Informe anual de la Evaluación de la Imparcialidad 2017 UC-SESPA

Transcripción

1 Informe anual de la Evaluación de la Imparcialidad 2017 UC-SESPA Autores: V. Javier Rodríguez Martínez Milagros Bada Sánchez Natalia Rivas Suárez Aprobado por: Comité de Dirección Aprobado el día 25 de enero de

2 Índice Introducción Firma de declaraciones Declaración de conflicto de intereses Encuesta de satisfacción Análisis y conclusiones.7 Anexo I. Declaración independencia, integridad, imparcialidad y confidencialidad..8 Anexo II. Aceptación explícita de Auditoría 9 2

3 Declaración de independencia e imparcialidad de la UC-SESPA La UC-SESPA es consciente de que el valor de la certificación que otorga, reside en el grado de confianza que imprima a sus actuaciones. Esta confianza se consigue dotando, a todas las actividades relacionadas con el proceso de certificación, de imparcialidad e independencia. Y para ello, declara y asume su responsabilidad y vela por el cumplimiento de los siguientes compromisos /principios: Todas las actividades que realiza la UC-SESPA se rigen por los principios de independencia, e imparcialidad, y en este sentido garantiza la competencia del proceso de evaluación y asegura que las decisiones de certificación se basan en evidencias objetivas, que no están influidas por otros intereses. Las personas que realizan las auditorías y las que participan en el proceso de toma de decisiones acerca de la certificación, están capacitadas y desarrollan su actividad con rigor e independencia. La UC-SESPA gestiona los conflictos de intereses que pudieran surgir en el proceso de certificación. Para ello establece una sistemática para la identificación de amenazas a la imparcialidad que provengan de las personas, estableciendo la obligación para todos los profesionales que participan en el proceso de certificación, de poner en conocimiento de la UC-SESPA cualquier situación que pueda comprometer su independencia e imparcialidad (PG 4.2 gestión de la imparcialidad). La UC-SESPA establece que todos los miembros de los Comités, panel de auditores y resto de profesionales involucrados en los trabajos de certificación, firmen una declaración de independencia, integridad, imparcialidad y confidencialidad. La UC-SESPA realiza anualmente un análisis de la imparcialidad, que alcanza al funcionamiento de los mecanismos puestos en marcha para garantizar la misma en todas las actividades relacionadas con la certificación. Este análisis constituye una entrada a la Revisión por la dirección y también se presenta a los comités de participación. Todas las personas relacionadas con actividades de certificación están obligadas a cumplir los principios aquí establecidos. Los principios que se establecen en la declaración de independencia e imparcialidad de la UC- SESPA se llevan a cabo mediante mecanismos que se explicitan en los siguientes documentos de la UC-SESPA: - PG 4.1 Gestión de la imparcialidad de la UC-SESPA - PG 5.1 Participación de las partes interesadas - PG 6.1 Gestión del personal vinculado a la UC-SESPA y sus competencias - IT-1 PG 4.1 Imparcialidad 3

4 En este sentido, se quiere plasmar en este documento los datos relativos al cumplimiento de la política de imparcialidad de la UC-SESPA y realizar una valoración sobre las amenazas o riesgos que podrían afectar a dicha política. Durante el año 2017 se han continuado y/o potenciado las acciones dirigidas a garantizar la imparcialidad de la UC-SESPA: - Se ha continuado la difusión de la política de imparcialidad de la UC-SESPA. Iniciada en Diciembre de 2014 y diseñada para realizar escalonadamente, durante el año 2017 se continua con la difusión, en este caso utilizando la web institucional de la UC- SESPA. - También se trasladó la información a todos los ciudadanos, utilizando en este caso el canal de comunicación del portal de salud del Principado de Asturias, Astursalud. - Se ha continuado con la firma de la Declaración de independencia, integridad, imparcialidad y confidencialidad, con todas las partes implicadas en el proceso de certificación: personal de la UC-SESPA, auditores de la UC-SESPA, miembros de Comités de participación, auditores internos - El Comité de Quejas, Apelaciones y PAM no se constituye, ya que la Unidad de Certificación del SESPA no ha recibido ninguna queja o apelación que trasladar al citado comité. El Comité para la mejora del SINOC ha realizado dos reuniones en el año 2017 (los días 3 y 16 de febrero), para la revisión del Esquema de Certificación y la realización de la Versión 7 del SINOC. - Se han realizado actividades para valorar la satisfacción de las partes interesadas en relación con el proceso de certificación de la UC-SESPA. Se ha realizado de acuerdo a lo establecido en la IT-1 PG 5.1 Valoración de la satisfacción. Este año se ha realizado la encuesta de satisfacción a los auditores y los directores de los dispositivos asistenciales que participaron en el Plan de Visita de Instalaciones Se establece en el PG 4.1 Gestión de la imparcialidad de la UC-SESPA la necesidad de una aceptación explicita de la realización de la auditoría por parte del auditor, para lo cual se desarrolla el modelo de aceptación, F3 PG. 4.1, que aparece adjunto como Anexo II y que deberán firmar los auditores antes de la realización de la auditoría. 4

