FICHAS ORGANIZATIVAS de las Dependencias Centrales de la UCV

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1 Asunto: Fichas dependencias adscritas al Vicerrectorado Académico Vicerretorado Académico FICHAS ORGANIZATIVAS de las Dependencias Centrales de la UCV DEPENDENCIAS ADSCRITAS AL VIRRECTORADO ADMINISTRATIVO 215

2 Vicerretorado Administrativo Universidad Central de Venezuela Manual de Organización Asunto: Ficha Organizativa del Vicerrectorado Administrativo VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO FICHA ORGANIZATIVA 217

3 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Vicerretorado Administrativo VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO Creación Vicerrectorado Administrativo, creado a partir de la Ley de Universidades de 1970, lo que implicó un paso de avanzada en la estructura universitaria, acorde con el progreso de las ciencias administrativas, y que guardaba relación con los ingentes recursos que integran el patrimonio universitario y con las características que asume la autonomía en sus aspectos organizativos, académicos, administrativos y económico-financieros señalados por el artículo 9 de la Ley de Universidades vigente, los cuales han sido consagrados en el artículo 109 de la Constitución En fecha 04 de junio del 2003 según CU. Nro , se aprueba la Propuesta de Fortalecimiento Administrativo Institucional del Vicerrectorado Administrativo (VRAD) la cual nace como respuesta inmediata a la crisis que vive esta Casa de Estudios como resultado de un funcionamiento administrativo que no responde al actual crecimiento y complejidad de esta Institución. El Fortalecimiento del Vicerrectorado Administrativo se fundamenta en un diseño organizativo de carácter participativo que tiene en la diversidad de objetivos y desempeños su principal fortaleza y su norte son los usuarios (Facultades y Dependencias). En fecha 28 de junio del 2006 según CU se aprueba la Propuesta de revisión Funcional del Vicerrectorado Administrativo con la finalidad de mejorar su funcionamiento, la misma surge de la necesidad de abordar ciertas inquietudes organizacionales y funcionales derivadas de la aplicación de la Propuesta de Fortalecimiento Institucional del Vicerrectorado Administrativo y así hacer coincidir lo planteado en el Plan Estratégico del VRAD con el diseño organizacional y las nuevas metas que este plan pretende abordar en los próximos años de gestión. Visión El Vicerrectorado Administrativo de la Universidad Central de Venezuela, considerado como uno de los subsistemas de la Institución, constituye, al igual que ella, una organización abierta al aprendizaje, orientada hacia el cambio y la innovación, para lograr la utilización de tecnologías de gestión que garanticen el uso y mejor aprovechamiento de todos los recursos de la UCV en beneficio de la comunidad ucevista y de toda 219

4 Asunto: Vicerrectorado Administrativo la sociedad venezolana, contribuyendo así al posicionamiento de liderazgo universitario inherente a la Institución y al cumplimiento de las estrategias, objetivos, políticas y metas que se correspondan con ella en los aspectos administrativos, financieros, presupuestarios y de recursos humanos. Misión La Misión del Vicerrectorado Administrativo, como sistema socio técnico cultural abierto de la UCV, representado por el Vicerrector Administrativo, consiste en la dirección y coordinación de las actividades administrativas financieras y presupuestarias de la Institución, con la responsabilidad de racionalizar su gestión, propiciando la permanencia de una infraestructura y uso de la tecnología adecuada para el cabal y efectivo cumplimiento de un servicio oportuno y satisfactorio, al menor costo institucional, de las funciones que le competen, en beneficio de la comunidad ucevista y sociedad en general, sin olvidar, el desarrollo requerido por el personal del VRAD y su crecimiento permanente y progresivo para que la calidad del servicio no decaiga y se fortalezca, en forma constante, la imagen pública de la UCV. Objetivos Respaldar al Consejo Universitario y específicamente al Rector, en sus actividades tendentes a fortalecer la autonomía académica, organizativa, administrativa, económica y financiera de la Universidad Central de Venezuela (UCV), conforme a lo dispuestos en los artículos referentes en la Ley de Universidades vigente. Dirigir y coordinar, de acuerdo con el Rector, las actividades administrativas de la Universidad Central de Venezuela (UCV). Emitir las políticas, directrices y estrategias relacionadas con la administración de los recursos de todo tipo necesarias para el funcionamiento eficiente, desarrollo y transformación de la UCV y para garantizar el asesoramiento oportuno e idóneo en materia administrativa que requieran las autoridades, la comunidad universitaria y los organismos externos a la Institución. Apoyar al Vicerrector Administrativo en el desarrollo de las responsabilidades que le competen al presidir el Consejo de Fomento y velar por el cumplimiento de sus resoluciones. Respaldar al Vicerrector Administrativo cuando corresponda suplir las faltas temporales del Vicerrector académico, conforme a lo dispuesto en la Ley de universidades vigente. 220

