PARTIDAS POR COBRAR. Concepto

Transcripción

1 Concepto PARTIDAS POR COBRAR Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios. Se ubican generalmente en las partidas exigibles del Activo Circulante. Clasificación PARTIDAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR DOCUMENTOS POR COBRAR (EFECTOS POR COBRAR) Importancia Son importantes debido a que representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés, facturas u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios, esto amerita registrarlos adecuadamente y sobretodo controlarlos para que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. 1

2 Concepto CUENTAS POR COBRAR Son derechos que tiene una empresa con sus clientes, con sus trabajadores, sus compañías relacionadas o con terceros. Son activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en periodos Cortos (30, 60, 90 días). Es una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Clasificación Atendiendo a su Origen, las cuentas por cobrar, pueden ser: Provenientes de ventas de bienes o servicios a corto plazo. No provenientes de venta de bienes o servicios a corto plazo. Importancia Es uno de los activos más importantes de una empresa por su naturaleza de representar las decisiones de concesión de crédito a corto plazo. El objetivo es conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes. Igualmente, son importantes par el buen manejo y control en las decisiones financieras y como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes. 2

3 Concepto DOCUMENTOS POR COBRAR Son derechos de cobro que tiene una empresa (títulos de crédito) en virtud de letras de cambio, pagares, cartas de crédito entre otros, aceptados o suscritos por clientes o deudores de la entidad. Son activos relativamente líquidos, que generalmente se convierten en efectivo en periodos Largos (mayores a 120 días). La deuda adquirida por lo general genera intereses que pueden estar incluidos en documento, o ser cobrados por adelantado o al vencimiento. También se les denomina Efectos por Cobrar. Clasificación Atendiendo a su Origen, los Documentos por Cobrar, pueden ser: Provenientes de ventas de bienes o servicios No provenientes de venta de bienes o servicios Importancia Radica en que pueden convertirse en efectivo antes de su vencimiento si se descuenta en un banco o una entidad financiera. En caso de incumplimiento de pago permite efectuar una demanda judicial que hace posible cobrar la deuda. Igualmente, permite tener un reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe de la misma. Ganan intereses que incrementan los ingresos. 3

4 CLASIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS POR COBRAR PARTIDAS POR COBRAR CUENTAS Son a Corto plazo. Están avaladas por Facturas, Recibos y cualquier otro documento interno que la empresa estime para ello. DOCUMENTOS Son a Largo Plazo. Están avaladas por Letras de Cambio, Pagarés, Carta de Crédito. Emitidos por instituciones financieras. Comerciales No Comerciales Comerciales No Comerciales 4

5 CLASIFICACIÓN DE LAS PARTIDAS POR COBRAR PARTIDAS PÓR COBRAR COMERCIALES NO COMERCIALES Provenientes de las ventas A crédito de los Bienes Y servicios No provenientes de las ventas A Crédito de los Bienes Y Servicios Clientes y/o proveedores Entre la empresa (empleados Y Accionistas) Compañías Afiliadas Anticipos dados por Compra de mercancías Cobros al Gobierno Por Devoluciones De Impuestos Cualquier derecho A cobrar No proveniente de Las ventas a crédito 5

6 CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR Adicionalmente del reporte diario de las cuentas por cobrar, se debe contar con un sistema de reporte periódico de saldos corrientes con un análisis detallado que muestre la situación de los saldos, como por ejemplo: saldos vencidos y no liquidados, vencido un mes, dos meses, tres meses etc. Los estados de cuentas deben ser enviados regularmente a todos los deudores, sin que haya ninguna intermediación, para evitar alguna posible alteración, modificación o extravió. Con este procedimiento se hace posible un chequeo cruzado de la información con el cliente, y aclara las inconformidades en algunos saldos. Las labores del encargado de las cuentas por cobrar deben ser independientes de: Todas las funciones de efectivo. Verificación de facturas y Notas de créditos. Pases a cuentas control. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos. CONTROL INTERNO DOCUMENTOS POR COBRAR Deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control. Registrar el descuento de documentos. Revisar periódicamente los pagos vencidos y el cálculo de los intereses. 6

7 IRRECUPERABILIDAD DE LAS PARTIDAS POR COBRAR Es cuando el deudor o grupo de deudores de un documento, al vencimiento de la deuda, no puede o no quieren cumplir con el compromiso de pago que tiene con la empresa y se procede al protesto de dicho documento y a la utilización de las medidas de cobro. Luego de agotados los recursos de cobro se considera que la partida a cobrar es irrecuperable. Estos grupos de deudores que no pagan las cuentas a su vencimiento pueden clasificarse de la siguiente manera: Clientes que mal interpretan las condiciones de crédito en forma no intencional. Clientes que pasan por alto la fecha de pago de sus cuentas por negligencia o por métodos de trabajo deficientes. Clientes que generalmente pagan sus deudas a tiempo, pero que ocasionalmente se atrasan. Clientes con incapacidad temporal para pagar. Clientes que intencionalmente cometen fraude. Clientes que contraen deudas por encima de su capacidad de pago. Clientes que se toman un tiempo mayor del establecido para pagar sus obligaciones. 7

