NOMBRE DE LA ASIGNATURA: VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL SOFTWARE INTEGRANTES DEL EQUIPO: RAFAEL VALLE CASTELÁN JUAN DE DIOS RAMÍREZ VIVAR

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1 TEMA: MONITOREO Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO. NOMBRE DE LA ASIGNATURA: VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL SOFTWARE INTEGRANTES DEL EQUIPO: RAFAEL VALLE CASTELÁN JUAN DE DIOS RAMÍREZ VIVAR NOMBRE DEL PROFESOR: L.C.C. MIGUEL FUENTES CORTES CARRERA: INGENIERÍA INFORMÁTICA SEMESTRE: 8º. GRUPO: C ACATLÁN DE OSORIO PUE; A 28 DE JUNIO DE 2014.

2 Seguimiento o Monitoreo Algunos prejuicios más comunes: 1. El monitoreo es considerado una tarea compleja, que requiere de una alta inversión de recursos y tiempo. 2. El monitoreo no tiene mayor utilidad para el proceso de gestión. Es un requisito que se debe llenar, ya que lo plantea el cooperante. ( No es una herramienta estratégica de gestión)

3 Seguimiento o Monitoreo Claves fundamentales Ajustar la estructura del sistema de monitoreo a las necesidades del proyecto. Tener clara la función que debe cumplir el sistema de monitoreo. (GTZ, 2007)

4 Seguimiento o Monitoreo Algunas funciones: El sistema de monitoreo puede ser: Un instrumento de gestión, que apoya a los responsables del proyecto a conocer el actual estado del mismo y orientar su trabajo hacia los resultados pretendido, mejorando de esta manera el desempeño del proyecto.

5 Seguimiento o Monitoreo Algunas funciones: Un proceso organizado de comunicación y entendimiento entre los diferentes participantes (Grado de objetividad). Un instrumento para fomentar la co-responsabilidad de diversos actores. El monitoreo aumenta el compromiso y facilita la coordinación. Un instrumento de desarrollo organizacional, con el que se inicia un proceso de aprendizaje y desarrollo. (GTZ, 2007)

6 Seguimiento o Monitoreo El seguimiento de proyectos es una función que consiste en, utilizar un sistema de información, basado en la formulación del proyecto de desarrollo (matriz de planificación y plan de ejecución de las actividades), para que apoyándose en la utilización de tres tipos de datos (sobre el progreso físico y financiero de las actividades, sobre el contacto entre el proyecto y los usuarios y sobre la evolución de los factores externos), recogidos de forma continua y expresados en tres tipos de informes (registros, actividad y coyunturales), la dirección del proyecto pueda comparar lo planificado y ejecutado, en el nivel de recursos y actividades. (UCM, 2006) El monitoreo exige un análisis de la información recopilada

7 Seguimiento o Monitoreo El monitoreo es un procedimiento sistemático empleado para comprobar la efectividad y eficiencia del proceso de ejecución de un proyecto, para identificar logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados

8 Seguimiento o Monitoreo Finalidad Conocer el estado de ejecución del proyecto. Proponer medidas reconductoras o alternativas. Características. Orientado hacia hitos importantes Liviano ( bajo dinero y poco tiempo) Proceso concertado Integrador (cuantitativo-cualitativo) GOMEZ y SAINZ DEBE PRESTAR ATENCION A: Cumplimiento de los planes de actuación o calendario. Actividades y productos obtenidos. Responsabilidades y funciones Resultados y efectos. Indicadores y mediciones Dificultades Situación financiera y gastos Situación de la contraparte Nivel de implicación y participación de los beneficiarios Entorno del proyecto. Suministro de informes periódicos AMBITOS DE INCIDENCIA

9 Requisitos del monitoreo Los objetivos expresados en términos de resultados concretos, deben permitir establecer indicadores meta a lograrse en ciertos momentos. Durante la planificación de programas y proyectos se debe asegurar que cada uno de éstos tenga: - Objetivos y cronogramas específicos. - Existencia del marco adecuado para monitorear.

