anexos gestión económica coordinación técnica

Transcripción

1 109 anexos gestión económica coordinación técnica

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3 anexos gestión económica 111 pliego de prescripciones técnicas para la contratación del comisariado pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño del montaje pliego de prescripciones técnicas para la contratación del montaje y desmontaje pliego de prescripciones técnicas para la contratación del seguro pliego de prescripciones técnicas para la contratación del embalaje y transporte de los bienes culturales pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño gráfico del catálogo pliego de prescripciones técnicas para la contratación de la impresión del catálogo

4 112 pliego de prescripciones técnicas para la contratación del comisariado El comisariado es un contrato de consultoría y asistencia. Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no fuera posible y existiesen motivos suficientes que lo justifiquen, podría tramitarse por procedimiento negociado sin publicidad y sin concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210b de la Ley de Contratos, y si no fuera así, por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos o funciones que debe realizar un comisario y que básicamente serán: Elaboración del proyecto científico-cultural y definición de sus características. Selección y localización de los objetos a exponer. Facilitar datos de contacto de los prestadores. Identificación de objetos con ficha completa que permitan la solicitud de las mismas. Coordinación del discurso expositivo con el diseñador de montaje. Aportación de información complementaria a la exposición: textos, documentos, mapas, etc. Colaboración con el diseñador y el coordinador en la supervisión del montaje de la exposición. Redacción de textos para material de comunicación (protocolo, prensa...) y difusión (material divulgativo complementario) de la exposición. Si se hace catálogo de la exposición: Coordinación científica del catálogo. Designación de colaboradores científicos para elaboración de textos y fichas de catalogación razonada. Redacción de textos para el catálogo. Preparación del borrador del texto institucional. Supervisión de las pruebas de imprenta del catálogo. Además, incluirá, si es necesario, aquéllas otras que específicamente pueda necesitar una exposición en concreto.

5 pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño del montaje 113 El proyecto de diseño de la exposición es un contrato de consultoría y asistencia. Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos o funciones que debe realizar el diseñador que, con carácter general serán: Elaboración de un proyecto técnico de diseño del espacio expositivo que incluirá distribución y ubicación de los objetos, itinerario y circulación de visitantes. Planos de superficie y alzado de la sala. Diseño de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que se requiera. Delineación de planos para su construcción. Definición de materiales. Propuesta de iluminación. Diseño de la gráfica de la exposición. Aplicación de la gráfica a cartelas, rótulos, carteles, banderolas... Dirección técnica del montaje. Recepción del material para el levantamiento de paneles, replanteamiento en sala, seguimiento de la construcción de paramentos y de sus acabados. Control y supervisión de todo el montaje y de la instalación de los objetos, en colaboración con el comisario y el coordinador. Como anexo a este Pliego, se facilitará: un listado de objetos en el que se indique materia, técnica y medidas, el proyecto expositivo del comisario a fin de que el diseñador conozca no sólo el contenido sino también el objetivo de la exposición, de manera que con su diseño contribuya a su realización.

6 114 pliego de prescripciones técnicas para la contratación del montaje y desmontaje de una exposición El montaje y desmontaje de una exposición es habitualmente un contrato de servicio, si bien en ciertas ocasiones, cuando el volumen de elementos a fabricar es muy grande, puede considerarse un contrato de suministro de fabricación. Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h o 182i de la Ley de Contratos, será necesario convocar un concurso público. Está condicionado por el proyecto que ha elaborado el diseñador, y a él se tendrá que ajustar la empresa adjudicataria del contrato, además de comprometerse a trabajar bajo la dirección técnica del diseñador. El trabajo variará mucho en función del proyecto de diseño y las condiciones de la sala, pero en general se suelen tratar las siguientes partidas: Trabajos de pintura, carpintería, electricidad y acondicionamiento de sala con descripción de materiales y calidades (levantamiento de muros, enmoquetado de suelo, cegado de ventanas...) Construcción de vitrinas (número, medidas, tipo de cristal, tipo de iluminación,...) Soportes para piezas (número y tipo de soportes, calidades...) Iluminación. Incluye la instalación necesaria y, según el caso, material. Instalación de equipos audiovisuales. Gráfica. Se solicitará una revisión final de la gráfica a partir de pautas de diseño: banderolas, vinilos, cartelas..., y se pedirá realización de elementos indicando tipo de impresión, cantidad, material y dimensiones de cada uno. Puede haber un apartado de varios, para pequeñas partidas, en el que se incluirán: las condiciones de entrega de la sala antes de la inauguración y después de la clausura de la exposición, así como las condiciones de mantenimiento de la sala durante la celebración de la exposición. Se indicará si es necesaria la instalación de alarmas en determinadas obras.

