L6:Actuaciones frente a las desviaciones Indicaciones para reducir o eliminar las desviaciones en duración. Comprender la causa que motiva la desviación en duración. Asegurarsequeelniveldeactualizacióndeladuraciónserealiceenel nivel más detallado y que esté acorde con el nivel definido en la línea base.

M1 L6:Actuaciones frente a las desviaciones Indicaciones para reducir o eliminar las desviaciones en duración (Cont). Las técnicas que pueden usarse incluyen: Cambiar las dependencias secuenciales de las tareas por otras con solapamiento (Fast tracking). Modificar las restricciones temporales de las tareas. Dividir tareas más largas en otras de menor duración. Acortar o eliminar retrasos entre tareas. Modificar las estimaciones incluídas en la línea base (modificar línea base). Dividir tareas cercanas a otras con retriscciones del tipo Debe comenzar en. Reducir el alcance. Añadir recursos a tareas condicionadas por el esfuerzo (Crashing). Añadir horas extras.

M1 Demo 14: Actuaciones frente a las desviaciones Veremos cómo: Usar el inspector de tareas. Proponer acciones correctoras o preventivas.

M1 Preguntas y Lecciones Aprendidas Preguntas? Qué ideas y conceptos de este módulo tienen mayor valor para ti? Cómo pueden implementarse en tu organización estas ideas y conceptos?