8 ESTIMACIÓN DE LAS CUENTAS IRRECUPERABLES Las ventas a crédito generan cuentas por cobrar, que constituyen un derecho de cobro y por ende, un activo, por lo que involucra un gran riesgo. Resulta difícil clasificar de manera precisa a los solicitantes de crédito. Si esto fuera posible, se presentarían muy pocos problemas para lograr el éxito de la actividad crediticia. Debido a la situación de incertidumbre los riesgos no pueden ser eliminados, sólo será al momento de tratar de efectuar el cobro, cuando se tenga la certeza de que la cuenta pueda perderse, este evento se conocerá en el futuro, de manera que las empresas deben prevenir esta situación a priori; es decir, antes de que la cuenta por cobrar pueda perderse por falta de cobro. El cálculo y registro de esta predisposición se llama PROVISIÓN y constituye un estimado de las posibles pérdidas que se sufrirán en el futuro, por efectos de las cuentas y documentos por cobrar que no puedan ser cobradas. Es una cuenta de Valuación; es decir, una cuenta de naturaleza acreedora cuya función es disminuir una cuenta principal de activo, para darle su valor real o según libros, o valor neto. Para los efectos contables, el registro se efectúa mediante una cuenta de gastos que refleje el gasto por incobrabilidad. Regularmente, en la contabilidad se denomina esta cuenta de gastos de varias maneras; tales como, pérdida en cuentas incobrables, pérdida por cuentas malas, pérdida en cuentas de cobro dudoso, y otras denominaciones afines; pero, todas con el mismo significado. 8

9 MÉTODOS PARA CALCULAR LA PROVISIÓN PARA CUENTAS IRRECUPERABLES Son mecanismos para calcular una cantidad suficiente como para cubrir las pérdidas que se deriven de la incobrabilidad de las cuentas. La provisión puede establecerse basándose en resultados obtenidos de la experiencia en cobros de la empresa; sin embargo, pueden utilizarse alternativamente varios métodos para estimar la Provisión para Cuentas Incobrables. Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo Se basa en hacer un análisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo a la fecha de vencimiento de las diversas facturas, el porcentaje será mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida, debido a que tiene mayor probabilidad de que sea incobrable. Porcentaje sobre las Ventas a Crédito Se estima el Gasto por Cuentas Irrecuperables en base a un porcentaje, generalmente, de las Ventas a Crédito, también se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante. Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar Utiliza la experiencia histórica, pero la estimación de cuentas irrecuperables se basa en las relaciones históricas que existen entre las cuentas irrecuperables y las cuentas por cobrar brutas a fin de año, y no las ventas. 9

10 EJEMPLO Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo La empresa X tiene saldo de Bs. 115,0 en cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 19X7; si analizamos este dato con respecto a su antigüedad, tendríamos la siguiente tabla: Nombre Total 1-30 Días Días Días Mas de 90 Días Omny Suc. Avila Spa Bs Bs Bs Bs San C.A. Bs Bs Bs Celulares X Bs. 4.0 Bs. 3.0 Bs. 1.0 Tele, C.A. Bs Bs.15.0 Bs. 5.0 Otras cuentas Bs Bs Bs. 8.0 Bs. 2.0 Bs. 2.0 Total Bs Bs Bs Bs Bs. 3.0 Porcentajes históricos de deudas incobrables 1% 1% 5% 90% Estimación para deudas incobrables que se debe proporcionar Bs = Bs Bs Bs Bs

11 EJEMPLO Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo En el Libro Diario de la empresa se registraría la estimación de la Provisión por la cantidad de Bs.3.772,oo que corresponde a la sumatoria de todos los montos resultantes de aplicar el porcentaje respectivo indicado en la tabla. Registro en el Libro Diario de la empresa: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER 19X7 -X- Dic 31 Pérdida por deudas incobrables 3.772, Provisión para cuentas incobrables 3.772, Para registrar la Provisión estimada por la experiencia previa usando el método de la antigüedad 11

12 EJEMPLO Porcentaje sobre las Ventas a Crédito 1. La empresa Ka, C.A. cierra su ejercicio contable cada 31 de Julio. 2. Las ventas a crédito de los dos (2) últimos ejercicios contables así como las perdidas ocurridas sobre esos créditos fueron como sigue: Ejercicio finalizado el: VENTAS A CRÉDITO Monto 840.0,oo ,oo Pérdidas reales en el Periodo siguiente 27.5,oo 40.6,oo 3. Las ventas a crédito en el ejercicio finalizado el fueron Bs ,oo Se pide: Calcular y registrar la Provisión requerida para cubrir las pérdidas estimadas que se conocerán el siguiente ejercicio contable. PRIMERO: Se determina el porcentaje de perdidas reales en los últimos dos (2) periodos. Para ello haremos lo siguiente: a. Sumaremos las ventas a crédito, estas totalizan Bs ,oo b. Sumaremos las perdidas reales, estas totalizan Bs. 68.1,oo c. Determinaremos el porcentaje requerido, así: Porcentaje Requerido = 68.1,oo x 1 = 3% ,oo 12

