UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

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1 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA AUDITORÍA DE GESTIÓN Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A. UBICADA EN EL CANTÓN QUITO POR EL AÑO AUTORA: VERÓNICA ALEXANDRA MUÑOZ ORTIZ veritoalexa1@hotmail.com INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA DIRECTOR: ING. HENRY ADRIANO RÍOS PAZMIÑO hríos12@hotmail.com D.M. DE QUITO, ENERO 2016

2 Muñoz Ortiz Verónica Alexandra (2015). Auditoría de Gestión y su incidencia en la rentabilidad de la empresa Santa Fe Casa de Valores S.A. ubicada en el cantón Quito por el año Trabajo de investigación para optar por el grado de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 412 p. ii

3 DEDICATORIA El presente trabajo está dedicado a Dios quien con sus bendiciones ha llenado mi vida de fortaleza, fe, bondad y amor; a mis padres Cecilia y Jesús que han sabido guiarme por el camino del bien; a mi abuelita Emmita quien cumple con los roles de una segunda madre en mi vida y a mis amadas hermanas por ser mi más grande apoyo. VERÓNICA ALEXANDRA MUÑOZ ORTÍZ iii

4 AGRADECIMIENTOS A Dios por permitirme haber llegado a esta etapa de mi vida y que con sus grandes bendiciones derramadas sobre mí y mi familia nos ha llenado de fe, esperanza y fortaleza para afrontar las situaciones difíciles y no que se nos han presentado en la vida. A mi padres Jesús y Cecilia que con su lucha diaria nos han dejado la mejor herencia a mis hermanas y a mí el estudio, por brindarme su amor, cariño y apoyo incondicional en cada etapa de mi vida y ayudarme a cristalizar mis sueños. A mi Padre por todo lo bueno que me han enseñado y por sus consejos diarios que me han ayudado a tomar decisiones correctas, a mi Madre por ser un vivo ejemplo de vida por darme un buen porvenir y hacer de mí una mujer de bien. A mi abuelita Emmita por haber estado en todas las etapas de mi vida y haber hecho de mi segunda madre, por demostrarme que la vida está llena de obstáculos pero con la bendición de Dios todo se puede. A mis queridas hermanas Melany y Andrea quienes son un pilar fundamental en mí diario vivir les quiero muchísimo y nunca olvidare lo que han hecho por mí. A mis amados sobrinos por llenarme la vida de felicidad con sus ocurrencias. A mi querida Universidad Central del Ecuador por haberme permitido ser parte de tan prestigiosa y honorable institución. VERÓNICA ALEXANDRA MUÑOZ ORTÍZ iv

5 AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Yo, VERÓNICA ALEXANDRA MUÑOZ ORTÍZ en calidad de autor del trabajo de investigación sobre AUDITORIA DE GESTIÓN Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A. UBICADA EN EL CANTÓN QUITO POR EL AÑO 2014, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación. Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 7,8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su reglamento. En la ciudad de Quito, a los 07 días del mes de Enero del año 2016 MUÑOZ ORTÍZ VERÓNICA ALEXANDRA C.I veritoalexa1@hotmail.com v

6 APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señorita Muñoz Ortiz Verónica Alexandra, para optar por el título profesional cuyo tema es: AUDITORÍA DE GESTIÓN Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A. UBICADA EN EL CANTÓN QUITO, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador. En la ciudad de Quito, a los 07 días del mes de Enero del año 2016 Mgt. HENRY ADRIANO RÍOS PAZMIÑO C.I hrios12@hotmail.com vi

7 CARTA DE AUTORIZACIÓN vii

8 CONTENIDO DEDICATORIA... iii AGRADECIMIENTOS... iv AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL... v APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS... vi CARTA DE AUTORIZACIÓN... vii CONTENIDO... viii LISTA DE TABLAS... xiv LISTA DE FIGURAS... xv ANEXOS... xvii RESUMEN EJECUTIVO... xviii ABSTRACT... xix INTRODUCCIÓN... 1 CAPÍTULO I SISTEMA FINANCIERO SISTEMA FINANCIERO INTRODUCCIÓN CONCEPTO CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO FUNCIONES IMPORTANCIA ANÁLISIS DEL SISTEMA FINANCIERO SISTEMA FINANCIERO NACIONAL INTRODUCCIÓN CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL ENTIDADES REGULADORAS DIRECTORIO DEL BANCO CENTRAL JUNTA DE POLÍTICA Y REGULACIÓN MONETARIA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS VALORES Y SEGUROS SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS CONSEJO NACIONAL DE VALORES INSTITUCIONES FINANCIERAS PÚBLICAS BANCO CENTRAL DEL ECUADOR BANCO DEL ESTADO BANCO NACIONAL DE FOMENTO BANCO ECUATORIANO DE LA VIVIENDA CORPORACIÓN FINANCIERA NACIONAL viii

9 INSTITUCIONES FINANCIERAS PRIVADAS BANCOS SOCIEDADES FINANCIERAS MUTUALISTAS DE AHORRO Y CRÉDITO PARA LA VIVIENDA COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO INSTITUCIONES DEL SERVICIO FINANCIERO COMPAÑÍAS DE ARRENDAMIENTO MERCANTIL CASAS DE CAMBIO ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITOS EMISORAS O ADMINISTRADORAS DE TARJETAS DE CRÉDITO CASAS DE VALORES INSTITUCIONES AUXILIARES DEL SERVICIO FINANCIERO ANÁLISIS DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL CAPÍTULO II ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A SITUACIÓN ACTUAL ANTECEDENTES RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA BASE LEGAL RAZÓN SOCIAL DOMICILIO OBJETO SOCIAL SOCIOS/ACCIONISTAS CAPITAL ORGANISMOS DE CONTROL SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL MINISTERIO DE TRABAJO SERVICIO DE RENTAS INTERNAS MUNICIPIO DE QUITO UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO BOLSA DE VALORES DE QUITO BOLSA DE VALORES DE GUAYAQUIL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MISIÓN VISIÓN ix

10 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL ACTUAL DE SANTA FE VALORES S.A OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROPUESTOS DE SANTA FE VALORES S.A POLÍTICAS VALORES ORGANIGRAMA ANÁLISIS FODA SANTA FE CASA DE VALORES S.A MATRIZ RESUMEN FODA MATRIZ EFE MATRIZ EFI MATRIZ DE VULNERABILIDAD MATRIZ DE APROVECHABILIDAD MATRIZ DE ESTRATEGIAS MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO CAPÍTULO III MARCO TEÓRICO CONCEPTO IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA EL AUDITOR RIESGO EN LA AUDITORÍA RIESGO INHERENTE RIESGO DE CONTROL RIESGO DE DETECCIÓN MEDICIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA TIPOS DE AUDITORÍA AUDITORÍA INTERNA OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA OBJETIVO DE LA AUDITORÍA EXTERNA AUDITORÍA EXTERNA EN EL ECUADOR AUDITORÍA FINANCIERA INTRODUCCIÓN CONCEPTO INFORME DE AUDITORÍA TIPOS DE DICTAMEN AUDITORÍA EL INFORME CORTO DE AUDITORÍA x

11 INFORME LARGO DE AUDITORÍA AUDITORÍA FORENSE AUDITORÍA AMBIENTAL AUDITORÍA INFORMÁTICA AUDITORÍA DE GESTIÓN DEFINICIÓN OBJETIVOS ALCANCE Y ENFOQUE DEL TRABAJO FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN CONOCIMIENTO PRELIMINAR PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN COMUNICACIÓN DE RESULTADOS SEGUIMIENTO CONTROL INTERNO IMPORTANCIA DEFINICIÓN OBJETIVOS CLASIFICACIÓN CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS CONTROL INTERNO CONTABLE OBJETIVOS COMPONENTES AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN MÉTODOS DE EVALUACIÓN MÉTODO DE CUESTIONARIO MÉTODO NARRATIVO MÉTODO GRÁFICO O DIAGRAMA DE FLUJO TÉCNICAS DE EVALUACIÓN TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA xi

12 TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA COSO II ANTECEDENTES PRINCIPIOS COMPONENTES AMBIENTE INTERNO ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS EVALUACIÓN DE RIESGOS RESPUESTA A LOS RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISIÓN COSO III ANTECEDENTES COMPONENTES ENTORNO DE CONTROL PRINCIPIO PRINCIPIO PRINCIPIO PRINCIPIO PRINCIPIO EVALUACIÓN DE RIESGOS PRINCIPIO PRINCIPIO PRINCIPIO PRINCIPIO ACTIVIDADES DE CONTROL PRINCIPIO PRINCIPIO PRINCIPIO SISTEMAS DE INFORMACIÓN PRINCIPIO PRINCIPIO PRINCIPIO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL xii

13 PRINCIPIO PRINCIPIO INDICADORES DE GESTIÓN DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES OBJETIVOS DE LOS INDICADORES CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN USOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN CRITERIOS PARA CONSTRUIR BUENOS INDICADORES METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN CONDICIONES BÁSICAS QUE DEBEN REUNIR LOS INDICADORES CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES INDICADORES FINANCIEROS INDICADORES DE EFICIENCIA INDICADORES DE EFICACIA INDICADORES DE EFECTIVIDAD INDICADORES DE PROCESO CAPÍTULO IV AUDITORÍA DE GESTIÓN CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS xiii

14 LISTA DE TABLAS Tabla 1.1 Capital Requerido-Casas de Cambio Tabla 1.2 Casas de Valores en el Ecuador Tabla 1.3 Volumen de Operaciones por Casas de Valores Tabla 2.1 Capital Santa Fe Casa de Valores Tabla 2.2 Área Administrativa-Financiera Tabla 2.3 Área Oficial de Cumplimiento Tabla 2.4 Área Atención al Cliente Tabla 2.5 Valoración De La Entrevista Al Área Financiera- Oficial De Cumplimiento Tabla 2.6 Valoración de la Entrevista Al Área Atención al Cliente de la Compañía Tabla 2.7 Valoración Facturación Tabla 2.8 Valoración Tesorería Tabla 2.9 Valoración Selección Del Personal xiv

15 LISTA DE FIGURAS Figura 1.1 Clasificación del sistema financiero... 4 Figura 1.2 Análisis de la clasificación del sistema financiero... 5 Figura 1.3 Evolución del sistema financiero ecuatoriano en la década de Figura 1.4.Evolución del sistema financiero ecuatoriano década Figura 1.5 Evolución del Sistema Financiero Ecuatoriano Década de Figura 1.6 Evolución Del Sistema Financiero Ecuatoriano Década De Figura 1.7 Clasificación del sistema Financiero Nacional... 9 Figura 1.8 Instituciones Financieras Públicas Figura 1.9 Productos y Servicios Corporación Financiera Nacional Figura 1.10 Productos y Servicios Bancos Figura 1.11 Productos y Servicios Mutualistas de Ahorro y Crédito Figura 1.12 Productos y Servicios Cooperativas de Ahorro y Crédito Figura 1.13 Volumen De Operaciones Por Casas De Valores BVQ Figura 1.14 Volumen De Operaciones Por Casas De Valores BVG Figura 1.15 Volumen Total De Operaciones Por Casas De Valor Figura 1.16 Instituciones Auxiliares del Servicio Financiero Figura 2.1 Tipos de Organigramas Figura 2.2 Organigrama Estructural Actual de Santa fe Casa de Valores S.A Figura 2.3 Organigrama Estructural Propuesto de Santa Fe Casa de Valores S.A Figura 2.4 Organigrama Funcional Propuesto de Santa Fe Casa de Valores S.A Figura 2.5 Organigrama Posicional Propuesto de Santa Fe Casa de Valores S.A Figura 2.6 Gráfico de Pastel Administrativa Financiera Figura 2.7 Barras- Administrativa-Financiera Figura 2.8 Gráfico de Pastel Oficial de Cumplimiento Figura 2.9 Gráfico de Barras Atención al Cliente Figura 2.10 Valoración Entrevista Área Financiera Administrativa Figura 2.11 Grafico Pastel Valoración Entrevista Área Financiera - Administrativa Figura 2.12 Gráfico De Barras - Valoración De La Entrevista Al Área Financiera- Administrativa Figura 2.13Gráfico De Pastel- Valoración De La Entrevista Al Oficial De Cumplimiento Figura 2.14 Gráfico de Barras - Valoración de la Entrevista al Área Financiera- Oficial de Cumplimiento Figura 2.15 Gráfico De Pastel- Valoración De La Entrevista Al Área Atención Al Cliente Figura 2.16 Gráfico De Barras - Valoración De La Entrevista Al Área Atención Al Cliente Figura 2.17 Gráfico De Pastel- Valoración Facturación Figura 2.18 Grafico Barras Valoración Facturación xv

16 Figura 2.19 Gráfico De Pastel- Valoración Tesorera Figura 2.20 Gráfico De Barras Valoración Tesorería Figura 2.21 Gráfico De Pastel- Valoración Selección Del Personal Figura 2.22 Gráfico De Barras Valoración Selección Del Personal Figura 2.23 Análisis Por Peso Oportunidades Matriz EFE Figura 2.24 Análisis Por Peso Ponderado Oportunidades Matriz EFE Figura 2.25 Análisis Por Peso Amenazas Matriz EFE Figura 2.26 Análisis Por Peso Ponderado Amenazas Matriz EFE Figura 2.27 Análisis Por Peso Fortalezas Matriz EFI Figura 2.28 Análisis Por Peso Ponderado Fortalezas Matriz EFI Figura 2.29 Análisis Por Peso Ponderado Debilidades Matriz EFI Figura 2.30 Análisis Por Peso Ponderado Debilidades Matriz EFI Figura 2.31 Matriz De Perfil Competitivo Figura 3.1 Control Interno Figura 3.2 Componentes Figura 3.3 Ejemplo de Cuestionario Figura 3.4 Simbología diagrama de flujos Figura 3.5 Ejemplo de Método Gráfico Figura 3.6 COSO II Figura 3.7 Componentes COSO II Figura 3.8 Componentes COSO III Figura 3.9 Entorno de Control Figura 3.10 Evaluación de Riesgo Figura 3.11 Actividades de control Figura 3.12 Sistemas de Información Figura 3.13 Supervisión del Sistema de Control Figura 3.14 Diseño y construcción de indicadores xvi

17 ANEXOS Anexo A Estado de Situación Financiera Santa Fe Casa de Valores Anexo B Estado de resultados Integrales Santa Fe Casa de Valores Anexo C Instalaciones Área de Contabilidad y Servicios Administrativos Anexo D Instalaciones Área de Tesorería Anexo E Instalaciones Área de Oficial de Cumplimiento Anexo F Instalaciones Área de Sistemas Anexo G Instalaciones Recepción xvii

18 RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA DE GESTIÓN Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A. UBICADA EN EL CANTÓN QUITO POR EL AÑO 2014 Durante los últimos años la banca privada se ha visto copada por parte de las empresas al buscar vías de financiamiento para poner sus proyectos en marcha; aun cuando estos han sido muy restringidos, el Mercado de Valores que cumple la función de canalizar el ahorro hacia la inversión no ha logrado consolidarse del todo en nuestro país. Santa Fe Casa de Valores se encuentra en crecimiento constante en el mercado de valores, pero no se ha realizado una Auditoria de Gestión a sus procedimientos implementados y a los que se han venido desarrollando, ni se ha determinado su impacto en la rentabilidad. Por lo anteriormente expuesto se ha decidido realizar una Auditoría de Gestión a la empresa mediante la cual se determinará el impacto de ella en la rentabilidad por el año 2014 y el grado de cumplimiento de sus objetivos planteados con eficacia y eficiencia. PALABRAS CLAVES 1. MERCADO DE VALORES 2. NEGOCIACIONES BURSÁTILES 3. EFICIENCIA 4. EFICACIA 5. EFECTIVIDAD 6. CONTROL INTERNO 7. AUDITORÍA DE GESTIÓN xviii

19 ABSTRACT xix

20 INTRODUCCIÓN El presente trabajo cuyo tema de investigación se denomina Auditoría de Gestión a la empresa Santa Fe Casa de Valores S.A. empresa dedicada a la intermediación bursátil y negociación de títulos valores, tiene por objeto realizar un examen a la gestión realizada por la empresa con el propósito de evaluar la eficacia y eficiencia de los resultados obtenidos en el año 2014 con respecto a las metas y los objetivos previstos, es decir, se evaluara si los recursos asignados (humanos, tecnológicos, financieros) están siendo utilizados con eficiencia, eficacia y economía. La Auditoria Gestión es una poderosa herramienta de apoyo para la empresa, ya que permite identificar las variables y los distintos tipos de controles que se deben implantar en la empresa. Se tiene en cuenta la descripción y análisis del control estratégico, el control de la eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo y un análisis del control como factor indispensable de la competitividad. Es evidente que el éxito empresarial requiere que una empresa invierta en la mejora continua de su cultura interna y se apliquen metodologías que se orienten a alinear sus acciones con la estrategia general de la empresa, a fin de que exista un rumbo y metas claras y concisas además de utilizar herramientas que faciliten su logro. Así como invertir en el mejoramiento de sus procesos de forma que permita alcanzar una mayor calidad en los bienes o servicios que prestan y satisfagan un mercado cada vez más exigente. La presente tesis fue elaborada de acuerdo a los métodos, técnicas y procedimientos que son indispensables para la realización de la Auditoria de Gestión. La tesis de grado consta de cinco capítulos que se encuentran estructurados de la siguiente manera: Capítulo I: Se describe a que parte de la encomia pertenecen las Casas de Valores, en este caso se realiza un análisis del Sistema Financiero a nivel global y del país. Capítulo II: Se describen los aspectos generales de la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A., tales como base legal, los objetivos, reseña histórica, organigramas, análisis externo e interno que permite conocer las influencias macro y microeconómicas bajo las cuales desarrolla sus actividades, y el impacto positivo y negativo que pueden generar estas, FODA, matrices EFE, EFI, entre otros. 1

21 Capítulo III: Se presenta el marco teórico es decir la parte conceptual de la Auditoría de Gestión, con todas sus generalidades y las fases que la componen como son: Planificación Especifica, Planificación de Auditoria, Ejecución del Trabajo, Comunicación de Resultados y Seguimiento, así como el Control Interno I, II Y III sus componentes y principios. Capítulo IV: Se desarrolla el ejercicio práctico de Auditoria de Gestión a los procesos de la empresa objeto de análisis y a sus componentes, así como la determinación de la incidencia de esta en la rentabilidad, con la información proporcionada por Santa Fe Casa de Valores S.A. Capítulo V: En este capítulo se detallan las conclusiones y recomendaciones, que se dan como resultado de la investigación. 2

22 1. SISTEMA FINANCIERO CAPÍTULO I 1.1. SISTEMA FINANCIERO INTRODUCCIÓN El sistema financiero, constituye uno de los sectores más importantes dentro de la economía a nivel mundial, permite administrar los servicios de pagos, movilizar el ahorro y la asignación de créditos, además de limitar, valorar, asociar e intercambiar los riesgos que resultan de estas actividades. Las instituciones que conforman el sistema financiero como Bancos, Sociedades Financieras, Mutualistas, Cooperativas de Ahorro y Crédito, Compañías de Seguros, Casas de Valores, Almaceneras entre otras prestan sus servicios que son usados de forma individual o en combinaciones por el gobierno, empresas o personas naturales a través de una serie de instrumentos como dinero, tarjetas de crédito, bonos, acciones, seguros entre otros CONCEPTO El Sistema Financiero como un conjunto de instituciones, instrumentos y mercados donde se va a canalizar el ahorro hacia la inversión. Es el conjunto de instituciones financieras tanto públicas como privadas que actúan de forma independiente en los mercados monetarios, cuya función es cumplir con el papel de intermediarios financieros. (Chiriboga Rosales, 2012) 3

23 CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO INSTITUCIONES REGULADORAS INSTITUCIONES FINANCIERAS PUBLICAS INSTITUCIONES FINANCIERAS PRIVADAS INSTITUCIONES DE SERVICIOS FINANCIEROS INSTITUCIONES DE SERVICIO AUXILIARES DEL SISTEMA FINANCIERO Entidades propias de cada pais encargadas del control y regulacion de los entes que conforman el sistema financiero. Son entidades de desarrollo economico cuyo accionista es el Estado quemediante una amplia y adecuada intermediacion busca mejorar las condiciones de vida del país. Son organizaciones de desarrollo económico que se encuentran con personería jurídica que se dedican a captar recursos monetarios para colocarlos en diversas actividades crediticias, aportando al desarrollo integral del país. Instituciones que prestan servicios de intermediación mediante los cuales se genra valor a través del dinero. Entidades que prestan servicios auxiliares en el sistema financiero tales como: transporte de especies monetarias, servicios de cobranzas, entre otros. Figura 1.1 Clasificación del sistema financiero 4

24 ANÁLISIS DE LA CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO El Sistema Financiero de un país está conformado por: instituciones reguladoras, instituciones financieras públicas, instituciones financieras privadas, instituciones de servicios financieros, instituciones de servicio auxiliares del sistema financiero, medios y mercados que cada una de ellas cumplen un rol muy importante con el fin de cumplir el objetivo del Sistema Financiero el cual es canalizar el ahorro que generan las unidades de gasto con superávit hacia la inversión esta labor de intermediación es considerada dentro de la economía básica para realizar la transformación de los activos financieros primarios, emitidos por unidades inversoras en activos financieros más acorde con las preferencias de los ahorradores. Instrumentos financieros El sistema financiero esta comprendido por: Las instituciones o intermediarios financieros Los mercados financieros que materializan los dos anteriores Figura 1.2 Análisis de la clasificación del sistema financiero FUNCIONES El sistema financiero cumple uno de los roles más importantes dentro de la economía, y dentro de sus múltiples funciones se citaran las más importantes: Captar y promover el ahorro para luego canalizarlo hacia los diferentes agentes económicos. 5

25 Facilita el intercambio de bienes y servicios entre sus asociados, para de esta forma ser más eficiente. Buscar el crecimiento económico de la población. Dar apoyo para que la política económica sea más efectiva y contribuir al desarrollo social IMPORTANCIA La importancia del Sistema Financiero está en que su función principal es canalizar el ahorro hacia la inversión, ahorro generado por excedentes de unidades monetarias y dirigidas a cubrir necesidades de unidades deficitarias, además de tomar en cuenta las diversas necesidades y motivaciones de los ahorristas e inversionistas ANÁLISIS DEL SISTEMA FINANCIERO Dentro de nuestro tema de estudio del Sistema Financiero en general se pudo identificar la importancia de su existencia a nivel global, este constituye un sector primordial cuya función principal es incentivar el ahorro en donde los demandantes y los ofertantes pueden vender o negociar sus ahorros para una posterior inversión, de lo cual obtendrán más ingresos, estas negociaciones se las puede realizar con instituciones financieras o de crédito, las cuales nos ayudarán como intermediarios financieros con asesoría para decidir sobre cuál es la mejor opción de colocación de nuestros excedentes y si la negociación es factible o debemos limitarnos en ciertos parámetros SISTEMA FINANCIERO NACIONAL INTRODUCCIÓN Entre los años 1831 y 1839, el sistema financiero en el país dio sus primeros inicios, bastante conveniente para la época pero no muy desarrollado y con muchas falencias. Mediante decreto legislativo en 1839 se da la autorización al Ejecutivo para que negocie la creación de la primera institución bancaria. Para luego en 1927 fundar el Banco Central del Ecuador y 1928 la Superintendencia de Bancos y el Banco Hipotecario del Ecuador. En el año de 1948 debido a la adaptación del Sistema Financiero a las políticas del Fondo Monetario Internacional se genera una crisis financiera. En los años 70 se dio un gran crecimiento especialmente en lo referente a Acticos Fijos, numero de instituciones y personal, todo esto debido 6

26 al boom petrolero y las condiciones favorables que el Estado ofrecía para este sector, tales como: las líneas de crédito subsidiadas, controles administrativos sobre tasas de interés y asignación del crédito. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Figura 1.3 Evolución del sistema financiero ecuatoriano en la década de 1970 En: BCE (2015) 36% 55% 60% 48% 58% 49% 40% 67% 49% % En la década de los 80 el Ecuador atravesó la explosión de la crisis de la deuda externa, ya que había alcanzado niveles exorbitantes y como resultado de esto la incapacidad de pago por parte de los deudores privados y públicos. Debida a esta situación los precios de los productos primarios se desplomaron entre ellos el petróleo, lo cual genero presiones a nivel de crédito interno, tipo de cambio y reserva monetaria y el sistema financiero ecuatoriano presentaba una situación generalizada de iliquidez. En el año de 1987 se creó la Ley de Bancos. (Chang Wong, Romero Aleman, & Rumbea Pavisic, 2013) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Figura 1.4.Evolución del sistema financiero ecuatoriano década 1980 En: BCE (2015) 36% 55% 60% 48% 58% 49% 40% 67% 49% 58% En la década de los 90 el sistema financiero atravesó por varios cambios entre uno de los principales fue la expedición de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero reemplazando a la antigua ley de bancos, con la cual se intentó implantar la supervisión prudencial para el sistema bancario, además de incluir ciertos aspectos como: la reducción de instituciones 7

27 financieras de 7 a 4, la existencia de la Junta Bancaria. En esta época se puede calificar como a la década de la crisis, pues en 1995 se presentaron problemas de liquidez debido al conflicto bélico con Perú, la crisis energética y problemas políticos. 80% 60% 40% 36% 55% 60% 48% 58% 49% 40% 67% 49% 58% 20% 0% Figura 1.5 Evolución del Sistema Financiero Ecuatoriano Década de 1990 En: BCE (2015) En la actualidad se encuentra en vigencia el Código de la Ley de General de Instituciones del Sistema Financiero, mismo que fue publicado en el Registro Oficial 250 del 23 de Enero del El sistema financiero nacional está en una situación estable que permite afrontar las consecuencias de la crisis internacional. Los espacios para acceder a fuentes de financiación son grandes, la inflación ha crecido pero están controlados. En la figura a continuación se puede apreciar la evolución del Sistema Financiero Ecuatoriano en la década % 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Figura 1.6 Evolución Del Sistema Financiero Ecuatoriano Década De 2000 En: BCE (2015) 36% 55% 60% 48% 58% 49% 40% 67% 49% 58% 56% El Sistema Financiero en el país está regulado por la Superintendencia de Bancos Valores y Seguros, la misma que proporciona seguridad para quienes forman parte del mismo, cuidando sus bienes valores y derechos así como asegurando un adecuado control y manejo de las diferentes instituciones que lo conforman. (Mosquera, 2011) 8

28 CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL CLASIFICACION DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL ENTIDADES REGULADORAS DIRECTORIO DEL BANCO CENTRAL JUNTA DE POLITICA Y REGULACION MONETARIA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS VALORES Y SEGUROS SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS CONSEJO NACIONAL DE VALORES INSTITUCIONES FINANCIERAS PUBLICAS INSTITUCIONES FINANCIERAS PRIVADAS INSTITUCIONES DEL SERVICIO FINANCIERO INSTITUCIONES D SERVICIOS AUXILIARES DEL SISTEMA FINANCIERO BANCO CENTRAL DEL ECUADOR BANCOS COMPANIAS DE ARRENDAMIENTO MERCANTIL CAJEROS AUTOMATICOS BANCO DEL ESTADO SOCIEDADES FINANCIERAS CASAS DE CAMBIO SERVICIOS DE COBRANZAS BANCO NACIONAL DE FOMENTO MUTUALISTAS DE AHORRO Y CRÉDITO PARA LA VIVIENDA ALMACENES GENERALES DE DEPOSITOS SERVICIOS CONTABLES Y DE COMPUTACIÓN BANCO ECUATORIANO DE LA VIVIENDA COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO COMPAÑÍAS EMISORAS O ADMINISTRADORAS DE TARJETAS DE CRÉDITO TRANSPORTE DE VALORES CORPORACION FINANCIERA NACIONAL CASAS DE VALORES Figura 1.7 Clasificación del sistema Financiero Nacional 9

29 ENTIDADES REGULADORAS DIRECTORIO DEL BANCO CENTRAL Es el organismo de mayor jerarquía dentro del Banco Central del Ecuador siendo el responsable de la toma de decisiones en materia financiera de acuerdo a la ley. Está conformado por: Un delegado del Presidente de la república, quien lo presidirá y tendrá voto dirimente; El Ministro que coordine la Política Económica o su delegado; El Ministro que coordine la Producción o su delegado; El delegado de las instituciones financieras públicas de desarrollo; El Secretario Nacional de Planificación o su delegado; El Ministro de Finanzas o su delegado. Asistirán a este Directorio con voz pero sin voto: El Superintendente de Bancos y Seguros y el Gerente General del Banco Central del Ecuador JUNTA DE POLÍTICA Y REGULACIÓN MONETARIA La Junta Monetaria fue sustituida por la Junta de Política y Regulación Monetaria. La promulgación del Código Orgánico Monetario y Financiero (COMYF), publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 332 de 12 de Septiembre de 2014, representa un hito en el país, al devolver al Estado su rol de regulador de la economía nacional y la política monetaria. Más allá de plasmar en un solo cuerpo legal, la normativa que regula las actividades económicas y financieras, el COMYF implica una profunda reestructuración del sector económico y financiero en el Ecuador, que conlleva la unificación de los organismos de control, y la consecuente creación de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera SUPERINTENDENCIA DE BANCOS VALORES Y SEGUROS La Superintendencia de Bancos Valores y Seguros, es el organismo que se encarga de controlar los múltiples temas relacionados con el desarrollo de las actividades bancarias del Ecuador. El Estado provee de leyes y reglamentos especiales para que esta entidad realice sus operaciones en efecto. Entre sus objetivos principales tenemos: Fortalecer el marco legal y normativo de acuerdo a principios, mejores prácticas y estándares internacionales vigentes. 10

30 Lograr una adecuada administración de riesgos mediante el fortalecimiento de los procesos de supervisión de los sistemas controlados. Proteger los derechos de los consumidores financieros. Fortalecer la gestión organizacional y la administración del recurso humano. Asegurar la calidad y la seguridad de la información y el servicio informático, con tecnología de punta. Optimizar la administración de los recursos financieros SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Es un ente controlador de sociedades de capital en el país, y a partir del año 1979 se inicia un proceso de modernización institucional, se ha caracterizado por ser una entidad de asesoría y de apoyo al sector empresarial ecuatoriano. En este nuevo marco de acción, la realización de estudios análisis y diagnósticos, se ha sustentado en un sistema estadístico el que se lo ha ido mejorando a través del tiempo concentrándose en resolver la problemática empresarial del país. Misión.- Somos una institución que controla, promueve y vigila, el mercado de valores y el sector societario mediante sistemas de regulación y servicios contribuyendo con el desarrollo transparente y confiable de la actividad empresarial en el país CONSEJO NACIONAL DE VALORES Es un organismo oficial que se encarga de la promoción, supervisión y control del mercado de valores, con base a la Ley de Mercado de Valores del Ecuador. Sus funciones principalmente tienen que ver con la vigilancia y supervisión del Estado en defensa de sus intereses. FUNCIONES Registrar valores para ofertas públicas y otros registros obligatorios. Expedir, suspender, revocar, cancelar las licencias de los sujetos regulados y registrados y demás licencias que deba otorgar la Comisión. 11

31 INSTITUCIONES FINANCIERAS PÚBLICAS BANCO CENTRAL DEL ECUADOR BANCO DEL ESTADO BANCO NACIONAL DE FOMENTO BANCO ECUATORIANO DE LA VIVIENDA CORPORACION FINANCIERA NACIONAL Figura 1.8 Instituciones Financieras Públicas BANCO CENTRAL DEL ECUADOR Ente jurídico de derecho público, de duración indefinida, con autonomía técnica y administrativa y patrimonio propio. Su función principal es la de establecer, controlar y aplicar la política monetaria, financiera, crediticia y cambiaría del Estado y como objetivo primordial velar por la estabilidad monetaria. La forma de organización, funciones así como las atribuciones están regidas en la presente Ley, su estatuto y los reglamentos internos, así como por las regulaciones y resoluciones que sean expedidas por su directorio BANCO DEL ESTADO Institución financiera publica con personería jurídica, autónoma de duración indefinida ubicada en la ciudad de Quito. Tiene por objetivo financiar programas, proyectos, obras y servicios bancarios y financieros destinados a favorecer el desarrollo de las actividades económicas nacionales. 12

32 Por dicha finalidad actúa con recursos de su propio capital y recursos que obtenga en el país o en el exterior, por su cuenta o con intermediación del Estado, de los consejos provinciales, de las municipalidades y de las demás entidades públicas que tengan finalidad social BANCO NACIONAL DE FOMENTO Entidad Financiera de Desarrollo, autónoma, de derecho privado y finalidad social y pública, con personería jurídica y capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones. Su objetivo primordial es estimular y acelerar el desarrollo socioeconómico del país, mediante una amplia y adecuada intermediación financiera. Con esta finalidad tiene las siguientes funciones: Otorgar créditos de preferencia para el fomento de la producción, agropecuaria, artesanía, pequeña industria, entre otros. Recibir depósitos monetarios, de plazo menor, de plazo mayor y de ahorro. Emitir valores fiduciarios negociables en el mercado de valores BANCO ECUATORIANO DE LA VIVIENDA El Banco Ecuatoriano de la Vivienda fue creado el 26 de mayo de 1961, mediante Decreto- Ley de Emergencia, siendo su finalidad principal la de atender el déficit de la demanda habitacional en el país. La institución busca convertirse en un Banco de Desarrollo al servicio de la ejecución de proyectos habitacionales de interés social acorde al Plan Nacional del Buen Vivir, siendo uno de los objetivos fundamentales de la entidad, atender el mercado hipotecaria financiero CORPORACIÓN FINANCIERA NACIONAL La Corporación Financiera Nacional, banca de desarrollo del Ecuador, es una institución financiera pública, cuya misión consiste en canalizar productos financieros y no financieros para servir a los sectores productivos del país, con especial atención a la micro y pequeña empresa apoyándoles adicionalmente en programas de capacitación, asistencia técnica y firma de convenios interinstitucionales para el fomento productivo buscando mejorar y resaltar la gestión empresarial como fuente de competitividad a mediano y largo plazo. 13

33 Lleva un ritmo de acción coherente con los objetivos nacionales, brindando el empuje necesario para que los sectores productivos enfrenten en mejores condiciones la competencia externa. El sector privado se siente estimulado para emprender proyectos de envergadura con la incorporación de modernos y sofisticados procesos tecnológicos acorde con las exigencias de la sociedad y la globalización del siglo XXI. Crédito Directo Atención al Cliente Capital de Trabajo Asistencia Técnica Crédito Automotriz Fomento Productivo Multisector ial Fondo de Grantía Negocios Fiduciarios Figura 1.9 Productos y Servicios Corporación Financiera Nacional INSTITUCIONES FINANCIERAS PRIVADAS BANCOS Es una institución que por un lado se encarga de cuidar el dinero que es entregado por los clientes y por el otro utiliza parte del dinero entregado para dar préstamos cobrando una tasa de interés. 14

34 La constitución de nuevos bancos, requerirá de un patrocinio técnico constituido mínimo de: USD $ Transferencias El cambio de moneda La banca eléctronica Medios de pago: El dinero en efectivo, los cheques, las tarjetas. La cuenta bancaria - depósitos a la vista. Figura 1.10 Productos y Servicios Bancos SOCIEDADES FINANCIERAS Instituciones que tienen como objetivo fundamental intervenir en el mercado de capitales y otorgar créditos para financiar la producción, la construcción, la adquisición y la venta de bienes a mediano y largo plazo. Pueden también crear y promover sociedades mercantiles, suscribir o colocar obligaciones de empresas privadas, captar fondos directamente del público, entre otras. Estas sociedades pueden realizar todas las operaciones financieras facultadas por las leyes que rigen a los bancos privados, exceptuando cuentas de ahorro y cuentas corrientes MUTUALISTAS DE AHORRO Y CRÉDITO PARA LA VIVIENDA Entidades Financieras que se dedican a la captación de ahorros del público para otorgar créditos para principalmente financiar actividades de construcción y vivienda. En cuanto a su estructura las mutualistas son consideradas especiales, puesto que no disponen de capital ni de accionistas y su patrimonio se ha ido estableciendo a través del tiempo sobre la base de los resultados que ha obtenido. Constituyen los únicos entes privados especializados en vivienda en el Ecuador y que han cumplido con su rol fundamental, el de satisfacer las necesidades de vivienda. 15

35 PRODUCTOS Y SERVICIOS Ahorro tradicional Ahorro programado Inversiones Créditos Hipotecarios Tarjeta de Crédito Seguros Vivienda de Interés Social Figura 1.11 Productos y Servicios Mutualistas de Ahorro y Crédito COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO Las cooperativas son asociaciones voluntarias de personas y no de capitales, con personería jurídica, de duración indefinida y de responsabilidad limitada, en la que los individuos se organizan libre y democráticamente con el fin de satisfacer sus necesidades y promover el mejoramiento económico y social. Son sociedades de derecho privado, formadas por personas naturales o jurídicas que tiene por objeto planificar y realizar actividades o trabajos de beneficio social o colectivo, sin perseguir fines de lucro por medio de una empresa manejada en común y formada con la aportación económica intelectual y moral de sus miembros. Las cooperativas se rigen por principios y valores del cooperativismo, los mismos que deberán ser aplicados en las resoluciones de carácter general emitidas para el sector cooperativo. Las cuales son: 16

36 a) Adhesión abierta y voluntaria b) Control democrático de los socios. c) Participación económica de los socios. d) Autonomía e independencia e) Educación, capacitación e información. f) Cooperación entre cooperativas. g) Compromiso con la comunidad. Ahorros a la vista Depósitos a plazo fijo Certificados de aportación Créditos de consumo Cpacitacion a los socios Remesas Internacionales Créditos de Vivienda Microcréditos Créditos Comerciales Figura 1.12 Productos y Servicios Cooperativas de Ahorro y Crédito INSTITUCIONES DEL SERVICIO FINANCIERO COMPAÑÍAS DE ARRENDAMIENTO MERCANTIL El arrendamiento mercantil financiero, es la operación por la cual el arrendador quien es una persona jurídica y legalmente autorizada arrienda un bien de su propiedad por un plazo determinado y el arrendatario reconoce el pago de una renta por la prestación del bien, el cual al vencimiento del plazo puede acceder a cualquiera de los siguientes derechos alternativos. Comprar el bien por el precio acordado de compra o por el valor residual previsto anteriormente en el contrato, el cual no será inferior al 20% de las rentas devengadas. 17

37 Prorrogar el contrato por un plazo adicional, durante la prorroga el pago deberá ser inferior al establecido inicialmente, a menos que incluya mantenimiento, suministro de partes, asistencia u otros servicios. Recibir una parte al valor residual del precio en que el bien sea vendido a un tercero; y, Recibir en arrendamiento mercantil un bien sustituto. El capital pagado mínimo requerido para la constitución de una compañía de arrendamiento mercantil es de US$ (Sustituido con resolución No JB de 14 de mayo del 2002) la Junta Bancaria podrá exigir un capital pagado superior, cuando a su juicio existan circunstancias específicas para ello. En todo momento, las compañías de arrendamiento mercantil mantendrán un patrimonio técnico constituido mínimo de US$ CASAS DE CAMBIO Son sociedades anónimas debidamente autorizadas por la Superintendencia de Bancos, Valores y Seguros, de servicios financieros, que tienen por objeto social exclusivo al efectuar operaciones de compra-venta o permuta de divisas de modo habitual y permanente en el mercado libre de cambios. El capital mínimo pagado requerido para constituir una casa de cambio será de USD $ , además deberán ajustar su capital de acuerdo al promedio de compra de divisas efectuadas anualmente, observando la siguiente tabla: Tabla 1.1 Capital Requerido-Casas de Cambio Volumen de compras en USD Capital requerido en USD De 0 hasta De hasta De hasta De hasta De hasta De hasta De hasta De en adelante En: Superintendencia de Compañías. 18

38 ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITOS Entidades financieras cuya actividad principal es almacenar productos en bodegas adecuadas para ello, y por la cual cobraran una comisión EMISORAS O ADMINISTRADORAS DE TARJETAS DE CRÉDITO Son sociedades anónimas que prestan su servicios de carácter financiero, mediante la emisión, administración, financiamiento o mercadeo de las tarjetas de pago en moneda del curso legar o extranjera; así como tarjetas de crédito, de pago, de sistema cerrado y de sistema cerrado de circulación restringida, en moneda de curso legal, previa autorización de la Superintendencia de Bancos, Valores y Seguros. Las emisoras o administradoras de tarjetas de crédito realizaran las siguientes funciones: Emitir y promover la tarjeta. Calificar y aprobar las solicitudes de los tarjetahabientes y de afiliación de establecimientos. Conceder líneas de crédito, por utilización de la tarjeta de crédito en establecimientos comerciales o por entrega en efectivo. Efectuar cobros a tarjetahabientes y pagos a establecimientos. Recibir fondos de sus tarjetahabientes con la finalidad de efectuar cargos a sus futuros consumos; y, Otras actividades estrictamente relacionadas con el objeto de las compañías emisoras o administradoras de tarjetas de crédito, las que deberán ser reportadas a la Superintendencia de Bancos Valores y Seguros CASAS DE VALORES Las Casas de Valores son instituciones que surgieron a raíz de la creación de la Ley de Mercado de Valores publicada en el Registro Oficial No. 199 del año 1993, supervisadas y controladas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Su principal función es la de actuar como intermediario financiero, es decir realiza la compra-venta de títulos valores por cuenta de sus clientes o por su propio capital. 19

39 Para constituirse deberá tener como mínimo un capital inicial pagado equivalente a cuarenta mil UVC, cotizados a la fecha de la apertura de la cuenta de integración de capital, que estará dividido en acciones nominativas. Tabla 1.2 Casas de Valores en el Ecuador CASA DE VALORES PROVINCIA/UBICACIÓN ACCIONES Y VALORES CASA DE VALORES S.A. ACCIVAL DIRECCIÓN UIO: Av. Colón E4-105 entre 9 de Octubre y Av. Amazonas, Edif. Solamar, Piso 5, Oficina 502. DIRECCIÓN GYE: Av. Francisco de Orellana Edif. World Trade Center Piso 10- Of ADVFIN S.A. CASA DE VALORES DIRECCIÓN GYE: Av. 9 de Octubre 100 y Malecón, Edif. La Previsora, Piso 25, Oficina 7 ALBION CASA DE VALORES S.A DIRECCIÓN GYE: Av. 9 de Octubre 100 y Malecón, Edif. La Previsora, Piso 21, Oficina 2107 BANRÍO CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN GYE: Junín 105 y Malecón, Edif. Intercambio, Piso 5, Oficina 3 KAPITAL ONE CASA DE VALORES S.A. KAOVALSA DIRECCIÓN GYE: Ciudad del Río, solar 8-1 Edif. The Point Piso 30, oficinas 3004 y 3005 R&H ASOCIADOS CASA DE VALORES R&HVAL S.A. DIRECCIÓN GYE: Av. 9 de Octubre 100 y Malecón, Edif. La Previsora, Piso 30, Oficina

40 REAL CASA DE VALORES DE GUAYAQUIL S.A. CASAREAL DIRECCIÓN GYE: Av. Rodrigo de Chávez Parque Empresarial Colon Edif. Empresarial 1 Piso 1 Oficinas 205 VENTURA CASA DE VALORES VENCASA S.A. DIRECCIÓN GYE: Av. 9 de Octubre 100 y Malecón, Edif. La Previsora, Piso 27, Oficina 2705 VECTORGLOBAL WMG CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. Amazonas N34-33 y Azuay, Edif. Torre del Parque, Oficina 302 CASA DE VALORES VALUE S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. De los Shyris N32-40 y Av. 6 De Diciembre, Edif. Aveiro Piso 12 Oficina 1201 CASA DE VALORES APOLO S.A. VALORAPOLO DIRECCIÓN UIO: Av. Amazonas y Naciones Unidas, Edif. Unicornio, Torre Empresarial, Piso 7, Oficina 705 SU CASA DE VALORES SUCAVAL S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. de los Shyris N32-40 y Antonio Navarro, Edif. Aveiro Piso 11 junto a Salud S.A. STRATEGA CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. La Coruña E25-58 y Av. 12 de Octubre, Edif. Altana Plaza, Piso 1, Oficina 205 PROBROKERS S.A. CASA DE VALORES DIRECCIÓN UIO: Av. 12 de Octubre N26-97 y Lincoln, Edif. Torres 1492, Oficina

41 PORTAFOLIO CASA DE VALORES S.A. PORTAVALOR DIRECCIÓN UIO: Av. 6 de Diciembre 2816 y Paúl Rivet, Edif. Josuet González, Piso 6 DIRECCIÓN UIO: Av. Amazonas 477 y Roca, Edif. Río Amazonas, Piso 2, Oficina 202 MOREANO BORJA CASA DE VALORES S.A. METROVALORES CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. República de El Salvador N35-82, Edif. Twin Towers, Oficina 5C MERCHANT VALORES CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. Colón E4-112 y Av. Amazonas Edif. Arista, Piso 3, Oficina 303 DIRECCIÓN UIO: Calle Muros N27-95 y Av. 12 de Octubre, Edif. New Corp. Piso 3 INMOVALOR CASA DE VALORES S.A. ORION CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. Orellana E4-430 y Av. Amazonas, Edif. Orellana 500, Piso 7, Oficina 702 HOLDUNPARTNERS CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. República del Salvador N y Portugal, Edif. Prisma Norte, piso 10 22

42 FIDUVALOR CASA DE VALORES S.A. ECUABURSÁTIL CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. República de El Salvador 880 y Suecia, Edif. Almirante Colón, Piso 7, Oficina 81 DIRECCIÓN UIO: Av. Naciones Unidas E3-39 y Amazonas, Edif. La Previsora, Torre B, Piso 2, Oficina 209 DIRECCIÓN GYE: Junín 114 y Panamá, Edif. Torres del Río, Piso 4. ECOFSA CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Páez 370 y Robles, Edif. Valladolid, Piso 2 COMISIONISTAS BURSÁTILES COMBURSATIL CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Andalucía N y Cordero, (La Floresta, 2 cuadras detrás del Swissotel) ANALYTICA SECURITIES C.A. DIRECCIÓN UIO: Av. 12 de Octubre 1942 y Cordero, Edif. World Trade Center, Piso 15, Oficina 1505 PICAVAL CASA DE VALORES S.A. PLUSVALORES CASA DE VALORES S.A. DIRECCIÓN UIO: Av. 12 de octubre N y Cordero, Edif. World Trade Center, Torre A, Piso 12, Oficina 1209 DIRECCIÓN GYE: Parque Empresarial Colón, Edif. Empresarial 1, Piso 1, Oficina 103 DIRECCIÓN UIO: Av. República E3-32 y Azuay DIRECCIÓN GYE: Circunvalación 617 y Las Monjas, Piso 2 (Urdesa) 23

43 SANTA FE CASA DE VALORES S.A. SILVERCROSS S.A. CASA DE VALORES SCCV En: Bolsa de Valores de Quito DIRECCIÓN UIO: Juan González N y Juan Pablo Sanz, Edif. Vizcaya II, Piso 3, Oficina 3ª, Torre Sur. DIRECCIÓN GYE: Vélez 503 y Boyacá, Edif. Redena, Piso 5, Oficina 3. DIRECCIÓN GYE: Av. Luis Orrantia y Justino Cornejo, Urbanización Kennedy Norte, Edif. Atlas, Piso 6, Oficina 4 DIRECCIÓN UIO: Av. 12 de Octubre y Cordero, Edif. World Trade Center, Torre A, Piso 10, oficina

44 Tabla 1.3 Volumen de Operaciones por Casas de Valores VOLUMEN DE OPERACIONES POR CASAS DE VALORES SEGÚN MONTOS AJUSTADOS ENERO - DICIEMBRE DE 2014 CASAS DE VALORES DEL ECUADOR BVQ BVG TOTAL 1 PICAVAL CASA DE VALORES S.A , , ,07 2 ADVFIN S.A CASA DE VALORES , , ,28 3 SILVERCROSS S.A CASA DE VALORES , , ,65 4 MASVALORES CASA DE VALORES S.A , ,59 5 PLUSVALORES CASA DE VALORES , ,48 6 PLUSBURSATIL CASA DE VALORES S.A , ,01 7 ACCIVAL S.A , ,81 8 METROVALORES CASA DE ,21 VALORES S.A , ,68 9 SANTA FE CASA DE VALORES ,11 S.A , ,05 10 VALPACÍFICO S.A , , ,88 11 ACTIVALORES ACTIVA CASA DE VALORES S.A , ,31 12 STRATEGA CASA DE ,90 VALORES S.A , ,82 13 INMOVALOR CASA DE ,61 VALORES S.A , ,99 ECUABURSÁTIL CASA DE 14 VALORES S.A *incluye ,08 Produvalores , ,61 15 ECOFSA S.A , MERCAPITAL CASA DE VALORES S.A ALBION CASA DE VALORES S.A VENTURA CASA DE VALORES VENCASA S.A , , , , , , , , ,41 19 VALORAPOLO S.A , ,78 20 HOLDUNPARTNERS CASA DE VALORES S.A , ,66 21 IBCORP CASA DE VALORES S.A , ,05 22 BANRÍO CASA DE VALORES , ,34 S.A ,40 23 R&H ASOCIADOS CASA DE ,18 25

45 VALORES R&HVALS.A ,18 24 VECTOR GLOBAL WMG S.A ,24 25 SUCAVAL S.A ,47 26 MOREANO BORJA CASA DE VALORES C.A ,14 27 MERCHANTVALORES S.A ,18 28 VALUE S.A ,57 29 ANALYTICA SECURITIES CASA DE VALORES S.A , , , , , , ,62 30 COMBURSATIL S.A , ,15 31 CITADEL CASA DE VALORES S.A , ,86 32 PROBROKERS S.A CASA DE VALORES , ,67 33 INTERVALORES CASA DE VALORES S.A , ,87 34 PORTAFOLIO S.A , ,86 35 AMAZONAS CAPITAL MARKETS , , ,26 36 FIDUVALOR S.A , ,00 37 REAL CASA DE VALORES DE GUAYAQUIL S.A CASAREAL , ,04 TOTAL NEGOCIADO CASAS DE VALORES , , ,31 En: Bolsas de Valores del Ecuador ANÁLISIS GRÁFICO: La tabla 1.4 representa el total del volumen de operaciones en montos ajustados de Enero a Diciembre de 2014 realizadas por las casas de valores del país, dividido por Bolsa de Valores de Guayaquil y de Quito. porcentuales. A continuación se presentara un análisis grafico en el que se incluye gráficos con valores 26

46 REAL CASA DE VALORES DE GUAYAQUIL FIDUVALOR S.A AMAZONAS CAPITAL MARKETS PORTAFOLIO S.A INTERVALORES CASA DE VALORES S.A PROBROKERS S.A CASA DE VALORES CITADEL CASA DE VALORES S.A COMBURSATIL S.A ANALYTICA SECURITIES CASA DE VALUE S.A MERCHANTVALORES S.A MOREANO BORJA CASA DE VALORES C.A SUCAVAL S.A VECTOR GLOBAL WMG S.A R&H ASOCIADOS CASA DE VALORES BANRIO CASA DE VALORES S.A IBCORP CASA DE VALORES S.A HOLDUNPARTNERS CASA DE VALORES S.A VALORAPOLO S.A VENTURA CASA DE VALORES VENCASA S.A ALBION CASA DE VALORES S.A MERCAPITAL CASA DE VALORES S.A ECOFSA S.A ECUABURSATIL CASA DE VALORES S.A INMOVALOR CASA DE VALORES S.A STRATEGA CASA DE VALORES S.A ACTIVALORES ACTIVA CASA DE VALORES VALPACIFICO S.A SANTA FE CASA DE VALORES S.A METROVALORES CASA DE VALORES S.A ACCIVAL S.A PLUSBURSATIL CASA DE VALORES S.A PLUSVALORES CASA DE VALORES MASVALORES CASA DE VALORES S.A SILVERCROSS S.A CASA DE VALORES ADFIN S.A CASA DE VALORES PICAVAL CASA DE VALORES S.A , , , ,00 Figura 1.13 Volumen De Operaciones Por Casas De Valores BVQ En: Bolsas de Valores del Ecuador 27

47 REAL CASA DE VALORES DE GUAYAQUIL S.A CASAREAL FIDUVALOR S.A AMAZONAS CAPITAL MARKETS PORTAFOLIO S.A INTERVALORES CASA DE VALORES S.A PROBROKERS S.A CASA DE VALORES CITADEL CASA DE VALORES S.A COMBURSATIL S.A ANALYTICA SECURITIES CASA DE VALORES S.A VALUE S.A MERCHANTVALORES S.A MOREANO BORJA CASA DE VALORES C.A SUCAVAL S.A VECTOR GLOBAL WMG S.A R&H ASOCIADOS CASA DE VALORES R&HVALS.A BANRIO CASA DE VALORES S.A IBCORP CASA DE VALORES S.A HOLDUNPARTNERS CASA DE VALORES S.A VALORAPOLO S.A VENTURA CASA DE VALORES VENCASA S.A ALBION CASA DE VALORES S.A MERCAPITAL CASA DE VALORES S.A ECOFSA S.A ECUABURSATIL CASA DE VALORES S.A *incluye INMOVALOR CASA DE VALORES S.A STRATEGA CASA DE VALORES S.A ACTIVALORES ACTIVA CASA DE VALORES S.A VALPACIFICO S.A SANTA FE CASA DE VALORES S.A METROVALORES CASA DE VALORES S.A ACCIVAL S.A PLUSBURSATIL CASA DE VALORES S.A PLUSVALORES CASA DE VALORES MASVALORES CASA DE VALORES S.A SILVERCROSS S.A CASA DE VALORES ADFIN S.A CASA DE VALORES PICAVAL CASA DE VALORES S.A , , ,00 Figura 1.14 Volumen De Operaciones Por Casas De Valores BVG En: Bolsas de Valores del Ecuador 28

48 30,00% 26,23% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% 7,63% 7,14% 5,82% 5,34% 3,54% 3,35% 3,17% 3,13% 2,80% 2,71% 2,58% 2,51% 2,38% 2,25% 1,94% 1,79% 1,71% 1,54% 1,42% 1,31% 1,19% 1,19% 1,10% 0,81% 0,81% 0,80% 0,77% 0,72% 0,70% 0,60% 0,47% 0,36% 0,10% 0,07% 0,02% 0,01% Figura 1.15 Volumen Total De Operaciones Por Casas De Valor En: Bolsas de Valores del Ecuador 29