7 Se indicará número de objetos a instalar. Montaje y desmontaje de todos los elementos indicados. Instalación de los objetos siguiendo el proyecto de diseño. Plazo de realización. Se indican los plazos que se darán para la realización del montaje y desmontaje en sala, los cuales tendrán que ser tenidos en cuenta para la elaboración de un calendario de trabajo por parte de las empresas licitantes. Realización de un reportaje fotográfico de las diferentes fases del montaje e instalación definitiva. 115 Como anexo al pliego se entregarán: Los planos necesarios para llevar a cabo la construcción de los elementos expositivos y el montaje de los mismos.

8 116 pliego de prescripciones técnicas para la contratación del seguro El seguro de una exposición es un contrato de servicio. Dado que la valoración de las obras puede estar incluida dentro de un intervalo muy amplio, su tramitación puede realizarse si por su importe fuera posible, como un contrato menor, pero puede ser necesaria su tramitación por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos e incluso ser necesaria la convocatoria de un concurso público. En el pliego prescripciones técnicas se enumerarán las condiciones y los datos de la póliza a suscribir que, con carácter general serán: Indicación de quien será el suscriptor de la póliza, que en nuestro caso será normalmente el órgano de contratación, y quiénes sus beneficiarios, que serán siempre los prestadores. Condiciones de la póliza. Período de cobertura, que suele estar entre 10 y 15 días antes de la inauguración y después de la clausura para que no haya ningún problema en que la obra esté asegurada durante su transporte, desde el momento en que sale de su origen hasta su devolución al mismo lugar. Valor total de los objetos. Lugar de origen y forma de transporte. Condiciones de la sala donde se expondrán. Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen los siguientes datos: Número de prestadores. Título, materia, técnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x profundidad). Valoración económica de cada uno de los objetos. Si el objeto pertenece a un organismo público o privado (nunca los datos concretos de propietario que solo se facilitan a la empresa adjudicataria para la emisión de los correspondientes certificados), Lugar de recogida del objeto (país y ciudad). Ver apartado Suscripción de póliza con compañía privada

9 pliego de prescripciones técnicas para la contratación del embalaje y transporte de los bienes culturales 117 El embalaje y transporte de una exposición es un contrato de servicio. Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos, será necesario convocar un concurso público. En el pliego prescripciones técnicas se enumerarán todos los trabajos necesarios para su realización que, con carácter general serán: Enumeración de los lugares de procedencia de los objetos, país y ciudad, y número de prestadores en cada uno de ellos. Tipos de embalajes requeridos en función de los objetos a transportar. Condiciones requeridas para el transporte, por ejemplo terrestre (además de las condiciones que deben cumplir los camiones, puede indicarse si se requiere o no transporte exclusivo). El número de correos previstos, tanto nacionales como extranjeros, que acompañarán a los objetos y que deben ser atendidos por la empresa adjudicataria. Plazo de realización. Se indican los plazos que se darán tanto para la concentración, incluyendo los días de desembalaje en sala, como para la dispersión de objetos, incluyendo los días de embalaje en sala. De ser necesario se solicitará el almacenamiento de todos los embalajes por la empresa adjudicataria durante el periodo expositivo. Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen los siguientes datos: Número de prestadores. Título, materia, técnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x profundidad). Se especificará el peso o cualquier otra característica en aquellos casos en los que ese dato pueda ser un factor importante, tanto para la realización del embalaje como para el propio transporte de la obra. Si el objeto pertenece a un organismo público o privado. Lugar de recogida del objeto (país y ciudad, ya que la dirección solo se facilita a la empresa adjudicataria).