13 EJEMPLO Porcentaje sobre las Ventas a Crédito SEGUNDO: Se calcula el monto de la provisión requerida, aplicándole el porcentaje a las ventas a crédito del ejercicio actual. Provisión Requerida = 3 x , oo = Bs ,oo 1 TERCERO: Registraremos la Provisión calculada en el Libro Diario de la empresa Ka, C.A. FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF. DEBE HABER X- Dic 31 Pérdida por Cuentas Incobrables oo Provisión para cuentas incobrables oo Estimación de la Provisión para cuentas incobrables según el porcentaje de las ventas a crédito. 13

14 Ejercicio Práctico de Análisis de las cuentas por cobrar en Base a la Antigüedad del Saldo La empresa posee al 31/12/21 (fecha de cierre) un saldo en las cuentas por cobrar de Bs.25.0,oo. El análisis de antigüedad de saldos proporciona la información de que el 65% las cuentas por cobrar presentan un atraso de 15 días del vencimiento; el 30% un atraso de 60 días y el 5% un atraso de 90 días o más. En vista de la situación anterior, la gerencia de la empresa efectúa un análisis pormenorizado de las posibilidades de cobro y estima que el 10% del total de sus cuentas por cobrar resultarán de difícil cobro. Por ello procede a registrar la provisión para la fecha de cierre por Bs ( 10 % del saldo de las cuentas por cobrar que son Bs ) El Asiento Contable en el Libro Diario de la empresa seria: Fecha Diciembre 31 Código Cuentas Concepto Pérdida en cuentas irrecuperables Provisión en cuentas irrecuperables Ajuste para registrar la provisión en cuentas irrecuperables calculadas a la fecha de cierre. Folio Debe Haber

15 EJEMPLO Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar Para calcular este porcentaje, se procede a determinar la relación entre las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable con la cantidad que de estas cuentas y efectos por cobrar se perdió en el ejercicio siguiente. 1. La empresa JOTA, C.A. cierra su ejercicio contable el 31 de diciembre de Los saldos de cuentas y efectos por cobrar, así como las pérdidas reales habidas fueron las siguientes: Fecha SALDOS Efectos y Cuentas por Cobrar 120.5,oo 145.2,oo 150.6,oo Perdidas reales en el Periodo siguiente 23.8,oo 31.9,oo ,oo 3. El saldo de cuentas y efectos por cobrar al es de Bs.148.3,oo mientras que el saldo de la cuenta Provisión para Cuentas Incobrables es de Bs.8.5,oo Se pide: Calcular y registrar la Provisión para cuentas incobrables en base a la perdida de ejercicios anteriores. 15

16 EJEMPLO Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar PRIMERO: Se determina el porcentaje promedio de pérdidas habidas en los ejercicios anteriores. Para ello haremos lo siguiente: a. Sumamos los saldos de las cuentas y efectos por cobrar que habían al finalizar los ejercicios contables indicados. Esto nos dará un total de Bs.416.3,oo b. Se suman las cantidades realmente perdidas de los saldos señalados. Esto nos dará un total de Bs ,oo c. Se determina el Porcentaje Promedio de Pérdida habida en los tres (3) años anteriores, dividiendo el total perdido entre el total de cuentas y efectos por cobrar, así: Esto nos quiere decir que en los años anteriores se ha venido perdiendo un promedio de 20% de las cuentas y efectos por cobrar que existían al finalizar cada ejercicio contable. Este método se basa, por lo tanto, en la presunción de que en el transcurso del próximo año, se perderá un porcentaje similar calculado sobre el saldo que arrojan las cuentas y efectos por cobrar al finalizar el periodo contable actual. 16

17 EJEMPLO Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar SEGUNDO: Se determina la Provisión que debe crearse. Según los datos de este ejemplo de la empresa JOTA, C.A. las cuentas y efectos por cobrar tienen un saldo al de Bs.148.3,oo. Por lo tanto, la Provisión nos quedaría calculada así: Provisión Requerida = 20 x 148.3,oo = ,oo Bs. 1 TERCERO: Se registra seguidamente la Provisión. Hay que tener en cuenta si en la cuenta de Provisión para Cuentas Incobrables existe algún saldo; en nuestro caso es de Bs.8.5,oo; es decir, en el mayor de cuentas T de la empresa JOTA,C.A tenemos algo así: 17

18 EJEMPLO Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar En el Libro Diario de la empresa Jota,C.A. nos quedaría el siguiente asiento: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Dic 31 Pérdida por Cuentas Incobrables Resultado año Provisión para Cuentas Incobrables Para registrar la Provisión del año 1999 ANALISIS: Se cargo a perdida de 1999 Bs ,oo; esto nos indica que esperamos perder definitivamente esta cantidad en el año 20. Se abono a utilidades del año 1998 Bs.8.5,oo debido a que el saldo que existía en la cuenta de provisión para cuentas incobrables procede de aquella creada para ese año, ya que se cargo para ese año el exceso resultante a la cuenta de pérdidas, también con el abono indicado aumentamos la utilidad de ese año en la misma cantidad que, con ese exceso, se la había hecho disminuir. 18