49 ANÁLISIS DE LOS GRÁFICO DE VOLUMEN DE OPERACIONES REALIZADAS POR LAS CASAS DE VALORES EN EL ECUADOR Dentro de los datos obtenidos por las Bolsas de Valores del Ecuador en cuento al volumen de operaciones realizadas en el año 2014 obtuvimos las siguientes estadísticas: En cuanto a la Bolsa de Valores de Quito, quien realizó el mayor número de operaciones fue PICAVAL CASA DE VALORES S.A. con un valor de $352,847,749.48, seguido por PLUSVALORES CASA DE VALORES S.A. con un valor de $207,554, y SANTA FE CASA DE VALORES S.A. quien se ubicó en noveno lugar en el ranking realizó $ 13,120, lo cual representa el 22%, 13% y el 0,82% respectivamente del total de operaciones realizadas. Por su parte la Bolsa de Valores de Guayaquil presento los siguientes datos, en primer lugar de negociación se encontró PICAVAL CASA DE VALORES S.A. con un valor de $666, 200,137.59, seguido por ADVFIN S.A CASA DE VALORES con un valor de $267, 062,493.02, por su parte SANTA FE CASA DE VALORES S.A. negoció $108, 321,556.94, esto representa el 29%,12% y el 0.05% respectivamente del total de operaciones realizadas en Guayaquil. Del total de operaciones realizadas se obtuvo los siguientes datos, en primer lugar se encontró PICAVAL CASA DE VALORES S.A. con un valor de $1,019,047,887.07, en segundo lugar ADVFIN S.A CASA DE VALORES con un valor de $296,548,661.28, en tercer lugar SILVERCROSS S.A. CASA DE VALORES con un valor de $277,535,435.65, con una participación porcentual del 26,23%, 7,63% y 7,14% respectivamente. Por su parte SANTA FE CASA DE VALORES S.A. ocupo el noveno lugar con un total de $121,442, representado por el 3,13% FUNCIONAMIENTO Las casas de valores deberán realizar la negociación de títulos en el mercado de valores, a través de operadores de valores, los mismos que deberán estar inscritos en el Registro del Mercado de Valores. La relación que existe en las casas de valores y los operadores es solidaria, es decir las Casas de Valores responderán por las acciones de sus operadores. Así como serán responsables de la legitimidad, integridad y validez de los títulos que negocia, sin embargo no será responsable de la solvencia del emisor de los mismos. 30

50 Cuando una o varias persona desean invertir lo realizarán a través de una Casa de Valores, debidamente autorizada por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, para dicho efecto el operador de valores le dará la asesoría necesaria y de acuerdo a los requerimientos y necesidades se efectuará la operación. Es importante aclarar que la Casa de Valores no es quien compra o vende el título, ya que su función es de intermediario entre el inversionista y el vendedor del título ASPECTOS LEGALES LEY DE MERCADO DE VALORES INTERMEDIACIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LAS CASAS DE VALORES Toda orden para efectuar una operación bursátil se entenderá respecto de la casa de valores y de los comitentes, efectuada sobre la base que éstos quedan sujetos a los reglamentos de la bolsa respectiva; y, en el mercado extrabursátil a las normas de carácter general que expida el C.N.V. Las casas de valores negociarán en el mercado de valores a través de operadores inscritos en el Registro del Mercado de Valores, quienes actuarán bajo responsabilidad solidaria con sus respectivas casas. Los representantes legales, dependientes y operadores de una casa de valores no podrán serlo simultáneamente de otra casa de valores. Las casas de valores que actúen en la compra o venta de valores, quedan obligadas a pagar el precio de la compra o efectuar la entrega de los valores vendidos, sin que puedan oponer la excepción de falta de provisión. Serán responsables de la identidad y capacidad legal de las personas que contrataren por su intermedio, de la existencia e integridad de los valores que negocien y de la autenticidad del último endoso, cuando procediere; sin embargo, no serán responsables ni asumirán responsabilidad respecto de la solvencia del emisor. No podrán utilizar dineros de sus comitentes para cumplir obligaciones pendientes o propias, o de otros comitentes, ni podrán compensar las sumas que recibieron para comprar ni el precio que se les entregare por los valores vendidos, con las cantidades que les adeude el cliente comprador o vendedor. (Unidad de Análisis Financiero, 2010) 31

51 DE LAS FACULTADES DE LAS CASAS DE VALORES Las casas de valores tendrán las siguientes facultades: 1) Operar, de acuerdo con las instrucciones de sus comitentes, en los mercados bursátil y extrabursátil; 2) Administrar portafolios de valores o dineros de terceros para invertirlos en instrumentos del mercado de valores de acuerdo con las instrucciones de sus comitentes. Se considera portafolio de valores a un conjunto de valores administrados exclusivamente para un solo comitente; 3) Adquirir o enajenar valores por cuenta propia; 4) Realizar operaciones de underwriting con personas jurídicas del sector público, del sector privado y con fondos colectivos; 5) Dar asesoría e información en materia de intermediación de valores, finanzas y valores, estructuración de portafolios de valores, adquisiciones, fusiones, escisiones u otras operaciones en el mercado de valores, promover fuentes de financiamiento, para personas naturales o jurídicas y entidades del sector público. Cuando la asesoría implique la estructuración o reestructuración accionaria de la empresa a la cual se la está proporcionando, la casa de valores podrá adquirir acciones de la misma, para su propio portafolio, aunque dichas acciones no estuvieren inscritas en el Registro del Mercado de Valores. El plazo para mantener estas inversiones será determinado mediante norma de carácter general emitida para el efecto por el C.N.V.; 6) Explotar su tecnología, sus servicios de información y procesamiento de datos y otros relacionados con su actividad; 7) Anticipar fondos de sus recursos a sus comitentes para ejecutar órdenes de compra de valores inscritos en el Registro del Mercado de Valores, debiendo retener en garantía tales valores hasta la reposición de los fondos y dentro de los límites y plazos que establezcan las normas que para el efecto expedirá el C.N.V.; 8) Ser accionista o miembro de instituciones reguladas por esta Ley, con excepción de otras casas de valores, administradoras de fondos y fideicomisos, compañías calificadoras de riesgo, auditores externos, del grupo empresarial o financiero al que pertenece la casa de valores y sus empresas vinculadas; 9) Efectuar actividades de estabilización de precios únicamente durante la oferta pública primaria de valores, de acuerdo con las normas de carácter general que expida el C.N.V.; 10) Realizar operaciones de reporto bursátil de acuerdo con las normas que expedirá el C.N.V.; 11) Realizar actividades de "market - maker" (hacedor del mercado), con acciones inscritas en bolsa bajo las condiciones establecidas por el C.N.V., entre las que deberán constar patrimonio mínimo, endeudamiento, posición, entre otros; y, 32

52 12) Las demás actividades que autorice el C.N.V. en consideración de un adecuado desarrollo del mercado de valores en base al carácter complementario que éstas tengan en relación con su actividad principal. (Unidad de Análisis Financiero, 2010) DE LAS PROHIBICIONES A LAS CASAS DE VALORES A las casas de valores les está prohibido: 1) Realizar actividades de intermediación financiera; 2) Recibir por cualquier medio captaciones del público; 3) Realizar negociaciones con valores no inscritos en el Registro del Mercado de Valores, excepto en los casos previstos en el numeral 5, del artículo 58 de este cuerpo legal o cuando se las efectúe a través de los mecanismos establecidos en esta Ley; 4) Realizar actos o efectuar operaciones ficticias o que tengan por objeto manipular o fijar artificialmente precios o cotizaciones; 5) Garantizar rendimientos o asumir pérdidas de sus comitentes; 6) Divulgar por cualquier medio, directa o indirectamente información falsa, tendenciosa, imprecisa o privilegiada; 7) Marginarse utilidades en una transacción en la que, habiendo sido intermediario, ha procedido a cobrar su correspondiente comisión; 8) Adquirir valores que se les ordenó vender, así como vender de los suyos a quien les ordenó adquirir, sin autorización expresa del cliente. Esta autorización deberá constar en documento escrito; 9) Realizar las actividades asignadas en la presente Ley a las administradoras de fondos y fideicomisos; 10) Realizar operaciones de "market maker" (hacedor del mercado), con acciones emitidas por empresas vinculadas con la casa de valores o cualquier otra compañía relacionada por gestión, propiedad o administración; y, 11) Ser accionista de una administradora de fondos y fideicomisos. (Unidad de Análisis Financiero, 2010) SIGILO Y RESERVA LEY DE MERCADO DE VALORES Los miembros del C.N.V., los funcionarios, empleados o trabajadores de la Superintendencia de Compañías, los directores, administradores, funcionarios y, en general, toda 33

53 persona que en razón de su cargo, empleo, posición o relación con los participantes del mercado, tenga acceso a información privilegiada, estarán obligados a guardar estricto sigilo sobre ella, bajo las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar de conformidad con la Ley. Se entiende por información privilegiada el conocimiento de actos, hechos o acontecimientos capaces de influir en los precios de los valores materia de intermediación en el mercado de valores, mientras tal información no se haya hecho del conocimiento público. Las mismas personas, también deberán mantener en reserva la información de que dispongan relativa a las operaciones de adquisición o enajenación que pudiere realizar un inversionista institucional en el mercado de valores, cuando en razón de la cuantía y condiciones de la operación ésta pueda influir en los precios de los valores de que trata. Se prohíbe a las personas mencionadas en este artículo así como a sus subordinados o terceros de su confianza, utilizar información privilegiada, para obtener para sí o para otros, ventajas mediante la compra o venta de valores sobre los que verse dicha información o de instrumentos cuya rentabilidad esté determinada por esos valores INSTITUCIONES AUXILIARES DEL SERVICIO FINANCIERO El artículo 5 del Reglamento General de la Ley de Instituciones del Sistema Financiero considera como instituciones auxiliares del servicio financiero las que realizan entre otras actividades, las siguientes: Transporte de especies monetarias y de valores Servicios de cobranzas Cajeros automaticos Servicios Contables Servicios de computación De fomento de las exportaciones Inmobiliarias propietarias de bienes de uso exclusivo de oficinas de una sociedad controladora 34

54 Figura 1.16 Instituciones Auxiliares del Servicio Financiero Para que sean consideradas como instituciones de servicios auxiliares del sistema financiero, el capital de dichas compañías deberá ser de por lo menos el 20% de una sociedad controladora, de una institución financiera o de servicios financieros. Las anotadas instituciones se constituirán ante la Superintendencia de Compañías y serán controladas y supervisadas por la Superintendencia de Bancos, Valores y Seguros ANÁLISIS DEL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL El sistema financiero nacional ha tenido altos y bajos, hasta regularse debidamente y ser ahora un sistema sólido y solvente, que ayuda a las personas naturales y jurídicas a mantener sus recursos a salvo. Nuestro sistema financiero cuenta con ciertas instituciones financieras privadas y públicas que ayudan a personas naturales y jurídicas solventando, asesorando, guardando recursos que estos necesitan para financiar sus proyectos a futuro. Las instituciones financieras más importantes son la banca privada debido a que poseen la mayoría de clientes, la captación de recursos más alta es de personas naturales quienes ahorran en pequeñas cantidades y van obteniendo intereses por ello. Las demás instituciones financieras como las cooperativas de ahorro y crédito, mutualistas, emisoras de tarjetas de crédito, sociedades financieras también son importantes para una solvencia financiera de las personas naturales y jurídicas su rol principal es el de otorgar créditos, dar facilidades de pago o captación de recursos para que en un futuro sean bien utilizados como en el caso de la construcción de bienes, pagos de letras, pago de intereses, pagos de créditos. Las instituciones financieras como las casas de valores, son intermediarios financieros, que dan asesoría a los clientes para que sus ahorros sean utilizados con responsabilidad, y empleados en diferentes formas como en acciones, bonos, títulos de compra-venta, entre otros. Esto les permitirá en un futuro obtener rendimientos financieros en forma de intereses o acciones, lo cual hará crecer su capital y que sus ingresos crezcan cada cierto tiempo. Las casas de valores además serán responsables de la legitimidad, integridad y validez de los títulos que negocia, sin embargo no será responsable de la solvencia del emisor de los mismos. 35

55 CAPÍTULO II 2. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A SITUACIÓN ACTUAL ANTECEDENTES De conformidad con la Ley de Mercado de Valores Ecuatoriano, y según las disposiciones de autorregulación de las Bolsas de Valores de Quito como la de Guayaquil; inversionistas privados con trayectoria en esta área deciden constituir una compañía anónima para que brinde los servicios de Casa de Valores, y es así como desde el 9 de noviembre del 2004 inicia sus actividades. Santa Fe Valores es una casa de valores a nivel nacional, no vinculada con algún grupo financiero, con membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y Bolsa de Valores de Guayaquil. Autorizada por la Superintendencia de Compañías para realizar actividades dispuestas en la Ley de Mercado de Valores e inscrita en el RMV según Resolución N Q.IMV RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA La Compañía SANTA FE CASA DE VALORES S.A. SANTAFEVALORES, se constituye mediante Escritura Publica el 24 de septiembre del 2004, inscrita en el Registro Mercantil con el No tomo 135, del 9 de noviembre del 2005, mediante resolución la Superintendencia de Compañías autoriza su funcionamiento y dispone la inscripción en el Registro Nacional del Mercado de Valores. Inicia sus operaciones en la Bolsa de Valores de Quito a partir del 4 de febrero del Adquiere una membrecía en la Bolsa de Valores de Guayaquil en diciembre del 2006 y es registrada en el Mercado de Valores, para actuar en la Bolsa de Valores de Guayaquil, con fecha 23 de enero del Desde entonces viene funcionando administrativamente bajo las normas que contemplan sus estatutos sociales. 36

56 Con fechas 13 de noviembre del 2007, la Superintendencia de Compañías aprueba dos aumentos de capital, ratifica el capital autorizado de la Compañía, así como la reforma integral de sus Estatutos Sociales. El 4 de marzo de 2011, la Superintendencia de Compañías aprueba un aumento de capital por USD$ ,00. Desde entonces SANTA FE CASA DE VALORES S.A. SANTAFEVALORES, ha venido realizando sus actividades de operaciones bursátiles, propias de su actividad relacionada con el Mercado de Valores, a través de la Bolsa de Valores de Quito, así como en la Bolsa de Valores de Guayaquil. Una empresa comprometida con el mejoramiento de la calidad de vida de sus clientes y colaboradores, ofreciendo servicios personalizados a todo inversionista o aspirante que desee aumentar su capital de forma rentable y otorgando la mejor asesoría técnica en finanzas corporativas. Más de 2000 clientes en todo el Ecuador, USA, España y América Latina R. goza de confianza y aceptación dentro del país BASE LEGAL RAZÓN SOCIAL SANTA FE CASA DE VALORES S.A. RUC: DOMICILIO QUITO: Juan González N35-26, Edificio Torres Vizcaya II, Oficina 3AS Teléf.: (593-2) / Fax Cel.: P. O. Box GUAYAQUIL: Vélez 503 y Boyacá Edif. Redena, 5to. Piso Of. 3 Telefax: (593-4) / /

57 OBJETO SOCIAL Mercado de Valores Asesoría Financiera Desintermediación Financiera SOCIOS/ACCIONISTAS José Luis Vásquez Lastra Dora Beatriz Lastra Guerrero CAPITAL Tabla 2.1 Capital Santa Fe Casa de Valores SOCIO/ ACCIONISTA CAPITAL SUSCRITO CAPITAL PAGADO ACCIONES % DE PARTICIPACIÓN José Luis Vásquez $ $ % Lastra Dora Beatriz Lastra $ $ % Guerrero TOTAL $ $ % En: Resultados cronológicos de la historia bancaria del Ecuador ORGANISMOS DE CONTROL SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley. 38

58 SANTA FE VALORES deberá remitir la siguiente información: Información diaria de negociaciones bursátiles Información mensual como son: Estados Financieros Información anual: Estados Financieros auditados, informe de comisario, acta de junta general de accionistas INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social. SANTAFEVALORES deberá remitir la siguiente información: Avisos de entrada y salida de funcionarios Avisos de nuevo sueldo Aportes mensuales personales y patronales Fondos de reserva Préstamos Quirografarios Préstamos Hipotecarios 39

59 MINISTERIO DE TRABAJO El Ministerio de trabajo ejerce la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y demanda laboral, proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente rector de la administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las remuneraciones del Sector Público. SANTAFEVALORES deberá remitir la siguiente información: Beneficios Sociales: Décimo Tercer Sueldo y Décimo Cuarto Sueldo Participación utilidades. Registro de contratos SERVICIO DE RENTAS INTERNAS El Servicio de Rentas Internas es un organismo fiscal recaudador de impuestos. SANTAFEVALORES se constituyó como una Sociedad Anónima, realiza su facturación con TARIFA 0% DEL IVA y deberá realizar: Retenciones del Impuesto a la Renta Retenciones del Valor Agregado IVA SANTAFEVALORES deberá remitir la siguiente información: 40

60 Información mensual: Impuesto al valor agregado IVA, retenciones en la fuente, anexos transaccionales. Información anual: Impuesto a la renta, anticipo impuesto a la renta, anexo de relación de dependencia RDEP, anexo de accionistas MUNICIPIO DE QUITO El municipio de Quito cumple la tarea legislativa para la aprobación de ordenanzas, resoluciones y acuerdos en el Distrito Metropolitano de Quito. El Concejo está conformado por 21 concejales cada uno encargado de diferentes comisiones. SANTAFEVALORES cancelar los siguientes rubros anualmente: Patente Municipal 1.5 x mil del total de los Activos Fijos UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO La Unidad de Análisis Financiero-UAF, es el órgano operativo del Consejo Nacional Contra el Lavado de Activos, y está conformado por la Dirección General, la Subdirección y los departamentos técnicos especializados, cuyas funciones y atribuciones estarán determinadas en el Estatuto Orgánico por Procesos de la Unidad de Análisis Financiero-UAF. La Unidad de Análisis Financiero-UAF, solicitará y recibirá, bajo reserva, la información sobre operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas para procesarlas, analizarlas y de ser el caso remitir un reporte a la Fiscalía General del Estado, con carácter reservado y con los debidos soportes. 41

61 SANTAFEVALORES deberá remitir la siguiente información: Reporte de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas (ROII), o de tentativas de operaciones y transacciones económicas inusuales e injustificadas. Reporte de operaciones y transacciones individuales cuya cuantía sea igual o superior a los diez mil dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en monedas, así como las operaciones o transacciones múltiples que en conjunto sean iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma persona y dentro de un periodo de 30 días. Reporte de operaciones y transacciones individuales propias nacionales o internacionales, cuya cuantía sea igual o superior a los diez mil dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en monedas BOLSA DE VALORES DE QUITO La Bolsa de Valores de Quito apoya la creación y correcta distribución de la riqueza mediante un mercado de valores institucionalizado, promoviendo la cultura bursátil y las prácticas de Buen Gobierno Corporativo, con miras a la integración de los mercados. SANTAFEVALORES deberá remitir la siguiente información: Información mensual: Estados Financieros Información anual: Estados Financieros auditados, informe de comisario, acta de junta general de accionistas BOLSA DE VALORES DE GUAYAQUIL 42

62 La Bolsa de Valores de Guayaquil desarrolla el Mercado de Capitales del Ecuador sustentado en principios de transparencia, seguridad y sana competencia, generando servicios transaccionales y de información de constante incorporación tecnológica. SANTAFEVALORES deberá remitir la siguiente información: Información mensual: Estados Financieros Información anual: Estados Financieros auditados, informe de comisario, acta de junta general de accionista DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MISIÓN La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser la existencia de una empresa u organización por que define: 1. Lo que pretende cumplir en su entorno en el que actúa. 2. Lo que pretende hacer 3. El para quien lo va hacer (Thompson, 2012) Esto es influenciado por algunos momentos como; la historia de la empresa, las preferencias de los gerentes o propietarios, los factores externos, los recursos disponibles. La misión es la razón de ser de la organización, lo que hace en la actualidad con sus clientes. Una exposición de la misma permitirá evaluar el desempeño de la organización con sus clientes internos y externos. MISIÓN ACTUAL DE SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Proveer a nuestros comitentes las mejores alternativas de inversión, con servicios de alta calidad, buscando los mejores rendimientos a un costo mínimo en el menor tiempo posible. 43

63 Esta misión se encuentra vigente por lo tanto no se realizara cambios VISIÓN Definida por Fleitam Jack en su obra de Negocios Exitosos como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar a las decisiones estratégicas de crecimiento junto a la competitividad. (Fleitam, 2011) Define la meta más importante de la organización que pretende conseguir en el futuro, esta debe ser realista y alcanzable, puesto que tiene un carácter motivador e inspirador y representa la esencia que guía la iniciativa. Al definir la visión deberá responder a las siguientes cuestiones: Qué queremos lograr? Dónde queremos estar en el futuro? Para quién lo haremos? Ampliaremos nuestra zona de actuación? La visión es el sueño, hacia donde quiere llegar la organización una declaración de la aspiración de la organización a mediano y largo plazo, permite plantear un futuro deseable lo suficientemente claro para trabajar en su cumplimiento. VISIÓN ACTUAL DE SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Ser la casa de valores con mejor servicio al inversionista personal y corporativo, con gran capacidad de gestión que genere confianza y credibilidad, para contribuir al desarrollo del Ecuador. VISIÓN PROPUESTA DE SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Pretendemos para el año 2018, ser la casa de valores con mejor servicio al inversionista personal y corporativo, con gran capacidad de gestión que genere confianza y credibilidad, para contribuir al desarrollo del Ecuador. 44

64 OBJETIVOS Los objetivos son los resultados que una empresa pretende alcanzar, o a su vez las situaciones a donde desea llegar, el establecimiento de los mismos es esencial para alcanzar el éxito, estos establecen un curso a seguir y sirven de motivación para los miembros de la empresa. Los objetivos poseen las siguientes características: Medibles.- Deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Claros.- Deben tener una definición clara, entendible y precisa. Alcanzables.- Deben ser posibles de alcanzar y dentro de las posibilidades de la empresa. Realistas.- Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretende cumplir. Tipos de objetivos: General.- También son conocidos como objetivos genéricos ya que son basados en expresiones generales o genéricas, aquí se encuentra la visión de la empresa, el cual es el principal objetivo general que persigue la empresa. Específicos.- Son objetivos concretos expresados en términos de cantidad y tiempo, estos son importantes para cumplir con el objetivo general OBJETIVO GENERAL ACTUAL DE SANTA FE VALORES S.A. Mantener un posicionamiento respetable y activo en el mercado de valores dentro de las dos bolsas de valores del País. Este objetivo general se encuentra vigente por lo tanto no se realizara cambios OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROPUESTOS DE SANTA FE VALORES S.A. Continuar con los procesos de difusión de mercado de valores hacia sectores especiales de la economía. Acoplarse a las nuevas actividades de conformidad con la nueva Ley para el Fortalecimiento y Optimización del Sector Societario y Bursátil. 45

65 Participar con alianzas estratégicas para alcanzar la colocación de los bonos del estado de deuda interna de constructores y maestros que se hallan desmaterializados en el DCV- BCE POLÍTICAS Las políticas en la empresa son un recurso muy útil, ya que permite comunicar de forma explícita, los principios básicos de la compañía en la toma de decisiones. Es importante que estas afecten a toda la organización, ya que así se creara una cadena de trabajo orientado a cumplir con las políticas y a trabajar por un objetivo común. (Loor Zambrano, 2014) Cada empresa es diferente, respecto a los productos o servicios que ofrece, la política empresarial debe adaptarse a cada una y por ellos es importante que tenga en cuenta los siguientes aspectos para desarrollar una política coherente y funcional: Formularse un objetivo ambicioso. Establecer la forma de lograrlo, con el fin de ganar credibilidad. Tener los recursos necesarios para lograr el fin. Antes de satisfacer a los clientes, se debe estructurar bien el interior de la organización, los clientes internos y sus necesidades. POLÍTICA ACTUAL DE SANTA FE CASA DE VALORES S.A. SANTAFEVALORES entrega permanentemente a sus clientes: Información Veraz, Atención Personalizada, Innovación Tecnológica, Capacitación Continua y Responsabilidad Social. Esta política se encuentra vigente por lo tanto no se realizara cambios VALORES Los valores son elementos propios de las organizaciones y corresponden a la cultura organizacional, es decir a las características competitivas, condiciones del entorno y expectativas de sus grupos de interés como clientes, proveedores, junta directiva y empleados. Esto se determina a través del deseo o voluntad, compromiso y estrategia. Los dos primeros dependen de las personas y el último de la orientación de la empresa. 46

66 Características de los valores: Se desarrollan en condiciones muy complejas. Son necesarios para producir cambios a favor del progreso. No son, ni representan un simple enunciado. VALORES ACTUALES DE SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Honestidad Profesionalismo Oportunidad corporativos: En SANTAFEVALORES S.A. creemos en y practicamos los siguientes valores HONESTIDAD: Superponemos la ética a lo legal; actuamos conforme pensamos y hablamos conforme actuamos. El amor, la verdad y la justicia son herramientas que empleamos todos los empleados y ejecutivos de SANTAFEVALORES S.A. PROFESIONALISMO: Somos personas permanentemente capacitadas y presentamos las mejores alternativas en nuestros procesos de asesoría tanto individual como corporativo para ver a nuestros clientes alcanzando el desarrollo que anhelan. OPORTUNIDAD: Somos referentes en el Mercado de Valores del Ecuador, tenemos los contactos necesarios y los asesores adecuados para atender de forma inmediata todos los requerimientos de información y de negociación que satisfaga plenamente al cliente para la toma de decisiones ORGANIGRAMA Los organigramas son a representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización, la misma que refleja en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. 47

67 Los organigramas sirven para: Asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones. Sirve para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de la administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todo el personal. Descubrir y eliminar defectos o fallas de la organización. Comunicar la estructura organizativa. Relejarlos cambios organizativos. Criterios para la elaboración de organigramas: Sirve para representar gráficamente la estructura y organización de la misma al elaborarlo pueden emplearse varios criterios: 1. Disposición funcional o por departamentos Cuando la empresa se ordena por medio de departamentos, en cada uno de los cuales se concentran todas las tareas de un mismo tipo: departamento comercial, técnico, social,... Esta disposición es la más utilizada en la organización o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos están centralizados por el presidente o director general de la empresa. 2. Disposición territorial El criterio de ordenación utilizado en este caso es la zona o sector de territorio que abarca, lo que permite conocer a fondo las características del mercado en ese ámbito geográfico, pudiendo adaptarse a sus necesidades. 3. Disposición divisional o por productos En este caso la distribución del trabajo se realiza agrupando las funciones relativas a un producto o conjunto de productos con características comunes, lo que permite adaptar la política de la empresa a ese artículo o género. 48

68 Microadminist rativos Por su naturaleza Macroadmini strativos Mesoadmini strativos Informativo Por su finalidad Analítico Formal Informal TIPOS DE ORGANIGRAMAS Por su ámbito Generales Específicos Por su contenido Integrales Funcionales Verticales Horizontales Por su representación Mixtos De bloque Circulares Figura 2.1 Tipos de Organigramas 49

69 Por su naturaleza.- Microadministrativos.- corresponden a una sola organización y pueden referirse en forma global o mencionar ciertos departamentos. Macroadministrativos.- comprenden más de una organización. Mesoadministrativos.- consideran a más de una organización de un mismo sector de actividad o ramo especial. Corresponde a una convención utilizada normalmente por el sector público. Por su finalidad.- Informativo.- Se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo el público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Analítico.- Este tipo de organigrama tiene por finalidad en análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional. Formal.- Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización. Informal.- Se lo considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación. Por su ámbito.- Generales.- Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. Específicos.- Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Por su contenido.- Integrales.- Son representaciones graficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Funcionales.- Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. 50

70 Por su representación.- Verticales.- Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son de uso más generalizado. Horizontales.- Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontales. Mixtos.- Este tipo de organigrama utiliza combinaciones horizontales y verticales. De bloque.- Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Circulares.- En este tipo de organigrama, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ultimo circulo, ósea el más extenso, indica el menos nivel de jerarquía de autoridad. Organigramas utilizados en Santa Fe Casa de Valores.- Estructural.- En este tipo de organigramas encontraremos solamente la estructura administrativa de la organización, representa un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos. Funcional.- Este organigrama muestran, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de cada departamento. Expresa las funciones que deberá cumplir cada representante y miembros de los diferentes niveles de autoridad, coordinación y apoyo. Posicional.- En este organigrama se podrá evidenciar los nombres de las personas que pertenecen a cada uno de los niveles estructurales y funcionales. 51

71 ASESORÍA Y COMISARIA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS AUDITORIA EXTERNA DIRECTORIO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRESIDENCIA EJECUTIVA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD TESORERÍA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS NEGOCIACIÓN DE VALORES INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN SOPORTE Y DESARROLLO BACK OFFICE GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 Figura 2.2 Organigrama Estructural Actual de Santa fe Casa de Valores S.A. 52

72 JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS ASESORÍA Y COMISARIA AUDITORIA EXTERNA DIRECTORIO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRESIDENCIA EJECUTIVA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL AUDITORIA INTERNA DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD SERVICIOS TESORERÍA NEGOCIACIÓN DE VALORES INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN SOPORTE Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOS BACK OFFICE GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 Figura 2.3 Organigrama Estructural Propuesto de Santa Fe Casa de Valores S.A 53

73 ASESORÍA Y COMISARIA Cerciorarse de la constitución y subsistencia de las garantías de los administradores y gerentes Convocar a juntas generales de accionistas JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Nombrar y remover a los Vocales Resolver sobre el aumento de Capital Autorizado Conocer anualmente las cuentas de Estados Financieros DIRECTORIO Establecer la política general de la Compañía. Autorizar a los Representantes Legales para cualquier decisión Aprobar el presupuesto y el plan de actividades de la Compañía Señalar las políticas para prevenir el lavado de activos PRESIDENCIA EJECUTIVA Representar a la compañía Cuidar del cumplimiento de las presentes estipulaciones de las Leyes Convocar y presidir la Junta General y las sesiones del Directorio AUDITORIA EXTERNA Verificarán el cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos En el año siguiente a la emisión del informe, el auditor externo presentará un informe de seguimiento OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Preparar y remitir los reportes Realizar los controles sobre las operaciones y transacciones Planificar y coordinar la capacitación para el personal VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y los servicios necesarios Controlar que todas las actividades y operaciones Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Junta General AUDITORIA INTERNA Revisar la integridad y fiabilidad de la información financiera Revisar medios de salvaguardias de activos y verificar la existencia de dichos activos. Evaluar la la economia y eficiencia con la que se emplean los recursos de laempresa. DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD Realizar los procesos diarios contables Cumplir oportunamente con las obligaciones tributarias Controlar el correcto funcionamiento del Sistema Contable TESORERÍA Llevar a cabo las labores de recepción de los ingresos, y realizar los pagos de las obligaciones Vigilar el cumplimiento de los procedimientos contables SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Operar y supervisar la administración de los recursos humanos Coordinar las actividades de capacitación al personal NEGOCIACIÓN DE VALORES Ofrecer a los clientes o comitentes todos los servicios de la Compañía, Operar en el mercado bursátil o extrabursátil de acuerdo a las instrucciones del comitente Informar de manera completa y oportuna al área operativa los cierres, sus comitentes, instrucciones o formas de pago. INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN Coordinar la elaboración, captura, validación y transmisión de la información tanto de comitentes como emisores SOPORTE Y DESARROLLO Responsable de la operación y funcionamiento de los equipos, redes, instalaciones y sistemas BACK OFFICE GESTIÓN DOCUMENTAL Dar mantenimiento y soporte a los sistemas de negociación y comunicación electrónica. Apoyar en visitas a clientes, informar sobre los resultados y dar seguimiento a sus requerimientos SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 Figura 2.4 Organigrama Funcional Propuesto de Santa Fe Casa de Valores S.A 54

74 JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS ASESORÍA Y COMISARIA AUDITORIA EXTERNA DIRECTORIO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRESIDENCIA EJECUTIVA ING. JOSE LUIS VASQUEZ LASTRA XAVIER MUÑOZ VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL ING. TAMARA ESPINOZA AUDITORIA INTERNA DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD ING. FERNANDO PASACA TESORERÍA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS NEGOCIACIÓN DE VALORES INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN SOPORTE Y DESARROLLO 1 SERVICIOS ING. TAMARA ESPINOZA ADMINISTRATIVOS- LCDA. DORA LASTRA JOSE LUIS VASQUEZ ZURITA ING. DIANA GOMEZ VACANTE ING. JOSE LUIS VASQUEZ LASTRA ING. TAMARA ESPINOZA GESTIÓN DOCUMENTAL MIGUEL SAMANIEGO BACK OFFICE ING. INES RODRIGUEZ SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 ECON. PAOLA MATIAS RICARDO DORADO 1 ASISTENTE BACK OFFICE-VACANTE Figura 2.5 Organigrama Posicional Propuesto de Santa Fe Casa de Valores S.A 55

75 Análisis Organigrama Santa Fe Casa De Valores S.A. El organigrama estructural de Santa Fe Casa de Valores S.A. está compuesto y abarca todas las áreas necesarias que una casa de valores requiere para su correcto funcionamiento. En la parte superior y con mayor jerarquía se encuentra la Junta General de Accionistas, y con asesoría externa la Asesoría y Comisaria y Auditoria Externa. En segundo lugar se encuentra el Directorio quienes son los encargados de tomar decisiones en cuanto a la forma y responsables de la administración de la organización. En tercer lugar se encuentra la Presidencia Ejecutiva encargada del correcto funcionamiento de la organización debido a su responsabilidad en la tomas de decisiones necesarias para ello. En cuarto lugar encontramos a Vicepresidencia Ejecutiva-Gerencia General asumiendo la responsabilidad de la supervisión continua a los trabajadores y en conjunto con Presidencia Ejecutiva la toma de decisiones. En quinto lugar de jerarquía están los cuatro departamentos con los que cuenta la organización y sus respectivas áreas las cuales brindan el apoyo necesario para que la organización cumpla con sus objetivos y metas organizacionales, dentro de estas encontramos: Junta General de Accionistas Asesoría y Comisaria Auditoria Externa Directorio Presidencia Ejecutiva Vicepresidencia Ejecutiva-Gerencia General Auditoría Interna Oficial de Cumplimiento Departamento Administrativo-Financiero Contabilidad Tesorería Servicios Administrativos 56

76 Departamento de Atención al Cliente Negociación de Valores Back Office o Secretaria o Asistente 1 o Asistente 2 Departamento de Asesoría Corporativa Investigación e Información Departamento de Sistemas Soporte y Desarrollo Gestión Documental 57

77 2.3. ANÁLISIS FODA SANTA FE CASA DE VALORES S.A. ANÁLISIS FODA Para realizar un análisis profundo de la empresa es necesario realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de todos los aspectos organizacionales como recurso humano, tecnológico, comercial, financiero entre otros. EL FODA es una herramienta que nos conduce a determinar un cuadro de la situación actual de la empresa, obteniendo así un diagnostico que nos permita en función de ello tomar decisiones acorde con los objetivos y políticas formuladas. (Tovstiga, 2012) El FODA sirve para determinar: Lo relevante de lo irrelevante Lo externo de lo interno Lo bueno de lo malo Luego de haber realizado un análisis de la empresa se determinó lo siguiente: FORTALEZAS Son aquellas capacidades especiales que cuenta la empresa, y por las que se encuentra en una posición privilegiada ante su competencia. OPORTUNIDADES Son los factores que resultan positivos, explotables y favorables los mismos que deben ser descubiertos en el entorno en el que actúa la empresa y que nos permitan obtener ventajas competitivas. DEBILIDADES Son los aspectos que provocan una posición desfavorable frente a la competencia y problemas internos que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia pueden eliminarse. 58

78 AMENAZAS Situaciones que provienen del entorno y que no pueden ser controladas por la organización, estas pueden ser permanentes en la organización. EN SÍNTESIS: Las Fortalezas deben utilizarse Las Oportunidades deben aprovecharse Las Debilidades deben ser controladas Las Amenazas deben eliminarse Para determinar un análisis FODA real, es necesario obtener información a través de las personas que integran la organización a través de fuentes internas y externas, las cuales se definen en primarias y secundarias. FUENTES PRIMARIAS Cuestionarios Es una técnica en el cual el entrevistador, previa preparación de un listado de preguntas, la realiza a personas que considera indispensables para alcanzar su objetivo, el cual consiste en el conocimiento de un tema en especial. Para la investigación se realizara cuestionarios al personal de la compañía previa elaboración de los mismo, y de esta forma obtener la información necesaria para la elaboración y avance del trabajo. Entrevistas La entrevista es un dialogo o platica en el cual interviene el entrevistado y el entrevistador, con el fin de indagar y conocer sobre un tema o argumento de interés. Para la investigación las entrevistas se realizaran previo cronograma en el cual constaran las horas de reunión con el personal clave de las áreas de análisis. 59

79 FUENTES SECUNDARIAS Las fuentes secundarias derivan información de cualquier tipo que sean de utilidad para la investigación o análisis que se está realizando estas fuentes las detallamos a continuación: Publicaciones periódicas Constituyen publicaciones editadas en fascículos sucesivos numerados con prioridad fija o variable y con temas diversos. Ofrecen información actualizada por la frecuencia de aparición. Algunos ejemplos de estos son: periódicos, revistas de entretenimiento, revistas científicas, los boletines. Libros Los libros cubren cualquier tema, datos o ficción y, normalmente, incluyen extensas bibliografías. Se utiliza un libro para: buscar información general sintetizada sobre un tema, encontrar resúmenes de investigaciones para apoyar un argumento. Obras de referencia Representan obras de consulta rápida, inmediata, de información autónoma y precisa, organizada alfabéticamente. Algunos ejemplos son: enciclopedias, diccionarios, directorios, anuarios, cronologías. Informes Es un documento que describe el progreso o resultado de una investigación científica o técnica, o el estado de un problema científico. Tesis Es una disertación escrita que presenta la universidad al aspirante de un título universitario doctorado entre otros. Otras fuentes de información Catálogos.- listas de descripciones bibliográficas con datos de localización. Bibliografías.- listas de descripciones que permiten buscar sobre un tema, un autor, un lugar entre otros. Revistas de resúmenes.- presentan junto a la descripción bibliográfica el resumen del contenido de un documento de un comentario crítico. Para la obtención de la información el método que utilizaremos serán las entrevistas debido a que se considera que se puede tener mayor información al realizar preguntas abiertas, las entrevistas se realizara a todos los departamentos que conforman la organización. Los cuales se detallan así: 60

80 ENTREVISTA AL ÁREA DIRECTIVA DE LA ORGANIZACIÓN Se realizó una entrevista al Presidente Ejecutiva de la empresa, del cual se pudo obtener la información necesaria referente a toda la organización. ADMINISTRATIVO-FINANCIERO 1. Cuáles son las principales áreas de la organización? Entre los principales departamentos de la compañía tenemos Administración-Financiera, Oficial de Cumplimiento y Atención al cliente. Análisis: Estos departamentos abarcan en casi toda la totalidad de la empresa. Representa una fortaleza para la organización contar con todas las áreas necesarias. 2. La compañía tiene alguna gestión pendiente con algún organismo de control? No, la compañía tiene sus obligaciones al día. Análisis: Es importante cumplir con las obligaciones establecidas por el régimen. Representa una fortaleza para la organización. 3. Existen manuales de procesos, reglamentos internos y demás para uso exclusivo de los empleados? Actualmente poseemos el Reglamento Interno, Manual de Seguridad y Salud Ocupacional, Manual de funciones y estamos realizando el manual de procesos. Análisis: No cuenta con todos los manuales necesarios además del control interno. Representa una debilidad para la organización. 61

81 Qué procedimiento realiza la empresa para el cumplimiento de llenado de los comprobantes de venta y retención? La empresa ha revisado el reglamento de comprobantes de retención y debido a las actualizaciones se realiza la facturación vía electrónica así como los comprobantes de retención y notas de crédito. Análisis: La empresa realiza la emisión de comprobantes de forma digital como lo ordena la ley. Representa una oportunidad para la organización. 4. La empresa realiza un presupuesto general para el año? Si, la empresa realiza un presupuesto en base a los ingresos y gastos proyectados con el objetivo de tener una base real para realizar las gestiones de la compañía. Análisis: La empresa realiza el presupuesto general, esto es importante realizarlo y así evitar mal gastos en el dinero. Representa una fortaleza para la organización. 5. La empresa se encuentra dentro de la lista blanca del SRI? Si, la compañía siempre declara sus obligaciones en el tiempo establecido y esto puede verificarse en la página del SRI. Análisis: No tener obligaciones con el Estado representa una fortaleza para la organización. 62

82 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO 6. El personal que integra el área de oficial de cumplimiento el conocimiento necesario para cumplir con sus funciones? Si, ha realizado los cursos que exige la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros para calificar como Oficial de Cumplimiento. Análisis: Es importante que una de las personas que cumple con las funciones más importantes para la organización tenga el conocimiento necesario representa una fortaleza para la organización. 7. El personal que integra el área de oficial de cumplimiento tiene la experiencia necesario para cumplir con sus funciones? El oficial de cumplimiento va menos de un año como Oficial de Cumplimiento, sin embargo antes cumplía las funciones de asistente del Oficial de Cumplimiento. Análisis: Con el personal nuevo en esta área representa una amenaza para la organización sin embargo cuenta con la asesoría del anterior empleado y esto es una oportunidad tener la ayuda. 8. Se realizan las gestiones necesarias a tiempo, para evitar que los Organismos de Control impongan multas? No hemos tenido problemas en cuanto al cumplimiento de las exigencias por parte de los Organismos de control. Análisis: No tener obligaciones con el Estado representa una fortaleza para la organización. 63

83 ATENCIÓN AL CLIENTE 9. El personal que integra el departamento de atención al cliente, ha tenido capacitaciones de atención al cliente? cliente. No, actualmente se están programando capacitaciones a todo el personal para la atención al Análisis: Es importante tener al personal capacitado representa una debilidad para la organización. 10. El personal está lo suficientemente capacitado para la despejar las dudas y atenderá los clientes con la brevedad del caso? Si, contamos con dos operadores de valores calificados por las Bolsas de Valores y por la Superintendencia. Ellos son quienes dan la asesoría a los clientes para que tomen la mejor decisión al momento de querer realizar alguna negociación. Los asistentes de operadores de valores están en constantes capacitaciones para mejorar su desempeño del trabajo. Análisis: Es importante que los operadores de valores estén calificados por las Bolsas de Valores y por la Superintendencia representa una oportunidad para la organización. VALORACIÓN DE LA ENTREVISTA AL ÁREA DIRECTIVA DE LA COMPAÑÍA Tabla 2.2 Área Administrativa-Financiera ÁREA ADMINISTRACIÓN-FINANCIERA VALORACIÓN PORCENTAJE Áreas consolidadas de la empresa 0,30 30% Organización sin gestiones pendientes con organismos de control 0,20 20% Manuales y reglamentos necesarios 0,10 10% Cumplimiento de la ley de comprobantes de venta 0,15 15% Realización de presupuesto de la empresa 0,15 15% La compañía está en la lista blanca del SRI 0,10 10% TOTAL 1,00 100% 64

84 10% Areas consolidadas de la empresa 15% 15% 10% 20% 30% Organización sin gestiones pendientes con organismos de control Manuales y reglamentos necesarios Figura 2.6 Gráfico de Pastel Administrativa Financiera ANÁLISIS: Los aspectos con mayor relevancia dentro de la entrevista sobre el área Administrativa financiera se obtuvieron que las áreas consolidadas de la empresa y que la organización cumpla las gestiones con los organismos de control sean las más importantes y a su vez representan fortalezas para la organización. 35% 30% 25% 30% 20% 15% 10% 5% 20% 10% 15% 15% 10% 0% Areas consolidadas de la empresa Organización sin gestiones pendientes con organismos de control Manuales y reglamentos necesarios Cumplimiento de la ley de comprobantes de venta Realizacion de presupuesto de la empresa La compania esta en la lista blanca del SRI Figura 2.7 Barras- Administrativa-Financiera ANÁLISIS: El gráfico de barras nos permite analizar que la empresa no cuenta con manuales necesarios como control interno o manual de procedimientos y tiene un peso menos relevante en relación a los demás aspectos sin embargo esto representa una debilidad para la empresa. 65

85 Tabla 2.3 Área Oficial de Cumplimiento OFICIAL DE CUMPLIMIENTO VALORACIÓN PORCENTAJE Conocimiento del personal 0,30 30% Experiencia del personal 0,30 30% Gestión del personal 0,40 40% TOTAL 1,00 100% 30% 40% Conocimiento del personal Experiencia del personal Gestion del personal 30% Figura 2.8 Gráfico de Pastel Oficial de Cumplimiento ANÁLISIS: Dentro del área de oficial de cumplimiento para Presidencia Ejecutiva afirmo que existen tres aspectos relevantes los cuales son conocimiento del personal y gestión del personal representan fortalezas para la organización; experiencia del personal representa una oportunidad. 66

86 45% 40% 35% 40% 30% 25% 30% 30% 20% 15% 10% 5% 0% Conocimiento del personal Experiencia del personal Gestion del personal Figura Gráfico de Barras Oficial de Cumplimiento ANÁLISIS: El grafico de barras del área de Oficial de Cumplimiento obtenida de la entrevista realizada al Presidencia Ejecutiva obtuvimos que dicha área debe tener más atención en aspectos como conocimiento sobre su tema de trabajo y la experiencia la cual es apoyada por el anterior Oficial de Cumplimiento. Tabla 2.4 Área Atención al Cliente ATENCIÓN AL CLIENTE VALORACIÓN PORCENTAJE Capacitación del personal para atención al cliente 0,40 40% Conocimiento y experiencia del personal 0,60 60% TOTAL 1,00 100% 67

87 60% 40% Capacitacion del personal para atencion al cliente Conocimiento y experiencia del personal Figura Gráfico Pastel Atención al Cliente ANÁLISIS: De la entrevista se obtuvo que organización deber invertir más en capacitación al personal en cuento atención al cliente, esto representa una debilidad. 70% 60% 50% 60% 40% 30% 40% 20% 10% 0% Capacitacion del personal para atencion al cliente Conocimiento y experiencia del personal Figura 2.9 Gráfico de Barras Atención al Cliente ANÁLISIS: De la entrevista se obtuvo que el área de atención al cliente, está conformado por operadores de valores con un amplio conocimiento y experiencia necesaria, esto representa una oportunidad para la organización. 68

88 CONCLUSIÓN: De la entrevista realizada a Presidencia Ejecutiva se obtuvo los siguientes resultados: Dentro del área Administrativo-Financiero se los aspectos relevantes y de mayor transferencia son las áreas consolidadas de la empresa y que la organización no tiene gestiones pendientes con los organizamos de control. Por parte del oficial de cumplimiento existen tres situaciones importantes y que a su vez se convierten en fortalezas para la organización siendo estas el conocimiento, la experiencia y su gestión. En la parte de atención al cliente notamos que la capacitación, el conocimiento y la experiencia del personal con el cliente son los aspectos fundamentales con los que cuenta la organización. NOTA: Cabe recalcar que todas las valoraciones se ponderaron conjuntamente con Presidencia Ejecutiva y con los niveles directivos de cada organización. 69

89 ENTREVISTA AL ÁREA FINANCIERA-ADMINISTRATIVA DE LA COMPAÑÍA En la compañía se realizó una entrevista al Jefe Financiero-Administrativo de la compañía de la cual se pudo obtener la siguiente información. 1. La persona encargada de la parte administrativa tiene la experiencia y conocimiento necesario para llevar a cabo sus funciones? Si, tiene experiencia de 5 años al mando de la compañía en la parte administrativafinanciera, además de ser nuestro contador general hace las funciones de administrador. Análisis: Tener un contador de confianza y que tenga la experiencia necesaria es primordial representa una oportunidad para la organización. 2. Cuáles son sus funciones principales? Entre las funciones principales del jefe financiero-administrativo esta la elaboración del presupuesto, la contabilidad general, administración de recursos humanos, administración del negocio, control y seguimiento de temas financieros de la empresa. Análisis: Las funciones del Jefe Administrativo están correctamente definidas y establecidas representa una fortaleza para la organización. 3. La empresa realiza un presupuesto? Si, la empresa realiza un presupuesto según las necesidades de la compañía se va modificando de igual manera. Análisis: El presupuesto es realizado por una persona experta en el tema representa una fortaleza para la organización. 70

90 4. En base a que se realiza el presupuesto, cual es el criterio para su elaboración? Los criterios principales para la elaboración del presupuesto es la proyección del os ingresos, gastos, costos que se tendrán en el transcurso del periodo. Además de la identificación de los gastos fijos y variables debido a que son similares a los del año anterior considerando los criterios económicos de temporada o aumentos económicos anuales. Análisis: Los criterios establecidos para realizar el presupuesto están correctamente definidos representa una fortaleza para la organización. 5. Cómo se realiza los controles a las diferentes áreas a su cargo? Cada una de las áreas es consciente de las actividades y los tiempos en los que debe cumplir cada proceso, sin embargo es importante tomar en cuenta que para poder agilizar los procesos siempre es necesario un poco de presión y control. Análisis: No existe un control riguroso para los empleados por parte de la administración representa una debilidad para la organización. 6. Se realizan análisis de los Estados Financieros? Si, la compañía realiza análisis de los Estados Financieros junto con Presidencia Ejecutiva de manera mensual y anual. Esto permite tener un buen control de las cuentas. Análisis: El analizar y controlar los Estados Financieros por parte de las áreas directivas ha permitido un correcto control de la organización representa una fortaleza para la organización. 71

91 7. Cuáles son las obligaciones principales con las entidades de control? Las obligaciones que mantiene la empresa son la declaración de impuestos mensuales, obligaciones con el IESS, con el ministerio de trabajo, patente municipal entre otras las cuales se cumplen en las fechas establecidas. Análisis: El Contador General sabe las obligaciones que debe cumplir con los organismos de control representa una oportunidad para la organización. 8. La compañía realiza reuniones o juntas de socios para discutir temas financieros? La empresa realiza reuniones ordinarias y extraordinarias de socios, donde además de tratar temas financieros en base a los estados que arrojen el periodo, se tratan temas de la administración del personal. La junta ordinaria se realiza una vez al año, mientras que las extraordinarias son convocadas cuando sea necesario tratar asuntos de interés. Análisis: organización. Los temas financieros son discutidos regularmente esto representa una oportunidad para la 9. Se aplican indicadores financieros para tener un análisis sobre los resultados obtenidos? Actualmente el área de contabilidad no realiza análisis en base a indicadores financieros. Análisis: La falta de un análisis más a profundidad sobre los resultados obtenidos al final de cada periodo representa una debilidad para la organización. 72

92 Figura 2.10 Valoración Entrevista Área Financiera Administrativa ÁREA ADMINISTRACIÓN-FINANCIERA VALORACIÓN PORCENTAJE Experiencia y conocimiento del encargado 0,25 25% Funciones principales del encargado 0,12 12% Realización de un presupuesto de la empresa 0,12 12% Criterio de elaboración de presupuesto 0,10 10% Controles a las áreas a cargo de la administración 0,05 5% Análisis de Estados Financieros 0,14 14% Obligaciones con entidades de control 0,10 10% Reuniones ordinarias y extraordinarias 0,10 10% Análisis en base a indicadores financieros 0,02 2% TOTAL 1,00 100% 2% 10% 10% 14% 5% 10% 12% 25% 12% Experiencia y conociemiento del encargado Funciones principales del encargado Realizacion de un presupuesto de la empresa Criterio de elaboracion de presupuesto Controles a las areas a cargo de la administracion Analisis de Estados Financieros Obligaciones con entidades de control Figura 2.11 Grafico Pastel Valoración Entrevista Área Financiera - Administrativa ANÁLISIS: Dentro del área Administrativa-Financiera los aspectos positivos que se encontraron son los siguientes: experiencia y conocimiento del personal, se realizan análisis de los Estados Financieros de manera mensual, el personal tiene sus funciones definidas y se realiza un presupuesto anual. 73

93 30% 25% 20% 25% 15% 10% 5% 0% 12% 12% 10% 5% 14% 10% 10% 2% Figura 2.12 Gráfico De Barras - Valoración De La Entrevista Al Área Financiera- Administrativa ANÁLISIS: Este gráfico de barras nos indica que aspectos como controles a los subordinados, entrega de beneficios a los empleados son aspectos negativos. CONCLUSIÓN: La entrevista al área Administrativa- Financiera se realizó a las tres personas que integran dicha área, de lo cual pudimos obtener lo siguiente. De los aspectos más considerables encontramos que el personal cuenta con experiencia y conocimiento necesario para el cumplimiento de sus funciones, el encargado conoce a ciencia cierta sus funciones a realizar, y que esta área realiza un presupuesto para la empresa y quien lo elabora cuenta con un criterio técnico, sin embargo el presupuesto debe ser aprobado por Presidencia Ejecutiva. Dentro de las debilidades como empresa tenemos que no se realizan incentivos ni beneficios adicionales a los empleados que los que exigen la ley, así como poco control en la realización de las funciones al personal directivo, los subordinados poseen una supervisión continua. 74

94 ENTREVISTA AL ÁREA OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE LA COMPAÑÍA Se realizó la entrevista al anterior y al actual Oficial de Cumplimiento del cual se obtuvo la siguiente información. 1. El oficial de cumplimiento, tiene sus documentos en regla y está calificado para ejercer sus funciones por parte de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros? La calificación como Oficial de cumplimiento por parte del a Superintendencia fue entregada en el mes de mayo. Análisis: El Oficial de Cumplimiento está autorizado por la Superintendencia representa una oportunidad para la organización. 2. Ha realizado los cursos necesarios para tener el conocimiento y realizar los procesos que son exigidos por la Unidad de Análisis Financiero? El actual oficial de cumplimiento a realizados los cursos exigidos por la UAF y por la Superintendencia, sin embargo creemos que es importante que nuestro trabajador aun siga teniendo capacitaciones y experiencia. Análisis: El Oficial de Cumplimiento tiene capacitaciones sobre sus funciones representa una fortaleza para la organización. 3. Ha realizo el chek-list de los empleados como exige la ley? Si se realizó el check-list de los empleados pero no en las fechas que debieron ser, por motivos de retraso en el trabajo se realizaron tarde. Análisis: Existió una tardanza en el chek-list representa una debilidad para la organización 75

95 4. Mantiene respaldos de los chek-list realizados a los clientes? Inicialmente no te contaba con respaldo del chek-list realizado a los clientes, debido a la inexperiencia del empleado, sin embargo hoy por hoy tenemos la documentación y los respaldos exigidos por las entidades de control al día. Análisis: Existió una tardanza en el chek-list representa una debilidad para la organización 5. Cuál es el procedimiento cuando un cliente no está en las listas de confianza? caso. Se deberá comunicar inmediatamente a la UAF, para que realice los procedimientos del Análisis: El Oficial de Cumplimiento sobre sobre los procedimientos que debe realizar representa una oportunidad para la organización 6. Las funciones asignadas al oficial de cumplimento van acorde al cargo que realiza? Si se han asignado las funciones estrictamente necesarias al oficial de cumplimiento para así no entorpecer ni retrasar su trabajo. Sin embargo cuenta con la ayuda del anterior funcionario encargado y así se mejoran y facilitan los procesos. Análisis: organización. El Oficial de Cumplimiento tiene sus funciones definidas representa una fortaleza para la 7. Cuándo se realizan cambios en las formas de aplicación de la ley o a su vez modificaciones es notificado a tiempo por la UAF? No tenemos un aviso automático por parte de la UAF sobre cambios o reformas que se realizan, debemos estar atentos a la ley para poder estar actualizados. 76

96 Análisis: Falta de actualización en las reformas representa una amenaza para la organización. 8. Cuál es el mayor problema por el que se enfrenta al momento de realizar su trabajo? Al momento de realiza el chek-list a los clientes las páginas web que se requieren se tardan demasiado en cargarse o a su vez no están habilitadas. Análisis: Lentitud en el servicio de internet representa una amenaza para la organización. 9. El Oficial de Cumplimiento da charlas sobre la Prevención de Lavado de Activos al personal de la organización? No se han realizado ese tipo de capacitaciones con el personal. Análisis: Prevención de lavado de Activos es un tema importante que el personal debe estar capacitado representa una debilidad para la organización. Tabla 2.5 Valoración De La Entrevista Al Área Financiera- Oficial De Cumplimiento ÁREA OFICIAL DE CUMPLIMIENTO VALORACIÓN PORCENTAJE Calificación a Oficial de Cumplimiento 0,20 20% Conocimiento del Oficial de Cumplimiento 0,20 20% Check-List a empleados 0,10 10% Respaldos de Chek-List de clientes 0,01 1% Procedimiento con clientes en listas de no confianza 0,20 20% Funciones del Oficial de cumplimento 0,10 10% Conocimiento de actualizaciones en la ley 0,09 9% Problemas al realizar el trabajo 0,05 5% Charlas de prevención de Lavado de Activos a los empleados 0,05 5% TOTAL 1,00 100% 77

