SISTEMA DE VENTAS-FACTURACON Y ALMACEN-CONTROL DE INVENTARIO VISUALFACT MANUAL DE USO PRÁCTICO Y AMIGABLE

Transcripción

1 SISTEMA DE VENTAS-FACTURACON Y ALMACEN-CONTROL DE INVENTARIO 1 VISUALFACT MANUAL DE USO PRÁCTICO Y AMIGABLE El presente es un material de aprendizaje, usado para capacitación de clientes y alumnos.

2 2 El software Integrado de Ventas y Almacén VISUALFACT le permite controlar todo el proceso ventas-facturación y almacén-control del inventario, de una manera práctica y amigable. 1.- CREACION DE EMPRESAS 1. Ir al menú utilitarios / mantenimiento de empresas 2. Damos clic en el icono Nuevo para ingresar a la pantalla donde llenaremos los datos de la empresa. En este caso se creará una base de datos de nombre cyber (el nombre lo toma del Código), en Ruta Reportes tenemos que digitar o copiar la ruta de ubicación de los reportes, después se puede modificar

3 3 Estos datos son necesarios para identificar a la empresa y su información Por ser el sistema multiempresa, nos pide la ubicación del directorio Cry para poder personalizar el formato de los reportes, como la factura, boleta de venta, guía de remisión, etc. 3.- Ahora que ya esta creada la empresa, salimos y entramos al sistema, dando doble clic en el icono que se encuentra en el escritorio, visualfact 1. Luego nos aparecerá la siguiente pantalla, donde seleccionamos la empresa y el mes que queremos trabajar, seguidamente digitamos el usuario root y contraseña 123 (ud. Lo puede modificar) 2. Después vemos la pantalla principal; la barra superior del menú nos indica los diferentes módulos que tiene el sistema (Mantenimiento, Administrador, Control de Inventario, Ventas-Facturación, Compras, Ctas.x Pagar, Tesorería, Reportes) Creación de Artículos Los artículos tienen que ser agrupados en Familia SubFamilia Descripción es necesario crear primero la familia después la subfamilia y finalmente el artículo, una familia contiene a varias subfamilias y una subfamilia contiene a varios artículos. Ejm: Familia Subfamilia Descripción Artículo TELEVISOR PANASONIC Televisión panasonic plasma tc-p42x1l Televisión panasonic lcd tc-l26x1l SAMSUNG Television samsung slim cl-21b501hlmx 1.- Para crear Familias.- Dar clic a la barra de menú mantenimiento / artículos / familia, tal como esta en la siguiente imagen:

4 4 Luego entramos a una ventana como la de abajo, aquí le damos clic en nuevo para llenar los nombres de las familias: Después de dar clic en nuevo nos aparece una ventana como la vemos al costado, ahí digitamos el nombre de la Familia, finalmente damos clic en Grabar. Luego de grabar las familias es necesario crear sub-familias

5 5 2.- Subfamilias, la creación es similar a las familias, con la singularidad que al crearla, tiene que elegir primero la familia a la cual va pertenecer la subfamilia, ver imagen inferior como modelo. Cuando creemos el artículo, el código se formará precedido del código manual (digitar manualmente), para comprobar tenemos que crear el artículo cuya familia sea Televisor y subfamilia Panasonic, ahí observe que el código se crea precedido de la palabra TELPAN 3.- Artículos.- Para crear los artículos, quiere decir que ya tenemos creadas nuestras familias y subfamilias. 1. Ahora damos clic en Artículo y presentación, para ello vamos a la barra de menú Mantenimiento / Artículo.

6 6 2. Luego nos aparece el listado de artículos donde damos clic en el icono nuevo y nos aparece la imagen del punto 3 3. Después elegimos la familia, Subfamilia y en la opción Artículo Vta. digitamos el nombre del producto que queremos que salga impreso en nuestra factura, boleta o guía de remisión en el proceso de venta 4. Ahora grabamos y veremos que en la parte inferior de esta ventana cambia, eso quiere decir que podemos digitar los precios. Ingreso de precios (aparece automático después de crear el nombre del artículo)

7 7 Una vez ingresado los precios presionamos la tecla F7 o damos clic a la opción Grabar 5. Si queremos seguir ingresando mas artículos damos clic en cancelar después en nuevo 6. Al darle clic en cancelar nos mostrará la cantidad de artículos ingresado 7. Ahora ya podemos ingresar el stock a los almacenes, para eso damos clic en la barra de menú: Control de Inventario / Ingresos Almacén, seguidamente nos aparecerá la siguiente pantalla:

8 8 Luego damos clic en nuevo y nos aparece: Digitar la cantidad y presionar enter Doble clic o enter para que aparezca el listado de los artículos ó digitar directamente el artículo 8. Después de ingresar los stock, podremos realizar las ventas