5 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Vicerretorado Administrativo Contribuir a la creación de un clima organizacional que favorezca el cambio, la innovación y la creatividad en la Universidad, cultivando valores éticos que se consideran indispensables para el logro de los fines de la Institución. Disposiciones Legales Base legal contemplada en el presente Manual de Organización. ATRIBUCIONES DEL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO 1 Suplir las faltas temporales del Vicerrector Académico. 2 Dirigir y coordinar de acuerdo con el Rector las actividades administrativas de la Universidad, 3 Presidir el Consejo de Fomento y velar por el cumplimiento de sus resoluciones; 4 Cumplir con las funciones que le sean asignadas por el Rector o el Consejo Universitario. 5 Las demás que señalen las leyes y los reglamentos. Funciones Formular políticas, normas, procedimientos que fundamenten la administración universitaria. Hacer cumplir las normativas administrativo-financieras internas y externas. Coordinar, junto con el Rector, el Consejo de Planificación Estratégica de la UCV. Dirigir y coordinar, de acuerdo con el Rector, las actividades administrativas de la UCV. Darle apoyo técnico (administrativo-financiero) al Consejo Universitario en todas las decisiones relacionadas con las áreas correspondientes a este Vicerrectorado. Informar periódicamente a la comunidad universitaria sobre la situación administrativa, financiera y presupuestaria de la UCV. Mantener informada a la comunidad sobre pagos, compromisos, fideicomisos y demás deudas pendientes. Garantizar la integración sistémica de la administración universitaria y el intercambio de información permanente con las facultades, dependencias y las entidades externas que forman parte de su entorno. 221

6 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Mantener informado al Consejo Universitario sobre el desenvolvimiento administrativo financiero de la UCV. Rendir cuenta anualmente de la Gestión Administrativa- Financiera Universitaria ante el Consejo Universitario e informarla a la Comunidad Universitaria. Mantener actualizadas las deudas con el personal universitario derivadas de convenios contractuales. CONSEJO ESTRATÉGICO ADMINISTRATIVO Objetivo Garantizar la integración de los usuarios (Facultades y Dependencias Centrales) a las decisiones estratégicas orientadas a la formulación de normas, políticas, procedimientos y cambios requeridos por la administración universitaria. Estará integrado por el Vicerrector(a) Administrativo(a), quien lo coordina, los Decanos, el Director funcional sobre las Direcciones adscritas al VRAD y Coordinador(a) del VRAD y el Consultor Jurídico como asesores. CONSEJO DE FOMENTO Creación El Consejo de Fomento es un organismo que está contemplado en la Ley de Universidades publicada en la Gaceta Oficial Nº 1.429, extraordinario del , en su Sección XIII, Artículos 130 y 131. Misión El Consejo de Fomento es un organismo de carácter consultivo, que asesora al Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela y a las Autoridades Universitarias en general, en asuntos relacionados con los aspectos económicos y financieros de la Universidad y en la orientación del desarrollo e incremento del patrimonio de la misma. Objetivos Generar políticas, planes e instrucciones para el fomento y desarrollo de actividades que produzcan ingresos extraordinarios. 222

7 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Vicerretorado Administrativo Proponer políticas y formular orientaciones para contribuir al desarrollo de fundaciones, asociaciones y empresas universitarias para así mejorar la capacidad productiva de las empresas universitarias. Establecer políticas para lograr contribuciones que incrementen el patrimonio de la UCV. Atribuciones 1. Recomendar al Consejo Universitario la adquisición enajenación o gravamen de bienes y la aceptación de herencias, legados o donaciones. 2. Fomentar las rentas de la Universidad. 3. Servir de órgano de consulta al Consejo Universitario en los problemas de índole económico y financiero. 4. Estudiar los problemas de largo alcance, prever las necesidades económicas futuras de la Universidad y planear los modos de satisfacerlas. 5. Los demás que fije su reglamento, dictado por el Consejo Universitario. Funciones Contribuir al desarrollo de Fundaciones Asociaciones y Empresas Universitarias. Contribuir a las resoluciones de los problemas económicos y financieros de la universidad. Propiciar el control de los ingresos propios de la universidad. Contribuir al desarrollo de la Zona Rental. COORDINACIÓN DE VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO Misión Coordina, supervisa, operativiza y controla el funcionamiento administrativo del VRAD y sus dependencias con el fin de garantizar la calidad, integración, eficiencia y efectividad de la gestión administrativa universitaria. Objetivo Garantizar el funcionamiento sistémico de las dependencias adscritas al Vicerrectorado Administrativo. 223

