TALLER DE SOCIALIZACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL

Transcripción

1 TALLER DE SOCIALIZACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL

2 Socializar con las instituciones la elaboración e implementación del Plan de Mejora Institucional.

3 Es un conjunto de acciones planeadas, organizadas, integradas y sistematizadas que implementa la organización para producir cambios en los resultados de su gestión, mediante la mejora de sus procedimientos y estándares de servicios.

4 Acciones de Mejora Vs Área de Mejora Área de Mejora: Son todos aquellos aspectos de la organización que no funcionan de acuerdo a parámetros de excelencia, evitando de este modo presentarlos de forma negativa como Debilidades, e invitando así a la organización a realizar un diagnóstico de situación, en términos positivos y mirando al futuro. Acción de Mejora: Se puede definir como una actuación concreta, dentro de un conjunto de actuaciones o no, que permitirá superar las debilidades detectadas en un Área de Mejora. Las Acciones de Mejora deben decidirse y consensuarse con posterioridad al proceso de evaluación, ya que deberán ser el resultado de un proceso creativo a la vista del conjunto de fortalezas y áreas de mejora detectadas.

5 Introducir cambios en la cultura organizativa, basados en la dirección por objetivos. Definir los objetivos que quieren alcanzarse a corto y medio plazo y las acciones específicas que tienen que desarrollarse para lograrlos. Adaptarnos a los cambios del entorno y de las circunstancias. abordar y analizar los problemas de una forma global, pero con la perspectiva temporal. Ordenar y priorizar las decisiones y facilitar la óptima asignación de recursos. Implicar a las unidades en la mejora de la institución.

6 PASOS Conformar el equipo de mejora El Equipo de Mejora es el responsable de elaborar, desarrollar y dar seguimiento al Plan de Mejora y debe estar integrado por miembros del comité de evaluación y la implicación de todos los agentes involucrados Identificar y seleccionar las Áreas de Mejora. Una vez identificado el problema o área de mejora, es necesario conocer las posibles causas que lo originan y seleccionar las alternativas más apropiadas para su solución. Elaborar el Plan Incluye, Definir el objetivo y las acciones o actividades a ejecutar, los responsables de su ejecución, una breve descripción de la mejora a realizar, los plazos para su ejecución y los indicadores de seguimiento

7 COMPONENTES DEL PLAN DE MEJORA

8 COMPONENTES Objetivo Define claramente el resultado que se persigue con la acción de mejora que se ejecuta. JORA Actividades Acciones que se llevan a cabo para resolver la debilidad o u área de mejora identificada. Tareas Labor que debe hacerse en un tiempo especifico. Recursos necesarios Lo determina el grado de orientación de la institución hacia la ejecución y se refiere a los recursos materiales, financieros, humanos, tecnológicos, otros.

9 COMPONENTES Productos Se refiere a los indicadores de resultados programados para alcanzar como consecuencia de la mejora. JORA Fecha de Inicio-Fin Cada actividad o acción de mejora colocada en el plan debe quedar enmarcada dentro de una fecha de inicio de su ejecución y la fecha en que debe terminar. Responsable A cada actividad o acción de mejora se le debe asignar un responsable de su ejecución y logro. Medio de verificación Se refiere a los medios para verificar el cumplimiento de las actividades o indicadores, tales como: documentos, sistemas, etc.

10 HERRAMIENTAS PARA IDENTIFICAR LAS CAUSAS RAÍZ DEL PROBLEMA.

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12 PRIORIZACIÓN DE LAS AREAS DE MEJORA.

13 CRITERIOS PARA SELECCIONAR LAS MEJORAS PRIORITARIAS Los criterios que generalmente se utilizan para elegir las áreas de mejora que deben ser abordadas están relacionados con el impacto que generan en: La Misión y Visión de la organización. Objetivos Estratégicos y Operativos. Ciudadanos/Clientes Mejora/Innovación de los servicios Las personas de la Organización Costos/eficiencia.

14 CARACTERÍSTICAS DE LAS ACCIONES DE MEJORA Una vez seleccionadas las Áreas de Mejora, se deben determinar las acciones a desarrollar, tomando en consideración las siguientes características: a) Nivel de dificultad: se refiere a que es posible realizarla en el plazo deseable. Se sugiere priorizar de menor a mayor grado de dificultad. b) Plazo de realización: Hay acciones inmediatas, de corto plazo y otras que requieren mayor tiempo para su desarrollo o implementación, sea por la falta de algún recurso o porque requieran de otras acciones previas para poder lograrlas. c) Impacto: Se refiere al grado de mejora que se logra conseguir al implementar la acción. Por ejemplo, una acción que genere un cambio radical tiene un impacto mucho mayor que otras que producen pequeños cambios o que generan acciones sucesivas.

15 Plan de Mejora PRIORIZACIÓN ÁREAS DE MEJORA PONDERACIÓN Ninguno=0, Bajo=1, Moderado=2, Alto=3 MEJORA No. SUB- CRITERIO ÁREAS DE MEJORA Impacto en los objetivos de la organización Impacto en la mejora de los servicios Impacto Financiero (Costoeficiencia) Impacto en las personas de la Organización Total

16 Plan de Mejora ANÁLISIS DE LA MEJORA ANÁLISIS DE LA MEJORA ÁREA DE MEJORA DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA OBJETIVO A CONSEGUIR CAUSA RAĺZ DEL PROBLEMA ACCIÓN DE MEJORA TAREAS

17 Plan de Mejora PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL Tiempo No. Criterios No. Sub Criterio No. Área de Mejora Acción de Mejora Objetivo Tareas Inicio Fin Recursos necesario s Indicador Responsable seguimiento Comentarios 1 2 3

18 DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN El Plan de Mejora debe ser difundido y comunicado a todos los integrantes de la organización por el Equipo de Mejora para su conocimiento, apoyo e involucramiento colectivo en obtener sus resultados.

19 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN DE MEJORA

20 SEGUIMIENTO Y MONITOREO Seguimiento Interno: Durante la revisión interna, cada responsable de una o más actividades o acciones, deberá rendir un informe al Coordinador del Equipo, quien a su vez, habrá de hacer la retroalimentación correspondiente e informar a los demás involucrados, así como a las autoridades, el nivel de cumplimiento del mismo. Seguimiento Externo: El Ministerio de Administración Pública (MAP), a través de la Dirección de Evaluación de la Gestión Institucional, hará el monitoreo del Plan mediante el acompañamiento permanente al Equipo de Mejora, desde las fases de elaboración e implementación hasta la preparación del informe/memoria de ejecución del plan.

21 ELABORACIÓN INFORME DE IMPLEMENTACIÓN En base a los informes generados por cada responsable, el Coordinador del Equipo de Mejora elaborará un informe global del proceso realizado, en base al siguiente contenido: o Introducción o Integrantes del Equipo con las responsabilidades que le fueron asignadas o Las fases del proceso realizado y la duración del mismo o Recursos económicos utilizados o Indicadores o productos que fueron alcanzados, ouna breve explicación de los inconvenientes durante el proceso o Y los anexos que fueran necesarios.

22 Ejercicio Prȧctico

23 Foro de Consulta Marco común de Evaluación CAF Foro de Consulta Evaluación de la Gestión Institucional EDI

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