RESUMEN Reunión por videoconferencia herramientas TIC de trabajo en grupo EBC Consultores

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1 RESUMEN Reunión por videoconferencia herramientas TIC de trabajo en grupo EBC Consultores Videoconferencia con Zoom Meeting (*)http://www.zoom.us Fecha: 07/07/2013 Horario: a Asistentes: Miguel Prados (Sevilla), Arantxa Esteban(Barcelona), José Carlos Hernández (Tenerife), María Oliva (Gran Canaria), Juanan Muñoz, Francesc Picanyol (Barcelona), Uwe Schneider (Valencia), Javier Goikoetxea (Vitoria), David, Ramón Morata (Barcelona), Guillermo Cadavid (BCN) (*) Quien organiza la reunión por Zoom Meeting simplemente envía un enlace a las personas que quiere invitar. Los invitados descargan un pequeño programa Zoom y se da acceso directo a la reunión pinchando dicho enlace. Permite 45 minutos de reunión virtual gratis con 25 personas, la calidad de la imagen y del sonido son buenos. Durante esta reunión Miguel Prados utilizó la cuenta de Zoom de su Cooperativa de Ingenieros por lo que pudimos estar el tiempo necesario. Convenimos apagar nuestros micrófonos en modo MUTE para que no hubiese ruido de fondo mientras Miguel daba las explicaciones. Objetivo de la reunión: explicar las herramienta para organizar tareas y toma de decisiones. Herramienta Teambox: Dicha herramienta la están utilizando en la Cooperativa de Ingenieros después de varios intentos de organizar el trabajo en red. Miguel señala que llevan 6 meses utilizando ya teambox con una estructura determinada, que es la que nos explica, y que está funcionando muy bien. Esta herramienta es una herramienta de organización. En nuestro caso se abriría un TEAMBOX para ORGANIZAR la ECONOMÍA DEL BIEN COMÚN. de TEAMBOX se unen a la ORGANIZACIÓN EBC a un proyecto concreto, por ejemplo, PROYECTO CONSULTORES EBC, o CAMPO DE ENERGÍA DE SEVILLA; dentro de este proyecto hay varias opciones pero la que nos interesa a son LAS TAREAS TEAMBOX ECONOMÍA BIEN COMÚN > PROYECTO CONSULTORES > PROYECTO CONSULTORES > PROYECTO CE SEVILLA (por ejemplo tu CE) > ( ) Se resalta la importancia de en utilizar una foto real y el nombre real en el perfil de usuario Página 1 de 8

2 Como apunte decir que para que esta herramienta sea gratis solo se podrían tener 5 proyectos y que participaran solo 5 personas, utilizando la modalidad Legacy NGO por una cuota se permiten 100 proyectos e infinitos usuarios. Estructura recomendada para los proyectos: Miguel nos explica que solo con la estructura que a continuación expone se ha conseguido tener un funcionamiento eficiente dentro de la Cooperativa. Enumeramos aquí aquellos puntos que se explicaron en la reunión aunque el Teambox ofrece más posibilidades. PROYECTO TEAMBOX: ECONOMÍA DEL BIEN COMÚN 1.- Actividad reciente 2.- Conversaciones (Es como facebook donde caben todas las conversaciones) 3.- Tareas Bienvenida (lectura inicial) Reuniones, sus actas y consensos hasta la fecha Agora (toma de decisiones en grupo) Lanzadera (tareas urgentes, no más de 3) En curso (tareas que ya se están realizando) En estudio (tareas que aún no se han iniciado, puedes proponer las que quieras) Helpdesk Página 2 de 8

3 Explicación de tareas Bienvenida (lectura inicial): Es una introducción donde se explica en qué consiste el proyecto. Reuniones, sus actas y consensos hasta la fecha: Aquí se decide y se informa de las reuniones que se van a hacer. Se puede crear una encuesta (doodle, por ejemplo) y especificar el enlace para acceder. Para las actas se crea un google drive y lo colgamos aquí usando el botón EXPORTAR. Dentro de esta pestaña y cualquier conviene siempre poner el enlace a la conversación asociada, si es que la hay. Agora (toma de decisiones en grupo): En este apartado se pone el enlace a votaciones. Para ello se propone usar la herramienta LOOMIO loomio.org. Las votaciones en este apartado se pueden hacer con deliberación, dando pie así a la democracia participativa. Se puede cambiar de punto de vista y cambiar el voto. Existe la posibilidad de votar BLOCK, esta opción significa que no se está en absoluto de acuerdo con el planteamiento de esta votación, la única restricción que se plantea es que para votar BLOCK hay que ofrecer una alternativa. El funcionamiento de las votaciones se tendrá que fijar entre si los acuerdos se toman cuando hay ¾ partes a favor, o si solo se toman acuerdos de máximos y mínima resistencia, etc Cuando en vez de votaciones se propone hacer encuestas se puede usar se puede usar LIMESURVEY, ya que otros programas como Survey Monkey solo admite un tope de 250 preguntas y 250 votaciones (no serviría para los estatutos, solo en dos tandas). Lanzadera (tareas urgentes, no más de 3): La lanzadera es muy útil porque permite que se vayan haciendo cosas. Es importante en estas tareas poner una fecha y un responsable. Si hay conversaciones u otros datos relevantes sobre la tarea conviene especificarlo. En curso (tareas que ya se están realizando): Tareas que se están realizando, siempre debe haber un responsable y una fecha. En estudio (tareas que aún no se han iniciado, puedes proponer las que quieras): Tareas que se quieren proponer, a ver qué aceptación tienen. Este apartado siempre tendrá una conversación asociada ya que habrá un debate, hay que poner el enlace a dicha conversación Helpdesk: Este apartado es muy útil para la transparencia. Se puede configurar de forma que todos los mensajes recibidos y enviados desde el correo asociado a ese proyecto se ven aquí abiertamente. Así no habrá una sola persona que controle la información. Página 3 de 8