19 EJEMPLO Porcentaje sobre el saldo de las Cuentas por Cobrar Por ultimo, vemos en el asiento anterior que abonamos a la cuenta de Provisión para cuentas incobrables Bs ,oo; el cual resulta de restar la Provisión necesaria de Bs ,oo menos la Provisión Existente. Si Usted, pasa el asiento de diario anterior al mayor de cuentas T; la cuenta de Provisión les quedaría así: El método del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con respecto al método del porcentaje de ventas a crédito: (1) El porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las ventas y (2) La cantidad en bolívares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de estimación, no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese año. CONCLUSIÓN Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas por cobrar o el método de la antigüedad; para estimar el gasto por deudas incobrables y la estimación para cuentas incobrables, la contabilización subsiguiente para las cancelaciones, es la misma una Reducción en las Cuentas por Cobrar y una Reducción en la Estimación o Provisión para las Cuentas por Cobrar. 19

20 PERDIDA DEFINITIVA DE EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR Una vez creada la provisión por alguno de los Métodos, lo que resta es esperar el comportamiento de los hechos en el siguiente ejercicio contable. Al respecto, pueden presentarse las siguientes situaciones: 1. Que se perdieron o se dejaron de cobrar cuentas o efectos por cobrar por un monto menor a la provisión creada. 2. Que se perdieron o se dejaron de cobrar cuentas o efectos por cobrar por un monto mayor a la provisión creada. PERDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA. Con la ayuda del siguiente ejemplo numérico podremos entender mejor este contenido. La empresa Estamos Bellos, C.A. tiene Efectos por Cobrar por Bs.30.0,oo y Facturas por Bs.20.0,oo al Para esa fecha, tiene creada una Provisión para Cuentas de Cobro Dudoso por Bs.12.0,oo. El 05 de Enero de 1999, estando ya en el siguiente periodo contable, se determinó que clientes que debían una factura por Bs.7.0,oo y una letra por Bs.3.0,oo resultaron ser totalmente insolventes por lo que se decidió darlos de bajo o por perdida. Se pide: Registrar la Baja por Pérdida Definitiva. 20

21 PERDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA. Es necesario partir del hecho que la Empresa Estamos Bellos, C.A tiene creadas las siguientes cuentas: Para registrar la perdida definitiva de la factura por Bs.7.0,oo y de la letra por Bs.3.0,oo, se le carga a la cuenta de Provisión para Cuentas Incobrables el total perdido y se abona a Cuentas por Cobrar el valor de la factura Bs.7.0,oo, y a Efectos por Cobrar el monto de la letra por Bs.3.0,oo. El registro en el Libro Diario Principal de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Enero 05 Provisión para Cuentas Incobrables 10.0 Cuentas por Cobrar 7.0 Efectos por Cobrar 3.0 Para dar de baja por incobrable la Fact. No.xx del Cliente X y la letra No.xx del Cliente Y. 21

22 PERDIDAS POR UN MONTO MENOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA. El asiento de diario anterior si lo trasladamos al Mayor de Cuentas T, quedaría así: PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA. Con frecuencia puede presentarse el hecho de que las pérdidas en cuentas y efectos por cobrar realmente habidas, superan el saldo de la provisión que para ese momento existe. Cuando este caso se dé, se tendrán en cuenta si se presentan alguna de las siguientes situaciones: Todas las perdidas proceden de créditos otorgados en el periodo anterior. En este caso se actúa de la siguiente forma: 1. Se cargan a la provisión para cuentas incobrables hasta un monto igual al saldo que esta cuenta tenga en ese momento. 2. El resto de la perdida se le cargará a resultados del año anterior 3. El abono, por supuesto, se hará a la cuenta que proceda, dependiendo de si la deuda por cobrar es una factura o una letra. 22

23 PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA. La empresa Estamos Bellos, C.A. la cual tiene creada una provisión para cuentas de cobro dudoso por Bs.12.0,oo al , en este caso durante el periodo contable que inició el , se perdieron definitivamente facturas por Bs.7.0,oo y letras por Bs.8.0,oo. Esta perdida ocurrió el Se pide: Registrar la perdida mencionada. En este caso se sabe que existe una Provisión creada por Bs.12.0,oo, la cual podemos visualizar en el Mayor de cuentas T así: Ahora registraremos la perdida habida siguiendo las pautas anteriormente indicadas. FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Septiembre 15 Provisión para Cuentas Incobrables 12.0 Resultados año Cuentas por Cobrar 7.0 Efectos por Cobrar 8.0 Para dar de baja por incobrable la Fact. 23

24 PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA. ANALISIS: La pérdida total, Bs.15.0,oo supera el saldo de provisión que para ese momento se tiene creada, Bs.12.0,oo. Por lo tanto: Se le cargó o utilizó la provisión hasta un saldo que para ese momento tenía: Bs.12.0,oo Siendo así que la perdida total fue de Bs.15.0,oo, la parte que no alcanzó a ser cubierta por la provisión que se tenía creada, Bs.3.0,oo, fue cargada a resultados del año anterior. Esta claro que este excedente se cargó a resultados del ejercicio anterior debido a que las cuentas y efectos perdidos tienen su origen en ventas realizadas en ese ejercicio y, al finalizar éste, no se creó la suficiente provisión. Por lo tanto, para el año 1998 se creó la provisión por Bs.12.0,oo; esto nos quiere decir, que se cargo a perdidas por cuentas incobrables esa misma cantidad, con lo que el resultado (ganancia o pérdida) obtenido para esa año se hizo disminuir en esa cantidad. Sin embargo, en 1999 se supo que la perdida real fue de Bs.15.0,oo; es decir, Bs.3.0,oo más de lo que se había previsto. Por tal razón, esos Bs.3.0,oo deben ser cargados, contra el resultado del año anterior, ya que es un gasto que le corresponde a ese periodo contable. 24