10 Criterios para construir un buen sistema de monitoreo UTILIDAD CREDIBILIDAD EFICIENCIA PARTICIPACION (GTZ, 2007) IMPARCIALIDAD

11 Del monitoreo tradicional al monitoreo de impacto MONITOREO TRADICIONAL MONITOREO DE IMPACTO Monitoreo de actividades y de servicios o productos puestos a disposición de los beneficiarios. Va más allá de las actividades y servicios o productos. Busca la observación de impactos que las intervenciones del proyecto generan entre los beneficiarios. Ámbito de gestión del proyecto Garantizar y rendir cuentas Cambios generados con las intervenciones (GTZ, 2007)

12 Diversos nombres, igual significado MONITOREO BASADO EN RESULTADOS MONITOREO ORIENTADO HACIA EL IMPACTO MONITOREO DE IMPACTO (GTZ, 2007)

13 Pasos para la implementación del monitoreo Para emprender la fase del seguimiento o monitoreo, es fundamental contar con un sistema de monitoreo: La implementación de un Sistema de Monitoreo es un PROCESO SOCIAL en el que participan muchos actores, sea en la fase de diseño, en el mantenimiento o como usuarios de la información generada Por eso la implementación se sugiere se lleve a cabo de manera estructurada

14 Pasos para la implementación del monitoreo Paso 1 ACORDAR LOS OBJETIVOS DEL MONITOREO Identificar actores involucrados en el monitoreo Acordar los objetivos de manera participativa Construir un mandato de implementación Se podría iniciar con un proceso de sensibilización Paso 2 ACORDAR UN PRESUPUESTO PARA EL MONITOREO Paso 3 DETERMINAR LAS ÁREAS DE IMPACTO A OBSERVAR Paso 4 CONSTRUIR LAS CADENAS DE RESULTADOS E HIPOTESIS DE IMPACTO Establecer un marco presupuestario Acordar el monto de recursos que serán aportados para ello Revisar criterios de agencias de cooperación (GTZ 3 al 6% y otras sugieren hasta un 5% del presupuesto del proyecto) Es imposible monitorear todas las aristas del proyecto Es necesario priorizar aspectos Es importante consensuar una selección de áreas de impacto prioritarias. Resultados e hipótesis = teoría del proyecto Teoría del proyecto responde a la manera en que los productos o prestaciones del proyecto serán aprovechadas por los usuarios o beneficiarios, y de qué manera este aprovechamiento producirá los resultados propuestos.

15 Pasos para la implementación del monitoreo Paso 5 CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES Es importante construir indicadores que registren el grado de avance en el logro de los resultados propuestos. Paso 6 ELABORACIÓN DE UN PLAN PARA EL LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS Paso 7 ELABORACIÒN DE UN PLAN PARA EL USO Y LA DIFUCIÒN DE LOS DATOS Un levantamiento de datos estructurado de manera detallada Es necesario definir: fuentes de datos, construcción de herramientas para el levantamiento de los mismos, reglas para periodicidad de mediciones, pautas para el procesamiento de datos. El monitoreo es útil si se socializa y aprovecha por parte de los involucrados. Se debe contemplar un plan para la socialización y utilización de los mismos; estableciendo a quiénes se les dará a conocer, cuándo y el medio a través del cual se logrará dicha socialización. (GTZ, 2007)

16 Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento (UPV, 2003) Qué debería ser monitoreado?: Cómo?: Quién y cuándo?: Es necesario identificar el objetivo de la actividad y la población beneficiaria. Seleccionar indicadores que limiten y enfoquen la recolección de datos. Se debe seleccionar los métodos, técnicas e instrumentos para rastrear los indicadores. Observación, entrevistas, informes rutinarios, etc. Identificar a los generadores, recolectores y analistas de la información y definir la periodicidad

17 Planificación de un sistema de monitoreo o seguimiento Cuáles recursos son necesarios y si están disponibles?: Se debe asignar fondos y recursos humanos. Consulta y capacitación: Es importante consideras este aspecto antes de ponerlo en práctica. Preparación del plan de trabajo: Es necesario prepararlo e implementarlo de manera participativa y con resultados concretos.

18 Instrumentos de recogida de datos Se pueden utilizar todos aquellos medios y herramientas que se consideren pertinentes, sin embargo, los más comunes son: Informes periódicos (Dirección del proyecto) Fichas de situación (créditos, stock, etc.) Documentos contables y de gestión (presupuesto, facturas, documentos justificativos de gastos, etc.) Visitas de supervisión a la zona de intervención Observación directa (constatación de actividades y resultados) Entrevista con responsables de áreas Reuniones con beneficiarios del proyecto Formularios específicos de seguimiento

19 Plan de monitoreo o seguimiento (UCM, 2006) El plan de monitoreo debe especificar: Quién recolecta la información? Para qué propósito? En qué forma? Cuándo y cómo se utilizará? Incluye fortalecer sistemas de monitoreo existentes

20 Advertencias: Es necesario contrarrestar la tendencia a recolectar demasiada información. * Se debe seleccionar cuidadosamente unos pocos indicadores, que se enfoquen en el proceso y resultados.

21 Cuándo es el momento pertinente para implementar el sistema de monitoreo? Quién debe encargarse del monitoreo?