Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC Dirección de Planeación
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Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC Dirección de Planeación Contenido 1. INTRODUCCIÓN 7 2. PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7 2.1 POLÍTICA DE CALIDAD 8 2.2 OBJETIVOS DE CALIDAD 8 2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD 10 2.3.1 COMITÉ DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO 11 2.3.2 COMITÉS DE EVALUACIÓN DE PROGRAMAS, PROCESOS O PROYECTOS 12 2.3.3 GRUPO DE NORMALIZACIÓN 13 2.3.4 GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO 14 2.3.5 AUDITORÍA Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS 15
1. Introducción El Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Pontificia Bolivariana Seccional Bucaramanga comprende la política, los objetivos, el proceso, las responsabilidades y normas de calidad que regulan y garantizan la calidad de los servicios que ofrece y la plena satisfacción de sus usuarios. 2. Proceso de Gestión de la Calidad El proceso de Gestión de la Calidad, para la UPB seccional Bucaramanga, en su concepción se sustenta en las directrices establecidas por la sede principal pero a la vez sin desconocer la experiencia adquirida por la Seccional en el modelo de autoevaluación institucional aplicado en los procesos de acreditación y registro calificado de sus programas académicos. 7 Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC
2.1 POLÍTICA DE CALIDAD 2.2 OBJETIVOS DE CALIDAD La Universidad Pontifica Bolivariana propende y se compromete con la búsqueda de la excelencia de los servicios que ofrece en el cumplimiento de sus responsabilidades sustantivas que hacen realidad su misión y Proyecto Institucional. La política de calidad se materializa en los procesos de acreditación, certificación de procesos, reconocimiento nacional e internacional de grupos de investigación y de producción intelectual, a través de un Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad orientado al mejoramiento continuo de los procesos y la generación de una cultura de calidad. Tiene como fin primordial alcanzar la excelencia con sentido humano mediante el desarrollo integral de todos los miembros de la comunidad Universitaria, de la optimización de los recursos y de la alta calidad y oportunidad de sus servicios, apoyada en un Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad dinámico y efectivo que logre la satisfacción plena de sus usuarios. 2.2.1. Estimular el compromiso de toda la Comunidad Universitaria con una cultura de calidad. 2.2.2. Mejorar la calidad humana del personal mediante el desarrollo de competencias que contribuyan a elevar la calidad institucional. 2.2.3. Optimizar los recursos físicos y financieros. 2.2.4. Garantizar la alta calidad y oportuna prestación de los servicios ofrecidos por la Universidad. 2.2.5. Mantener óptimos niveles de satisfacción de los grupos de interés internos y externos. 2.2.6. Revisar y ajustar de manera permanente el sistema de gestión para el mejoramiento continuo de los procesos. Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC 8
MATRIZ DE RELACIÓN: POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD PÓLITICA FACTOR OBJETIVO La UPB propende y se compromete con la búsqueda de la exccelencia de los servicios 6.2.1 Estimular el que ofrece en el cumplimiento compromiso de toda la Compromiso y Pertenencia de sus responsabilidades Comunidad Universitaria sustantivos que hacen realidad con un a cultura de calidad la Misión y el Proyecto Institucional. La política de calidad de materializa en los procesos de acreditación, certificación, reconocimiento nacional e internacional de los grupos de investigación y de la producción intelectual, a través de un Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad orientado al mejoramiento continuo de los procesos y la generación de una cultura de la calidad. La política de calidad tiene como fin primordial alcanzar la excelencia con sentido humano mediante el desarrollo integral de todos los miembros de la Comunidad Universitaria, de la optimización de los recursos y de la alta calidad y oportunidad de sus servicios, apoyado en un Sistema de Garantía de la Calidad dinámico y efectivo que logre la satisfacción plena de sus usuarios. Mejoramiento de los procesos Desarrollo Integral Optimización de Recursos Oportunidad Satisfacción de los usuarios 6.2.6 Revisar y ajustar de manera permanente el sistema de gestión para el mejoramiento continuo de los procesos. 6.2.2 Mejorar la calidad humana del personal mediante el desarrollo de competencias que constribuyan a elevar la calidad institucional 6.2.3 Optimizar los recursos físicos y financieros 6.2.4 Garantizar la alta calidad y oportuna prestación de los servicios ofrecidos por la universidad 6.2.5 Mantener óptimos niveles de satisfacción de los grupos de interés internos y externos 9 Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD En la figura 1 se muestra de manera esquemática la estructura organizacional para el desarrollo del proceso de Gestión de la Calidad. Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC 10
Figura 1. Estructura Organizacional para la Gestión de la Calidad
La estructura Organizacional está compuesta por: 2.3.1 Comité de Planeación y Desarrollo El Comité de Planeación y Desarrollo asumirá las responsabilidades del anterior Comité de Autoevaluación Institucional como el ente rector del proceso y para el efecto le corresponde: Definir políticas generales de auto-evaluación en concordancia con los principios orientadores de la Universidad. Propiciar la cultura de la Autoevaluación. Planificar de manera general, el proceso de Autoevaluación, orientar y articular las acciones de los diferentes grupos que integran el proceso. Elaborar el presupuesto anual requerido para la realización del proceso. Supervisar el proceso y vigilar el cumplimiento de las políticas y objetivos propuestos. Valorar los resultados de las evaluaciones para orientar la toma de decisiones hacia el mejoramiento Institucional. Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC 12