25 PERDIDAS POR UN MONTO MAYOR QUE LA PROVISIÓN ESTIMADA. También hay criterios en torno a que ese excedente se cargue siempre como perdida del periodo actual haciendo caso omiso a su materialidad, siempre y cuando se revele este hecho en los Estados Financieros mediante notas explicativas al pie de los mismos. Si esto último fuese la decisión que tomemos el registro en el Libro Diario de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería el siguiente: El registro en el Libro Diario de la Empresa Estamos Bellos, C.A. sería el siguiente: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Septiembre 15 Provisión para Cuentas Incobrables 12.0 Pérdida para Cuentas Incobrables 3.0 Cuentas por Cobrar 7.0 Efectos por Cobrar 8.0 Para dar de baja por incobrable la Fact.No xx del Cliente X y la letra No.xx del Cliente Y. 25

26 Las perdidas proceden de créditos otorgados en el periodo actual Corresponde a el caso de la perdida de una cuenta o un efecto por cobrar que proceden de ventas realizadas en el mismo período en que se perdieron y para lo cual no había sido creada la provisión. EJEMPLO: La empresa Estamos Bellos, C.A., que para los efectos tiene creada una Provisión por Bs.12.0,oo para el Es el caso que el se determinó la posibilidad de cobrar a un cliente, una factura por Bs.4.0,oo cuya venta se había hecho el Se pide: dar de baja esa cuenta por cobrar. 1. Se carga a pérdida por cuentas incobrables el monto de la perdida ocurrida Bs.4.0,oo. Con ello, estaremos cargando dicha perdida al periodo en que se realizó la venta. 2. Se le abona a Cuentas por Cobrar, ya que lo que se perdió fue una factura. Registro en el Libro Diario de la Empresa: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Junio 15 Pérdida para Cuentas Incobrables 4.0 Cuentas por Cobrar Para dar de baja por incobrable la Fact. No xx del Cliente X

27 EXCESO DE PROVISIÓN CREADA Cuando suceda que las cuentas realmente incobrables sean inferiores al monto de la provisión creada, se procede de la siguiente manera: Seguiremos con nuestro ejemplo de la empresa Estamos Bellos, C.A. a. Quién creó el la provisión para cuentas incobrables por Bs.12.0,oo. b. El se consideró totalmente insolvente un cliente que debía una factura por Bs.9.0,oo procedente de varias ventas realizadas en c. Al la empresa tiene efectos y cuentas por cobrar por un monto de Bs.140.0,oo procedentes de ventas realizadas en 1999 y considera razonable que una provisión de Bs.18.0,oo cubriría las posibles pérdidas que pudieran producirse en el año 20. Se pide: 1. Registrar la perdida definitiva de Registrar la provisión a crear el Solución del literal a: El Estamos Bellos, C.A. creó una provisión de Bs.12.0,oo, lo recuerda. Ahora bien en el mayor de cuentas T, aparecía el siguiente registro 27

28 EXCESO DE PROVISIÓN CREADA Solución del literal b: En 1999, se perdió definitivamente una factura por Bs.9.0,oo. Haríamos el siguiente asiento en el Libro Diario de nuestra empresa. FECHA Julio CUENTAS Y EXPLICACIÓN -X- Provisión para cuentas incobrables Cuentas por Cobrar Para registrar la perdida definitiva Fact. xx REF 9.0 DEBE Al trasladar este asiento al Mayor de cuentas T. Tendríamos lo siguiente: PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES DEBE 9.0,oo HABER 12.0,oo 3.0,oo HABER

29 EXCESO DE PROVISIÓN CREADA Solución del literal c: Para cubrir futuras perdidas de las cuentas y efectos por cobrar que nuestra empresa tiene al , se requiere un total de provisión de Bs.18.0,oo. En tal sentido, debemos tener en cuenta si se presenta alguna de las siguientes situaciones: a. No existe saldo alguno en la cuenta de provisión: nos limitaremos a hacer el asiento que ya conocemos creando la provisión por Bs.18.0,oo FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Diciembre 12 Pérdida para cuentas incobrables 18.0 Provisión para cuentas incobrables 18.0 Para registrar creación de provisión b. Existe una cuenta de provisión ya creada con algún saldo: Es éste el caso que estamos resolviendo. El se requiere tener la cuenta de provisión con un saldo de Bs.18.0,oo, cantidad que se espera no cobrar en el próximo periodo. Sin embargo, ya existe un saldo en la cuenta de provisión por Bs.3.0,oo. Cuando este caso se presenta, Usted debe tener en cuenta dos (2) situaciones: 29