5 1. Firma de declaraciones Se establece que todos los profesionales involucrados en actividades de certificación deben ratificar su compromiso con la confidencialidad en el manejo de los datos mediante la firma de la Declaración de imparcialidad y confidencialidad de la UC-SESPA. La firma de este compromiso de los profesionales vinculados a la UC-SESPA, es un requisito previo a su autorización por parte del Comité de Dirección de la UC-SESPA para ejercer las funciones asignadas. Los profesionales que deben firmar son: - El personal de la UC-SESPA - Los auditores del Panel de la UC-SESPA - Los integrantes del Comité de Evaluación - Los integrantes del Comité de Resolución de Quejas, Apelaciones y PAM En la siguiente tabla se exponen los datos respecto a la firma de la Declaración por parte de los profesionales. Declaraciones de Independencia, Integridad, Imparcialidad y Confidencialidad firmados Nº declaraciones % Personal UC-SESPA 3 100,00% Auditores UC-SESPA ,00% Auditores internos 1 100,00% Observadores auditoría 2 0,00% Auditores externos (ENAC) 1 100,00% En el anexo 1 de este documento se adjunta el formato de Declaración de imparcialidad y confidencialidad 5

6 2. Declaración de conflicto de intereses La UC-SESPA pone a disposición de los profesionales involucrados en las actividades de la UC- SESPA la Declaración de conflicto de intereses, que éstos se comprometen a cumplimentar siempre que fuese asignada una función que, bien por razón de su ejercicio profesional, por razones personales o por cualquier otro motivo, pudiese constituir su participación una amenaza para los principios de independencia, integridad e imparcialidad la UC-SESPA. En la siguiente tabla se exponen los datos respecto a la cumplimentación de la Declaración por parte de los profesionales. Declaraciones de conflicto de intereses Nº declaraciones % Personal UC-SESPA 3 100,00% Auditores UC-SESPA ,00% Por otra parte, la UC-SESPA mantiene actualizada de forma permanente la ficha personal/profesional del auditor (que incluye el registro de las posibles incompatibilidades). Además, la asignación de profesionales para las actividades que tienen que ver con la certificación en calidad de la UC-SESPA atiende a todo lo declarado. 3. Encuesta de satisfacción Anualmente la UC-SESPA realiza una encuesta de satisfacción a sus clientes. En el año 2017 se realizó la valoración de la satisfacción a los auditores y a los directores de los dispositivos auditados. En ambas encuestas se valoró la confidencialidad y en el caso de los dispositivos auditados se valoró además la imparcialidad. En la siguiente tabla se exponen los datos de dichas valoraciones. Valoración encuestas satisfacción (Directores AGC/UGC y Auditores) Puntos sobre 5 Directores UC-SESPA Item: Valore la confidencialidad del equipo auditor y de la UC SESPA en todo el proceso de certificación Item: Valore la imparcialidad del equipo auditor y de la UC SESPA en todo el proceso de certificación Auditores AGC/UGC 5 4,50 Item:Valores la confidencialidad de la UC-SESPA 4,81 6