8 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Funciones Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos que regulan la administración universitaria. Coordinar y hacer seguimiento al trabajo de las Direcciones adscritas al VRAD. Controlar el manejo administrativo-financiero del VRAD. Formular el plan de trabajo del VRAD junto con las Direcciones adscritas al Vicerrectorado. Garantizar el trabajo en equipo de las Direcciones adscritas al Vicerrectorado así como también solicitarles informes ejecutivos periódicos de las metas alcanzadas. Conocer y hacerle seguimiento a los planes de trabajo operativo de las Dependencias adscritas al VRAD. CONSEJOS CENTRALES Objetivos Integrar técnicamente y funcionalmente a las Direcciones del VRAD con los Grupos Operativos de las Facultades y Dependencias con el fin de actuar como mecanismos unificadores de las decisiones técnicas de cada una de las áreas específicas (Planificación y Presupuesto, Administración y Finanzas y Recursos Humanos). Cada Consejo Central estará constituido por el Director(a) del área específica del VRAD y el Responsable de dicha área en las Facultades y Dependencias; por ejemplo, Recursos Humanos de todas las Facultades. Funciones Garantizar la concentración de esfuerzos y decisiones técnicas unificadas Tomar decisiones técnicas relacionadas con los procesos y procedimientos técnicos propios de las diversas formas de trabajo del área específica. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Objetivo Mantener ordenada y actualizada la administración del Vicerrectorado Administrativo y velar por el cumplimiento de las normas establecidas. 224

9 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Vicerretorado Administrativo Funciones Formular y ejecutar el presupuesto de la Coordinación del Vicerrectorado Administrativo. Gestionar todo lo relacionado con la contratación de personal, actualización de datos, capacitación y evaluación del personal existente en la Coordinación del Vicerrectorado Administrativo. Garantizar el buen uso de los bienes de oficina, materiales y equipo de la oficina del Vicerrectorado. Mantener actualizado el inventario de bienes de la oficina del Vicerrectorado Administrativo. Efectuar las compras de los artículos de oficina, controlar el uso de estos y mantener actualizado el registro de estas adquisiciones. Cumplir y hacer cumplir las normas de control interno y externas establecidas. Cumplir con los requerimientos y normativas contables, financieras y presupuestarias establecidas en la institución. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Objetivos Desarrollar y mantener un sistema de información de gestión administrativa-financiera que dé soporte a los procesos administrativos de la UCV. Garantizar la actualización tecnológica y de los servicios de información requeridos por el Vicerrectorado Administrativo, en conformidad con los lineamientos emanados por la Dirección de Tecnología de Información y Comunicaciones (DTIC) de la UCV. Funciones Aplicar las normas, políticas y lineamientos emitidos por la (DTIC) con el fin de mantener operativa la infraestructura tecnológica requerida por el Vicerrectorado Administrativo. Formular y evaluar las políticas, directrices y estrategias en tecnología de información atendiendo los requerimientos del Vicerrectorado Administrativo, y su integración con la Universidad. 225

10 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Formular, evaluar y hacer seguimiento a la implantación de nuevas tecnologías de Información, garantizando de esta forma que todas las adquisiciones se adecúen técnicamente a los requerimientos del VRAD y a las normativas de la Universidad. Desarrollar los sistemas administrativos necesarios para dar soporte a la administración económico financiera de la UCV. Atender los requerimientos de los usuarios del Vicerrectorado Administrativo en cuanto al uso de los sistemas de información. Asesorar a las distintas Direcciones adscritas al VRAD en la selección de tecnología y servicios de información. Formular planes de adiestramiento y actualización en el uso de la tecnología de información para satisfacer las demandas del VRAD. Controlar el cumplimiento de los contratos de servicios en tecnología de información que existan entre el VRAD y sus proveedores. Mantener actualizados el inventario del parque tecnológico del Vicerrectorado Administrativo. Dirigir, coordinar al personal del área de tecnología de información del VRAD. Participar en reuniones o comités para el tratamiento y la formulación de planes en tecnología de información. Preparar y presentar los informes de gestión periódicos solicitados por la Coordinación del Vicerrectorado Administrativo. Otras funciones de su competencia asignadas por la Coordinación del Vicerrectorado Administrativo. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Objetivo Garantizar la prestación de servicio de transporte a la comunidad ucevista, con seguridad, responsabilidad y eficiencia, mediante la estructuración de políticas y medidas de carácter administrativo y operativo que contribuyan al fortalecimiento operacional y del recurso humano del Departamento de Transporte. 226

11 Asunto: Vicerrectorado Administrativo Vicerretorado Administrativo Funciones Programación de las actividades diarias, mensuales y anuales que se desarrollan en cada una de las Secciones que lo conforman. Diseño y ejecución de planes de mantenimiento preventivo y correctivo a unidades autobuseras y automotrices. Constante equipamiento de repuestos y equipos a los talleres Diesel y Automotriz. Mantenimiento de las áreas físicas del Departamento. Coordinación y dirección de Jornadas especiales de mantenimiento. Creación y aplicación de normas y procedimientos para cada una de las secciones. 227

12 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo Organigrama Estructural C. U del 28/06/2006 Mod. C. U del 13/06/2007 CONSEJO UNIVERSITARIO VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO ESTRATEGICO ADMINISTRATIVO CONSEJO DE FOMENTO COMISIÓN DE LICITACIONES COORDINACIÓN DPTO. DE TRANSPORTE DPTO. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DPTO. DE TECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO cc cc cc DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS cc DIRECCIÓN DE ASISTENCIA Y SEGURIDAD SOCIAL 228