30 1.Este saldo procede de provisión creada en el periodo anterior: Si este es el caso haríamos el siguiente registro en el libro diario de nuestra empresa. FECHA 1999 Diciembre 31 EXCESO DE PROVISIÓN CREADA CUENTAS Y EXPLICACIÓN -X- Pérdida para cuentas incobrables Provisión para cuentas incobrables Resultados años anteriores Para registrar perdida cuentas incobrables DEBE 18.0 HABER Este asiento nos indica lo siguiente: a. Se cargo a Pérdida por Cuentas Incobrables Bs.18.0,oo. Esto es así debido a que la empresa decidió que ese sería el monto de la provisión necesaria para cubrir las posibles pérdidas que se producirán en el próximo periodo. Por lo tanto, debe cargarse a pérdidas de este periodo esa misma cantidad. b. Abono a provisión para cuentas incobrables por Bs.15.0,oo. Por lo que la provisión que se requiere para cubrir las perdidas será de Bs.18.0,oo. Ahora como ya esta cuenta tiene un saldo de Bs.3.0,oo, sólo será necesario abonarle el complemento: REF 30

31 EXCESO DE PROVISIÓN CREADA Provisión necesaria Menos: Provisión existente Provisión a registrar Bs.18.0,oo Bs. 3.0,oo Bs.15.0,oo c. Abono a resultados del año anterior: Bs.3.0,oo. El saldo de Bs.3.0,oo que existía en la cuenta de provisión, procede del exceso de la misma creada en 1998 y no utilizada en Recordemos que para el 1998 se creó la Provisión por Bs.12.0,oo y se cargo Pérdida por Cuentas Incobrables ese misma cantidad; como consecuencia de ello, las utilidades de ese periodo quedaron disminuidas en ese monto. Posteriormente, durante el siguiente periodo (1999), sólo hubo pérdidas reales por Bs.9.0,oo, quedando un sobrante de provisión de Bs.3.0,oo. Siendo así que esos Bs.3.0,oo fueron registrados como pérdidas en 1998 cuando fue creada la provisión, es la razón por la que ahora, no habiendo ocurrido tal pérdida, se revierte el asiento, aumentando la utilidad del período anterior e esa cifra. 31

32 EXCESO DE PROVISIÓN CREADA Al pasar al mayor el asiento en cuestión, las cuentas involucradas quedarían como sigue: 2. El saldo procede de provisión creada en actual periodo. Cuando se va a crear una nueva provisión y se dé el caso que ya existe algún saldo procedente de provisión creada en el período actual, el asiento para registrar la nueva provisión se haría como sigue: FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Diciembre 31 Pérdida para cuentas incobrables 15.0 Provisión para cuentas incobrables 15.0 Para ajustar la provisión creada 32

33 EXCESO DE PROVISIÓN CREADA En este caso: a. Se cargó a Perdida por Cuentas Incobrables Bs.15.0,oo. Esto es así porque la provisión requerida debe alcanzar a Bs.18.0,oo. Sin embargo, ya, en este periodo, fue creada una parte de ella, con lo que también ya fue cargado a Pérdida por Cuentas Incobrables Bs.3.0,oo. Por tal razón, sólo falta registrar el resto de la posible pérdida, Bs.15.0,oo para llegar al total de Bs.18.0,oo estimados. b. Se abonó Bs.15.0,oo a provisión para cuentas incobrables. Si lo que se requiere de provisión es Bs.18.0,oo, y ya tenemos Bs.3.0,oo creada, nos resta contabilizar el complemento, es decir Bs.15.0,oo Al pasar al mayor el asiento hecho, la cuenta de provisión para cuentas incobrables quedaría como sigue: PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES DEBE HABER 3.0,oo 15.0,oo 18.0,oo 33

34 RECUPERACION DE CUENTAS DADAS POR PERDIDAS Es la situación que se presenta cuando, después de haber desincorporado por incobrables cuentas o efectos por cobrar, posteriormente se logra recuperar toda o parte de esas acreencias que habíamos dadas por pérdidas. Recuperación de cuentas registradas como perdidas provenientes Ventas del período actual Ventas de períodos anteriores 1. Ventas del Período Actual El cargo a pérdida por cuentas incobrables se hace si no existen provisión creada en este periodo. Pero si existe provisión creada en este periodo, el cargo se haría a provisión para cuentas incobrables. Esto se hace para registrar el hecho de haber recuperado cuentas o efectos por cobrar que habían sido desincorporados como pérdida por incobrable cuando el crédito proviene del periodo actual. Se carga a Pérdidas por Cuentas Incobrables y se abona a Cuentas o Efectos por Cobrar. 2. Ventas de Períodos Anteriores La forma de actuar es la misma que en el caso anterior, excepto que, en vez de abonar a Otros Ingresos (del período actual), se abona a resultados de años anteriores. 34

