FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. Grandes temas en torno a la Facturación Electrónica Versión: ( Grandes Temas FE Compilación 31 de marzo de 2010)

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1 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Grandes temas en torno a la Facturación Electrónica Versión: ( Grandes Temas FE Compilación 31 de marzo de 2010)

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS GRANDES TEMAS EN LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA... 5 I. Marco Legal... 5 BRASIL:... 5 CHILE:... 7 COLOMBIA:... 8 ECUADOR:... 8 ESPAÑA:... 8 MÉXICO:... Error! Marcador no definido. II. Autenticidad del emisor e Integridad de los documentos BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. III. Autorización de contribuyentes BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. IV. Autorización para emitir documentos BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. V. Definición de formatos BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. VI. Entrega de información a la Administración Tributaria BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. VII. Entrega de e-facturas entre emisor y receptor BRASIL: CHILE:

3 COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. VIII. Representación impresa de la Factura Electrónica BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. IX. Almacenamiento o conservación de los documentos BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. X. Espectro de documentación electrónica BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. XI. Fiscalización BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. XII. Servicios de consulta a los contribuyentes BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. XIII. Regulación de terceros BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. 3

4 XIV. Contingencia en la operación BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. XV. Sistema disponible para pequeñas empresas BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MEXICO:... Error! Marcador no definido. XVI. Captura de la información no electrónica del pasado BRASIL: CHILE: COLOMBIA: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. XVII. Estrategia de implementación BRASIL: CHILE: ECUADOR: ESPAÑA: MÉXICO:... Error! Marcador no definido. 4

5 GRANDES TEMAS EN LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Este documento se ha redactado utilizando la experiencia de algunos países miembros del CIAT que ya tienen implementada la facturación electrónica o que ya tienen un modelo definido para ello. Se extractaron los que se identificaron como los Grandes Temas que la Administración Tributaria debe revisar, diseñar e implementar para operar con Facturación Electrónica. A continuación se describen estos Grandes Temas en forma general y, para cada uno, se procede a explicar como los ha enfrentado cada país. I. Marco Legal Para la implementación de un sistema de Facturación Electrónica es necesario hacer un levantamiento de la normativa vigente en relación a la facturación, teniendo muy claras las leyes generales, leyes de comercio y toda la normativa tributaria y regulación específica que tenga relación con la facturación electrónica. También son diferentes en cada país, y se deben examinar, los controles que los contribuyentes están habituados a percibir en relación al proceso de Facturación. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el Marco Legal en torno al tema. BRASIL: Toda la legislación tributaria emana de la Constitución Federal y del Código Tributario Nacional, Ley nº 5.172, del 25 de octubre de 1966, que estableció las normas generales del Derecho Tributario aplicables al estado federal, estados y municipios. Es importante destacar que los tres ámbitos federal, estadual y municipal gozan de autonomía para establecer y recaudar impuestos, dentro de las limitaciones constitucionales, y por lo tanto el tema de la factura electrónica involucra organismos de estos tres ámbitos. En Brasil el Impuesto Sobre la Circulación de Mercancías y Sobre la Prestación de Servicios de Transporte Entre Estados y Entre Ciudades y Comunicación (ICMS) constituye la implementación del IVA, y su institución y fiscalización es competencia estadual. Como Brasil es una Federación de 26 Estados más el Distrito Federal (Brasilia), existen 27 legislaciones que dicen respecto a este impuesto. Las obligaciones accesorias, a pesar de esto, son uniformes en todas estas legislaciones, y no hay diferencias entre los documentos fiscales de este impuesto, que son exactamente los mismos para todo el país. Este impuesto, por su gran variedad de situaciones, alcanza un total de más de 50 diferentes documentos fiscales, siendo los principales la Nota Fiscal y el Conhecimento de Transporte, cada uno con varias versiones, y el Cupom Fiscal. El documento que se considera en Brasil equivalente a la factura comercial en otros países es la Nota Fiscal Modelo 1, la cual puede ser sustituida por su equivalente electrónico, que es la Nota Fiscal Electrónica (NF-e). Por esta razón, todas las descripciones acerca de la Factura Electrónica en Brasil en el presente documento dicen respecto solamente a la NF-e, cuando no haya referencia expresa a otro tipo de documento fiscal. En el Capítulo X (Espectro de Documentación Electrónica) se puede encontrar una breve descripción de todos los demás documentos fiscales electrónicos existentes en el país. 5

6 Legislación referente al proyecto de la Nota Fiscal Electrónica (NF-e): PROTOCOLO DE COOPERACIÓN nº 03/05 Protocolo de Cooperación celebrado durante el II Encuentro Nacional de Administración Tributaria (II ENAT) entre el Estado Federal, representado por la Receita Federal do Brasil, los estados y el Distrito Federal, representados por sus Secretarías de Hacienda, Finanzas, Ingresos Públicos o Tributación y las municipalidades, con el fin de instituir la Nota Fiscal Electrónica, como parte del Sistema Público de Registros Digitales (SPED). Acuerdo sobre el Sistema Nacional de Información Fiscal y Económica Integrada (SINIEF) nº 07, del 30 de septiembre de 2005 (y enmiendas posteriores) Instituye la Nota Fiscal Electrónica y el Documento Auxiliar de la Nota Fiscal Electrónica y define los procedimientos operativos para el fisco y los contribuyentes. La NF-e reemplaza la Nota Fiscal modelo 1 o 1-A, para los contribuyentes al Impuesto sobre Productos Industrializados (IPI) o al Impuesto al Valor Agregado sobre Ventas y Servicios (ICMS). Acto COTEPE nº 03, del 19 de marzo de 2009 Estipula las especificaciones técnicas de la NF-e, del Documento Auxiliar de la Nota Fiscal Electrónica (DANFE) y de las Solicitudes de Otorgamiento de Utilización, Cancelación o Anulación de la NF-e, conforme las disposiciones del Acuerdo SINIEF 07/05. Acuerdo SINIEF nº 05, del 30 de marzo de Autoriza a las Unidades de la Federación a establecer la obligatoriedad de utilización de la NF-e en base al Protocolo ICMS. Protocolo ICMS 10/07 (y enmiendas posteriores) - Establece la obligatoriedad de utilización de la Nota Fiscal Electrónica (NF-e) para los sectores de fabricación de cigarrillos y distribución de combustibles líquidos. Acuerdo SINIEF nº 09, del 25 de octubre de 2007 Establece el Conocimiento de Transporte Electrónico y el Documento Auxiliar del Conocimiento de Transporte Electrónico. Estos documentos legales y la documentación técnica pueden obtenerse en el portal de la NF-e: Legislación referente al Registro Fiscal Digital (EFD): Decreto nº 6.022, del 22 de enero de 2007 Instituyó el Sistema Público de Registros Digitales (SPED). Convenio ICMS nº 143/2006 Establece el Registro Fiscal Digital (EFD). Acto Cotepe ICMS nº 09/2008 Dispone sobre las especificaciones técnicas respecto de la creación y los archivos del EFD. Legislación referente al Registro Contable Digital (ECD): Decreto nº 6.022, del 22 de enero de 2007 Instituyó el Sistema Público de Registros Digitales (SPED). Instrucción Normativa nº 102/07 del Departamento Nacional del Registro de Comercio (DNRC) - Revisada por IN DNRC nº 107, el 30 de mayo de 2008, dispone los procedimientos relativos a la validez y eficacia de los instrumentos de registro utilizados por empresarios, sociedades, rematadores y traductores públicos e intérpretes comerciales, y brinda las adaptaciones necesarias para la autenticación de los libros mercantiles electrónicos, propiciando su estandarización. 6