10 118 pliego de prescripciones técnicas para la contratación del diseño gráfico del catálogo El proyecto de diseño del catálogo es un contrato de consultoría y asistencia. Si su importe lo permite, se tramitará como un contrato menor, pero si esto no fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones técnicas se enumerarán los trabajos o funciones que debe realizar el diseñador gráfico que, con carácter general serán: Elaboración de un proyecto de diseño gráfico y composición del catálogo, indicando si se quiere, las medidas del mismo. Maquetación de los textos y reproducciones fotográficas. Entrega del trabajo en soporte digital para su envío a la imprenta. Supervisión de las pruebas de fotomecánica. Si se tiene prevista la realización de otro tipo de material impreso, como puede ser tríptico, es habitual incluir su diseño dentro de este contrato. Como anexo a este pliego, se facilitará: el proyecto expositivo del comisario. el índice de contenido del catálogo (artículos y fichas encargados). la relación de objetos e imágenes, a fin de que el diseñador conozca no sólo el contenido sino también el objetivo de la exposición, de manera que con su diseño contribuya a su realización.

11 pliego de prescripciones técnicas para la contratación de la impresión del catálogo 119 La edición del catálogo es un contrato de servicio. Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artículo 210h de la Ley de Contratos, sería necesario convocar un concurso público. Está condicionado por el proyecto del diseñador y a el deberá ajustarse la empresa adjudicataria. Los datos que debe contener son los siguientes: Características técnicas: Formato que se desea. Número de páginas. Tipo de papel a emplear. Tipo de impresión. Número y tamaño de reproducciones que se incluirán: dibujos, planos etc. Tipo de encuadernación. Número de ejemplares. Distribución de la publicación. Como anexo al pliego se entrega la maqueta del diseño.

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13 121 anexos coordinación técnica formulario de préstamo cuestionario sobre condiciones técnicas de salas para exposición temporal informe de conservación modelo de archivado de una exposición

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15 formulario de préstamo 123

16 124 MINISTERIO DE CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES FORMULARIO DE PRÉSTAMO EXPOSICIÓN: SEDE: FECHAS: PRESTADOR: DATOS PARA EL CATÁLOGO / GRÁFICA DE LA EXPOSICIÓN Forma en que el prestador desea ser mencionado (colección particular, museo, fundación...): DATOS PARA EL TRANSPORTE: Lugar donde se recoge la pieza: Lugar donde se devuelve: Horario : Persona de contacto: Teléfono: CORREO(persona designada por el prestador) SÍ NO Persona de contacto: Teléfono: MATERIAL FOTOGRÁFICO DISPONIBLE: Transparencia Digital (alta resolución) CESIÓN TEMPORAL DE DERECHOS DE REPRODUCCIÓN (si procede) Autorizo a la Subdirección General de Promoción de las Bellas Artes a reproducir la/s obra/s objeto del presente préstamo en el material de difusión de la exposición temporal (publicaciones, memoria anual, página web del Ministerio de Cultura, publicidad en medios de comunicación...) FECHA: PRESTADOR: SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO

17 EXPOSICIÓN: 125 SEDE: FECHAS: PRESTADOR: Nº Inv./ Identif.: OBJETO: TÍTULO: AUTOR: FECHA: FIRMAS / MARCAS: MATERIA / TÉCNICA: MEDIDAS: (indicar mts./cms./mms.) Alto Ancho Profundo MEDIDAS PARA EMBALAJE Alto Ancho Profundo (incluyendo otros elementos inseparables de la pieza marcos, pedestales - En el caso de conjuntos indicar el número de piezas y medidas) PESO (si procede por la materia y medidas): DATOS PARA EL SEGURO: Valoración en cifras: en letras: ESTADO DE CONSERVACIÓN: Necesita tratamiento: * Objeto: SI NO * Otros elementos: SI NO OBSERVACIONES (conservación, embalaje, transporte, accesos al edificio...) Firma del prestador SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO.