97 5% 5% 20% 9% 10% 20% 20% 1% 10% Calificacion a Oficial de Cumplimiento Conocimiento del Oficial de Cumplimiento Check-List a empleados Respaldos de Chek-List de clientes Procediemiento con clientes en listas de no confianza Figura 2.13Gráfico De Pastel- Valoración De La Entrevista Al Oficial De Cumplimiento ANÁLISIS: El análisis realizado al gráfico de pastel nos indica que la calificación como oficial de cumplimiento, el conocimiento que ha adquirido y realizar los procedimientos necesarios con los clientes que se encuentren en las listas de no confianza son fortalezas para la organización por tener mayor peso en nuestra entrevista. 25% 20% 15% 20% 20% 20% 10% 5% 0% 10% 1% 10% 9% 5% 5% Figura 2.14 Gráfico de Barras - Valoración de la Entrevista al Área Financiera- Oficial de Cumplimiento 78

98 ANÁLISIS: Este gráfico de barras nos indica que aspectos como realizar check list a los empleados, el respaldo de los chek list a los clientes y una bajo índice de capacitación al personal sobre prevención de lavado de activos son aspectos negativos y que pueden afectar a la organización. CONCLUSIÓN: La entrevista se realizó al Oficial de cumplimiento quien está autorizado para ejercer sus funciones por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros de los cual obtuvimos: De los aspectos relevantes se indicó que se encuentra debidamente autorizado y calificado como tal, tiene los conocimientos necesarios sin embargo es aun supervisado y asesorado por el anterior Oficial de Cumplimiento, realiza los procedimientos necesarios con los clientes considerados de no confianza. 79

99 ENTREVISTA AL ÁREA ATENCIÓN AL CLIENTE DE LA COMPAÑÍA La entrevista se realizó a los operadores de valores, así como a los asistentes de los cuales se obtuvo la siguiente información. 1. Los operadores de valores están calificados por la Superintendencia? Sí, todos nuestros operadores de valores han sido calificados y autorizados por la Superintendencia de Bancos, Valores y Seguros. Análisis: Los operadores de valores han sido calificados y autorizados por la Superintendencia de Valores representa una oportunidad para la organización. 2. La formación académica de los operadores de valores cumplen con las exigencias del mercado? Nuestros operadores de valores cuentan con la formación necesaria ya que se han acudido a cursos de actualización y enriquecimiento del conocimiento además de contar con más de 10 años de experiencia en el cargo. Análisis: Los operadores de valores están capacitados representa una fortaleza para la organización. 3. Cómo considera usted la difusión por parte del Estado sobre la negociación de títulos valores a través de casas de valores? Lastimosamente la cultura de negociación y ahorro a través del mercado de valores es muy escasa, y por parte del estado no se ha evidenciado una difusión sobre la importancia de canalizar el ahorro hacia la inversión. Análisis: Falta de cultura de negociación en el país representa una amenaza para la organización. 80

100 4. Los operadores de valores tienen la suficiente experiencia para desempeñar su trabajo? Si, como se había mencionado nuestros operadores de valores cuentan con más de 10 años de experiencia en su cargo. Análisis: la organización. Los operadores de valores tienen la experiencia necesaria representa una oportunidad para 5. Cuáles son las funciones de los operadores de valores? La función más importante es la atención y capacitación de los clientes para que puedan realizar la negociación de títulos valores. Análisis: organización. Los operadores tienen sus funciones establecidas representa una fortaleza para la 6. Cuáles son las funciones del back office? Las funciones del back office o de las asistentes de los operadores de valores son de realizar las órdenes recibidas, ejecutadas y enviar reportes a la superintendencia sobre las operaciones realizadas. Análisis: Los asistentes de los operadores tienen sus funciones establecidas representa una fortaleza para la organización. 7. Existe una comunicación directa entre los operadores de valores y las bolsas de valores? Nosotros como organización hemos mantenido una relación y comunicación directa con las bolsas de valores del país, y así mantenernos al día en los cambios a nivel nacional como internacional que se produzcan en relación al mercado de valores. 81

101 Análisis: Los asistentes de los operadores tienen comunicación directa con sus asistentes sus funciones establecidas representa una oportunidad para la organización. 8. Existe una comunicación directa entre los operadores de valores y el DECEVALE? Hemos mantenido de igual manera una relación y comunicación directa con el DECEVALE y con los organismos de control. Análisis: Existe comunicación directa entre la casa de valores y los organismos reguladores con sus asistentes sus funciones establecidas representa una oportunidad para la organización. 9. Cuál es el mayor problema q enfrenta el área de Back Office? La falta de automatización de procesos y programas informáticos para la elaboración de órdenes recibidas ha ocasionado que existan errores y tardanzas al momento de inicial con una negociación. Análisis: Representa una debilidad para la organización. 10. Los clientes de la Casa de Valores tienen una idea clara cuando vienen a realizar sus negociaciones? Lastimosamente los clientes no han tenido una idea clara sobre que opción inclinarse al momento de realizar una negociación, sim embargo nuestros operadores de valores están a la orden del día para poder orientarlos a la mejor decisión. Análisis: Falta de cultura bursátil en el país representa una amenaza para la organización. 82

102 11. Los asistentes de los operadores de valores están lo suficientemente capacitados para poder atender a los clientes? Hemos tenido cierto tipo de conflictos entre el cliente y los asistentes, pero se están tomando las acciones del caso para poder tener una mejor atención al cliente. Análisis: Conflictos con atención a los clientes representa una debilidad para la organización. 12. Se han tomado medidas para proteger la identidad y cumplir con el sigilo bursátil? Si, en cuanto al personal se mantienen contratos de confidencialidad tanto para asuntos institucionales, como para con nuestros clientes. La documentación de nuestros clientes se mantiene en una bodega y bajo los cuidados necesarios como lo exige la ley. Análisis: Acciones de protección de información correctamente definidas representa una fortaleza para la organización. Tabla 2.6 Valoración de la Entrevista Al Área Atención al Cliente de la Compañía ÁREA ATENCIÓN AL CLIENTE VALORACIÓN PORCENTAJE Calificación de Operadores de Valores por la Superintendencia 0,15 15% Formación de Operadores de Valores 0,15 15% Capacitación a los clientes sobre mercado de valores por parte del Estado 0,03 3% Experiencia de Operadores de Valores 0,10 10% Funciones de Operadores de Valores 0,10 10% Funciones del Back Office 0,10 10% Comunicación de operadores con Bolsas de Valores 0,05 5% Comunicación de operadores con DECEVALE 0,05 5% Automatización de procesos y programas informáticos 0,05 5% Conocimiento de los clientes sobre el negocio 0,02 2% Capacitación de los asistentes de los operadores 0,10 10% Protección de información de clientes 0,10 10% TOTAL 1,00 100% 83

103 2% 10% 5% 5% 5% 10% 10% Calificacion de Operadores de 15% Valores por la Superintendencia 10% 10% 15% 3% Formacion de Operadores de Valores Capacitacion a los clientes sobre mercado de valores por parte del Estado Experiencia de Operadores de Valores Figura 2.15 Gráfico De Pastel- Valoración De La Entrevista Al Área Atención Al Cliente ANÁLISIS: De la entrevista se obtuvo que los aspectos con más peso y que a su vez son aspectos positivos son: calificación de los operadores de valores por la Superintendencia, conocimiento y la experiencia. 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% 15% 15% 3% 10% 10% 10% 5% 5% 5% 2% 10% 10% Figura 2.16 Gráfico De Barras - Valoración De La Entrevista Al Área Atención Al Cliente 84

104 ANÁLISIS: Los aspectos negativos que encontramos en esta entrevista fueron: falta de difusión sobre las negociaciones bursátiles y el conocimiento de los clientes sobre el movimiento del negocio, que a su vez se debe poner mayor atención y aplicar acciones. CONCLUSIÓN: La entrevista se realizó tanto a los jefes departamentales así como a los asistentes de cada uno. De lo cual se obtuvo que los aspectos de mayor importancia sean: Los operadores de valores cuentan con la calificación por parte de la Superintendencia de Compañías, Valores y seguros además de la formación, capacitación y experiencia necesaria para ejercer sus funciones. Además de contar con culminación directa tanto con las Bolsas de Valores así como con organismos de control y reguladores como DECEVALE. Las funciones de Back Office están correctamente establecidas sin embargo no cuentan con un manual de procedimientos. resguardada. La protección de la información confidencial de los clientes está correctamente La falta de automatización de procesos y programas informáticos para la elaboración de órdenes recibidas ha ocasionado que existan errores y tardanzas al momento de inicial con una negociación Como debilidades se encontró que los clientes tienen poco conocimiento sobre el mercado de valores y su forma de inversión y negociación. 85

105 PROCESOS ADICIONALES FACTURACIÓN 1. La compañía dispone de manuales o políticas respecto del manejo de facturación electrónica, notas de crédito, y retenciones? No, actualmente la empresa no dispone con manuales pero nos hemos regido a la ley para la emisión de los mismos. Análisis: Falta de manuales contables representa una debilidad para la organización. 2. Existe un manual de políticas o de procesos donde se evidencie el tratamiento de notas de crédito? No contamos con ese manual debido a que son pocas notas de crédito que se emiten. Análisis: Falta de manuales contables representa una debilidad para la organización. 3. Cuál es el proceso para realizar la facturación electrónica? La facturación se realiza con fecha valor, es decir la fecha en la que se realizara la negociación esto podemos ver en la orden de venta que firma el cliente además del valor con el que se facturara. Hay que tener en cuenta que Santa Fe solo cobra una comisión por la venta del mismo. Análisis: organización. Procesos de facturación correctamente definidos representa una fortaleza para la 86

106 TESORERÍA 1. Cuándo se recibe dinero de pagos de los clientes cual es el procedimiento? Una vez recibido el dinero de los clientes, se realiza un comprobante de ingreso el mismo que debe ser firmado por el cliente y automáticamente se envía a depositar en la cuenta corriente de la Empresa. Análisis: organización. Procesos de pagos de clientes correctamente definidos representa una fortaleza para la 2. Quién es la persona encargada de Caja Chica? Back Office. La persona que se encargada de Caja Chica es Diana Rodríguez quien a su vez es parte del Análisis: La persona a cargo de Caja Chica no es la más idónea por su formación representa una amenaza para la organización. 3. La compañía dispone de procedimientos para el control de Caja Chica? No, no se realizan controles de ningún tipo a la Caja Chica Análisis: Falta de controles representa una debilidad para la organización. 4. Se realizan arqueos de Caja Chica? No, como se había indicado no se realizan ni controles ni arqueos de Caja Chica. 87

107 Análisis: Falta de controles representa una debilidad para la organización. 5. Cada que tiempo se realiza la reposición del fondo de Caja Chica? La reposición del fondo de Caja Chica se realiza cuando el fondo este en USD 10,00, actualmente el fondo autorizado es de USD 100,00. Análisis: organización. Monto establecido a las necesidades de la organización representa una fortaleza para la 6. Quiénes son las personas autorizadas de firmar los cheques? Los cheques deben tener la firma exclusiva de la Lcda. Dora Lastra quien es la Presidenta Ejecutiva, sin embargo se hizo extensa la autorización para el Vicepresidente Ejecutivo (Ing. José Luis Vásquez) y para la Gerente Ejecutiva (Ing. Tamara Espinosa). Así se lleva un control de la salida de dinero. Análisis: organización. Controles de cheques correctamente definidos representa una fortaleza para la 7. Existe supervisión para la persona encargada de Tesorería? No, debido a que se considera una persona de confianza de Presidencia Ejecutiva. Análisis: Persona de confianza representa una fortaleza para la organización. 88

108 8. Cuál es el procedimiento para el pago de cheques a los proveedores? Actualmente para el control de lavado de dinero, hemos instalado un sistema que nos exige conocer a nuestro proveedor y solicitar una serie de documentos, y se ha instalado una política que si no se ha entregado los documentos solicitados no se podrá pagar. La fecha en la que se paga al cliente es a los 15 días después de haber recibido a factura y los desembolsos son únicamente con dinero. Análisis: organización. Procesos correctamente definidos por como exige la Ley representa una fortaleza para la 89

109 SELECCIÓN DEL PERSONAL 1. Cómo se define el clima laboral en la organización? Se pudo determinar durante la entrevista que el clima laboral facilita el trabajo dentro de la compañía debido a que es dinámico, tranquilo y agradable sin descuidar el trabajo habitual. Análisis: Clima laboral favorable para los empleados representa una fortaleza para la organización. 2. El espacio físico que dispone la organización? Se pudo observar que el espacio físico asignado a la persona encargada no es lo suficiente amplio para el desarrollo de sus funciones razón por la cual se realizó adquisición de nuevas oficinas que serán entregadas al final de este año. Análisis: Falta de espacio para que el personal cumpla con sus funciones representa una debilidad para la organización. 3. Cómo se realiza la selección del personal? Debido a que nuestras funciones son de confianza, la selección de personal se realiza por recomendación de nuestros allegados a su vez por conocidos. Análisis: Procesos definidos por altos directivos representa una fortaleza para la organización. 4. Cuál es el control de horas extras? El control de horas extras se realiza a través del biométrico, sin embargo las mismas serán pagadas siempre y cuando su trabajo sea netamente justificado. Análisis: Las horas extras no se pagan sin autorización de Presidencia Ejecutiva representa una debilidad para la organización. 90

110 5. Cuál es el procedimiento para capacitación al personal? El empleado deberá solicitar proformas sobre su interés en alguna capacitación esto será aprobado por presidencia ejecutiva y servicios administrativos realizara el proceso correspondiente para que este acuda. Análisis: organización. Procesos de capacitación correctamente definidos representa una fortaleza para la 6. Cuál es el procedimiento para la aplicación de sanciones? Las sanciones no se contemplan en el reglamento interno, razón por la cual no se aplica, pero cuando existan llamados de atención se realizara mediante memos y como indica la ley. Análisis: Procedimientos definidos representa una fortaleza para la organización. 7. Cuál es el procedimiento para entregar préstamos a trabajadores? El empleado deberá solicitar la cantidad deseada a presidencia ejecutiva quien analizara la disponibilidad de la empresa así como la forma de pago, en caso de ser aprobado se descontara del sueldo. Análisis: Procedimientos definidos representa una fortaleza para la organización. 8. Cuál es la situación sobre la rotación al personal? A pesar de los beneficios que se entregan a los beneficios como sueldos altos, estabilidad laboral la rotación es alta. Creemos que la carga horaria en uno de los determinantes. Análisis: Alta rotación representa una debilidad para la organización. 91

111 VALORACIÓN DE LA ENTREVISTA A LOS PROCESOS ADICIONALES Tabla 2.7 Valoración Facturación ÁREA FACTURACIÓN VALORACIÓN PORCENTAJE Manuales de procedimientos para facturación 0,10 10% Procedimiento para notas de crédito 0,20 20% Proceso de facturación electrónica 0,70 70% TOTAL 1,00 100% 10% 70% 20% Manuales de procedimientos para facturacion Procedimiento para notas de credito Proceso de facturacion electronica Figura 2.17 Gráfico De Pastel- Valoración Facturación ANÁLISIS: Los aspectos negativos que encontramos en esta entrevista fueron: inexistencia de manuales para realizar la facturación electrónica, únicamente están los procesos definidos y así como para las notas de crédito. 92

112 80% 70% 60% 70% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 10% Manuales de procedimientos para facturacion Figura 2.18 Grafico Barras Valoración Facturación 20% Procedimiento para notas de credito Proceso de facturacion electronica ANÁLISIS: En el análisis realizado se obtuvo que la organización instauro la emisión de facturas, notas de crédito y retenciones por medio digital, esto además de estar en cumplimiento con la ley ayuda al cuidado del medio ambiente. Tabla 2.8 Valoración Tesorería ÁREA TESORERÍA VALORACIÓN PORCENTAJE Procedimiento de tesorería 0,25 25% Responsable de Caja Chica 0,02 2% Procedimientos de control de Caja Chica 0,02 2% Control de Caja Chica 0,02 2% Arqueos de Caja Chica 0,02 2% Reposición del fondo de Caja Chica 0,20 20% Responsables de emisión de cheques 0,25 25% Supervisión de tesorería 0,02 2% Procedimiento de pago de cheques 0,20 20% TOTAL 1,00 100% 93

113 Procedimiento de tesoreria 20% 25% Responsable de Caja Chica 2% Procedimientos de control de Caja Chica 2% 2% Control de Caja Chica 25% 2% 2% Arqueos de Caja Chica 20% Resposicion del fondo de Caja Chica Figura 2.19 Gráfico De Pastel- Valoración Tesorera ANÁLISIS: En el área de tesorería se encontraron los siguientes aspectos positivos existen los procedimientos de tesorería y documentados en el manual de funciones, para la emisión de cheques estos tienen alta seguridad debido a que la firma autorizada lo deben realizar los altos directivos. 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 25% 2% 2% 2% 2% 20% 25% 2% 20% Figura 2.20 Gráfico De Barras Valoración Tesorería ANÁLISIS: Además dentro del área de tesorería encontramos los siguientes aspectos negativos: quien es el responsable de caja chica no lo debe realizar ya que no está dentro de sus funciones y no existen controles de caja chica. 94

114 Tabla 2.9 Valoración Selección Del Personal ÁREA SELECCIÓN DEL PERSONAL VALORACIÓN PORCENTAJE Clima organizacional 0,25 25% Espacio Físico de la organización 0,10 10% Selección del personal 0,20 20% Control de horas extras 0,05 5% Capacitación del personal 0,15 15% Aplicación de sanciones 0,10 10% Préstamos a trabajadores 0,10 10% Rotación del personal 0,05 5% TOTAL 1,00 100% 10% 15% 10% 5% 5% 20% 25% 10% Clima organizacional Espacio Fisico de la organización Selección del personal Control de horas extras Capacitacion del personal Aplicación de sanciones Prestamos a trabajadores Rotacion del personal Figura 2.21 Gráfico De Pastel- Valoración Selección Del Personal ANÁLISIS: El área selección de personal el cual está a cargo del funcionario encargado de servicios administrativos tiene los siguientes aspectos positivos el clima organizacional es el más adecuado para el trabajo en equipo, la selección del personal se realiza mediante personas de confianza de Presidencia Ejecutiva y se realizan capacitaciones al personal de manera permanente. 95

115 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 25% 10% 20% 5% 15% 10% 10% 5% Figura 2.22 Gráfico De Barras Valoración Selección Del Personal ANÁLISIS: Además en el área de selección del personal se obtuvo que la organización deberá tener mayor atención en el espacio físico adecuado para los empleados, el control de horas extras y la rotación del personal ya que es alta. CONCLUSIÓN: La entrevista se realizó tanto a los jefes departamentales así como a los asistentes de cada uno. Estos procesos adicionales son vitales para el correcto funcionamiento del a organización. Se pudo concluir lo siguiente en el área de facturación la organización cuenta con medios electrónicos para realizarlo pero no con el manual o los procesos establecidos en algún lugar. Esto se realizó en cumplimiento de a ley y de ayuda al medio ambiente. En el área de tesorería el control, el manejo y el cuidado del dinero se lo realiza de manera adecuada y los procesos están definidos en el manual de funciones, además de que el encargado de este proceso es una persona de confianza de Presidencia Ejecutiva. En el área de selección de personal se lo realiza únicamente cuando Presidencia Ejecutiva lo requiera y es quien da los postulantes para los puestos requeridos. Este proceso está encargado a 96

116 Servicios Administrativos quien además es el área encargado de capacitación al personal y esto se lo realiza regularmente. RESUMEN DE FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS De la información obtenida a través de las entrevistas realizadas, se procederá a realizar el resumen de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) de la empresa, lo mismo que se detalla a continuación. FORTALEZAS 1. Organigrama estructural de la empresa correctamente definido. 2. La compañía realiza un presupuesto que sirve de guía para el control de los gastos e impulsa al crecimiento de las ventas. 3. Dispone de sistemas automatizados para el control de las horas trabajadas por los empleados. 4. Correcto control del dinero recibido de los clientes. 5. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. 6. La empresa realiza un presupuesto general el cual permite guiar las actividades y tener una proyección de ingresos y gastos. 7. La empresa se encuentra en la lista blanca del Servicio de Rentas Internas. 8. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil 9. El personal tiene conocimiento solido de las actividades que realiza. 10. La empresa realiza préstamos a los empleados con un compromiso del funcionario con la compañía. 11. Los procesos de selección para el personal de la compañía se basan en personas de confianza de Presidencia Ejecutiva. 12. Cuenta con profesionales de amplia experiencia en el mercado de valores y en asesoría financiera. 13. Empresa de estructura familiar con gobierno corporativo. 14. Equipos y maquinaria con tecnología de punta a fin de simplificar procesos, y acortar tiempos de espera. 15. Criterios de elaboración de presupuesto definidos. 97

117 OPORTUNIDADES 1. La empresa posee sistemas automatizados para el control de Activos Fijos, control de personal, control de lavado de activos. 2. Personal profesional y joven en todas las áreas de servicio haciendo que la institución tenga la posibilidad de mejorar su gestión con las últimas tendencias administrativas y de contacto con clientes. 3. Se realiza la facturación electrónica de acuerdo a lo establecido por el Servicio de Rentas Internas. 4. La empresa no tiene obligaciones pendientes con organismos de control. 5. Adquisición de nuevas instalaciones para las oficinas y un mejor espacio para los empleados. 6. El mercado nacional no se encuentra copado y existe una gran oportunidad de expansión. 7. Intención de dinamizar el mercado de valores ecuatoriano por parte del gobierno nacional. 8. Operadores de Valores calificados por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros para ejercer sus funciones. 9. Se realizan análisis de los Estados Financieros de manera mensual junto con asesores. 10. Se realizan juntas ordinarias y extraordinarias para discutir temas financieros y administrativos. 11. Oficial de cumplimiento calificado y autorizado por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros para ejercer sus funciones. 12. Los operadores de valores cuentan con más de 10 años de experiencia. 13. Comunicación directa con organismos de control, bolsas de valores y demás. 14. Las Bolsas de Valores realizan una socialización sobre la cultura de negociación en el mercado de valores a través de las casas de valores. 15. Se mantienen contratos de confidencialidad con los empleados para proteger la información de los clientes mantener el sigilo bursátil. DEBILIDADES 1. El espacio físico no es el adecuado para poder realizar el trabajo. 2. La empresa no dispone de manuales de procedimientos para uso de los trabajadores. 3. Personal joven y novato que requieren de ardua supervisión. 4. No se realiza un control de Caja Chica adecuado. 5. No se cuenta con procedimientos definidos para el tratamiento de Caja Chica por parte del responsable. 98

118 6. La empresa no realiza conteos periódicos de inventarios o de propiedad que permitan un mayor control de los bienes de la empresa. 7. La gestión realizada por el oficial de cumplimiento bajo los parámetros de conozca su cliente no es realizada en su totalidad. 8. Los procesos claves de la empresa se encuentran definidos, sin embargo no existe un manual en el que se encuentren documentados los mismos. 9. Falta automatización de procesos y programas informáticos para elaboración de documentación necesaria para realizar negociaciones. 10. Al finalizar un periodo económico mensual o anual no se realiza un análisis financiero en base a indicadores financieros 11. El Oficial de cumplimiento no cuenta con la experiencia necesaria para la realización de sus funciones. 12. Falta de capacitación por parte de Back Office para atención al cliente. 13. Contador General además realiza las funciones de Administrador. 14. No se realiza una supervisión continua a los empleados. 15. No se entregan incentivos a los empleados. AMENAZAS 1. Cambio radical en la política económica y monetaria del Ecuador 2. El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa. 3. Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda fuerza adquisitiva. 4. La UAF no realiza los avisos automáticos sobre cambios en la política o en situaciones importantes a tener en cuenta. 5. Al momento de realizar los Check-List las páginas web necesarias no siempre están disponibles. 6. Falta de conocimiento en prevención de lavado de activos por parte del personal. 7. Falta de cultura de ahorro y negociación en el mercado de valores por parte del público en general. 8. Falta de conocimiento sobre el funcionamiento del mercado de valores por parte de los clientes al momento de querer realizar una negociación. 9. Aumento de empresas competidoras. 10. Caída de las Bolsas de Valores más importantes del mundo, que han afectado a la economía del país. 99

119 MATRIZ RESUMEN FODA FACTORES INTERNOS FORTALEZAS 1. Cuenta con profesionales de amplia experiencia en el mercado de valores y en asesoría financiera. 2. La compañía realiza un presupuesto que sirve de guía para el control de los gastos e impulsa al crecimiento de las ventas. 3. Empresa de estructura familiar con gobierno corporativo. 4. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil. 5. El personal de la compañía tiene conocimiento solido de las actividades que realiza. 6. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. FACTORES EXTERNOS OPORTUNIDADES 1. El mercado nacional no se encuentra copado y existe una gran oportunidad de expansión. 2. Intención de dinamizar el mercado de valores ecuatoriano por parte del gobierno nacional. 3. Personal profesional y joven en todas las áreas de servicio haciendo que la institución tenga la posibilidad de mejorar su gestión con las últimas tendencias administrativas y de contacto con clientes. 4. Adquisición de nuevas instalaciones mejorar el espacio de las oficinas y empleados. 5. Oficial de Cumplimiento y Operadores de Valores calificados y autorizados por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros para ejercer sus funciones. 6. La empresa posee sistemas automatizados para el control de Activos Fijos, control de personal, control de lavado de activos. 7. Equipos y maquinaria con tecnología de punta a fin de simplificar procesos, y acortar tiempos de espera. 8. Criterios de elaboración de presupuesto definidos. 7. Se mantienen contratos de confidencialidad con los empleados para proteger la información de los clientes mantener el sigilo bursátil. 8. Análisis mensuales de Estados Financieros mensuales. 100

120 DEBILIDADES 1. La gestión realizada por el oficial de cumplimiento bajo los parámetros de conozca su cliente no es realizada en su totalidad. 2. Personal joven y novato que requieren de ardua supervisión. 3. Falta automatización de procesos y programas informáticos para elaboración de documentación necesaria para realizar negociaciones. 4. Al finalizar un periodo económico mensual o anual no se realiza un análisis financiero en base a indicadores financieros. 5. Los procesos claves de la empresa se encuentran definidos, sin embargo no existe un manual en el que se encuentren documentados los mismos. 6. Falta de elaboración de manuales de procedimientos para uso de los trabajadores. AMENAZAS 1. Cambio radical en la política económica y monetaria del Ecuador 2. El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa 3. Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda fuerza adquisitiva. 4. Aumento de empresas competidoras. 5. Caída de las Bolsas de Valores más importantes del mundo, que han afectado a la economía del país. 6. Falta de conocimiento sobre el funcionamiento del mercado de valores por parte de los clientes al momento de querer realizar una negociación. 7. Falta de cultura de ahorro y negociación en el mercado de valores por parte del público en general. 7. La gestión realizada por el oficial de cumplimiento bajo los parámetros de conozca su cliente no es realizada en su totalidad. 8. Espacio físico inadecuado para los requerimientos y necesidades de la organización. 101

121 MATRIZ EFE M A T R I Z E F E O P O R T U N I D A D E S F a c t o r e s C r í t i c o s P e s o C a l i f i c a c i ó n ( 0-4 ) P e s o P o n d e r a d o El m e r c a d o n a c i o n a l no se e n c u e n t r a c o p a d o y e x i s t e una g r a n o p o r t u n i d a d d e e x p a n s i ó n I n t e n c i ó n de d i n a m i z a r el m e r c a d o de v a l o r e s e c u a t o r i a n o p o r p a r t e d e l g o b i e r n o n a c i o n a l P e r s o n a l p r o f e s i o n a l y j o v e n en t o d a s l a s á r e a s de s e r v i c i o h a c i e n d o q u e l a i n s t i t u c i ó n t e n g a l a p o s i b i l i d a d d e m e j o r a r s u g e s t i ó n c o n l a s ú l t i m a s t e n d e n c i a s a d m i n i s t r a t i v a s y de c o n t a c t o c o n c l i e n t e s. A d q u i s i c i ó n de n u e v a s i n s t a l a c i o n e s m e j o r a r el e s p a c i o de l a s o f i c i n a s y e m p l e a d o s O f i c i a l de C u m p l i m i e n t o y O p e r a d o r e s de V a l o r e s c a l i f i c a d o s y a u t o r i z a d o s por la S u p e r i n t e n d e n c i a de C o m p a ñ í a s V a l o r e s y S e g u r o s p a r a e j e r c e r s u s f u n c i o n e s La e m p r e s a p o s e e s i s t e m a s a u t o m a t i z a d o s p a r a el c o n t r o l de A c t i v o s F i j o s, c o n t r o l d e p e r s o n a l, c o n t r o l d e l a v a d o d e La e m p r e s a no t i e n e o b l i g a c i o n e s p e n d i e n t e s c o n o r g a n i s m o s d e c o n t r o l Se r e a l i z a n a n á l i s i s de l o s E s t a d o s F i n a n c i e r o s de m a n e r a m e n s u a l j u n t o c o n a s e s o r e s L o s o p e r a d o r e s de v a l o r e s c u e n t a n c o n m á s de 10 a ñ o s de e x p e r i e n c i a C o m u n i c a c i ó n d i r e c t a c o n o r g a n i s m o s d e c o n t r o l, b o l s a s d e v a l o r e s y d e m á s T o t a l O p o r t u n i d a d e s A M E N A Z A S C a m b i o r a d i c a l en la p o l í t i c a e c o n ó m i c a y m o n e t a r i a d e l E c u a d o r E l e c u a t o r i a n o e n g e n e r a l n o p o s e e c u l t u r a a h o r r a t i v a P o s i b i l i d a d de o c u r r e n c i a de a l g ú n d e b a c l e m o n e t a r i o en E s t a d o s U n i d o s y el m u n d o, h a c i e n d o que el d ó l a r p i e r d a f u e r z a a d q u i s i t i v a A u m e n t o d e e m p r e s a s c o m p e t i d o r a s C a í d a de l a s B o l s a s de V a l o r e s m á s i m p o r t a n t e s d e l m u n d o, que h a n a f e c t a d o a l a e c o n o m í a d e l p a í s La UAF no r e a l i z a l o s a v i s o s a u t o m á t i c o s s o b r e c a m b i o s en l a p o l í t i c a o e n s i t u a c i o n e s i m p o r t a n t e s a t e n e r e n c u e n t a Al m o m e n t o de r e a l i z a r l o s C h e c k - L i s t l a s p á g i n a s w e b n e c e s a r i a s n o s i e m p r e e s t á n d i s p o n i b l e s F a l t a de c o n o c i m i e n t o en p r e v e n c i ó n de l a v a d o de a c t i v o s p o r p a r t e d e l p e r s o n a l F a l t a de c o n o c i m i e n t o s o b r e el f u n c i o n a m i e n t o d e l m e r c a d o de v a l o r e s por p a r t e de l o s c l i e n t e s al m o m e n t o de q u e r e r r e a l i z a r u n a n e g o c i a c i ó n C a í d a d e l p r e c i o d e l p e t r ó l e o, lo que ha p r o d u c i d o una d i s m i n u c i ó n e n l a s n e g o c i a c i o n e s T o t a l A m e n a z a s S u m a T o t a l

122 Comunicación directa con organismos de control, bolsas de valores y demás. Los operadores de valores cuentan con más de 10 años de experiencia. Se realizan análisis de los Estados Financieros de manera mensual junto con asesores. La empresa no tiene obligaciones pendientes con organismos de control. La empresa posee sistemas automatizados para el control de Activos Fijos, control de personal, control de lavado de activos. Oficial de Cumplimiento y Operadores de Valores calificados y autorizados por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros para ejercer sus funciones. Adquisición de nuevas instalaciones mejorar el espacio de las oficinas y empleados. Personal profesional y joven en todas las áreas de servicio haciendo que la institución tenga la posibilidad de mejorar su gestión con las últimas Intención de dinamizar el mercado de valores ecuatoriano por parte del gobierno nacional. El mercado nacional no se encuentra copado y existe una gran oportunidad de expansión. Figura 2.23 Análisis Por Peso Oportunidades Matriz EFE 0,06 0,07 0,07 0,07 0,07 0,07 0,08 0,08 0,08 0,08 103

123 Comunicación directa con organismos de control, bolsas de valores y demás. Los operadores de valores cuentan con más de 10 años de experiencia. Se realizan análisis de los Estados Financieros de manera mensual junto con asesores. La empresa no tiene obligaciones pendientes con organismos de control. La empresa posee sistemas automatizados para el control de Activos Fijos, control de personal, control de lavado de activos. Oficial de Cumplimiento y Operadores de Valores calificados y autorizados por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros para ejercer sus funciones. Adquisición de nuevas instalaciones mejorar el espacio de las oficinas y empleados. Personal profesional y joven en todas las áreas de servicio haciendo que la institución tenga la posibilidad de mejorar su gestión con las últimas tendencias Intención de dinamizar el mercado de valores ecuatoriano por parte del gobierno nacional. El mercado nacional no se encuentra copado y existe una gran oportunidad de expansión. Figura 2.24 Análisis Por Peso Ponderado Oportunidades Matriz EFE 0 0,05 0,1 0,15 0,2 0,25 0,3 104

124 Caída del precio del petróleo, lo que ha producido una disminución en las negociaciones. Falta de conocimiento sobre el funcionamiento del mercado de valores por parte de los clientes al momento de querer realizar una negociación. Falta de conocimiento en prevención de lavado de activos por parte del personal. Al momento de realizar los Check-List las páginas web necesarias no siempre están disponibles. La UAF no realiza los avisos automáticos sobre cambios en la política o en situaciones importantes a tener en cuenta. Caída de las Bolsas de Valores más importantes del mundo, que han afectado a la economía del país. Aumento de empresas competidoras. Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda fuerza adquisitiva. El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa Cambio radical en la política económica y monetaria del Ecuador 0 0,005 0,01 0,015 0,02 0,025 0,03 0,035 0,04 0,045 Figura 2.25 Análisis Por Peso Amenazas Matriz EFE 105

125 Caída del precio del petróleo, lo que ha producido una disminución en las negociaciones. Falta de conocimiento sobre el funcionamiento del mercado de valores por parte de los clientes al momento de querer realizar una negociación. Falta de conocimiento en prevención de lavado de activos por parte del personal. Al momento de realizar los Check-List las páginas web necesarias no siempre están disponibles. La UAF no realiza los avisos automáticos sobre cambios en la política o en situaciones importantes a tener en cuenta. Caída de las Bolsas de Valores más importantes del mundo, que han afectado a la economía del país. Aumento de empresas competidoras. Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda fuerza adquisitiva. El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa Cambio radical en la política económica y monetaria del Ecuador 0 0,02 0,04 0,06 0,08 0,1 0,12 0,14 0,16 0,18 Figura 2.26 Análisis Por Peso Ponderado Amenazas Matriz EFE 106

126 ANÁLISIS DE LOS GRÁFICOS DE LA MATRIZ EFE: Luego del análisis gráfico realizado a la matriz EFE, se analizará de forma cuantitativa y cualitativa de la cual obtuvimos lo siguiente: Sus factores externos positivos están sobre el promedio lo cual nos indica que las estrategias implementadas por la compañía para disminuir los factores internos que afectan negativamente a la empresa son correctas, dentro de los más importantes tenemos tres los cuales son: Oficial de Cumplimiento y Operadores de Valores calificados y autorizados por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros para ejercer sus funciones. Se realizan análisis de los Estados Financieros de manera mensual junto con asesores. Comunicación directa con organismos de control, bolsas de valores y demás. Estas oportunidades son las que han permitido tener ventaja competitiva y alcanzar los objetivos organizacionales. Sus factores externos negativos no tienen un peso ponderado alto en relación a sus oportunidades sim embargo la organización ha implementado estrategias para disminuirlos, dentro de las importantes y que se tienen mayor atención son: Aumento de empresas competidoras. Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda fuerza adquisitiva. El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa. 107

127 MATRIZ EFI M A T R I Z E F I F O R T A L E Z A S F a c t o r e s C r í t i c o s P e s o C a l i f i c a c i ó n ( 0-4 ) P e s o P o n d e r a d o C u e n t a c o n p r o f e s i o n a l e s de a m p l i a e x p e r i e n c i a en el m e r c a d o de v a l o r e s y e n a s e s o r í a f i n a n c i e r a E m p r e s a d e e s t r u c t u r a f a m i l i a r c o n g o b i e r n o c o r p o r a t i v o C o b e r t u r a n a c i o n a l ya que se p o s e e m e m b r e c í a s en la B o l s a de V a l o r e s d e Q u i t o y e n l a B o l s a d e V a l o r e s d e G u a y a q u i l E q u i p o s y m a q u i n a r i a c o n t e c n o l o g í a de p u n t a a f i n de s i m p l i f i c a r p r o c e s o s, y a c o r t a r t i e m p o s d e e s p e r a El c l i m a l a b o r a l de la e m p r e s a, f a c i l i t a el t r a b a j o d e b i d o a l a s m o t i v a c i o n e s, e n e r g í a y d i n a m i s m o q u e s e m a n t i e n e d u r a n t e l a O r g a n i g r a m a e s t r u c t u r a l d e l a e m p r e s a c o r r e c t a m e n t e d e f i n i d o La e m p r e s a r e a l i z a un p r e s u p u e s t o g e n e r a l el c u a l p e r m i t e g u i a r l a s a c t i v i d a d e s y t e n e r u n a p r o y e c c i ó n d e i n g r e s o s y g a s t o s E l p e r s o n a l t i e n e c o n o c i m i e n t o s o l i d o d e l a s a c t i v i d a d e s q u e r e a l i z a L o s p r o c e s o s de s e l e c c i ó n p a r a el p e r s o n a l de la c o m p a ñ í a se b a s a n e n p e r s o n a s d e c o n f i a n z a d e P r e s i d e n c i a E j e c u t i v a C r i t e r i o s d e e l a b o r a c i ó n d e p r e s u p u e s t o d e f i n i d o s T o t a l F o r t a l e z a s D E B I L I D A D E S La g e s t i ó n r e a l i z a d a por el o f i c i a l de c u m p l i m i e n t o b a j o l o s p a r á m e t r o s de c o n o z c a s u c l i e n t e n o e s r e a l i z a d a e n s u t o t a l i d a d La g e s t i ó n r e a l i z a d a por el o f i c i a l de c u m p l i m i e n t o b a j o l o s p a r á m e t r o s de c o n o z c a s u c l i e n t e n o e s r e a l i z a d a e n s u t o t a l i d a d F a l t a a u t o m a t i z a c i ó n de p r o c e s o s y p r o g r a m a s i n f o r m á t i c o s p a r a e l a b o r a c i ó n d e d o c u m e n t a c i ó n n e c e s a r i a p a r a a n a l i z a r n e g o c i a c i o n e s P e r s o n a l j o v e n y n o v a t o q u e r e q u i e r e n d e a r d u a s u p e r v i s i ó n L o s p r o c e s o s c l a v e s de la e m p r e s a se e n c u e n t r a n d e f i n i d o s, s i n e m b a r g o n o e x i s t e u n m a n u a l e n e l q u e s e e n c u e n t r e n d o c u m e n t a d o s E l e s p a c i o f í s i c o n o e s e l a d e c u a d o p a r a p o d e r r e a l i z a r e l t r a b a j o L a e m p r e s a n o d i s p o n e d e m a n u a l e s d e p r o c e d i m i e n t o s p a r a u s o d e No se c u e n t a c o n p r o c e d i m i e n t o s d e f i n i d o s p a r a el t r a t a m i e n t o de C a j a C h i c a p o r p a r t e d e l r e s p o n s a b l e La e m p r e s a no r e a l i z a c o n t e o s p e r i ó d i c o s de i n v e n t a r i o s o de p r o p i e d a d q u e p e r m i t a n u n m a y o r c o n t r o l d e l o s b i e n e s d e l a F a l t a d e c a p a c i t a c i ó n p o r p a r t e d e B a c k O f f i c e p a r a a t e n c i ó n a l T o t a l D e b i l i d a d e s S u m a T o t a l

128 Criterios de elaboración de presupuesto definidos Los procesos de selección para el personal de la compañía se basan en personas de confianza de Presidencia Ejecutiva. El personal tiene conocimiento solido de las actividades que realiza. La empresa realiza un presupuesto general el cual permite guiar las actividades y tener una proyección de ingresos y gastos. Organigrama estructural de la empresa correctamente definido. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. Equipos y maquinaria con tecnología de punta a fin de simplificar procesos, y acortar tiempos de espera. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil. Empresa de estructura familiar con gobierno corporativo. Cuenta con profesionales de amplia experiencia en el mercado de valores y en asesoría financiera. Figura 2.27 Análisis Por Peso Fortalezas Matriz EFI 0,00 0,01 0,02 0,03 0,04 0,05 0,06 0,07 0,08 0,09 0,10 109

129 Criterios de elaboración de presupuesto definidos Los procesos de selección para el personal de la compañía se basan en personas de confianza de Presidencia Ejecutiva. El personal tiene conocimiento solido de las actividades que realiza. La empresa realiza un presupuesto general el cual permite guiar las actividades y tener una proyección de ingresos y gastos. Organigrama estructural de la empresa correctamente definido. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. Equipos y maquinaria con tecnología de punta a fin de simplificar procesos, y acortar tiempos de espera. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil. Empresa de estructura familiar con gobierno corporativo. Cuenta con profesionales de amplia experiencia en el mercado de valores y en asesoría financiera. 0 0,05 0,1 0,15 0,2 0,25 0,3 0,35 0,4 Figura 2.28 Análisis Por Peso Ponderado Fortalezas Matriz EFI 110

130 Falta de capacitación por parte de Back Office para atención al cliente. La empresa no realiza conteos periódicos de inventarios o de propiedad que permitan un mayor control de los bienes de la empresa. No se cuenta con procedimientos definidos para el tratamiento de Caja Chica por parte del responsable. La empresa no dispone de manuales de procedimientos para uso de los trabajadores. El espacio físico no es el adecuado para poder realizar el trabajo. Los procesos claves de la empresa se encuentran definidos, sin embargo no existe un manual en el que se encuentren documentados los mismos. Personal joven y novato que requieren de ardua supervisión. Menor número de personal en relación a la necesidad vigente. La relación familiar, en pocas ocasiones, se deteriora ante exigencias de cumplimiento de metas. La gestión empresarial depende principalmente de ciertas personas específicas, y de faltar aquellas, atentaría fuertemente a la continuidad Figura 2.29 Análisis Por Peso Ponderado Debilidades Matriz EFI 0 0,01 0,02 0,03 0,04 0,05 0,06 0,07 0,08 111

131 Falta de capacitación por parte de Back Office para atención al cliente. La empresa no realiza conteos periódicos de inventarios o de propiedad que permitan un mayor control de los bienes de la empresa. No se cuenta con procedimientos definidos para el tratamiento de Caja Chica por parte del responsable. La empresa no dispone de manuales de procedimientos para uso de los trabajadores. El espacio físico no es el adecuado para poder realizar el trabajo. Los procesos claves de la empresa se encuentran definidos, sin embargo no existe un manual en el que se encuentren documentados los mismos. Personal joven y novato que requieren de ardua supervisión. Menor número de personal en relación a la necesidad vigente. La relación familiar, en pocas ocasiones, se deteriora ante exigencias de cumplimiento de metas. La gestión empresarial depende principalmente de ciertas personas específicas, y de faltar aquellas, atentaría fuertemente a la continuidad de Figura 2.30 Análisis Por Peso Ponderado Debilidades Matriz EFI 0 0,02 0,04 0,06 0,08 0,1 0,12 112

132 ANÁLISIS DE LOS GRÁFICOS DE LA MATRIZ EFI: Luego del análisis grafico realizado a la matriz EFI, se analizará de forma cuantitativa y cualitativa de la cual obtuvimos lo siguiente: Sus factores internos positivos están sobre el promedio lo cual permite a la organización estar encaminada hacia el cumplimiento de su misión, así como fortalecer su organización interna y lograr los objetivos internos establecidos para cumplimiento del personal. Dentro de los tres factores internos más importantes tenemos: Cuenta con profesionales de amplia experiencia en el mercado de valores y en asesoría financiera. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil. Estas fortalezas en conjunto con las oportunidades nos permiten tener ventaja competitiva para con nuestra competencia y mejorar nuestros servicios. Sus factores internos negativos han sido disminuidos con las estrategias planteadas, sin embargo existe un plan de contingencia para poder reducirlas al máximo, dentro de las importantes tenemos: Personal joven y novato que requieren de ardua supervisión. El espacio físico no es el adecuado para poder realizar el trabajo. La empresa no dispone de manuales de procedimientos para uso de los trabajadores. La gestión realizada por el oficial de cumplimiento bajo los parámetros de conozca su cliente no es realizada en su totalidad. Personal joven y novato que requieren de ardua supervisión. Falta automatización de procesos y programas informáticos para elaboración de documentación necesaria para realizar negociaciones. Al finalizar un periodo económico mensual o anual no se realiza un análisis financiero en base a indicadores financieros. 113

133 MATRIZ DE VULNERABILIDAD DEBILIDADES AMENAZAS La gestión realizada por el oficial de cumplimiento bajo los parámetros de conozca su cliente no es realizada en su totalidad. Cambio radical en la política económica y monetaria del Ecuador MATRIZ DE VULNERABILIDAD El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda fuerza adquisitiva. Aumento de empresas competidoras. Caída de las Bolsas de Valores más importantes del mundo, que han afectado a la economía del país Personal joven y novato que requieren de ardua supervisión Falta automatización de procesos y programas informáticos para elaboración de documentación necesaria para realizar negociaciones. Al finalizar un periodo económico mensual o anual no se realiza un análisis financiero en base a indicadores financieros. Los procesos claves de la empresa se encuentran definidos, sin embargo no existe un manual en el que se encuentren documentados los mismos. TOTAL

134 COMENTARIO MATRIZ DE VULNERABILIDAD De la Matriz de Vulnerabilidad que se realizó a Santa Fe Casa de Valores, podemos determinar que los tres factores negativos internos y externos que más afectan a la empresa son: Externos: Cambio radical en la política económica y monetaria del Ecuador El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda fuerza adquisitiva. Internos: La gestión empresarial depende principalmente de ciertas personas específicas, y de faltar aquellas, atentaría fuertemente a la continuidad de su labor. Falta automatización de procesos y programas informáticos para elaboración de documentación necesaria para realizar negociaciones. Al finalizar un periodo económico mensual o anual no se realiza un análisis financiero en base a indicadores financieros. Para lo cual debemos poner mayor atención y reducirlas al máximo, aplicando estrategias y aprovechando nuestros factores positivos. 115

135 MATRIZ DE APROVECHABILIDAD FORTALEZAS OPORTUNIDADES Cuenta con profesionales de amplia experiencia en el mercado de valores y en asesoría financiera. Empresa de estructura familiar con gobierno corporativo. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil. El personal de la compañía tiene conocimiento solido de las actividades que realiza. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. TOTAL MATRIZ DE APROVECHABILIDAD Personal profesional y Oficial de joven en todas las Cumplimiento y Intención de áreas de servicio Adquisición de Operadores de El mercado nacional no se dinamizar el haciendo que la nuevas instalaciones Valores calificados y encuentra copado y existe mercado de valores institución tenga la mejorar el espacio de autorizados por la una gran oportunidad de ecuatoriano por parte posibilidad de mejorar las oficinas y Superintendencia de expansión. del gobierno su gestión con las empleados. Compañías Valores y nacional. últimas tendencias Seguros para ejercer administrativas y de sus funciones. contacto con clientes

136 COMENTARIO MATRIZ DE APROVECHABILIDAD: De la Matriz de aprovechabilidad que se realizó a Santa Fe Casa de Valores, podemos determinar que los tres factores positivos internos y externos que más inciden en la empresa y de los cuales se aprovechan al máximo para así reducir los impactos negativos son: Externos: El mercado nacional no se encuentra copado y existe una gran oportunidad de expansión. Intención de dinamizar el mercado de valores ecuatoriano por parte del gobierno nacional. Adquisición de nuevas instalaciones mejorar el espacio de las oficinas y empleados. Internos: Empresa de estructura familiar con gobierno corporativo. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil. El personal de la compañía tiene conocimiento solido de las actividades que realiza. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. Dentro de las estrategias planteadas se ha establecido aprovechar y optimizar los factores positivos para así reducir el impacto de los factores negativos. 117

137 MATRIZ DE ESTRATEGIAS OPORTUNIDADES AMENAZAS El mercado nacional no se encuentra copado y existe una gran Cambio radical en la política económica y monetaria del 1 1 oportunidad de expansión. Ecuador Intención de dinamizar el mercado de valores ecuatoriano por 2 2 El ecuatoriano en general no posee cultura ahorrativa parte del gobierno nacional. Personal profesional y joven en todas las áreas de servicio Posibilidad de ocurrencia de algún debacle monetario en haciendo que la institución tenga la posibilidad de mejorar su 3 3 Estados Unidos y el mundo, haciendo que el dólar pierda gestión con las últimas tendencias administrativas y de fuerza adquisitiva. contacto con clientes. Adquisición de nuevas instalaciones mejorar el espacio de las 4 4 Aumento de empresas competidoras. oficinas y empleados. Oficial de Cumplimiento y Operadores de Valores calificados Caída de las Bolsas devalores más importantes del mundo, que han 5 y autorizados por la Superintendencia de Compañías Valores 5 afectado a la economía del país. y Seguros para ejercer sus funciones. FORTALEZAS ESTRATEGIAS F.O. ESTRATEGÍAS F.A. ANÁLISIS FODA Cuenta con profesionales de amplia experiencia en el mercado de valores y en asesoría financiera. Empresa de estructura familiar con gobierno corporativo. Cobertura nacional ya que se posee membrecías en la Bolsa de Valores de Quito y en la Bolsa de Valores de Guayaquil. El personal de la compañía tiene conocimiento solido de las actividades que realiza. El clima laboral de la empresa, facilita el trabajo debido a las motivaciones, energía y dinamismo que se mantiene durante la jornada. F1-O1 Implementar sucursales de la organización en cuidades estrategicas y donde los clientes tengan facil acceso a la empresa. F2-05 Realizar charlas informativas sobre el lavado de dinero y financiemiento del terrorismo a todo el personal. F3-02 Actualizacion de leyes y reglamentos emitidos por la UAF a operadores de valores y oficial de cumplimiento. F5-04 Llegar hacia los grupos menos informados sobre el mercado de valores y como invertir en el, atrayendo asi mas clientes. F4-03 Incrementar Operadores de Valores calificados y autorizados por la Superintendicia de Companias Valores y Seguros DEBILIDADES ESTRATEGIAS D.O. ESTRATEGIAS D.A. La gestión realizada por el oficial de D5-O3 Elaboracion de manuales necesarios para que los empleados cumplimiento bajo los parámetros de conozca su cumplan correctamente con sus funciones. cliente no es realizada en su totalidad. Falta automatización de procesos y programas D2-O4 Instaurar nuevos sistemas informaticos que permitan la informáticos para elaboración de documentación automatizacion en la generacion de ordenes recibidas lo que permitira necesaria para realizar negociaciones. agilitar el proceso de negociación. Al finalizar un periodo económico mensual o D3-O5 Incremento de personal capacitado en mercado de valores para anual no se realiza un análisis financiero en base proporcionar el apoyo necesario a la organización. a indicadores financieros. Personal joven y novato que requieren de ardua D4-O2 Establecer limites y tiempos para la elaboracion de tareas con el supervisión. personal. Los procesos claves de la empresa se encuentran definidos, sin embargo no existe un manual en el D5-O1 Elaborar plan carrera para el personal y asi motivarlos dia a dia. que se encuentren documentados los mismos. F1-A1 Aprovechar la experiencia de los operadores de valores para disminuir los impactos de los cambios de politica ecoomica y monetaria del país. F2-A4 Realizar charlas informativas a clientes nuevos y antiguos sobre la cultura ahorrativa y asi llegar a potenciales clientes. F3-A5 Establecer planes de contigencia en casos de debacle monetario tanto en el pais asi como a nivel mundial y asi disminuir el riesgo de afectacion. F4-A2 Obtener ventaja competitiva en realcion a la competencia en cuanto al modo de prestar el servicio y atencion al cliente, obteniendo asi clientes satisfechos. F5-A3 Mantener comunicacion abierta con las Bolsas de Valores del pais en cuento a afectacion de economia D1-A4 Establecer procesos de negociacion con clientes externos, para evitar la continuidad de la labor de trabajo. D2-A5 Buscar alianzas estrategicas para ampliar las negociaciones hacia el exterior. D3-A3 Buscar clientes potenciales en el exterior y no depender de los clientes nacionales. D4-A2 Realizar un analisis de confiablidad a los empleados para evitar fraudes con la empresa y con la organización. D5-A1 Analizar al cliente en la forma que exige la ley emitida por la UAF. 118

138 ANÁLISIS MATRIZ DE ESTRATEGIAS F1-O1 Implementar sucursales de la organización en ciudades estratégicas y donde los clientes tengan fácil acceso a la empresa. El responsable de realizar será Presidencia Ejecutiva en un periodo de dos años. F2-O5 Realizar charlas informativas sobre el lavado de dinero y financiamiento del terrorismo a todo el personal. El responsable de realizar será Oficial de Cumplimiento en un periodo de tres meses. F3-O2 Actualización de leyes y reglamentos emitidos por la UAF a operadores de valores y oficial de cumplimiento. El responsable de realizar será Oficial de Cumplimiento en un periodo de un mes. F5-O4 Llegar hacia los grupos menos informados sobre el mercado de valores y como invertir en él, atrayendo así más clientes. El responsable de realizar será Vicepresidencia Ejecutiva y Oficial de Cumplimiento en un periodo de seis meses. F4-O3 Incrementar Operadores de Valores calificados y autorizados por la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros. El responsable de realizar será Presidencia Ejecutiva en un periodo de cuatro meses. 119

139 F1-A1 Aprovechar la experiencia de los operadores de valores para disminuir los impactos de los cambios de política económica y monetaria del país. El responsable de realizar serán Operadores de Valores en un periodo de un mes. F2-A4 Realizar charlas informativas a clientes nuevos y antiguos sobre la cultura ahorrativa y así llegar a potenciales clientes. El responsable de realizar será Presidencia Ejecutiva y Oficial de Cumplimiento en un periodo de seis meses. F3-A5 Establecer planes de contingencia en casos de debacle monetario tanto en el país así como a nivel mundial y así disminuir el riesgo de afectación. El responsable de realizar será Presidencia Ejecutiva y Operadores de Valores en un periodo de un mes. F4-A2 Obtener ventaja competitiva en relación a la competencia en cuanto al modo de prestar el servicio y atención al cliente, obteniendo así clientes satisfechos. El responsable de realizar será Operadores de Valores en un periodo de tres meses. F5-A3 de economía Mantener comunicación abierta con las Bolsas de Valores del país en cuento a afectación El responsable de realizar será Operadores de Valores y Oficial de Cumplimiento en un periodo de dos semanas. 120

