ESTRUCTURA Y COMPOSICIÓN DE LA NUEVA OFICINA JUDICIAL. José Golderos Cebrián Secretario Judicial

Transcripción

1 ESTRUCTURA Y COMPOSICIÓN DE LA NUEVA OFICINA JUDICIAL José Golderos Cebrián Secretario Judicial La racionalización de esfuerzos nos va a permitir diseñar y crear un modelo de Oficina judicial compuesta de dos unidades: las unidades procesales de apoyo directo y los servicios comunes procesales. La organización de la nueva Oficina ha de llevarse a cabo de forma gradual y en función de las posibilidades organizativas, técnicas y presupuestarias de cada Administración competente. 1.- LAS UNIDADES PROCESALES DE APOYO DIRECTO. Son aquellas donde queda residenciada la intervención procesal de Jueces y Magistrados. Asume de forma directa e inmediata, la tramitación procesal y llevanza de todos aquellos asuntos, cuyo conocimiento tengan legalmente atribuidos, asistiéndolos mediante la realización de las actuaciones necesarias para el eficaz cumplimiento de las funciones que les son propias. Desempeñan las funciones de las actuales secretarías, sitas en cada órgano jurisdiccional, unipersonal o colegiado. Se prevé la existencia de tantas Unidades Procesales de Apoyo Directo como Juzgados, Secciones o Salas estén creados y en funcionamiento. En las Fiscalías se establecerán Unidades de Apoyo adecuadas a su propia organización. Tanto para las fiscalías como para las adscripciones de fiscalías. Se garantiza que cada Unidad cuente con los puestos de trabajo necesarios para la atención del órgano de que se trate, que se determinarán en las respectivas relaciones de puestos de trabajo, estableciéndose dotaciones mínimas que garanticen la debida asistencia al funcionamiento del órgano jurisdiccional o Fiscalía correspondiente. Requiere un apoyo personal ajustado a la competencia y función, por lo que su dimensión es absolutamente reducida. 1

2 El tamaño de estas Unidades se reducirá sensiblemente en comparación con su número actual (respetándose en todo caso esa dotación mínima) a medida que los servicios comunes procesales vayan asumiendo tareas que actualmente desempeñan los Juzgados o Tribunales. Por tanto, junto con el Juez o Magistrado, las UPAD conforman el órgano judicial. Tendrán un Secretario Judicial, si bien la norma permite que actúe uno en más de una de ellas. La dotación básica de la UPAD la realiza el Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas en la materia. La regla general es que en los órdenes jurisdiccionales civil, contencioso-administrativo y social, habrá un Secretario Judicial por cada dos UPADs, un miembro del Cuerpo de Gestión y uno del Cuerpo de Tramitación. En el orden penal o mixto, por motivos propios de la inmediación del Juez, la dotación básica es más amplia, de manera que habrá un Secretario Judicial al frente de cada UPAD, dos miembros del Cuerpo de Gestión y dos del Cuerpo de Tramitación. 2.- LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES BÁSICOS. Se ha producido una variación importante en cuanto al diseño, creación y organización de los servicios comunes procesales. Antes las propuestas las realizaban las Salas de Gobierno, sus Presidentes, las Juntas de Jueces, los Jueces Decanos, Administración Pública competente o cualquier órgano del Consejo General del Poder Judicial. La aprobación correspondía al Pleno del Consejo General del Poder Judicial. La constitución del Servicio, si era procedente, se le atribuía a la Administración competente. El régimen ha cambiado sustancialmente, quedando en manos de la Administración competente el diseño, organización y funcionamiento. El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas con competencias en materia de justicia deben planificar la selección del proceso de personal, vinculándola más al tipo de trabajo concreto que desempeñan en estos servicios comunes, es decir, menos generalidad, menos teoría y más práctica. 2

3 El Secretario Judicial que se encuentre al frente de estos servicios tiene que saber gestionar lo mejor posible ese colectivo de personas; puede y debe seleccionar, de entre el conjunto del grupo, a los más adecuados para cada una de las tareas concretas que sean necesarias. Por eso es tan importante el no hacer distribuciones mecánicas de los procedimientos, es mejor diseñar tareas dentro de los diferentes cometidos que se relacionen con las características personales de los funcionarios. Hacer equipos es organizar grupos de funcionarios que trabajan juntos en las mismas tareas, no como a veces hacemos, asignar tareas de trabajo a dos o tres funcionarios, para que entre ellos se repartan, entre si, los asuntos por los distintos números de cada uno de los expedientes. Los Servicios Comunes Procesales son aquellos dónde se residencia el proceso, en un ámbito organizativo eficiente en el que se materializa, bajo el principio de la función redirección técnico-procesal del Secretario Judicial. Estos se constituyen como unidades que asumirán labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales, sin estar integradas en un órgano judicial concreto, cubriéndose así un vacío legal regulador de estos servicios tan importantes en la actualidad. Al frente de cada servicio común procesal constituido en el seno de la Oficina Judicial habrá un Secretario Judicial, de quien dependerán funcionalmente el resto de los Secretarios Judiciales, el personal destinado en los puestos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate y que, en todo caso, deberá ser suficiente y adecuado a las funciones que tiene asignado el mismo. Deberá tenerse en cuenta en las relaciones de puestos de trabajo que se establezcan para determinar la plantilla de Secretarios Judiciales en los Servicios Comunes, la complejidad, la magnitud, la población y el número de Oficinas judiciales a las que el mismo servirá, lo que determinará un mayor número de Secretarios Judiciales en el organigrama de los Servicios Comunes para garantizar una adecuada dirección técnico-procesal de los mismos. Los Servicios Comunes se dividirán o estructurarán por razón de los cometidos en ellos llevados o en razón de la actividad concreta que realicen, en secciones a las que se dotará de los correspondientes puestos de trabajo y éstas, a su vez, si el servicio lo requiere, en equipos. Estableciendo la LOPJ una estructura jerarquizada en los Servicios Comunes, dependiendo todos los Secretarios Judiciales destinados en ellos del que sea Jefe del servicio, deberán existir una o varias secciones, ya por órdenes jurisdiccionales y/o por materias o cometidos concretos, para la buscada optimización de recursos, en las que aquéllos destinados en ellas ejercerán las funciones correspondientes a esta materia. 3