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19 cuestionario sobre condiciones técnicas de salas para exposición temporal 127

20 128 MINISTERIO DE CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES CUESTIONARIO SOBRE SALAS PARA EXPOSICIÓN TEMPORAL ORGANIZADOR: TITULO EXPOSICIÓN: FECHAS DE LA EXPOSICIÓN: 1. INFORMACIÓN GENERAL Institución a la que pertenece: - Dirección: C.P.-localidad: Provincia: - Teléfono: Fax: - Página web: - Director/a: - Persona de contacto: - Cargo: - Titularidad: Pública: Estatal Autonómica Local Otras Privada: Eclesiástica Fundación Particular Otras : Lugar de la exposición ( rellenar en caso de ser diferente del de la institución ) - Dirección: C.P.-localidad: Provincia: - Teléfono: Fax:. PLAZA DEL REY MADRID TEL: (32530) FAX:

21 DESCRIPCIÓN DEL EDIFICIO Y DE SU SITUACIÓN EN EL ENTORNO - Fecha de edificación: - Material de construcción: Adobe Ladrillo Hormigón Cristal Cristal de seguridad Acero Piedra Madera Telas/ Alfombra Otros Paredes exteriores Paredes interiores Suelos Techos Estructura - Nº de plantas: - Es un edificio exento? SI NO - Dispone de: Jardín Patio - Dispone de Zona de Aparcamiento? Público Privado Número de plazas: - El edificio se encuentra en una zona: CÉNTRICA PERIFÉRICA AISLADA INDUSTRIAL AJARDINADA MARÍTIMA FLUVIAL - Cuándo se hizo la última reforma de envergadura? Afectó a la sala de exposición temporal? SI NO Están previstas reformas futuras? SI NO Coinciden con las fechas de la exposición? SI NO - Fecha de la última Inspección Técnica de Edificios? 2 MINISTERIO DE CULTURA

22 DESCRIPCIÓN DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES - Dispone el edificio de una sala para exposiciones temporales? SI NO En caso negativo: Existe otro espacio habilitado al respecto? Se utilizan las salas de la exposición permanente? SI NO - Dispone de una sala de almacenaje ( almacén de tránsito) que pueda ser utilizada por necesidades de la exposición temporal? SI NO En caso positivo: Metros cuadrados: Metros lineales: Altura : Capacidad máxima de carga: (por m 2 ) Dispone de sala de preparación y examen de las piezas adjunta? SI NO - Qué tipo de accesos tiene la sala de exposiciones temporales? Muelle de carga y descarga Montacargas Altura: Anchura: Capacidad máxima de carga: Escalera Altura: Anchura: Giro máximo: - Dispone de personal cualificado para el movimiento de piezas? SI NO - Dispone de restauradores de Bienes Culturales? SI NO 3 MINISTERIO DE CULTURA

23 131 - Medidas de la sala de exposiciones temporales: Metros cuadrados: Metros lineales: Altura de techo: Capacidad de carga máxima: (por m 2 ) - Condicionamientos arquitectónicos: Columnas Paramentos Otros: - Existe panelación en la sala? SI NO - Nº de puertas: Altura máxima: Anchura máxima: - Nº de ventanas: Altura máxima: Anchura máxima: - Salidas de emergencia: - Dispone de acceso directo desde la calle? SI NO ACABADOS Pintura plástica Escayola Terrazo Gresl Tarima flotante Madera Materiales compuestos Pladur Piedra Otros Paredes interiores Suelos Techos 4. CONDICIONES AMBIENTALES DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES - Cada cuánto tiempo se revisan las condiciones ambientales de la sala? - Existe un sistema informatizado para efectuar tal medición? SI NO - Funcionan los sistemas de medición y regulación ambiental las 24 horas? SI NO En caso negativo, funcionan: Día Noche Fines de semana 4 MINISTERIO DE CULTURA