35 Ejemplo Recuperación de Cuentas Incobrables producto de Ventas del Período Actual Tomaremos el ejemplo de nuestra empresa Estamos Bellos, C.A. Dicha empresa para el desincorpora de sus libros una factura por Bs.5.0,oo por considerarse incobrable. Esta factura procede de ventas correspondientes al periodo al Nuestra empresa creó la provisión solo al finalizar cada ejercicio contable. El se logró cobrar al cliente la factura en cuestión. Se pide: Registrar la recuperación de la cuenta que había sido desincorporada. FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Agosto 14 Cuentas por Cobrar 5.0 Otros Ingresos 5.0 Para registrar recuperación cuentas incobrables cliente x -X- Agosto 14 Caja 5.0 Cuentas por Cobrar 5.0 Para registrar cobro factura cliente x 35

36 Ejemplo Recuperación de Cuentas Incobrables producto de Ventas de Períodos Anteriores Consideremos el ejemplo de la empresa Estamos Bellos, C.A. Para el , nuestra empresa dio por perdida una factura de Bs.5.0,oo, pero el fue cobrada en su totalidad. Se pide: Registrar la recuperación de la cuenta. FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER X- Abril 10 Cuentas por Cobrar 5.0 Resultados años anteriores 5.0 Para registrar recuperación cuentas incobrables cliente x -X- Abril 10 Caja 5.0 Cuentas por Cobrar 5.0 Para registrar cobro factura cliente x 36

37 EJEMPLO DE UNA LETRA DE CAMBIO Leyenda: 1- Lugar de emisión. 2- Denominación de la moneda en la que se ha emitido. 3- Cuantía de la Letra. 4- Fecha de libramiento, esto es, el momento en que se ha emitido la letra de cambio 5- Fecha de vencimiento, fecha en la que el librado, quién tiene que pagar ha de hacer efectivo el pago. 6- Librador, datos del emisor de la letra de cambio. 7- Cuantía de la letra de cambio expresada en cifra. 8- Domicilio de pago, si bien no es un requisito indispensable cuando se especifica se dice que la letra de cambio se encuentra domiciliada, suele corresponderse con la dirección de la entidad bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago. 9- Datos del librado, identificación y dirección de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago. 10- Aceptación por parte del librado del pago, en ocasiones la letra se presenta al librado para que con su firma acepte de el visto bueno al pago. 11- Firma autógrafa del librador, esto es, del emisor de la letra de cambio. 12- Tasa de timbres - Actos Jurídicos Documentados- que se tendrán que liquidar para poner en circulación la letra. La cuantía de dicha tasa depende de la cuantía del documento. 13- Identificación del documento utilizado para su cumplimiento 37

38 OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR Según Francisco Gómez (21) El Endoso: Es la transmisión de los derechos y del crédito que representa la Letra de Cambio. Lo hace constar el beneficiario por escrito, al reverso del documento; pero también podrá hacerlo en hojas adicionales o en el anverso del giro. (p.7-10) Implicaciones Legales del Endoso: Código de Comercio Sección II Artículos del 419 al

39 OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR El Aval es la declaración contenida en la letra que tiene como finalidad garantizar el pago de la letra de cambio, de tal modo que el avalista asume junto al librado, la responsabilidad del pago. Implicaciones Legales del Aval: Código de Comercio Sección IV Artículos del 438 al

40 OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR El protesto es un acto notarial que sirve para acreditar que se ha producido la falta de pago de la letra de cambio. El protesto notarial puede ser sustituido por una declaración firmada por la entidad bancaria en la que se había domiciliado el pago. En el caso del protesto este siempre se realizará cuando la letra de cambio se cumplimente con la cláusula "con protesto notarial", "con gastos" o similar. En caso de que la letra de cambio incorpore la cláusula "sin protesto notarial", "sin gastos" o similar no se realizará protesto. Implicaciones Legales del Protesto: Código de Comercio Sección VII Artículos del 451 al

41 La Fianza es un contrato accesorio por medio del cual una persona llamada FIADOR se obliga frente a otra llamada EL ACREEDOR, a cumplir la obligación de una tercera persona llamada AFIANZADO, para el caso de que ésta no cumpla. Es decir, EL ACREEDOR, busca a una persona llamada FIADOR para que le garantice que la obligación principal a que se ha comprometido su deudor (AFIANZADO), la cumpla en caso de que éste no lo haga. OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR Implicaciones Legales de la Fianza: Código Civil Título XVIII, artículos desde el 1804 hasta el Igualmente, está el Decreto con fuerza de ley de empresas de Seguros y Reaseguros en todos sus articulados. FIANZA QUE GARANTIZA A LA NACIÓN EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS CORREDORES DE SEGUROS Y SOCIEDADES DE CORRETAJE DE SEGUROS 0 REASEGUROS PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 58 DE LA LEY DE EMPRESAS DE SEGUROS Y REASEGUROS N MF Yo, (identificación), venezolano, mayor de edad, domiciliado en..., titular de la cédula de identidad N..., procediendo en este act o en mi carácter de..., de la empresa..., sociedad mercantil inscrita en el Registro Mercantil..., en lo adelante denominada LA COMPAž A, carácter éste que consta en..., debidamente autorizado por la Junta Directiva en su sesión de fecha de... de , por el presente documento declaro: Que constituyo a mí representada en fiadora solidaria y principal pagadora por cuenta de... en lo adelante denominada EL AFIANZADO hasta por la cantidad de... (Bs....), para garantizar a la República Bolivariana de Venezuela por órgano de la Superintendencia de Seguros, el fiel, cabal y oportuno cumplimiento de todas las obligaciones asumidas por EL AFIANZADO, en razón de las operaciones efectuadas como sociedad de corretaje de seguros (o reaseguro o corredor de seguros). La presente fianza se otorga a los fines establecidos en el parágrafo cuarto del artículo 58 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N Extraordinaria de fecha 23 de diciembre de El presente contrato permanecerá en vigencia por tres (3) años contados a partir de la fecha de su autenticación, sin embargo LA COMPAÑÍA se obliga a mantener la vigencia de esta fianza por un lapso adicional de seis (6) meses a fin de que EL AFIANZADO la sustituya por otra a satisfacción de la Superintendencia de Seguros, lapso durante el cual se podrá proceder a la apertura de un procedimiento administrativo, a fin de determinar la procedencia de la suspensión del intermediario en el ejercicio de sus funciones tal como lo establece el artículo 142 de la Ley de Empresas de Seguros y Reaseguros. Mi representada renuncia a los beneficios acordados en los artículos 1.833, y del Código Civil. Las partes eligen como domicilio especial a la ciudad de Caracas, sin perjuicio de acudir ante cualquier otro tribunal competente de acuerdo a la Ley. En Caracas a la fecha de su autenticación. 41