4 Con ello se favorece: - La especialización de funciones. - La estandarización de servicios. - El aprovechamiento máximo de los recursos humanos y materiales. - Se facilita el control de las funciones y de la actividad. En las Secciones deberán crearse equipos para la realización de actividades concretas, a quienes no se remitirá el expediente en sí, que seguirá enclavado en una sección concreta y llevado por el Secretario Judicial en ella destinado, como responsable de su impulso y decisión, sino que se le remitirá la documentación oportuna para la realización del acto concreto que tenga encomendado. Sería una práctica parecida a la que se produce actualmente en los Servicios Comunes de Notificaciones y Embargos, en los que se remite el mandamiento, la citación, y en su caso el testimonio o la copia de la resolución en la que se acuerda la diligencia a practicar. Uno de los puntos en los que pueden surgir fricciones, dada su intrínseca vinculación, es el funcionamiento de la Oficina Judicial. El defectuoso funcionamiento de una UPAD o de un SCP, condicionará la labor jurisdiccional de los Jueces, a los que sirven, con incidencias tales como suspensiones, nulidades, retrasos, etc. También es cierto que una dejación o retraso injustificado en las tareas judiciales, redundaría negativamente en la marcha de la oficina al no tener salida efectiva la tramitación de asuntos, propiciándose su acumulación. El Consejo General del Poder Judicial podrá establecer criterios generales que permitan la homogeneidad en las actuaciones de estos Servicios Comunes de la misma clase en todo el territorio nacional que, en ningún caso, podrá incidir en el ejercicio de la función jurisdiccional o en las competencias de las Administraciones Públicas en el ámbito de la Administración de Justicia. a) Servicio Común General.- Bajo la dirección de un Secretario Judicial, asumirá aquellas labores centralizadas y de carácter transversal no encomendadas expresamente a otros servicios comunes procesales. b) Servicio Común de Ordenación del Procedimiento.- Bajo la dirección de un Secretario Judicial, asumirá la tramitación de los procedimientos en todos aquellos aspectos en que no resulte imprescindible la intervención del Juez, de conformidad con lo establecido en las leyes procesales. 4

5 Habrá Secciones correspondientes a los distintos órdenes jurisdiccionales, pero una misma Sección podrá asumir la tramitación de los procedimientos de distintos órdenes jurisdiccionales, cuando la carga y la organización del trabajo de la Oficina Judicial así lo requiera. c) Servicio Común de Ejecución.- Bajo la dirección de un Secretario Judicial, asumirá la ejecución de los procedimientos en todos aquellos aspectos en que no resulte imprescindible la intervención del Juez. Habrá Secciones correspondientes a los distintos órdenes jurisdiccionales, aunque una misma Sección podrá asumir la ejecución de resoluciones recaídas en procedimientos de distintos órdenes, cuando la carga y la organización del trabajo de la Oficina Judicial así lo requiera. 3.- FUNCIONES DE LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES. a) Registro y reparto.- Desde este Servicio se organiza todo el registro y reparto de demandas, denuncias, atestados, querellas y cualquier otro escrito iniciador del proceso. De la misma forma se procederá con los escritos que se presenten durante la tramitación y cualquier otro documento, escrito o correspondencia que tenga entrada en la Oficina judicial. Se podrá dividir en Secciones distintas para cada uno de los órdenes jurisdiccionales. Estas Secciones a su vez se podrán dividir en Equipos. El Servicio atenderá el reparto de los asuntos conforme a las normas establecidas y aprobadas por la Sala de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, a propuesta de la Junta de Jueces del respectivo orden jurisdiccional. Si una demanda, denuncia, querella o cualquier otra pretensión principal adoleciera de algún defecto, no subsanable, que impidiere o dificultare su reparto, el Secretario Judicial adoptará el oportuno Acuerdo, asignándole al asunto la clase de reparto más próxima a su naturaleza. Si la determinación de la clase fuera imposible, el Acuerdo se dictará en el sentido de repartida en el concepto correspondiente a la cláusula residual que, en su caso, se contemple en las Normas de Reparto, y, si no la hubiera, se adjudicará por sorteo. 5