140 D5-O3 sus funciones. Elaboración de manuales necesarios para que los empleados cumplan correctamente con El responsable de realizar será Servicios Administrativos en un periodo de seis meses. D2-O4 deteriorada. Mejora de comunicación entre altos directivos, que por su relación familiar se ve El responsable de realizar será el Jefe de Sistemas en conjunto con sus asistentes en un periodo de dos meses. D3-O5 Instaurar nuevos sistemas informáticos que permitan la automatización en la generación de órdenes recibidas lo que permitirá agilizar el proceso de negociación. El responsable de realizar será Servicios Administrativos en un periodo de seis meses. D4-O2 Establecer límites y tiempos para la elaboración de tareas con el personal. El responsable de realizar será Servicios Administrativos en un periodo de un mes. D5-O1 Elaborar plan carrera para el personal y así motivarlos día a día. El responsable de realizar será Servicios Administrativos en un periodo de cinco meses. 121

141 D1-A4 Establecer procesos de negociación con clientes externos, para evitar la continuidad de la labor de trabajo. El responsable de realizar será Operadores de Valores en un periodo de cuatro meses. D2-A5 Buscar alianzas estratégicas para ampliar las negociaciones hacia el exterior. El responsable de realizar será Operadores de Valores en un periodo de un año. D3-A3 Buscar clientes potenciales en el exterior y no depender de los clientes nacionales. El responsable de realizar será Operadores de Valores en un periodo de un año. D4-A2 Realizar un análisis de confiablidad a los empleados para evitar fraudes con la empresa y con la organización. El responsable de realizar será Operadores de Valores en un periodo de cinco meses. D5-A1 Analizar al cliente en la forma que exige la ley emitida por la UAF. El responsable de realizar será Oficial de Cumplimiento en un periodo de seis meses. 122

142 MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A. MERCHANT VALORES CASA DE VALORES S.A. CASA DE VALORES VALUE S.A. Nª FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN TOTAL CALIFICACIÓN TOTAL CALIFICACIÓN TOTAL 1 Participación en el mercado 14% 5 0,7 4 0,56 3 0,42 2 Competitividad de precios 12% 4 0,48 3 0,36 5 0,6 3 Posicion Financiera 11% 4 0,44 2 0,22 4 0,44 4 Calidad del servicio 10% 4 0,4 2 0,2 2 0,2 5 Fidelidad del Cliente 14% 3 0,42 1 0,14 3 0,42 6 Publicidad 6% 4 0,24 4 0,24 2 0,12 7 Imagen de la marca 8% 5 0,4 5 0,4 1 0,08 8 Innovación 8% 3 0,24 3 0,24 2 0,16 9 Tecnología 9% 3 0,27 2 0,18 3 0,27 10 Experiencia 8% 4 0,08 1 0,32 2 0,16 TOTAL 100% 3, , ,87 123

143 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO Esta matriz nos permite identificar a los competidores, valorando aspectos que se consideran más importantes dentro y fuera del mercado los cuales han influido en el criterio de valoración. Para la elaboración de esta matriz se identifica cuáles son los mayores competidores de la organización en análisis, posteriormente se escogen los factores que tienen mayor impacto en la competitividad de dichas empresas para terminar con la valoración de estos factores considerando las características de las empresas. Del análisis se obtuvo los siguientes resultados: 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% CASA DE VALORES VALUE S.A. SANTA FE CASA DE VALORES S.A. MERCHANT VALORES CASA DE VALORES S.A. Figura 2.31 Matriz De Perfil Competitivo En la empresa se puede evidenciar que Santa Fe Casa de Valores S.A. su competitividad es superior a las dos empresas analizadas. Las cuales se encuentran posicionadas en el mercado. En los aspectos más influyentes encontramos a los factores críticos del éxito a participación en el mercado, competitividad de precios y posición financiera y calidad de servicios los cuales 124

144 permiten la fidelidad del cliente. Como se puede observar Santa Fe Valores se encuentra por encima de las empresas sin embargo es menos competitivo en los precios. En cuanto a los siguientes aspectos y los más importantes a citar es que la fidelidad del cliente está a la par con VALUE S.A, debido a sus procesos con el cliente, pero la gestión que Santa Fe Valores ha realizado ha sido importante. En cuanto a publicidad, imagen de marca, innovación, tecnología y experiencia Santa Fe Valores es superior no en altos índices pero marca la diferencia. En experiencia Santa Fe Valores no es superior sin embrago en los pocos años que lleva de existencia ha sabido ganar y posicionarse en el mercado. 125

145 CAPÍTULO III 3. MARCO TEÓRICO 3.1. CONCEPTO IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA Las auditorias surgieron durante la revolución industrial, como una medida implantada para identificar el fraude, al pasar el tiempo este propósito ha cambiado y en la actualidad es una de las herramientas de control más utilizadas para asegurar el lineamiento de la organización propuesta por la administración y el adecuado funcionamiento del área financiera. En la actualidad existen varios tipos de auditoria en respuesta a la creciente complejidad empresarial. Dentro de los indicadores de necesidad por parte de una empresa para realizar una auditoria son: resultados que no coinciden con los objetivos de la compañía, gastos excesivos, incumplimiento de proyectos, disconformidad por parte de los clientes, alta rotación del personal, entre otros. Gracias a las auditorias se puede identificar los errores cometidos y enmendar a tiempo las fallas en la ejecución de estrategias y tomar medidas para que la organización tome el rumbo correcto, identificar los riesgos de la empresa, detectar vulnerabilidades, prevenir errores y fraudes, optimizar operaciones, lograr ahorros importantes de tiempos y costos y proporcionar una mejora continua a la compañía. Una auditoria puede ayudar a los gerentes a establecer medidas para lograr un control financiero y de gestión. Al realizar un estudio de los balances se puede identificar con exactitud aquellos aspectos que representan un riesgo y lo que podría ser una oportunidad financiera EL AUDITOR Las características del auditor es uno de los temas más relevantes en el proceso de tomar decisiones para instrumentar una auditoria, en virtud de que es el responsable directo para conceptualizarla, practicarla y lograr los objetivos propuestos y resultados necesarios para poder lograr la mejora que requiere la organización. La calidad y nivel de ejecución de la auditoria depende del profesionalismo y responsabilidad con la que realice el auditor así como de la sensibilidad y comprensión de las actividades que se van a revisar. 126

146 Dentro de las habilidades y destrezas que el auditor debe complementar a su formación académica son: actitud positiva, facilidad para negociar, capacidad de observación, concentración, creatividad, discreción, imaginación, iniciativa, objetividad, respeto a las ideas de los demás, sentido institucional, saber escuchar, entre otros RIESGO EN LA AUDITORÍA Es el riesgo que el auditor de una opinión de auditoria inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo en la auditoría tiene tres componentes riesgo inherente, de control y de detección. (Guerra Subia, 2011) RIESGO INHERENTE Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados RIESGO DE CONTROL Es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de una cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas e contabilidad y control interno RIESGO DE DETECCIÓN Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases MEDICIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA Se puede definir a riesgo de auditoria como aquellos riesgos en el que la información pueda tener errores materiales o que el auditor no pueda detectar errores ocurridos durante su auditoria. 127

147 La medición del riesgo de auditoria se puede efectuar de acuerdo con un modelo que combina tres riesgos: Riesgo Inherente Riesgo de control Riesgo de detección Este modelo se presentara de la siguiente manera: RA = RI x RC x RD Dónde: RA= Riesgo de Auditoria RC= Riesgo de Control RI= Riesgo Inherente RD= Riesgo de Detección 3.3. TIPOS DE AUDITORÍA AUDITORÍA INTERNA La Auditoria Interna es una actividad independiente que tiene lugar dentro de las organizaciones y que está orientada a la revisión de operaciones contables y extracontables, con la finalidad ayudar a la dirección al cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, recomendaciones, evaluaciones y todo tipo de comentarios sobre los aspectos evaluados. (Blanco Luna, 2012) OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA Verificar la confiablidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización. Vigilar el correcto funcionamiento del sistema de control interno en el que se incluya su relevamiento y evaluación, tanto del sistema de control interno contable como el operativo FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA Eficacia y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad de la información financiera y de gestión. 128

148 Cumplimiento de las leyes y reglamentos. Salvaguardia de los activos AUDITORÍA EXTERNA La Auditoria externa es el examen realizado para expresar un criterio profesional sobre el funcionamiento y eficiencia de una organización en el desarrollo de una determinada gestión, este trabajo es realizado por personas independientes que pertenecen a empresas dedicadas a estas evaluaciones, en específico una firma de auditores especializados con la colaboración de analistas de sistemas, ingenieros industriales entre otros profesionales. Los campos que cubre la auditoria externa son el análisis y evaluación de los controles existentes, variaciones de aspectos importantes del sistema de información contable y evaluación de controles en el procesamiento electrónico de datos OBJETIVO DE LA AUDITORÍA EXTERNA El objetivo principal de la auditoria externa es emitir una opinión sobre la razonabilidad de la información financiera, dando confianza a los usuarios de dicha información. Para lograr cumplir dicho objetivo se deberá seguir procedimientos específicos como: planeación, evaluación de controles, aplicación de pruebas sustantivas y de cumplimiento mediante programas y papeles de trabajo como documentación que soporte la opinión expresada en el informe de auditoría AUDITORÍA EXTERNA EN EL ECUADOR La Auditoria Externa en el Ecuador está establecida de manera obligatoria por la Superintendencia de Compañías para aquellas empresas que superen el USD dólares en los activos totales del ejercicio económico anterior. Las empresas que deben realizar auditorías externas, internas y tributarias son: Empresas Comerciales Empresas Industriales Empresas de Servicios 129

149 Casas de Valores Revisiones Especiales de procedimientos convenidos Organizaciones sin fines de lucro AUDITORÍA FINANCIERA INTRODUCCIÓN La Auditoría Financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros por parte de un auditor distinto del que preparo la información contable, con la finalidad de establecer su racionalidad y dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe o dictamen que presenta el auditor otorga fe pública a la confiabilidad de los estados financieros, y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparo. La opinión o dictamen del auditor, brinda crédito a las manifestaciones o declaraciones de la administración de la entidad y aumenta la confianza en tales manifestaciones aunque no la torna absoluta. El auditor no es un asegurador en un proceso de auditoria por cuanto los mismos estados financieros no son seguros ni exactos, sino solamente razonables. La seguridad total no se logra ni en contabilidad ni en auditoria, debido a factores tales como: la aplicación de criterio, el uso del muestreo, y limitaciones inherentes al control interno CONCEPTO Son aquellas que se encargan de examinar la información financiera de una organización para opinar sobre la racionalidad de su contenido y sobre el cumplimiento de las normas contables. La información de esta naturaleza constituye los llamados estados financieros, los cuales son: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo y Notas Explicativas. (Franklin, 2013) La Auditoría Financiera examina a los Estados Financieros y a través de ellos las operaciones y transacciones financieras realizadas por el ente contable, con el objetivo de emitir una opinión ética y profesional sobre los mismos. Por cuanto podemos decir que constituye un examen de los registros, documentos, comprobantes y otras evidencias que sustenten a los Estados 130

150 Financieros de cada entidad, esto es realizado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados financieros, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio propio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y concluir formulando comentarios, conclusiones y recomendaciones orientados a mejorar los procedimientos relativos con la gestión financiera y al control interno INFORME DE AUDITORÍA Los informes de auditoría financiera contienen un dictamen u opinión independiente del auditor externo, por lo tanto hacen relación al alcance de auditoria en función de la aplicación de las normas de auditoria ecuatorianas o internacionales y la opinión sobre la razonabilidad del contenido de los estados financieros preparados por la administración de la empresa auditada. Dichos informes están dirigidos a las máximas autoridades de cada institución, siendo estos la junta general de accionistas o socios, según corresponda, o un nivel equivalente a otro tipo de entidades TIPOS DE DICTAMEN AUDITORÍA a) Opinión sin salvedades Expresa una opinión limpia y puede emitirse solo cuando: los estados financieros se presentan de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera y si dichas normas se han observado en el actual periodo de manera uniforme con el periodo anterior. b) Opinión con salvedades Establece que los Estados Financieros han sido presentados razonablemente de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera a excepción de los efectos de algún asunto. Estos informes se emitirán cuando los estados financieros difieren de manera material con las Normas Internacionales de Información Financiera, o cuando se les imponen limitaciones al alcance de los procedimientos de los auditores. 131

151 c) Opinión negativa Establece que los Estados Financieros no han sido presentados razonablemente de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera. Se emitirá una opinión negativa cuando las deficiencias en los Estados Financieros son tan significativas que son considerados como engañosos. Todos los motivos significativos para la emisión de opinión negativa deberán exponerse en un párrafo explicativo. d) Abstención de opinión Una abstención de opinión establece que debido a una limitación significativa en el alcance, los auditores se vieron imposibilitados de establecer una opinión de los Estados Financieros. No constituye una opinión; simplemente establece que el auditor no expresa dictamen alguno acerca de su revisión EL INFORME CORTO DE AUDITORÍA El informe cortó o estándar de auditoria se utiliza usualmente para informar sobre exámenes de los estados financieros básicos de las empresas. Consiste en una exposición breve del alcance del trabajo realizado (párrafo de alcance) y de la opinión de los auditores sobre los estados financieros (párrafo de dictamen u opinión) INFORME LARGO DE AUDITORÍA Los informes largos de auditoría por lo general incluyen los siguientes partes o secciones: 1. Los párrafos de alcance u opinión del auditor, 2. Los Estados Financieros básicos, sobre los cuales el auditor está expresando su opinión, estos son: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujos de Efectivo y Notas Explicativas. 3. Información complementaria consistente en la historia de la empresa, comentarios sobre las operaciones y situación financiera, estados o cifras comparativas, razones o índices y otros informes analíticos. 132

152 AUDITORÍA FORENSE Es la Auditoría que se enfoca en la prevención y la detección del fraude financiero en el desarrollo de las funciones públicas y privadas. (Franklin, 2013, pág. 20) Por los tanto podemos afirmar que la Auditoría Forense es una alternativa y un conjunto de técnicas efectivas para la prevención e identificación de actos irregulares de fraude y corrupción. Se orienta a participar y coadyuvar en la investigación de fraudes, es decir, a los actos consientes y voluntarios con los cuales se burlan o eluden las normas legales, se usurpa lo que por derecho corresponderá a otras personas AUDITORÍA AMBIENTAL Examen analítico de las operaciones de una empresa relacionada con la contaminación y el riesgo ambiental que conllevan, grado de cumplimiento de la legislación ambiental y de los parámetros internacionales, con el objetivo de mejorar su desempeño ambiental e implementar medidas preventivas y correctivas para proteger el medio ambiente. (Franklin, 2013, pág. 18) Comprende el conjunto de métodos y procedimientos de carácter técnico que tienen por objeto verificar el cumplimiento de las normas de protección del medio ambiente en obras y proyectos de manejo sustentable de los recursos naturales. (Jenkins, 2011) AUDITORÍA INFORMÁTICA Examen crítico que se realiza con el fin de asegurar la salvaguarda de los activos de los sistemas computacionales, mantener la integridad de los datos y lograr los objetivos de una organización de forma eficaz y eficiente. (Franklin, 2013, pág. 20) Es un proceso llevado a cabo por profesionales especialmente para el efecto de la Auditoría Informática, consiste en agrupar, recoger y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones establecidas por los organismos de control. 133

153 Los beneficios de realizar la Auditoria Informática es que mejora la imagen pública, confianza en los usuarios sobre la seguridad y control de los servicios, optimiza las relaciones internas y clima de trabajo, entre otros AUDITORÍA DE GESTIÓN DEFINICIÓN La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección. (Franklin, 2013) OBJETIVOS principales: Dentro del campo de acción de la auditoria de gestión se pueden señalar como objetivos Determinar lo adecuado de la organización de la entidad. Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas. Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimento de las mismas. Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos. Comprobar la utilización adecuada de los recursos ALCANCE Y ENFOQUE DEL TRABAJO La auditoría de gestión examina las prácticas de gestión. Los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose extender a casos similares. No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, si no que se basan en la práctica normal de gestión. 134

154 Las recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al área examinada, analizando las causas de las ineficacias e ineficiencias y sus consecuencias. En la auditoria de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad: Auditoria de la gestión global del ente: Evaluación de la posición competitiva. Evaluación de la estructura organizativa. Balance Social. Evaluación del proceso de la dirección estratégica. Evaluación de los cuadros directivos. Auditoria de gestión del sistema comercial: Análisis de la estrategia comercial. Oferta de bienes y servicios. Sistema de distribución física. Política de precios Función publicitaria. Función de ventas. Promoción de ventas. Auditoria de gestión del sistema financiero: Capital de trabajo Inversión Financiación a largo plazo. Planeación financiera. Área Internacional. 135

155 Auditoria de gestión del sistema de producción: Diseño del sistema Programación de la producción. Control de calidad. Almacén e inventarios Productividad técnica y económica. Diseño y desarrollo de productos. Auditoría de gestión de los recursos humanos: Productividad Clima Laboral Políticas de promoción e incentivos. Políticas de selección y formación. Diseño de tareas y puestos de trabajo. Auditoria de gestión de sistemas administrativas: Análisis de proyectos y programas. Auditoria de la función de procesamiento de datos. Auditoria de procedimientos administrativos y formas de control interno de áreas funcionales FASES DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN CONOCIMIENTO PRELIMINAR OBJETIVO Consiste en obtener conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto nos permitirá establecer una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados de la auditoria a realizarse en tiempos y costos razonables. (Contraloría General del Estado, 2010) 136

156 ACTIVIDADES gestión son: Las tareas típicas a realizarse en la fase de conocimiento preliminar de la auditoria de Visita a las instalaciones con el fin de observar el desarrollo de las actividades y operaciones y visualizar el funcionamiento de la empresa en conjunto. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías anteriores y/o recopilación de información básica para actualizarlos. De terminar los criterios, parámetros e indicadores de gestión que constituyen puntos de referencia que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. Luego de haber terminado con esta fase se obtendrá: Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo. Documentación e información útil para la planificación. Objetivo y estrategia general de auditoría PLANIFICACIÓN Esta fase de la Auditoria de Gestión debe contener con precisión los objetivos específicos y el alcance de trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los indicadores de gestión de la entidad, la revisión debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoria, los responsables, fechas de ejecución del examen así como determinar los recursos a utilizarse. OBJETIVO Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos, para lo cual se deberá determinar los pasos a seguir en la presente y las siguientes fases así como establecer las actividades a desarrollar. ACTIVIDADES Las tareas típicas a realizarse en la fase de planificación de la auditoria de gestión son: 137

157 Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase anterior de esta manera obtendremos un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluación del control interno y para la planificación de auditoría. Se realizara la evaluación del Control Interno al área o componente objeto de estudio esto permitirá obtener conocimiento sobre el funcionamiento de los controles existentes y así identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales en la etapa de ejecución. La evaluación implica la calificación de los riesgos de auditoria que son: inherente, de control y de detección. En base a dichos resultados los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, planificar la auditoria de gestión y preparar un informe de control interno. En base a lo anterior expuesto el Auditor más experimentado deberá preparar un memorando de planificación que contendrá la elaboración de programas detallados y flexibles, realizados específicamente de acuerdo con los objetivos trazados que deberán dar respuesta a las 3 E (Economía, eficiencia y eficacia), por cada proyecto a realizarse. Una vez concluida la etapa de planificación de la auditoria se obtendrá: Memorando de Planificación Programas de Auditoria para cada componente EJECUCIÓN Esta es la etapa en donde se ejecuta propia ente la auditoria, pues aquí se desarrollaran los hallazgos y se obtendrá toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada, que cumpla con los principios de toda evidencia los cuales son suficiente, competente y relevante, basados de la auditoría y en los programas definidos, para poder sustentar las conclusiones y recomendaciones. ACTIVIDADES Las tareas típicas de esta fase son: Aplicación de programas detallados y específicos para cada componente escogido a examinarse, en el cual se aplicarán las técnicas de auditoria tales como: observación física, inspección adicionalmente la utilización de estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias y parámetros e indicadores de economía, eficacia y eficiencia. 138

158 Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la planificación y aplicación de los programas de trabajo, se obtendrá la evidencia suficiente, competente y relevante. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado y los cuales serán expresados en los comentarios. Se definirá la estructura del informe de auditoría, con la referencia de los papeles de trabajo ya a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones. Una vez concluida la fase de ejecución se obtendrá: Papeles de Trabajo Hojas de resumen de hallazgos significativos por cada componente COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no sólo que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada. (Contraloría General del Estado, 2010) ACTIVIDADES Las tareas típicas de la fase de comunicación de resultados son las siguientes: Redacción del informe de Auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones del jefe de grupo y supervisor. En esta tarea debe considerarse lo siguiente: Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa. 139

159 Una vez concluida la fase de comunicación de resultados se obtendrá: Informe de Auditoria, síntesis del informe y memorando de antecedentes. Acta de conferencia final de lectura del informe de auditoría SEGUIMIENTO Con posterioridad y como consecuencia de la auditoria de gestión realizada, los auditores internos y en ausencia de los auditores externos que ejecutaron la auditoria, deberán realizar el seguimiento correspondiente. ACTIVIDADES Las actividades a realizarse es esta fase tienen el siguiente propósito: Comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y recomendaciones presentadas en el informe. De acuerdo al grado de deterioro de las 3 E y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una recomprobación de cursado entre uno y dos años de haberse concluido la auditoría. Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado, y comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos. Una vez terminada la fase de seguimiento se obtendrá: Documentación que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones y probatoria de las acciones correctivas. Comunicación de la determinación de resultados. Papeles de trabajo relativos a la fase de seguimiento. 140

160 3.4. CONTROL INTERNO Figura 3.1 Control Interno En: bpms.info IMPORTANCIA La importancia de una implementación y manejo adecuado de un control interno depende de la complejidad de la empresa que se maneja, en medida que mayor y complejo sea el comercio, mayor será la importancia de la instauración de un sistema de control interno. (Internos, Coopers y Lybrans e Intituto de Auditores, 2012) En este sentido el control interno abarca su importancia en razón de que: optimiza y reduce costos y recursos monetarios, establece medidas para corregir las actividades y así lograr las metas y objetivos trazados. El control interno es aplicable tanto a personas, actos, procesos, entre otros por lo tanto contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a la empresa a cumplir con su objeto DEFINICIÓN El control interno se define como un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia en las operaciones. 141

161 Fiabilidad de la información financiera y de gestión Salvaguarda de los recursos de la entidad, y Cumplimiento de las normas y leyes aplicables. (MICIL, 2014) Es un proceso que comprende de plan de organización con todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una empresa efectuado por la junta de la entidad, la gerencia y demás personal diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada y protección de sus activos OBJETIVOS Eficacia y eficiencia en las operaciones Fiabilidad de la información financiera y operativa Salvaguardar recursos de la entidad Cumplimiento de las leyes y normas aplicables Prevenir errores e irregularidades Proteger activos que son utilizados por la empresa. Obtener información exacta Creación de normas y procedimientos internos CLASIFICACIÓN CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO El control interno administrativo se enfoca al plan de organización de las actividades de la empresa como: organigramas, líneas de responsabilidad, métodos encaminados a promover la eficiencia, sistemas de organización entre otros, movimiento de documentos, requisitos formales. Se toma en cuenta los controles diseñados, para de esta forma mejorar la eficiencia operacional. Contienen sobre todo, controles tales como análisis estadísticos, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal, controles de calidad, entre otros ELEMENTOS Los elementos del control interno administrativo son: Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad. 142

162 Definición de funciones y responsabilidades. Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades. El mantenimiento dentro de la organización de la actividad de la evaluación independiente, representada por la auditoria interna encargada de revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras, y operaciones en general como un servicio constructivo y de protección para los niveles de dirección y de administración CONTROL INTERNO CONTABLE Este control se refiere básicamente a los procedimientos que se establecen con respecto a la actividad de contabilidad tales como; clasificador de cuentas y contenido de las mismas, estados financieros, registros, documentación fuente, entre otros. Comprende la preparación de los Estados Financieros, la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera y del correcto funcionamiento de la normativa vigente. (Samuel, 2012) El control interno contable está orientado a la comprobación que los activos y pasivos existan real y físicamente los mismos que a su vez se encuentren pertinentemente registrados y clasificados correctamente, que los juicios contables implantados por la organización sean los correctos de acuerdo a la naturaleza empresarial y que la información contable obtenida sea de cantidad y calidad suficiente así como competente y pertinente OBJETIVOS Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales reales que los puedan afectar. Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiablidad dela información y los registros que respaldan la gestión de la organización. 143

163 COMPONENTES AMBIENTE DE CONTROL ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN EVALUACIÓN DE RIESGOS INFORMACIÓN Y COOOOOMUNICACIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL Figura 3.2 Componentes AMBIENTE DE CONTROL Es la actitud global, conciencia y comportamiento del personal de la organización respecto del sistema de control interno y de su importancia para el mismo. Tiene un efecto directo sobre los procedimientos de control específicos y es el fundamento de todos los demás componentes del control interno. Está dado por los valores, la filosofía, la conducta, ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Es importante que los empleados de la empresa, los clientes y terceras personas relacionadas con la institución, los conozcan y se identifiquen con ellos. El ambiente de control es la base para todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura EVALUACIÓN DE RIESGOS Cada unidad se enfrenta a diversos tipos de riesgos internos y externos que deben ser identificados, gestionados, analizados, evaluados y controlados. Una condición previa a la 144

164 evaluación del riesgo es la identificación de objetivos en los distintos niveles y que deberán estar vinculados entre sí. La evaluación de riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de objetivos y que sirve de base para determinar cómo deben ser gestionados ACTIVIDADES DE CONTROL Son emitidas por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento de los objetivos de la entidad y que son ejecutados por toda la organización. Las actividades de control están en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones incluyen las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar a que se sigan las directrices de la dirección y que se lleven a cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar los riesgos potenciales involucrados en el cumplimiento de los objetivos de la entidad INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Este componente se enfoca en la naturaleza y la calidad de la información necesaria para un control eficaz, los sistemas utilizados para desarrollar dicha información, y los informes necesarios para comunicar con eficacia. Los sistemas de información juegan un papel clave en los sistemas de control interno, ya que generan informes operativos, financieros y relacionados con el cumplimiento óptimo de lo establecido por la dirección así ejecutar y controlar la debida función del negocio. En un sentido más amplio la comunicación efectiva debe garantizar el flujo de información de abajo-arriba y a través de la organización así como a las partes externas tales como; clientes, proveedores, reguladores y accionistas. El sistema de información debe servir para: La toma de decisiones a todos los niveles Evaluar el desempeño del organismo Rendición de cuentas La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y control que se realizan en cada una de ellas. Igualmente se puede obtener 145

165 información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía con la administración ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, la organización deberá instaurar un proceso que verifique la vigencia del sistema de control interno a lo largo del tiempo. Esto se obtiene mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión continua se da en el transcurso de las operaciones. Incluye las actividades normales de la dirección y supervisión, otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. Mediante un monitoreo continuo por parte de la dirección se evalúa si los funcionarios realizan sus funciones encargadas de manera adecuada o si se requiere realizar cambios. La supervisión comprende supervisión interna (Auditoria Interna) por parte de la administración y evaluación externa (Auditoria Externa) que es realizada por empresas especializadas en auditoria MÉTODOS DE EVALUACIÓN MÉTODO DE CUESTIONARIO En este método se diseña cuestionarios en base de preguntas que deben ser contestadas por el funcionario o el personal responsable de las distintas áreas de la organización. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudaran a establecer si los controles operan tal como fueron diseñados. Con la aplicación de los cuestionarios se podrá determinar el nivel de riesgo y de las áreas citicas de manera uniforme. Normalmente, el Auditor obtiene las respuestas de los funcionarios mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos, la aplicación de cuestionarios permite servir de guía para el relevamiento y la determinación de las áreas críticas, facilitando la preparación de cartas de Control Interno, el cual está constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o que el auditor mismo contesta en base a su observación. 146

166 Las preguntas del cuestionario sobre control interno deberán ser formuladas de tal manera que la respuesta sea si o no. Sin embargo algunas preguntas, por su naturaleza requieren observación con más detalles. El formato del cuestionario se presentara en forma de columna con espacios para las respuestas incluyendo el n/a (no aplicable) y para anotar las observaciones. Las preguntas siguen un orden lógico y definido. Los funcionarios responden de la manera más favorable a la entidad a las preguntas sobre el control interno, aunque podrían no responder con franqueza. Por lo tanto se deberá determinar si las respuestas favorables son aplicables a la práctica, sin confiar completamente en las respuestas. La correcta aplicación de los cuestionarios de control interno, consiste en una combinación de entrevistas y observaciones; por lo tanto es importante que el auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del cuestionario. VENTAJAS Guia para evaluar y determinarareas criticas Disminución de costos. Facilita la administracion del trabajo sistematizando los exámenes. Pronta detección de deficiencias. Siempre se obtendra una respuesta. Permite preelaborar y estandarizar su utilizacion. DESVENTAJAS No prevee la naturaleza de las operaciones. Limita inclusion de otras preguntas. No permite una visión de conjunto. Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias. Podria su aplicacion origina malestar en la entidad. 147

167 Figura 3.3 Ejemplo de Cuestionario En: Mailxmail MÉTODO NARRATIVO Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema del control interno para las diferentes áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados. En la práctica este método es utilizado en las pequeñas empresas. Usualmente este método es utilizado en conjunto con el método gráfico con el propósito de entender este último de mejor forma, ya que usualmente solo el método grafico no se entiende haciendo necesaria su interpretación de manera descriptiva MÉTODO GRÁFICO O DIAGRAMA DE FLUJO Los diagramas de flujo tienen como objetivo fundamental presentar en forma ilustrativa la secuencia ordenada d pasos a seguir en determinada área o actividad, de tal forma que se distinga perfectamente su orden establecido. Este método revela y describe objetivamente los procedimientos utilizando simboles convencionales y explicaciones que dan una idea completa de ellos. 148

168 Figura 3.4 Simbología diagrama de flujos En: Ateico Figura 3.5 Ejemplo de Método Gráfico En: 149

169 TÉCNICAS DE EVALUACIÓN Las técnicas de evaluación de control interno son métodos prácticos de investigación y prueba realizadas por el auditor para fundamentar su opinión. Las técnicas más utilizadas son: TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR Es la técnica por medio la cual el auditor se cerciora personalmente de los hechos y circunstancias relacionadas con la forma como se realizan las operaciones dentro de la empresa. Dentro de las técnicas de verificación ocular encontramos: COMPARACIÓN Es la acción de revisar la similitud o diferencia que existe entre dos o más elementos. La comparación establece la relación que hay entre dos o más conceptos. En el campo dela auditoria esta técnica se aplica al establecer la relación existente entre el gasto total anual por gastos de seguros y la disminución de la cuenta de gastos seguros. OBSERVACIÓN Es el examen realizado para cerciorarse como se realizan las operaciones. Es considerada la más general de todas las técnicas de auditoria y su aplicación ya que es de utilidad en casi todas las fases del examen de auditoria. Por medio de esto el auditor se cerciora de ciertos hechos o circunstancias, principalmente las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta personalmente. REVISIÓN SELECTIVA Examen ocular rápido para determinar asuntos que no son típicos o normales. Constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda. Consiste en pasar revista relativamente rápida a datos que usualmente están presentados por escrito. 150

170 RASTREO Es seguir una operación desde su inicio hasta su final dentro de un proceso. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es muy usual que el auditor seleccione algunas operaciones o transacciones representativas y típicas de cada clase o grupo, con el fin de rastrearlas desde su inicio hasta el final de sus procesos normales TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL Consiste en obtener información verbal a través de averiguaciones o conversaciones lo cual deberá ser documentado para que la misma tenga validez. INDAGACIÓN Investigación realizada con el fin de obtener información e forma verbal a través de averiguaciones. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porción insignificante pero las respuestas a varias preguntas que se relacionan entre sí, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA Dentro de las técnicas de verificación escrita tenemos: ANÁLISIS Consiste en la separación y evaluación critica minuciosa y objetiva de un elemento, operación, actividad o transacción en sus partes con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad. CONCILIACIÓN Es hacer que dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes concuerden o ponerlos de acuerdo. Cuando existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base esta técnica deberá ser aplicable. 151

171 CONFIRMACIÓN Consiste en obtener una afirmación escrita de una fuente distinta a la entidad bajo examen, por lo general se aplica a bancos, a proveedores, seguros, abogados, entre otros. Existen dos tipos de confirmaciones: positiva directa, positiva indirecta y negativa TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Es la información obtenida de la entidad bajo algunos ejemplos son: pagos, facturas, cheques, entre otros. La confiabilidad de este dependerá de forma cómo fue creado y de su naturaleza. COMPROBACIÓN Consiste en aplicarla en el curso de un examen con el fin de verificar su existencia, legitimidad, autenticidad y legalidad de las operaciones efectuadas por la organización, mediante la verificación de los documentos que la justifican. RASTREO Consiste en efectuar el seguimiento de una transacción grupo de transacciones de un punto a otro dentro del sistema contable para determinar su correcto registro. REVISIÓN SELECTIVA Consiste en el examen rápido de una o varias partidas que conforman un universo homogéneo en determinadas áreas, actividades documentos elaborados con el fin de separar mentalmente asuntos que no se los consideren normales dentro de las actividades de la organización TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICA Es el examen físico y ocular de los activos, obras, documentos y valores con la finalidad de demostrar su autenticidad esto se obtendrá a través de un examen físico de los recursos. 152

172 INSPECCIÓN su autenticidad. Consiste en examinar físicamente bienes, documentos y/o valores con el fin de demostrar 3.5. COSO II Figura 3.6 COSO II En: (bpms.info 2012) ANTECEDENTES Hacia fines de Septiembre de 2004, en respuesta a una serie de inquietudes e irregularidades que provocaron pérdidas importantes a inversionistas, empleados y otros grupos de interés. Nuevamente el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission público el Enterprise Risk Management-Integrated Framework y sus aplicaciones técnicas asociadas. No es otra cosa que una ampliación del concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación, evaluación y gestión integral de riesgo. En septiembre de 2004 se publicó el estudio ERM (Enterprise Risk Management) como una ampliación del COSO

173 PRINCIPIOS ERM-COSO describe su marco basado en principios tales como: La definición de gestión de riesgos de la empresa. Los principios críticos y componentes de un proceso de administración de riesgo corporativo efectivo. Pautas para la empresa, para que ellas sean capaces de administrar sus riesgos Criterios para determinar si la administración de riesgo de la empresa es efectiva COMPONENTES AMBIENTE INTERNO ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS EVALUACIÓN DE RIESGOS RESPUESTA A LOS RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SUPERVISIÓN Figura 3.7 Componentes COSO II 154

174 AMBIENTE INTERNO El ambiente interno de la organización es la base sobre la cual se sitúan los demás componentes del COSO-ERM y los cuales influyen de manera significativa en el establecimiento de objetivos y estrategias. En este entorno la dirección establece la filosofía que pretende establecer en materia de gestión de riegos, en función de su cultura ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Los objetivos deben establecerse con anterioridad a que la dirección identifique los posibles acontecimientos que impidan su consecución, una evaluación del riesgo y una clara respuesta los riesgos en la empresa. La organización debe tener objetivos y metas claras que se deben estar alineados con la estrategia de la compañía, dentro del contexto de la visión y misión IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS La incertidumbre existe y, por tanto, se deben considerar aspectos externos (económicos, sociales, políticos, entre otros) e internos (infraestructura, personal, procesos, tecnología, entre otros) que afecten a la consecución de objetivos del negocio. En este contexto resulta imprescindible dentro de este modelo la identificación de dichos acontecimientos que pueden ser negativos (que implican riesgos) o positivos (que implican oportunidades o mitigación de riesgos) EVALUACIÓN DE RIESGOS Para poder establecer el riesgo de ciertos acontecimientos que pueden tener incidencia en la consecución de objetivos impuestos por la dirección, es importante evaluarlos desde la doble perspectiva de su impacto económico y de la probabilidad de ocurrencia de los mismos. Para ello es necesaria una adecuada combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas. La evaluación del riesgo se centrara inicialmente en el riesgo inherente (riesgo que se produce antes de establecer estrategias para mitigarlo) y posteriormente el riesgo de control (riesgo existente tras la implementación de medidas de control). 155

175 RESPUESTA A LOS RIESGOS La dirección debe evaluar la respuesta al riesgo de la organización en función de cuatro categorías: evitar, reducir, compartir, y aceptar. Una vez establecida la respuesta al riesgo más adecuada para cada situación, se deberá efectuar una reevaluación del riesgo residual ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control se relacionan con las políticas y procedimientos que son necesarios para asegurar que la respuesta al riesgo ha sido la más adecuada. Las actividades de control deben estar establecidas en toda organización, en todos los niveles y todas las funciones INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La adecuada comunicación es importante en todos los niveles de la organización, permite una adecuada identificación, evaluación y respuesta al riesgo que permita a la compañía el logro de los objetivos planteados. Además de permitir que el COSO-ERM funcione correctamente es necesario un adecuado tratamiento de los datos históricos y actuales, lo que implica la necesidad de instaurar sistemas de información. Por su parte, la información es la base de la comunicación que implica una adecuada filosofía de gestión integral de riesgos SUPERVISIÓN La metodología ERM debe ser monitorizada, para asegurar su correcto funcionamiento y la calidad de sus resultados a lo largo del tiempo. El modo en que esta supervisión se lleve a cabo dependerá fundamentalmente de la complejidad y tamaño de la organización COSO III ANTECEDENTES El COSO III representa la tercera versión del COSO, se publicó en el año Este renovado marco integrado de gestión de riesgos incluye novedades como: Aumenta la confianza en cuanto a la eliminación de riesgos y consecución de objetivos. Mejora la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos en su adaptación con los entornos. Aporta mayor claridad referente a la información y comunicación. 156

176 Las empresas que se encuentren trabajando con COSO III tienen que saber que esta versión de la metodología de gestión de riesgos es la vigente en la actualidad, quedando derogadas las versiones anteriores, del mismo modo que deberán implementar ISO 9001:2015 para utilizar este mecanismo al aplicar la gestión de riesgos que exige la norma COMPONENTES ENTORNO DE CONTROL EVALUACIÓN DE RIESGOS COMPONENTES ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMAS DE INFORMACIÓN SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Figura 3.8 Componentes COSO III ENTORNO DE CONTROL Es el ambiente donde se desarrollan todas las actividades organizacionales establecidas por la dirección. El entorno de control es influenciado por factores como tanto internos como externos, tales como la historia de la entidad, valores, entre otros. Comprende las normas, procesos y estructuras que contribuyen la base para desarrollar el control interno de la organización. Este componente crea la disciplina que apoya la evaluación del riesgo para el cumplimiento de la entidad, el rendimiento de las actividades de control, uso de la información y sistemas de comunicación. 157

177 PRINCIPIO 1.- Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. PRINCIPIO 2.- Ejerce responsabilidad de supervisión. PRINCIPIO 3.- Establece estructura, autoridad y responsabilidad. PRINCIPIO 4.- Demuestra compromiso para la competencia. PRINCIPIO 5.- Hace cumplir con la responsabilidad. Figura 3.9 Entorno de Control PRINCIPIO 1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. El control debe basarse en la integridad y el compromiso ético de las directivas y accionistas, quienes determinan la importancia del control interno y los estándares de conductas esperados en la organización. La Junta Directiva y la Administración en todos sus niveles deberán demostrar a través de sus acciones, comportamientos e instrucciones la importancia de la integridad y valores éticos para ayudar el correcto funcionamiento del Control Interno. Integridad y valores éticos.- Un clima ético vigoroso dentro de la empresa y en todos sus niveles es esencial para el bienestar de la organización, de todos los componentes y del público en general. Estándares de conducta.- Guían a la organización en comportamientos, actividades y decisiones para la consecución de los objetivos. 158

178 PRINCIPIO 2 El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno. La Junta Directiva demostrara independencia de la administración y ejercerá la supervisión del desarrollo y desempeño del Control Interno. Además de entender el negocio y expectativas de los accionistas, clientes, empleados, inversionistas y demás partes, así como los requerimientos legales y de regulación y los riesgos relacionados. Estas expectativas y requerimientos ayudan a determinar los objetivos de la organización, supervisar las responsabilidades de la Junta Directiva, y administrar los recursos necesarios. Independencia y competencia profesional.- Radica en la importancia de contar con personal competente que tenga formación adecuada, de acuerdo con el cargo que ocupa y las responsabilidades asignadas PRINCIPIO 3 La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad apropiados para la consecución de objetivos. Las organizaciones se estructuran a través de varias dimensiones como: modelo operativo de la administración, estructuras legales, subdivisiones y proveedores de servicios externos. Cada una de estas dimensiones proporciona una evaluación diferente del control interno lo que permitirá a través de la propiedad y responsabilidad de cada nivel una revisión y análisis multidimensional que puede identificar cualquier riesgo tener un conocimiento completo e integral del sistema de control interno. Delegación de responsabilidades.- todos los miembros de la entidad son responsables del control interno. Filosofía y estilo de dirección.- los estilos gerenciales marcan el nivel de riesgo empresarial y pueden afectar al sistema de control interno. Estructura y plan organizacional.- todo organismo debe desarrollar una estructura organizacional que atienda al cumplimiento de su misión y objetivos, y deberá ser plasmada en algún tipo de herramienta gráfica. 159

179 Comité de control.- estos comités se encontraran con mayor frecuencia en organizaciones de mayor tamaño PRINCIPIO 4 La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes, en concordancia con los objetivos de la organización. Las políticas y prácticas de la entidad representan una guía de comportamiento que refleja las expectativas y requerimientos de los inversionistas, reguladores y de más accionistas. Estas permiten establecer la competencia necesaria en la organización, y proporcionan las bases para ejecutar y evaluar el desempeño así como la determinación de acciones correctivas cuando sea requerido. Políticas y prácticas de los recursos humanos.- El personal es el recurso más valioso Que posee cualquier organismo; por lo tanto debe ser tratado y conducido de tal forma obtener su mayor rendimiento PRINCIPIO 5 La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos. El Director Ejecutivo y la Alta Dirección son los responsables del diseño, implementación, aplicación y evaluación continua de las estructuras y autoridades necesarias para establecer la responsabilidad de las acciones del control interno en todos los niveles de la organización. Dicha responsabilidad hacer referencia a la propiedad delegada del desempeño del control interno en la consecución de objetivos EVALUACIÓN DE RIESGOS Este componente identifica los potenciales riesgos asociados con el logro de objetivos de la organización, razón por la cual se debe hacer frente a una serie de riesgos de origen tanto interno como externo, que deben ser evaluados. 160

180 PRINCIPIO 6.- Específica objeivos relevantes PRINCIPIO 7.- Identifica y analiza riesgos PRINCIPIO 8.- Evalúa el riesgo de fraude PRINCIPIO 9.- Idenifica y analiza cambios importantes Figura 3.10 Evaluación de Riesgo PRINCIPIO 6 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados con los objetivos. Antes de llevar a cabo una evaluación de riesgos, se deberá establecer los objetivos asociados con los diferentes niveles de la entidad, los objetivos operativos, de información y de complimiento, los cuales deberán estar alineados con la misión dela entidad PRINCIPIO 7 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad y los analiza como base sobre la cual determina como se deben gestionar. La administración deberá considerar los riesgos en todos los niveles de la organización y tomar las acciones necesarias para mitigaros y responder a estos. En este proceso se consideran factores que influyen como la severidad, velocidad y persistencia del riesgo, la probabilidad de perdida de activos y el impacto relacionado sobre las actividades de operativas, de reporte y cumplimiento. Riesgos externos.- comprenden desarrollos tecnológicos que en caso de no adoptarse provocarían obsolescencia organizacional, cambios en las necesidades y expectativas de la demanda entre otros. 161

181 Riesgos internos.- corresponden a los riesgos referentes a la información financiera, a sistemas de información defectuosos, a pocos o cuestionables valores éticos del personal, a problemas con las aptitudes, actitudes y comportamiento del personal PRINCIPIO 8 La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. La administración debe considerar los posibles actos de corrupción, ya sean del personal de la entidad o de proveedores de servicios externos, que afectan directamente el cumplimiento de los objetivos. El marco integrado del control interno establece que dé deberá considerar el riesgo de fraude potencial que puede afectar la consecución de objetivos de la institución. Por lo tanto establecen varios tipos de fraude tales como: Reporte fraudulento Custodia de activos. Corrupción PRINCIPIO 9 La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. Este proceso se desarrolla consecutivamente a la evaluación de riesgos y requiere que se establezcan controles para identificar y comunicar los cambios que puedan afectar los objetivos de la entidad tales como: Cambios en el ambiente externo. Cambios físicos del ambiente. Cambios en el modelo del negocio. Adquisiciones y ventas de activos significativos. Operaciones extranjeras. Crecimiento rápido. Nuevas tecnologías. 162

182 Cambios significativos de personal ACTIVIDADES DE CONTROL En el diseño organizacional se debe establecer las políticas y procedimientos que ayuden a que las normas de la organización se ejecuten con una seguridad razonable para enfrentar de forma eficaz los riesgos. Se definen como las acciones establecidas a través de las políticas y procedimientos que contribuyen a garantizar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección para mitigar los riesgos de impacto potencial en los objetivos. PRINCIPIO 10.- Selecciona y desarrolla actividades de control PRINCIPIO 11.- Selecciona y desarrolla controles generales sobre la tecnología PRINCIPIO 12.- Se implementa a través de políticas y procedimientos Figura 3.11 Actividades de control PRINCIPIO 10 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos. Las actividades de control apoyan todos los componentes del Sistema de Control Interno, particularmente el componente de Evaluación de Riesgos. Durante la evaluación a los riesgos la dirección identifica e implementa acciones necesarias para llevar acabo respuestas al riesgo, y asegurar que las respuestas adoptadas sean apropiadas u oportunas. 163

183 Tipos de actividades de control Autorizaciones y aprobaciones Verificaciones Gestión directa de funciones de actividades Proceso de información Controles físicos Controles sobre la información de inicio Indicadores de rendimiento Segregación de funciones Documentación Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Rotación del personal en tareas claves PRINCIPIO 11 La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Las actividades de control y la tecnología se relacionan de dos formas: La tecnología apoya los procesos del negocio: cuando la tecnología está integrada en los procesos del negocio, se necesitan actividades de control para reducir el riesgo de un funcionamiento inadecuado. La tecnología se utiliza para automatizar las actividades de control debido a que algunas de se encuentran total o parcialmente automatizadas. Para que exista un correcto funcionamiento y confiabilidad en el procesamiento de transacciones el sistema de información deberá ser controlad y contar con mecanismos de seguridad que alcancen entradas, los procesos, el almacenamiento y las salidas. Este sistema deberá dar apoyo y controlar todas las actividades de la organización, así como registrar y supervisar las actividades y eventos que ocurran, además de tener registros financieros. 164

184 PRINCIPIO 12 La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno y procedimientos que llevan dichas políticas. Las políticas reflejan las afirmaciones de la dirección sobre lo que debe hacerse para poder llevar a cabo los controles. Las mismas que deberán estar documentadas y expresadas tanto explícitamente como implícitamente, a través de comunicaciones, acciones y decisiones SISTEMAS DE INFORMACIÓN El personal deberá no solo captar una información sino además intercambiarla para desarrollar, gestionar y controlar las operaciones. En tanto, este componente hace referencia a la forma en que las áreas operativas, administrativas y financieras de la organización identifican, capturan e intercambian información. La información es importante para que la empresa lleve a cabo las responsabilidades del control interno que apoyan al cumplimiento de objetivos. PRINCIPIO 13.- Usa información relevante PRINCIPIO 14.- Comunicación interna PRINCIPIO 15.- Comunicación externa Figura 3.12 Sistemas de Información PRINCIPIO 13 La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 165

185 La administración deberá diseñar e implementar controles para identificar la información relevante que soporte el correcto funcionamiento de los de los componentes. La información provendrá de diferentes fuentes y en diferentes formas tanto internos y externos pero la administración deberá selecciona la más útil y relevante. Para que la información sea de calidad deberá cumplir con las siguientes características: Accesible Apropiada Actual Protegida Conservadora Suficiente Oportuna Valida Verificable PRINCIPIO 14 La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades que son necesarios para apoyar el funcionamiento del control interno. La alta dirección deberá comunicar claramente los objetivos de la entidad a través de la organización para que la administración y el personal entiendan sus roles, funciones y responsabilidades dentro de la organización. Dentro de estas tenemos: Políticas y procedimientos que poyan al personal en el desarrollo de sus responsabilidades de control interno. Objetivos específicos Importancia, relevancia y beneficios de su control interno efectivo. Roles y responsabilidades de la administración y del personal en el desarrollo de controles. Expectativas de la organización. 166

186 PRINCIPIO 15 La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. externa. La dirección deberá desarrollar e implementar controles que faciliten la comunicación En este proceso se incluirán las políticas y procedimientos para obtener y recibir información de pates externas y compartir dicha información internamente. La comunicación con terceras partes permite que estas entiendan eventos, actividades y circunstancias que pueden afectar a su interacción con la entidad. Algunos ejemplos son: Evaluación independiente de los controles internos con los proveedores de servicios externos. Evaluaciones independientes de auditores de control interno sobre el reporte financiero y no financiero de la entidad. Comentarios de los clientes relacionados con la calidad de los productos, los cambios inapropiados o la pérdida de recibos. Nuevas o cambiantes leyes, reglas, regulaciones o estándares. Resultados del cumplimiento de las regulaciones pertinentes. Preguntas de los vendedores relacionadas con la oportunidad o falta de pagos para la venta de bienes. Publicaciones en organizaciones patrocinadoras o sitios web de medios sociales o herramientas de comunicación SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Todo proceso debe ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de mejoramiento continuo, así mismo, el sistema de control interno deberá ser flexible para responder ágilmente y apartarse a los cambios. Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios estén presentes y tienen un funcionamiento correcto en la entidad. 167

187 PRINCIPIO 16.- Conduce evaluaciones continuas y/o independientes PRINCIPIO 17.- Evalúa y comunica deficiencias Figura 3.13 Supervisión del Sistema de Control PRINCIPIO 16 La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes para determinar si los componentes del sistema de control interno están presentes y en funcionamiento. Las evaluaciones continuas están integradas en los procesos de negocio en los diferentes niveles de la entidad y proporcionan información oportuna, debido a que permiten una supervisión en tiempo real y gran rapidez de adaptación. El uso de la tecnología apoya a las evaluaciones continuas, tienen un alto estándar de objetividad y permiten una revisión eficiente de grandes cantidades de datos a un bajo costo. estos son: Existen diferentes enfoques para llevar a cabo las evaluaciones independientes algunos de Evaluaciones de auditoria interna. Otras evaluaciones objetivas. Evaluaciones a través de las unidades operativas o funcionales. Comparativa del mercado/evaluaciones de pares. Autoevaluaciones 168

188 PRINCIPIO 17 La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno de forma oportuna a las partes responsables de aplicar medidas correctivas, incluyendo la alta dirección y el consejo, según corresponda. Las deficiencias o debilidades encontradas en el Sistema de Control Interno deben ser comunicadas a las partes indicadas en la organización y oportunamente para que se adopten las medidas necesarias. Esto se denomina Informe de deficiencias y permite a la dirección estar enterada de lo que no está funcionando correctamente. Una deficiencia es definida como un defecto en uno o más componentes y principios y principios relevantes que reduce la probabilidad de que la empresa logre sus objetivos INDICADORES DE GESTIÓN DEFINICIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores de gestión, se comprenden como una expresión cuantitativa del comportamiento y/o desempeño de la organización, o a su vez de una de sus partes. (Beltran Jaramillo, 2011) Se compara un departamento, unidad o persona con algún nivel de referencia, y nos podrá señalar una desviación sobre la cual se tomaran medidas correctivas o preventivas según el caso. Las mediciones están relacionadas con el modo en que los servicios o productos son generados por la institución. El valor del indicador es el resultado final de la medición del indicador y constituye un valor a comparar, siempre refiriéndose a la meta establecida. Para el desarrollo de los indicadores, se deben identificar las necesidades del área a la que se va aplicar, clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del indicador. Por lo tanto los indicadores pueden ser individuales o globales. 169

189 RUTA METODOLÓGICA PARA ESTABLECER INDICADORES Objetivo Aclarar Variables que muestren logros Indicador Declaración de lo que la estrategia debe lograr y que es crítico para su éxito Que queremos realmente conseguir (Aclarar cuál es el objetivo buscado) Hallar las variables criticas del objetivo buscando (Como nos damos cuenta que lo estamos logrando) Hallar los indicadores adecuados para cada variable Cuáles son los indicadores críticos que indican nuestra dirección estratégica? Los indicadores para un área deben tener como base los procesos en los que intervienen, y tienen que ver con: Funciones: Es la razón de ser. Es el fundamento del área y es la guía primordial para entender el papel del área en toda la gestión global de la organización. Procesos: Muestra como el área transforma las entradas en salidas, los puntos de contacto con los clientes, interacción entre elementos del área. Estructura: Muestra cómo están alineados los elementos que la componen para operar. Desempeño: entregue. Es la relación entre lo que se entrega al área, lo que se elabora y lo que se espera que 170

190 Entradas Desempeño Funciones Procesos Estructura Salidas Figura 3.14 Diseño y construcción de indicadores IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES Los indicadores son importantes por: Permite medir variaciones en esa condición a través del tiempo. Ayudan a ver de cerca los resultados de acciones Instrumentos importantes para evaluar y seguir con el proceso de desarrollo OBJETIVOS DE LOS INDICADORES El objetivo de los sistemas de medición es fijar el camino correcto para que esta logre cumplir con las metas establecidas. Los sistemas de medición deben satisfacer los siguientes objetivos: Comunicar la estrategia. Comunicar las metas. Identificar problemas y oportunidades. Diagnosticar problemas. Entender procesos. Definir responsabilidades. Mejorar el control de la empresa. Identificar iniciativas y acciones necesarias. Medir comportamientos. Facilitar la delegación en las personas 171

191 El objetivo principal de los indicadores es poder evaluar el desempeño del área mediante parámetros, estándares establecidos con una estrecha relación con las metas, de igual manera observar la tendencia durante un lapso de tiempo en el proceso de evaluación. Se podrán plantear soluciones o herramientas con los resultados obtenidos, y así contribuirán al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecución de la meta pactada CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Las características principales son: Concretan los objetivos de los indicadores, de tal manera que sean coherentes con los objetivos estratégicos Establece intervalos de tiempo para su medición y así garantizar la efectividad del enfoque y el despliegue que se lleve a cabo Guardan datos de los últimos 5 años, para evidenciar tendencias de los mismos USOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores de gestión son el resultado de una operación, por lo que se tiene que identificar y/o definir indicadores de gestión si queremos administrar eficazmente y eficientemente los mismos. Son importantes para: Interpretar lo que sucede en tiempo presente Tomar decisiones cuando las variables se sale de los estándares Establecer cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible CRITERIOS PARA CONSTRUIR BUENOS INDICADORES Criterios para la construcción de buenos indicadores son: Mensurabilidad: Capacidad de medir o sistematizar lo que se quiere conocer Análisis: Capacidad de comprender aspecto cualitativos y cuantitativos de la realidad Relevancia: Capacidad de enunciar lo que se pretende medir No deben ser ambiguos, definidos de manera uniforme en toda la empresa 172