2.3.2 Comités de autoevaluación de programas, procesos o proyectos Para cada programa, proceso o proyecto se constituye un Comité de Autoevaluación encargado de: Definir las políticas específicas propias del programa, proceso o proyecto en concordancia con las políticas generales definidas por el Comité de Planeación y Desarrollo. Ajustar el modelo de Gestión de la Calidad a las singularidades propias del programa, proceso o proyecto. Presentar al Comité de Planeación y Desarrollo, para su aprobación, los factores a evaluar con su respectiva ponderación. Constituir grupos de trabajo por factor. Revisar y aprobar los instrumentos de autoevaluación. Establecer el cronograma para la realización del proceso de autoevaluación. Establecer y desarrollar estrategias de socialización del proceso. Consolidar los informes por Factor y elaborar el informe final para su presentación y aprobación por parte del Comité de Planeación y Desarrollo. Sugerir acciones que consideren pertinentes para el mejoramiento de los procesos de autoevaluación. El Comité estará conformado por: El responsable directo del programa, proceso o proyecto. Los Coordinadores de cada uno de los factores. Los Jefes de las Unidades Organizacionales que sirvan al programa, proceso o proyecto. Un representante de los usuarios o grupos de interés del programa, proceso o proyecto. Los Grupos de trabajo por factor: Son los encargados de desarrollar el proceso de Autoevaluación en el factor o factores que les corresponda y estará conformado por un máximo de tres personas, uno de ellos actuará como coordinador del grupo. Corresponde a los grupos de trabajo: Apropiarse o crear las características, instrumentos e indicadores del factor o factores que le corresponda evaluar. Identificar, organizar y evaluar la información documental. Interpretar y analizar los resultados de la autoevaluación. Elaborar un informe por factor del proceso de autoevaluación del programa, proceso o proyecto, siguiendo las pautas definidas por el Comité de Planeación y Desarrollo. 13 Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC
2.3.3 Grupo de Normalización Le corresponde al Grupo de Normalización: Socializar y apropiar el modelo de gestión por procesos. Articular la gestión por procesos con el sistema de gestión de la calidad. Apoyar la gestión de los líderes de cada Macroproceso y de los responsables de cada proceso. Mantener actualizada la documentación de los procedimientos, flujogramas, instructivos y relación de documentos soporte. Establecer mecanismos para el seguimiento, evaluación y mejoramiento continuo de los procesos. Definir los indicadores a aplicar para la evaluación de los procesos. Realizar los ajustes derivados del seguimiento y evaluación de los procesos. El Grupo de Normalización estará coordinado por el Director de Planeación y conformado por los profesionales adscritos a esta dependencia. Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC 14
2.3.4 Grupo de Apoyo Logístico El Grupo de Apoyo Logístico es un grupo asesor en las tareas operativas y aquellas de carácter técnico o especializado que se requieran, tales como: Definir con los grupos de trabajo por factor, los formatos e instrumentos de evaluación. Definir el tamaño estadístico de las muestras. Socializar y administrar las herramientas para el procesamiento de la información y la obtención de resultados derivados del proceso de autoevaluación. Asesorar en la correcta aplicación de los instrumentos de evaluación. Recolectar la información y elaborar las tablas estadísticas. Colaborar en el procesamiento, análisis y conclusiones derivadas de la aplicación de los instrumentos de autoevaluación. Recomendar al Comité de Planeación y Desarrollo acciones encaminadas al mejoramiento del proceso. El Grupo de Apoyo Logístico estará conformado por profesionales expertos en estadística, Diseño de Pruebas, Sistemas y en el área a evaluar. 15 Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC
2.3.5 Auditoría y mejoramiento de los procesos La Auditoría de procesos tiene como fin evaluar y valorar la efectividad (eficiencia y eficacia) de los procesos con el fin de garantizar la oportunidad y calidad de los servicios ofrecidos por la institución. La Auditoría cubre tres áreas: a. Auditoría Interna Corresponde a la Auditoría interna: Definir criterios para la auditoría de procesos. Elaborar el Plan anual de auditorías. Seleccionar para cada caso el equipo auditor. Capacitar a los equipos de auditoría. Coordinar la ejecución de las auditorías internas. Revisar, aprobar y presentar al Comité de Planeación y Desarrollo los informes y conclusiones de las auditorías realizadas. Evaluar el desempeño de los auditores. b. Quejas, reclamos y sugerencias Recepcionar y direccionar la queja, reclamo o sugerencia a la Unidad Organizacional que corresponda. Verificar la oportuna atención a lo solicitado. Registrar las respuestas dadas a la solicitud. Elaborar un informe trimestral sobre el grado de atención y solución a las solicitudes. Esta responsabilidad se le asignará a uno de los profesionales adscritos a la Dirección de Planeación. c. Mejoramiento continuo Corresponde al Comité de Planeación y Desarrollo: Recopilar y analizar los informes de las auditorías, de los pares evaluadores y del sistema de quejas, reclamos y sugerencias. Recibir y revisar las no conformidades. Definir e implementar los planes de mejoramiento. Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento. Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad SGGC 16
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