6 Funciones: - Realización de tareas de recepción, registro y distribución de escritos, demandas, atestados y documentación en general. - Clasificación y reparto de asuntos. - Redacción de acuerdos gubernativos del Secretario Judicial en materia de reparto. - Recepción y clasificación de toda la correspondencia dirigida a las Oficinas Judiciales. - Entrega a las Unidades Procesales de Apoyo Directo y Servicios Comunes Procesales de toda la correspondencia, piezas de convicción, así como de la documentación, demandas y escritos registrados y repartidos. - Sellado de escritos y documentos. Los funcionarios encargados de llevar materialmente el registro de asuntos, tienen la obligación de hacerlo de conformidad con los criterios y codificaciones que se determinen en las instrucciones correspondientes. El personal adscrito al Servicio estará obligado a introducir la totalidad de los datos, que al efecto exija la correspondiente aplicación informática, recabando de quien presente el escrito o documento cuantos datos fueren necesarios. Las aplicaciones informáticas que se utilicen, mantendrán la referencia común al NIG (Número de Identificación General) asignado en el momento del registro, arrastrándolo a lo largo del íter procesal. El contenido de la aplicación informática de este Servicio, deberá permitir al Secretario Judicial Director, la obtención de los datos necesarios para el cumplimiento de la elaboración de la Estadística Judicial. b) Actos de comunicación. Se llevarán a cabo la práctica de los actos de comunicación a los profesionales, a las partes, peritos y testigos, salvo aquellos que por disposición legal deban realizarse a presencia judicial. Se podrán realizar tanto dentro como fuera de la Oficina Judicial. El remitente deberá acompañar la correspondiente cédula de citación o emplazamiento, o copia literal de la resolución a notificar o requerir, con las copias de los escritos o documentos en su caso. Dentro de su competencia queda encuadrado el traslado de copia a los Procuradores. El Director del Servicio, de conformidad con los protocolos e instrucciones recibidas de sus superiores jerárquicos, adoptará los Acuerdos 6

7 precisos para devolver a la Oficina Judicial ordenante las diligencias que no reúnan las formalidades exigidas. Una vez practicadas las diligencias, se remitirán a la mayor brevedad a la UPAD o Servicio Común Procesal que la solicitó, quedando constancia en el Servicio de la devolución de la misma. conceptos: Las diligencias realizadas se podrán encuadrar en alguno de estos - Positivas. - Negativas. - Reiteradas. c) Auxilio judicial. Le corresponde realizar las tareas de recepción, control, registro, clasificación y distribución de los actos de cooperación o auxilio judicial recibidos del Servicio Común de Actos de Comunicación. Además se les atribuye gestionar y realizar las tareas necesarias para que el acto de cooperación o auxilio judicial, que no requiera intervención judicial, pueda llevarse a efecto. Es de su competencia: española. - La práctica de una actuación requerida por una Autoridad Judicial - El auxilio judicial internacional No se admitirá solicitud de auxilio judicial para la práctica de diligencias que deban llevarse a efecto en la misma población en que tenga su sede el órgano que las hubiere ordenado. Este Servicio llevará a cabo todos los actos de auxilio judicial, salvo aquéllos que deban realizarse a presencia judicial y las diligencias de comunicación que hayan de practicarse con los Procuradores. Las peticiones de auxilio que precisen de intervención judicial se repartirán a los diferentes órganos, según lo establecido en las normas de reparto. En tal supuesto el Servicio Común solicitará de la UPAD a quien hubiera correspondido, la fecha para realizar la diligencia y con ello proceder por el SCP correspondiente, a citar a los interesados y preparar los demás trámites a fin de que aquella sólo celebre la actuación judicial interesada. d) Ejecución de resoluciones judiciales. 7

8 El proceso de ejecución, es sistematizado constituyendo una ordenación sucesiva de actos, salvo que surja una cuestión incidental que exija el pronunciamiento judicial. El Servicio Común atenderá a todos o alguno de los órganos judiciales de su ámbito, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensión de su jurisdicción. El propio Servicio fijará, cuando sea necesario, el día y hora para la práctica de las diligencias. El Servicio Común realizará las diligencias de comisión oportunas atendiendo: - Embargos: Se acompañará el mandamiento original o testimonio de la resolución que acuerde el embargo, con expresión de su validez como mandamiento en forma. Cuando se trate de una diligencia de mejora de embargo, se adjuntará copia de la primera diligencia de embargo practicada. embargo. En todo caso, se expresará la cuantía por la que se decretó el - Lanzamientos: La resolución que acuerde el lanzamiento deberá contener expresa referencia a la autorización para acceder a la vivienda o lugar cerrado, procediendo al descerrajamiento de la puerta si fuera preciso, y para recabar el auxilio de la fuerza pública y adoptar todas aquellas medidas que se consideren necesarias a los efectos de asegurar la práctica de la diligencia. Tendrá que recoger, asimismo, una descripción de la finca que permita su inequívoca localización, aportando cuantos datos pudieran garantizar su identidad. - Otros actos a realizar en comisión: Se acompañará el mandamiento original o testimonio de la resolución que acuerde la actuación procesal, con expresión de su validez como mandamiento en forma. Este Servicio Común dispondrá de los sistemas de seguimiento que le permitan conocer en todo momento el estado de las diligencias, pudiéndose distinguir: 1.- Fecha de entrada en el Servicio. 2.- Fecha de su realización y resultado. 3.- Número de intentos para su práctica. 4.- Suspensión de la diligencia y causa. 5.- Fecha de devolución por el Servicio. 8