7 Instrucción Normativa RFB nº 787, del 19 de noviembre de Establece la obligatoriedad de la emisión de libros y documentos contables del ECD y publica el Manual de Orientación para la Configuración del Registro Contable Digital (LECD). Otras legislaciones que tratan de emisión y/u envío de informaciones en medio electrónico: Convenio ICMS 57/95 Trata de la emisión de documentos fiscales y de la escrituración de libros fiscales por contribuyente usuario de sistema electrónico de procesamiento de datos. Protocolo ECF 04/2001 Trata de la entrega de informaciones por administradoras de tarjetas de crédito y/o débito, acerca de las operaciones realizadas con establecimientos contribuyentes del ICMS. Acto COTEPE/ICMS 35/02 Aprueba el Regimiento del Sistema Integrado de Informaciones acerca de Operaciones de Circulación de Mercancías entre Estados (SINTEGRA). Convenio ICMS 115/03 Dispone sobre la uniformización y disciplina la emisión, escrituración, mantenimiento y prestación de las informaciones de los documentos fiscales emitidos en vía única por sistema electrónico de procesamiento de datos para contribuyentes prestadores de servicios de comunicación y suministradores de energía eléctrica. Acto COTEPE/ICMS 25/04 Trata de las especificaciones técnicas para generar el archivo electrónico para informar las ventas de equipos emisores de cupón fiscal, de acuerdo con el Convenio ICMS 85/01. Convenio ICMS 110/07 Trata del régimen de substitución tributaria en las operaciones con combustibles y lubricantes, derivados o no del petróleo, y otros productos. CHILE: En Chile, la ley Orgánica del SII, así como el Código Tributario y la ley de Impuesto al Valor Agregado (IVA), otorgan al Director las facultades que permitieron habilitar la factura electrónica, interpretar las disposiciones tributarias y reemplazar el papel por medio tecnológicos. Se mantuvo como objetivo implementar un sistema en que se permitiera la facturación electrónica dentro del marco legal vigente en el país, cautelando el interés fiscal. A continuación se indica las principales normas que permitieron habilitar la factura electrónica: Decreto con Fuerza de Ley N 7, Ley Orgánica Constitucional del Servicio de Impuestos Internos, que otorga la facultad al Director de interpretar administrativamente las disposiciones tributarias, fijar normas, impartir instrucciones y dictar órdenes para la aplicación y fiscalización de los impuestos. Decreto Ley N 825 sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, que otorga a la Dirección la facultad de permitir el reemplazo de la emisión de documentos por intercambio de mensajes entre sistemas tecnológicos y dar valor probatorio a la impresión de estos documentos reemplazados. Decreto Ley N 830 sobre Código Tributario, que otorga la facultad a la Dirección de poder disponer y autorizar que los documentos se archiven en medios distintos al papel. Resolución SII N 9 de Establece Normas que regulan el uso de la Firma Electrónica en el ámbito tributario Mediante la Resolución Exenta N 45 de Septiembre de 2003 se establecieron las normas y procedimientos de operación respecto de los Documentos Tributarios Electrónicos (facturas y documentos asociados). 7

8 COLOMBIA: En Colombia la Ley 223 de 1995 en su artículo 37, incorporado al Estatuto Tributario en el artículo 616-1, previó la factura electrónica como un documento equivalente a la factura y autorizó al Gobierno Nacional para reglamentar el tema, expidiéndose el decreto 1094 en el año Alternativa que con el paso de los años se quedó corta frente a la realidad cambiante. En el año 1999 se expide la Ley 527 de 1999 que regula en Colombia el comercio electrónico, presentando la base legal que comprende entre otros aspectos: el ámbito de aplicación, definiciones, requisitos jurídicos, valor probatorio, en lo que a transacciones electrónicas se refiere. En el año 2005 se expide la Ley 962, conocida como ley antitrámites, con la cual se dio un impulso al tema de la factura electrónica, señalando que para todos los efectos legales, la misma podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación. Para concretar e impulsar la aplicación de la factura electrónica en el nuevo ámbito legal y considerando la función de control de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, se expide el Decreto 1929 en el año 2007, donde se establecen: - Definiciones, comenzando por la de factura electrónica y los sujetos que intervienen en el proceso. - Principios básicos de autenticidad e integridad. - Requisitos de contenido fiscal de la factura electrónica y las notas crédito. - Requisitos de contendió técnico de la factura electrónica y la nota crédito. - Exhibición de la factura electrónica y su conservación. - Acuerdos para su expedición y aceptación. - Control de emisión. - Obligaciones generales. - Exclusiones. - Reconocimiento de la factura electrónica como soporte fiscal. - Facultades de reglamentación otorgadas a la DIAN. - Vigencia de las nuevas disposiciones. El 29 de noviembre de 2008, la DIAN expide la Resolución por medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y otros aspectos fundamentalmente relacionados con el procedimiento para su efectiva aplicación y el cumplimiento del deber de informar, relacionados con esta modalidad de facturación. EC Tanto el Decreto 1929 de 2007 como la Resolución del mismo año tienen como marco las disposiciones tributarias de orden legal y reglamentario, así como las leyes 527 de 1999 (de comercio electrónico) y 962 de 2005 (Ley antitràmites). ECUADOR: En Ecuador, la base legal como instrumento que norma la emisión de documentos electrónicos citamos los siguientes cuerpos legales: Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos. Suplemento Registro Oficial 557 de 17 de abril del (Documento que define a los mensajes de datos firmados electrónicamente) Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico. Registro Oficial 735 de 31 de diciembre de (Procedimiento que norma con directrices y conceptos para firmar mensajes de datos) 8

9 Como conclusión, los cuerpos legales citados anteriormente facultan y atribuyen que en el Ecuador debe existir una Entidad de Certificación; que otorgue los Certificados de Firma Electrónica. Reformas al Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención que fueron publicadas en el Registro Oficial No. 527 de 12 de febrero del Resolución normativa sobre el proceso de generación de llaves públicas y privadas para los contribuyentes, publicada en el Registro Oficial No. 585 de 07 de mayo del Circular normativa sobre presentación de documentos electrónicos para procedimientos administrativos, publicada en el Registro Oficial No. 617 de 22 de junio del Ficha Técnica establecida para el reporte de secuencias iníciales y finales, definición de esquemas y archivo de los documentos electrónicos, publicada en la página WEB del Servicio de Rentas Internas. Procedimiento para la autorización a contribuyentes que emitan comprobantes de venta y retención de manera electrónica. Los documentos citados anteriormente fueron elaborados por la Administración Tributaria, para normar los aspectos tributarios de los documentos electrónicos, en cuanto a la nueva modalidad de emisión, tipos de comprobantes, esquemas, reportes, archivo y definiciones para presentar al Servicio de Rentas Internas en caso de algún procedimiento administrativo, como por ejemplo devoluciones de impuestos, recursos de revisión, requerimiento de información, etc. ESPAÑA: Las competencias respecto de la factura electrónica son principalmente de la Agencia Tributaria (por el valor tributario de estas) y del Ministerio de Industria (en lo que respecta a su promoción entre las empresas). La normativa sobre la factura electrónica se puede clasificar de la siguiente forma. 1. Normativa específica sobre factura electrónica Orden EHA 962/2007 del Ministerio de Economía y Hacienda, sobre facturación electrónica. Es la norma más importante en factura electrónica hoy en día. Orden PRE 2971/2007 del Ministerio de Presidencia, sobre el formato de factura a usar en las relaciones con la Administración General del Estado. Resolución de 24 de octubre de la Agencia Tributaria, sobre homologación de software para la digitalización de facturas en papel a electrónicas. 2. Normativa sobre facturación en general que afecta a la a factura electrónica Directiva europea 112/2006 relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido. Real Decreto 1496/2003 del reglamento de facturación. 3. Normativa sobre temas de Administración Electrónica y Sociedad de la Información que afecta indirectamente a la factura electrónica MÉXICO: Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Ley 30/2007 de Contratación Electrónica por las Administraciones Públicas. Ley 56/2007 de Impulso de la Sociedad de la Información. El Código Fiscal de la Federación (CFF) es la legislación que regula los requisitos de los comprobantes fiscales, en el artículo 29 señala la obligación de expedir comprobantes por las 9