7 4. Acción de mejora: Advertencia de Confidencialidad. Dada la situación actual de los sistemas de información y comunicación se hace necesario realizar esfuerzos de protección especiales para los datos sensibles. Por ello la UC-SESPA ha realizado una acción de mejora consistente en añadir, al pie de los correos enviados por la UC-SESPA, una advertencia sobre la confidencialidad del contenido del mismo ( Este mensaje procede de la UC-SESPA, y es solamente para la persona a la que va dirigido. Puede contener información confidencial o legalmente protegida. No hay renuncia a la confidencialidad o secreto profesional por cualquier transmisión defectuosa o errónea. Si usted ha recibido este mensaje por error, le rogamos que lo borre inmediatamente así como todas sus copias y lo notifique al remitente. Gracias. ) 5. Análisis y conclusiones Los datos anteriormente señalados en este documento reflejan: - La Organización cuenta con una declaración de política manifiesta y pública respecto al principio de imparcialidad en las actividades que realiza la UC-SESPA - La práctica totalidad de los profesionales involucrados en actividades de la UC-SESPA tiene firmado la Declaración de imparcialidad y confidencialidad de la UC-SESPA (excepto dos observadores de auditorías). - Se han cumplimentado 27 Declaraciones de conflicto de intereses. - La asignación de profesionales a las actividades que tienen que ver con la certificación en calidad de la UC-SESPA atiende al principio de imparcialidad. - En las encuestas realizadas a los clientes, la confidencialidad y la imparcialidad son elementos muy bien valorados. Por tanto, se puede concluir lo siguiente: - El grado de compromiso institucional en cuanto a la aplicación del principio de imparcialidad, como parte esencial y estratégica de la UC-SESPA es elevado. - El grado de compromiso interno con la aplicación del principio de imparcialidad en las actividades de la UC-SESPA es elevado. - Se confirma el alto grado de adhesión a los principios de imparcialidad de la UC-SESPA por parte de los profesionales. - Se ha detectado una amenaza que afecta a la confidencialidad de la UC-SESPA (falta la firma de la declaración de independencia, integridad, imparcialidad y confidencialidad de los observadores que participaron en las auditorías) por lo que la UC-SESPA abre una No Conformidad. - Se han introducido elementos de mejora (aceptación explicita de la auditoría por el auditor y advertencia de confidencialidad en todos los correos que salen de la UC- SESPA) que incrementan los mecanismos de seguridad. 7

8 Anexo I. Declaración de imparcialidad y confidencialidad de la UC-SESPA Yo, con DNI nº: Categoría profesional: Centro de trabajo: Me comprometo con la Unidad de Certificación del SESPA (UC-SESPA) a que las actuaciones relacionadas con las actividades del proceso de certificación en las que participo, están regidas por los principios de independencia e imparcialidad y alejadas de cualquier otro interés ajeno al rigor e integridad del proceso de certificación diseñado por la UC-SESPA. Conozco el Procedimiento de Gestión de la Imparcialidad (PG 4.1) de la UC-SESPA. Me comprometo a cumplimentar la declaración de Conflicto de intereses de la UC-SESPA, siempre que me fuese asignada una función que, bien por razón de mi ejercicio profesional, por razones personales o por cualquier otro conflicto de intereses, pudiese constituir mi participación una amenaza para los principios de imparcialidad la UC-SESPA. Me comprometo a mantener actualizada mi ficha personal/curricular, siempre que se produzca algún cambio de índole profesional o de cualquier otro tipo. Expreso mi compromiso de guardar el debido secreto y confidencialidad, acerca de cualquiera de los datos a los que tengo acceso, por razón de las actividades realizadas en relación con el proceso de certificación de la UC-SESPA. En... a... de de... Firma 8

9 Anexo II. Aceptación explícita de Auditoría Yo, con DNI Nº, Auditor Jefe de la UC-SESPA, ACEPTO la auditoría de a realizar en la fecha de de de 20 y declaro no tener ningún conflicto de interés de carácter personal o profesional que me impida desempeñar mi función como Auditor Jefe con imparcialidad. Y lo firmo en Oviedo a de de 20 9