13 Planificación y Presupuesto Universidad Central de Venezuela Manual de Organización Asunto: Ficha Organizativa de la Dirección de Planificación y Presupuesto DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO FICHA ORGANIZATIVA 229

14 Planificación y Presupuesto Asunto: Estructura Organizativa de la Dirección de Planificación y Presupuesto DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Creación La Dirección de Planificación y Presupuesto fue creada en el año 1962, como una unidad administrativa adscrita a la Dirección de Administración. Es importante destacar que a raíz de la promulgación de la Ley Orgánica del Régimen Presupuestario, en fecha , la técnica del presupuesto por programa ha tenido mayor vigencia tanto en su aplicabilidad técnica, como se formula en el Articulo 67 de la Ley Orgánica del Régimen Presupuestario. En donde se expresa lo siguiente: En cada uno de los organismos cuyos presupuestos están regidos por la presente Ley, existirán unidades que cumplirán las funciones presupuestarias que aquí se establecen. Estas unidades, sin perjuicio de su dependencia jerárquica, dependerán funcionalmente de la Oficina Central de Presupuesto. La Dirección de Planificación y Presupuesto garantiza, mediante la Planificación, Programación, Formulación, Control y Evaluación de la Gestión Presupuestaria, el uso eficiente y eficaz de los recursos presupuestarios asignados para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Institución. Posteriormente fue aprobada su reestructuración en fecha 04 de junio según CU. Nro de fecha 05 de junio del 2003, fecha en la cual se aprobó la propuesta de Fortalecimiento del Vicerrectorado Administrativo, donde se parte de la centralización normativa, descentralización operativa y desconcentración de funciones, como criterios que rigen la estructuración del sistema decisorio. Posteriormente en Junio del 2006 se somete a la aprobación del Consejo Universitario la revisión funcional de la Estructura Organizativa del Vicerrectorado Administrativo, cuyo objetivo principal se basa en proponer una estructura plana orientada a los procesos claves de cada Dirección, la nueva estructura de la Dirección de Planificación y Presupuesto fue aprobada por Consejo Universitario, según C.U , de fecha 26 de junio del Misión Coordinar las actividades de Planificación, Programación, Formulación, Control y Evaluación del Presupuesto de la Universidad, en concordancia con las otras direcciones del VRAD, con el objeto de cumplir con las disposiciones y normativas legales y propiciar una distribución eficiente, efectiva y equitativa de los recursos que conlleven al logro de los Planes, Proyectos, Objetivos y Metas que se correspondan con el cumplimiento de las finalidades de la UCV. 231

15 Asunto: Dirección de Planificación y Presupuesto Visión Contribuir mancomunadamente con las otras Dependencias de la Universidad a la prestación del mejor servicio a los clientes internos (comunidad universitaria y sus organizaciones) y externos, aplicando y propiciando el uso de técnicas y procesos innovadores que generen información y productos oportunos, confiables y de alta calidad en busca de la mayor eficiencia en el cumplimiento de los fines y objetivos que tenga la UCV, en beneficio de la nación venezolana. Objetivos Proponer las políticas que orientan la planificación y el presupuesto de las Facultades y Dependencias de la Universidad Central de Venezuela (UCV). Garantizar la integración de las distintas funciones de planificación y presupuesto desempeñadas por la Dirección con las Facultades y Dependencias de la UCV. Establecer mecanismos para evidenciar el cumplimiento de la normativa legal vigente en materia de planificación y presupuesto en la UCV. Garantizar la centralización normativa y la descentralización operativa en la UCV, para el cabal desarrollo de las funciones del VRAD. Formar y/o capacitar recursos humanos en el área de planificación y presupuesto con la finalidad de prestar asesoría técnica a la comunidad universitaria en general. Proveer servicios integrales en materia de planificación y presupuesto. Disposiciones Legales Base legal contemplada en el presente Manual de Organización. Manual de Normas y procedimientos de Planificación. Formulación y Control Presupuestario. Funciones Programar y organizar el proceso de elaboración del anteproyecto de presupuesto (couta presupuestaria) siguiendo los lineamientos establecidos en el marco legal vigente. Programar y organizar el proceso de elaboración del proyecto de presupuesto, siguiendo los lineamientos establecidos en el marco legal vigente. 232

16 Planificación y Presupuesto Asunto: Dirección de Planificación y Presupuesto Programar y organizar el proceso de elaboración y consolidación del Plan Operativo Anual de la Institución (POA UCV). Consolidar el presupuesto de Facultades y Dependencias de la Universidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos. Analizar la información sobre la ejecución presupuestaria y financiera de las Facultades y Dependencias. Programar, organizar y efectuar la evaluación de la ejecución presupuestaria, presentando informes a los organismos internos y externos. Controlar y supervisar la actualización de los cálculos estadísticos correspondientes a los datos e indicadores en materia presupuestaria. Planificar, dirigir y coordinar los estudios que sobre organización y funcionamiento requiere la Universidad. Realizar estudios diagnósticos, sobre aspectos relacionados con la organización y el funcionamiento de la Universidad. Analizar las proposiciones de cambios estructurales y funcionales que se sometan a su consideración, para recomendar e implementar la estructura organizativa más adecuada a los objetivos y funciones de la Universidad. Elaborar, actualizar, implantar y evaluar los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos que deban ser aplicados en las diferentes dependencias de la Universidad. 233