10 actividades que se realicen y establece que deberán ser impresos por los establecimientos que autorice la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Asimismo, el CFF otorga a los contribuyentes que cuenten con un certificado de Firma Electrónica Avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistema electrónico, la opción de emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que dichos documentos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), cuyo titular sea el contribuyente que expida los comprobantes. En el 2005 la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) debía realizarse por medios propios del contribuyente; y a partir del 2006 se estableció la opción de emitirlos a través de proveedores de servicios autorizados por el SAT Entre los requisitos señalados para que los contribuyentes emitan CFD encontramos los siguientes: Tramitar ante el SAT el Certificado de Sellos Digital (CSD). Solicitar rangos de folios al SAT. Asignar número de folio a cada comprobante digital que expidan a través de un sistema electrónico. Proporcionar mensualmente al SAT la información de los comprobantes expedidos en el mes inmediato anterior. Entregar a sus clientes en documento impreso el CFD cuando así le sea solicitado. Cumplir con las especificaciones en materia de informática que determine el SAT. Adicionalmente, el SAT establece mediante reglas de carácter general publicadas en la Resolución Miscelánea Fiscal algunos aspectos y requisitos tanto normativos como de procedimientos que regulan y dan claridad a la operación del esquema. ( Ej. Reglas I 2.5.2, I 2.5.3, I , II 2.5.2, II 2.5.3, II 2.5.4, II 2.5.6, II 2.5.7) El anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal integra los requisitos técnicos, formato y tecnología que deben cumplir los contribuyentes que emitan Comprobantes Fiscales Digitales mediante las siguientes secciones: A) Características técnicas del archivo que contenga el informe mensual de Comprobantes Fiscales Digitales emitidos. B) Estándares y especificaciones técnicas que deberán cumplir las aplicaciones informáticas para la generación de claves de criptografía asimétrica a utilizar para la Firma Electrónica Avanzada. C) Estándar de Comprobante Fiscal Digital extensible. D) Generación de sellos digitales para Comprobantes Fiscales Digitales. E) Uso de la facilidad de ensobretado (addenda). Uso de la facilidad de nodos (<Complemento Concepto> y <Complemento>). II. Autenticidad del emisor e Integridad de los documentos En cualquier modelo de facturación electrónica que se implemente se hace necesario incorporar un mecanismo que permita asegurar la autenticidad del emisor, así como la integridad de las facturas electrónicas emitidas. 10

11 Una forma de asegurar la autenticidad del emisor y la integridad de los documentos es la utilización de certificados digitales y la incorporación de firma digital en los documentos electrónicos de facturación. La técnica criptográfica de firma digital permite garantizar que el autor de un documento o texto es quién dice ser, además de garantizarle al receptor que el documento no ha sufrido alteraciones desde que fue firmado. La Infraestructura de Clave Pública, PKI (Public Key Infrastructure) es la plataforma que permite generar firmas digitales sobre un determinado texto. La firma digital consiste en la encriptación con llave privada del extracto de un determinado texto. Utilizándose una llave pública, asociada a esa llave privada, el receptor de dicho documento puede proceder a la revisión de dicha firma. Es importante para el receptor de un documento o mensaje asegurarse de que la clave pública del emisor es auténtica, de otra forma podría ser vulnerable la comunicación. Esto se suele asegurar a través de entidades certificadoras de identidad digital, las que hacen entrega de los Certificados Digitales que vinculan al titular con su par de llaves, público privado, y generan una cadena de confianza que permite certificar la autenticidad de las claves. Las entidades certificadoras de identidad digital, pueden ser entidades privadas, certificadas por la Administración Tributaria u otro organismo estatal, que comercializan los certificados digitales. Algunos países han optado por la alternativa de que los certificados digitales sean emitidos por algún organismo estatal como la entidad de registro civil e identificación, o por la misma Administración Tributaria. Hay países donde sólo se generan certificados digitales para personas naturales y estas actúan en representación de las empresas. En otros países se genera certificados digitales también para empresas. Algunas Administraciones Tributarias han optado por mecanismos alternativos para asegurar la autenticidad del emisor de los documentos y la integridad de los documentos. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la Autenticación del Emisor y Autenticidad de los documentos. BRASIL: En Brasil, la Medida Provisional nº , del 24 de agosto de 2001 (MP 2.200/01), estableció la Infraestructura de Claves Públicas de Brasil (ICP-Brasil), con el objetivo de crear en el país una cadena de certificación digital, destinada a garantizar la autenticidad, la integridad y la validez jurídica de los documentos en formato electrónico, de las aplicaciones de soporte y de las aplicaciones autorizadas que utilicen certificados digitales, como así también garantizar la realización de transacciones electrónicas seguras. Es decir, estableció los medios y las reglas técnicas que deberán implementar las instituciones públicas y los organismos privados que buscan la validación jurídica de los documentos generados, transmitidos u obtenidos en forma electrónica. La ICP-Brasil comprende la Autoridad de Gestión de Políticas, la Autoridad de Certificación Raíz (AC Raíz) y la Cadena de Autoridades Certificadoras (AC) y Autoridades de Registro (AR). La Autoridad de Gestión de Políticas de ICP-Brasil es el Comité Gestor de ICP-Brasil (CG-ICP Brasil), encargado de dictar las normas técnicas y operativas de la autenticación digital. El Instituto Nacional de Tecnología de la Información (ITI), organismo federal bajo el ámbito de la Oficina Ejecutiva Presidencial, fue designado para actuar como Autoridad de Certificación Raíz (AC Raíz). El ITI constituye la primera autoridad en la Cadena de Certificación Digital. Como la AC Raíz, el ITI es responsable por emitir, remitir, distribuir y revocar certificados de las Autoridades Certificadoras y por administrar la lista de eses certificados que hayan sido revocados. Otras responsabilidades incluyen la fiscalización y auditoría de la labor de las Autoridades Certificadoras y de las Autoridades de Registro, como así también de los prestadores de servicios aprobados por la ICP- 11

12 Brasil, conforme las directrices y normas técnicas establecidas por CG-ICP Brasil, además de otras atribuciones conferidas por la Autoridad Gestora de Políticas. La AC-Raíz no emite certificados directamente para el usuario final. Con este fin, ha habilitado organizaciones públicas y privadas como Autoridades Certificadoras. Vale mencionar que la acreditación como AC supone el cumplimiento con requerimientos tecnológicos internacionales de muy alto nivel. Esto requiere cuantiosas inversiones en equipamiento, tecnología y programas para una seguridad total y un acceso veloz a la Internet. Las siguientes organizaciones, entre otras, han sido designadas como Autoridades Certificadoras: AC Presidência da República, AC Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), AC Caixa (CEF), AC Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO), AC SERASA y AC Certisign. Para mayor información, sírvase visitar: o Algunas AC se especializan en algún campo de acción específico, como es el caso de AC Serpro, que cubre el sector gubernamental, mientras que las AC Certisign y SERASA se focaliza en el mercado privado y público en general (aún que, a pesar de esta especialización, todas suministren certificados para empresas privadas y para la administración pública). Base Legal de la Firma Digital: Consideran-se documentos públicos o particulares, para todos los fines legales, los documentos electrónicos de que trata la MP 2.200/01, la cual tiene fuerza de ley gracias a la Enmienda Constitucional 32, de 11/09/2001. De acuerdo con la MP 2.200/01, las declaraciones existentes en los documentos electrónicos producidos con la utilización de proceso de certificación suministrado por la ICP-Brasil se presumen verdaderas en relación a los signatarios, en la forma del art. 219 del Código Civil de Brasil. Norma del Certificado Digital: X.509 versión 3, emitida por una Autoridad Certificadora de la Infraestructura de Claves Públicas de Brasil (ICP-Brasil), del tipo A1 o A3, debe contener el número CNPJ del propietario del certificado digital. Para la firma de mensajes, utilizar el certificado digital de la casa matriz o del establecimiento emisor de la NF-e. Para la transmisión, utilizar los certificados digitales de los responsables de la transmisión. Norma de la Firma Digital: XML Digital Signature, Enveloped, con certificado digital X.509 versión 3, clave privada de 1024 bits, y normas de criptografía asimétrica RSA, algoritmo de mensaje digest SHA-1 con utilización de transformaciones Enveloped y C14N. CHILE: En Chile se optó por implementar el sistema de Facturación Electrónica utilizando certificados digitales y firmas digitales como método de autentificar a los emisores y asegurar la integridad de los documentos. Se utilizan algoritmos de firma SHA1+RSA y SHA1+DSA, y los certificados digitales utilizados (X509 versión 3) son comercializados por 5 entidades privadas que han sido acreditadas por el Servicio de Impuestos Internos. Estos son entregados sólo a personas naturales, las que operan en representación de los contribuyentes empresas o personas jurídicas, a través de la autorización que les confiere el representante legal de la empresa. COLOMBIA: En Colombia, se optó por dejar en libertad a los usuarios para utilizar cualquier tipo de tecnología en el proceso de facturación comprendiendo desde su expedición hasta su almacenamiento, siempre y cuando se garantice su autenticidad e integridad a lo largo del proceso. 12