9 El cierre de almacén traslada el stock al mes siguiente como saldo inicial Vamos a la barra de menú superior y damos clic en Cierre de almacén 9 Luego nos aparece la ventana de cierre donde tenemos que dar clic en Aceptar para cerrar el mes actual, en este caso Abril. Para realizar transferencias de un almacén a una tienda Dar clic a Menú Control De Inventarios/Transferencias, y aparece la sgte ventana

10 Ventas-Facturación 10 Podemos hacer ventas directamente con factura o boleta sin necesidad previa de hacer cotización o guía de remisión. Dar clic a la barra de menú superior y ahí damos clic en Ventas (facturación) / Factura y Boleta Directa. Doble clic o enter para ver el listado de los artículos ó digitar directamente el artículo Digitar la cantidad y presionar enter Clic en la flechita para desplegar los documentos Para cambiar el correlativo del Nº de la factura

11 Nos vamos al menú Administrador / Documentos Venta (ver imagen) 11 Seguidamente nos aparecerá el listado de todos los documentos, ahí buscamos el Documento Factura, luego clic en modificar o doble clic sobre el Documento Factura- Doble clic o clic en el icono Modificar En esta pantalla modificamos el Número Secuencial, sobre escribir cualquier número sobre 17 para ver y luego clic en Grabar para actualizar el correlativo. Aquí sobre escribimos el número que queremos que salga en la Facturación

12 12 Para iniciar nuestras operaciones de venta con Guía de Remisión, nos vamos a la barra de menú superior y ahí hacemos clic en Guía de Remisión (Directa), 1.- Guía de Remisión Directa, ahí digitamos los datos y clic en grabar 2.- Ventas (Facturación) Luego damos clic en la barra de menú superior, donde dice Ventas (Facturación) / Factura y Boleta Directa para jalar la guía de remisión anteriormente creada, para eso damos clic en el icono que dice Guías Aprobados Dar clic para que aparezca el listado de guías pendientes de facturar

13 Clic en el menú Tesorería / Ingreso por Cobro a Clientes aquí vamos a realizar las cobranzas previamente provisionadas en Ventas, dar clic en nuevo y digitar las opciones para el cobro Canje con Letras.- Sale el saldo por cobrar neto de cobranza (tesorería), en el caso que tuviera un cobro inicial.

14 Nota de Crédito 14 Para entrar al módulo, dar clic en el menú Ventas [Facturación] / Nota de Crédito Luego en la pantalla que aparece dar clic en nuevo Después nos aparece la ventana que vemos abajo, ahí digitamos todos los datos que nos piden. Dar clic a la flechita y seleccionar la opción si, cuando hay devolución de mercadería Después digitar la factura a la cual se le va aplicar la Nota de Crédito

15 15 Finalmente veremos en el Registro de Ventas, que la nota de crédito netea a las facturas, tal como lo pide el ente tributario. Para ver las ventas del día por vendedor y condición de pago, damos clic en el menú Reportes / Ventas / Punto de Venta / Ventas por Condi.Pago y Vendedor

16 Reportes 16 Para visualizar el stock de los artículos, damos clic en el menú Reportes / Consultas / Almacén / Consulta de Saldos En esta ventana en la columna de Saldo vemos la cantidad que tenemos en almacén (los que están en positivo) y los que están con stock negativo (salio mercadería sin tener ingreso por sistema) Es una consulta resumida de todos nuestros productos que tuvieron movimientos por almacenes. Elegimos el almacén para ver su stock

17 Kardex 17 Dar clic en Reportes / Inventarios / Reporte de Kardex (Utiliza el método promedio) Aparece esta ventana donde tenemos varios criterios de impresión, luego dar clic en Imprimir para ver una vista previa. Seguidamente vemos la vista previa del kardex, Ingreso ó Salida, muestra el stock detalladamente, movimiento por movimiento, identificando la fecha y documento que generó el ingreso o salida.

18 Creación de Usuarios 18 Para crear un usuario dar clic en el menú Utilitarios / Administrador.. / Usuarios Luego nos aparece el listado de usuario. Para crear un nuevo usuario damos clic al siguiente icono Para modificar los datos de un usuario clic en el siguiente icono Luego nos mostrara la pantalla del usuario lleno con sus datos donde tenemos que registrar los datos que nos pide y si fuera nuevo se tienen que llenar los datos según este modelo Para dar permiso hacemos clic en el menú Utilitarios / Administrador / Permisos / Asignar permiso a usuarios

19 Luego nos aparece esta ventana donde tenemos que dar clic en el binocular para elegir a que usuario le vamos a configurar sus permisos. 19 Clic en el binocular para ver la lista de usuario y seleccionar uno para configurar sus permisos En este caso hemos seleccionado al usuario ROOT y abajo aparecen todos los menús del sistema, por ejemplo para dar clic solo ventas, entonces damos clic en la opción que dice Ventas [Facturación] / mnuventas, después al lado derecho donde dice Permisos, damos clic en Acceso, Escritura y Lectura, finalmente en clic en el icono Aplicar y después Salir. Para ver los cambios es necesario salir y entrar del sistema.