17 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo Dirección de Planificación y Presupuesto Organigrama Estructural C. U del 28/06/2006 VICERECTORADO ADMINISTRATIVO DPTO. ESTADÍSTICAS E INFORMÁTICA DPTO. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DIVISIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN Y FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA DIVISIÓN DE CONTROL DE LA EJECUCIÓN Consejo Central DIVISIÓN DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN 234

18 Administración y Finanzas Universidad Central de Venezuela Manual de Organización Asunto: Ficha Organizativa de la Dirección de Administración y Finanzas DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS FICHA ORGANIZATIVA 235

19 Asunto: Dirección de Administración y Finanzas Administración y Finanzas DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Creación La Dirección de Administración y Finanzas adscrita al Vicerrectorado Administrativo, le fue aprobada su reestructuración en fecha 04 de junio según CU. Nro de fecha 05 de junio del 2003, fecha en la cual se aprobó la propuesta de Fortalecimiento del Vicerrectorado Administrativo, donde se parte de la centralización normativa, descentralización operativa y desconcentración de funciones, como criterios que rigen la estructuración del sistema decisorio. El 08 de Febrero de 2006 el Consejo Universitario aprobó una estructura de esta Dirección, según C.U del 09 de Febrero 2006 donde se reflejan las Divisiones de Bienes Y Seguros, con la Creación del Departamento de Bienes e Inmuebles; la División de Actividades Comerciales e Ingresos Propios; y la División de Nómina (Transferida de Recursos Humanos.) Posteriormente, en Junio del 2006 se somete a la aprobación del Consejo Universitario la revisión funcional de la Estructura Organizativa del Vicerrectorado Administrativo, cuyo objetivo principal se basa en proponer una estructura plana orientada a los procesos claves de cada Dirección; estas modificaciones fueron aprobadas por Consejo Universitario, según C.U , de fecha 28 de junio del Visión Contribuir al funcionamiento eficiente de las actividades gerenciales que le competen, mediante un desempeño que garantice la idoneidad en todos los procesos, realizando un control efectivo y un seguimiento oportuno y permanente, apoyado en sistemas de tecnología de punta que propicien transparencia en todas las operaciones, con apoyo de personal debidamente calificado, integrado con la Institución, con valores éticos reconocidos y con buena disposición hacia el cambio y dispuesto a cooperar para atender con éxito las innovaciones que fuesen necesarias. Misión Administrar, custodiar y controlar los recursos financieros y materiales de la Institución, acorde con las leyes y normativa vigente, propiciando el uso de tecnologías de punta, para el desarrollo de una gestión eficiente mediante la prestación de ser- 237

20 Asunto: Dirección de Administración y Finanzas vicios a la comunidad ucevista en concordancia con las otras direcciones del VRAD. Objetivo Alcanzar el máximo aprovechamiento de los recursos financieros y materiales y velar por el cumplimiento de la normativa establecida. Disposiciones Legales Base Legal contemplada en este Manual de Organización Funciones Velar por el cumplimiento de las normas económica-financieras internas y externas. Asesorar en materia financiera y administrativa a las Autoridades Universitarias. Formular las políticas y lineamientos que orientan el desempeño financiero de la UCV. Garantizar la integración de los distintos subsistemas que la conforman (Compras, Bienes, Seguro, Actividades Comerciales e Ingresos Propios, Nomina, Tesorería y Contabilidad). Ejecutar las decisiones tomadas por las Autoridades Universitarias relacionadas con el pago de los compromisos contraídos con terceros. Generar y suministrar información periódica (bimensual) a las Autoridades Universitarias sobre el desenvolvimiento financiero presupuestario de la Institución y a las entidades externas que así lo requieran. Garantizar el pago oportuno de los compromisos contraídos. Autorizar las órdenes de pago. FUNCIONES DESCENTRALIZADAS Y DESCONCENTRADAS HACIA LAS FACULTADES Y DEPENDENCIAS Funciones de las Unidades de Tesorería de las Facultades y Dependencias Cumplir fielmente con las normas y procedimientos establecidos para el área de Tesorería. 238