13 Enmarcado lo anterior en el ámbito de la ley de comercio electrónico y el principio de neutralidad tecnológica, el reglamento se ajusta al mismo, siendo así como a través del decreto 1929 de 2007, se establece que los principios básicos de autenticidad e integridad se cumplen, si se satisface lo dispuesto en la Ley de Comercio electrónico al respecto. En efecto, en Colombia la Ley 527 de 1999 constituye el marco general en materia de comercio electrónico y puesto que allí están dadas las definiciones y el alcance de los conceptos de autenticidad, integridad, originalidad y conservación, en las nuevas disposiciones se hace una remisión expresa para no contradecir ni reproducir lo ya establecido. Dado que el sujeto que opta por facturar en forma electrónica debe cumplir esos requerimientos conforme a dichas normas, puede utilizar en forma libre los mecanismos que permitan garantizar esos principios, siendo preciso que el interesado certifique su proceso de facturación con normas de calidad de modo que a través de las mismas se asegure, que los principios respectivos están efectivamente incorporados y aplicados en su proceso de facturación. Aspecto que además constituye un elemento de competitividad frente a sus clientes. En resumen, quien opte por facturar en forma electrónica, debe asegurar que los principios de autenticidad e integridad se cumplen en los términos señalados en la ley de comercio electrónico, a lo largo del proceso de facturación y específicamente en los procedimientos de expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: de 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada por organismos acreditados por la autoridad competente en Colombia para tal efecto. La autoridad certificadora debe establecer que efectivamente en el proceso de facturación se tienen implementados esos mecanismos, como garantía para las partes que intervienen en el mismo. Debe precisarse que tratándose de la factura en Colombia, como regla general, entre los requisitos de la misma, no se encuentra el de la firma, así las cosas la factura electrónica conforme a la ley de comercio electrónico, no requiere el equivalente respectivo, sin perjuicio de que libremente se opte por se mecanismo para asegurar los principios de autenticidad e integridad, que en todo caso deben estar presentes a los largo de todo el proceso de facturación. ECUADOR: En Ecuador, desde el año 2002 en que se publicó la Ley y el Reglamento de Comercio Electrónico se mantenía reuniones con las autoridades de telecomunicaciones para que aprueben una empresa o institución de Firmas y Certificados Digitales; no obstante, ante ésta espera, el Servicio de Rentas Internas decidió a finales del 2007 empezar con la implementación de un mecanismo de firma digital de documentos basado en un sistema de autogeneración de llaves públicas y privadas, implementados mediante GPG. GPG es una implementación abierta del estándar OpenPGP de la IETF (Internet Engineering Task Force). Está disponible de manera libre y gratuita en el Internet y utiliza algoritmos criptográficos estándar y de uso libre. Los pares de llaves públicas y privadas serán generados por cada contribuyente, y el Servicio de Rentas Internas únicamente registrará en sus Bases de Datos la llave pública del Contribuyente. Adicionalmente, se firmará las llaves públicas de los Contribuyentes a manera de aval de la recepción de dicha llave pública. Considerando que a partir del 08 de Octubre del 2008, en el Ecuador se acredita como Entidad de Certificación de Información al Banco Central del Ecuador, organismo público que actúa como tercero de confianza; se deja a un lado la autogeneración de llaves públicas y privadas; manteniendo únicamente el esquema de certificados digitales. 13

14 Se incorporó en el sistema de facturación, una nueva opción para que los contribuyentes registren por Internet las características de su software, el cual es verificado por auditores informáticos el esquema en conjunto, con el propósito de garantizar la oportunidad e integridad de la información, tanto para los contribuyentes como para la Administración Tributaria; una vez verificado este esquema se elabora un informe que dictamina si es recomendable o no para emitir comprobantes de venta y retención de manera electrónica. Si el informe es recomendable se procede a otorgar la autorización para que el contribuyente emita documentos electrónicos firmados digitalmente, cumpliendo los esquemas propuestos por el Servicio de Rentas Internas. La integridad de estos documentos faculta el Reglamento General a la Ley de Comercio Electrónico si es que estos documentos están firmados electrónicamente. La verificación de la concordancia entre el emisor del mensaje de datos y su firma electrónica se realizará comprobando la vigencia y los datos del certificado de firma electrónica que la respalda. ESPAÑA: La normativa permite tres modos diferentes de asegurar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas: 1. Mediante firma electrónica. 2. Mediante mecanismos de EDI (Electronic Data Interchange). 3. Cualquier otro modo. En este caso deberá ser autorizado previamente por la Agencia Tributaria. El modo más extendido en la actualidad es el de la firma electrónica. En concreto firma electrónica reconocida o avanzada. Los certificados electrónicos son emitidos por Autoridades de Certificación que pueden ser públicas o privadas, y nacionales o internacionales. En este segundo caso, se debe cumplir con lo que dice la normativa en la Orden EHA 962/2007. Existen lo que se llama esquemas Voluntarios de Acreditación, que son listas de confianza, en las que pueden figurar los certificados electrónicos emitidos por Autoridades de Certificación públicas o privadas, si pasan unos controles. La Agencia Tributaria tiene su propia lista y en la práctica las empresas prefieren usar certificados que, aunque emitidas por Autoridades de Certificación privadas, figuren en tal lista. Técnicamente, los anteriores certificado son X 509 versión 3, que cumplen con estándares RFC (Request for Comments del IETF: Internet Engineering Task Force) y de ETSI (European Telecommunications Standards Institute). MÉXICO: El Servicio de Administración Tributaria genera los certificados de Firma Electrónica Avanzada para personas físicas y personas morales. El trámite es gratuito e integra un el proceso de acreditación de identidad duro que consiste en lo siguiente: Digitalización de documentos de identidad y/o constitución de la empresa. Fotografía del contribuyente o representante legal. Captura de huellas dactilares para verificar la no suplantación de identidad. Digitalización de firma autógrafa. Las características de las firmas digitales son las siguientes: Claves de tipo RSA de 1024 bits. Clave pública bajo el estándar PKCS10 en formato DER. 14

