MINITUTORIAL SOBRE EL PROGRAMA GESFINCAS El objeto de este tutorial es enseñar como funciona el programa GESFINCAS en el ámbito de Administraciones de Fincas. Lógicamente sólo trata de unas cosas básicas. Al principio voy a explicar como se da de alta comunidades y los propietarios de las mismas. Después creo las cuentas para la contabilidad y un presupuesto. Judith Maga
ALTA DE UNA COMUNIDAD Para empezar con el programa abrimos el módulo HORIZONTAL. Vamos a COMUNIDADES en el menú y elegimos MANTENIMIENTO DE COMUNIDADES. Tocamos la pequeña carpeta abajo para agregar una nueva comunidad. En DATOS GENERALES podemos introducir los datos básicos de la comunidad como dirección, inicio del ejercicio económico y las cuentas bancarias. Muy útil es la ficha ampliada. Allí se pueden introducir más datos de interés como el nombre del Presidente y su piso, las diversas empresas de mantenimiento, el seguro etc. Para cambiar la descripción de las líneas hay que ir al icono LISTADO DE FICHA AMPLIADA. Allí se pueden introducir otras líneas según necesidad. Muchas veces los clientes preguntan al teléfono estos datos y si se encuentran en esta ficha se puede evitar la búsqueda innecesaria en las carpetas de la comunidad.
Nunca olvidar guardar los cambios realizados después dando al pequeño icono de un diskette abajo. Después de haber introducido los datos de todas las comunidades, estas aparecerán en COMUNIDADES, ACCESO DIRECTO con su código, nombre, número CIF etc.
Cuando se busca una Comunidad se va a la pequeña ventana marcada con una flecha verde y se introduce el código. Si no se sabe, en la ventana al lado izquierdo se puede elegir la opción LOCALIZAR POR NOMBRE. Si entonces introduzco el nombre, me buscará la comunidad deseada. Es recomendable crear también una tabla de idiomas si se trata de comunidades con propietarios extranjeros. Para esto hay que volver a COMUNIDADES, CONCEPTOS DE RECIBOS. Allí puedo introducir los idiomas que quiero.
ALTA DE PROPIETARIOS Tenemos creadas las fichas de las comunidades, ahora hay que introducir todos los propietarios que las habitan. Para hacer esto voy a PROPIETARIOS en el menú de arriba y elijo DATOS GENERALES. Voy al icono de la pequeña carpeta de abajo (AGREGAR) y elijo en el campo marcado con la flecha roja la comunidad. El programa automáticamente empieza con el código 1 de los propietarios si no está puesto todavía ninguno. Introduzco los datos en los campos, por ejemplo la denominación del piso o de la casa, el nombre, número teléfono y el coeficiente. En el campo marcado con la flecha verde puede elegir entre NORMAL, PRESIDENTE, VICEPRESIDENTE etc. En caso de mandar correspondencia por el mismo programa puede ser interesante. En el campo marcado con una flecha azul se puede introducir el idioma del propietario. Como ya hemos metido los idiomas anteriormente, si toco ahora la pequeña flechita negra me aparece la tabla y sólo tengo que elegir el idioma que quiero. Si el propietario quiere domiciliar el pago de sus cuotas, en los campos marcado con una flecha morada puedo introducir sus datos bancarios. Y, si el no vive habitualmente en el piso se puede introducir una segunda dirección de correspondencia. Nunca olvidar guardar los cambios realizados. Estos son los datos básicos de un propietario, sin embargo quedan muchas opciones más. Hay un BLOC DE NOTAS donde puede indicar cualquier
cambio por venta, también se puede indicar en PAGADORES si otra persona paga los recibos y quien es. El programa, por defecto, ya asigna una clave de acceso a Internet. El programa GESFINCAS ofrece accesorio para exponer en el Internet todos los datos relativos a la Comunidad, sean cierres, actas, convocatorias y estados de cuentas de propietarios. Con la clave el propietario puede acceder a todos sus datos. Ya tenemos creadas las comunidades y las fichas de propietarios. Ahora veremos como se empieza con la contabilidad. CREAR CUENTAS PARA LA CONTABILIDAD Para crear un Plan de Cuentas para una comunidad tengo que ir al módulo de CONTABILIDAD y selecciono la comunidad que necesito. Voy a CUENTAS y elijo COPIAR CUENTAS DE OTRO PLAN. Primero elijo que tipo de cuentas quiero obtener, elijo las del PLAN GENERAL. Abajo introduzco la comunidad y selecciono TODAS LAS CUENTAS. Acepto y ya tengo las cuentas creadas.
En esta pantalla se ve muy bien las cuentas de los propietarios. Falta ahora personalizar las cuentas y asignarlas a unos grupos. Con el cursor bajo a las cuentas de los gastos y abro una por una con el icono de MODIFICAR. Allí se puede asignar un grupo a las cuentas.
En nuestro caso indico 1 que significa que todos los propietarios participan en este gasto. También se podría introducir el nombre de la empresa o suministradora. Nunca olvidar aceptar. Ahora bien, qué son los grupos? Vamos al módulo HORIZONTAL y en SALDOS Y CUENTAS creamos los grupos de propietarios. Elegimos la opción GRUPOS DE REPARTO Y COEFICIENTES. Buscamos la comunidad que deseamos y vamos a GRUPOS. El grupo uno recoge todas las propiedades, es decir los gastos que pertenecen al grupo uno están pagados por todos los propietarios. Introduzco GASTOS GENERALES DE TODOS y le indico las formas de reparto que me facilitan los estatutos. En mi caso, los gastos están repartidos según el coeficiente. Toco la pequeña flecha negra y elijo SUMA COEFICIENTE.
Tenemos entonces todo preparado para empezar con la gestión y la contabilidad. Ahora vamos a crear un presupuesto. Para hacerlo volvemos al módulo de HORIZONTAL. Vamos a PRESUPUESTOS y elegimos ELABORACION Y MANTENIMIENTO DEL PRESUPUESTO. Indicamos la comunidad que deseamos y aparecen las cuentas creadas. En la columna PRESUPUESTO se pueden introducir las cantidades que se prevén para el ejercicio. Guardar (ver flecha verde).
Para comprobar los conceptos y cantidades puedo sacar el presupuesto por pantalla o impresora. Voy a PRESUPUESTOS y elijo IMPRESION DEL PRESUPUESTO. Indico la comunidad que deseo y PRESUPUESTO PROPUESTO. Acepto. El único que falta todavía es el reparto de los gastos presupuestados entre los propietarios para poder comunicar la cuota a pagar, en nuestro caso mensualmente.
Vamos a PRESUPUESTOS y CALCULO DEL REPARTO. Indicamos la comunidad y la cantidad de pagos (12). Aceptamos.
En PRESUPUESTOS y VISUALIZACION DEL REPARTO podemos ver el reparto. Pues, aquí termina mi exposición. Ahora haría falta facturar las cuotas mensuales para que aparezcan en las cuentas de los propietarios y otras cosas más. Creo que el programa de GESFINCAS es bastante útil, pero tiene muchas cosas que una oficina normal y corriente nunca utilizará. Una versión delgada sería totalmente suficiente. Espero que se entienda mis explicaciones, si hay problemas, por la mañana estoy en mi oficina y me podéis llamar. Mi número de teléfono es... Un saludo Judith