192 Se utilizan para fijar objetivos realistas Debe ser un proceso sencillo Un equilibrio entre indicadores de resultado e indicadores de actuación (inductores) METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN La elaboración de indicadores de gestión se basa en preguntas claves, las cuales nos harán reflexionar de manera profunda sobre la organización y sus necesidades. - Que se hace?- Se pretende que la organización describa sus actividades principales, de tal manera que se pueda elaborar con la ayuda de una planilla, y así poder tener inventariadas con la descripción del resultado que se quiere obtener mediante su ejecución. - Que se desea medir?- Se debe realizar la selección de las actividades principales, las que se consideren prioritarias. Para ello se elabora una relación valorada (por ejemplo de 0 a 10) según el criterio establecido que nos permitirá priorizar las actividades. Adicionalmente se `puede colocar una columna con el tiempo que se utilizó por el personal en cada actividad. - Quién utilizara la información?- Ya descritas y valoradas las actividades se seleccionaran los destinatarios de la información, ya que la utilidad de los indicadores variaran dependiendo de quién los vaya a utilizar. - Cada cuánto tiempo?- Esta fase es muy importante dentro del proceso, ya que se precisara la periodicidad con la que se deseara obtener la información. El tiempo variará dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la información. 173

193 - Con qué o con quien se compara?- Para terminar, deben establecerse referentes respecto a la estructura, proceso o resultado. Los parámetros para comprar los resultados podrán ser internos de la organización, como externos a la misma CONDICIONES BÁSICAS QUE DEBEN REUNIR LOS INDICADORES El indicador debe ser relevante en la gestión, es decir, su información es de mucha importancia, ya que nos brinda información imprescindible para informar, controlar, evaluar y tomar decisiones. El cálculo que se realice debe ser exacto, sin opción a ambigüedades. Esta cualidad hace que puedan ser los indicadores auditables, y que si se evalúa de forma externa, igual nos dé un alto grado de fiabilidad, es decir, preciso. Debe ser objetivo. Los indicadores deben evitar estar condicionados por factores externos o internos. Acciones de terceros no pueden incidir en su objetivo principal. En general, el indicador debe proporcionar una calidad y una cantidad razonable de información para no distorsionar las conclusiones qué se puedan derivar de ella. Un punto clave es que los costos de obtención no superen los beneficios potenciales de la información extraíble CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES INDICADORES FINANCIEROS Son medidas que tratan de analizar el estado de la empresa desde un punto de vista individual, los indicadores financieros no son objetivos, ay que su sus resultados muchas veces, hay que compararlos con supuestos, es decir, de manera subjetiva existen varios tipos: Indicadores de Liquidez: Es la capacidad del negocio para pagar sus obligaciones en el corto plazo. Razon Circulante = Activo Corriente Pasivo Corriente Capital de trabajo Neto = Activo Corriente Pasivo Corriente 174

194 Indicadores de Solvencia: También llamado indicador de endeudamiento, tiene por objeto medir el grado y de qué forma participan los acreedores en el financiamiento de la empresa. Indice de Capital Ajeno = Total Pasivo Total Activo Indice de Capital Propio = Total Patrimonio Total Activo Indice de Pasivo a Capital = Total Pasivo Total Patrimonio Indice de Activo fijo a Patrimonio = Activo Fijo Neto Total Patrimonio Nivel de Endeudamiento = Total Activo Total Patrimonio Indicador de Rendimiento Concentracion a Corto Plazo = Pasivo Corriente Total Pasivo Es la habilidad de la gerencia de la empresa para producir utilidades para la empresa y sus propietarios. Rendimiento de la Inversion = Utilidades despues de impuestos Total Activos Rendimiento del capital propio = Utilidades despues de impuestos Patrimonio Indicador de Rentabilidad Mide la cantidad en que aumenta la inversión en relación con cada unidad monetaria invertida. Crecimiento de Ventas = Ventas Periodo Actual Ventas Periodo Anterior Crecimiento de Utilidades = Utilidades Neta Periodo Actual Utilidades Neta Periodo Anterior 175

195 INDICADORES DE EFICIENCIA La eficiencia es la capacidad administrativa de producir al nivel más alto, con el mínimo de recursos, mínimo de energía y mínimo de tiempo. Los indicadores de eficiencia nos indican los intervalos el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos. Eficiencia = Resultado Alcanzado Resultado Esperado Dos factores que se utilizan para medir o evaluar la eficiencia de las personas o empresas: Costo y Tiempo. Rotación de la Inversión: Indica el número de veces que la inversión ha girado en las ventas durante el año. Rotacion de Inversion = Ventas Anuales Activos Totales Rotación Capital Trabajo: Indica el número de veces que el capital de trabajo ha girado en las ventas anualmente. Rotacion del Capital de Trabajo = Ventas Anuales Capital Trabajo Rotación de Activo Fijo: Indica el número de veces que el activo fijo neto ha girado en ventas al año. Rotacion de Activos Fijos = Ventas Anuales Activo Fijo Neto Eficiencia en el uso de los insumos: Determinación optima de los niveles de reposición INDICADORES DE EFICACIA La eficacia valora el impacto de lo que hacemos, sea producto o servicio. La eficacia es un criterio relacionado con lo que llamamos calidad. ResultadoAlcanzado Tiempo Alcanzado Eficacia = Costo Alcanzado Resultado Esperado Tiempo Esperado Costo Esperado 176

196 En conclusión la eficacia es la capacidad de escoger los objetivos apropiados para que el administrador este en la capacidad de seleccionar correctamente los objetivos para trabajar en el sentido de alcanzarlos INDICADORES DE EFECTIVIDAD La efectividad significa cuantificación del logro de la meta. Los indicadores de efectividad y eficiencia están relacionados con cumplir un propósito, cumplir los objetivos al 100%. Efectividad = (Puntaje Eficiencia + Puntaje Eficacia)/2 Maximo Puntaje Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los resultados con el manejo de os costos más razonable INDICADORES DE PROCESO Se basan a los procesos intermedios de la actividad, pueden ser: Indicadores de Proceso: Evalúan el desarrollo de las actividades intermedias del proceso de gestión. Proceso Mantenimiento = Indicador % Cumplimiento del Plan de Mantenimiento Estrategias Implementadas Estrategias Totales Indicadores de Resultado: Miden los resultados finales de las actividades asistenciales. Informan de la calidad y capacidad técnica y resolutiva del servicio. Índice Ocupacional Objetivos Corporativos Alcanzados Objetivos Definidos 177

197 CAPÍTULO IV 4. AUDITORÍA DE GESTIÓN 178

198 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.I 1/3 HOJA DE ÍNDICES Quito, 1 de Julio de 2015 P.A E.A Hoja de Índices Hoja de Marcas Solicitud de Trabajo de Auditoria Entrevista con Gerencia General sobre Trabajo de Auditoría Carta de Oferta de Auditoría Carta de Aceptación de Trabajo de Auditoria Contrato de Trabajo de Auditoría PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA Memorándum de Planificación Programa de Auditoría Solicitud de Realización de Trabajo Carta de Gerencia Autorización Realización de Trabajo Carta de Gerencia al Personal de Realización de Trabajo EJECUCIÓN DE AUDITORÍA Análisis de la Base Legal de la Organización Análisis del Direccionamiento Estratégico Visita Preliminar Narrativa de Visita Preliminar Entrevista Junta General de Accionistas Entrevista Directorio Entrevista Presidencia Ejecutiva Entrevista Vicepresidencia Ejecutiva Entrevista Oficial de Cumplimiento Entrevista Departamento Administrativo Financiero Entrevista Departamento de Atención al Cliente Entrevista Departamento de Asesoría Corporativa Entrevista Departamento de Sistemas Narrativa Junta General de Accionistas Narrativa Directorio H.I H.M T.A. E.G.G O.T C.A.T C.T.A M.P. P.A S.R.T A.R.T P.R.T A.B.L A.D.E V.P N.V.P E.J.A E.D. E.P.E E.V.E E.O.C E.D.F E.O.V E.A.C E.D.S N.J.A N.D. 179

199 2/3 Narrativa Presidencia Ejecutiva Narrativa Vicepresidencia Ejecutiva Narrativa Oficial de Cumplimiento Narrativa Departamento Administrativo Financiero Narrativa Departamento de Atención al Cliente Narrativa Departamento de Asesoría Corporativa Narrativa Departamento de Sistemas Cuestionario de Control Interno Junta General de Accionistas Cuestionario de Control Interno Directorio Cuestionario de Control Interno Presidencia Ejecutiva Cuestionario de Control Interno Vicepresidencia Ejecutiva Cuestionario de Control Interno Oficial de Cumplimiento Cuestionario de Control Interno Departamento Administrativo Financiero Cuestionario de Control Interno Departamento de Atención al Cliente Cuestionario de Control Interno Departamento de Asesoría Corporativa Cuestionario de Control Interno Departamento de Sistemas Evaluación a los Cuestionarios de Control Interno Informe de Control Interno Hoja de Trabajo Junta Directiva Hoja de Hallazgos Junta Directiva Hoja de Trabajo Directorio Hoja de Hallazgos Directorio Hoja de Trabajo Presidencia Ejecutiva Hoja de Hallazgos Presidencia Ejecutiva Hoja de Trabajo Vicepresidencia Ejecutiva Hoja de Hallazgos Vicepresidencia Ejecutiva Hoja de Trabajo Oficial de Cumplimiento Hoja de Hallazgos Oficial de Cumplimiento Hoja de Trabajo Departamento Administrativo Financiero Hoja de Hallazgos Departamento Administrativo Financiero Hoja de Trabajo Departamento Atención al Cliente Hoja de Hallazgos Departamento Atención al Cliente Hoja de Trabajo Departamento Asesoría Corporativa Hoja de Hallazgos Departamento Asesoría Corporativa Hoja de Trabajo Departamento de Sistemas Hoja de Hallazgos Departamento de Sistemas N.P.E N.V.E N.O.C N.D.F N.O.V N.A.C N.D.S C.J.A C.D. C.P.E C.V.E C.O.C C.D.F C.O.V C.A.C C.D.S E.C.I I.C.I H.T.J H.H.J H.T.D H.H.D H.T.P H.H.P H.T.V H.H.V H.T.O H.H.O H.T.F H.H.F H.T.O H.H.O H.T.A H.H.A H.T.S H.H.S 180

200 3/3 C.A S.A Hoja de Trabajo Incidencia en la Rentabilidad Hoja de Hallazgos Incidencia en la Rentabilidad Hoja Resumen de Hallazgos Hoja de Incidencia en la Rentabilidad COMUNICACIÓN DE AUDITORÍA Informe de Auditoría SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA Seguimiento de Auditoría H.T.R H.H.R H.R.A. H.I I.A. S.A Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

201 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.M HOJA DE MARCAS Quito, 2 de Julio de 2015 HOJA DE MARCAS Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

202 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A T.A SOLICITUD DE TRABAJO DE AUDITORÍA Quito, 3 de Julio de 2015 De mi consideración: Por medio del presente memorándum, me permite disponer a usted como representante de la empresa MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., que realice la Auditoría de Gestión a la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A, ubicado en la ciudad de Quito, cantón Pichincha, en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2014, y determinar la incidencia en la rentabilidad sujetándose a las normas, leyes, procedimientos y otras disposiciones legales de la profesión, para lo cual se elaborará el plan específico, los correspondientes papeles de trabajo con índices, marcas, así, como el informe y la comunicación de resultados a la máxima autoridad de la empresa. Atentamente, Ing. José Luis Vásquez PRESIDENTE EJECUTIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

203 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.G.G ENTREVISTA CON GERENCIA GENERAL SOBRE TRABAJO DE AUDITTORÍA ENTREVISTA CON PRESIDENCIA EJECUTIVA SOBRE LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA Siendo las 10h00 de la mañana, se procede a realizar la entrevista con presidencia ejecutiva sobre las necesidades y su posición como empresa ante la realización de la Auditoria de Gestión. 1. Cuál es el motivo principal o necesidad por la cual realizar la Auditoría de Gestión? El principal motivo radica en que necesitamos evaluar la gestión que se ha ido desarrollando a lo largo de la existencia de la organización por parte de la Administración de la Gerencia y de todas las áreas que componen nuestra empresa, con el fin de tomar acciones correctivas que nos conduzcan a un mejoramiento continuo y que nuestra competitividad crezca en el mercado. 2. Se han realizado Auditorías de Gestión en años anteriores? No, es la primera vez que se realiza una Auditoria de Gestión en la empresa. 3. Qué conoce usted sobre los beneficios de realizar una Auditoria de Gestión? Como ya le había mencionado, se espera identificar problemas potenciales y no para establecer acciones correctivas que nos conduzcan a potenciar la forma de Administración. 4. Qué tipos de problemas espera identificar al realizar la Auditoría de Gestión? Dentro de lo que hemos podido observar y un poco evaluarnos principalmente hemos identificado desorganización, retraso en los procesos y falta de análisis de la información de la empresa. 5. Qué tipo de acciones o decisiones tomara en base a los resultados obtenidos? Se tomaran las decisiones necesarias para tener ventaja competitiva y mejorar nuestros procesos y servicios sobre la competencia. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

204 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A O.T 1/2 CARTA DE OFERTA DE AUDITORÍA PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORÍA Quito, Julio 07 del 2015 Ing. José Vásquez PRESIDENTE EJECUTIVO DE SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Presente.- De mi consideración: Es grato presentarle a usted nuestros servicios como auditores independientes, por lo cual pongo a consideración la siguiente propuesta profesional para realizar la AUDITORIA DE GESTIÓN a la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A., para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del ANTECEDENTES MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda..; fue constituida legalmente en el año 2009, inscrita en el Registro Mercantil con el número , con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio; la misma que está bajo el control de la Superintendencia de Compañías. Es una empresa que promueve y prima las buenas normas de ética profesional, responsabilidad, moral y sobre todo honestidad. La misma que oferta Servicios Profesionales de Auditoría Externa e Interna, Asesoría, Consultoría y Capacitación en temas de auditoría y contabilidad. MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. tiene como propósito principal trabajar conjuntamente con la administración, asumiendo una razonable responsabilidad condiciendo en la investigación junto con las personas afines a las áreas administrativas, operativas y contables; logrando de esta manera transmitir ideas generales y específicas, determinado la necesidad de establecer nuevos enfoques de control, que definen a su vez el establecimiento de novedosos parámetros de responsabilidad para funcionarios y empleados con la finalidad de evitar en ciertos momentos posibles desconfianza, descoordinación en las funciones, entre otros aspectos. 185

205 2/2 La empresa de que oferta servicios de auditoría externa, tiene siete años en el mercado y como referencia del trabajo realizado cuenta con clientes de gran trayectoria en la ciudad Quito y a nivel nacional. FILOSOFÍA EN EL TRABAJO Proporcionar soluciones profesionales a nuestros clientes en el control y administración empresarial por lo que a los compromisos que asumimos, asignamos todos los recursos profesionales necesarios para entregar un servicio integral de calidad y resultados que la moderna administración requiere, y además a costos verdaderamente competitivos. Por lo que nos permitimos estableces los siguientes objetivos. Ofrecer servicios de Auditoría de Gestión de los procesos operativos, administrativos y contables. Emprender e incentivar la implementación de programas de capacitación dirigidos a funcionarios y empleados, para dotarlos de información básica e instrumentos adecuados para el desarrollo adecuado de sus competencias profesionales sobre la auditoria de gestión. Brindar asesoramientos en temas administrativos, operativos y contables a los directivos y empleados de la organización para la consecución de los objetivos empresariales con eficiencia, efectividad y economía. INFORMES A PRESENTAR Luego del trabajo realizado se formulará y presentará un informe de auditoría de gestión que incluirá comentarios y recomendaciones sobre aquellas debilidades o deficiencias que hayamos observado en los controles internos, procedimientos administrativos y contables. Así mismo un informe de evaluación del cumplimento de las recomendaciones emitidas. HONORARIOS Están estimados con base al tiempo que incurrieron a diversos niveles de responsabilidad, los que se han determinado en $ UDS., (SEIS MIL QUINIENTOS con 00/100 dólares), lo que no incluyen IVA. Proponemos que los honorarios sean cancelados de la siguiente manera: 50% a la aprobación de la propuesta 50% a la presentación de los informes correspondientes. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

206 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.A.T CARTA DE ACEPTACIÓN DE TRABAJO DE AUDITORÍA Quito, Julio 08 del 2015 Verónica Muñoz MUÑOZ & ASOCIADOS CIA LTDA Presente.- Mediante este oficio damos por aceptado la oferta de trabajo presentada por ustedes para la realización de la Auditoría de Gestión y además ponemos a su disposición las instalaciones de la empresa así como la información que sea necesaria y requerida para la correcta realización de su trabajo. Esperamos que los informes así como los avances y novedades encontraras a lo largo de su labor sean presentados a tiempo y con los respaldos oportunos. No sin antes agradecer y solicitar su profesionalismo, responsabilidad y entereza en cada una de sus actividades a realizarse me despido esperando que tengamos los resultados esperados y lograr una buena relación de ustedes con nuestra empresa. Atentamente, Ing. José Luis Vásquez PRESIDENTE EJECUTIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

207 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.T.A 1/2 CONTRATO DE TRABAJO DE AUDITORÍA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES COMPARECIENTES: A la celebración del presente contrato comparecen, por una parte la empresa MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., representada por la Srta. Verónica Muñoz, en su calidad de Socio de Auditoria, que para efectos del presente contrato se denomina MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda.; y por otra parte SANTA FE CASA DE VALORES S.A., legalmente representada por el Ing. José Luis Vásquez en su calidad de PRESIDENTE EJECUTIVO, que para efectos de este documento se denominará EL CONTRATISTA; quienes libre y voluntariamente convienen en suscribir el presente contrato el tenor de las siguientes cláusulas: PRIMERA.- ANTECEDENTES MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., es una empresa que tiene como una de las actividades establecidas en el objeto social, de ofertar servicios de auditoria; a personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, para lo cual cuenta con el personal profesional capacitado e idóneo en cada área administrativa, operativa y contable. EL CONTRATISTA en conocimiento de los servicios que presta MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., ha decidido contratar las prestaciones profesionales para el área para la auditoria de gestión en áreas administrativas, operativas y contables. SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO Con estos antecedentes, en forma libre y voluntaria EL CONTRATISTA, acepta los servicios profesionales que brinda MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., a fin de que a partir de la suscripción del presente contrato realice todos los actos señalados y acordados con la firma. Como es detectar hallazgos y establecer por medio de los respectivos informes las recomendaciones aptas para el mejoramiento del área administrativa, operativa y financiera. TERCERA.- COSTO Las partes han acordado que por los servicios profesionales que MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., brinden al CONTRATISTA, detallados y especificados en la segunda cláusula y en la carta oferta, de éste último pague el valor de $ USD (SEIS MIL QUINIENTOS con 00/100 dólares), sin incluir, IVA los mismos que serán pagados de la siguiente manera: 50% a la firma de este contrato y 50% en la presentación de los informes de auditoría. 188

208 2/2 CUARTA.- PLAZO El presente contrato tiene una duración de aproximadamente 3 meses, 90 días contados a partir de la fecha de suscripción de este contrato. QUINTA.- CONDICIONES Para el mejor desempeño y cumplimiento del trabajo contratado EL CONTRATISTA, deberá poner a disponibilidad de MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., todos los demás documentos en forma oportuna, base de datos, registros del personal y más documentación que deberán reflejar en forma veraz y completa la situación de la CASA DE VALORES. El trabajo que MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., está señalado en la cláusula número dos de este documento y velado por la carta oferta, en tal virtud, única y exclusivamente se efectuará dichos trabajos. SEXTA.- NATURALEZA DEL TRABAJO El presente contrato es eminente civil, en tal virtud no tiene incidencia o vínculo laboral de ninguna naturaleza, por lo tanto el personal profesional y administrativo de MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., que labora en las instalaciones del CONTRATISTA, no tiene relación laboral con este y le corresponde a MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., cubrir sus remuneraciones y demás beneficios. SÉPTIMA.- DOMICILIO, JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA Las partes fijan su domicilio en esta ciudad de Quito y se someten a la jurisdicción y competencia del Tribunal de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Quito, quienes dictarán el laudo arbitral de derecho, de acuerdo con la ley de arbitraje y conciliación vigente. Las partes afirman y ratifican en el contenido del presente contrato y para constancia firman tres ejemplares de igual tenor y valor, en Quito, 05 de Julio del VERÓNICA MUÑOZ SOCIO DE AUDITORIA MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda., REGISTRÓ SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS N. SE ING. JOSÉ VÁSQUEZ PRESIDENTE EJECUTIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

209 190

210 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A M.P 1/3 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACION Entidad: SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Auditoria de Gestión Período: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2014 Preparado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: Requerimiento de la Auditoría Hoja Resumen de Hallazgos Hoja de incidencia Informe de Auditoría 2. Fecha de Intervención N Actividad Fecha 1 Orden de trabajo 03/07/ Vista preliminar de la empresa 23/07/ Entrevista con el Presidente Ejecutivo 25/07/ Obtención de la información 29/07/ Evaluación del control interno 07/08/ Informe de Control Interno 10/08/ Revisión de papeles de trabajo 10/09/ Análisis de papeles de trabajo 11/09/ Revisión final 15/09/ Preparación de informes 23/09/2015 Total 3. Equipo de Auditoría Nombres y Apellidos Función Siglas Actividad Asignada Ing. Henry Ríos Auditor HR Jefe de Equipo Verónica Muñoz Auditora VM Auditoría de Gestión Isabel Rodríguez Administrativo IR Actividades Operativas Mauricio Cevallos Contable MC Actividades de Apoyo 191

211 2/3 4. Días Presupuestados 90 días, distribuidos en las siguientes fases: N Actividad Responsable Tiempo días 1 Primera Fase: Conocimiento Preliminar VM 11 2 Segunda Fase: Planificación VM 5 3 Tercera fase: Ejecución VM 54 4 Cuarta fase: presentación del informe VM 10 5 Quinta fase: Seguimiento VM 5 Total Recursos Financieros y Materiales Financieros Costo de Auditoría Materiales Computadora Impresiones Hojas de Papel Bond 6. Enfoque de Auditoría 6.1 Información General de la Entidad Misión Visión Objetivos Direccionamiento Estratégico Actividades Principales Estructura Orgánica Financiamiento FODA 6.2 Enfoque Auditoria Gerencial, Operativa y de Resultados Auditoria orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades. Auditoria orientada hacia la eficiencia y economía en el uso de los recursos. Auditoria orientada hacia el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios. 6.3 Objetivo Establecer si la administración de operaciones bursátiles para proporcionar garantías y seguridad en cuanto a la intermediación y responsabilidad, administración de portafolios, conocimiento de clientes y criterios financieros y contables para la consecución de los objetivos relacionados con la eficacia, la eficiencia y la economía de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas aplicables según las Bolsas de Valores. 192

212 3/3 6.4 Alcance La Auditoria de Gestión a la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A, en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del Junta General de Accionistas Departamento Financiero Directorio Departamento Atención al Cliente Presidencia Ejecutiva Departamento Asesoría Corporativa Vicepresidencia Ejecutiva Departamento de Sistemas Oficial de Cumplimiento 6.5 Indicadores de Gestión Indicadores de Rendimiento Indicadores de Cantidad Indicadores de Efectividad Indicadores de Eficiencia Indicadores Financieros 6.6 Resumen de los Resultados de Evaluación de Control Interno 6.7 Calificación de los factores de Riesgo de Auditoría 7. Otros Aspectos Se anexa programas de trabajo y cuestionarios de control interno por cada componente. 8. Firmas de responsabilidad de la planificación Suscriben el Jefe de Equipo de Auditoría y el Auditor y si el caso lo requiere los otros profesionales que integren equipos multidisciplinarios. 9. Firmas de aprobación de la planificación Suscribe el Supervisor del Equipo de Auditoría. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

213 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A P.A 1/3 PROGRAMA DE AUDITORIA Objetivo: Evaluar y analizar los procedimientos relacionados con la administración de las operaciones bursátiles Obtener evidencia suficiente y competente para revelar evidencias mediante la aplicación de pruebas y procesos de auditoria, mediante el desarrollo de las hojas de hallazgos que sustenten las conclusiones y recomendaciones. N Procedimientos Ref. Resp. Tiempo Observaciones CONOCIMIENTO PRELIMINAR Realizar solicitud de trabajo, e Deberá ser aprobada donde se indicaran las 1 S.R.T V.M 5 horas antes de dar inicio con actividades a realiza a la las actividades. empresa Analizar la base legal y direccionamiento estratégica existentes en la empresa Revisar la estructura organizacional y operativa de la empresa. Realizar una visita preliminar y recorrido por las instalaciones de la empresa. Realizar narrativa preliminar. de visita Realizar entrevistas a los jefes departamentales de todas las áreas de la organización. Narrativa de procesos de los departamentos que componen la organización. Preparar y aplicar cuestionarios de control interno. Mediante el COSO III. Evaluación de confianza y riesgo de los cuestionarios de control interno. A.B.L V.M 3 horas A.E.O V.M 3 horas V.P N.V.P E.J.D N.P. C.C.I E.C.I V.M V.M. V.M V.M V.M V.M Verificar con fuentes de organismos de control. La empresa está constituido como una Sociedad Anónima 1 día Solicitar una persona de la empresa para realizar la actividad. 1 día 3 días 2 días 4 días 2 días Obtener información necesaria para la posterior aplicación de indicadores de gestión. Cuestionarios por cada componente 10 Elaborar informe de control interno. I.C.I V.M 3 días 194

214 2/3 N Procedimientos Ref. Resp. Tiempo Observaciones EJECUCIÓN DE AUDITORÍA Verifique en forma 11 documental el complimiento de las funciones de la Junta Directiva y aplicar indicadores de efectividad y eficiencia. H.T.J V.M 2 días 13 Realizar Hoja de Hallazgos de 1 día H.H.J V.M la Junta Directiva 14 Revisar las actividades que debe realizar el Directorio y aplicar indicadores de efectividad y eficiencia. H.T.D V.M 2 días 16 Realizar Hoja de Hallazgos 1 día H.H.D V.M del Directorio. Revisar las actividades que debe realizar Presidencia 17 Ejecutiva y aplicar H.T.P V.M 2 días indicadores de efectividad y eficiencia. 19 Realizar Hoja de Hallazgos de 1 día H.H.P V.M Presidencia Ejecutiva. Revisar las actividades que debe realizar Vicepresidencia 20 Ejecutiva y aplicar H.T.V V.M 2 días indicadores de efectividad y eficiencia. 22 Realizar Hoja de Hallazgos de 1 día H.H.V V.M Vicepresidencia Ejecutiva. Revisar las actividades que debe realizar el Oficial de 23 Cumplimiento y aplicar H.T.O V.M 2 días indicadores de efectividad y eficiencia. 25 Realizar Hoja de Hallazgos de 1 día H.H.O V.M Oficial de Cumplimiento. 26 Revisar las actividades que debe realizar el Departamento Administrativo Financiero y aplicar indicadores de H.T.F V.M 2 días efectividad, eficiencia, rentabilidad y financieros. Realizar Hoja de Hallazgos 28 del Departamento H.H.F V.M 1 día Administrativo Financiero. 29 Revisar las actividades que debe realizar el Departamento de Atención al Cliente y H.T.O V.M 2 días aplicar indicadores de efectividad y eficiencia. 195

215 3/3 N Procedimientos Ref. Resp. Tiempo Observaciones 31 Realizar Hoja de Hallazgos del Departamento de Atención H.H.O V.M 1 día al Cliente. 32 Revisar las actividades que debe realizar el Departamento de Asesoría Corporativa y aplicar indicadores de H.T.A V.M 2 días efectividad, eficiencia, rentabilidad y financieros. 34 Realizar Hoja de Hallazgos del Departamento de Asesoría Corporativa. H.H.A V.M 1 día Revisar las actividades que debe realizar el Departamento 35 de Sistemas y aplicar H.T.S V.M 2 días indicadores de efectividad y eficiencia. Realizar Hoja de Hallazgos 37 del Departamento de H.H.S V.M 1 día Sistemas. Análisis la situación 38 financiera de la organización a fin de determinar la rentabilidad y aplicar indicadores de rentabilidad y financieros. H.T.R V.M 2 días 40 Realizar Hoja de Hallazgos de 1 día H.H.R V.M Rentabilidad 41 Realizar Hoja Resumen de Hallazgos H.R.A V.M 2 días 42 Realizar Hoja de Incidencia H.I V.M 1 día COMUNICACÍON DE RESULTADOS 43 Informe de Auditoria I.A V.M. 10 días Se presentará un informe borrador hasta que la Dirección apruebe. SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA 44 Seguimiento de Auditoría S.A V.M. 5días Por no existir anteriores Auditorías de Gestión únicamente se conceptualizará. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

216 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A S.R.T 1/2 SOLICITUD DE REALIZACION DE TRABAJO Quito, Julio 17 del 2015 Ing. José Vásquez PRESIDENTE EJECUTIVO DE SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Presente.- Mediante este oficio ponemos en su conocimiento las actividades y horarios en que se realizaran correspondientes a la primera etapa de la Auditoria de Gestión que la denominamos Planificación Preliminar Fecha Actividad Duración Responsable Personal SFV Recorrido por las instalaciones de la 3 horas Verónica Vicepresidentaempresa. Análisis de ambiente laboral 9h00-12h00 Muñoz Ejecutiva y solicitud de información para análisis de direccionamiento estratégico Entrevista con Junta General de 1 hora Verónica 1 Miembro del accionistas 9h00-10h00 Muñoz J.G.A Entrevista con Directorio de SFV 1 hora Verónica 1 Miembro del 10h00-11h00 Muñoz Directorio Entrevista con Presidencia Ejecutiva 1 hora 11h00-12h00 Verónica Muñoz Presidente- Ejecutivo Entrevista con Vicepresidencia Ejecutiva Entrevista con Oficial de Cumplimiento Entrevista con Jefe del Departamento Financiero Entrevista con Jefe del Departamento de Atención al Cliente Entrevista con Jefe de Departamento Asesoría Corporativa Entrevista con Jefe de Departamento de Sistemas 1 hora Verónica Muñoz 9h00-10h00 1 hora Verónica Muñoz 10h00-11h00 1 hora Verónica 11h00-12h00 Muñoz 1 hora Verónica Muñoz 9h00-10h00 1 hora Verónica Muñoz 10h00-11h00 1 hora Verónica 11h00- Muñoz 12h00 Vicepresidenta- Ejecutiva Oficial de Cumplimento Contador General Jefe de Atención al Cliente Operador de Valores Jefe de Sistemas 197

217 2/2 Fecha Actividad Duración Responsable Personal SFV Aplicación del Cuestionario de 1 hora Verónica 1 Miembro del Control Interno. 9h00-10h00 Muñoz J.G.A Aplicación del Cuestionario de 1 hora Verónica 1 Miembro del Control Interno. 10h00-11h00 Muñoz Directorio Aplicación del Cuestionario de 1 hora Verónica Presidente- Control Interno. 11h00-12h00 Muñoz Ejecutivo Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno. 1 hora 12h00-13h00 Verónica Muñoz 1 hora Verónica 9h00-10h00 Muñoz 1 hora Verónica 10h00-11h00 Muñoz 1 hora Verónica Muñoz 11h00-12h00 1 hora Verónica Muñoz 12h00-13h00 1 hora Verónica 14h00-15h00 Muñoz Vicepresidenta- Ejecutiva Oficial de Cumplimento Contador General Operador de Valores Jefe de Atención al Cliente Jefe de Sistemas Atentamente, Verónica Muñoz JEFE DE AUDITORIA MUÑOZ & ASOCIADOS CÍA LTDA Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

218 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A A.R.T CARTA DE GERENCIA AUTORIZACION DE REALIZACION DE TRABAJO Quito, Julio 18 del 2015 Verónica Muñoz MUÑOZ & ASOCIADOS CIA LTDA Presente.- Ponemos a su conocimiento que la carta enviada como solicitud de trabajo ha sido autorizada, una vez que han sido analizados los tiempos, actividades y disponibilidad de los trabajadores involucrados la misma que será socializada con los empleados y directivos de Santa Fe Valores para tener su disposición y así puedan realizar su trabajo e investigación, además se autoriza la entrega de información necesaria siempre y cuando no influya o viole los parámetros de Sigilo Bursátil al que nos regimos. Sin más que añadir a la presente, me despido haciéndoles conocer el compromiso de ayuda por parte de la Administración y personal de Santa Fe Valores. Atentamente, Ing. José Luis Vásquez PRESIDENTE EJECUTIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

219 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A P.R.T 1/2 CARTA DE GERENCIA AL PERSONAL DE REALIZACION DE TRABAJO Quito, Julio 19 del 2015 PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Presente.- Mediante este oficio pongo en su conocimiento las actividades y horarios a realizarse por parte del equipo de trabajo de Auditoría correspondientes a la primera etapa de la Auditoria de Gestión misma que es denominada Planificación Preliminar. Por favor las personas requeridas deberán estar a la hora del llamado así como el personal que no intervenga cubrir la ausencia del personal en caso de requerirlo. Fecha Actividad Duración Responsable Personal SFV Recorrido por las instalaciones de la 3 horas Verónica Vicepresidentaempresa. Análisis de ambiente laboral 9h00-12h00 Muñoz Ejecutiva y solicitud de información para análisis de direccionamiento estratégico Entrevista con Junta General de 1 hora Verónica 1 Miembro del accionistas 9h00-10h00 Muñoz J.G.A Entrevista con Directorio de SFV 1 hora Verónica 1 Miembro del 10h00-11h00 Muñoz Directorio Entrevista con Presidencia Ejecutiva 1 hora 11h00-12h00 Verónica Muñoz Presidente- Ejecutivo Entrevista con Vicepresidencia Ejecutiva Entrevista con Oficial de Cumplimiento Entrevista con Jefe del Departamento Financiero Entrevista con Jefe del Departamento de Atención al Cliente Entrevista con Jefe de Departamento Asesoría Corporativa 1 hora Verónica Muñoz 9h00-10h00 1 hora Verónica Muñoz 10h00-11h00 1 hora Verónica 11h00-12h00 Muñoz 1 hora Verónica Muñoz 9h00-10h00 1 hora Verónica Muñoz 10h00-11h00 Vicepresidenta- Ejecutiva Oficial de Cumplimento Contador General Jefe de Atención al Cliente Operador de Valores 200

220 2/2 Fecha Actividad Duración Responsable Personal SFV Entrevista con Jefe de Departamento 1 hora Verónica Jefe de de Sistemas 11h00-12h00 Muñoz Sistemas Aplicación del Cuestionario de 1 hora Verónica 1 Miembro del Control Interno. 9h00-10h00 Muñoz J.G.A Aplicación del Cuestionario de 1 hora Verónica 1 Miembro del Control Interno. 10h00-11h00 Muñoz Directorio Aplicación del Cuestionario de 1 hora Verónica Presidente- Control Interno. 11h00-12h00 Muñoz Ejecutivo Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno Aplicación del Cuestionario de Control Interno. 1 hora 12h00-13h00 Verónica Muñoz 1 hora Verónica 9h00-10h00 Muñoz 1 hora Verónica 10h00-11h00 Muñoz 1 hora Verónica Muñoz 11h00-12h00 1 hora Verónica Muñoz 12h00-13h00 1 hora Verónica 14h00-15h00 Muñoz Vicepresidenta- Ejecutiva Oficial de Cumplimento Contador General Operador de Valores Jefe de Atención al Cliente Jefe de Sistemas Atentamente, Ing. José Luis Vásquez PRESIDENTE EJECUTIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

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222 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A A.B.L ANÁLISIS DE LA BASE LEGAL DE LA ORGANIZACIÓN Antecedentes La Compañía SANTA FE CASA DE VALORES S.A. SANTA FE VALORES, se constituye mediante Escritura Publica el 24 de septiembre del 2004, inscrita en el Registro Mercantil con el No tomo 135, del 9 de noviembre del 2005, mediante resolución la Superintendencia de Compañías autoriza su funcionamiento y dispone la inscripción en el Registro Nacional del Mercado de Valores. Esta información se observado en la base legal de constitución de la empresa. Inicia sus operaciones en la Bolsa de Valores de Quito a partir del 4 de febrero del Adquiere una membrecía en la Bolsa de Valores de Guayaquil en diciembre del 2006 y es registrada en el Mercado de Valores, para actuar en la Bolsa de Valores de Guayaquil, con fecha 23 de enero del Desde entonces SANTA FE CASA DE VALORES S.A. SANTAFEVALORES, ha venido realizando sus actividades de operaciones bursátiles, propias de su actividad relacionada con el Mercado de Valores, a través de la Bolsa de Valores de Quito, así como en la Bolsa de Valores de Guayaquil. Más de 2000 clientes en todo el Ecuador, USA, España y América Latina R. goza de confianza y aceptación dentro del país. Base legal SANTA FE CASA DE VALORES S.A. RUC: , este número de RUC, se observado y se ha sustentado con la copia que ha emitido el SRI. Domicilio Quito: Juan González N35-26, Edificio Torres Vizcaya II, Oficina 3AS Teléf.: (593-2) / Fax Cel.: P. O. Box Guayaquil: Vélez 503 y Boyacá Edif. Redena, 5to. Piso Of. 3 Telefax: (593-4) / / Esta información se ha observado y evidenciado en la base legal de la constitución de la empresa. Objeto social Mercado de Valores Asesoría Financiera Desintermediación Financiera Comparado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Comprobado Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

223 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A A.D.E 1/2 ANÁLISIS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Misión Proveer a nuestros comitentes las mejores alternativas de inversión, con servicios de alta calidad, buscando los mejores rendimientos a un costo mínimo en el menor tiempo posible. Visión Ser la casa de valores con mejor servicio al inversionista personal y corporativo, con gran capacidad de gestión que genere confianza y credibilidad, para contribuir al desarrollo del Ecuador. La misión y visión de la empresa se encuentra en la página web de la empresa. Objetivo general Mantener un posicionamiento respetable y activo en el mercado de valores dentro de las dos bolsas de valores del País. Objetivo especifico Continuar con los procesos de difusión de mercado de valores hacia sectores especiales de la economía. Acoplarse a las nuevas actividades de conformidad con la nueva Ley para el Fortalecimiento y Optimización del Sector Societario y Bursátil. Participar con alianzas estratégicas para alcanzar la colocación de los bonos del estado de deuda interna de constructores y maestros que se hallan desmaterializados en el DCV-BCE. Políticas Santa Fe Valores S.A., entrega permanentemente a sus clientes: Información Veraz, Atención Personalizada, Innovación Tecnológica, Capacitación Continua y Responsabilidad Social. Valores Honestidad Profesionalismo Oportunidad Hay que considerar que los objetivos, políticas y valores de la empresa han sido observados y comprado con los manuales de calidad que se realizó en la empresa. 204

224 2/2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS ASESORÍA Y COMISARIA AUDITORIA EXTERNA DIRECTORIO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRESIDENCIA EJECUTIVA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL AUDITORIA INTERNA DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD SERVICIOS TESORERÍA NEGOCIACIÓN DE VALORES INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN SOPORTE Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOS BACK OFFICE GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ASESORÍA Y COMISARIA Cerciorarse de la constitución y subsistencia de las garantías de los administradores y gerentes Convocar a juntas generales de accionistas JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Nombrar y remover a los Vocales Resolver sobre el aumento de Capital Autorizado Conocer anualmente las cuentas de Estados Financieros DIRECTORIO Establecer la política general de la Compañía. Autorizar a los Representantes Legales para cualquier decisión Aprobar el presupuesto y el plan de actividades de la Compañía Señalar las políticas para prevenir el lavado de activos PRESIDENCIA EJECUTIVA Representar a la compañía Cuidar del cumplimiento de las presentes estipulaciones de las Leyes Convocar y presidir la Junta General y las sesiones del Directorio AUDITORIA EXTERNA Verificarán el cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos En el año siguiente a la emisión del informe, el auditor externo presentará un informe de seguimiento OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Preparar y remitir los reportes Realizar los controles sobre las operaciones y transacciones Planificar y coordinar la capacitación para el personal VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y los servicios necesarios Controlar que todas las actividades y operaciones Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Junta General AUDITORIA INTERNA Revisar la integridad y fiabilidad de la información financiera Revisar medios de salvaguardias de activos y verificar la existencia de dichos activos. Evaluar la la economia y eficiencia con la que se emplean los recursos de laempresa. DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD Realizar los procesos diarios contables Cumplir oportunamente con las obligaciones tributarias Controlar el correcto funcionamiento del Sistema Contable TESORERÍA Llevar a cabo las labores de recepción de los ingresos, y realizar los pagos de las obligaciones Vigilar el cumplimiento de los procedimientos contables SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Operar y supervisar la administración de los recursos humanos Coordinar las actividades de capacitación al personal NEGOCIACIÓN DE VALORES Ofrecer a los clientes o comitentes todos los servicios de la Compañía, Operar en el mercado bursátil o extrabursátil de acuerdo a las instrucciones del comitente Informar de manera completa y oportuna al área operativa los cierres, sus comitentes, instrucciones o formas de pago. INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN Coordinar la elaboración, captura, validación y transmisión de la información tanto de comitentes como emisores SOPORTE Y DESARROLLO Responsable de la operación y funcionamiento de los equipos, redes, instalaciones y sistemas BACK OFFICE GESTIÓN DOCUMENTAL Dar mantenimiento y soporte a los sistemas de negociación y comunicación electrónica. Apoyar en visitas a clientes, informar sobre los resultados y dar seguimiento a sus requerimientos SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 La empresa cuenta con organigramas estructural y funcional. Sin embargo no cuenta con manuales procesos y procedimientos. Observado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Comprobado Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

225 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A V.P VISITA PRELIMINAR VISITA A LAS INSTALACIONES DE EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Cuál es la dirección donde está ubicada la organización? Santa Fe Casa de Valores está ubicada en la calle Juan González N35-26 y Juan Pablo Sanz, Edificio Torres Vizcaya II, Oficina 3AS Las instalaciones de la organización son propias o arriendan? Actualmente, la empresa no cuenta con una infraestructura física propia, sino, arrienda el establecimiento donde se operamos. Los departamentos están distribuidos de acuerdo a las necesidades de los clientes internos y externos. Disponemos de dos plantas, la planta baja ocupa espacio para las actividades relacionado con las operaciones bursátiles, mientras que la segunda planta está el personal administrativo y directivo de la empresa. Dispone de parqueaderos propios de le empresa? En el edificio se dispone de un parqueadero que utiliza Presidencia Ejecutiva, en la parte de al frente alquilamos parqueaderos para utilización del personal y de los clientes. Cuál es el horario de trabajo establecido? Los horarios de trabajo son: de 8:00 12:00 y de 14:00 18:00. En las dos horas designadas para el almuerzo, no se atiende ningún tipo de situación laboral y las instalaciones se cierran por completo, teniendo los empleados la facilidad para decidir cómo utilizar de la mejor forma este horario. Han existido problemas por la ubicación o el lugar donde se encuentra la organización? El lugar en el que nos encontramos es lugar céntrico, tanto para el norte, centro y sur de la ciudad. La mayoría de clientes nos ubican de manera inmediata incluyendo los clientes de provincia. Existe la idea de expandirse o de crear sucursales de la organización? Actualmente poseemos una sucursal en Guayaquil, para el próximo año tenemos planes de adquirir nuevas instalaciones ubicadas cerca de nuestra actual ubicación. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

226 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.V.P NARRATIVA DE VISITA PRELIMINAR NARRATIVA DE VISITA A LAS INSTALACIONES DE EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A El día 14 de julio del año 2015, siendo las 09:00 am se visitó las instalaciones de la empresa Santa Fe Casa de Valores S.A., ubicado en el norte de la ciudad de Quito, en las calles Juan González N35-26, Edificio Torres Vizcaya II, acompañado por la Ing. Tamara Espinoza Vicepresidenta Ejecutiva de Santa Fe Casa de Valores, se pudo evidenciar y observar los siguientes puntos importantes para iniciar con la auditoria de gestión. La empresa no cuenta con una infraestructura física propia, sino, arrienda el establecimiento donde se opera las actividades de servicios de operaciones bursátiles, asesoramiento financiero e intermediación financiero. Y que los departamentos están distribuidos de acuerdo a las necesidades de los clientes internos y externos. La empresa tiene un espacio físico de dos plantas. La planta baja ocupa espacio para las actividades relacionado con las operaciones bursátiles, mientras que la segunda planta está el personal administrativo y directivo de la empresa. De acuerdo a la evidenciado se presenta el siguiente detalle: En la planta baja o inferior se encuentra el departamento de asesoría corporativa y atención al cliente, donde está debidamente equipada con muebles de oficina, equipos de oficina, equipos de computación que se utiliza para atender al cliente. Además, cuenta con: Un baño para uso de empelados como de los clientes de la primera planta. En el departamento de contabilidad laboran 2 personas que cuenta con todos los recursos necesarios para realizar su trabajo. En la segunda planta cuenta se encuentra las siguientes áreas directivas: Oficina para la junta de socios, presidente ejecutivo, oficina del directorio, oficial de cumplimento, vicepresidente ejecutivo y departamento administrativo financiero. Mientras en la parte exterior la empresa tiene un parqueadero para los clientes, además también se puede notar el manejo de la imagen corporativa por el uso de los colores para la fachada de las instalaciones que concuerda con el del logo, generando uniformidad y distinción. Los horarios de trabajo son: de 8:00 12:00 y de 14:00 18:00. En las dos horas designadas para el almuerzo, no se atiende ningún tipo de situación laboral y las instalaciones se cierran por completo, teniendo los empleados la facilidad para decidir cómo utilizar de la mejor forma este horario. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

227 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.J.A ENTREVISTA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS ENTREVISTA AL MIEMBRO REPRESENTANTE DE LA JUNTA GENERAL DE ACIONISTAS DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Ing. Rene Morales Dentro de su nivel jerárquico cuál es su posición? La Junta General de Accionistas es el Órgano Supremo a cuyo cargo está el gobierno de la Compañía Cuál es la principal función que ejerce la Junta Directiva? Además de tener todos los deberes y responsabilidades que señala la Ley; estamos en la potestad de tomar resoluciones y, siempre y cuando sean válidamente adoptadas, obligan aún a los ausentes o disidentes, salvo el derecho de oposición en los términos de la Ley de Compañías. En cuanto al manejo del Capital Social cual es la faculta de la Junta directiva? Resolver sobre el aumento de Capital Autorizado, decidir sobre la suscripción, pago y aumento del capital hasta por el límite Autorizado, así como resolver respecto de la constitución de reservas especiales o facultativas, la amortización de acciones; y, en general, acordar todas las modificaciones al contrato social y las reformas de Estatutos. Existe comunicación directa entre la Junta Directiva y la Gerencia o altos mandos? Todos los miembros de la Junta Directiva hemos tratado de involucrarnos diariamente en las actividades diarias o en las decisiones tomadas por gerencia sim embrago en la Juntas Ordinarias o extraordinarias nos ponemos al tanto de lo ocurrido dentro de la organización. Cuál es el proceso de decisiones por parte de la Junta General de Accionistas? Las decisiones, resoluciones y acciones son tomadas en base a las proposiciones que hagan los accionistas dentro de sus facultades sin embargo siempre tendrán apego a lo que dictamine la ley o los reglamentos establecidos. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

228 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.D ENTREVISTA DIRECTORIO ENTREVISTA AL DIRECTORIO DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Lcda. Dora Lastra Dentro de su nivel jerárquico cuál es su posición? El directorio funcionara como administrador tal como lo hace un Presidente, un Presidente Ejecutivo y un Vicepresidente Ejecutivo Gerente General dentro de la organización. Por quienes está conformado el Directorio? El Directorio está compuesto por cinco Vocales Principales, cada uno de ellos con su respectivo Alterno, todos designados por la Junta General en proporción a la participación de los accionistas en el Capital Suscrito de la Compañía. Los Vocales Alternos podrán actuar y tendrán derecho a voto únicamente cuando se encuentren en remplazo a los Principales. Los Vocales del Directorio podrán ser o no accionistas. Por quién será presidido el Directorio en caso de ausencia del mismo? El Directorio estará presidido por el Presidente y en su ausencia por el Presidente Ejecutivo. Actuará como Secretario la persona que el Directorio designe. Cuáles son las principales funciones del Directorio? Nombrar y remover al Presidente, Presidente Ejecutivo, al Vicepresidente Ejecutivo Gerente General, al Secretario y fijar sus remuneraciones. Establecer la política general de la Compañía. Presentar anualmente en un informe de actividades a la Junta General de Accionistas. Señalar las políticas para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

229 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.P.E ENTREVISTA PRESIDENCIA EJECUTIVA ENTREVISTA AL PRESIDENTE EJECUTIVO DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Ing. José Luis Vásquez La empresa comunica los objetivos y estructura organizacional? La empresa en los últimos tiempos ha tenido problemas por no cumplir los objetivos planteados y la falta de compromiso de los responsables de cada área por la alta rotación en los puestos de trabajo y por la falta de experiencia en los campos financiero como en la administración de operaciones bursátiles. Representa legalmente a la empresa? Este cargo permite representar legalmente a la empresa en todas las reuniones formales y no formales. Sin embargo, existe la Vicepresidencia Ejecutiva que también puede cumplir con esta responsabilidad en caso de la ausencia de esta persona. Interviene en todas las actividades de los negocios y operadores de la empresa? Como delegado del directorio general de la empresa, este cargo permite tomar decisiones empresariales referentes a las actividades operativas de la empresa, control de los empleados y coordinar con los jefes de área para el cumplimiento de los objetivos. Además, este puesto puede remover personal si no cumple las funciones y responsabilidades asignadas. Firma contratos, préstamos, obligaciones de acuerdo al estatuto de la empresa? Si bien la empresa cuenta con un manual de calidad donde se presenta todas las funciones y responsabilidad, pero la carencia de un manual de procedimientos en cada área ha creado un sinnúmero de problemas, retrasos en las asignaciones de recursos para que se cumpla cada actividad. Por aquello, se decidió, que el puesto trabajo tome las responsabilidades de estudiar firmas contratos, préstamos, obligaciones de acuerdo a los estatutos de la empresa. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

230 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.V.E ENTREVISTA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA ENTREVISTA A LA VICEPRESIDENTA EJECUTIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Ing. Tamara Espinoza Dentro de su nivel jerárquico cuál es su posición? La Vicepresidencia Ejecutiva funcionara como Gerencia General y en la ausencia de Presidencia Ejecutiva puede cumplir con esta responsabilidad. Existe comunicación directa entre Gerencia General y el personal? Existe un trabajo conjunto con Presidencia Ejecutiva en el cual estamos al tanto de lo que ocurre en la organización con el fin de mantenernos comunicados, además damos la apertura de una comunicación abierta entre el personal operativo y los altos directivos. La empresa comunica los objetivos y estructura organizacional? Existe una comunicación entre los objetivos que queremos cumplir sin embargo la falta de compromiso no ha permitido llegar al fin deseado, en cuanto a la estructura organizacional esta correctamente definida con líneas de comunicación abiertas. Cuál es el proceso para la solución de conflictos en todos los niveles de la organización? La Vicepresidencia Ejecutiva por mantener una relación más abierta con el personal me permite servir de mediador entre los problemas que se presenten, sin embargo, la mayoría de problemas no han ido más allá de un dialogo entre las partes involucradas. Cuáles son las principales funciones de Vicepresidencia Ejecutiva? Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y los servicios necesarios que garanticen el cumplimiento de las metas y objetivos. Sugerir las políticas de acción e inversión para la aprobación de la junta General de Accionistas y de la Presidencia y, controlar la correcta aplicación de las mismas. Controlar que todas las actividades y operaciones que ejecute SANTAFEVALORES se enmarquen dentro de las disposiciones que establece la Ley y las políticas de la Compañía. Presentar el presupuesto operativo anual de la Institución y someterlo a consideración de la Presidencia y de la Junta General de Accionistas. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

231 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.O.C ENTREVISTA OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ENTREVISTA AL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Xavier Muñoz Qué actividad realiza en la empresa? La actividad que se realiza en la empresa es promover el conocimiento y supervisar el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos, de su reglamento general, así como las de este capítulo; el Código de Ética, el Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo, y otras normas conexas aplicables a la materia. A qué instituciones debe remitir las actividades que desarrolla en la empresa? En las actividades diarias el oficial de cumplimiento remitir a la Superintendencia de Compañías, hasta el 31 de enero de cada año, el plan de trabajo para el ejercicio en curso, en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos; así como el informe de cumplimiento del plan correspondiente al año inmediato anterior, debidamente aprobados por el Directorio. Qué verifica continuamente antes de negociar las operaciones bursátiles en el país? Se debe verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas del sujeto obligado, que las transacciones que igualen o superen los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US$ 10,000.00) o su equivalente en otras monedas, que cuenten con los documentos de soporte definidos en el Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo; y, con la declaración de origen lícito de los recursos. Cumple con las políticas de cumplimiento? Claro que sí, se debe exigir al representante legal de la compañía que adopte las medidas que correspondan, respecto del incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, así como de los procedimientos de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos, por parte de los empleados del sujeto obligado. Cumplen con los objetivos, metas, controles internos que tiene la empresa? Sí, la empresa cuenta con políticas y controles internos y políticas de control para las negociaciones bursátiles en la empresa. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

232 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.D.F ENTREVISTA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO ENTREVISTA AL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Ing. Fernando Pasaca Qué áreas esta conforma el Departamento Administrativo Financiero? El departamento Financiero está conformado por Contabilidad, Tesorería y Servicios Administrativos los cuales nos alimentamos entre sí con el fin de obtener un solo resultado que es la parte financiera de la organización Existe supervisión por parte a cada una de las áreas que conforma el departamento? No existe una supervisión continua, pero al momento de conciliar la información de las áreas se evidencias los errores y son corregidos inmediatamente. La relación entre las áreas del Departamento Financiero es abierta? La comunicación entre las áreas es abierta con el fin de despejar dudas o inquietudes entre las tres áreas para que así el productor final sea acorde a la situación financiera de la empresa y evitar errores a tiempo. Cuáles son las principales funciones de las áreas del Departamento Financiero? Contabilidad Realizar los procesos diarios contable SANTAFEVALORES. Consolidar la contabilidad y elaborar los Estados Financieros mensuales. Tesorería Realizar las labores de tesorería sobre los recursos financieros, coordinando y supervisando la captación de los ingresos; el manejo y conciliación de las disponibilidades bancarias y efectuando los egresos y pagos. Llevar a cabo las labores de recepción de los ingresos, y realizar los pagos de las obligaciones; controlando el buen uso y disposición de los formatos y documentación oficial de recibos, cheques, giros bancarios y pólizas, entre otros. Servicios Admirativos Operar y supervisar la administración de los recursos humanos y desarrollo de personal, observando los lineamientos establecidos en la normatividad, legislación laboral, fiscal y de seguridad social vigentes, con la finalidad de controlar los sistemas de administración de sueldos y salarios, prestaciones, estímulos y contrataciones de personal y atender en tiempo y forma, las obligaciones fiscales y de seguridad social. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