24 132 TEMPERATURA: - Condiciones habituales de temperatura: Max Min - Regulación a través de: Climatización centralizada Aparatos autónomos de aire acondicionado Radiadores Otros: - Medición a través de: Termómetros Termógrafos Termohidrógrafos Sondas Emisión de Ondas (Tipo Hanwell) Otros: HUMEDAD RELATIVA: - Condiciones habituales de humedad relativa: Max Min - Regulación a través de: Humidificadores Deshumidificadores Climatización centralizada - Medición a través de: Higrógrafos Higrómetros Termohigrógrafos Psicrómetros Sondas Emisión de ondas (Tipo Hanwell) Otros: CONDICIONES DE INTENSIDAD LUMÍNICA: - Hay iluminación natural en la sala? SI NO - Regulación de la intensidad lumínica natural través de: Persianas Cortinas Estores Otros: 5 MINISTERIO DE CULTURA

25 133 - Qué material se utiliza para filtrar la luz UV? - Qué fuentes de iluminación artificial se utilizan? Incandescentes regulables no regulables Fluorescentes regulables no regulables Halógenos regulables no regulables Fibra óptica regulables no regulables Otros: - Dispone la sala de rieles para focos? SI NO - Existe algún tipo de regulación centralizada de la intensidad lumínica? SI NO - Medición a través de: Luxómetro Control informatizado Ultravímetro Emisión de ondas (Tipo Hanwell) Otros CONTROL DE AGENTES CONTAMINANTES - Existe medición permanente de agentes contaminantes?: Gaseosos Líquidos Sólidos Biológicos Fumigaciones periódicas SI NO Otros: 5. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES - Dispone el edificio de Plan de Emergencia implantado? SI NO - Se realizan simulacros anuales de evacuación total del edificio? SI NO - Cada cuanto tiempo se revisan todos los sistemas de seguridad? - Dispone de sistemas detección punto a punto? SI NO - Está centralizado el control de la seguridad mediante ordenador/consola? SI NO - Dispone el edificio de megafonía audible en todas sus dependencias? SI NO 6 MINISTERIO DE CULTURA

26 134 - Tiene el edificio instalación de circuito cerrado de televisión (CCTV)? SI NO Interno Externo Perimetral - Existe cámara acorazada? SI NO PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS Y DAÑOS POR AGUA - Dispone el edificio de extinción automática de incendios? SI NO En caso positivo indique el tipo de extinción automática: - Dispone de luminarias de emergencia? SI NO - Dispone de señales indicadoras de vías de evacuación y de extinción? SI NO - Dentro de la sala de exposiciones temporales : Se ha utilizado material ignífugo en el acabado de?: Suelos Techos Paramentos Puertas Ventanas - Para la detección de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de: Detectores Pulsadores Otros - Para la extinción de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de: Extintores portátiles Boca de incendio equipada Columna seca Extinción automática PROTECCIÓN CONTRA INTRUSIÓN / DAÑOS / ROBOS - Qué elementos componen el sistema de seguridad electrónico? Detectores de presión SI NO Detectores de desplazamiento SI NO Detectores de rotura SI NO Detectores de movimiento SI NO Detectores de vibración SI NO Detectores autosoportados SI NO 7 MINISTERIO DE CULTURA

27 135 VIGILANCIA HUMANA VIGILANTES DE SALA PERSONAL DE SEGURIDAD Nº TOTAL EN EL EDIFICIO DURANTE EL HORARIO DE VISITA A LA EXPOSICIÓN DURANTE LAS HORAS DE CIERRE DURANTE LA NOCHE - Horario protegido mediante vigilancia humana: - Se realizan controles diarios de los bienes expuestos? SI NO - Existe control de escáner de rayos X en las puertas de acceso al edificio? SI NO - Existe arco de seguridad? SI NO 6. PÚBLICO - Accesibilidad y movilidad para visitantes:: Ascensores Rampas Otros: - Horarios de visita a la exposición temporal: - Dispone la sala de exposiciones temporales de aseos para el público? SI NO - Aforo máximo de visitantes: - Existe control del nº de visitantes? SI NO - Dispone de Departamento de Difusión? SI NO - Se podrían realizan otras actividades en la sala durante el periodo expositivo (conciertos, recepciones...)? SI NO - Servicios adicionales a disposición del público y restricciones: SERVICIOS: GUÍAS AUDIOGUÍAS NUEVAS TECNOLOGÍAS CAFETERÍA RESTAURANTE LIBRERÍA TIENDA SALÓN DE ACTOS RESTRICCIONES: COMER BEBER FUMAR HACER FOTOS FILMAR Fecha: Nombre y Cargo: Firma: 8 MINISTERIO DE CULTURA