42 OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR Giros enviados al cobro: La empresa entrega giros al banco para que los cobre en su nombre; esta operación se conoce con el nombre de giros al cobro o efectos al cobro y significa que la empresa entrega los giros a su banco donde tiene su cuenta corriente, para que este los cobre a medida que se venzan y le abone el dinero en la cuenta; esto lo hacen las empresas para darle mayor seriedad a la gestión de cobro y cuando no tiene falta de liquidez. En este caso la empresa no ha cedido la propiedad de los giros, los cuales continúan siendo suyos, simplemente ha delegado en el banco la facultad de cobrarlos; los giros no han salido de los libros pero tampoco están físicamente en la empresa, en este caso nos valemos de las cuentas de orden que registran el envío de los giros al banco. Ejemplo: La empresa envía para operaciones al cobro los siguientes giros y los asientos que se realizan son: 06 Miguel Marin 1.0, 40 1 Asiento cuando enviamos los giros al cobro. 2 Asiento cuando el banco cobra un giro. 3 Asiento que se genera a raíz del cobro de giro. 4 Asiento que se genera cuando el banco devuelve el giro por no haber podido cobrar al cliente. 5 Este asiento también se genera con devolución de giro, es necesario disminuir las cuentas de orden para sincerarlas. Nº 01 Cliente Luis Rivas Nominal 2.0, Días 30 42

43 Giros enviados al Cobro Fecha Descripción Ref Debe. Haber Enero 1 Banco cuenta giros 3.0, Efectos al cobro 3.0, Envío de giros Nº 01 y 06 con vencimiento a 30 y 40 días respectivamente para gestión de cobro por el banco Banco 190.0, Gastos de cobranza 10.0, Efectos por cobrar 2.0, Cobro del giro Nº 01, del Sr. Luis Rivas y gastos de cobranza Efectos al cobro 2.0, Banco Cuenta giros 2.0, Disminución de las cuentas de Orden por cancelación de giro Nº 01 Sr. Luis Rivas Gastos de cobranza 10.0, Banco 10.0, N/D del giro 06, no cobrado Efectos al cobro 1.0, Banco Cuenta giros Disminución de cuenta de orden Por devolución del giro Nº06 1.0, 43

44 OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR Efectos descontados: Los giros a descuento se caracterizan porque el banco nos abona en cuenta inmediatamente el importe de los giros, deduciendo los intereses, gastos de cobranza y opcionalmente una determinada cantidad como garantía; el banco guarda los giros y los hace efectivos a medida que se vencen. estas operaciones las hace la empresa cuando atraviesa situaciones de iliquidez. Ejemplo: La empresa envía al banco mercantil los siguientes giros para descontar: Nº Librado Nominal Días 320 Jesús Mercader 1.0, Luis Sosa 150.0, 40 Los Asientos que se realizan en el Libro Diario de la empresa serían: 1 Asiento cuando enviamos los giros al descuento por el banco. Es una cuenta de pasivo eventual, de contingencia o condicional. 2 Asiento cuando el banco nos notifica el cobro de un giro 3 Asiento que se genera por la devolución del giro a la empresa, por no haber podido ser cobrado. 44

45 OPERACIONES DERIVADAS DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR Asientos en el Libro Diario de los Efectos por Cobrar Descontados Fecha Descripción Ref. Debe Haber Enero 1 Banco 338.0, Gastos de cobranza 10.0, Gastos por interés 2.0, Efectos por cobrar descontado Giros # 320,420; gastos de cobranza e intereses , 2 Efecto por cobrar descontado 1.0, Efectos por cobrar 1.0, 3 Para disminuir el pasivo eventual Del giro 320; del cliente Jesús Mercader Efectos por cobrar descontado 150.0, Banco Devolución del giro Nº 420, del Sr. Luis Sosa , 45