9 e) Ordenación del Procedimiento.- Este Servicio Común contribuirá a la consecución de una Oficina Judicial más ágil, eficaz y eficiente y a un mejor aprovechamiento de los recursos humanos. Asumirá la tramitación de los procedimientos en todos aquellos aspectos en que no resulte imprescindible la intervención del Juez; ordenación que quedará bajo la competencia de los Secretarios Judiciales destinados en este Servicio. Podrá constar de las siguientes Secciones: 1.- Tramitación Civil: - De los asuntos civiles generales. - De los asuntos competencia de los Juzgados de Familia. - De los asuntos competencia de los Juzgados de lo Mercantil. 2.- Tramitación Contencioso-administrativa: - De los asuntos competencia del orden jurisdiccional contenciosoadministrativo. 3.- Tramitación Social: - De los asuntos competencia del orden jurisdiccional social. 4.- Tramitación Penal: - Asistencia en los trámites de instrucción. - Trámites en la fase intermedia. - Trámites en la fase de enjuiciamiento y fallo. - Trámites del Tribunal del Jurado. Secciones: Funciones a realizar por el personal destinado en cada una de las - Colaborar y prestar apoyo al Secretario Jefe de la Sección en la organización, planificación, supervisión y gestión de la misma. - Llevar a cabo la integración de resoluciones y actuaciones en la aplicación de gestión procesal. - Tramitar los procedimientos y expedientes que le sean asignados. - Efectuar la formación de autos y expedientes. - La búsqueda de los antecedentes penales que se hubieran acordado, mediante el empleo de los medios mecánicos u ofimáticos. - Tareas necesarias para la designación de intérpretes y peritos. 9

10 - Tareas necesarias para la designación de abogado o procurador de oficio. - Confeccionar las cédulas necesarias para la práctica de los actos de comunicación que hubieran de realizarse. - Realización de comparecencias apud acta. - Examen de los alardes proporcionados por las aplicaciones informáticas para el seguimiento del estado de los procedimientos, escritos o actuaciones inactivas o pendientes. - Impresión de los libros de registro a través de las aplicaciones informáticas, con la periodicidad que se determine. - Control de la pendencia de escritos, y seguimiento del estado de tramitación y fases de los expedientes, evitando la inactividad procesal o dilaciones indebidas. - Control de la adecuada práctica de los actos de comunicación, así como verificar, con la suficiente antelación a su celebración, la constancia en los autos de la acreditación de todas las citaciones acordadas. - Efectiva comunicación a los convocados a un acto procesal, por el medio más rápido posible, en caso de suspensión, a fin de evitar desplazamientos o esperas innecesarias. f) Señalamientos.- Este Servicio es necesario para lograr una adecuada racionalización en la disponibilidad de las Salas de Vistas, evitando que se desaprovechen espacios físicos, siempre escasos, en las sedes judiciales. Si este Servicio Común centraliza todos los señalamientos de una sede judicial, ofrecerá un sistema de publicidad compatible con las nuevas tecnologías, y permitirá también una mejor atención a los ciudadanos y a los profesionales, porque paliará en gran medida esperas inútiles y los trastornos que suponen las suspensiones de las actuaciones judiciales. La actividad de este Servicio Común consiste en la coordinación de todos los señalamientos referidos a los juicios, vistas y comparecencias, mediante un sistema de agenda informática. Deberá respetar las indicaciones y criterios de carácter general y sobre la duración estimada de los actos a señalar, que proporcione el titular del órgano judicial o el Presidente de la Sala o Sección en los tribunales colegiados. Funciones: - Cumplimentar, en coordinación y comunicación con las distintas unidades y servicios de la Oficina Judicial, la agenda de señalamientos. - Mantener actualizada en todo momento, las anotaciones en la agenda de señalamientos, a fin de concordar la información 10

11 contenida en la aplicación informática con la situación real de los procedimientos. Las audiencias y vistas que requieran la presencia del representante del Ministerio Fiscal, Abogado del Estado, Letrados de la Seguridad Social, Comunidades Autónomas o Administración Local, en la medida de lo posible, serán agrupadas señalándose de forma consecutiva. g) Depósito y archivo. En cuanto al Servicio Común de Depósito Judicial de Efectos, se establece con el fin de conservar, de modo unificado, los objetos intervenidos en causas criminales y de delitos de todos los Juzgados del Partido Judicial. Un objetivo común es que los objetos permanezcan en el Servicio sólo el tiempo estrictamente necesario, interesando de los Juzgados que tan pronto como les sea posible indiquen el destino que se les ha de dar a los mismos, para evitar su deterioro. Otra razón es la insuficiencia de espacio en las instalaciones, pues a veces llegan a las mismas gran cantidad de objetos para ser allí depositados. El destino legal de los objetos puede ser: - Entrega. - Destrucción. - Subasta. - Donación a entidades benéficas. Este destino ha de venir indicado por el titular del órgano a cuya disposición se encuentran las piezas depositadas. Este deberá ordenar comunicar al Servicio los cambios que se produzcan y repercutan en los depósitos realizados a fin de que se puedan adecuar a las nuevas circunstancias. Deberán comunicar también la conclusión de los procedimientos, indicando los que deban continuar depositados y el motivo que lo determina. Según la naturaleza de los objetos recibirán distinto tratamiento: - Tratándose de alimentos y cosas fungibles se solicitará del Magistrado a cuya disposición estén, que autorice su entrega a una entidad benéfica. - Las armas de fuego, se pondrán a disposición de la Intervención de Armas de la Guardia Civil para su custodia. - Con respecto a los materiales peligrosos, se procederá a su destrucción. - El resto de los objetos quedarán a disposición de los distintos Juzgados para poder ser entregados a los mismos, tan pronto 11

