V05. Publicada el MANUAL DE FORMULARIOS WEB

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1 V05. Publicada el MANUAL DE FORMULARIOS WEB 2

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Petición de formulario 1.2 Acceso a la aplicación 2. CÓMO CREAR LOS CAMPOS DE FORMULARIO Pestaña propiedades de formulario 2.2 Pestaña añadir campo 2.3 Eliminar campo 2.4 Guardar 3. GESTIÓN DE RESULTADOS Cabecera y pie de página 3.2 Sección central 3.3 Información contextual 3

3 1. INTRODUCCIÓN Antes de comenzar con la creación de un nuevo formulario, debemos pensar cuál es el objetivo y cuáles son los campos que necesitamos para dicho formulario. En el diseño que elaboremos, deberemos hacernos las siguientes preguntas: Qué tipo de formulario es? Una encuesta, una votación, una solicitud, una inscripción Qué período de vigencia tendrá el formulario? De qué manera explotaremos los datos recibidos? Qué datos son estrictamente necesarios (obligatorios)? Queremos que nos llegue una notificación cada vez que alguien rellena el formulario? Quien rellene el formulario deberá adjuntar algún archivo? De qué tipo? Una vez claras estas cuestiones, y diseñada la estructura y campos de nuestro formulario, procederemos a dar de alta el formulario web. Petición de formulario 1. Solicitar mediante una petición al Departamento de Tecnologías de la Información el acceso a la aplicación Gestor de formularios web (j31-01i), especificando el código de usuario o usuarios. También hay que indicar (si se dispone) el nombre del fichero de almacenamiento de datos personales que recogería los datos de formulario. 4

4 2. Una vez que se nos ha dado de alta, la Unidad de Contenidos creará el formulario, asignado al código de usuario o usuarios que hayamos facilitado. Acceso a la aplicación Una vez realizada la identificación / conexión en la intranet, accedemos desde Herramientas > Aplicaciones de gestión departamentales > Tecnologías de la Información > Área de atención al ciudadano > Gestor de formularios web (j31-01i) Se abrirá una nueva ventana, donde veremos el formulario o formularios asociados a nuestro código de usuario. Encontramos diferentes columnas: Id: número de formulario 5

5 Nombre: el nombre que se ha solicitado. Si pinchamos en nombre accederemos a la gestión de los campos del formulario. Descripción: es opcional. Fecha inicio de vigencia / Fecha fin de vigencia: el período que queremos que sea visible en la web. Formulario web: si está vigente, tendremos la opción de visualizarlo en la web. Preview: nos permite previsualizarlo en la intranet, en el propio gestor de formularios, aunque la visualización no será exactamente igual a como estará disponible en la web. 6

6 Resultados: previsualizamos el listado de resultados. Nos permite consultar (debajo de la tabla podemos elegir el rango de filas que queremos visualizar) y exportar los datos a un fichero.csv (encima de la tabla). Siempre que queramos volver al inicio, podemos pinchar sobre la flecha verde en la esquina superior izquierda, o sobre el dibujo de la casa de inicio sobre la esquina superior derecha. 7

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8 2. CÓMO CREAR LOS CAMPOS DE FORMULARIO Pinchamos sobre el enlace de la columna nombre. Pestaña propiedades del formulario A la izquierda nos encontramos el menú de gestión del formulario. La tercera pestaña Propiedades del formulario es donde editaremos el título en castellano y euskera. En el campo LOPD ya no hay que introducir nada, debido a la normativa de 2018 Además, podemos introducir una descripción, que veremos a nivel interno. 9

9 En la casilla Mail de notificación podemos poner una dirección de correo electrónico. A dicha dirección llegará una notificación cada vez que alguien rellene el formulario (en ningún caso nos llegarán las respuestas al formulario, únicamente que alguien ha rellenado el formulario y el acceso a la aplicación, concretamente a nuestro formulario. 10

10 Pestaña añadir campo Según el tipo de información que queramos solicitar, iremos escogiendo una u otra opción de la columna de la izquierda pinchando en el botón correspondiente de la pestaña añadir campo. Esto hará que se cree un campo en la pantalla principal, y pinchando sobre él se abrirá la pestaña propiedades de campo a la izquierda, que será diferente dependiendo del botón que hayamos seleccionado. Es ahí donde tendremos que escribir el texto que queremos que se vea en el formulario web. Una vez que se empieza a completar el formulario, hay que realizarlo completo. 11