15 Clave privada se almacenará en un archivo configurado de acuerdo al estándar PKCS8 en formato DER. Con el certificado de Firma Electrónica Avanzada se solicitan certificados de uso particular denominados certificados de sello digital los cuales son utilizados para el firmado de los Comprobantes Fiscales Digitales. El certificado de sello digital, al ser idéntico en su generación a una Firma Electrónica Avanzada, proporciona los mismos servicios de seguridad y hereda las características de las firmas digitales. Por consecuencia un Comprobante Fiscal Digital sellado digitalmente por el contribuyente tiene siguientes características: Es infalsificable. El sello digital de un Comprobante Fiscal Digital no es reciclable (es único por documento). Una cadena original de un Comprobante Fiscal Digital sellada digitalmente, que hubiese sido alterada es detectable. Una cadena original de un Comprobante Fiscal Digital sellada digitalmente no puede ser repudiada. Los algoritmos utilizados en la generación de un sello digital son los siguientes: MD5, que es una función hash (digestión o resumen) de un solo sentido tal que para cualquier entrada produce una salida compleja de 16 bytes denominada "digestión". RSAPrivateEncrypt, que utiliza la clave privada del emisor para encriptar la digestión del mensaje. RSAPublicDecrypt, que utiliza la clave pública del emisor para desencriptar la digestión del mensaje. En México sólo se sella o firma la Cadena Original y no el comprobante completo. Se entiende como cadena original, a la secuencia de datos formada con la información contenida dentro del Comprobante Fiscal Digital, siguiendo para ello las reglas y la secuencia que el SAT especifica. III. Autorización de contribuyentes Se debe declarar cómo será el régimen de incorporación de los contribuyentes al sistema. Si será un sistema voluntario o si se hará obligatorio en algún plazo o para algunos contribuyentes, de acuerdo a su actividad por ejemplo. También es muy importante especificar si los contribuyentes, al adscribirse al sistema electrónico de Facturación, pueden mantener un porcentaje de su facturación en el sistema tradicional de facturación en papel, o si deben operar en exclusividad en la modalidad electrónica de emisión. Hay implementaciones donde al decidirse la empresa a emitir documentos electrónicos, debe conseguir la autorización de cada uno de sus clientes con los que operaría en esta modalidad electrónica, en otras, al emitir documentos electrónicos una empresa, sus clientes no adscritos al sistema pueden recibir la representación impresa del documento electrónico con la que operan como con un documento tradicional. La Administración Tributaria podría optar por homologar los sistemas mediante el cual los contribuyentes generarán los documentos, o, si recibe los documentos, puede sólo cautelar que el formato de ellos sea el correcto. 15

16 Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la Autorización de Contribuyentes. BRASIL: En Brasil, la autorización de contribuyentes comenzó en 2006 con la adhesión voluntaria de las empresas que deseaban realizar consultas y solicitaban asistencia con respecto a ciertos requerimientos técnicos y tributarios. El Acuerdo SINIEF 05/2007, del 30 de Septiembre de 2005, autorizó a los estados y al Distrito Federal a establecer la obligatoriedad de la utilización de la NFe, mediante Protocolo ICMS. De esta manera, a través de los Protocolo ICMS 10/07 y 42/09, la utilización de la Nota Fiscal Electrónica pasó a ser obligatoria, siendo que la obligación está dividida en ocho fases, de acuerdo con el producto o con las actividades desarrolladas por la empresa. Las tres primeras fases se iniciaron en abril y diciembre de 2008 y en abril de Las próximas fases se iniciarán en septiembre de 2009 y en abril, julio, octubre y diciembre de Al final de las ocho fases, todos los contribuyentes que practican actividades de industria y/o de venta por mayor estarán alcanzados por la obligatoriedad, bien como todas las ventas para la Administración Pública o destinadas para otra unidad de la Federación. El proceso se encuentra más detallado en el capítulo XVII. Debe mencionarse que las actividades concedidas de distribución de energía eléctrica o de servicios de comunicación utilizan otros documentos fiscales específicos (de acuerdo con el Convenio ICMS 115/03), y que las actividades de venta por menor son documentadas por cupón fiscal. De esta manera, en 2011 prácticamente no habrá más factura en Brasil que no sea electrónica, con la excepción de las salidas de producción primaria. La obligatoriedad de la Nota Fiscal Electrónica enfrenta a las empresas con el desafío de adaptar sus sistemas de información para cumplir con los plazos legales exigidos. Para la mayoría de ellas, esto representa otra oportunidad de revisar y simplificar sus procesos operativos y administrativos, al tiempo que ganan mayor control interno y agilidad en sus negocios y reducen riesgos fiscales y operativos. Como todo cambio amplio y complejo, este nuevo escenario fiscal plantea otro desafío adicional que, mediante gran esfuerzo y competencia, está aportando grandes beneficios a las empresas: mayor flexibilidad, seguridad y transparencia en las transacciones comerciales, simplificación de los procesos internos, mejoras en la logística operativa, incentivos al comercio electrónico y a la implantación de nuevas tecnologías, entre otros. CHILE: En Chile se implementó el sistema en 2003 y se mantiene como un sistema voluntario para los contribuyentes que postulan a él y son autorizados vía resolución del Servicio de Impuestos Internos (SII). Los contribuyentes, al ingresar al sistema, no están obligados a operar exclusivamente con documentos electrónicos y pueden seguir emitiendo documentos tradicionales en papel, lo que permite que se incorporen al sistema gradualmente de acuerdo con sus necesidades. Al emitir documentos electrónicos el contribuyente autorizado puede emitirlos para cualquiera de sus clientes. Si algún cliente no participa del sistema debe recibir una representación impresa del documento electrónico, no pudiendo exigir un documento tradicional. En Chile se autoriza a los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que emiten los documentos en el formato estipulado. Para certificarlos y entregarles su autorización, operan previamente en un ambiente de certificación, en el que prueban sus documentos tributarios 16

17 electrónicos y envían vía Internet, para su revisión, archivos con imágenes de las representaciones impresas de los documentos. COLOMBIA: En Colombia el uso de la factura electrónica es opcional. Quien opte por facturar en forma electrónica debe informar a la DIAN, esa decisión, debiendo obtener previamente la certificación de calidad de su proceso. Otro aspecto es la autorización de numeración. En la práctica, existe entonces libertad para optar por la factura electrónica y quien decida hacerlo, debe informarlo a la DIAN a través de un formato establecido para tal efecto, bajo el supuesto que previamente ha certificado su proceso de facturación. Por lo tanto al presentar el informe respectivo, la administración tributaria verifica que se informe como mínimo lo siguiente: El número y fecha de las certificaciones vigentes de calidad ISO 9001:2000 en el proceso de facturación, definido en el Decreto 1929 de 2007, precisando los procedimientos objeto de la certificación: expedición (generación y numeración), entrega, aceptación y conservación, incluyendo exhibición. Si este proceso lo presta a en forma directa o a través de terceros, y en este último evento si los terceros prestan la totalidad o parte del proceso. Cuando se requiera actualizar datos relativos a la certificación de calidad y/o datos relativos a los terceros que le prestan alguno o todos los servicios relacionados con el proceso de facturación, deberá diligenciarse y entregarse igualmente, el documento que dispuesto por la DIAN. En el evento de no encontrarse satisfecha esta información, la DIAN cuenta con un término de 5 días para hacerlo saber al interesado quien podrá subsanar dentro de los 10 días siguientes. Solamente una vez se haya presentado en debida forma el informe relativo a la decisión de facturar en forma electrónica, el interesado deberá obtener la autorización de numeración que se referirá más adelante, así como la clave técnica, elemento que permite junto con otros obtener el contenido técnico de control que debe ser incorporado en la factura electrónica. La expedición de facturas electrónicas puede cesar porque lo solicita en un momento dado quien inicialmente había optado por esta forma de facturación o en algunos eventos, en forma oficiosa por la DIAN, como por ejemplo cuando se verifique que la información entregada por el obligado con el fin de informar el inicio o actualización de operaciones bajo la modalidad de factura electrónica no sea exacta o veraz; así mismo por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que corresponden al obligado que opte por facturar en forma electrónica conforme al Decreto 1929 de 2007, la presente Resolución y/o las normas que modifiquen o complementen dicha normativa. En todo caso, la DIAN expide una resolución que puede ser objeto de un recurso de reposición. ECUADOR: Si un contribuyente quiere ingresar a la modalidad de emisión electrónica de comprobantes, ingresa la solicitud directamente por Internet con las características del sistema computarizado, se verifica el esquema completo en cuanto a veracidad, integridad y oportunidad de la información; si el informe es recomendable se procede con la autorización para que los contribuyentes emitan documentos electrónicos La modalidad de emisión de documentos electrónicos puede ser adicional al mecanismo con el cuentan en la actualidad. A la fecha contamos con algunos contribuyentes que ya vienen emitiendo comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención de manera autoimpresa es decir por medio de sistemas computarizados. 17