233 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.O.V ENTREVISTA DEPARTAMENTO DE ATENCION AL CLIENTE ENTREVISTA AL DEPARTAMENTO DE ATENCION AL CLIENTES DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Ing. Miguel Toapanta Cuenta con objetivos y metas en el departamento? La empresa si cuenta con objetivos y metas, pero el departamento de operaciones no cumple muchos de estos objetivos por distintas razones operativas o por falta de relación con las actividades que se realiza. En los últimos la situación ha empeorado porque no existe el empoderamiento para los jefes de áreas que tiene la empresa. Es la persona que se encarga de fortalecer la oferta y demanda de títulos valores? Este cargo desarrolla actividades que fortalece las actividades de fomentar el valor agregado las operaciones bursátiles y no bursátiles para promover la oferta y demanda de títulos de valores. Es decir las personas que laboran en este departamento deben cumplir con los requisitos exigidos por la bolsa de valores para obtener y mantener la inscripción en el registro del mercado de valores. Son las personas responsables para efectuar las negociaciones a través de la Bolsa de valores? Las personas que laboran en este departamento tienen la responsabilidad de ofrecer al cliente todas las alternativas posibles en la negociación de acuerdo a un cronograma de visitas. Las asesorías se enfocan en las operaciones bursátiles y extra bursátiles de acuerdo a las instrucciones del comitente. Sin embargo, muchas veces no se cumple o no se satisface las necesidades del cliente por la poca coordinación entre áreas y departamentos para dar una estructuración de portafolios y promoción de fuentes de financiamiento. Cumple con los requisitos exigidos por la Bolsa de Valores? Claro que sí, la empresa está actualizado en normativas, leyes, reglamentos que emite la Bolsa de Valores en relación a la negociones bursátiles y extra bursátiles para garantizar que el cliente invierta en bonos, acciones que está presente en el mercado; así, generar rentabilidad del dinero invertido por los clientes. Cumplen con los objetivos, metas, controles internos que tiene la empresa? Se cumple a medias, una de las razones es por el alta de rotación del personal. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

234 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.A.C ENTREVISTA DEPARTAMENTO DE ASESORIA CORPORATIVA ENTREVISTA AL DEPARTAMENTO DE ASESORIA CORPORATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: José Luis Vásquez Zurita Cuál es el objetivo principal del departamento? Brindar asesoría técnica al cliente en general, con el fin de orientar sus decisiones al momento de realizar alguna negociación. Existe un procedimiento determinado para dar la asesoría adecuada al cliente? Si, primero se da una breve charla sobre el funcionamiento del mercado de valores con el fin de orientar al cliente sobre sus inversiones, seguido se realiza un conocimiento sobre su capacidad económica, su estado financiero a la actualidad y por último se da las opciones de negociación que tiene dentro de nuestra organización. Su trabajo es realizado en conjunto con el de Operador de Valores? Si, una vez que yo he dado la capacitación necesaria en la que el cliente despeja sus dudas e inquietudes, es conducido con el operador de valores, el mismo que es quien informara en términos financieros sus ganancias o pérdidas. Cuáles son las funciones principales que realiza dicho departamento? Coordinar la elaboración, captura, validación y transmisión de la información tanto de comitentes como emisores, elaborar formatos del Sistema de Información e informes relacionados con su función. Coordinar y supervisar la elaboración, conciliación, captura y transmisión integral de información, con el fin de contar con un portafolio de recursos y poner a disposición de los usuarios. Crear y mantener sistemas automáticos que permitan una eficiente labor y desarrollo del flujo de información. Dar mantenimiento a los sistemas de información. Investigar, analizar y recomendar nuevas técnicas operativas que permitan mayor eficiencia operativa y nuevos servicios a los comitentes y emisores. Cómo calificaría usted el trato del personal administrativo y operativo de la empresa con el cliente? En lo general hemos tenido una gran aceptación por el público dentro de nuestra competencia, sin embargo pienso que se debe mejorar el trato de cliente así como la interacción del personal novato. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

235 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.D.S. ENTREVISTA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS ENTREVISTA AL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A Nombre del Entrevistado: Ing. Diana Gómez Cuál es la principal función del Departamento de Sistemas dentro de la organización? El Departamento de Sistemas está orientado a salvaguardar la información de la empresa, sistematizar los procesos y mejorar la calidad de información a entregar. Cómo se ha manejado el tema del sigilo bursátil así como la salvaguardia de la información considerada confidencial por la ley? Dentro de las políticas de la organización, está el de implantar un sistema en el que el acceso a la información sea resguardado y evitar fraudes por hackers, este procedimiento aún se está implantando. En conjunto con el Oficial de Cumplimiento, poseen sistemas que permitan determinar el origen de los recursos de los clientes así como determinar su nacionalidad, país, cedula entre otros datos necesarios? Poseemos un sistema integrado que se denomina Conozca su cliente, Conozca su empleado y Conozca su proveedor el mismo que se encuentra información integrada sobre sus fondos lícitos, su historia entre demás aspectos necesarios que son requeridos por la ley y por el Oficial de Cumplimiento. Los sistemas informáticos han disminuido costos y tiempos dentro de los procesos normales de la organización? Si, los sistemas implementados por el Departamento de Sistemas han permitido que los tiempos y costos mejoren como es la elaboración automática de las Órdenes Recibidas y Ordenes Emitidas. Como es un sistema nuevo ha tenido sus falencias las mismas que han sido rectificadas en su momento. Cuáles son las principales funciones del Departamento? Mantenimiento de los equipos, detección y resolución de averías. Sintonía del sistema operativo y optimización del rendimiento. Gestión de cuentas de usuario y asignación de recursos a las mismas. Preservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de usuario, incluyendo copias de seguridad periódicas. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

236 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.J.A NARRATIVA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A JUNTA DE ACCIONISTAS La Junta de accionistas dentro de Santa Fe Casa de Valores representa el Órgano Supremo a cuyo cargo está el gobierno de la Compañía contiene todos los deberes y responsabilidades que señala la Ley; estamos en la potestad de tomar resoluciones y, siempre y cuando sean válidamente adoptadas, obligan aún a los ausentes o disidentes, salvo el derecho de oposición en los términos de la Ley de Compañías. Es un órgano administrador que aprueba y contempla las acciones a tomarse siempre y cuando estas se encuentre establecidas en las Actas de Junta General de Accionistas tantos ordinarias como extraordinarias, Está pendiente de resolver sobre el aumento de Capital Autorizado, decidir sobre la suscripción, pago y aumento del capital hasta por el límite Autorizado, así como resolver respecto de la constitución de reservas especiales o facultativas, la amortización de acciones; y, en general, acordar todas las modificaciones al contrato social y las reformas de Estatutos. Se pudo observar que la comunicación entre la Junta de Accionistas y los demás departamento mantienen canales de comunicación directas entre todos los miembros de la Junta Directiva las decisiones, resoluciones y acciones son tomadas en base a las proposiciones que hagan los accionistas dentro de sus facultades sin embargo siempre tendrán apego a lo que dictamine la ley o los reglamentos establecidos. Está previsto realizar al menos una Junta Ordinaria de Accionistas, cuatro Juntas extraordinarias de Accionistas durante el año, estas pueden aumentar si el caso lo requiere. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

237 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.D NARRATIVA DIRECTORIO NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A DIRECTORIO El directorio funcionara como administrador tal como lo hace un Presidente, un Presidente Ejecutivo y un Vicepresidente Ejecutivo Gerente General dentro de la organización. El Directorio está compuesto por cinco Vocales Principales, cada uno de ellos con su respectivo Alterno, todos designados por la Junta General en proporción a la participación de los accionistas en el Capital Suscrito de la Compañía. Los Vocales Alternos podrán actuar y tendrán derecho a voto únicamente cuando se encuentren en remplazo a los Principales. Los Vocales del Directorio podrán ser o no accionistas. Estará presidido por el Presidente y en su ausencia por el Presidente Ejecutivo. Actuará como Secretario la persona que el Directorio designe. Dentro de las principales funciones se pudieron determinar: Nombrar y remover al Presidente, Presidente Ejecutivo, al Vicepresidente Ejecutivo Gerente General, al Secretario y fijar sus remuneraciones. Establecer la política general de la Compañía. Señalar las políticas para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos. Autorizar a los Representantes Legales para cualquier decisión, acto o contrato que implique cambio de la política de la Compañía, dentro de su objeto social. Disponer el establecimiento y supresión de sucursales, agencias o servicios y fijar su capital. Aprobar el presupuesto y el plan de actividades de la Compañía con base en los proyectos que deberán ser presentados por el Presidente Ejecutivo. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

238 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.P.E NARRATIVA PRESIDENCIA EJECUTIVA NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A PRESIDENCIA EJECUTIVA En la actualidad la empresa en los últimos tiempos ha tenido problemas por no cumplir los objetivos planteados y la falta de compromiso de los responsables de cada área por la alta rotación en los puestos de trabajo y por la falta de experiencia en los campos financiero como en la administración de operaciones bursátiles. Por lo que se pudo evidenciar faltar de compromiso del personal con el logro de objetivos empresariales. El cargo de Presidente Ejecutivo es además la representación legal de la empresa en todas las reuniones formales y no formales. Sin embargo, existe la Vicepresidencia Ejecutiva que también puede cumplir con esta responsabilidad en caso de la ausencia de esta persona. Como delegado del directorio general de la empresa, este cargo permite tomar decisiones empresariales referentes a las actividades operativas de la empresa, control de los empleados y coordinar con los jefes de área para el cumplimiento de los objetivos. Además, este puesto puede remover personal si no cumple las funciones y responsabilidades asignadas. La empresa cuenta con un manual de calidad donde se presenta todas las funciones y responsabilidad, pero la carencia de un manual de procedimientos en cada área ha creado un sinnúmero de problemas, retrasos en las asignaciones de recursos para que se cumpla cada actividad. Por aquello, se decidió, que el puesto trabajo tome las responsabilidades de estudiar firmas contratos, préstamos, obligaciones de acuerdo a los estatutos de la empresa. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

239 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.V.E NARRATIVA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA La Vicepresidencia Ejecutiva está encargada de la toma de decisiones que encaminen a la empresa al cumplimiento de objetivos. Sus procesos están encaminados a: Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y los servicios necesarios que garanticen el cumplimiento de las metas y objetivos de SANTAFEVALORES. Sugerir las políticas de acción e inversión para la aprobación de la junta General de Accionistas y de la Presidencia y, controlar la correcta aplicación de las mismas. Controlar que todas las actividades y operaciones que ejecute SANTAFEVALORES se enmarquen dentro de las disposiciones que establecen la Ley y las políticas de la Compañía. Presentar el presupuesto operativo anual de la Institución y someterlo a consideración de la Presidencia y de la Junta General de Accionistas. Presentar un informe trimestral a la Presidencia de la Compañía sobre el estado de la Institución y sus aspectos más relevantes. Estudiar y recomendar nuevas actividades y servicios dentro del marco regulatorio legal vigente. Representar y propender a mantener las mejores relaciones de la Compañía ante los entes reguladores, autoridades relacionadas al mercado de valores e instituciones y organismos públicos y privados del país y del exterior. Controlar las actividades y gestiones efectuadas por los Departamentos y Áreas de la Compañía. Así también, deberá aprobar los informes presentados por los funcionarios responsables de las diferentes Departamentos y Áreas de la Compañía. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

240 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.O.C NARRATIVA DE OFICIAL DE CUMPLIMIENTO NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A OFICIAL DE CUMPLIMIENTO La actividad que se realiza en la empresa es promover el conocimiento y supervisar el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos, de su reglamento general, así como las de este capítulo; el Código de Ética, el Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo, y otras normas conexas aplicables a la materia. En las actividades diarias el oficial de cumplimiento remitir a la Superintendencia de Compañías, hasta el 31 de enero de cada año, el plan de trabajo para el ejercicio en curso, en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos; así como el informe de cumplimiento del plan correspondiente al año inmediato anterior, debidamente aprobados por el Directorio. Se debe verificar permanentemente, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas del sujeto obligado, que las transacciones que igualen o superen los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US$ 10,000.00) o su equivalente en otras monedas, que cuenten con los documentos de soporte definidos en el Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo; y, con la declaración de origen lícito de los recursos. SANTA FE CASA DE VALORES S.A., aplica la política conozca a su cliente a todos los clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales. Mediante esta política establece los procedimientos para el inicio de la relación comercial, para la obtención de la información y documentos necesarios y para la debida verificación de la identidad, actividad económica, lugar de residencia y trabajo, referencias personales, bancarias y comerciales, productos o servicios a utilizarse; que analizados en su conjunto permiten, establecer el perfil financiero y nivel de riesgo del cliente. La relación comercial con el Cliente, luego de la verificación oportuna de su identidad, origen lícito de sus ingresos y objetivo de la negociación (productos o servicios), se iniciará con la suscripción del formulario Inicio de Relación Comercial. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

241 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.D.F NARRATIVA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A DEPARTAMENTO FINANCIERO SANTA FE CASA DE VALORES S.A., mediante el departamento de contabilidad y tesorería debe otorgar toda la información referente al nivel de endeudamiento, nivel de renta variable y fija que emite la Bolsa de Valores para proporcionarle información al cliente y fijar proyecciones de las comisiones. Además, debe brindar información en materia de finanzas, valores, estructuración de portafolios, negociación de paquetes accionarios y otras operaciones del mercado de valores; así como será estructurador, impulsador o promotor de proyectos de inversión para lo cual participará en procesos de emisión de valores negociables en el mercado, valores de oferta pública como Obligaciones de largo plazo, Papel Comercial, Acciones y Titularizaciones y de nuevos productos que sean aprobados por el Consejo Nacional de Valores y por las Bolsas de Valores en las que sea miembro. Las actividades que realiza este departamento son muy importantes para la negociación de operaciones bursátiles y para aquello se debe contar con indicadores financieros que respalden toda la información. Los canales de comunicación entre las áreas son abiertas con el fin de despejar dudas o inquietudes entre las tres áreas para que así el productor final sea acorde a la situación financiera de la empresa y evitar errores a tiempo. Las principales funciones encontradas fueron: Contabilidad Consolidar la contabilidad y elaborar los Estados Financieros mensuales. Tesorería Realizar las labores de tesorería sobre los recursos financieros, coordinando y supervisando la captación de los ingresos; el manejo y conciliación de las disponibilidades bancarias y efectuando los egresos y pagos. Servicios Admirativos Operar y supervisar la administración de los recursos humanos y desarrollo de personal, observando los lineamientos establecidos en la normatividad, legislación laboral, fiscal y de seguridad social vigentes. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

242 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.O.V NARRATIVA DEPARTAMENTO DE ATENCION AL CLIENTE NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A DEPARTAMENTO DE ATENCION AL CLIENTE El departamento de atención al cliente está centrado en los operadores de valores con los que cuenta, en este departamento tienen la responsabilidad de ofrecer al cliente todas las alternativas posibles en la negociación de acuerdo a un cronograma de visitas. Las asesorías se enfocan en las operaciones bursátiles y extra bursátiles de acuerdo a las instrucciones del comitente. Sin embargo, muchas veces no se cumple o no se satisface las necesidades del cliente por la poca coordinación entre áreas y departamentos para dar una estructuración de portafolios y promoción de fuentes de financiamiento. La administración de portafolio de dineros de terceros que realice SANTA FE CASA DE VALORES S.A., deberá efectuarse mediante contrato escrito y se sujetará a las disposiciones del Código Civil, Código de Comercio, Ley de Mercado de Valores y sus reglamentos sobre el mandato en lo que fuere aplicable. Además, los fondos y valores que por este concepto reciba SANTA FE CASA DE VALORES S.A., deben mantenerse separados de los que se reciben de otros comitentes y de los propios de la compañía. En el caso de acciones adquiridas para portafolio propio, inscribirá la transferencia en el respectivo libro de acciones y accionistas. SANTA FE CASA DE VALORES S.A., deberá firmar un convenio especial con cada bolsa de valores y mantener un contrato con el DECEVALE o DCV-BCE para la custodia de los portafolios administrados, para lo cual apertura una cuenta de Depositante donde se registran los valores de los titulares, o una Subcuenta de Valor en el DCV-BCE. SANTAFEVALORES consulta en el portal en internet del DECEVALE ( el libro de acciones y accionistas y los portafolios en custodia. SANTAFEVALORES consulta en el portal en internet del DCV-BCE ( y obtiene los reportes de extractos de subcuenta de valor de cada comitente registrado en dicha entidad. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

243 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.A.C NARRATIVA DEPARTAMENTO ASESORIA CORPORATIVA NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A DEPARTAMENTO DE ASESORIA CORPORATIVA El principal objetivo del departamento es brindar asesoría técnica al cliente en general, con el fin de orientar sus decisiones al momento de realizar alguna negociación. Toda orden, para efectuar una operación bursátil, se entenderá respecto de la Casa de Valores y de los comitentes, efectuada sobre la base que éstos quedan sujetos a los reglamentos de la bolsa respectiva; y, en el mercado extrabursátil, a las normas de carácter general que expida el Consejo Nacional de Valores. SANTA FE CASA DE VALORES S.A., podrá suscribir contratos con los inversionistas institucionales para que bajo el amparo y responsabilidad de ésta, puedan realizar operaciones directas en la bolsa. El Consejo Nacional de Valores, expedirá las normas especiales para estos contratos. Si SANTA FE CASA DE VALORES S.A., actúa en la compra o venta de valores, queda obligada a pagar el precio de la compra o efectuar la entrega de los valores vendidos, sin que pueda oponer la excepción de falta de provisión. Será responsable de la identidad y capacidad legal de las personas que contrataren por su intermedio, de la existencia e integridad de los valores que negocien y de la autenticidad del último endoso, cuando procediere; sin embargo, no será responsable ni asumirá responsabilidad respecto de la solvencia del emisor. No podrá utilizar dineros de sus comitentes para cumplir obligaciones pendientes o propias, o de otros comitentes, ni podrá compensar las sumas que recibieron para comprar ni el precio que se les entregare por los valores vendidos, con las cantidades que les adeude el cliente comprador o vendedor. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

244 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A N.D.S NARRATIVA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS NARRATIVA DE LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A DEPARTAMENTO DE SISTEMAS El Departamento de Sistemas está orientado a salvaguardar la información de la empresa, sistematizar los procesos y mejorar la calidad de información a entregar. Dentro de sus competencias esta salvaguardar la información de la organización, de los empleados y el más importante y que es exigido por la ley es mantener el sigilo bursátil. Poseen un sistema integrado que se denomina Conozca su cliente, Conozca su empleado y Conozca su proveedor el mismo que se encuentra información integrada sobre sus fondos lícitos, su historia entre demás aspectos necesarios que son requeridos por la ley y por el Oficial de Cumplimiento. El mismo que deberá ser llenado, actualizado y alimentado de información de fuente fidedigna por el Oficial de Cumplimiento de manera diaria con el fin de evitar fraudes o lavado de activos. Dentro de las políticas de la organización, está el de implantar un sistema en el que el acceso a la información sea resguardado y evitar fraudes por hackers, este procedimiento aún se está implantando. Los sistemas implementados por el Departamento de Sistemas han permitido que los tiempos y costos mejoren como es la elaboración automática de las Órdenes Recibidas y Ordenes Emitidas. Como es un sistema nuevo ha tenido sus falencias las mismas que han sido rectificadas en su momento. Las principales funciones son: Mantenimiento de los equipos, detección y resolución de averías. Sintonía del sistema operativo y optimización del rendimiento. Gestión de cuentas de usuario y asignación de recursos a las mismas. Preservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de usuario, incluyendo copias de seguridad periódicas. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

245 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.J.A 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia la Junta 1 Directiva? 2 La Dirección está comprometida con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? 3 La organización establece estándares de conducta? 4 Las expectativas de la Junta Directiva y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? 5 6 Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? No son difundidos a los proveedores. 7 Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? 8 La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? 9 Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? 10 Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno. 1 La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? 2 Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? 3 La Junta Directiva aplica experiencia relevante? 226

246 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 La Junta Directiva opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son 8 independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del 10 diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? OBSERV. No existe Supervisión La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? 5 Las líneas de reporte permiten la ejecución de autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? 2/11 10 El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 227

247 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? 3/11 Alta rotación de personal La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos. La organización hace cumplir la responsabilidad 1 a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el 2 desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? No existen incentivos 228

248 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? Evalúa la consideración de factores externos e internos 3 en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? x

249 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? 2 La evaluación del fraude considera el Reporting fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? 4 La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? 5 La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? 10 La gestión por parte del oficial de complimiento es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? 2 El proceso de identificación de riesgos considera cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? 5 Considera cambios en administración y respectivas actitudes y filosofías en el sistema de control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? 2 Las actividades de control ayudan a asegurar que las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 230

250 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? 4 Establece actividades de control relevantes para los procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 5 control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 6 control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? 7 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y 3 las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 231

251 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre 7 temas identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? 7 Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? Los sistemas de información producen información 8 que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? 9 La información es revisada para evaluar su relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la 10 información comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con la Junta directiva? Existe comunicación entre la administración y la Junta Directiva; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 232

252 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? 7 Se separan canales de comunicación las cuales sirven como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los procesos están en ejecución para comunicar la 8 información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? 4 Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y Junta Directiva información relevante? 5 La información relevante resultante de evaluaciones conducidas por partes externas es comunicada a la Junta Directiva? 6 Se comunica con la Dirección? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los métodos de comunicación consideran el tiempo, 8 público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 233

253 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? 9 Las evaluaciones independientes son desarrolladas periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? 2 La Administración según corresponda, evalúa los resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? 4 Las deficiencias son comunicadas a las partes responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y la Junta Directiva? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 234

254 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

255 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 650 x NIVEL DE CONFIANZA 42% NIVEL DE RIESGO 58% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 42% (Bajo) y un nivel de riesgo de 58% (Moderado). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

256 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.D 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DIRECTORIO N PREGUNTAS RESP SI NO AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. PND CALIF 1 Establece el tono de la gerencia la Directorio? OBSERV. 2 El Directorio está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? La organización establece estándares de conducta? Las expectativas del Directorio y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? No son difundidos a nivel operativo. 6 La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? 7 Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? 8 La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? 9 Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? 10 Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno. 1 2 La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? 3 El Directorio aplica experiencia relevante? 237

257 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 El Directorio opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son 8 independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? La Conserva la responsabilidad de supervisión del Responsabilid 10 diseño, implementación y conducción del Control ad es Interno de la Administración? compartida La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? 5 Las líneas de reporte permiten la ejecución de autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? 6 Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? 7 Conserva autoridad sobre las decisiones significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando 8 a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de 9 la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y 10 las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 2/11 238

258 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? Plan de Carrera Nulo La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos. La organización hace cumplir la responsabilidad 1 a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el 2 desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 El incentivo es desigual al desempeño 239

259 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? 3 Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? x

260 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? 2 La evaluación del fraude considera el Reporting fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? 4 La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? 5 La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? 10 La gestión por parte del oficial de complimiento es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? 2 El proceso de identificación de riesgos considera cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? 5 Considera cambios en administración y respectivas actitudes y filosofías en el sistema de control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? x 0 0 5/11 241

261 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? 5 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 6 control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? 7 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y 3 las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 242

262 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre temas 7 identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? X Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? X Los sistemas de información producen información 8 que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? 9 La información es revisada para evaluar su relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la información 10 comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Directorio? x Existe comunicación entre la administración y el Directorio; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 243

263 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los procesos están en ejecución para comunicar la información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? 4 Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y Junta Directiva información relevante? 5 La información relevante resultante de evaluaciones conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con la Dirección? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 244

264 9/11 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? La administración cambia el alcance y la frecuencia 6 de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro 8 de los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? 2 La Administración según corresponda, evalúa los resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? 4 Las deficiencias son comunicadas a las partes responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el Directorio? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL OBSERV. Todo al mismo nivel 245

265 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

266 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO DIRECTORIO TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 680 x NIVEL DE CONFIANZA 44% NIVEL DE RIESGO 56% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 44% (Bajo) y un nivel de riesgo de 56% (Moderado). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

267 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.P.E 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PRESIDENCIA EJECUTIVA N PREGUNTAS RESP SI NO AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia la Presidencia 1 Ejecutiva? 2 El Presidencia Ejecutiva está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? PND CALIF OBSERV. 3 La organización establece estándares de conducta? Las expectativas de la Presidencia Ejecutiva y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? La Presidencia Ejecutiva aplica experiencia relevante? No Clarament e 248

268 N PREGUNTAS Define, mantiene y periódicamente evalúa las habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? Conserva o delega responsabilidades de supervisión? La Presidencia Ejecutiva opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? RESP SI NO PND CALIF OBSERV. De Forma continua La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? 5 Las líneas de reporte permiten la ejecución de autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 2/11 249

269 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas 2 de competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la 4 organización y en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos. La organización hace cumplir la responsabilidad 1 a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? 2 Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? 3 La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la 4 entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? 5 Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? 6 Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 250

270 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? 3 Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? 251

271 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? 2 La evaluación del fraude considera el Reporting fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? 4 La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? 5 La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? 10 La gestión por parte del oficial de complimiento es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? 2 El proceso de identificación de riesgos considera cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? 5 Considera cambios en administración y respectivas actitudes y filosofías en el sistema de control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 252

272 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? 5 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? 6 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 7 control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y 3 las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 253

273 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre temas 7 identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? X Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? X Los sistemas de información producen información que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? 9 La información es revisada para evaluar su relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la información 10 comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Presidente Ejecutivo? Existe comunicación entre la administración y el Presidente Ejecutivo; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 254

274 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los procesos están en ejecución para comunicar la 8 información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, 4 auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y el Presidente Ejecutivo información relevante? 5 La información relevante resultante de evaluaciones conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con el Presidente Ejecutivo? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 255

275 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? 2 La Administración según corresponda, evalúa los resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? 4 Las deficiencias son comunicadas a las partes responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el Presidente Ejecutivo? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 256

276 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

277 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO PRESIDENCIA EJECUTIVA TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 780 x NIVEL DE CONFIANZA 50% NIVEL DE RIESGO 50% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 50% (Bajo) y un nivel de riesgo de 50% (Alto). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

278 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.V.E 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia la 1 Vicepresidencia Ejecutiva? La vicepresidencia Ejecutiva está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? La organización establece estándares de conducta? Las expectativas de la vicepresidencia Ejecutiva y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? OBSERV. El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? La vicepresidencia Ejecutiva aplica experiencia relevante? 259

279 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 La vicepresidencia Ejecutiva opera de manera independiente? 8 Tiene suficientes miembros, quienes son independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del 10 diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? 5 Las líneas de reporte permiten la ejecución de autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? 6 Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones 7 significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando 8 a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? 9 Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? 10 El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 2/11 260

280 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos. La organización hace cumplir la responsabilidad 1 a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? 2 Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 261

281 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? 3 Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? 262

282 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? 2 La evaluación del fraude considera el Reporting fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? 4 La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? 5 La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? 10 La gestión por parte del oficial de complimiento es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? 2 El proceso de identificación de riesgos considera cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? Considera cambios en administración y 5 respectivas actitudes y filosofías en el sistema de 0 control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? X 10 0 Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 263

283 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? 5 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 6 control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? 7 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y 3 las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 264

284 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre 7 temas identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? 7 Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? 8 Los sistemas de información producen información que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? La información es revisada para evaluar su 9 relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la 10 información comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Presidente Ejecutivo? Existe comunicación entre la administración y el Presidente Ejecutivo; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 265

285 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los procesos están en ejecución para comunicar la 8 información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, 4 auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y el Presidente Ejecutivo información relevante? 5 La información relevante resultante de evaluaciones conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con el Presidente Ejecutivo? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 266

286 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? 2 La Administración según corresponda, evalúa los resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? 4 Las deficiencias son comunicadas a las partes responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el vicepresidente Ejecutivo? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 267

287 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

288 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 770 x NIVEL DE CONFIANZA 50% NIVEL DE RIESGO 50% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 50% (Bajo) y un nivel de riesgo de 50% (Alta). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

289 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.O.C 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO OFICIAL DE CUMPLIMIEMTO CUESTIONARIO CONTROL INTERNO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia la Oficial de 1 Cumplimiento? Oficial de Cumplimiento está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? La organización establece estándares de conducta? Las expectativas de la Oficial de Cumplimiento y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? OBSERV. El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? La Oficial de Cumplimiento aplica experiencia relevante? 270

290 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 La Oficial de Cumplimiento opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son 8 independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del 10 diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? 5 Las líneas de reporte permiten la ejecución de autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? 6 Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones 7 significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando 8 a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? 9 Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? 2/11 10 El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 271

291 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos. La organización hace cumplir la responsabilidad 1 a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? 2 Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 272

292 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? Evalúa la consideración de factores externos e internos 3 en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? 273

293 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? La evaluación del fraude considera el Reporting 2 fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? 4 La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? 5 La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? La gestión por parte del oficial de complimiento 10 es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? El proceso de identificación de riesgos considera 2 cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? Considera cambios en administración y 5 respectivas actitudes y filosofías en el sistema de 0 control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 274

294 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? 5 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? 6 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 7 control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? 3 La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 275

295 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre 7 temas identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? 7 Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? 8 Los sistemas de información producen información que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? La información es revisada para evaluar su 9 relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la 10 información comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Oficial de Cumplimiento? Existe comunicación entre la administración y el Oficial de Cumplimiento; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 276

296 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los procesos están en ejecución para comunicar la 8 información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, 4 auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y el Oficial de Cumplimiento información relevante? 5 La información relevante resultante de evaluaciones conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con el Oficial de Cumplimiento? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 277

297 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? La Administración según corresponda, evalúa los 2 resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? Las deficiencias son comunicadas a las partes 4 responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el Oficial de Cumplimiento? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 278

298 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

299 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 780 x NIVEL DE CONFIANZA 50% NIVEL DE RIESGO 50% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 50% (Bajo) y un nivel de riesgo de 50% (Alto). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

300 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.D.F 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO ADMNISTRATIVO FINANCIERO N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia el 1 Departamento? OBSERV Está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? La organización establece estándares de conducta? Las expectativas del Departamento y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno. 1 2 La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? 3 El Departamento aplica experiencia relevante? 281

301 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 El Departamento opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son 8 independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del 10 diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? Las líneas de reporte permiten la ejecución de 5 autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? 6 Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones 7 significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando 8 a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de 9 la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? 2/11 10 El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 282

302 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos La organización hace cumplir la responsabilidad a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 283

303 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? Evalúa la consideración de factores externos e internos 3 en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? 284

304 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? La evaluación del fraude considera el Reporting 2 fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por 4 adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? La evaluación del riesgo de fraude considera 5 cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? La gestión por parte del oficial de complimiento 10 es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? El proceso de identificación de riesgos considera 2 cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? Considera cambios en administración y 5 respectivas actitudes y filosofías en el sistema de 0 control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 285

305 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? 5 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? 6 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 7 control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y 3 las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 286

306 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre 7 temas identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? 7 Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? Los sistemas de información producen información 8 que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? 9 La información es revisada para evaluar su relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la 10 información comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Oficial de Cumplimiento? Existe comunicación entre la administración y el Oficial de Cumplimiento; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 287

307 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los procesos están en ejecución para comunicar la 8 información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, 4 auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y el Oficial de Cumplimiento información relevante? La información relevante resultante de evaluaciones 5 conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con el Oficial de Cumplimiento? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 288

308 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? La Administración según corresponda, evalúa los 2 resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? Las deficiencias son comunicadas a las partes 4 responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el Oficial de Cumplimiento? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 289

309 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

310 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FNANCIERO TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 810 x NIVEL DE CONFIANZA 52% NIVEL DE RIESGO 48% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 52% (Bajo) y un nivel de riesgo de 48% (Alto). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

311 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.O.V 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO ATENCIÓN AL CLIENTE N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia el 1 Departamento? OBSERV Está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? La organización establece estándares de conducta? Las expectativas del Departamento y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno. 1 2 La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? 3 El Departamento aplica experiencia relevante? 292

312 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 El Departamento opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son 8 independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del 10 diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? 5 Las líneas de reporte permiten la ejecución de autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? 6 Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones 7 significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando 8 a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de 9 la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? 2/11 10 El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 293

313 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener 7 personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos La organización hace cumplir la responsabilidad a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 294

314 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? 3 Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? 295

315 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? La evaluación del fraude considera el Reporting 2 fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? 4 La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? 5 La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? La gestión por parte del oficial de complimiento 10 es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? El proceso de identificación de riesgos considera 2 cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? Considera cambios en administración y 5 respectivas actitudes y filosofías en el sistema de control interno? 0 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 296

316 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 5 control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 6 control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 7 control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? 3 La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 297

317 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre 7 temas identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? 7 Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? 8 Los sistemas de información producen información que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? La información es revisada para evaluar su 9 relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la 10 información comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Oficial de Cumplimiento? Existe comunicación entre la administración y el Oficial de Cumplimiento; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 298

318 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los procesos están en ejecución para comunicar la 8 información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, 4 auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y el Oficial de Cumplimiento información relevante? La información relevante resultante de evaluaciones 5 conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con el Oficial de Cumplimiento? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 299

319 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? 2 La Administración según corresponda, evalúa los resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? Las deficiencias son comunicadas a las partes 4 responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el Oficial de Cumplimiento? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 300

320 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

321 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO DEPARTAMENTO ATENCION AL CLIENTE TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 820 x NIVEL DE CONFIANZA 53% NIVEL DE RIESGO 47% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 53% (Bajo) y un nivel de riesgo de 47% (Alto). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

322 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.A.C 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO ASESORIA CORPORATIVA N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia el 1 Departamento? OBSERV Está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? La organización establece estándares de conducta? Las expectativas del Departamento y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno. 1 2 La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? 3 El Departamento aplica experiencia relevante? 303

323 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 El Departamento opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son 8 independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del 10 diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? Las líneas de reporte permiten la ejecución de 5 autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? 6 Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones 7 significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando 8 a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de 9 la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? 2/11 10 El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 304

324 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos La organización hace cumplir la responsabilidad a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 305

325 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? Evalúa la consideración de factores externos e internos 3 en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? 306

326 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? La evaluación del fraude considera el Reporting 2 fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por 4 adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? La evaluación del riesgo de fraude considera 5 cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? La gestión por parte del oficial de complimiento 10 es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? El proceso de identificación de riesgos considera 2 cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? Considera cambios en administración y 5 respectivas actitudes y filosofías en el sistema de 0 control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 307

327 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? 5 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? 6 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 7 control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y 3 las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 308

328 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre 7 temas identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? 7 Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? Los sistemas de información producen información 8 que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? 9 La información es revisada para evaluar su relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la 10 información comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Oficial de Cumplimiento? Existe comunicación entre la administración y el Oficial de Cumplimiento; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 309

329 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? Los procesos están en ejecución para comunicar la 8 información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, 4 auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y el Oficial de Cumplimiento información relevante? La información relevante resultante de evaluaciones 5 conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con el Oficial de Cumplimiento? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 310

330 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? La Administración según corresponda, evalúa los 2 resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? Las deficiencias son comunicadas a las partes 4 responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el Oficial de Cumplimiento? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 311

331 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

332 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO DEPARTAMENTO DE ASESORIA CORPORATIVA TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 810 x NIVEL DE CONFIANZA 52% NIVEL DE RIESGO 48% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 52% (Bajo) y un nivel de riesgo de 48% (Alto). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

333 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A C.D.S 1/11 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO SISTEMAS N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. Establece el tono de la gerencia el 1 Departamento? OBSERV Está comprometido con los valores y principios éticos y los refuerzan en sus actuaciones? La organización establece estándares de conducta? Las expectativas del Departamento y la Dirección con respecto a la integridad y los valores éticos son definidos en los estándares de conducta de la entidad? Los valores éticos son entendidos en todos los niveles de la organización y por los proveedores de servicio externos y socios de negocios? La entidad evalúa la adherencia a estándares de conducta? Los procesos están en su lugar para evaluar el desempeño de los individuos y equipos en relación con los estándares de conducta esperados por la entidad? La entidad aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna? Las desviaciones de los estándares de conducta esperados en la entidad son identificadas? Las desviaciones identificadas son corregidas oportuna y adecuadamente? El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno. 1 2 La entidad establece las responsabilidades de supervisión de la dirección? Identifica y acepta su responsabilidad de supervisión con respecto a establecer requerimientos y expectativas? 3 El Departamento aplica experiencia relevante? 314

334 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. Define, mantiene y periódicamente evalúa las 4 habilidades y experiencia necesaria entre sus miembros? 5 Esto les permite hacer preguntas de sondeo de la Alta Dirección y tomar medidas proporcionales? 6 Conserva o delega responsabilidades de supervisión? 7 El Departamento opera de manera independiente? Tiene suficientes miembros, quienes son 8 independientes de la Administración y objetivos en evaluaciones y toma de decisiones? 9 Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno? Conserva la responsabilidad de supervisión del 10 diseño, implementación y conducción del Control Interno de la Administración? La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. 1 La dirección considera todas las estructuras de la entidad? 2 Considera las estructuras múltiples utilizadas para apoyar la consecución de los objetivos? 3 Establece líneas de reporte? 4 Diseña y evalúa las líneas de reporte para cada estructura de la entidad? Las líneas de reporte permiten la ejecución de 5 autoridades y responsabilidades y el flujo de información para gestionar las actividades de la entidad? 6 Define, asigna y delimita autoridades y responsabilidades? Conserva autoridad sobre las decisiones 7 significativas y revisa las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y responsabilidades? Establece instrucciones, guías, y control habilitando 8 a la administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus responsabilidades de control interno? Guía y facilita la ejecución de las instrucciones de 9 la Alta Dirección dentro de la entidad y sus subunidades? 2/11 10 El personal entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus respectivos niveles de la entidad? 315

335 N PREGUNTAS RESP PND CALIF SI NO OBSERV. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1 La organización establece políticas y prácticas? Las políticas y prácticas reflejan las expectativas de 2 competencia necesarias para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 3 Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias? Evalúan la competencia a través de la organización y 4 en los proveedores de servicios externos de acuerdo con las políticas y prácticas establecidas? 5 Actúa cuando es necesario direccionando las deficiencias? 6 La organización atrae, desarrolla y retiene profesionales? 7 La organización provee la orientación y la capacitación necesaria para atraer, desarrollar y retener personal suficiente y competente y proveedores de servicios externos para apoyar el cumplimiento de los objetivos? 8 La organización planea y se prepara para sucesiones? 9 Desarrolla planes de contingencia para la asignación de la responsabilidad importante para el control interno? La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos La organización hace cumplir la responsabilidad a través de estructuras, autoridades y responsabilidades? Establecen los mecanismos para comunicar y mantener profesionales responsables para el desempeño de las responsabilidades de control interno a través de la organización, e implementan acciones correctivas cuando es necesario? La organización establece medidas de desempeño, incentivos y premios? Establecen medidas de desempeño, incentivos, y otros premios apropiados para las responsabilidades en todos los niveles de la entidad, reflejando dimensiones de desempeño apropiadas y estándares de conducta esperados, y considerando el cumplimiento de objetivos a corto y largo plazo? Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso? Alinea incentivos y premios con el cumplimiento de las responsabilidades de control interno para la consecución de los objetivos? 3/11 316

336 N PREGUNTAS RESP SI NO 7 La organización considera presiones excesivas? Evalúan y ajustan las presiones asociadas con el 8 cumplimiento de los objetivos así como asignan responsabilidades, desarrollan medidas de desempeño y evalúan el desempeño? 9 Evalúa desempeño y premios o disciplina los individuos? Evalúan el desempeño de las responsabilidades de control interno, incluyendo la adherencia a los 10 estándares de conducta y los niveles de competencia esperados? TOTAL PONDERADO /11 PND CALIF OBSERV. EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 1 Considera la tolerancia al riesgo? 2 Constituye una base para administrar los recursos? 3 Cumple con los estándares contables aplicables? 4 Refleja las actividades de la entidad? 5 Cumple con los estándares y marcos externos? 6 Refleja las elecciones de la administración? 7 Considera el nivel requerido de precisión? 8 Refleja las leyes y regulaciones externas? 9 Considera la tolerancia al riesgo La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. 1 Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales? 2 Identifica y evalúa los riesgos a nivel de la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles funcionales relevantes para la consecución de los objetivos? 3 Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de los riesgos que puedan afectar a los objetivos? 4 Determina niveles apropiados de administración? 5 Evalúa si existen mecanismos adecuados para la identificación y análisis de riesgos? 6 Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados? 7 Entiende la tolerancia al riesgo de la organización? 8 Determina la respuesta a los riesgos? La evaluación de riesgos incluye la consideración de 9 cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar, reducir o compartir el riesgo? 317

337 N PREGUNTAS RESP SI NO PND CALIF OBSERV. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. 1 La entidad considera varios tipos de fraude? La evaluación del fraude considera el Reporting 2 fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción? 3 La evaluación del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones? La evaluación del riesgo de fraude tiene en consideración el riesgo de fraude por 4 adquisiciones no autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de información, u otros actos inapropiados? 5 La evaluación del riesgo de fraude considera cómo la dirección u otros empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas? 6 La entidad realiza el procedimiento de conozca su cliente? 7 Se realiza un seguimiento del origen de las negociaciones realizadas? 8 Se verifican si los clientes se encuentran en las listas negras? 9 La organización tiene instaurado un sistema de reconocimiento del origen lícito de fondos? La gestión por parte del oficial de complimiento 10 es eficiente? La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno. 1 Evalúa cambios en el ambiente externo? El proceso de identificación de riesgos considera 2 cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que la entidad opera? 3 Evalúa cambios en el modelo de negocios? 4 La entidad evalúa cambios en liderazgo? Considera cambios en administración y 5 respectivas actitudes y filosofías en el sistema de control interno? 6 Se mantienen estrategias para minimizar las debilidades? 7 Se han adoptado medidas para minimizar las amenazas? TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 1 La entidad se integra con la evaluación de riesgos? Las actividades de control ayudan a asegurar que 2 las respuestas a los riesgos que direccionan y mitigan los riesgos son llevadas a cabo? 5/11 318

338 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 Considera factores específicos de la entidad? 4 Determina la importancia de los procesos del negocio? 5 Determina la importancia de los procesos del negocio en las actividades de control? 6 Evalúa una mezcla de tipos de actividades de control? 7 Considera en qué nivel las actividades son aplicadas? 8 Considera las actividades de control en varios niveles de la entidad? 9 La entidad direcciona la segregación de funciones? La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. Determina la relación entre el uso de la tecnología en 1 los procesos del negocio y los controles generales de tecnología? 2 Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante? 3 Establece las actividades de control para la administración de procesos relevantes de seguridad? Establece actividades de control relevantes para los 4 procesos de adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología? La dirección selecciona y desarrolla actividades de 5 control diseñadas e implementadas para ayudar a asegurar la completitud, precisión y disponibilidad de la tecnología? 6 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control diseñadas e implementadas para restringir los derechos de acceso, con el fin de proteger los activos de la organización de amenazas externas? 7 La dirección selecciona y desarrolla actividades de control sobre la adquisición, desarrollo y mantenimiento de la tecnología y su infraestructura? La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. La entidad establece políticas y procedimientos para 1 apoyar el despliegue de las directivas de la administración? 2 La organización establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutar las políticas? La administración establece actividades de control que están construidas dentro de los procesos del negocio y 3 las actividades del día a día de los empleados a través de políticas estableciendo lo que se espera y los procedimientos relevantes especificando acciones? 4 Funciona oportunamente? El personal responsable desarrolla las actividades de 5 control oportunamente, como es definido en las políticas y procedimientos? 6/11 319

339 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Se toman acciones correctivas? El personal responsable investiga y actúa sobre 7 temas identificados como resultado de la ejecución de actividades de control? 8 La empresa trabaja con personal competente? 9 Se reevalúan políticas y procedimientos? TOTAL PONDERADO SISTEMAS DE INFORMACIÓN La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 1 La empresa identifica los requerimientos de información? 2 La empresa captura fuentes internas y externas de información? 3 Los sistemas de información capturan fuentes internas y externas de información? 4 La organización procesa datos relevantes dentro de la información? 5 Se mantiene la calidad de la información a través de procesamiento? 6 Los sistemas de información consideran costos y beneficios? 7 Los sistemas de información procesan datos relevantes y los transforman en información? Los sistemas de información producen información 8 que es oportuna, actual, precisa, completa, accesible, protegida, verificable y retenida? La información es revisada para evaluar su 9 relevancia en el soporte de los componentes de control interno? La naturaleza, cantidad y precisión de la 10 información comunicada están acorde con, y apoyan, el cumplimiento de los objetivos? La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 1 La dirección comunica la información de control interno? 2 La dirección tiene una comunicación abierta con el Oficial de Cumplimiento? Existe comunicación entre la administración y el Oficial de Cumplimiento; por lo tanto, ambas partes tienen la información necesaria para cumplir con sus roles con respecto a los objetivos de la entidad? La empresa proporciona líneas de comunicación separadas? La entidad selecciona métodos de comunicación relevantes? 7/11 320

340 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 6 Los métodos de comunicación consideran tiempo, público y la naturaleza de la información? Se separan canales de comunicación las cuales sirven 7 como mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los procesos están en ejecución para comunicar la información requerida para permitir que todo el personal entienda y lleve a cabo sus responsabilidades de control interno? La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno. 1 La entidad se comunica con grupos de interés externos? Los procesos están en funcionamiento para comunicar información relevante y oportuna a grupos de interés 2 externos, incluyendo accionistas, socios, propietarios, reguladores, clientes, analistas financieros y demás partes externas? 3 Los grupos de interés permiten comunicaciones de entrada? Los canales de comunicación abiertos permiten los aportes de clientes, consumidores, proveedores, 4 auditores externos, reguladores, analistas financieros, entre otros, y proporcionan a la administración y el Oficial de Cumplimiento información relevante? La información relevante resultante de evaluaciones 5 conducidas por partes externas es comunicada al Directorio? 6 Se comunica con el Oficial de Cumplimiento? Separa canales de comunicación, como líneas directas de denuncia de irregularidades, las cuales sirven como 7 mecanismos a prueba de fallos para permitir la comunicación anónima o confidencial cuando los canales normales son inoperantes o ineficientes? 8 Los métodos de comunicación consideran el tiempo, público, y la naturaleza de la comunicación y los requerimientos y expectativas legales, regulatorias y fiduciarias? 9 Selecciona métodos de comunicación relevantes? La entidad proporciona líneas de comunicación 10 separadas? TOTAL PONDERADO SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes La administración considera una combinación de 1 evaluaciones continuas e independientes? 2 La administración considera tasa de cambio? 8/11 321

341 N PREGUNTAS RESP PND CALIF OBSERV. SI NO 3 La organización establece un punto de referencia para el entendimiento? 4 La entidad dispone de personal capacitado? 5 Las evaluaciones continuas se integran con los procesos del negocio? 6 La administración cambia el alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependiendo el riesgo? 7 La organización evalúa objetivamente? Las evaluaciones continuas son construidas dentro de 8 los procesos del negocio y se ajustan a las condiciones cambiantes? Las evaluaciones independientes son desarrolladas 9 periódicamente para proporcionar una retroalimentación objetiva? La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno 1 La organización evalúa resultados? La Administración según corresponda, evalúa los 2 resultados de las evaluaciones continuas e independientes? 3 La entidad comunica deficiencias? Las deficiencias son comunicadas a las partes 4 responsables para tomar las acciones correctivas y a la Alta Dirección y el Oficial de Cumplimiento? 5 La organización supervisa acciones correctivas? 6 La administración monitorea si las deficiencias son corregidas oportunamente? 7 Se establecen estrategias de mejora de las deficiencias? 8 Se considera a todo el personal de la organización en las acciones correctivas? 9 Existe una comunicación abierta para realizar comunicación de deficiencias? TOTAL PONDERADO TOTAL /11 322

342 10/11 MATRIZ DE PONDERACIÓN DE RIESGO N PREGUNTA SI NO POND CALIF 1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1 La entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce supervisión de desempeño del sistema de control interno La dirección establece con la supervisión del consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos TOTAL PONDERADO EVALUACIÓN DE RIESGOS 2.1 La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. 2.2 La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno TOTAL PONDERADO ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN TOTAL PONDERADO La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno TOTAL PONDERADO

343 11/11 5 SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o 5.1 independientes La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL PONDERADO TOTAL EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 630 x NIVEL DE CONFIANZA 41% NIVEL DE RIESGO 59% Lo que implica que los procedimientos de conocimiento al cliente tiene un nivel de confianza del 41% (Bajo) y un nivel de riesgo de 59% (Medio). Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

344 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A E.C.I. 1/3 EVALUACIÓN DE CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO N PREGUNTA PONDERACIÓN TOTAL JUNTA DIRECTIVA DIECTORIO PRESIDENCIA EJECUTIVA VICEPRES. EJECUTIVA OFICIAL DE CUMPLIMIENTO D. ADMINIS- FINANCIERO D. ATENCION AL CLIENTE D. ASESORIA CORPORATIVA D. SISTEMAS 1 AMBIENTE DE CONTROL La entidad demuestra compromiso con la 1.1 integridad y los valores éticos. El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce 1.2 supervisión de desempeño del sistema de control interno. La dirección establece con la supervisión del 1.3 consejo las estructuras, líneas de reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad. La organización demuestra compromiso para 1.4 atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes. 1.5 La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de objetivos. 2 EVALUACIÓN DE RIESGOS La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos. La organización identifica los riesgos para la consecución de objetivos en todos los niveles de la entidad. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de objetivos. La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al Sistema de Control Interno

345 3 ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1 La organización define y desarrolla actividades que contribuyen a la mitigación de riesgos. 3.2 La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar a la consecución de los objetivos. 3.3 La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales de control interno. 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4.1 La organización obtiene o genera y utiliza la información relevante y de calidad para apoyar al funcionamiento del control interno. 4.2 La organización comunica la información internamente incluido los objetivos y responsabilidades. 4.3 La organización se comunica con grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL 5.1 La organización selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes 5.2 La organización evalúa y comunica las deficiencias del control interno TOTAL /3 326

346 3/3 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NIVEL DE CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 5%-55% 56%-75% 76%-99% NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO EVALUACÍON DE CONTROL INTERNO TOTAL DE RESPUESTAS AFIRMATIVAS CALIFICACIÓN TOTAL x 100 = 6780 x NIVEL DE CONFIANZA 55% NIVEL DE RIESGO 45% Luego de la evaluación al Control Interno se obtuvo un resultado global de un nivel de confianza del 55% (Bajo) y un nivel de riesgo de 45% (Alto) razón por la cual se aplicará la Auditoria de Gestión a todos los departamentos. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

347 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A I.C.I. 1/3 INFORME DE CONTROL INTERNO ING. JOSÉ VÁSQUEZ PRESIDENTE EJECUTIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Presente. De mi consideración: El informe o el resultado de la evaluación de Control Interno en base al COSO III, realizado dentro de la Auditoria de Gestión a los departamentos directivos como operativos de la empresa Santa Fe Casa de Valores S.A., por el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 se determinó lo siguiente: AMBIENTE DE CONTROL La entidad si dispone de un Código de Ética para verificar la conducta de las personas orientadas a la integración, responsabilidad y confidencialidad de la información de los clientes que buscan invertir capital en acciones y bonos que están negociándose en las Bolsas de Valores. Lo comentado se debió a que el código de ética no está siendo aplicado, por lo que pone en riesgo la información obtenida de las actividades económicas que desarrolla el cliente, información personal, entre otros. Por aquello se ve la necesidad de tomar acciones que busquen comunicar la existencia del código de ética en la institución. Además, los gerentes y jefes departamentales no tienen un cronograma para el control y seguimiento de los objetivos. RECOMENDACIONES Al Presidente Ejecutivo de la Empresa Debe asignar o designar a una persona relacionada con el departamento de atención al cliente que desarrolle estrategias para comunicar la existencia del Código de Ética y emitirá mediante resolución el Código de Ética Institucional, el cual contendrá entre otros aspectos, la definición de lo valores éticos generales y específicos relacionados con responsabilidad y confidencialidad de la información obtenida al cliente. Además el Presidente Ejecutivo de la casa de valores, debe elaborar un cronograma para entregar los objetivos alcanzados mensualmente o de acuerdo a lo planificado. 328

348 2/3 Al jefe de Atención al Cliente Comunicar la existencia del Código de Ética con la participación y socialización de los empleados internos documentos que contendrá entre otros aspectos, principios y valores éticos generales y específicos relacionados con la misión y visión de la empresa. EVALUACIÓN DEL RIESGO La empresa no ha efectuado un sistema para la administración de riesgos bursátiles, por falta de políticas, lineamientos, procedimientos específicos, por falta de decisiones de los propietarios de la empresa por no contar con un mapa de riesgos y un plan de mitigación; y ha creado un obstáculo para minimizar los efectos de las operaciones bursátiles y proyectar futuras ganancias por los ingresos de las comisiones. El no cumplimiento de los objetivos puede afectar la rentabilidad de la empresa. RECOMENDACIONES Al de Oficial Cumplimiento Planificar y desarrollar la administración de riesgos para la administración de operaciones bursátiles que contenga: el mapa de riesgos, el plan de mitigación y de respuesta a los riesgos para las operaciones bursátiles. Al Presidente Ejecutivo de la Empresa Revisar, analizar y aprobar el mapa de riesgos institucionales, el plan de mitigación y respuesta a los riesgos. ACTIVIDADES DE CONTROL La empresa Santa Fe Casa de Valores, no dispone de un manual de funciones y responsabilidades del personal que de la organización y tampoco existe una relación o alineación de objetivos entre el departamento financiero, atención al cliente, asesoría corporativa y departamento de sistemas. De igual forma tiene que comunicar el alcance de los objetivos por medio de pancartas o indicadores. RECOMENDACIONES Al Jefe Financiero Debe elaborar un manual de funciones para el personal con las actividades relacionados a las rentas fijas y variables, a las órdenes, ingresos, ejecución y negociación de las transacciones bursátiles de acuerdo las normas que emiten las Bolsas de Valores. Al Jefe de Asesoría Corporativa Revisar toda la información que se relaciona con las operaciones bursátiles que se desarrolla en la empresa y generar un solo manual que beneficie y favorezca a cada uno de los empleados que laboran en la empresa. 329

349 3/3 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La empresa no tiene actualizado el sistema de información de los clientes, fuentes para identificar la procedencia de dinero, lo que ocasionado que muchas negociaciones se caigan por la falta información bursátil y financiera para los clientes. Además, se ha creado cuellos de botella en la automatización de contratos, especialmente en registrar, procesar, resumir a tiempo la información para usuarios internos y externos. RECOMENDACIONES Al jefe de Sistemas Realizar un levantamiento de la información de las actividades que crean valor para la empresa (operaciones bursátiles) para actualizar la información bursátil. SEGUIMIENTO En la empresa no se realiza un seguimiento para establecer la capacidad productiva y económica de las operaciones bursátiles que lleva a cabo la empresa. No se aplica el control interno para evidenciar y establecer evaluaciones periódicas de la gestión con el fin de identificar las fortalezas y debilidades; además, no se ejecutaron y atendieron de manera efectiva las recomendaciones por los reportes que emiten los jefes departamentales. RECOMENDACIONES El Oficial de Cumplimiento Debe establecer parámetros para dar seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno en los departamentos que conforman la organización. Además, se dispondrá de empleados involucrados el total cumplimiento de las recomendaciones emitidas como producto de las auditorías. Atentamente, Verónica Muñoz JEFE DE AUDITORIA MUÑOZ & ASOCIADOS CÍA LTDA Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

350 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.J 1/2 HOJA DE TRABAJO JUNTA DIRECTIVA COMPONENTE: JUNTA DIRECTIVA PROCEDIMIENTO: Verificar en forma documental el cumplimiento de las funciones de la Junta Directiva. TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Analizar y comprobar que la Junta Directiva cumplió con sus funciones y con lo determinado en la Acta de Junta de Accionistas del Año 2013 HOJA DE TRABAJO 1 JUNTA DIRECTIVA *Observado H.T