21 Asunto: Dirección de Administración y Finanzas Administración y Finanzas Programar, coordinar y organizar el proceso correspondiente a la recepción, custodia y distribución de los valores financieros de la Facultad o Dependencia. Actuar como entidad auxiliar de la Tesorería Central de la Universidad. Remitir mensualmente a la Tesorería Central de la Universidad la información de los saldos bancarios conciliados. Elaborar mensualmente el flujo de caja de la Facultad o Dependencia. Elaborar mensualmente la conciliación bancaria financiera con la finalidad de obtener saldos actualizados de las diferentes cuentas de las Facultades o Dependencias. Realizar las retenciones fiscales e informar los pagos realizados por estos conceptos a la Tesorería Central de la Universidad. Informar a la Tesorería Central de la Universidad sobre la apertura y cierre de cuentas bancarias y colocaciones financieras. Establecer un vínculo directo con la Tesorería Central a fin de garantizar el flujo oportuno y correcto de la información necesaria sobre los movimientos de valores financieros de las Facultades y Dependencias. Funciones de las Unidades de Bienes de las Facultades y Dependencias Cumplir con las normas, políticas y procedimientos establecidos para el registro y control de los movimientos de bienes. Elaborar el registro sistemático de las transacciones (incorporaciones, desincorporaciones y transferencias) que afecten o puedan llegar a afectar los inventarios. Mantener actualizados el inventario de bienes. Cumplir con la obligación de suministrar información mensual sobre el movimiento de bienes de la Facultad o Dependencia al Departamento de Bienes Muebles Realizar los cierres mensuales y anuales. Realizar inventarios físicos de los bienes para el control y seguimiento Realizar los ajustes y correcciones necesarias que sean requeridas para la correcta contabilización de los movimientos generados por las Facultades y Dependencias. 239

22 Asunto: Dirección de Administración y Finanzas Mantener un eficiente control y archivo de los documentos soportes de los movimientos Funciones de las Unidades de Contabilidad de las Facultades y Dependencias Las Facultades y Dependencias son responsables de elaborar y mantener al día el registro de las transacciones económicas-financieras y la custodia de los soportes de los registros de dichas transacciones. Elaborar y remitir las rendiciones contables en los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes a la División de Contabilidad Central. Realizar los cierres mensuales y anuales. Realizar los ajustes y correcciones necesarias que sean requeridas para la correcta contabilización de los movimientos generados por las Facultades y Dependencias. Mantener un eficiente control y archivo de los documentos soportes de los asientos contables de las Facultades y Dependencias. Garantizar la guarda y custodia de los documentos soportes de los asientos contables de las Facultades y Dependencias. Dar fiel cumplimiento de las políticas y procedimientos técnicos para el registro de las transacciones económicas - financieras. Funciones de las Unidades de Compras de las Facultades y Dependencias Dar fiel cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para la adquisición de bienes y servicios. Elaborar el registro sistemático de las adquisiciones de bienes y servicios realizadas. Creación de un Registro de Proveedores de la UCV (Facultades y Dependencias). Realizar la guarda y custodia de los bienes o servicios adquiridos de acuerdo a la normativa vigente Establecer y mantener un archivo de los documentos comprobatorios de todo tipo de transacción realizada debiéndose conservar permanentemente organizados y numerados. 240

23 Asunto: Dirección de Administración y Finanzas Administración y Finanzas Suministrar información al Departamento de Bienes sobre los bienes adquiridos a fin de ser incluidos en las pólizas de Seguros de la Universidad. Suministrar información al Departamento de Control de Compras y Servicios sobre los contratos de servicios que tiene la Facultad o Dependencia. Suministrar información al Departamento de Control de Compras y Servicios sobre la programación anual de compras y la ejecución trimestral de las mismas, atendiendo los lapsos establecidos para la recepción de esta información. 241

24 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo Dirección de Administración y Finanzas Organigrama Estructural C. U del 28/06/2006 VICERECTORADO ADMINISTRATIVO CONSEJO CENTRAL DPTO. SERVICIOS ADMINISTRATIVO DIVISIÓN DE COMPRAS Y ACTIVIDADES COMERCIALES DIVISIÓN DE TESORERÍA DIVISIÓN DE BIENES DIVISIÓN DE CONTABILIDAD DIVISIÓN DE NÓMINA 242

25 Asunto: Ficha Organizativa de la Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos Universidad Central de Venezuela Manual de Organización DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS FICHA ORGANIZATIVA 243

26 Asunto: Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Creación Nace durante la gestión del Rector Francisco De Venanzi en enero de 1959, bajo la figura de Oficina de Personal, dependiente de la Dirección de Administración. El 1 de mayo de 1964, pasa a depender directamente del Rectorado con la categoría de Dirección de Personal, adscribiéndole varias dependencias administrativas. En mayo de 1973 es aprobada una nueva estructura para la Dirección por instrucciones del Vicerrectorado Administrativo. En 1976 el Vicerrectorado Administrativo designa una Comisión de reestructuración, la cual eleva los departamentos a Divisiones. El 22 de de febrero de 1995, el Consejo Universitario acordó iniciar un proceso de reestructuración de la Dirección de Personal, para lo cual designó una Comisión coordinada por el Rector Dr. Simón Muñoz, el Vicerrector Administrativo Prof. Elías Eljuri, siendo el Director (E) el Prof. José R. Betancourt, en virtud de la renuncia del Prof. José Rebolledo. La Dirección de Personal cambia su denominación a Dirección de Recursos Humanos. En el año 2003 se aprueba la propuesta de fortalecimiento del Vicerrectorado Administrativo, en la cual las Direcciones adscritas se someten a un proceso de reorganización, basado en la centralización normativa, descentralización operativa y desconcentración de funciones, como criterios que rigen la estructuración del sistema decisorio. El Consejo Universitario según CU Nro. Nro de fecha 14 de Octubre de 2004 aprueba la estructura organizativa de esta Dirección siguiendo los lineamientos de este Vicerrectorado. En Junio del 2006 se somete a la aprobación del Consejo Universitario la revisión funcional de la Estructura Organizativa del Vicerrectorado Administrativo, cuyo objetivo principal se basa en proponer una estructura plana orientada a los procesos claves de cada Dirección, la nueva estructura de la Dirección de Recursos Humanos fue aprobada por Consejo Universitario, según CU. Nro , de fecha 26 de junio del En el año 2007 se somete a la consideración del Consejo Universitario una propuesta de Modificación de la Estructura Organizativa de la Dirección de Recursos Humanos, donde se propone la transformación de la División de Atención y Servicios al Personal, a Dirección de Asistencia y Seguridad Social, con la finalidad de poder 245