18 Esta autorización es facultativa del Servicio de Rentas Internas, con lo cual si por algún evento amerita verificar el sistema computarizado, el contribuyente debe estar dispuesto a dicha verificación. ESPAÑA: La autorización, depende de si se trata de relaciones entre empresas (B2B Business To Business) o entre empresas y administraciones públicas (B2A Business To Administration) En relaciones empresas privadas pueden usar el medio que quieran: electrónico, en papel o híbrido (parte en papel y parte en electrónico) Para que una empresa (proveedor que emite factura) pueda facturar electrónicamente a otra (cliente que recibe la factura) necesita el consentimiento expreso de su cliente. Este consentimiento puede darse por cualquier modo (oral, escrito) La Administración Tributaria no tiene que ser avisada de ello. En relaciones entre empresas y administraciones públicas. El sistema será obligatorio para aquellas empresas que quieran contratar con el sector público a partir de agosto de Su facturación debe ser desde entonces, con el sector público, sólo electrónica. MÉXICO: En nuestro país, la legislación fiscal considera la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales como un esquema opcional para los contribuyentes. Actualmente, se cuenta con una propuesta de reforma que de aprobarse por el Congreso, la emisión de comprobantes digitales se hará obligatoria para los contribuyentes a partir del mes de julio del En el esquema vigente, se puede optar por la emisión de este tipo de documentos, conforme a la capacidad administrativa y de infraestructura. No es necesario obtener una autorización del SAT, por lo que únicamente deben reunirse los requisitos establecidos para el efecto entre los que encontramos los siguientes: Tramitar electrónicamente el certificado para el uso de los sellos digitales. Solicitar electrónicamente los rangos de folio que asignará de forma automática a los comprobantes. Los contribuyentes que optan por la emisión de comprobantes digitales no pueden seguir emitiendo comprobantes impresos, salvo en los casos previstos por la norma, como lo es dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales a través de un Contador Público Registrado, en cuyo caso estarán obligados a reportar mensualmente la información relativa a los comprobantes emitidos en ambas modalidades. El contribuyente receptor de Comprobantes Fiscales Digitales puede optar por recibirlos electrónicamente en formato XML o una representación impresa del mismo. IV. Autorización para emitir documentos Además de autorizar al contribuyente para la emisión electrónica, la mayoría de las Administraciones Tributarias ha optado por autorizar la emisión de determinados documentos. Se puede autorizar a las empresas y estas pueden emitir libremente una vez autorizadas, se puede autorizar la emisión de documentos por un determinado rango de folios de documentos, o se puede autorizar la emisión documento por documento, contando previamente con la información completa de él. 18

19 Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la Autorización para emitir documentos. BRASIL: Para poder emitir NF-e el contribuyente debe ser credenciado, es decir, acreditado como emisor de NF-e. El proceso de acreditación comprende básicamente la capacitación del contribuyente en temas relativos a la Tecnología de la Información. Más precisamente, esta capacitación trata de como: Establecer conexiones seguras con la Secretaría de Hacienda (Sefaz) Montar archivos en el formato XML Agregar firma digital a archivos XML Consumir los servicios Web (Web Services) expuestos por la administración tributaria Con esa finalidad, las administraciones tributarias ponen a disposición de sus contribuyentes dos ambientes: Ambiente de homologación: para testes, tiene el objetivo de permitir verificar si el sistema del contribuyente tiene capacidad de comunicarse de manera correcta con el sistema de la Sefaz. Las NF-e emitidas en este ambiente no tienen valor como documento fiscal, pero se exige desde ya la utilización de un certificado digital emitido en la cadena de certificación de la ICP- Brasil. Ambiente de producción: dónde son efectivamente emitidas las NF-e, con valor fiscal y jurídico para todos los fines. El proceso burocrático es muy sencillo, dónde el contribuyente informa para la administración tributaria que desea pasar a emitir NF-e. A partir de esta información, la Sefaz permite que este contribuyente tenga acceso al ambiente de homologación. Cuando el contribuyente esté satisfecho con su aplicación y tenga confianza de que está plenamente capacitado, deberá informar a la Sefaz, cuando entonces le será permitido el acceso al ambiente de producción, y este contribuyente gana la situación de credenciado, u acreditado como emisor de NF-e. El proceso descripto vale para cuando el contribuyente todavía no esté alcanzado por la obligatoriedad de uso (vea Capítulo XVII, Estrategia de Implementación ). Un cierto número de días (por ejemplo, 45) antes que empiece una fase de la obligatoriedad la Sefaz abre el ambiente de homologación para todos los contribuyentes que estarán alcanzados en esta fase. Un poco más tarde (por ejemplo, 30 días antes del inicio de la fase) también el ambiente de producción se abre para eses contribuyentes. Eses plazos varían de acuerdo con la unidad de la Federación dónde se encuentre establecido el contribuyente. Eso se hace de manera a permitir que mismo aquellos que no tengan tomado ninguna acción para iniciar a utilizar la NF-e puedan emitir NF-e, desde que para eso utilicen el programa emisor de NFe puesto a disposición de todas las empresas del país en el Portal Nacional de la NF-e (vea Capitulo XV, Sistema Disponible para Pequeñas Empresas ). Si la empresa decide por utilizar el programa emisor puesto a disposición por el fisco, no necesitará tiempo de testes, ya que el programa cumple con todas las exigencias relativas a el uso de los servicios web relativos a la NF-e. Lo mismo se aplica para aquellos que deciden comprar o contratar soluciones en el mercado, pues se supone que estas soluciones ya tengan sido largamente testadas y aprobadas por quienes las fornezcan. 19