28 136 ROGAMOS SE ADJUNTEN A ESTE CUESTIONARIO: - PLANO DE LA SALA DE EXPOSICIONES - PLANO GENERAL DEL EDIFICIO EN EL QUE SE ENCUENTRA - PLANO DE LA SITUACIÓN DEL EDIFICIO EN EL ENTORNO URBANÍSTICO - FOTOGRAFIAS DE LA SALA 9 MINISTERIO DE CULTURA

29 informe de conservación 137

30 138 MINISTERIO DE CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES EXPOSICIÓN: Nº INTERNO: FICHA DE CONSERVACIÓN 1. PRESTADOR: 2. DATOS DEL OBJETO SOLICITADO: Nº Inv. / Identif.: Objeto: Autor: Título: Datación: Firmas / Marcas: Materia / Técnica: Medidas en cms.: Alto Ancho Profundo Medidas para embalaje en cm.: Alto Ancho Profundo (incluyendo marcos u otros elementos pedestales - inseparables de la pieza) Peso (si procede): 3. CONSERVACIÓN Datos previos del estado de conservación (aspectos puntuales, restauraciones ): 4. TRANSPORTE Nº Caja/ Identif.: Cerradura de seguridad: NO / SI (nº.: ) Materiales de embalaje: Madera Metal Papel Plástico Bastidor Medio de transporte: Terrestre Aéreo 5. CONTEXTO EXPOSITIVO TÍTULO / Nº. DE ÁREA: Nº VITRINA / PEDESTAL/ SOPORTE:.

31 6. DOCUMENTACIÓN GRÁFICA: 139 (Se indicará con fechas y / o dos colores montaje y desmontaje- las observaciones de conservación) MINISTERIO DE CULTURA

32 140 EXPOSICIÓN: SEDE: FECHAS: 7. MONTAJE Nº INTERNO: FECHA DE APERTURA: EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE: INFORME DE CONSERVACIÓN: Deterioro físico, químico, medioambiental en el objeto y otros elementos (arañazos, fisuras, roturas, pérdidas..., manchas, oxidación..., deformaciones, ataques biológicos...) SOPORTE: ESTRATO SUPERFICIAL: MARCO / PASPARTÚ: CRISTAL / PLÁSTICO / METACRILATO: REVERSO / BASE: OBSERVACIONES: OBSERVACIONES GENERALES: (transporte, embalaje, manipulación con/sin guantes, condiciones de vitrina / sala, etc ) COMPROBACIÓN DE PARÁMETROS AMBIENTALES: SÍ / NO VALORES REGISTRADOS: EXAMINADO POR: Restaurador: Correo: Coordinador: Firma: Firma: Firma: En. a.. de de 200 MINISTERIO DE CULTURA

33 8. DESMONTAJE 141 FECHA DE CIERRE: EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE: INFORME DE CONSERVACIÓN: Deterioro físico, químico, medioambiental en el objeto y otros elementos (arañazos, fisuras, roturas, pérdidas..., manchas, oxidación..., deformaciones, ataques biológicos...) SOPORTE: ESTRATO SUPERFICIAL: MARCO / PASPARTÚ: CRISTAL / PLÁSTICO / METACRILATO: REVERSO / BASE: OBSERVACIONES OBSERVACIONES GENERALES: (transporte, embalaje, manipulación con / sin guantes, condiciones de vitrina / sala, etc ) COMPROBACIÓN DE PARÁMETROS AMBIENTALES: SÍ / NO VALORES REGISTRADOS: EXAMINADO POR: Restaurador: Correo: Coordinador: Firma: Firma: Firma: En. a.. de de 200 MINISTERIO DE CULTURA