27 Asunto: Dirección de Recursos Humanos brindar una mejor atención, en los aspectos relacionados con la asistencia y seguridad social al personal Administrativo y Obrero de la Universidad, esta propuesta fue aprobada por Consejo Universitario el día 13 de junio del 2007, según CU Visión El Vicerrectorado Administrativo de la Universidad Central de Venezuela, considerado como uno de los subsistemas de la Institución, constituye, al igual que ella, una organización abierta al aprendizaje, orientada hacia el cambio y la innovación, para lograr la utilización de tecnologías de gestión que garanticen el uso y mejor aprovechamiento de todos los recursos de la UCV en beneficio de la comunidad ucevista y de toda la sociedad venezolana, contribuyendo así al posicionamiento de liderazgo universitario que corresponde a la Institución y al cumplimiento de las estrategias, objetivos, políticas y metas que se correspondan con ella en los aspectos administrativos, financieros, presupuestarios y de recursos humanos. Misión Satisfacer las necesidades de la Organización en materia de recursos humanos, fundamentando así la generación, administración y control de las políticas de personal para la consolidación de equipos de trabajo promotores del cambio e innovación permanente de la UCV, acordes con las exigencias de la Comunidad Universitaria y la sociedad. Objetivos Diseñar, desarrollar y mantener el Sistema de Administración de Recursos Humanos, bajo la filosofía de calidad que conduzca a la optimización de los procesos y a la efectividad de los resultados, para fortalecer las relaciones entre las autoridades, trabajadores y gremios universitarios. Ejercer el control de los procesos apoyando a la Institución en materia de Recursos Humanos, para así lograr proyectar a la Dirección de Recursos Humanos como una unidad asesora y especializada. Participar en la elaboración de las políticas en el área de Recursos Humanos, para aplicarlas de acuerdo a los lineamientos generales impartidos por las Autoridades Universitarias. Evaluar y desarrollar las relaciones de supervisión funcional con las Oficinas de Personal, de Facultades y Dependencias. 246

28 Asunto: Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos Disposiciones Legales Base legal contemplada en el presente Manual de Organización. Funciones Dirigir todas las actividades correspondientes al sistema de administración de personal que regulan, conforme a las leyes, reglamentos y decretos, los trámites relativos al ingreso, egreso y remuneración del personal, profesional, técnico, administrativo y obrero de la UCV. Coordinar el cumplimiento de las cláusulas contractuales aprobadas por el Consejo Universitario. Considerar y recomendar la realización de programas de capacitación y adiestramiento, que contribuyan al desarrollo del personal, de acuerdo con las necesidades de servicio de las unidades organizativas de la Universidad, y coordinar la ejecución de los mismos. Dirigir la ejecución de programas de Evaluación de Rendimiento que permitan retroalimentar los programas de adiestramiento, promoción y reconocimiento de méritos, por el desempeño del personal de la Universidad. Controlar los movimientos de personal, de acuerdo con las normas internas establecidas en la Universidad, de conformidad con los mecanismos señalados en el marco legal correspondiente a la administración pública, la Ley Orgánica del Trabajo, Reglamentos, Ordenanzas, Resoluciones y Políticas Internas. Coordinar el diseño e instrumentación de procesos automatizados de la Dirección, para garantizar la eficacia en el manejo de los sistemas de información, de apoyo a los diferentes subsistemas. Coordinar y dirigir la ejecución del presupuesto de pago de las Prestaciones Sociales al personal egresado de la Universidad. Coordinar la elaboración y sustanciación de los expedientes administrativos que se requieren en la Universidad, en acuerdo con la Oficina Central de Asesoría Jurídica y según lo establecido en la normativa vigente. Coordinar la Comisión Clasificadora Central de los empleados administrativos, técnicos y de servicio. Cualquier otra función en materia de administración de personal, que le fuese asignada por el Rectorado o el Vicerrectorado Administrativo. 247