20 CHILE: En Chile existe gran variedad de documentos tributarios y se autoriza la emisión electrónica de la mayoría de ellos: Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Guías de Despacho, Facturas y Notas de Exportación, Boletas de Venta (venta a consumidores finales), Facturas de compra (facturas que entrega el comprador al vendedor cuando este no tiene facturas o está obligado a cambio de sujeto de IVA), etc. Los contribuyentes autorizados a operar en el sistema deben solicitar autorización para la emisión de un determinado rango de folios de documentos. Esto se realiza vía Internet y se entrega la autorización de emitir un determinado rango de folios para un tipo de documento a través de un archivo que se descarga de la página Web del SII. La mayoría de estos documentos deben ser enviados al Servicio de Impuestos Internos (SII) vía Internet, en paralelo a su entrega al cliente. Adicionalmente los contribuyentes, al implementar el sistema, envían mensualmente su información electrónica de compras y ventas (Libros de compra y venta) en formato electrónico, eximiéndose así de mantener esta información impresa. También existe la posibilidad de incorporar otros libros contables y auxiliares de la contabilidad en forma electrónica, como el Libro Diario, Mayor, Balance etc. De estos libros se debe enviar al SII un resumen anual firmado digitalmente y el SII se reserva el derecho de solicitarlos en detalle. COLOMBIA: Adicionalmente al informe que entrega el interesado que opta por facturar en forma electrónica, la administración tributaria tiene establecida como requisito general de facturación, la autorización de numeración, que tiene por objeto llevar un registro del rango de números autorizados que a su vez constituye un mecanismo de control. En la factura debe estar incorporado el número de resolución que autoriza la numeración. La administración lleva un control de los distintos rangos autorizados, esto podría permitir, entre otros aspectos, establecer casos de doble facturación. Dicho número obedece entonces, a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Dado que en Colombia existe la factura por computador, la factura física y la factura electrónica, cuando un interesado facture en forma electrónica y por computador la numeración será compartida dado que estas facturas comparten el origen. La factura en papel tendrá asignados otros rangos. Pueden coexistir las distintas formas facturación. Luego, para el caso específico de la persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica, una vez informe en debida forma su decisión en tal sentido, deberá solicitar autorización de numeración a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, informando el o los rangos a utilizar. Una vez la DIAN autorice a través de resolución la numeración para facturar en forma electrónica, deberá utilizarse, para facturar en forma electrónica para quienes opten exclusivamente por esta forma de facturación o para facturar en forma electrónica y para expedir facturas por computador. La autorización tiene una vigencia de dos años. Cuando el interesado requiera un nuevo rango de numeración o la habilitación de un sobrante por el vencimiento del término de dos años desde la autorización de numeración, se deberá elevar la respectiva solicitud. La solicitud de numeración tiene establecido un procedimiento, que aplica para todas las formas de facturación (física, electrónica y por computador) que en todo caso es muy ágil, a menos que se detecten inconsistencias que den lugar al rechazo de la solicitud como cuando se establecen 20

21 rangos cruzados y deficiencias en la presentación de la solicitud de autorización. En estos casos el interesado puede recurrir la decisión. Cuando la decisión frente a la solicitud es favorable, se expide efectivamente la resolución de numeración autorizando los rangos correspondientes. Según se indicó, el número de resolución de autorización debe ser incorporado a la factura. ECUADOR: Los contribuyentes podrán emitir bajo la modalidad de documentos electrónicos después de haber obtenido su autorización: facturas, notas de venta, notas de crédito, notas de debito y comprobantes de retención. Estos documentos emitidos electrónicamente deberán ser respaldados para el SRI en una trama XML cuya definición se encuentra a disposición de los contribuyentes. No se autorizan rangos para la emisión de documentos. Los contribuyentes deberán estar sujetos a la normativa del Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención vigente, las Resoluciones, Circulares, Procedimientos y Fichas Técnicas establecidas para el efecto. ESPAÑA: [Comentario de Marcela] Sólo se autoriza a las empresas y estas emiten libremente una vez autorizadas. La factura, en el caso de la normativa española y europea, es aquel documento que empresarios o profesionales están obligados a expedir y conservar por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. Ello abarca a algunos de los documentos de ventas antes citados, pero no a otros. No es necesario contar con la autorización previa de la Administración Tributaria, ni para emitirlas en electrónico, ni para emitir ciertos rangos. La única autorización es la de las partes implicadas. Para más información al respecto, ver el punto: Autorización de contribuyentes MÉXICO: Si bien en la legislación fiscal mexicana sólo se contempla la figura de comprobante fiscal de manera general, en el ámbito comercial atendiendo a la actividad que da origen al comprobante, se utilizan facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, notas de crédito, de cargo, recibos de pago, recibos de donativos, etc. Esta clasificación comercial se integra a lo fiscal en la parte de la comprobación tradicional (en papel) y de esta forma el SAT lleva el control de folios por tipo de comprobante. No obstante, en el ámbito digital, no se realizan clasificaciones por tipo de comprobante; sólo se aprueban folios genéricos para Comprobantes Fiscales Digitales en general. La aplicación que les da cada contribuyente, se regula a través de un atributo que identifica si el comprobante representa un ingreso o una deducción para el emisor, y es responsabilidad de este, darle cumplimiento a las normas. Respecto del resto de los documentos de la contabilidad, es requisito que los emisores de comprobantes digitales, la lleven en medios electrónicos. 21

22 V. Definición de formatos Algunas administraciones tributarias han optado por definir estrictamente el formato de las facturas electrónicas que deben emitir los contribuyentes que participan en el sistema. Otras dejan el formato absolutamente libre para los contribuyentes, y otras, en una posición intermedia, solicitan la incorporación de alguna información estandarizada dentro de un formato libre. La definición de un formato estándar, que puede tener información opcional de incorporar, permite la automatización del procesamiento de los documentos, tanto para la Administración Tributaria, como para los participantes de la transacción comercial. También es importante decidir si se definirán los protocolos de mensajería estándar entre contribuyentes, como la mensajería necesaria para acusar recibo, o rechazar documentos. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de los formatos de los documentos. BRASIL: Para la NF-e debes ser utilizados archivos en Expansible Markup Language (XML), de acuerdo con los schemas definidos de manera única para todo el país y con los procedimientos, formatos y reglas dispuestos en el Manual de Integração Contribuinte, que es el manual de integración de los sistemas del contribuyente y de las administraciones tributarias disponible en Norma del documento: XML Norma de Codificación: La especificación del documento XML adoptada es la recomendación W3C para XML 1.0, disponible en y la codificación de caracteres es en UTF-8 Norma de intercambio de mensajes: SOAP versión 1.2. Hay campos obligatorios y campos opcionales; estos últimos, cuando no utilizados, deben tener las respectivas tags XML suprimidas. El schema contempla unos 400 campos distintos. Entre los campos obligatorios se encuentran la firma digital de la NF-e y la clave de acceso, bien cómo las identificaciones del remitente, del destinatario, totales, informaciones sobre el transporte de la mercadería y por lo menos un ítem (puede haber hasta 990). De cada ítem se detalla información acerca de los impuestos incidentes, y se el producto es un vehículo nuevo, armamento, combustible o medicamento, existen grupos obligatorios de datos adicionales. Como campos opcionales se pueden listar informaciones de cobranza, relativas a exportación, detalles de entrega, e otras de este tipo. 22

23 Diagrama simplificado del Schema XML de la NF-e (fuente: Manual de Integração Contribuinte) CHILE: En Chile se definió el formato de los documentos en conjunto con algunas empresas de diversa actividad. El formato soporta la inclusión de información estructurada de interés comercial para las empresas. Se optó por operar con documentos en XML, firmados digitalmente. El que haya un solo formato de factura electrónica, para todos los contribuyentes que operan en el sistema, entrega la ventaja de que los contribuyentes pueden automatizar sus procesos de facturación, no sólo en la emisión sino en la recepción de documentos electrónicos. Adicionalmente, está definida toda la mensajería entre contribuyentes, con mensajes XML firmados digitalmente. Por ejemplo: Ante la recepción de un documento tributario electrónico el cliente envía una respuesta de envío, puede entregar también un rechazo del documento o un acuse recibo de las mercaderías, que exige la ley de mérito ejecutivo de la factura. COLOMBIA: En Colombia, la DIAN no señala un formato determinado para la factura electrónica, dejando esta decisión en el sujeto que opte por facturar bajo esta modalidad. El reglamento al señalar los requisitos de contenido fiscal de la factura electrónica, estableció que la misma debería contener como mínimo los requisitos señalados en el estatuto tributario para la factura en general. 23