12 como sean reclamados o sea solicitada su devolución a los propietarios, extendiéndose diligencia de devolución y participándolo al Juzgado correspondiente. Respecto al Servicio Común de Archivo se plantea ante la necesidad de archivar la documentación, generada tanto por las Unidades Procesales de Apoyo Directo como por los Servicios Comunes. Es por ello que se hace precisa la creación, de una manera centralizada, de este Servicio para todas las Oficinas Judiciales, dónde los fondos documentales quedarán debidamente custodiados y clasificados para un fácil acceso por los particulares y organismos. Por otro lado, al liberar de espacio físico, siempre escaso, en las Oficinas Judiciales, se consigue una mejor optimización de los recursos, ya que la conservación de los documentos en los archivos implica una atención a las instalaciones (edificio, estanterías, humedad, temperatura, prevención y extinción de incendios), que serán diferentes según la etapa en que se encuentren. Funciones: - La gestión de los expedientes en situación de archivo, incluida la obtención del listado de asuntos. - Clasificación del archivo. - El registro y catalogación de los fondos del archivo. - El mantenimiento de expedientes, archivadores, carpetas y libros. - La gestión de las entradas y salidas en el archivo. - Traslado de expedientes entre las Unidades Procesales de Apoyo Directo y los Servicios Comunes Procesales. Para aquellos expedientes que ya tengan sentencia firme o cualquier otra resolución que les ponga fin, y para los que no estén pendientes de actuación alguna, se aplicará la normativa específica establecida al respecto y para el expurgo, entendiendo como tal el proceso por el que se determina cuando un documento pierde utilidad o debe ser conservado, y en este caso cual debe ser el curso que le corresponde. h) Atención e información a profesionales y partes interesadas y asistencia a víctimas. La Sección de atención e información nace con la intención de que exista un punto de información tanto para el ciudadano litigante como para los profesionales que le representen y defiendan. Que les permita conocer cualquier dato de su interés relacionado con los procedimientos en los que son parte. Funciones: 12

13 - Informar a las partes interesadas y a los profesionales, telefónica, presencialmente o mediante otro cualquier medio telemático, sobre los procedimientos en trámite, respetando la intimidad personal y el carácter confidencial, de las actuaciones. - Centralizar las solicitudes de los interesados para acceder a los libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter reservado. - Atender las demandas de información relativas al reparto concreto de asuntos entre Oficinas Judiciales de la sede. - Recepcionará las quejas y sugerencias que pudieran formularse respecto del funcionamiento de los órganos y Oficinas Judiciales. De lo que se desprende que este Servicio atenderá tanto las peticiones de información general, como aquéllas relativas a la información particular sobre un asunto judicial determinado. Esta información tiene unos límites: 1.- En ningún caso puede consistir en una interpretación normativa. 2.- Hay que evitar el asesoramiento jurídico. 3.- No podrá facilitarse información sobre actuaciones declaradas secretas o reservadas. El Secretario Judicial Director del Servicio Común podrá contestar por escrito a quien lo solicite, los motivos por los que se deniega el acceso a una información de carácter procesal. Para que este Servicio sea eficaz se hace necesario que esté interrelacionado con las UPADs y los SCP mediante un adecuado sistema informatizado de gestión procesal. La Sección de atención a las víctimas por delitos, pretende dar una respuesta jurídica a la problemática que surge en toda persona víctima de un ilícito penal, que solicite voluntariamente ser atendida. La finalidad del mismo es proteger a la víctima, en la medida de lo posible, de su paso por las distintas instituciones con las que entre en contacto, de forma que la mecánica policial, médica y judicial no suponga un gravamen adicional al producido por el delito en sí mismo. Asimismo busca la atención personalizada y protección de las personas especialmente vulnerables, sean víctimas de los delitos, testigos protegidos, menores, mujeres, personas discapacitadas o inmigrantes. i) Estadística. Deberá recabar lo datos de entrada de asuntos del sistema informático. 13

14 Los restantes datos se obtendrán del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento, del Servicio Común Procesal de Ejecución y de las Unidades Procesales de Apoyo Directo. Su finalidad es conseguir una Estadística Judicial, que se convierta en un instrumento básico al servicio de las Administraciones Públicas con competencias en la materia y del Consejo General del Poder Judicial para la planificación, desarrollo y ejecución de las políticas públicas relativas a la Administración de Justicia. Este Servicio Común deberá seguir una serie de pautas: a) Potenciar la armonización de los sistemas de información procesales y conseguir la plena utilización de los mismos. b) Debe existir una identificación única de los procesos que permita hacer su seguimiento, incluyendo los posibles recursos a instancias superiores. c) Se debe normalizar el registro de los procesos, cuidando de que se recoja información con el suficiente nivel de detalle. d) Una vez conseguida la plena utilización de los sistemas de gestión procesal, estos deben alimentar una base de datos central de información estadística, del que se podrán obtener la mayoría de las explotaciones estadísticas recogidas en los planes estadísticos. Funciones: - Recogida, tratamiento y suministro de la información estadística, mediante el empleo de medios mecánicos y ofimáticos y aplicaciones de gestión procesal. - Gestionar la conservación de la información estadística, así como el archivo y ordenación de la documentación generada durante el proceso de elaboración y suministro de la Estadística Judicial. - Confección de estudios, memorias e informes. j) Averiguación patrimonial y domicilio. Esta Unidad integrada dentro del Servicio Común de Ejecución, atenderá las solicitudes que presenten tanto las Unidades Procesales de Apoyo Directo como los Servicios Comunes Procesales. Funciones: - Recabar, realizar y suministrar las consultas que se les encomienden, relativas a la averiguación patrimonial y de domicilio, a través de los accesos telemáticos que se tengan con diversos registros y organismos públicos. 14