351 Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Número de Juntas Ordinarias realizadas durante el año. Junta de Accionistas Responsables de realizar una junta ordinaria durante el año. Fórmula del indicador (Número de Juntas Ordinarias realizadas durante el año/juntas Ordinarias Planificadas )*100% Cálculo del Indicador = 100% Conclusión: Durante el año 2015 se realizó el total de Juntas Ordinarias de Accionistas planificadas. Recomendación: Se recomienda que la entidad siga en cumplimiento al 100% de dicho indicador. 2 Número de Juntas Extraordinarias realizadas durante el año Responsables de realizar cuatro junta extraordinaria durante el año. (Número de Juntas Extraordinarias realizadas durante el año/juntas Extraordinarias Planificadas 75% )*100% = Fuente Acta de Junta Ordinaria de Accionistas del año 2015 Actas de Juntas Extraordinarias de Accionistas del año 2015 Conclusión: De las cuatro Juntas Extraordinarias que se planificaron durante el año 2015 se realizaron únicamente tres. Recomendación: Se recomienda realizar las Juntas Ordinarias que se planifiquen ya que esto permitirá tener un mayor control sobre la administración de la organización y resolver las proposiciones que realicen los accionistas de manera oportuna. Indicador Eficacia.- Nombre del Cálculo del N Junta de Accionistas Fórmula del indicador Fuente indicador Indicador Numero de (Número de Acta de Junta proposiciones Responsables de proposiciones resueltas 12 hechas por resolver las 1 durante el año/numero Ordinaria y Extraordinaria accionistas proposiciones que de proposiciones = 54% de Accionistas resueltas durante el realicen los accionistas realizadas )*100% del año 2015 año. Conclusión: La Junta Directiva ha resuelto en un 75% del total de proposiciones realizadas por los accionistas. Recomendación: La Junta Directiva deberá realizar más seguimiento a las proposiciones impuestas y dar una solución a los mismos. 2 Numero Balances informes comisario analizados. (Número de balances e de Conocer anualmente informes financieros e las cuentas, el balance, analizados /Balances e de el estado de pérdidas y informes presentados ganancias y los planificados el año informes respectivos )*100% = 75% Actas de Juntas Extraordinarias de Accionistas del año 2015 Conclusión: Del total de los Balances planificados a presentarse en las Juntas Extraordinarias para análisis y revisión de los mismos únicamente fueron analizados tres. Recomendación: La Junta Directiva debe en lo posible analizar e interpretar los balances e informes financieros cuatrimestrales planificados a presentar así mantendrá un ritmo de información financiera. Comprobado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: /2 332

352 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.J HOJA DE HALLAZGOS JUNTA DIRECTIVA Condición Durante la indagación en los procesos de la Junta Directiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que las Juntas Ordinarias Planificadas para el año 2015 no fueron cumplidas en su totalidad. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Acta de Constitución en el Capítulo Tercero establece que se realizaran cuatro Juntas Ordinarias de Accionistas durante el año, con el fin de tratar temas de importancia y resolución de proposiciones y hechos que se susciten. Causa La falta de organización y determinación por parte de la Dirección de la compañía ha ocasionado que no se puedan realizar la totalidad de Juntas Extraordinarias planificadas. Efecto Debido a la falta de cumplimiento con las Juntas Extraordinarias planificadas no se han podido dar solución a ciertos puntos que han puesto los accionistas a consideración así como analizar los alances e informes presentados por el Departamento Financiero. Conclusión Existen hechos suscitados durante el año 2015 puestos a consideración de la Junta Directiva que no fueron resueltos a tiempo, lo cual ha ocasionado retrasos en las actividades además falta de análisis de balances e información financiera. Recomendación Se recomienda mayor compromiso por parte de Presidencia Ejecutiva y la Junta de Accionistas para poder cumplir al 100% con las reuniones previstas. Esto permitirá evaluar la capacidad económica y dar soluciones a hechos presentados no solamente gerenciales si no financieros con el fin de mantener mayor control sobre la organización. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

353 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.D 1/2 HOJA DE TRABAJO DIRECTORIO COMPONENTE: DIRECTORIO PROCEDIMIENTO: Verificar en forma documental el cumplimiento de las funciones del Directorio. TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Analizar y comprobar que el Directorio cumplió con sus funciones durante el Año HOJA DE TRABAJO 2 DIRECTORIO *Observado H.T. 2 Establecer la política general de la Compañía. Dictar los reglamentos administrativos internos de la Compañía. Presentar anualmente en un informe de actividades a la Junta General de Accionistas. Interpretar los Estatutos Sociales de modo obligatorio en receso de la Junta General sin efecto retroactivo, con la obligación de someterse dicha interpretación y resolución de la próxima Junta General. Señalar las políticas para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos. Aprobar el plan de trabajo anual que presente el Oficial de Cumplimiento en la primera reunión de directorio de cada año. Determinar las sanciones para quien incumpla con los procesos de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos. Evaluar trimestralmente el cumplimiento del plan aprobado para la adecuada prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos. Aprobar el Código de Ética y el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, así como sus actualizaciones. 334

354 2/2 Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador Directorio Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente 1 Número de evaluaciones de planes aprobados para el lavado de activos. Directorio es el responsable evaluar trimestralmente el plan para el lavado de activos. (Número de planes aprobados evaluados/numero de planes emitidos en el año )*100% = 50% 4 Informe de Oficial de Cumplimiento de planes de prevención de lavado de activos. Conclusión: De los cuatro planes emitidos en el año solamente dos fueron evaluados por el Directorio. Recomendación: El Lavado de activos es importante analizarlo por lo tanto se recomienda Al Directorio evaluar y aprobar los planes para la prevención del mismo. Indicador Eficacia.- Nombre del Fórmula del Cálculo del N Directorio Fuente indicador indicador Indicador (Número sanciones Informe de impuestas/numero Numero sanciones Oficial de clientes que no impuestas al Directorio es el Cumplimiento cumplen con los 22 1 incumplimiento de responsable de 100 = 100% de planes de procesos de 22 los procesos de imponer sanciones. prevención de verificación de lavado de activos. lavado de lavado de activos. activos)*100% Conclusión: Las sanciones al incumplimiento de los procesos del lavado de activos se cumplieron al 100% y a tiempo. Recomendación: Se recomienda al Directorio realizar seguimiento sobre los incumplimientos aun cuando estos hayan sido sancionados. Incumplimiento Comprobado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha:

355 Comparado Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. 336

356 SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.D HOJA DE HALLAZGOS DIRECTORIO Condición Durante la indagación en los procesos del Directorio de Santa Fe Casa de Valores se identificó que la evaluación y aprobación trimestral de los planes para la adecuada prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos no fueron realizadas. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Manual de Funciones art. 84 establece que dentro de las funciones del Directorio estará Evaluar trimestralmente el cumplimiento del plan aprobado para la adecuada prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos. Causa La falta de cumplimiento de las funciones por parte del Directorio ha ocasionado que no se evalué ni se apruebe el plan para la adecuada prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, emitido por el Oficial de Cumplimiento. Efecto La falta de planes de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, ocasionara que el Oficial de Cumplimiento no detecte dichas malas acciones por parte de los clientes. Conclusión El Directorio no ha evaluado los planes de prevención de lavado de activos incumpliendo así con la responsabilidad adquirida sobre el cumplimiento de sus funciones. Recomendación Se recomienda al Directorio evaluar y analizar trimestralmente como lo establece el manual de funciones los planes aprobados para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y al Oficial de Cumplimiento dar seguimiento a dichas evaluaciones con el fin de evitar financiamientos o desvíos de fondos. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. 337

357 SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.P.E 1/2 HOJA DE TRABAJO PRESIDENCIA EJECUTIVA COMPONENTE: PRESIDENCIA EJECUTIVA PROCEDIMIENTO: Verificar en forma documental el cumplimiento de las funciones de Presidencia Ejecutiva. TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Analizar y comprobar que Presidencia Ejecutiva cumplió con sus funciones durante el año HOJA DE TRABAJO 3 PRESIDENCIA EJECUTIVA *Observado H.T. 3 Representar a la compañía, legal, judicial y extrajudicialmente y administrar la Compañía. Convocar y presidir la Junta General y Juntas Extraordinarias y las sesiones del Directorio, así como suscribir las actas correspondientes. Cumplir y hacer cumplir las políticas, procedimientos y mecanismos que en materia de prevención y control de lavado de activos y de financiamiento de delitos establezca el Directorio. Velar por el cumplimiento de las disposiciones, objetivos y metas establecidas por el Directorio. Remitir a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), los reportes previstos en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. Atender los requerimientos e instrumentar las recomendaciones que realice el Oficial de Cumplimiento en materia de prevención del lavado de activos y de financiamiento de delitos. Elaborar el Presupuesto anual y el plan general de actividades de la Compañía, y someterlos a la aprobación del Directorio. Dirigir o intervenir en todos los negocios y operaciones de la Compañía, nombrar y remover a los empleados de la Compañía, así como fijar sus remuneraciones dentro del límite presupuestario. 2/2 338

358 Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Número de Juntas Extraordinarias convocadas en el año Presidente Ejecutivo Responsable de convocar y presidir las Juntas Extraordinarias. Fórmula del indicador (Número Juntas Extraordinarias Convocadas/Número de Juntas Extraordinarias planificadas)*100% Cálculo del Indicador Fuente = 75% Convocaciones a Juntas Extraordinarias. Conclusión: Las Juntas Extraordinarias no fueron cumplidas en su totalidad solo tres de ellas fueron realizadas Recomendación: Cumplir con las Juntas planificadas permitirá un mayor seguimiento por la dirección. N Nombre del indicador Presidente Ejecutivo Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente 1 Numero de objetivos de negocios alcanzados. Responsable de velar por el cumplimiento de los objetivos. (Objetivos de negocios alcanzados/objetivos de negocios definidos.)*100% = 61% Informe anual de Administradores. Conclusión: La Gestión de Presidencia en el cumplimiento de objetivos fue del 61%. Recomendación: Establecer nuevos mecanismos para lograr los objetivos y metas trazadas. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Número de reportes emitidos a la UAF Presidente Ejecutivo Responsable de emitir reportes a la UAF sobre el lavado de Activos. Fórmula del indicador (Numero de reportes emitidos a la UAF/Reportes planificados)*100% Cálculo del Indicador = 92% Conclusión: Presidencia Ejecutiva ha emitido un 92% del total de informes requeridos por la UAF. Fuente Informe de Oficial de Cumplimiento de planes de prevención de lavado de activos. Recomendación: Por cumplimiento con los organismos de control se deberá emitir los informes requeridos. Nombre del Presidente Fórmula del Cálculo del N Fuente indicador Ejecutivo indicador Indicador (Numero de Responsable de metas*tiempo Metas alcanzadas velar por el *Costo/ Numero de ( Informe anual de ) Gerencia e en el año 2014 cumplimiento de metas*tiempo informes 100 = 43% metas. *Costo financieros. planificados)*100% Conclusión: La Gestión de Presidencia en el cumplimiento de metas fue del 43%. Recomendación: Iniciar procesos que involucren más a personal de apoyo para lograr las metas planificadas. Incumplimiento Comprobado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Comparado Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. 339

359 SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.P HOJA DE HALLAZGOS PRESIDENCIA EJECUTIVA Condición Durante la indagación en los procesos de Presidencia Ejecutiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que la gestión de dicha dirección no es eficiente en cuanto al cumplimiento de objetivos y metas. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Manual de Funciones art. 85 establece que dentro de las funciones de Presidencia Ejecutiva estará Velar por el cumplimiento de las disposiciones, objetivos y metas establecidas por el Directorio. Causa La falta de planificación, involucramiento y responsabilidad por parte del Presidente Ejecutivo y del personal de apoyo a Presidencia Ejecutiva ha ocasionado que los objetivos y metas trazadas no se cumplan en los tiempos y costos establecidos. Efecto Los objetivos y metas de negocios planificados permiten tener ventaja competitiva y estar por sobre la competencia cuando los mismo son cumplidos al 100%, así como pérdidas de tiempo y dinero. Conclusión Presidencia Ejecutiva no ha culminado con su plan de trabajo anual establecido, por cuanto los objetivos y metas planteadas no han sido cumplidos. Recomendación Se recomienda al Directorio establecer mecanismos que involucren a Presidencia Ejecutiva y su personal de apoyo y en caso de ser necesario personal operativo y cumplir los objetivos y metas de negocio trazadas ya que esto sirve de base para medir la gestión de la administración y obtener ventaja competitiva y así liderar el mercado de valores. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. 340

360 SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.V 1/2 HOJA DE TRABAJO VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA COMPONENTE: VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA PROCEDIMIENTO: Verificar en forma documental el cumplimiento de las funciones de Vicepresidencia Ejecutiva. TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Analizar y comprobar que Vicepresidencia Ejecutiva cumplió con sus funciones durante el año HOJA DE TRABAJO 4 VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA *Observado H.T. 4 Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y los servicios necesarios que garanticen el cumplimiento de las metas y objetivos de SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Controlar que todas las actividades y operaciones que ejecute SANTA FE CASA DE VALORES S.A., se enmarquen dentro de las disposiciones que establece la Ley y las políticas de la Compañía. Presentar el presupuesto operativo anual de la Institución y someterlo a consideración de la Presidencia y de la Junta General de Accionistas. Controlar las actividades y gestiones efectuadas por los Departamentos y Áreas de la Compañía. Así también, deberá aprobar los informes presentados por los funcionarios responsables de las diferentes Departamentos y Áreas de la Compañía. Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Junta General de Accionistas y de la Presidencia. Presentar un informe trimestral a la Presidencia de la Compañía sobre el estado de la Institución y sus aspectos más relevantes. Representar y propender a mantener las mejores relaciones de la Compañía ante los entes reguladores, autoridades relacionadas al mercado de valores e instituciones y organismos públicos y privados del país y del exterior. 2/2 341

361 Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Personal y actividades departamentales supervisadas y controladas. Vicepresidente Ejecutivo Responsable de Controlar las actividades y gestiones efectuadas por los Departamentos. Fórmula del indicador (Personal Supervisado/Total del personal)*100% Conclusión: El personal es supervisado por Vicepresidencia Ejecutiva en un 33%. Cálculo del Indicador = 33% Recomendación: Aumentar la supervisión al personal Operativo y su personal de apoyo. N 2 Nombre del indicador Informes entregados a Presidencia Ejecutiva. Vicepresidente Ejecutivo Responsable de Presentar un informe trimestral a la Presidencia de la Compañía sobre el estado de la Institución y sus aspectos más relevantes. Fórmula del indicador (Informes presentados/ Total de Informes)*100% Cálculo del Indicador = 100% Fuente Informes supervisión personal. Fuente de al Informe de Vicepresidencia, Informes trimestrales. Conclusión: Vicepresidencia ha logrado cumplir en su totalidad con la presentación de Informes solicitados. Recomendación: Mantener el cumplimiento de presentación de informes y así mantener informado a presidencia Ejecutiva. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Costos Utilizados en la administración de recursos humanos, materiales y técnicos. Vicepresidente Ejecutivo Responsable administrar recursos. los Fórmula del indicador (Costos Utilizados en la Administración/Costos Planificados a utilizarse en la Administración)*100% Conclusión: Del total de costos presupuestados únicamente se utilizó el 88%. Cálculo del Indicador = 88% Fuente Informes balances contables Recomendación: El uso de los costos presupuestados para la Administración debe ir acorde con el cumplimiento de objetivos. Nombre del Vicepresidente Cálculo del N Fórmula del indicador Fuente indicador Ejecutivo Indicador y 2 Objetivos departamentales cumplidos. Responsable del cumplimiento de los objetivos institucionales. (Objetivos institucionales cumplidos/objetivos Planificados.)*100% = 60% Informe anual de Administradores, informes departamentales. Conclusión: Vicepresidencia en conjunto con el personal de apoyo logro cumplir con el 60% del total de objetivos planificados. Recomendación: El cumplimiento de objetivos debe realizarse en su totalidad y con los costos presupuestados. Sustentado con evidencia Observado Comprobado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. 342

362 SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.V HOJA DE HALLAZGOS VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA Condición Durante la indagación en los procesos de Vicepresidencia Ejecutiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que no se tiene supervisión sobre los empleados y actividades que realizan, control en los costos presupuestados para la administración de los recursos y deficiencia en la consecución de objetivos. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Manual de Funciones art. 88 y 90 establece que dentro de las funciones de Vicepresidencia Ejecutiva estará Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y los servicios necesarios que garanticen el cumplimiento de las metas y objetivos de SANTA FE CASA DE VALORES S.A. y Controlar las actividades y gestiones efectuadas por los Departamentos y Áreas de la Compañía, así también, deberá aprobar los informes presentados por los funcionarios responsables de las diferentes Departamentos y Áreas de la Compañía respectivamente. Causa El mal manejo de los recursos económicos, humanos y tiempos ha ocasionado que Vicepresidencia Ejecutiva no cumpla con el cumplimiento de objetivos planificados. Efecto Mal uso de recursos económicos planificados poca supervisión al personal Directivo y de apoyo, no han permitido cumplir al 100% con los objetivos planificados. Conclusión Vicepresidencia Ejecutiva ha tenido mala planificación en el uso de tiempos y recursos económicos y humanos para la consecución de objetivos institucionales. Recomendación Vicepresidencia deberá realizar cronogramas de trabajo en donde se incluyan tiempos y recursos humanos y financieros para la consecución de objetivos, así como detallar las actividades que deberán cumplirse. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. 343

363 SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.O 1/4 HOJA DE TRABAJO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO COMPONENTE: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTO: Solicitar los respaldos de los procedimientos a realizados en conozca a su cliente, durante el año TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Analizar y comprobar que el oficial de cumplimiento realizó y verificó el cumplimiento de las políticas conozca su cliente. Y cumplió con sus funciones relativas a la prevención de lavado de Activos. HOJA DE TRABAJO 5 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO *Observado H.T. 5 Promover el conocimiento y supervisar el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos Vigilar y exigir que el Código de Ética y el Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo, así como sus reformas, sean conocidos y divulgados entre el personal del sujeto obligado. Monitorear permanentemente las operaciones de la compañía a fin de detectar transacciones que se consideren como inusuales e injustificadas; recibir los informes de dichas transacciones. cc, o que hayan sido comunicadas por el personal del sujeto obligado, para sobre la base de dicho análisis y con los documentos de sustento suficientes, preparar el correspondiente informe para el Directorio. Elaborar los reportes previstos en la Ley de Prevención, Detección, Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y otros delitos. Controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas conozca su cliente ; conozca su empleado ; conozca su mercado, y conozca su corresponsal. Presentar al Directorio un informe trimestral que contenga la siguiente información: Un resumen de las operaciones inusuales e injustificadas comunicadas por el personal del sujeto obligado, así como de las reportadas a la Unidad de Análisis Financiero (UAF); y, Los incumplimientos por parte de los empleados del sujeto obligado y las acciones adoptadas. 2/4 344

364 Según el informe de los reportes de transacciones de operaciones bursátiles se reconoce los clientes potenciales. Y se debe realizar el siguiente procedimiento para analizar sus pasado judicial entre otros. *Observado P.T. 5.1 Luego se analizara en el Sistema AML donde se ingresaran datos requeridos y básicos sobre sus transacciones sus datos familiares y pasado judicial, el mismo data una ponderación y determinara el factor de riesgo ya sea Alto, Medio o Bajo. 3/4 345

365 Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Empleados que conocen Código de Ética y el Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo Oficial de Cumplimiento Responsable de vigilar, exigir, promover el conocimiento, y supervisar el cumplimiento del código de ética y manual de prevención. Fórmula del indicador (Empleados que conocen los reglamentos / Total de empleados)*100% Cálculo del Indicador = 80% Fuente Consulta empleados informe Directorio. e al Conclusión: El 53% de los empleados conoce el Código de Ética y el Manual de Prevención de lavado de activos. Recomendación: Socializar los Reglamentos y tener una constancia de que los mismos fueron entendidos por los empleados y evitar fraudes o financiar el lavado de activos. N 2 Nombre del indicador Informes presentados operaciones inusuales. de Oficial de Cumplimiento Responsable de Presentar al Directorio un informe trimestral de las operaciones inusuales e injustificadas Fórmula del indicador (Informes presentados operaciones inusuales/total de informes operaciones inusuales)*100% Cálculo del Indicador = 50% 4 Conclusión: El 50% de los informes requeridos han sido cumplidos por el Oficial de Cumplimiento. Recomendación: Presentar los informes de Directorio en los tiempos requeridos. N Nombre del Oficial de Fórmula del Cálculo del indicador Cumplimiento indicador Indicador Responsable de Presentar al Informes Directorio un presentados de informe (Informes presentados incumplimiento de trimestral de incumplimiento 1 empleados/total de 3 empleados del incumplimientos 100 = 25% informes 4 manual de por parte de los incumplimiento prevención de empleados del empleados)*100% lavado de activos. sujeto obligado y las acciones adoptadas Conclusión: El 25% de los informes de incumplimiento de empleados han sido presentados. Recomendación: Presentar los informes de Directorio en los tiempos requeridos. Fuente Informes de Oficial de Cumplimiento al Directorio. Fuente Informes de Oficial de Cumplimiento al Directorio. 4/4 346

366 Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Número operaciones monitoreadas. Oficial de Cumplimiento Responsable de monitorear permanentemente (Número de las operaciones de a fin de detectar transacciones que se consideren como inusuales e injustificadas Fórmula del indicador de Operaciones Monitoreadas/Total de Operaciones)*100% Conclusión: Del total de operaciones únicamente el 88% fueron monitoreadas. Cálculo del Indicador = 88% Fuente Informe de Oficial de Cumplimiento prevención de lavado de activos. Recomendación: Se deberá evaluar al 100% las operaciones y así identificar transacciones inusuales las mismas que deberán ser analizadas y darles seguimiento. Nombre del Oficial de Fórmula del Cálculo del N Fuente indicador Cumplimiento indicador Indicador Responsable de analizar las Número de (Operaciones operaciones o Informe de Oficial Inusuales 269 operaciones 2 transacciones Analizadas/Total de de Cumplimiento inusuales prevención de inusuales e Operaciones = 76% analizadas. lavado de activos. injustificadas que Inusuales)*100% hubiere detectado Conclusión: Del total de operaciones inusuales detectadas de analizaron el 56%. Recomendación: Todas las transacciones inusuales deben ser analizadas y tratadas como lo dicta UAF y las normas y políticas de prevención de lavado de activos. Nombre del Oficial de Fórmula del Cálculo del N Fuente indicador Cumplimiento indicador Indicador Responsable de Número de controlar clientes permanentemente Informe de Oficial (Clientes Analizados analizados por la el cumplimiento /Total de 100 = 1120 de Cumplimiento política conozca de las políticas Clientes)*100% 58% prevención de lavado de activos. su cliente. conozca su cliente ; Conclusión: Del total de clientes analizados por la política de conozca su cliente se ha cumplido con el 76% del total. Recomendación: Todos los clientes deberán pasar por el análisis de conozca su cliente y ser ingresados en la base del sistema AML. Incumplimiento Comparado Analizado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Observado Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha: MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. 347

367 SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.O 1/2 HOJA DE HALLAZGOS OFICIAL DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO 1 Condición Durante la indagación en los procesos de Oficial de Cumplimiento de Santa Fe Casa de Valores se identificó que dicho departamento no está entregando a tiempo los informes requeridos por la Dirección. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Manual de Funciones art. 98 establece que dentro de las funciones del Oficial de Cumplimiento estará Presentar al Directorio un informe trimestral que contenga la siguiente información: Un resumen de las operaciones inusuales e injustificadas comunicadas por el personal del sujeto obligado, así como de las reportadas a la Unidad de Análisis Financiero (UAF); y, Los incumplimientos por parte de los empleados del sujeto obligado y las acciones adoptadas.. Causa La falta de planificación de tiempo ha ocasionado que el Oficial de cumplimiento con cumpla con los informes requeridos por el Directorio. Efecto No presentar los informes trimestrales requeridos puede ocasionar que la entidad no identifique o no se realicen los procedimientos necesarios con operaciones inusuales con el cliente o con los empleados. Conclusión El Oficial de Cumplimiento no realiza las tareas importantes que son encargadas y están dentro de sus funciones. Recomendación Se recomienda al Directorio y Presidencia Ejecutiva establecer tiempos y tener más exigibilidad en la entrega de los informes requeridos al Oficial de Cumplimiento, y analizar los mismos en conjunto y emitir informes que servirán de sustento para evitar litigios a futuro. 348

368 2/2 HALLAZGO 2 Condición Después de la indagación a los procesos del Oficial de Cumplimiento se observó que no se está cumpliendo con la política conozca su cliente Criterio La Superintendencia de Bancos, Valores y Seguros en el artículo 44 literal 12 de las Normas para prevenir el Lavado de Activos en las Bolsas de Valores, Casas de Valores y Administradoras de Fondos y Fideicomisos establece que el Oficial de Cumplimiento deberá controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas de conozca su cliente. Causa No establecer tiempos, ni supervisión ha ocasionado que el Oficial de Cumplimiento no aplique los procedimientos de la política conozca su cliente. Efecto No cumplir con la política conozca su cliente no permite determinar el historial económico, legal y social de los clientes y determinar la procedencia del dinero y podría tratarse de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo. Conclusión No se realiza las comprobaciones de identidad, antecedentes penales, nacionalidad, si se encuentra dentro de las listas negras es decir si está financiando del terrorismo o lavado de dinero, de los clientes lo cual no permite establecer el origen del dinero con el que realizan las negociaciones u operaciones en la empresa Recomendación El Oficial de Cumplimiento designado deberá realizar todos los procedimientos estipulados en las leyes normas y reglamentos de prevención de lavado de activos y determinar de dónde proviene el dinero con el que los clientes realizan las negociaciones además el área de Servicios Administrativos deberá elaborar un manual de procedimientos evitando así retrasos en los trabajos realizados. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

369 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.F 1/2 HOJA DE TRABAJO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO COMPONENTE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PROCEDIMIENTO: Verificar en forma documental el cumplimiento de las funciones del Departamento Administrativo Financiero. TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Analizar y comprobar que los empleados del Departamento Administrativo Financiero cumplieron con sus funciones durante el año HOJA DE TRABAJO 6 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO *Observado H.T. 6 Realizar los procesos diarios contables SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Consolidar la contabilidad y elaborar los Estados Financieros mensuales. Gestionar el cumplimiento de los impuestos prediales y demás obligaciones impositivas determinadas en la ley. Revisar la emisión correcta de los comprobantes de pago, retenciones y cheques. Realizar las labores de tesorería sobre los recursos financieros, coordinando y supervisando la captación de los ingresos; el manejo y conciliación de las disponibilidades bancarias y efectuando los egresos y pagos. Verificar la ejecución del plan de trabajo desarrollado durante un ejercicio económico. Coordinar las actividades de capacitación al personal y controlar la selección, contratación, movimientos e incidencias del personal Calcular, registrar y tramitar el pago de finiquitos, liquidaciones e indemnizaciones por terminación laboral; así como elaborar las constancias de ingresos e impuesto retenido por salarios y honorarios. Cumplir oportunamente con las obligaciones tributarias con el Servicio de Rentas Interno (SRI) junto con sus respectivos Anexos. 350

370 2/2 Indicador Eficiencia.- Nombre del Fórmula del Cálculo del N Contador General Fuente indicador indicador Indicador Responsable de Revisar (Numero de Numero de 25 la emisión correcta de cheques comprobantes Informes 1 los comprobantes de devueltos/total de contable y emitidos = 8% pago, retenciones y cheques bancarios. correctamente. cheques. emitidos)*100% Conclusión: Del total de cheques emitidos únicamente el 8% fue emitido erróneamente. Recomendación: Dar seguimiento a los cheques emitidos erróneamente. Nombre del Servicios Fórmula del Cálculo del N Fuente indicador Administrativos indicador Indicador Responsable de (Capacitaciones al coordinar las Informe Capacitaciones la personal 65 2 actividades de personal. /Capacitaciones Servicios capacitación al Administrativos Planificadas)*100% = 93% personal. Conclusión: Las capacitaciones del personal de todos los departamentos fueron cumplidas el 93% Recomendación: Las capacitaciones deben ir aumentado, esto permitirá tener personal capacitado en todas las áreas. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Rotación Personal del Servicios Administrativos Responsable de controlar la selección, contratación, movimientos e incidencias del personal Fórmula del indicador (Empleados Nuevos-Empleados salientes/total de Empelados)*100% Cálculo del Indicador = 13% Fuente Iess, Ministerio de Relaciones Laborales Conclusión: Existe un 13% de rotación del personal, el estándar es 5% por lo tanto existe alta rotación del personal. Recomendación: Instalar mecanismos de incentivos al personal y evitar su salida así como ofrecer plan carrera. Sustentado con evidencia Observado Comprobado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

371 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.F HOJA DE HALLAZGOS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Condición Durante la indagación en los procesos del Departamento de Administrativo Financiero se pudo observar que existe alta rotación del personal. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Manual de Funciones art. 125 establece que dentro de las funciones de Servicios Administrativos esta Coordinar las actividades de capacitación al personal y controlar la selección, contratación, movimientos e incidencias del personal. Causa La falta de capacitación y de incentivos al personal así como el ambiente laboral opaco ha ocasionado que exista alta rotación del personal. Efecto La alta rotación del personal ocasiona que se eleven los costos de reclutación y de capacitación para llegar a reemplazar las piezas ausentes que proporcionaban buenas prestaciones a la empresa. Conclusión Servicios Administrativos no ha instaurados políticas que permitan tener la fidelidad del personal así como su permanencia en la empresa. Recomendación Servicios Administrativos conjuntamente con Vicepresidencia Ejecutiva deberán establecer planes de incentivos al personal así como ofrecer plan carrera en la empresa esto beneficiara tanto al empleado como a la empresa. Además se deberán realizar una restructuración del ambiente laboral con el fin de limar asperezas o problemas existentes que con el tiempo pueden ocasionar problemas mayores no solo a nivel interno si no externo. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

372 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.O 1/2 HOJA DE TRABAJO DEPARTAMENTO ATENCION AL CLIENTE COMPONENTE: DEPARTAMENTO ATENCION AL CLIENTE PROCEDIMIENTO: Solicitar una Orden Recibida para verificar la intención de compra y venta un título valor así como que su formato cumpla con los requisitos establecidos por la ley. TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Verificar el llenado de formato de recepción de Órdenes Recibidas para la negociación bursátil. HOJA DE TRABAJO 7 DEPARTAMENTO ATENCIÓN AL CLIENTE *Observado H.T

373 2/2 Indicador Eficacia.- N Nombre del indicador Operador de Valores Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente El operador de valores 4589 emite los valores y (Número ordenes Número de órdenes Reportes de títulos (Bonos) así emitidas correctas/ 1 recibidas emitidas 100 bolsa de como las órdenes Total de ordenes por casa de valores = 81% valores recibidas que respaldan emitidas)*100% la venta. Conclusión: El 81% de órdenes de venta de títulos valores fueron emitidas correctamente y el 19% fueron emitidas erróneamente. Recomendación: Dar seguimiento a las ordenes incorrectas y evitar los mismos errores en el futuro. Indicador Eficiencia.- N 1 Nombre del indicador Órdenes emitidas incorrectas rectificadas. Fórmula del Operador de Valores indicador (Numero de El operador de valores ordenes emitidas emite los valores y incorrectas que títulos (Bonos) así fueron corregidas como las órdenes /Total de ordenes recibidas que respaldan emitidas la venta. incorrectas)*100% Cálculo del Indicador = 94% Fuente Reportes de bolsa de valores Conclusión: Existió un restante del 6% de órdenes de venta de títulos valores que no fueron corregidas. Recomendación: Todas las órdenes de venta de títulos valores incorrectas deben ser corregidas y anular las que fueron mal ingresadas. Calculos Comprobado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Observado Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

374 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.O HOJA DE HALLAZGOS DEPARTAMENTO ATENCION AL CLIENTE Condición Durante la indagación en los procesos del Departamento de Atención al Cliente se pudo observar existen órdenes de venta de títulos valores llenas de manera incorrecta y no todas fueron corregidas. Criterio El funcionario de SANTA FE CASA DE VALORES S.A. revisa los parámetros básicos como el nombre, apellidos, denominación social, cédula de identidad o número de ruc, lugar, fecha de recepción de la orden, plazo de vigencia de la orden, entre otros aspectos que son necesarios y obligatorios. Causa La rotación del personal en el área de Back Office ha ocasionado que se emitan órdenes incorrectas por su falta de experiencia en el área, así como no corregir a tiempo las mismas, inclusive con la posible pérdida de dichos papeles. Efecto La Superintendencia de Bancos Valores y Seguros exige tener documentos que respalden la compra o venta de títulos bursátiles, una orden de venta de título valor mal ingresada ocasiona inconvenientes con los organismos de control así como una venta ilícita. Conclusión El área de Back Office tiene inconvenientes al momento de recibir la información de los clientes sobre si título valor a recibir ya sea por desconocimiento o inexperiencia en su cargo. Recomendación Los Operadores de Valores en conjunto con Servicios Administrativos deberán dar capacitación a los integrantes de Back Office sobre el tema de operatividad bursátil e incluir manuales de funciones sobre sus actividades encargadas así como entrada y llenado en los formatos establecidos de información bursátil de clientes. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

375 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.A 1/2 HOJA DE TRABAJO DEPARTAMENTO ASESORÍA CORPORATIVA COMPONENTE: DEPARTAMENTO ASESORIA CORPORATIVA PROCEDIMIENTO: Verificar en forma documental el cumplimiento de las funciones del Departamento de Asesoría Corporativa TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Analizar y comprobar que los empleados del Departamento de Asesoría Corporativa cumplieron con sus funciones durante el año HOJA DE TRABAJO 8 DEPARTAMENTO ASESORÍA CORPORATIVA *Observado H.T. 8 Coordinar la elaboración, captura, validación y transmisión de la información tanto de comitentes como emisores, elaborar formatos del Sistema de Información e informes relacionados con su función. Coordinar y supervisar la elaboración, conciliación, captura y transmisión integral de información y poner a disposición de los usuarios. Crear y mantener sistemas automáticos que permitan una eficiente labor y desarrollo del flujo de información. Dar mantenimiento a los sistemas de información. Investigar, analizar y recomendar nuevas técnicas operativas que permitan mayor eficiencia operativa y nuevos servicios a los comitentes y emisores. Elaborar diagnósticos sobre la calidad de los servicios que proporciona y sobre la aplicación de los recursos en función de los resultados, para apoyar la toma de decisiones, con el fin de asegurar la eficiencia y calidad. Utilizar los medios necesarios para la captación de nuevos clientes. 356

376 2/2 Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Número de clientes satisfechos con la información proporcionada. Jefe de Asesoría Corporativa Responsable de elaborar diagnósticos sobre la calidad de los servicios que proporciona y sobre la aplicación de los recursos en función de los resultados, para apoyar la toma de decisiones, con el fin de asegurar la eficiencia y calidad. Fórmula del indicador (Número de clientes satisfechos /Total de clientes)*100% Cálculo del Indicador = 80% Fuente Informes de diagnóstico de calidad de servicios. Conclusión: Del total de clientes de la empresa de acuerdo a los diagnósticos de calidad servicios se observó que el 80% se sentía satisfecho con la información proporcionada por el Jefe de Asesoría Corporativa. Recomendación: El Jefe de atención al cliente debe utilizar otros mecanismos de información hacia lo clientes para poder despejar sus dudas sobre el mercado bursátil. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Número de Clientes Captados Jefe de Asesoría Corporativa Responsable de utilizar los medios necesarios para la captación de nuevos clientes. Fórmula del indicador (Número de clientes nuevos/total de clientes.)*100% Cálculo del Indicador = 87% = 40% Fuente Informe anual de cumplimiento de Objetivos del Departamento de Asesoría Corporativa Conclusión: En el año 2013 hubo un crecimiento del 87% en clientes, sin embargo en el año 2014 el porcentaje bajo en un 47%. Recomendación: Establecer estrategias de mercado en conjunto con Presidencia Ejecutiva para la captación de nuevos clientes. Sustentado con evidencia Observado Comprobado Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

377 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.A HOJA DE HALLAZGOS DEPARTAMENTO ASESORIA CORPORATIVA Condición Durante la indagación en los procesos del Departamento de Atención al Cliente se observó que no se está realizando la captación de clientes planificada por el Directorio. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Manual de Funciones art. 132 establece que dentro de las funciones de Atención al clientes esta Utilizar los medios necesarios para la captación de nuevos clientes y en el Acta de Cumplimiento de Objetivos por Departamento está que el Jefe de Atención a Clientes deberá incrementar en al menos el 50% del total de clientes nuevos utilizando los medios necesarios para ello. Causa La falta de preparación en estrategias de captación de clientes potenciales por parte del Jefe de Atención al Cliente ha ocasionado que no se cumpla con sus objetivos previstos. Efecto No captar los clientes potenciales del mercado bursátil ocasiona que las ventas no incrementen y no se cumpla con los objetivos de áreas relacionadas. Conclusión Atención al cliente no tiene estrategias de captación de clientes por lo que no se ha cumplido con el objetivo impuesto por el Directorio. Recomendación Atención al cliente conjuntamente con Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia Ejecutiva y Asesoría Corporativa deberán establecer estrategias de atención al cliente y de ventas con el fin de atraer y mantenerlos, así como capacitar al Jefe de Atención al Cliente en estrategias de venta, marketing y atención al cliente, e incrementar la publicidad de los servicios y promociones que utiliza la empresa. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

378 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.S 1/2 HOJA DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE SISTEMAS PROCEDIMIENTO: Solicitar reportes de los Sistemas Informáticos Integrados instaurados por el Departamento. TÉCNICA VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Solicitar al Departamento de Sistemas que se compruebe la funcionalidad de los Sistemas Instalados. HOJA DE TRABAJO 9 DEPARTAMENTO DE SISTEMAS *Observado H.T

379 2/2 Indicador Eficiencia.- Nombre del Fórmula del Cálculo del N Jefe de Sistemas Fuente indicador indicador Indicador (Numero de Departamentos Satisfechos por la funcionalidad de 1 Responsable de Satisfacción de Sistemas Informes desarrollar y programas funcionalidad de los Informáticos = 25% anuales 1 sistemas informáticos Sistemas /Número de emitidos por que reduzcan tiempos y Informáticos. Departamentos que Departamentos. costos de los procesos. utilizan los Sistemas Informáticos instalados)*100% Conclusión: En los informes anuales emitidos por los Departamentos que utilizan los Sistemas Informáticos instalados se pudo evidencia que existe inconformidad en 3 de ellos. Recomendación: Mejorar los Sistemas Informativos inclusive podría solicitase asesoría externa. Indicador Eficacia.- N Nombre del indicador Jefe de Sistemas Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente Informe anual (Numero de Responsable de de Sistemas 4 desarrollar y programas Numero de Sistemas Instalados/ Numero cumplimiento 1 sistemas informáticos de Objetivos Instalados de Sistemas = 100% que reduzcan tiempos y del programados a costos de los procesos. Departamento instalarse)*100% de Sistemas Conclusión: El número de Sistemas Informáticos instalados que debieron ser instalados fueron cuatro siendo los siguientes, SAMEVAL, AML, FENIX, SISTEMA DE DETECCION DE LAVADO DE ACTIVOS, de los cuales se instalaron en su totalidad. Recomendación: Mejorar la funcionalidad de los Sistemas Informáticos Instalados. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Hallazgo Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

380 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.S HOJA DE HALLAZGOS DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Condición Durante la indagación en los procesos del Departamento de Sistemas se evidencio que los Sistemas Informáticos presentan falencias en su funcionamiento así como quejas por parte de los Departamentos usuarios. Criterio Santa Fe Casa de Valores en su Manual de Funciones art. 148 establece que dentro de las funciones del Departamento de Atención al Cliente está Desarrollar y programas sistemas informáticos que reduzcan tiempos y costos de los procesos. Causa La falta de asesoramiento por parte de personas externa ha ocasionado que existan demoras en la solución de los problemas que presentan los Sistemas Informáticos. Efecto Los diferentes problemas que han presentado los Sistemas han ocasionado que existan retrasos en el cumplimiento de las funciones de los Departamentos usuarios. Conclusión El Departamento de Sistemas no ha establecido tiempos ni costos para solucionar los problemas que han presentado los Sistemas Informativos Instaurados, lo que ocasionado quejas y pérdida de tiempo para los Departamentos usuarios y costos para la organización. Recomendación Realizar una planificación para que en el lapso de tres meses se realicen las mejoras y adecuaciones necesarias para que los Sistemas requieren, esto se deberá realiza tomando en cuenta las quejas emitidas y las nuevas necesidades de cada departamento. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

381 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.T.R 1/6 HOJA DE TRABAJO INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD COMPONENTE CRITERIOS FINANCIEROS Y CONTABLES Procedimiento Solicitar los Estados Financieros para analizar la rentabilidad de la empresa. Técnica Verificación Documental Aplicación Analizar los indicadores financieros del periodo HOJA DE TRABAJO 10 INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD A continuación se presenta los indicadores financieros más representativos de la empresa *Observado P.T. 10 INDICADORES INDICADORES DE LIQUIDEZ CAPITAL DE TRABAJO NETO RAZON CIRCULANTE 3,06 2,00 INDICADORES DE SOLVENCIA INDICE DE CAPITAL AJENO 18,20% 12,61% INDICE DE CAPITAL PROPIO 81,80% 87,39% INDICE DE PASIVO Y CAPITAL 22,25% 14,43% INDICE DE ACTIVO FIJO Y PATRIMONIO 24,83% 26,84% INDICADORES DE EFICIENCIA ROTACION DE LA INVERSIÓN 1,06 1,04 ROTACION DE CAPITAL DE TRABAJO 2,83 8,26 ROTACION DEL ACTIVO FIJO 5,23 4,44 INDICADORES DE RENDIMIENTO RENDIMIENTO DE LA INVERSION 28,58% 12,80% RENDIMIENTO DE CAPITAL PROPIO 34,95% 14,64% INDICADORES DE RENTABILIDAD CRECIMIENTO EN VENTAS CRECIMIENTO EN UTILIDADES CRECIMIENTO EN COMISIONES CRECIMIENTO EN INGRESOS POR ASESORIA 214,11% 479% 224% 144% 362

382 2/6 INDICADORES DE LIQUIDEZ Aplicación del Indicador El indicador identifica la facilidad que tiene la empresa de transformar en dinero los activos circulantes. Objetivo.- Medir la capacidad de la empresa para satisfacer sus obligaciones a corto plazo, a medida que estas vencen e identificar la liquidez generada por la empresa en el periodo N 1 2 Nombre del indicador Capital de Trabajo Neto Razón Circulante Contador Responsable de emitir informes financieros. Fórmula del indicador Activo Corriente - Pasivo Corriente Activo Circulante/ Pasivo Circulante 2013 Cálculo del Indicador Fuente = Estados financieros = = 2.00 Estados financieros = 3.06 Interpretación de Resultados: Según los resultados se observó que Santa Fe Casas de Valores tiene un Capital de Trabajo Neto de $ lo que se puede interpretar como muy alto ya que puede este invertirse o ampliar los Activos Fijos que son muy necesarios para automatizar los procesos, sin embargo a diferencia del año pasado que fue de $ en el cual si se invirtió de manera productiva (Inversiones y Activos Fijos). El Capital de Trabajo Neto ha incrementado en $ En la razón circulante para el año 2014 se obtuvo 3,06 y en el ,00 este indicador mide la relación a corto plazo del capital propio con el capital ajeno y puede interpretarse como el número de unidades monetarias disponibles para pagar cada unidad monetaria de la deuda a corto plazo. 363

383 3/6 INDICADORES DE SOLVENCIA Aplicación del Indicador El indicador mide la proporción del capital propio en relación al capital ajeno. Objetivo.- Medir la solvencia de la empresa generada en el periodo Nombre del Fórmula del N Contador indicador indicador 1 Índice de capital ajeno Pasivo Total / Activo Total Cálculo del Fuente Indicador = 12.61% Estados 2014 financieros = 18.20% 2 3 Índice de capital propio Índice pasivo capital de y Responsable de emitir informes financieros. Patrimonio Total / Activo Total Pasivo Total / Patrimonio Total = 87.39% Estados financieros = 81.80% = 14.43% Estados financieros = 22.25% 4 Índice de activo fijo y patrimonio Activo Fijo Neto / Patrimonio Total = 26.84% Estados financieros = 24.83% Interpretación de Resultados: De los resultados obtenidos se puede determinar para el año 2014 que el 18.20% de los activos totales de la empresa corresponde a capital ajeno y financiado por terceros. El 81.80% de los activos totales de la empresa corresponden al capital propio y está financiado por sus dueños. Las deudas que mantuvo la empresa representan 22.25% con relación al patrimonio y por último el 24.83% del patrimonio de la empresa está invertido en activos fijos, esto es una inversión bastante baja sin embargo proporciona tranquilidad a la administración. 364

384 4/6 INDICADORES DE EFICIENCIA Aplicación del Indicador El indicador establece la efectividad de la empresa en el empleo de los recursos. Objetivo.- Medir la efectividad de la empresa entre el periodo 2013 y N 1 Nombre del indicador Rotación de la inversión Contador Fórmula del indicador Ventas Anuales / Activo Total Cálculo del Fuente Indicador = 1.06 Estados financieros = Rotación Capital Trabajo Rotación Activo Fijo del de el Responsable de emitir informes financieros. Ventas Anuales / Capital de Trabajo Ventas Anuales / Activo Fijo Neto = 2.83 Estados financieros = = 5.23 Estados 2013 financieros = 4.44 Interpretación de Resultados: Estos indicadores es necesario ser comparados con el año anterior por lo que se interpreta; la rotación de la inversión fue de 1.04 veces al año en el 2013 y en el año veces, el capital de trabajo fue de 8.26 veces en el 2013 y en el 2014 fue de 2.83 veces esta diferencia se da debido a que en el 2014 hubo más inversión y por último la rotación del activo fijo fue de 4.44 veces en el año 2013 y 5.23 en el año En general la gestión en el año 2014 fue mejor y así se puede evidenciar en los indicadores ya que todos han crecido para este año. 365

385 5/6 INDICADORES DE RENTABILIDAD Aplicación del Indicador El indicador expresa la habilidad de la gerencia para obtener utilidades para la empresa y sus propietarios. Objetivo.- Medir la rentabilidad de la empresa por el periodo 2014 y compararla con el N Nombre del indicador Contador Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente 1 Rendimiento de la Inversión Utilidades después de impuestos / Activo Total = 28.58% Estados financieros = 12.80% Rendimiento de Capital Propio Crecimiento en Ventas Crecimiento en Utilidades Crecimiento en Comisiones Crecimiento en Ingresos por Asesoría Responsable de emitir informes financieros. Utilidades después de impuestos / Patrimonio Ventas periodo actual / Ventas periodo anterior Utilidades netas del periodo actual / Utilidades netas del periodo anterior Comisiones del periodo actual / Comisiones del periodo anterior Ingresos por asesoría periodo actual / Ingresos por asesoría del periodo anterior = 34.95% Estados 2013 financieros = 14.64% = % Estados financieros = 479% Estados financieros = 224% Estados financieros = 144% Estados financieros 366

386 6/6 Interpretación de Resultados: Rendimiento de la Inversión Representa la habilidad de la administración de la empresa para producir utilidades con los activos disponibles. De los índices aplicados se obtuvo que para el año 2013 el rendimiento de la inversión fue de 12.80% y en el año 2014 de 28.58% lo que nos indica que creció en un 15.79% esto se puede evidenciar en las nuevas adquisiciones de activos fijos como son las oficinas y equipos de computación y sistemas informativos integrados. Rendimiento del Capital Propio Indica la utilidad que obtiene la empresa en relación con el capital contable o patrimonio. Este índice nos explica que el capital propio ha obtenido una utilidad del 34.5% en el 2014 muy superior a la del 2013 que fue de14.64%. Esto se considera aceptable ya que el rendimiento promedio de las empresas dedicadas a la intermediación bursátil es del 30%. Crecimiento en ventas, utilidades, comisiones e ingresos por asesoría. Los indicadores de crecimiento indican las diferencias entre una variable del año actual con la variable del año anterior, por lo que una vez aplicados los indicadores se obtuvo: Las ventas en el año 2014 crecieron en un % en relación al año 2013, las utilidades para el año 2014 crecieron en un 379%, las comisiones 124% y los ingresos por asesoría en un 44%. Esto nos revela que la gestión realizada por parte de la administración y de los trabajadores en general fue eficiente y eficaz. El crecimiento en ventas se debió básicamente al incremento en ventas de bonos del estado, la gerencia en conjunto con todos los departamentos de Santa Fe Valores trabajaron en conjunto es así como se obtuvieron los resultados. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

387 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.H.R HOJA DE HALLAZGOS INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD Condición No se presenta informes con el respectivo análisis y recomendaciones sobre la situación de la empresa a base de los indicadores financieros. Criterio Santa Fe Casas de Valores dentro de sus políticas está la de analizar mensualmente los Estados Financieros entre la Gerencia y el Jefe Financiero, dichos Estados Financieros deberán estar completos con sus respectivos análisis financieros. Causa El Contador General por falta de desconocimiento no ha presentado la información financiera mensual completa. Efecto La falta de información financiera y análisis de la misma provoca que la Presidencia Ejecutiva, Gerencia y el Área Administrativa Financiera no tomen decisiones correctas en base a los indicadores financieros. Conclusión No se realizan indicadores financieros para presentar la información contable y financiera. Recomendación Se recomienda al personal de contabilidad y finanzas utilice de indicadores para el análisis de los Estados Financieros y otras herramientas como el VAN, TIR, Punto de Equilibrio y análisis de sensibilidad, lo que ayudara a tomar decisiones orientadas a las necesidades financieras de la empresa. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

388 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.R.A 1/5 HOJA RESUMEN DE HALLAZGOS RESUMEN DE HALLAZGOS 1. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Durante la indagación en los procesos de la Junta Directiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que las Juntas Ordinarias Planificadas para el año 2015 no fueron cumplidas en su totalidad. Conclusión Existen hechos suscitados durante el año 2015 puestos a consideración de la Junta Directiva que no fueron resueltos a tiempo, lo cual ha ocasionado retrasos en las actividades además falta de análisis de balances e información financiera. Recomendación Se recomienda mayor compromiso por parte de Presidencia Ejecutiva y la Junta de Accionistas para poder cumplir al 100% con las reuniones previstas. Esto permitirá evaluar la capacidad económica y dar soluciones a hechos presentados no solamente gerenciales si no financieros con el fin de mantener mayor control sobre la organización. 2. DIRECTORIO Durante la indagación en los procesos del Directorio de Santa Fe Casa de Valores se identificó que la evaluación y aprobación trimestral de los planes para la adecuada prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos no fueron realizadas. Conclusión El Directorio no ha evaluado los planes de prevención de lavado de activos incumpliendo así con la responsabilidad adquirida sobre el cumplimiento de sus funciones. Recomendación Se recomienda al Directorio evaluar y analizar trimestralmente como lo establece el manual de funciones los planes aprobados para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y al Oficial de Cumplimiento dar seguimiento a dichas evaluaciones con el fin de evitar financiamientos o desvíos de fondos. 3. PRESIDENCIA EJECUTIVA Durante la indagación en los procesos de Presidencia Ejecutiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que la gestión de dicha dirección no es eficiente en cuanto al cumplimiento de objetivos y metas. 369

389 2/5 Conclusión Presidencia Ejecutiva no ha culminado con su plan de trabajo anual establecido, por cuanto los objetivos y metas planteadas no han sido cumplidos. Recomendación Se recomienda al Directorio establecer mecanismos que involucren a Presidencia Ejecutiva y su personal de apoyo y en caso de ser necesario personal operativo y cumplir los objetivos y metas de negocio trazadas ya que esto sirve de base para medir la gestión de la administración y obtener ventaja competitiva y así liderar el mercado de valores. 4. VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA Durante la indagación en los procesos de Vicepresidencia Ejecutiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que no se tiene supervisión sobre los empleados y actividades que realizan, control en los costos presupuestados para la administración de los recursos y deficiencia en la consecución de objetivos. Conclusión Vicepresidencia Ejecutiva ha tenido mala planificación en el uso de tiempos y recursos económicos y humanos para la consecución de objetivos institucionales. Recomendación Vicepresidencia deberá realizar cronogramas de trabajo en donde se incluyan tiempos y recursos humanos y financieros para la consecución de objetivos, así como detallar las actividades que deberán cumplirse. 5. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO 1 Durante la indagación en los procesos de Oficial de Cumplimiento de Santa Fe Casa de Valores se identificó que dicho departamento no está entregando a tiempo los informes requeridos por la Dirección. Conclusión El Oficial de Cumplimiento no realiza las tareas importantes que son encargadas y están dentro de sus funciones. Recomendación Se recomienda al Directorio y Presidencia Ejecutiva establecer tiempos y tener más exigibilidad en la entrega de los informes requeridos al Oficial de Cumplimiento, y analizar los mismos en conjunto y emitir informes que servirán de sustento para evitar litigios a futuro. 370

390 3/5 HALLAZGO 2 Después de la indagación a los procesos del Oficial de Cumplimiento se observó que no se está cumpliendo con la política conozca su cliente. Conclusión No se realiza las comprobaciones de identidad, antecedentes penales, nacionalidad, si se encuentra dentro de las listas negras es decir si está financiando del terrorismo o lavado de dinero, de los clientes lo cual no permite establecer el origen del dinero con el que realizan las negociaciones u operaciones en la empresa. Recomendación El Oficial de Cumplimiento designado deberá realizar todos los procedimientos estipulados en las leyes normas y reglamentos de prevención de lavado de activos y determinar de dónde proviene el dinero con el que los clientes realizan las negociaciones además el área de Servicios Administrativos deberá elaborar un manual de procedimientos evitando así retrasos en los trabajos realizados. 6. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Durante la indagación en los procesos del Departamento de Administrativo Financiero se pudo observar que existe alta rotación del personal. Conclusión Servicios Administrativos no ha instaurados políticas que permitan tener la fidelidad del personal así como su permanencia en la empresa. Recomendación Servicios Administrativos conjuntamente con Vicepresidencia Ejecutiva deberán establecer planes de incentivos al personal así como ofrecer plan carrera en la empresa esto beneficiara tanto al empleado como a la empresa. Además se deberán realizar una restructuración del ambiente laboral con el fin de limar asperezas o problemas existentes que con el tiempo pueden ocasionar problemas mayores no solo a nivel interno si no externo. 7. DEPARTAMENTO ATENCIÓN AL CLIENTE Durante la indagación en los procesos del Departamento de Atención al Cliente se pudo observar existen órdenes de venta de títulos valores llenas de manera incorrecta y no todas fueron corregidas. Conclusión El área de Back Office tiene inconvenientes al momento de recibir la información de los clientes sobre si título valor a recibir ya sea por desconocimiento o inexperiencia en su cargo. 371

391 4/5 Recomendación Los Operadores de Valores en conjunto con Servicios Administrativos deberán dar capacitación a los integrantes de Back Office sobre el tema de operatividad bursátil e incluir manuales de funciones sobre sus actividades encargadas así como entrada y llenado en los formatos establecidos de información bursátil de clientes. 8. DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE Durante la indagación en los procesos del Departamento de Atención al Cliente se observó que no se está realizando la captación de clientes planificada por el Directorio. Conclusión Atención al cliente no tiene estrategias de captación de clientes por lo que no se ha cumplido con el objetivo impuesto por el Directorio. Recomendación Atención al cliente conjuntamente con Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia Ejecutiva y Asesoría Corporativa deberán establecer estrategias de atención al cliente y de ventas con el fin de atraer y mantenerlos, así como capacitar al Jefe de Atención al Cliente en estrategias de venta, marketing y atención al cliente, e incrementar la publicidad de los servicios y promociones que utiliza la empresa. 9. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Durante la indagación en los procesos del Departamento de Sistemas se evidencio que los Sistemas Informáticos presentan falencias en su funcionamiento así como quejas por parte de los Departamentos usuarios. Conclusión El Departamento de Sistemas no ha establecido tiempos ni costos para solucionar los problemas que han presentado los Sistemas Informativos Instaurados, lo que ocasionado quejas y pérdida de tiempo para los Departamentos usuarios y costos para la organización. Recomendación Realizar una planificación para que en el lapso de tres meses se realicen las mejoras y adecuaciones necesarias para que los Sistemas requieren, esto se deberá realiza tomando en cuenta las quejas emitidas y las nuevas necesidades de cada departamento. 372