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35 143 modelo de archivado de una exposición temporal El esquema propuesto pretende servir para archivar la documentación generada por el proceso de organización y realización de una exposición. Se han establecido varios bloques coincidentes con las distintas fases (a veces simultáneas) de la realización de la exposición, y dentro de ellos, apartados a los que se adscriben los distintos tipos de documentos. Además se dan directrices para la organización de la documentación de cada apartado y se indica que tipos documentales son de conservación permanente y cuales pueden eliminarse una vez finalizada la exposición. TÍTULO: A. SEDE 1: 1. Proyecto 1.1. Anteproyecto 1.2. Proyecto definitivo - Proyecto del comisario - Proyecto del diseñador (incluye planos) 1.3. Condiciones técnicas sala - Planos de la sala - Cuestionario condiciones técnicas de la Sala (Facility Report) 1.4. Correspondencia general. 2. Correspondencia con comisarios, diseñador y coordinadores 3. Convenios y Acuerdos de Colaboración - Se incluye aquí la correspondencia con entidades (patrocinadores, organizadores, colaboradores...) 2 Se ordena primero alfabéticamente por persona y dentro de cada carpeta por orden cronológico

36 Prestadores Se incluye un listado general tanto de prestadores como de peticiones denegadas 4.2 Prestadores - Solicitud de préstamo (incluidas las peticiones denegadas) - Formulario de préstamo - Condiciones de préstamo - Traslados de órdenes ministeriales de salida de objetos 4 - Actas de recepción / devolución - Correspondencia general 5. Listado de Objetos - Elaborados como instrumento de trabajo durante la organización de la exposición 5 6. Conservación / Restauración 6.1. Informes previos y fichas de conservación 6.2. Documentación de restauración - Informes - Correspondencia (incluidas las peticiones de restauradores) 6.3. Datos de condiciones de conservación preventiva de la sala 7. Catálogo 7.1. Proyecto 7.2. Autores textos 6 - Listados de autores y artículos - Artículos 7 - Correspondencia 7.3. Fotógrafos - Diapositivas, fotografías... - Correspondencia 7.4. Presentación - Créditos - Textos de protocolo - Correspondencia 7.5. Envío de catálogos 3 Se establecerá una carpeta por cada prestador 4 Eliminar la copia a los 5 años. Todo lo eliminable se conserva durante 5 años 5 No eliminable 6 Eliminable salvo la correspondencia. 7 Eliminable 8 Se procederá a devolver a los prestadores 9 Eliminable salvo la correspondencia

37 8. Seguros 8.1. Póliza de seguros / Certificados por prestadores 8.2. Incidencias 8.3. Garantía del Estado 8.4. Correspondencia 9. Transporte 9.1. Autorización de exportación Recibos de recogida / entrega 9.3. Aduana (certificados y permisos) 9.4. Escolta Policial 9.5. Incidencias 9.6. Correspondencia con las empresas 10. Montaje Desmontaje Listado de correos Calendario de trabajo Planos del espacio expositivo Incidencias Correspondencia con las empresas 11. Personal de vigilancia y atención al público 12. Difusión y comunicación - Material gráfico de la exposición - Comunicación a los medios (ruedas de prensa, notas de prensa...) - Invitación - Catering - Publicidad - Material informativo (folletos / trípticos...) - Análisis de la exposición (estadísticas, encuestas, evaluación de la exposición...) - Actividades de difusión (talleres, conferencias, conciertos, visitas guiadas, mesas redondas...) - Dossier de prensa B. SEDE 2: Solo se conserva el traslado de la autorización de exportación 11 Son los planos del diseñador con las modificaciones posteriores previas al montaje 12 Ordenación alfabética por cada sede o itinerancia a donde va la exposición