15 - Solicitar a empresas, organismos o instituciones los datos complementarios que se les encomienden sobre las consultas relativas a la averiguación patrimonial y de domicilio. - Control de las solicitudes recibidas y seguimiento de las pendientes o en trámite, a fin de su adecuada y pronta atención. - Obtención, actualización y conservación de la clave informática o elementos de firma digital precisos para el acceso a las bases de datos de las administraciones públicas y registros. k) Caja Judicial. Esta Unidad integrada dentro del Servicio Común de Ejecución, se ocupará de la expedición de todos los mandamientos de pago y órdenes de transferencia que acuerden librar tanto las UPADs como los SCP. Funciones: - Recepción y registro de las resoluciones en que se ordene la expedición de mandamientos de pago y órdenes de transferencia. - Verificación de la competencia y autenticidad de la resolución que ordena el pago. - Confección y control de las relaciones de encargos recibidos y archivo de la documentación justificativa de la entrega de los realizados en la unidad o servicio ordenante. - Acceder a la aplicación informática de gestión de la Cuenta de Depósitos y Consignaciones, con su clave y contraseña. - Búsqueda de la cuenta expediente de los autos de referencia, rellenando los datos precisos en la aplicación. - Comprobar la concordancia de los datos de las partes o beneficiarios que figuran en la resolución, con los que constan en la aplicación, así como la existencia de saldo disponible. - Elaborar electrónicamente el mandamiento de pago u orden de transferencia y canalizar su retorno a la UPAD o SCP que ordenó los mismos. l) Sección de Subastas Judiciales. Integrada dentro del Servicio Común de Ejecución, se ocupará de la información, consignaciones y celebración de subastas judiciales. Funciones: - La información de las subastas judiciales, una vez recibida de las diferentes Oficinas Judiciales se ofrece a los particulares interesados en participar en su celebración. - Dispone de una agenda única para cada orden jurisdiccional, en la que se registrarán los señalamientos y el resultado de las mismas. Estas agendas son archivos de lectura y escritura para 15

16 la Sección, y de lectura solamente para el resto de Oficinas Judiciales. - Cuando el Servicio correspondiente de cada orden jurisdiccional haya acordado la subasta remitirá a la Sección la documentación necesaria. - Con esta documentación se incoa un expediente al que se le asigna un número de registro, dándole la publicidad correspondiente. - Celebrada la subasta se extiende un acta, de la que se entregará copia al Servicio Común peticionario, participando el resultado de la misma. - Cuando se dicte la resolución de aprobación del remate, se remitirá comunicación a la Sección correspondiente para proceder a la devolución de los depósitos constituidos para participar en la misma. ll) Sección de Apoyo y Auxilio. otros: El personal de la Unidad de Apoyo tendrá como cometido, entre - Sustituir a los funcionarios de los Cuerpos de Gestión y Tramitación, tanto en las UPADs como en los SCP en casos de ausencia. - Cuando sea necesario reforzar dichas unidades en función de la evolución de la carga de trabajo de carácter no estructural. - Cuando no sea necesaria su colaboración realizarán en los SCP las labores correspondientes al Cuerpo al que pertenezcan. En la Unidad de Auxilio estarán destinados un grupo de funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial, que podrán acudir en distintas franjas horarias a cada una de las UPADs a realizar alguna de estas funciones: - Asistencia en las Salas de Vista. - Realización de fotocopias. - Traslado de expedientes y documentos. - Archivo de autos y expedientes judiciales. - Aquellas tareas de auxilio que sean precisas en los SCP. Hay que reseñar que estas funciones les son atribuidas por cuanto la dotación de las UPADs no se encuentra integrada por funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial. 16