392 5/5 10. INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD No se presenta informes con el respectivo análisis y recomendaciones sobre la situación de la empresa a base de los indicadores financieros. Conclusión No se realizan indicadores financieros para presentar la información contable y financiera. Recomendación Se recomienda al personal de contabilidad y finanzas utilice de indicadores para el análisis de los Estados Financieros y otras herramientas como el VAN, TIR, Punto de Equilibrio y análisis de sensibilidad, lo que ayudara a tomar decisiones orientadas a las necesidades financieras de la empresa. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

393 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A H.I 1/4 HOJA DE INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD HOJA DE INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD INDICADORES DE LIQUIDEZ Aplicación del Indicador El indicador identifica la facilidad que tiene la empresa de transformar en dinero los activos circulantes. Objetivo.- Medir la capacidad de la empresa para satisfacer sus obligaciones a corto plazo, a medida que estas vencen e identificar la liquidez generada por la empresa en el periodo N 1 2 Nombre del indicador Capital de Trabajo Neto Razón Circulante Contador Responsable de emitir informes financieros. Fórmula del indicador Activo Corriente - Pasivo Corriente Activo Circulante/ Pasivo Circulante 2013 Cálculo del Indicador Fuente = Estados financieros = = 2.00 Estados financieros = 3.06 Interpretación de Resultados: Según los resultados se observó que Santa Fe Casas de Valores tiene un Capital de Trabajo Neto de $ lo que se puede interpretar como muy alto ya que puede este invertirse o ampliar los Activos Fijos que son muy necesarios para automatizar los procesos, sin embargo a diferencia del año pasado que fue de $ en el cual si se invirtió de manera productiva (Inversiones y Activos Fijos). El Capital de Trabajo Neto ha incrementado en $

394 2/4 En la razón circulante para el año 2014 se obtuvo 3,06 y en el ,00 este indicador mide la relación a corto plazo del capital propio con el capital ajeno y puede interpretarse como el número de unidades monetarias disponibles para pagar cada unidad monetaria de la deuda a corto plazo. INDICADORES DE SOLVENCIA Aplicación del Indicador El indicador mide la proporción del capital propio en relación al capital ajeno. Objetivo.- Medir la solvencia de la empresa generada en el periodo N 1 Nombre del indicador Índice de capital ajeno Contador Fórmula del indicador Pasivo Total / Activo Total Cálculo del Fuente Indicador = 12.61% Estados 2014 financieros = 18.20% 2 Índice de capital propio Responsable de emitir informes financieros. Patrimonio Total / Activo Total = 87.39% Estados financieros = 81.80% 3 Índice pasivo capital de y Pasivo Total / Patrimonio Total = 14.43% Estados financieros = 22.25% 4 Índice de activo fijo y patrimonio Activo Fijo Neto / Patrimonio Total = 26.84% Estados financieros Interpretación de Resultados: De los resultados obtenidos se puede determinar para el año 2014 que el 18.20% de los activos totales de la empresa corresponde a capital ajeno y financiado por terceros. El 81.80% de los activos totales de la empresa corresponden al capital propio y está financiado por sus dueños. Las deudas que mantuvo la empresa representan 22.25% con relación al patrimonio y por último el 24.83% del patrimonio de la empresa está invertido en activos fijos, esto es una inversión bastante baja sin embargo proporciona tranquilidad a la administración. 375

395 3/4 INDICADORES DE EFICIENCIA Aplicación del Indicador El indicador establece la efectividad de la empresa en el empleo de los recursos. Objetivo.- Medir la efectividad de la empresa entre el periodo 2013 y N 1 Nombre del indicador Rotación de la inversión Contador Fórmula del indicador Ventas Anuales / Activo Total Cálculo del Fuente Indicador = 1.06 Estados financieros = Rotación Capital Trabajo Rotación Activo Fijo del de el Responsable de emitir informes financieros. Ventas Anuales / Capital de Trabajo Ventas Anuales / Activo Fijo Neto = 2.83 Estados financieros = = 5.23 Estados 2013 financieros = 4.44 Interpretación de Resultados: Estos indicadores es necesario ser comparados con el año anterior por lo que se interpreta; la rotación de la inversión fue de 1.04 veces al año en el 2013 y en el año veces, el capital de trabajo fue de 8.26 veces en el 2013 y en el 2014 fue de 2.83 veces esta diferencia se da debido a que en el 2014 hubo más inversión y por último la rotación del activo fijo fue de 4.44 veces en el año 2013 y 5.23 en el año En general la gestión en el año 2014 fue mejor y así se puede evidenciar en los indicadores ya que todos han crecido para este año. 376

396 4/4 Interpretación de Resultados: Rendimiento de la Inversión Representa la habilidad de la administración de la empresa para producir utilidades con los activos disponibles. De los índices aplicados se obtuvo que para el año 2013 el rendimiento de la inversión fue de 12.80% y en el año 2014 de 28.58% lo que nos indica que creció en un 15.79% esto se puede evidenciar en las nuevas adquisiciones de activos fijos como son las oficinas y equipos de computación y sistemas informativos integrados. Rendimiento del Capital Propio Indica la utilidad que obtiene la empresa en relación con el capital contable o patrimonio. Este índice nos explica que el capital propio ha obtenido una utilidad del 34.5% en el 2014 muy superior a la del 2013 que fue de14.64%. Esto se considera aceptable ya que el rendimiento promedio de las empresas dedicadas a la intermediación bursátil es del 30%. Crecimiento en ventas, utilidades, comisiones e ingresos por asesoría. Los indicadores de crecimiento indican las diferencias entre una variable del año actual con la variable del año anterior, por lo que una vez aplicados los indicadores se obtuvo: Las ventas en el año 2014 crecieron en un % en relación al año 2013, las utilidades para el año 2014 crecieron en un 379%, las comisiones 124% y los ingresos por asesoría en un 44%. Esto nos revela que la gestión realizada por parte de la administración y de los trabajadores en general fue eficiente y eficaz. El crecimiento en ventas se debió básicamente al incremento en ventas de bonos del estado, la gerencia en conjunto con todos los departamentos de Santa Fe Valores trabajaron en conjunto es así como se obtuvieron los resultados. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Ing. Henry Ríos Fecha:

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398 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A I.A. 1/20 INFORME DE AUDITORÍA Quito, 10 de Septiembre de 2015 Ing. José Vásquez PRESIDENTE EJECUTIVO SANTA FE CASA DE VALORES S.A Presente.- Se ha realizado la Auditoría de Gestión a la Administración de Operaciones Bursátiles de la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 diciembre del La Auditoría de Gestión se efectuó de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoría y como referencia el manual de auditoria de gestión emitidas por la Contraloría General del Estado. Según las normas de auditoria se requiere que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de la información y la documentación examinada se haya ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Toda la información, actividades y procesos ejecutados son de responsabilidad de la empresa que realizó la auditoria. Para aplicar la auditoria de gestión los componentes de la administración de operaciones bursátiles, a través de cuestionarios y entrevistas con el personal, revisión y evaluación de documentos, archivos, actividades y procesos seleccionados. De acuerdo a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. 379

399 2/20 CAPITULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo de la evaluación La Auditoría de Gestión a la administración de operaciones bursátiles de la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A, se realizó en cumplimiento de la Orden de Trabajo OT- 001 de 5 de Julio de 2015, suscrita por la auditoria de la empresa. Objetivo de la evaluación Establecer si la administración de operaciones bursátiles garantiza confidencialidad, credibilidad y rentabilidad por el cumplimiento de los objetivos relacionados con la economía, eficacia y la eficiencia de la gestión y el cumplimiento de las disposiciones legales y demás normas aplicables en este tipo de actividades. Alcance de la evaluación La Auditoría de Gestión a la Administración de Operaciones Bursátiles de la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A, en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2014 que incluye un análisis a los componentes en la administración de portafolios, conocimiento del cliente, intermediación y responsabilidad y criterios financieros y contables. Base legal SANTA FE CASA DE VALORES S.A. RUC: , este número de RUC, se observado y se ha sustentado con la copia que ha emitido el SRI. Domicilio Quito: Juan González N35-26, Edificio Torres Vizcaya II, Oficina 3AS Teléf.: (593-2) / Fax Cel.: P. O. Box Guayaquil: Vélez 503 y Boyacá Edif. Redena, 5to. Piso Of. 3 Telefax: (593-4) / / Esta información se ha observado y evidenciado en la base legal de la constitución de la empresa. Objeto social Mercado de Valores Asesoría Financiera Desintermediación Financiera Misión Proveer a nuestros comitentes las mejores alternativas de inversión, con servicios de alta calidad, buscando los mejores rendimientos a un costo mínimo en el menor tiempo posible. Visión Ser la casa de valores con mejor servicio al inversionista personal y corporativo, con gran capacidad de gestión que genere confianza y credibilidad, para contribuir al desarrollo del Ecuador. La misión y visión de la empresa se encuentra en la página web de la empresa. Objetivo general Mantener un posicionamiento respetable y activo en el mercado de valores dentro de las dos bolsas de valores del País. 380

400 3/20 Objetivo especifico Continuar con los procesos de difusión de mercado de valores hacia sectores especiales de la economía. Acoplarse a las nuevas actividades de conformidad con la nueva Ley para el Fortalecimiento y Optimización del Sector Societario y Bursátil. Participar con alianzas estratégicas para alcanzar la colocación de los bonos del estado de deuda interna de constructores y maestros que se hallan desmaterializados en el DCV-BCE. Políticas Santa Fe Valores S.A., entrega permanentemente a sus clientes: Información Veraz, Personalizada, Innovación Tecnológica, Capacitación Continua y Responsabilidad Social. Atención Valores Honestidad Profesionalismo Oportunidad Organigrama estructural JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS ASESORÍA Y COMISARIA AUDITORIA EXTERNA DIRECTORIO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO PRESIDENCIA EJECUTIVA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL AUDITORIA INTERNA DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD SERVICIOS TESORERÍA NEGOCIACIÓN DE VALORES INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN SOPORTE Y DESARROLLO ADMINISTRATIVOS BACK OFFICE GESTIÓN DOCUMENTAL Organigrama Funcional SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 ASESORÍA Y COMISARIA Cerciorarse de la constitución y subsistencia de las garantías de los administradores y gerentes Convocar a juntas generales de accionistas JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Nombrar y remover a los Vocales Resolver sobre el aumento de Capital Autorizado Conocer anualmente las cuentas de Estados Financieros DIRECTORIO Establecer la política general de la Compañía. Autorizar a los Representantes Legales para cualquier decisión Aprobar el presupuesto y el plan de actividades de la Compañía Señalar las políticas para prevenir el lavado de activos PRESIDENCIA EJECUTIVA Representar a la compañía Cuidar del cumplimiento de las presentes estipulaciones de las Leyes Convocar y presidir la Junta General y las sesiones del Directorio AUDITORIA EXTERNA Verificarán el cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos En el año siguiente a la emisión del informe, el auditor externo presentará un informe de seguimiento OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Preparar y remitir los reportes Realizar los controles sobre las operaciones y transacciones Planificar y coordinar la capacitación para el personal VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA - GERENCIA GENERAL Administrar los recursos humanos, materiales, técnicos y los servicios necesarios Controlar que todas las actividades y operaciones Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Junta General AUDITORIA INTERNA Revisar la integridad y fiabilidad de la información financiera Revisar medios de salvaguardias de activos y verificar la existencia de dichos activos. Evaluar la la economia y eficiencia con la que se emplean los recursos de laempresa. DPTO. ADMINISTRATIVO FINANCIERO DPTO. ATENCION AL CLIENTE DPTO. ASESORÍA CORPORATIVA DPTO. SISTEMAS CONTABILIDAD Realizar los procesos diarios contables Cumplir oportunamente con las obligaciones tributarias Controlar el correcto funcionamiento del Sistema Contable TESORERÍA Llevar a cabo las labores de recepción de los ingresos, y realizar los pagos de las obligaciones Vigilar el cumplimiento de los procedimientos contables SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Operar y supervisar la administración de los recursos humanos Coordinar las actividades de capacitación al personal NEGOCIACIÓN DE VALORES Ofrecer a los clientes o comitentes todos los servicios de la Compañía, Operar en el mercado bursátil o extrabursátil de acuerdo a las instrucciones del comitente Informar de manera completa y oportuna al área operativa los cierres, sus comitentes, instrucciones o formas de pago. INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN Coordinar la elaboración, captura, validación y transmisión de la información tanto de comitentes como emisores SOPORTE Y DESARROLLO Responsable de la operación y funcionamiento de los equipos, redes, instalaciones y sistemas BACK OFFICE GESTIÓN DOCUMENTAL Dar mantenimiento y soporte a los sistemas de negociación y comunicación electrónica. Apoyar en visitas a clientes, informar sobre los resultados y dar seguimiento a sus requerimientos SECRETARÍA ASISTENTE 1 ASISTENTE 2 381

401 4/20 CAPITULO II RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN En la auditoría que se aplicó se encontraron falencias en los componentes que conforman la gestión de la empresa como son: conocimiento del cliente, intermediación y responsabilidad, administración de portafolios y criterios financiero y contable para lo cual se determinaron conclusiones para en lo posterior establecer recomendaciones que ayuden a mejorar la eficiencia y eficacia de la empresa. 1. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Durante la indagación en los procesos de la Junta Directiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que las Juntas Ordinarias Planificadas para el año 2015 no fueron cumplidas en su totalidad. Conclusión Existen hechos suscitados durante el año 2015 puestos a consideración de la Junta Directiva que no fueron resueltos a tiempo, lo cual ha ocasionado retrasos en las actividades además falta de análisis de balances e información financiera. Recomendación Se recomienda mayor compromiso por parte de Presidencia Ejecutiva y la Junta de Accionistas para poder cumplir al 100% con las reuniones previstas. Esto permitirá evaluar la capacidad económica y dar soluciones a hechos presentados no solamente gerenciales si no financieros con el fin de mantener mayor control sobre la organización. 2. DIRECTORIO Durante la indagación en los procesos del Directorio de Santa Fe Casa de Valores se identificó que la evaluación y aprobación trimestral de los planes para la adecuada prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos no fueron realizadas. Conclusión El Directorio no ha evaluado los planes de prevención de lavado de activos incumpliendo así con la responsabilidad adquirida sobre el cumplimiento de sus funciones. Recomendación Se recomienda al Directorio evaluar y analizar trimestralmente como lo establece el manual de funciones los planes aprobados para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos y al Oficial de Cumplimiento dar seguimiento a dichas evaluaciones con el fin de evitar financiamientos o desvíos de fondos. 3. PRESIDENCIA EJECUTIVA Durante la indagación en los procesos de Presidencia Ejecutiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que la gestión de dicha dirección no es eficiente en cuanto al cumplimiento de objetivos y metas. Conclusión Presidencia Ejecutiva no ha culminado con su plan de trabajo anual establecido, por cuanto los objetivos y metas planteadas no han sido cumplidos. 382

402 5/20 Recomendación Se recomienda al Directorio establecer mecanismos que involucren a Presidencia Ejecutiva y su personal de apoyo y en caso de ser necesario personal operativo y cumplir los objetivos y metas de negocio trazadas ya que esto sirve de base para medir la gestión de la administración y obtener ventaja competitiva y así liderar el mercado de valores. 4. VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA Durante la indagación en los procesos de Vicepresidencia Ejecutiva de Santa Fe Casa de Valores se identificó que no se tiene supervisión sobre los empleados y actividades que realizan, control en los costos presupuestados para la administración de los recursos y deficiencia en la consecución de objetivos. Conclusión Vicepresidencia Ejecutiva ha tenido mala planificación en el uso de tiempos y recursos económicos y humanos para la consecución de objetivos institucionales. Recomendación Vicepresidencia deberá realizar cronogramas de trabajo en donde se incluyan tiempos y recursos humanos y financieros para la consecución de objetivos, así como detallar las actividades que deberán cumplirse. 5. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO HALLAZGO 1 Durante la indagación en los procesos de Oficial de Cumplimiento de Santa Fe Casa de Valores se identificó que dicho departamento no está entregando a tiempo los informes requeridos por la Dirección. Conclusión El Oficial de Cumplimiento no realiza las tareas importantes que son encargadas y están dentro de sus funciones. Recomendación Se recomienda al Directorio y Presidencia Ejecutiva establecer tiempos y tener más exigibilidad en la entrega de los informes requeridos al Oficial de Cumplimiento, y analizar los mismos en conjunto y emitir informes que servirán de sustento para evitar litigios a futuro. HALLAZGO 2 Después de la indagación a los procesos del Oficial de Cumplimiento se observó que no se está cumpliendo con la política conozca su cliente. 383

403 6/20 Conclusión No se realiza las comprobaciones de identidad, antecedentes penales, nacionalidad, si se encuentra dentro de las listas negras es decir si está financiando del terrorismo o lavado de dinero, de los clientes lo cual no permite establecer el origen del dinero con el que realizan las negociaciones u operaciones en la empresa. Recomendación El Oficial de Cumplimiento designado deberá realizar todos los procedimientos estipulados en las leyes normas y reglamentos de prevención de lavado de activos y determinar de dónde proviene el dinero con el que los clientes realizan las negociaciones además el área de Servicios Administrativos deberá elaborar un manual de procedimientos evitando así retrasos en los trabajos realizados. 6. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Durante la indagación en los procesos del Departamento de Administrativo Financiero se pudo observar que existe alta rotación del personal. Conclusión Servicios Administrativos no ha instaurados políticas que permitan tener la fidelidad del personal así como su permanencia en la empresa. Recomendación Servicios Administrativos conjuntamente con Vicepresidencia Ejecutiva deberán establecer planes de incentivos al personal así como ofrecer plan carrera en la empresa esto beneficiara tanto al empleado como a la empresa. Además se deberán realizar una restructuración del ambiente laboral con el fin de limar asperezas o problemas existentes que con el tiempo pueden ocasionar problemas mayores no solo a nivel interno si no externo. 7. DEPARTAMENTO ATENCIÓN AL CLIENTE Durante la indagación en los procesos del Departamento de Atención al Cliente se pudo observar existen órdenes de venta de títulos valores llenas de manera incorrecta y no todas fueron corregidas. Conclusión El área de Back Office tiene inconvenientes al momento de recibir la información de los clientes sobre si título valor a recibir ya sea por desconocimiento o inexperiencia en su cargo. Recomendación Los Operadores de Valores en conjunto con Servicios Administrativos deberán dar capacitación a los integrantes de Back Office sobre el tema de operatividad bursátil e incluir manuales de funciones sobre sus actividades encargadas así como entrada y llenado en los formatos establecidos de información bursátil de clientes. 384

404 7/20 8. DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL CLIENTE Durante la indagación en los procesos del Departamento de Atención al Cliente se observó que no se está realizando la captación de clientes planificada por el Directorio. Conclusión Atención al cliente no tiene estrategias de captación de clientes por lo que no se ha cumplido con el objetivo impuesto por el Directorio. Recomendación Atención al cliente conjuntamente con Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia Ejecutiva y Asesoría Corporativa deberán establecer estrategias de atención al cliente y de ventas con el fin de atraer y mantenerlos, así como capacitar al Jefe de Atención al Cliente en estrategias de venta, marketing y atención al cliente, e incrementar la publicidad de los servicios y promociones que utiliza la empresa. 9. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Durante la indagación en los procesos del Departamento de Sistemas se evidencio que los Sistemas Informáticos presentan falencias en su funcionamiento así como quejas por parte de los Departamentos usuarios. Conclusión El Departamento de Sistemas no ha establecido tiempos ni costos para solucionar los problemas que han presentado los Sistemas Informativos Instaurados, lo que ocasionado quejas y pérdida de tiempo para los Departamentos usuarios y costos para la organización. Recomendación Realizar una planificación para que en el lapso de tres meses se realicen las mejoras y adecuaciones necesarias para que los Sistemas requieren, esto se deberá realiza tomando en cuenta las quejas emitidas y las nuevas necesidades de cada departamento. 10. INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD No se presenta informes con el respectivo análisis y recomendaciones sobre la situación de la empresa a base de los indicadores financieros. Conclusión No se realizan indicadores financieros para presentar la información contable y financiera. Recomendación Se recomienda al personal de contabilidad y finanzas utilice de indicadores para el análisis de los Estados Financieros y otras herramientas como el VAN, TIR, Punto de Equilibrio y análisis de sensibilidad, lo que ayudara a tomar decisiones orientadas a las necesidades financieras de la empresa. 385

405 8/20 INDICADORES DE GESTIÓN 1. JUNTA DIRECTIVA Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Número de Juntas Ordinarias realizadas durante el año. Junta de Accionistas Responsables de realizar una junta ordinaria durante el año. Fórmula del indicador (Número de Juntas Ordinarias realizadas durante el año/juntas Ordinarias Planificadas )*100% Cálculo del Indicador = 100% Conclusión: Durante el año 2015 se realizó el total de Juntas Ordinarias de Accionistas planificadas. Recomendación: Se recomienda que la entidad siga en cumplimiento al 100% de dicho indicador. 2 Número de Juntas Extraordinarias realizadas durante el año Responsables de realizar cuatro junta extraordinaria durante el año. (Número de Juntas Extraordinarias realizadas durante el año/juntas Extraordinarias Planificadas )*100% = 75% Fuente Acta de Junta Ordinaria de Accionistas del año 2015 Actas de Juntas Extraordinarias de Accionistas del año 2015 Conclusión: De las cuatro Juntas Extraordinarias que se planificaron durante el año 2015 se realizaron únicamente tres. Recomendación: Se recomienda realizar las Juntas Ordinarias que se planifiquen ya que esto permitirá tener un mayor control sobre la administración de la organización y resolver las proposiciones que realicen los accionistas de manera oportuna. Indicador Eficacia.- Nombre del Cálculo del N Junta de Accionistas Fórmula del indicador Fuente indicador Indicador Numero de (Número de Acta de Junta proposiciones Responsables de proposiciones resueltas 12 hechas por resolver las 1 durante el año/numero Ordinaria y Extraordinaria accionistas proposiciones que de proposiciones = 54% de Accionistas resueltas durante el realicen los accionistas realizadas )*100% del año 2015 año. Conclusión: La Junta Directiva ha resuelto en un 75% del total de proposiciones realizadas por los accionistas. Recomendación: La Junta Directiva deberá realizar más seguimiento a las proposiciones impuestas y dar una solución a los mismos. 2 Numero Balances informes comisario analizados. (Número de balances e de Conocer anualmente informes financieros e las cuentas, el balance, analizados /Balances e de el estado de pérdidas y informes presentados ganancias y los planificados el año informes respectivos )*100% = 75% Actas de Juntas Extraordinarias de Accionistas del año 2015 Conclusión: Del total de los Balances planificados a presentarse en las Juntas Extraordinarias para análisis y revisión de los mismos únicamente fueron analizados tres. Recomendación: La Junta Directiva debe en lo posible analizar e interpretar los balances e informes financieros cuatrimestrales planificados a presentar así mantendrá un ritmo de información financiera. 386

406 9/20 2. DIRECTORIO Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador Directorio Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente 1 Número de evaluaciones de planes aprobados para el lavado de activos. Directorio es el responsable evaluar trimestralmente el plan para el lavado de activos. (Número de planes aprobados evaluados/numero de planes emitidos en el año )*100% = 50% 4 Informe de Oficial de Cumplimiento de planes de prevención de lavado de activos. Conclusión: De los cuatro planes emitidos en el año solamente dos fueron evaluados por el Directorio. Recomendación: El Lavado de activos es importante analizarlo por lo tanto se recomienda Al Directorio evaluar y aprobar los planes para la prevención del mismo. Indicador Eficacia.- Nombre del Fórmula del Cálculo del N Directorio Fuente indicador indicador Indicador (Número sanciones Informe de impuestas/numero Numero sanciones Oficial de clientes que no impuestas al Directorio es el Cumplimiento cumplen con los 22 1 incumplimiento de responsable de 100 = 100% de planes de procesos de 22 los procesos de imponer sanciones. prevención de verificación de lavado de activos. lavado de lavado de activos. activos)*100% Conclusión: Las sanciones al incumplimiento de los procesos del lavado de activos se cumplieron al 100% y a tiempo. Recomendación: Se recomienda al Directorio realizar seguimiento sobre los incumplimientos aun cuando estos hayan sido sancionados. 3. PRESIDENCIA EJECUTIVA Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Número de Juntas Extraordinarias convocadas en el año Presidente Ejecutivo Responsable de convocar y presidir las Juntas Extraordinarias. Fórmula del indicador (Número Juntas Extraordinarias Convocadas/Número de Juntas Extraordinarias planificadas)*100% Cálculo del Indicador Fuente = 75% Convocaciones a Juntas Extraordinarias. Conclusión: Las Juntas Extraordinarias no fueron cumplidas en su totalidad solo tres de ellas fueron realizadas Recomendación: Cumplir con las Juntas planificadas permitirá un mayor seguimiento por la dirección. 387

407 10/20 N Nombre del indicador Presidente Ejecutivo Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente 1 Numero de objetivos de negocios alcanzados. Responsable de velar por el cumplimiento de los objetivos. (Objetivos de negocios alcanzados/objetivos de negocios definidos.)*100% = 61% 18 Informe anual de Administradores. Conclusión: La Gestión de Presidencia en el cumplimiento de objetivos fue del 61%. Recomendación: Establecer nuevos mecanismos para lograr los objetivos y metas trazadas. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Número de reportes emitidos a la UAF Presidente Ejecutivo Responsable de emitir reportes a la UAF sobre el lavado de Activos. Fórmula del indicador (Numero de reportes emitidos a la UAF/Reportes planificados)*100% Cálculo del Indicador = 92% Conclusión: Presidencia Ejecutiva ha emitido un 92% del total de informes requeridos por la UAF. Fuente Informe de Oficial de Cumplimiento de planes de prevención de lavado de activos. Recomendación: Por cumplimiento con los organismos de control se deberá emitir los informes requeridos. Nombre del Presidente Fórmula del Cálculo del N Fuente indicador Ejecutivo indicador Indicador (Numero de Responsable de metas*tiempo Metas alcanzadas velar por el *Costo/ Numero de ( Informe anual de ) Gerencia e en el año 2014 cumplimiento de metas*tiempo informes 100 = 43% metas. *Costo financieros. planificados)*100% Conclusión: La Gestión de Presidencia en el cumplimiento de metas fue del 43%. Recomendación: Iniciar procesos que involucren más a personal de apoyo para lograr las metas planificadas. 4. VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Personal y actividades departamentales supervisadas y controladas. Vicepresidente Ejecutivo Responsable de Controlar las actividades y gestiones efectuadas por los Departamentos. Fórmula del indicador (Personal Supervisado/Total del personal)*100% Conclusión: El personal es supervisado por Vicepresidencia Ejecutiva en un 33%. Cálculo del Indicador = 33% Recomendación: Aumentar la supervisión al personal Operativo y su personal de apoyo. Fuente Informes supervisión personal. de al 388

408 N 2 Nombre del indicador Informes entregados a Presidencia Ejecutiva. Vicepresidente Ejecutivo Responsable de Presentar un informe trimestral a la Presidencia de la Compañía sobre el estado de la Institución y sus aspectos más relevantes. Fórmula del indicador (Informes presentados/ Total de Informes)*100% Cálculo del Indicador = 100% Fuente 11/20 Informe de Vicepresidencia, Informes trimestrales. Conclusión: Vicepresidencia ha logrado cumplir en su totalidad con la presentación de Informes solicitados. Recomendación: Mantener el cumplimiento de presentación de informes y así mantener informado a presidencia Ejecutiva. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Costos Utilizados en la administración de recursos humanos, materiales y técnicos. Vicepresidente Ejecutivo Responsable administrar recursos. los Fórmula del indicador (Costos Utilizados en la Administración/Costos Planificados a utilizarse en la Administración)*100% Conclusión: Del total de costos presupuestados únicamente se utilizó el 88%. Cálculo del Indicador = 88% Fuente Informes balances contables Recomendación: El uso de los costos presupuestados para la Administración debe ir acorde con el cumplimiento de objetivos. N 2 Nombre del indicador Objetivos departamentales cumplidos. Vicepresidente Ejecutivo Responsable del cumplimiento de los objetivos institucionales. Fórmula del indicador (Objetivos institucionales cumplidos/objetivos Planificados.)*100% Cálculo del Indicador = 60% Fuente y Informe anual de Administradores, informes departamentales. Conclusión: Vicepresidencia en conjunto con el personal de apoyo logro cumplir con el 60% del total de objetivos planificados. Recomendación: El cumplimiento de objetivos debe realizarse en su totalidad y con los costos presupuestados. 5. OFICIAL DECUMPLIMIENTO Indicador Eficiencia.- N Nombre del indicador Oficial de Cumplimiento 1 Empleados que conocen Código de Ética y el Manual de Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo Responsable de vigilar, exigir, promover el conocimiento, y supervisar el cumplimiento del código de ética y manual de prevención. Fórmula del indicador (Empleados que conocen los reglamentos / Total de empleados)*100% Cálculo del Indicador = 80% Fuente Consulta empleados e informe al Directorio. Conclusión: El 53% de los empleados conoce el Código de Ética y el Manual de Prevención de lavado de activos. Recomendación: Socializar los Reglamentos y tener una constancia de que los mismos fueron entendidos por los empleados y evitar fraudes o financiar el lavado de activos. 389

409 12/20 N 2 Nombre del indicador Informes presentados operaciones inusuales. de Oficial de Cumplimiento Responsable de Presentar al Directorio un informe trimestral de las operaciones inusuales e injustificadas Fórmula del indicador (Informes presentados operaciones inusuales/total de informes operaciones inusuales)*100% Cálculo del Indicador = 50% Conclusión: El 50% de los informes requeridos han sido cumplidos por el Oficial de Cumplimiento. Recomendación: Presentar los informes de Directorio en los tiempos requeridos. N 3 Nombre del indicador Informes presentados de incumplimiento de empleados del manual de prevención de lavado de activos. Oficial de Cumplimiento Fórmula del indicador Responsable de Presentar al Directorio un informe (Informes presentados incumplimiento trimestral de empleados/total de incumplimientos por parte informes de los empleados del incumplimiento sujeto obligado y las empleados)*100% acciones adoptadas Cálculo del Indicador = 25% Conclusión: El 25% de los informes de incumplimiento de empleados han sido presentados. Recomendación: Presentar los informes de Directorio en los tiempos requeridos. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Número de operaciones monitoreadas. Oficial de Cumplimiento Responsable de monitorear permanentemente las (Número operaciones de a fin de detectar transacciones que se consideren como inusuales e injustificadas Fórmula del indicador de Operaciones Monitoreadas/Total de Operaciones)*100% Conclusión: Del total de operaciones únicamente el 88% fueron monitoreadas. Cálculo del Indicador = 88% Fuente Informes de Oficial de Cumplimiento al Directorio. Fuente Informes de Oficial de Cumplimiento al Directorio. Fuente Informe de Oficial de Cumplimiento prevención de lavado de activos. Recomendación: Se deberá evaluar al 100% las operaciones y así identificar transacciones inusuales las mismas que deberán ser analizadas y darles seguimiento. Nombre del Fórmula del Cálculo del N Oficial de Cumplimiento Fuente indicador indicador Indicador 2 Número operaciones inusuales analizadas. de Responsable de analizar las operaciones o transacciones inusuales e injustificadas que hubiere detectado (Operaciones Inusuales Analizadas/Total Operaciones Inusuales)*100% Conclusión: Del total de operaciones inusuales detectadas de analizaron el 56%. de = 76% Informe de Oficial de Cumplimiento prevención de lavado de activos. Recomendación: Todas las transacciones inusuales deben ser analizadas y tratadas como lo dicta UAF y las normas y políticas de prevención de lavado de activos. 390

410 13/20 N Nombre del indicador 3 Número de clientes analizados por la política conozca su cliente. Oficial de Cumplimiento Responsable de controlar permanentemente el cumplimiento de las políticas conozca su cliente ; Fórmula del indicador (Clientes Analizados /Total de Clientes)*100% Cálculo del Indicador = 58% Fuente Informe de Oficial de Cumplimiento prevención de lavado de activos. Conclusión: Del total de clientes analizados por la política de conozca su cliente se ha cumplido con el 76% del total. Recomendación: Todos los clientes deberán pasar por el análisis de conozca su cliente y ser ingresados en la base del sistema AML. 6. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Indicador Eficiencia.- N Nombre del indicador Contador General Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente 1 Numero comprobantes emitidos correctamente. de Responsable de Revisar la emisión correcta de los comprobantes de pago, retenciones y cheques. (Numero de cheques devueltos/total de cheques emitidos)*100% = 8% Informes contable bancarios. y Conclusión: Del total de cheques emitidos únicamente el 8% fue emitido erróneamente. Recomendación: Dar seguimiento a los cheques emitidos erróneamente. N 2 Nombre del indicador Capacitaciones personal. la Servicios Administrativos Responsable coordinar actividades capacitación personal. de las de al Fórmula del indicador (Capacitaciones al personal /Capacitaciones Planificadas)*100% Cálculo del Indicador = 93% Fuente Informe Servicios Administrativos Conclusión: Las capacitaciones del personal de todos los departamentos fueron cumplidas el 93% Recomendación: Las capacitaciones deben ir aumentado, esto permitirá tener personal capacitado en todas las áreas. 391

411 14/20 Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Rotación Personal del Servicios Administrativos Responsable de controlar la selección, contratación, movimientos e incidencias del personal Fórmula del indicador (Empleados Nuevos-Empleados salientes/total de Empelados)*100% Cálculo del Indicador = 13% Fuente Iess, Ministerio de Relaciones Laborales Conclusión: Existe un 13% de rotación del personal, el estándar es 5% por lo tanto existe alta rotación del personal. Recomendación: Instalar mecanismos de incentivos al personal y evitar su salida así como ofrecer plan carrera. 7. DEPARTAMENTO ATENCION AL CLIENTE Indicador Eficacia.- N Nombre del indicador Operador de Valores Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente El operador de valores 4589 emite los valores y (Número ordenes Número de órdenes Reportes de títulos (Bonos) así emitidas correctas/ 1 recibidas emitidas 100 bolsa de como las órdenes Total de ordenes por casa de valores = 81% valores recibidas que respaldan emitidas)*100% la venta. Conclusión: El 81% de órdenes de venta de títulos valores fueron emitidas correctamente y el 19% fueron emitidas erróneamente. Recomendación: Dar seguimiento a las ordenes incorrectas y evitar los mismos errores en el futuro. Indicador Eficiencia.- N 1 Nombre del indicador Órdenes emitidas incorrectas rectificadas. Fórmula del Operador de Valores indicador (Numero de El operador de valores ordenes emitidas emite los valores y incorrectas que títulos (Bonos) así fueron corregidas como las órdenes /Total de ordenes recibidas que respaldan emitidas la venta. incorrectas)*100% Cálculo del Indicador = 94% Fuente Reportes de bolsa de valores Conclusión: Existió un restante del 6% de órdenes de venta de títulos valores que no fueron corregidas. Recomendación: Todas las órdenes de venta de títulos valores incorrectas deben ser corregidas y anular las que fueron mal ingresadas. 392

412 15/20 8. DEPARTAMENTO DE ASESORIA CORPORATIVA Indicador Eficiencia.- Nombre del N indicador 1 Número de clientes satisfechos con la información proporcionada. Jefe de Asesoría Corporativa Responsable de elaborar diagnósticos sobre la calidad de los servicios que proporciona y sobre la aplicación de los recursos en función de los resultados, para apoyar la toma de decisiones, con el fin de asegurar la eficiencia y calidad. Fórmula del indicador (Número de clientes satisfechos /Total de clientes)*100% Cálculo del Indicador = 80% Fuente Informes de diagnóstico de calidad de servicios. Conclusión: Del total de clientes de la empresa de acuerdo a los diagnósticos de calidad servicios se observó que el 80% se sentía satisfecho con la información proporcionada por el Jefe de Asesoría Corporativa. Recomendación: El Jefe de atención al cliente debe utilizar otros mecanismos de información hacia lo clientes para poder despejar sus dudas sobre el mercado bursátil. Indicador Eficacia.- Nombre del N indicador 1 Número de Clientes Captados Jefe de Asesoría Corporativa Responsable de utilizar los medios necesarios para la captación de nuevos clientes. Fórmula del indicador (Número de clientes nuevos/total de clientes.)*100% Cálculo del Indicador = 87% = 40% Fuente Informe anual de cumplimiento de Objetivos del Departamento de Asesoría Corporativa Conclusión: En el año 2013 hubo un crecimiento del 87% en clientes, sin embargo en el año 2014 el porcentaje bajo en un 47%. Recomendación: Establecer estrategias de mercado en conjunto con Presidencia Ejecutiva para la captación de nuevos clientes. 393

413 16/20 9. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Indicador Eficiencia.- Nombre del Fórmula del Cálculo del N Jefe de Sistemas Fuente indicador indicador Indicador (Numero de Departamentos Satisfechos por la funcionalidad de 1 Responsable de Satisfacción de Sistemas Informes desarrollar y programas funcionalidad de los Informáticos = 25% anuales 1 sistemas informáticos Sistemas /Número de emitidos por que reduzcan tiempos y Informáticos. Departamentos que Departamentos. costos de los procesos. utilizan los Sistemas Informáticos instalados)*100% Conclusión: En los informes anuales emitidos por los Departamentos que utilizan los Sistemas Informáticos instalados se pudo evidencia que existe inconformidad en 3 de ellos. Recomendación: Mejorar los Sistemas Informativos inclusive podría solicitase asesoría externa. Indicador Eficacia.- N Nombre del indicador Jefe de Sistemas Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente Informe anual (Numero de Responsable de de Sistemas 4 desarrollar y programas Numero de Sistemas Instalados/ Numero cumplimiento 1 sistemas informáticos de Objetivos Instalados de Sistemas = 100% que reduzcan tiempos y del programados a costos de los procesos. Departamento instalarse)*100% de Sistemas Conclusión: El número de Sistemas Informáticos instalados que debieron ser instalados fueron cuatro siendo los siguientes, SAMEVAL, AML, FENIX, SISTEMA DE DETECCION DE LAVADO DE ACTIVOS, de los cuales se instalaron en su totalidad. Recomendación: Mejorar la funcionalidad de los Sistemas Informáticos Instalados. 394

414 17/ INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD INDICADORES DE LIQUIDEZ N 1 2 Nombre del indicador Capital de Trabajo Neto Razón Circulante Contador Responsable de emitir informes financieros. Fórmula del indicador Activo Corriente - Pasivo Corriente Activo Circulante/ Pasivo Circulante 2013 Cálculo del Indicador Fuente = Estados financieros = = 2.00 Estados financieros = 3.06 Interpretación de Resultados: Según los resultados se observó que Santa Fe Casas de Valores tiene un Capital de Trabajo Neto de $ lo que se puede interpretar como muy alto ya que puede este invertirse o ampliar los Activos Fijos que son muy necesarios para automatizar los procesos, sin embargo a diferencia del año pasado que fue de $ en el cual si se invirtió de manera productiva (Inversiones y Activos Fijos). El Capital de Trabajo Neto ha incrementado en $ En la razón circulante para el año 2014 se obtuvo 3,06 y en el ,00 este indicador mide la relación a corto plazo del capital propio con el capital ajeno y puede interpretarse como el número de unidades monetarias disponibles para pagar cada unidad monetaria de la deuda a corto plazo. INDICADORES DE SOLVENCIA Nombre del N Contador indicador 1 2 Índice de capital ajeno Índice de capital propio Responsable de emitir informes financieros. Fórmula del indicador Pasivo Total / Activo Total Patrimonio Total / Activo Total Cálculo del Fuente Indicador = 12.61% Estados 2014 financieros = 18.20% = 87.39% Estados financieros 395

415 18/ Índice pasivo capital de y Índice de activo fijo y patrimonio Responsable de emitir informes financieros. Pasivo Total / Patrimonio Total Activo Fijo Neto / Patrimonio Total = 14.43% Estados financieros = 22.25% = 26.84% Estados financieros = 24.83% Interpretación de Resultados: De los resultados obtenidos se puede determinar para el año 2014 que el 18.20% de los activos totales de la empresa corresponde a capital ajeno y financiado por terceros. El 81.80% de los activos totales de la empresa corresponden al capital propio y está financiado por sus dueños. Las deudas que mantuvo la empresa representan 22.25% con relación al patrimonio y por último el 24.83% del patrimonio de la empresa está invertido en activos fijos, esto es una inversión bastante baja sin embargo proporciona tranquilidad a la administración. INDICADORES DE EFICIENCIA Nombre del N Contador indicador Rotación de la inversión Rotación Capital Trabajo Rotación Activo Fijo Responsable del de emitir de informes financieros. el Fórmula del indicador Ventas Anuales / Activo Total Ventas Anuales / Capital de Trabajo Ventas Anuales / Activo Fijo Neto Cálculo del Fuente Indicador = 1.06 Estados financieros = = 2.83 Estados financieros = = 5.23 Estados 2013 financieros =

416 19/20 Interpretación de Resultados: Estos indicadores es necesario ser comparados con el año anterior por lo que se interpreta; la rotación de la inversión fue de 1.04 veces al año en el 2013 y en el año veces, el capital de trabajo fue de 8.26 veces en el 2013 y en el 2014 fue de 2.83 veces esta diferencia se da debido a que en el 2014 hubo más inversión y por último la rotación del activo fijo fue de 4.44 veces en el año 2013 y 5.23 en el año En general la gestión en el año 2014 fue mejor y así se puede evidenciar en los indicadores ya que todos han crecido para este año. INDICADORES DE RENTABILIDAD N Nombre del indicador Contador Fórmula del indicador Cálculo del Indicador Fuente 1 Rendimiento de la Inversión Utilidades después de impuestos / Activo Total = 28.58% Estados financieros = 12.80% Rendimiento de Capital Propio Crecimiento en Ventas Crecimiento en Utilidades Crecimiento en Comisiones Crecimiento en Ingresos por Asesoría Responsable de emitir informes financieros. Utilidades después de impuestos / Patrimonio Ventas periodo actual / Ventas periodo anterior Utilidades netas del periodo actual / Utilidades netas del periodo anterior Comisiones del periodo actual / Comisiones del periodo anterior Ingresos por asesoría periodo actual / Ingresos por asesoría del periodo anterior = 34.95% Estados 2013 financieros = 14.64% = % Estados financieros = 479% Estados financieros = 224% Estados financieros = 144% Estados financieros 397

417 20/20 Interpretación de Resultados: Rendimiento de la Inversión Representa la habilidad de la administración de la empresa para producir utilidades con los activos disponibles. De los índices aplicados se obtuvo que para el año 2013 el rendimiento de la inversión fue de 12.80% y en el año 2014 de 28.58% lo que nos indica que creció en un 15.79% esto se puede evidenciar en las nuevas adquisiciones de activos fijos como son las oficinas y equipos de computación y sistemas informativos integrados. Rendimiento del Capital Propio Indica la utilidad que obtiene la empresa en relación con el capital contable o patrimonio. Este índice nos explica que el capital propio ha obtenido una utilidad del 34.5% en el 2014 muy superior a la del 2013 que fue de14.64%. Esto se considera aceptable ya que el rendimiento promedio de las empresas dedicadas a la intermediación bursátil es del 30%. Crecimiento en ventas, utilidades, comisiones e ingresos por asesoría. Los indicadores de crecimiento indican las diferencias entre una variable del año actual con la variable del año anterior, por lo que una vez aplicados los indicadores se obtuvo: Las ventas en el año 2014 crecieron en un % en relación al año 2013, las utilidades para el año 2014 crecieron en un 379%, las comisiones 124% y los ingresos por asesoría en un 44%. Esto nos revela que la gestión realizada por parte de la administración y de los trabajadores en general fue eficiente y eficaz. El crecimiento en ventas se debió básicamente al incremento en ventas de bonos del estado, la gerencia en conjunto con todos los departamentos de Santa Fe Valores trabajaron en conjunto es así como se obtuvieron los resultados. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Director de Tesis Fecha:

418 399

419 MUÑOZ & ASOCIADOS Cía. Ltda. SANTA FE CASA DE VALORES S.A S.A. SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN A LA EMPRESA SANTA FE CASA DE VALORES S.A. Al término de la auditoría, el auditor interno deberá evaluar el estado de hallazgo, y verificar hasta que medida se han adoptado las recomendaciones proporcionadas a través de informe por lo que se realiza un seguimiento inmediato a los hallazgos que se reflejan en el informe final de auditoría de gestión a las administración de operaciones bursátiles, en una fecha intermedia, o en el próximo periodo a evaluar, es importante retornar y analizar la calificación realizada a las recomendaciones de auditorías anteriores, con el objeto de evaluar posibles riegos para con la situación actual de los mismos, y tomar decisiones sobre alcance, naturaleza y tipos de procedimientos de auditoría a aplicar en el periodo actual. El enfoque positivo en la situación actual de los hallazgos y la recomendación, consiste en acreditar a la administración las acciones que demuestren que efectivamente existe un avance sustancial o total de la puesta en marcha e implementación de las recomendaciones. Debe comprobar si la administración fue receptiva sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones presentadas en el informe. Aunque no conste en las cláusulas del contrato, al empresa auditora dará un seguimiento de las recomendaciones emitidas a la gerencia para que desarrolle estrategias de mejora, para lo cual la empresa realizará visitas a las instalaciones en un periodo de 6 meses después de finalizar la auditoria. Además, la empresa proporcionará herramientas o instrumentos de seguimiento virtual en acciones prioritarias y que no cree inconveniente con los directivos de la empresa. Elaborado por: Verónica Muñoz Fecha: Revisado por: Director de Tesis Fecha:

420 CAPÍTULO V 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Después de haber concluido la Auditoria de Gestión a la empresa SANTA FE CASA DE VALORES S.A, que comprendió el estudio de todos los departamentos, de las evidencias y observaciones de la auditoría realizada se presentas las siguientes conclusiones y recomendaciones CONCLUSIONES CONCLUSIÓN 1 En el crecimiento de la economía de un país es fundamental el correcto funcionamiento del Sistema Financiero, esto permite una eficiente y correcta asignación de capital al momento en el que se canaliza hacia la inversión el ahorro generado por excedentes monetarios. El proceso de globalización ha obligado al Sistema Financiero Ecuatoriano a buscar nuevas formas de alternativas de inversión y un sistema bancario y bursátil eficiente eficaz y dinámico. El mercado de valores es una parte del Sistema Financiero que conduce los recursos hacia el sector privado. En nuestro país las empresas prefieren financiarse a través de la banca privada pero aun cuando estos son muy restringidos, el Mercado de Valores no ha logrado consolidarse del todo. Las Casas de Valores son instituciones que actúan como intermediarios financieros, creadas con el fin de establecer una alternativa de financiamiento diferente a la que brinda el sistema financiero y beneficiando a los inversionistas participantes del mercado de valores estas son reguladas por el Consejo Nacional de Valores, Unidad de Análisis Financiero y la Superintendencia de Bancos, Valores y Seguros. CONCLUSIÓN 2 La Auditoria de Gestión es una herramienta aplicable a cualquier tipo de empresa, es una nueva técnica de asesoramiento que ayuda a analizar, diagnosticar y establecer recomendaciones a las empresas con el fin de conseguir el éxito con una estrategia. 401

421 CONCLUSIÓN 3 Realizar una Auditoria de Gestión en la actualidad es importante ya que nace de la necesidad de comprobar el cumplimiento de las metas y objetivos empresariales planteados, ayuda a que los recursos que posee la empresa sean conocidos a fondo, llevar un control de los mismos, evaluarlos y si es el caso tomar acciones correctivas para alcanzar la máxima eficiencia. CONCLUSIÓN 4 La eficiencia, eficacia y economía son parámetros que deben ser cumplidos por la empresa para lograr la máxima competitividad dentro del mercado donde se desarrolla. La eficiencia es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes o servicios, la eficacia es el grado en el que una actividad o programa alcanza los objetivos o metas planteadas y la economía mide las condiciones en la que se adquieren los recursos financieros, humanos y materiales. CONCLUSIÓN 5 Los indicadores de gestión son instrumentos que reflejan los resultados de una actuación pasada, estos se aplican con el fin de determinar la eficiencia de las empresas y no tomar decisiones a ciegas, saber si la organización está en el camino correcto, establecer las áreas que requieren mejora principalmente en aquellos puntos donde la empresa está débil y determinar en tiempo real lo que está sucediendo en la organización RECOMENDACIONES RECOMENDACIÓN 1 Debido a la falta de conocimiento por parte del público en general y de la escasa promoción del mercado bursátil en cuanto a sus usos y beneficios que proporciona la organización deberá realizar programas de difusión sobre la cultura bursátil, de inversión y ahorro. A través de mecanismos que atraigan el interés de la sociedad. Dentro de la normativa vigente y de los organismos de control por los cuales son regidos las Casas de Valores deberán cumplir con las regulaciones que se exijan, así como estar en constante actualización de las reformas que se originen, el caso omiso a dichas disposiciones causará entre otras sanciones el cierre de las mismas. 402

422 RECOMENDACIÓN 2 Las empresas cualquiera sea su tipo ya sean estas industriales, comerciales o de servicios deben realizar por lo menos una vez cada tres años una Auditoria de Gestión esto permitirá evaluar si los procedimientos utilizados son correctos y establecer mecanismos o planes de mejora para trazar nuevas metas y encaminar a la organización hacia el éxito deseado. RECOMENDACIÓN 3 Las empresas deben realizar evaluaciones sobre cómo y en qué tiempo se están cumpliendo los objetivos y metas trazadas, para lo cual deberá realizar una Auditoria de Gestión y así tomar acciones correctivas encaminando a su personal hacia nuevos horizontes de cumplimiento de objetivos. RECOMENDACIÓN 4 Todos los recursos ya sean estos humanos, materiales o financieros deben ser manejados bajo los parámetros de eficiencia, eficacia y economía ya que esto permitirá y conducirá hacia el éxito a la empresa. En el momento en el que la empresa realiza la Autoría de Gestión medirá el grado en el que las tres E son cumplidas por los empleados de la organización. Una vez analizado se deberá realizar planes de mejora continua para obtener ventaja competitiva sobre las demás empresas. RECOMENDACIÓN 5 La organización deberá aplicar indicadores de gestión a sus actividades y procesos ya que así podrá introducir cambios o mejoras y evaluar las consecuencias de dichos cambios en el menor tiempo posible, establecer la relación entre productividad y rentabilidad y medir la situación de riesgo de la empresa. No solo es importante aplicar indicadores de gestión si no a de más deberán aplicar indicadores financieros estos abarcan toda la parte contable y financiera y su correcto análisis conllevara a tomar decisiones orientadas a las necesidades reales de la empresa 403

423 BIBLIOGRAFÍA Beltran Jaramillo, J. (2011). Indicadores de Gestión (2a ed.). Bogota, Colombia: 3r Editores. Blanco Luna, Y. (2012). Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral. Bogota: Ecoe Ediciones. Chang Wong, F., Romero Aleman, P., & Rumbea Pavisic, F. (2 de Mayo de 2013). Un análisis sobre las intituciones presupiestarias del Ecuador. Recuperado el 19 de Noviembre de 2015, de Chiriboga Rosales, L. A. (2012). Sistema Fianciero. Quito, Ecuador: Publigraficas Jokama. Contraloría General del Estado. (22 de Noviembre de 2010). Manual de Auditoria de Gestión. Recuperado el 5 de Noviembre de 2015, de e%20gestion.pdf Fleitam, J. (2011). Negocios Exitosos. Washington: MacGraw Hill. Franklin, E. B. (2013). Auditoría Administrativa. Mexico: Pearson Educacion. Guerra Subia, J. (16 de Febrero de 2011). Repositorio Institucional de Trabajos de fin de Titulación. Recuperado el 6 de Octubre de 2015, de Internos, Coopers y Lybrans e Intituto de Auditores. (2012). Los nuevos conceptos del Control Interno (Informe COSO). Madrid: Ediciones Diaz Santos S.A. Jenkins, G. (2011). Auditoria un enfoque integral. México: Pearson Educación. Loor Zambrano, Y. (2014). Direccionamiento Estrategico, Comercial y Financiero. Ecuador: Dreams Magnet. MICIL. (25 de Enero de 2014). INFORME MICIL. Recuperado el 16 de Noviembre de 2015, de Mosquera, C. F. (15 de Diciembre de 2011). Sistema Financiero del Ecuador. Recuperado el 3 de Septiembre de 2015, de pdf Samuel, M. (2012). Control Interno Informe Coso. Colombia: Eco Ediciones. Thompson, I. (04 de Diciembre de 2012). Promonegocios. Recuperado el 25 de Septiembre de 2015, de Tovstiga, G. (2012). ESTRATEGIA EN LA PRACTICA. Argentina: Garnica S.A. Unidad de Análisis Financiero. (2 de Marzo de 2010). Ley de Mercado de Valores. Recuperado el 24 de Octubre de 2015, de Lexis S.A.: 404

424 ANEXOS 405

425 Anexo A Estado de Situación Financiera Santa Fe Casa de Valores SANTA FE CASA DE VALORES ESTADO DE SITUACION FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y 2013 (Expresado en dolares estadounidenses) ACTIVO Activo Circulante Efectivo y sus Equivalentes Activos Financieros Deudores por Intermediación Cuentas por Cobrar Activo no Circulante Propiedad, planta y Equipo Activos Fijos (-) Depreciación ( ) ( ) Otros Activos Pagos Anticipados Acciones y Participaciones Depósitos en Garantía Acciones Decevale Impuestos Diferidos TOTAL ACTIVOS PASIVO Pasivo Circulante Acreedores por Intermediación Cuentas por Pagar Impuestos Diferidos PATRIMONIO Capital Pagado Reservas Perdidas Ejercicios Anteriores (59.550) ( ) Resultados Acumulados Adopción NIIF (3.470) (3.470) Utilidad del Ejercicio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

426 Anexo B Estado de resultados Integrales Santa Fe Casa de Valores SANTA FE CASA DE VALORES ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Y 2013 (Expresado en dolares estadounidenses) INGRESOS Comisiones Ganadas Ingresos por aseosoría financiera Rendimientos financieros Otros Ingresos TOTAL INGRESOS EGRESOS Gastos Financieros Gastos de personal Servicios de Terceros Provisiones, depreciacines y amortizaciones Otros gastos administrativos TOTAL EGRESOS Utilidad en operación Otros ingresos o gastos no operacionales (4.406) 420 Utilidad antes de participación empleados e imp Participación de empleados Impuesto al a renta Reserva Legal - (4.414) UTILIDAD NETA

427 Anexo C Instalaciones Área de Contabilidad y Servicios Administrativos 408

428 Anexo D Instalaciones Área de Tesorería Anexo E Instalaciones Área de Oficial de Cumplimiento 409

429 Anexo F Instalaciones Área de Sistemas 410

430 Anexo G Instalaciones Recepción 411