11 Idiomas: podemos introducir los cuatro idiomas. Si no introducimos alguno de ellos, aparecerá en castellano. Valor: en este campo podemos introducir lo que se verá dentro de la caja rellenable. Por ejemplo, si el campo que elegimos es Caja de texto, y le llamamos Fecha de nacimiento, en valor podemos poner dd/mm/aaaa. para ayudar a la persona usuaria. Atributos del campo: podemos elegir si queremos modo inscripción o modo encuesta que modificará el estilo de visualización del campo: en modo inscripción hay un salto de línea entre la etiqueta y la caja de texto y en modo encuesta aparecen seguidos. Tamaño del campo: de más pequeño (XS) a más grande (XL), nos permite elegir la longitud del campo rellenable, teniendo en cuenta los datos que pedimos (si son más o menos extensos). El máximo son 2000 caracteres. 12

12 Si marcamos la casilla Obligatorio en ese campo aparecerá un asterisco y será un dato que pedimos obligatorio, el cual si no se rellena no le dejará continuar a la persona usuaria. AVISO: si el formulario se duplica, el campo ya no será obligatorio. Campos Caja de texto: para nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento cualquier información en formato de texto libre que tengan que rellenar. Teléfono: para el teléfono. Si introducen más o menos de 9 caracteres dará error. Fecha: para elegir una fecha sobre un calendario. 13

13 Sexo: Selección única *: cuando permitimos que se elija una única respuesta. Todas las respuestas son visibles desde un principio. Desplegable *: cuando permitimos que se elija una única respuesta. Las respuestas se despliegan al pinchar sobre la flecha. 14

14 Casilla verificación *: cuando permitimos que se elija una o varias respuestas. Si es necesario, podemos incluir enlaces (desde Tecnologías de la Información) a contenidos determinados, como unas bases. Correo electrónico: si introducen un formato de correo electrónico no válido dará error. Se puede marcar la opción de Notificación para que quien rellene el formulario reciba un correo de confirmación. En ese caso hay que avisar en el campo descripción de ello, con un texto tipo Se enviará un correo con los datos de este formulario (en euskera: Formulario honen datuak posta elektroniko baten bidez bidaliko dira ). 15

15 Además, el campo Texto notificado por nos permite escribir un mensaje (en este caso en euskera y castellano dentro del mismo recuadro) que recibirá la persona que rellena el formulario, en el caso de que sea necesario aportar indicaciones o información relevante. Imagen seleccionable *: nos pedirá una imagen pequeña (miniatura que se ve sin pinchar sobre ella) y una grande (que se abre al pinchar sobre ella). 16

16 *Los campos Selección única, Desplegable, Casilla de verificación e Imagen seleccionable permiten Multiopción: en atributos de campo podemos pinchar sobre + opciones o opciones, según lo que sea necesario. Documento adjunto: nos permite que quien rellena el formulario pueda adjuntar documentos de tipo 'jpg', 'png', 'gif', 'doc', 'docx', 'odt' y 'pdf'. El tamaño máximo de los adjuntos es de 3 Mb. Otro tipo de archivos (videos, excel...), se aportarán a través del enlace a la plataforma donde estuvieran almacenados (Youtube, Google...). 17

17 Imagen: nos permite colocar una imagen de cabecera del formulario de 913 x 199 como el resto de banners de cabecera de la web municipal. Etiquetas Texto: para introducir un texto libre explicativo, por ejemplo (1). Si seleccionamos modo Título, lo convertiremos en un título de sección (2). Pestañas: cuando el perfil de usuario o usuaria del formulario es variado, se puede estructurar con diferentes pestañas según perfil, por ejemplo. 18

18 Cambiar de orden campo Para cambiar de orden un campo, hay que pinchar sobre él y arrastrarlo a donde deseemos. Eliminar campo Para borrar un campo, basta con pinchar sobre la equis situada en la parte de la derecha de cada campo de formulario. Para poder eliminar campos, es necesario que el formulario esté no vigente. 19

19 Guardar En la parte inferior de la pantalla principal, podemos guardar en cualquier momento o una vez terminemos la creación del formulario. Si salimos sin guardar, se perderá la información. 20

20 3. GESTIÓN DE RESULTADOS Si queremos acceder a los resultados, deberemos entrar en la aplicación Gestor de formularios y pinchar sobre la columna de resultados. Podemos elegir el número de filas que se muestran, y exportar los datos a un fichero csv si lo deseamos. Los adjuntos se alojarán en un servidor. Para acceder a ellos, podemos pinchar sobre el enlace que nos aparece en la previsualización de resultados (y una vez abierto, guardar como). Si exportamos el fichero en.csv, también tendremos la opción de pinchar sobre el enlace para acceder a los diferentes archivos. 21

21 Unidad de Contenidos Servicio de Información Dpto. de Alcaldía y Relaciones Institucionales 22