17 4.- PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN. RELACIÓN DE LOS SERVICIOS COMUNES ENTRE SÍ Y CON OTRAS UNIDADES. Se nos presenta la oportunidad para que todos aceptemos tramitar de un solo modo, que se considere ajustado a la realidad, más razonable, eficaz y práctico para el fin que se pretende. Deberá tratarse de un sistema que se utiliza para describir el proceso impuesto por la regulación legal, pero como en la Oficina Judicial se desarrollan muchas actividades no expresamente previstas en las Leyes Procesales, el protocolo será más útil en la medida que incluya la mayor parte posible de la totalidad de las actuaciones de quienes conforman el equipo; para ello se suprimen las tareas innecesarias, se cambian las mejorables, se acumulan las posibles. Las pautas a seguir comienzan con la confección de los modelos correspondientes y redactando instrucciones generales de cómo actuar en cada situación previsible. Una vez aprobado el protocolo procede la ordenación de tareas, modo de practicarlas y enumeración de modelos aplicables a cada situación, dejando claro quien es el responsable de la realización de cada tarea. Tras un período de rodaje, vigilando y evaluando su implantación y utilizando los errores apreciados y sugerencias para mejorar y perfeccionar, se ajustan los extremos precisos. Los protocolos deberán incluir, además de las indicaciones de tramitación propiamente dichas, las pautas de actuación de cada una de las unidades intervinientes en la tramitación de cada procedimiento y de sus relaciones internas (Unidad de Apoyo Directo, Servicio Común de Registro y Reparto, Servicio Común de Tramitación, Servicio Común de Auxilio Judicial, etc.), toda vez que los principios simplificadores de tramitación deberán extender su vigencia desde cada unidad a las relaciones internas de las distintas unidades. Y es que la confluencia de distintas unidades, funcionalmente independientes, con actuaciones sucesivas y alternas, en la tramitación de cada procedimiento, con los consiguientes flujos de expedientes en ambas direcciones, exige, además de una clara regulación de las actividades de cada una, un claro y detallado protocolo que regule de manera eficaz las secuencias inevitables, evitando riesgos de complicaciones innecesarias. El protocolo se convertirá en la herramienta fundamental de todos los miembros de la Oficina judicial. Y además si es de gran importancia para los que llevan tiempo de servicio, es mucho más eficaz para quienes puedan conocerlo y utilizarlo en el momento en que se incorpore a la misma. 17

18 Además son herramientas encaminadas a asegurar la normalización y estandarización de las tareas que se desarrollan en los distintos órganos judiciales. Serán elaborados, a nivel provincial, por los Secretarios Coordinadores Provinciales, y aprobados por los Secretarios de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, permitiendo una justicia responsable y transparente para el ciudadano, de modo que en garantía del principio de seguridad jurídica de los ciudadanos y los profesionales de la justicia, puedan conocer los criterios que serán seguidos en la práctica judicial por todos los órganos judiciales de un mismo ámbito territorial, aplicando iguales criterios a las mismas demandas o solicitudes. Responsabilidad: Del Secretario Judicial responsable de cada Servicio, que deberá velar por el cumplimiento del contenido del protocolo. Características: Dinamismo, en cuanto puede ser modificado por las siguientes circunstancias: - Movilidad funcional. - Flujo de entrada de asuntos. - Experiencia adquirida por su funcionamiento durante un período determinado de tiempo. Vigencia: La toma de posesión o cese del Secretario Judicial correspondiente no implica la derogación del protocolo que esté en ese momento vigente, que sólo quedará sin efecto por la aprobación de otro posterior. Con respecto al protocolo de actuación debemos destacar una serie de caracteres: - Documento dinámico. - Elaborado por el Secretario Coordinador y aprobado por el Secretario de Gobierno. - Con aplicación de los criterios generales de homogeneización aprobados por el Consejo General del Poder Judicial. - Recoge aquellos datos que se estimen convenientes para el adecuado funcionamiento del servicio, considerando entre otros: a) Adaptación a las funciones asignadas a cada uno de los puestos en las relaciones de puestos de trabajo. 18

19 Esto implica que hay que respetar el reparto de funciones que la LOPJ, leyes procesales y reglamentos establecen para cada integrante de la Oficina Judicial, teniendo en cuenta además las relaciones de puestos de trabajo. También se habrá de tener en cuenta la realidad de cada Oficina Judicial, es decir, el número y cuerpos de funcionarios que la conforman, su formación, la infraestructura de la que se dispone, medios informáticos y telemáticos, etc. b) Criterios de prelación en la tramitación de los asuntos. de gestión. Esto puede constituir una instrucción de trabajo dentro del sistema Es más efectivo que los criterios se establezcan por escrito a través de una instrucción de trabajo aplicable para todos los funcionarios de la Oficina Judicial. Al estar escrita, las pautas de actuación son conocidas por todos los integrantes de la Oficina Judicial y habrá unidad de actuación. c) Documentos normalizados a emplear. A la hora de tramitar las aplicaciones informáticas de la Oficina Judicial tenemos una serie de modelos de resoluciones y documentos sobre los que podemos y debemos trabajar. Es importante que estos documentos normalizados, informáticos o manuales sean iguales en todos los Servicios Comunes de igual tipología, pues a través de ellos vamos a obtener datos objetivos, cuantitativos y cualitativos que pueden ser de gran utilidad. d) Normas de actuación y comunicación entre las distintas unidades de la Oficina Judicial. Estas normas de interrelación es lo primero que debe ser definido, y siempre con carácter previo al resto del protocolo. En un sistema de gestión toda documentación externa ha de ser controlada, entendiendo como tal: - Todos los textos normativos tales como leyes, reglamentos, decretos, etc. - Aquellos documentos que sean constitutivos del Servicio Común e incidan en su diseño, organización e interrelación con otras oficinas. - Documentos que deben ser respetados y cumplidos en todo caso, como las normas de reparto, las instrucciones generales en 19