4 Usos destacables de Teambox En cada una de las pestañas de las tareas vemos un cuadradito a la izquierda que al señalarlo significa que la tarea está completada. Es importante saber que aunque las tareas estén realizadas Teambox no las borra y queda un historial de las mismas. A la derecha vemos un nombre y una fecha que corresponde al responsable de la tarea y fecha de inicio. Al desplegar estas pestañas vemos que hay un apartado que poner OBSERVADOR. CUIDADO con esta pestaña, nunca debemos marcar a NADIE, solo a uno mismo si necesita recibir en su las actualizaciones que se realicen en ese debate o tarea. Por norma no se debe marcar nunca a nadie como observador. Teambox permite asociar tu carpeta dropbox y cuenta google drive a la cuenta pudiendo así exportar los documentos. Otra función interesante que ofrece es el apartado AÑADIR HORAS, este apartado permitirá tener una especie de banco de tiempo. Podremos así tener una idea de cuántas horas se ha dedicado a una tarea u otra, qué personas dedican más tiempo, etc Las tareas se pueden arrastrar de un bloque a otro En las áreas de trabajo hay la posibilidad de conversar, se pide que en esta área no se hagan aportaciones que no tengan que ver con las tareas, para ello están las conversaciones generales. Las conversaciones de cada tarea por tanto, serán única y exclusivamente para aportar algo referente a la tarea en sí. En caso de que alguno de los debates, tareas que uno ha propuesto no terminen de cuajar uno mismo debe borrar dicha tarea o debate. Cuidado de no borrar otras cosas. Los roles que hay hasta el momento son el de administrador (que puede invitarte al proyecto) y la de participante. Próximamente habrá un rol de invitado para aquellos que simplemente quieren informarse pero no participar activamente. La idea de las tareas es verlo de ABAJO-ARRIBA es decir: Reuniones, sus actas y consensos hasta la fecha Agora Lanzadera En curso En estudio Helpdesk Página 4 de 8

5 Ejemplo CE Sevilla para replicar en otros CE BIENVENIDA 1) Lee esto primero por favor 2) Tutorial de Teambox 3) Queda para tomarte un café virtual o real PRÓXIMA REUNIÓN O ENCUENTRO AGORA (VOTACIONES Y ACTAS DE REUNIONES REALIZADAS) Votaciónpróxima asamblea agosto 1 Reglamento interno EBC Sevilla Consensos adquiridos hasta la fecha Show 1 co TAREA EN LANZADERA (TAREA MÁS PRIORITARIA, SOLO UNA!) 1 EmpresasCarta de presentación a empresas TAREAS EN CURSO (MÁXIMO CUATRO!) 2 FormaciónTalleres autoformativos sobre el BBC para los miembros del CE 3 EmpresasCreación de una base de datos de contactos de empresas (esta tarea está siempre activa para que vayamos incorporando información) Juan Miguel Marabel Página 5 de 8

6 4 EmpresasDiseñar un protocolo de actuación de cara a las empresas interesadas coherente con los principios EBC Sep 26 5 DifusiónCreación de una base de datos de contactos de movimientos sociales afines (esta tarea está siempre activa para que vayamos incorporando información) TAREAS EN ESTUDIO Carmen Rodríguez Elaborar un modelo de informe para el BBC Reglamento Interno EBC Sevilla Sep 20 1 Propuestas para la financiación CE EBC Sevilla 1 Creación de vídeos cortos para difundir buenas p rácticas empresariales con principios EBC 0 Preparar un cuestionario básico que se centre en ideas claves EBC que queramos transmitir con los vídeos 1 Talleres, cursos sobre BBC para empresas COMUNICACIÓN (RRSS Y OTROS MEDIOS) BLOGSPOT FACEBOOK HELPDESK (LLEGADA DEL CORREO A DEL-BIEN-COMÚN) Carmen Rodríguez 2 Llegada de Página 6 de 8

7 TUTORIAL: Q#at=11 Página 7 de 8

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