29 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo Dirección de Recursos Humanos Organigrama Estructural C.U del 26/06/ 2006 VICERECTORADO ADMINISTRATIVO Consejo Central DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL DE EXPEDIENTES DE PERSONAL SERVICIOS ADMINISTRATIVO DIVISIÓN DE INGRESO, COMPENSACIÓN Y DESARROLLO DIVISIÓN DE SEGUIMIENTO Y EGRESOS DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA GESTIÓN DEL RH DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN MOVIMIENTOS Y CONTRATO DE PERSONAL ASUNTOS LEGALES COMPENSACIÓN JUBILACIÓN Y EGRESOS CONVENIOS COLECTIVOS DESARROLLO HUMANO 248

30 Asunto: Ficha Organizativa de la Dirección de Asistencia y Seguridad Social Asistencia y Seguridad Socail Universidad Central de Venezuela Manual de Organización DIRECCIÓN DE ASISTENCIA Y SEGURIDAD SOCIAL FICHA ORGANIZATIVA 249

31 Asunto: Dirección de Asistencia y Seguridad Social Asistencia Y Seguridad Socail DIRECCIÓN DE ASISTENCIA Y SEGURIDAD SOCIAL Creación La Dirección de Asistencia y Seguridad Social, nace con el objeto de brindar una mejor atención, en los aspectos relacionados con la asistencia y seguridad social del personal Administrativo y Obrero de la Universidad Central de Venezuela, la misma surge de un proceso de modificación de la Estructura Organizativa de la Dirección de Recursos Humanos, donde se transfiere a está Dirección la División de Atención y Servicios al Personal, esta propuesta fue aprobada por Consejo Universitario el día 13 de junio del 2007, según CU Visión Ser una dependencia que garantice al Recurso Humano de la Universidad Central de Venezuela, beneficios que se traduzcan en calidad de vida para él y su grupo familiar, en lo referente a salud, vivienda y educación. Misión Atención Directa del personal administrativo y obrero y en algunas áreas al personal docente, en los aspectos relacionados con la asistencia y seguridad social, con miras a mejorar la calidad de vida del trabajador y su grupo familiar Objetivos Ejercer el control de los procesos apoyando a la Institución en materia de asistencia y bienestar social para el personal administrativo y obrero de la Universidad Central de Venezuela. Participar en la elaboración de las políticas en el área de asistencia social para el personal de la UCV, para aplicarlas de acuerdo a los lineamientos generales impartidos por las Autoridades Universitarias. Garantizar el cumplimiento de los beneficios contractuales, legales y con el apego a la normativa vigente. Garantizar la asistencia integral al trabajador y sus familiares. Asegurar el bienestar bio-psíco-social del trabajador universitario. 251

32 Asunto: Dirección de Asistencia y Seguridad Social Velar por la calidad y adecuación del modelo pedagógico impartido en las Instituciones Educativas, y garantizar su correcta ejecución. Disposiciones Legales Base legal contemplada en el presente Manual de Organización. Funciones Dirigir todas las actividades correspondientes al sistema asistencia y bienestar social para el personal administrativo y obrero de la Universidad Central de Venezuela. Coordinar el cumplimiento de las cláusulas contractuales aprobadas por el Consejo Universitario. Considerar y recomendar la aplicación de planes de beneficios y protección al personal de la Universidad, y coordinar su ejecución. Coordinar y dirigir la ejecución del presupuesto de la Dirección. Evaluar y desarrollar las relaciones de supervisión funcional en materia asistencia y bienestar social de con las Oficinas de Personal, de Facultades y Dependencias. Velar por un medio ambiente adecuado para el ejercicio de las funciones de los trabajadores Universitarios, a través del mejoramiento de las condiciones de higiene y seguridad. Planear y coordinar actividades tendientes al establecimiento de planes y programas de esparcimiento, y recreación. Dar cumplimiento a las cláusulas contractuales, referentes a becas, juguetes, vestuario útiles escolares, vestuarios, exámenes médicos y cualquiera otra inherentes a sus área de competencia. Coordinar y controlar programas de salud ocupacional, preventivas y curativas tendientes a la minimización de riesgos y enfermedades profesionales. Coadyuvar con la formación integral-asistencial de los hijos de los trabajadores universitarios en las Instituciones Educativas, enmarcados en las convenciones colectivas y demás normativas legal vigente. Cualquier otra función en materia de administración de personal, que le fuese asignada por el Rectorado o el Vicerrectorado Administrativo. 252

33 Manual de Organización Universidad Central de Venezuela Universidad Central de Venezuela Vicerrectorado Administrativo Dirección de Asistencia y Seguridd Social Organigrama Estructural C. U del 13/06/2007 VICERECTORADO ADMINISTRATIVO Consejo Central DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVO DIVISIÓN DE SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL Y PREVENTIVO CARACAS-MARACAY DIVISIÓN DE SERVICIOS DE SALUD DIVISIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DIVISIÓN DE SOCIOECONÓMICAS Asistencia y Seguridad Socail 253