20 cuanto a personal y medios materiales, las Instrucciones del Secretario de Gobierno, etc. El control viene dado por la revisión de esta documentación, de manera que esté actualizada y se retire la obsoleta. Su contenido definirá los puntos de autocontrol de los procesos de inicio y finalización, de entradas y salidas de cada Servicio Común. e) Medidas concretas necesarias para verificar el control de calidad del trabajo. Aquí habría que distinguir: - Los planes de control. El Protocolo es un instrumento de ordenación reglada y uniforme de actividades, con especificación del alcance de responsabilidades, cuya última finalidad es conseguir la máxima eficiencia en la tramitación de los procedimientos judiciales, esto es, una correlación o proporcionalidad entre los recursos empleados y resultados producidos en el seno de una Oficina Judicial. - El tratamiento de errores, inactividades y desviaciones. Esto lleva consigo el delimitar responsabilidades entre los distintos funcionarios, eliminar actividades superfluas o repetitivas y hacer que nos planteemos campos de mejora fundamentalmente en el área informática, al plantearnos que las aplicaciones que habitualmente utilizamos tienen una potencialidad que es necesario maximizar o que existen parcelas para las que no han sido concebidas. - La medición y seguimiento de objetivos. Habrá que hacer un informe anual sobre el servicio. Este informe habrá de contener los datos cuantitativos (entradas y salidas) y también cualitativos (acciones preventivas y correctivas, quejas y sugerencias que se hayan recibido). También en él se hará referencia a los resultados de los controles de calidad que periódicamente se hayan realizado a lo largo del año. f) Integración de las instrucciones recibidas de las Comunidades Autónomas con competencias asumidas para garantizar la efectividad de las funciones de éstas en materia de medios personales y materiales. 20

21 En la medida que el protocolo ha de incorporar competencias de la administración pública competente, es indudable que se necesita cierta conexión y que cada Comunidad Autónoma habrá de mostrar su conformidad con todos aquellos aspectos que le afecten. Estas las reciben los Secretarios Judiciales a través de los superiores jerárquicos. Cuando hacemos referencia a la relación de los servicios comunes entre sí y con otras unidades estamos contemplando los aspectos interrelacionales y de comunicación. Pero no sólo es suficiente con establecer las líneas de comunicación entre las distintas unidades en que se compone la Oficina Judicial, sino que es necesario describir o catalogar que actuaciones se van a realizar en unas y otras. Habrá de tenerse en cuenta los recursos materiales, informáticos, infraestructurales o de personal que gestione la Administración pública competente. Los Protocolos habrán de precisar una visión de conjunto haciendo partícipes a todas las Oficinas Judiciales, mediante la definición de su misión dentro de la estructura general. Habrá que seguir una serie de pautas: - Elaboración de criterios. - Comunicación de resultados. - Resolución de incidencias. - Errores que se hayan constatado. Los Secretarios Coordinadores que son los que marcan la política de gestión deberán: - Determinar los requisitos de entrada y salida de las actuaciones judiciales entre las distintas Oficinas Judiciales. - Establecer criterios de asunción de expedientes judiciales por parte de los Servicios Comunes. - Elaborar metodologías o procedimientos que resulten aplicables para la solución de conflictos entre las distintas Oficinas Judiciales. 5.- LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS. 21

22 Le corresponde a las Comunidades Autónomas el diseño y aprobación inicial de las RPTs, la creación de sus propios registros de personal, la tramitación y resolución de las situaciones administrativas, la determinación de los horarios, así como los mecanismos de control, tramitación y gestión de vacaciones, permisos, licencias, compatibilidades, régimen disciplinario y planes de redistribución de efectivos, entre otros. Están llamadas a ejercer funciones esencialmente gerenciales, surgiendo precisamente para gestionar lo que antes hacían las gerencias territoriales, pero se les añade la posibilidad de prestar más servicios. Se constituyen en el ámbito de la organización de la Administración de Justicia con un doble objetivo: a) Desempeñar la jefatura, ordenación y gestión de los recursos humanos de las Oficinas judiciales sobre las que tengan competencias. b) Gestión de los medios informáticos, nuevas tecnologías y demás medios y recursos materiales. No forman parte de la Oficina judicial, ya que su ámbito de actuación y funcionamiento corresponde al Ministerio de Justicia o Comunidad Autónoma correspondiente. Se podrán establecer oficinas comunes de apoyo a una o varias Oficinas judiciales, para la prestación de servicios, cuya naturaleza no exija la realización de funciones encomendadas como propias a los funcionarios de los Cuerpos de la Administración de Justicia y que se consideren necesarios o convenientes para el buen funcionamiento de las mismas. Se trata de una o varias oficinas que pueden ser creadas, gestionadas y dirigidas directamente por la Comunidad Autónoma, con competencias asumidas, y estarán integradas por el personal que se designe por la misma. Ejemplos de éstas podrían ser las oficinas de información al ciudadano, orientación jurídica, servicio de traducción, transcripciones, reprografía, peritaciones, consulta patrimonial, videoconferencia, etc. Atendida la mayor o menor dispersión geográfica de los órganos judiciales resulta necesaria la creación de Unidades Administrativas de diferente ámbito en cada partido judicial, o en cada grupo de ellos, o incluso servicios centralizados para servir a todos ellos. Junto a servicios centrales que gestionen materias comunes a todo su ámbito competencial administrativo, se podrán establecer servicios que se 22

23 denominarían periféricos y que podrían integrar partidos judiciales, comarcas, provincias o agrupaciones de éstas. A su vez estas Unidades Administrativas Periféricas podrán tener de forma que la misma resulte lo más operativa posible, diferente número de personal, e incluso configurarse unipersonalmente. Los puestos de trabajo de estas unidades administrativas podrán ser cubiertos con personal de: a) Los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administración de Justicia. b) De la Administración del Estado. c) De las Comunidades Autónomas. Quedan por lo tanto excluidos los Secretarios Judiciales. 23