24 De otra parte, se establecieron unos requisitos de contenido técnico que debe contener el formato electrónico. En consecuencia, independientemente del formato que se utilice, la factura electrónica debe incorporar la información legalmente establecida para las facturas. Así mismo, tanto las factura electrónicas como las notas crédito deberán contener dentro del formato electrónico en el que se conservan, información técnica de control (contenido técnico) de acuerdo con las características establecidas por la DIAN. De acuerdo con la reglamentación sobre el tema, el contenido técnico de control se refiere a la inclusión de un número técnico de control, que corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos, además de la clave técnica, que la DIAN entrega al sujeto que opta por facturar en forma electrónica una vez autorice la numeración y, en lo sucesivo cuando el obligado lo requiera. En Conclusión, el formato de factura electrónica es libre, no obstante debe incluir la información señalada expresamente por la normativa tributaria para la factura así como el contenido técnico, lo cual permite las labores propias de control de la DIAN. No obstante, quien opte por facturar en forma electrónica podría incluir información adicional. ECUADOR: En Ecuador, se realizó una distinción entre formato y trama de datos. El formato está a elección de los contribuyentes y para su definición y estandarización (si la hubiere) el Servicio de Rentas no ha emitido un pronunciamiento. Únicamente deberán cumplir con los requisitos que estipula el Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención y los esquemas en XML que se pone a disposición del contribuyente a través de la página WEB. Por otro lado, el Servicio de Rentas si decidió estandarizar mediante un formato XML a la trama de datos. Este archivo constituye un resumen de los datos de los documentos, que será sencillo de procesar por una máquina, y que nos brinda adicionalmente las ventajas de un estándar abierto para el intercambio de información. En el país ya se ha venido trabajando en esquemas XML para declaraciones, anexos, reporte de rangos directamente generados y enviados por Internet. ESPAÑA: La obligatoriedad o no de usar un formato determinado depende nuevamente del ámbito de facturación electrónica. En relaciones entre empresas privadas no existe ningún formato obligatorio Sería válido XML, PDF, Word, etc. En relaciones entre empresas con las administraciones públicas y en concreto con la Administración General del Estado es obligatorio usar un formato XML predefinido llamado FACTURAE. Se desea que tal formato sirva de referencia al sector privado. Así se permitiría una mayor automatización del control tributario a posteriori que se pudiera realizar. 24

25 MÉXICO: En México se cuenta con un formato específico para las facturas electrónicas y para los reportes de información a cuya presentación se encuentran obligados los contribuyentes que optaron por la emisión electrónica de sus comprobantes fiscales. El formato soporta la inclusión de información estructurada de interés tanto fiscal como comercial, utilizando el estándar XML con archivos firmados con un certificado de sello digital. Este formato es único y modular, de forma tal que puede adaptarse a las peculiaridades operativas de cada empresa y admite la automatización de sistemas con lo que el procesamiento y generación puede ser sumamente ágil y económico. La modularidad se da mediante Complementos que permiten incorporar información específica para distintos esquemas de negocios; estos elementos definidos como etiquetas dentro de la estructura XML del comprobante permiten incluir información adicional de uso regulado por la autoridad por medio de resoluciones particulares otorgadas a un sector o actividad especifica, permitiendo que la información adicional sea protegida por el sello digital del Comprobante Fiscal Digital. Algunos ejemplos de complementos instrumentados o en desarrollo a la fecha son: Estado de cuenta bancarios. Estado de cuenta de combustibles para monederos electrónicos. Datos requeridos para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por donativos. Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales para devolución de IVA a turistas. Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por orden y cuenta de terceros. Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por compra / venta de divisas. Es importante señalar que existe un elemento o nodo de tipo opcional llamado Addenda, que permitirá al emisor integrar información de tipo no fiscal o mercantil al CFD en caso de requerirse. VI. Entrega de información a la Administración Tributaria En cuanto a cómo se entregará la información a la Administración Tributaria, es necesario definir si se recibirán todos los documentos completos o sólo reportes o resúmenes periódicos en referencia a ellos. Si se reciben los documentos completos se debe especificar la oportunidad en que deben entregarse a la Administración Tributaria: en el momento de emisión o con posibilidad de dilación en la entrega. También es necesario definir los algoritmos de validación de la documentación que se reciba en la Administración Tributaria. El recibir los documentos en la Administración Tributaria presenta la ventaja de que es posible realizar las revisiones necesarias sin necesidad de solicitar posteriormente documentación al contribuyente. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la entrega de información a la Administración Tributaria. BRASIL: El modelo adoptado por las administraciones tributarias brasileñas prevé la entrega anticipada de información al fisco, en base al hecho de que cada documento emitido es autorizado antes de que 25

26 la mercadería abandone el establecimiento comercial. Este proceso electrónico de emisión, transmisión y autorización es llamado autorización de uso. La empresa emisora de NF-e genera un archivo electrónico en formato XML que contiene todas las informaciones de la operación comercial, juntamente con la clave de acceso a esta NF-e. El archivo recibe la firma digital de acuerdo con las reglas de ICP-Brasil, para garantizar la integridad de los datos, la autenticidad del emisor y la eficacia de prueba del documento electrónico. La clave de acceso es formada por una secuencia de 44 caracteres numéricos, involucrando datos como número de la inscripción del contribuyente, fecha de emisión, número y serie de la NF-e, entre otros, y sirve como índice para que cualquier persona pueda consultar los datos de las NF-e en los sitios web de la Secretaría de Hacienda de la Unidad de la Federación del emitente o del Ambiente Nacional. Para transmisión para la Secretaría de Hacienda (Sefaz), el contribuyente debe formar un lote que contenga hasta un máximo de 50 NF-e, desde que el tamaño total del archivo no supere la marca de los 500 kbytes. El tamaño normal observado en cerca de 230 millones de NF-e se encuentra en el rango de 6 a 10 kbytes para cada NF-e. El proceso de autorización de uso está formado por un WebService asíncrono, o sea, el contribuyente utiliza el WebService de Recepción de Lote (expuesto por la Sefaz), recibiendo un protocolo que corresponde al lote que ha entregado para validación. Luego utiliza el WebService de Consulta de Procesamiento de Lote, de lo cual recibe los resultados correspondientes a aquella validación: WebServices Recepción de Lote y Consulta Procesamiento de Lote (fuente: Manual de Integração Contribuinte) En condiciones normales de operación la suma de los tiempos (2), (5) y (6) no llega a un segundo, de manera que los únicos tiempos que pueden realmente interferir en el proceso de facturación del contribuyente son aquellos referentes a la comunicación de datos, es decir, los tiempos (1), (3), (8) y (10). Los tiempos (4) y (7) son internos del sistema del contribuyente. 26

27 La Secretaría de Hacienda valida aspectos formales del documento, cómo firma digital, esquema XML, numeración, entre otros, y, una vez que eses aspectos estén correctos, devuelve la Autorización de Uso individual para cada NF-e, la cual permite que sea despachada la mercancía. Esta autorización de uso es individual para cada NF-e del lote, y es pasada para la empresa como parte de la respuesta del servicio Consulta Procesamiento de Lote. Las NF-e que tienen su uso autorizado son transmitidas inmediata y automáticamente para el Ambiente Nacional, mantenido por la Secretaría Federal de Ingresos (Secretaria da Receita Federal do Brasil RFB), que, así, almacena todas las NF-e autorizadas en el país. Si el destinatario de la operación está establecido en otra unidad de la Federación (UF), la NF-e también es inmediatamente transmitida para la Administración Tributaria de esta UF. Incluso en casos de emisión en condiciones de contingencia, la entrega de las NF-e es obligatoria, una vez restablecidas las condiciones operativas normales. CHILE: En Chile se optó por recibir todas las facturas electrónicas, y sus documentos asociados, en la Administración Tributaria. El contribuyente emite los documentos con folios del rango que le fue autorizado, en el formato estándar definido, y lo transmite al SII, en paralelo a su entrega a su cliente. Los únicos documentos de los que se puede omitir su envío al Servicio de Impuestos Internos (SII), son las boletas de ventas electrónicas que son los documentos de venta que se utilizan para vender al consumidor final. Se decidió recibir los documentos en el SII porque eso permite, por un lado la verificación de documentos para receptores o terceros y por otro permite diseñar variados procesos de revisión de la operación. Aunque en la partida no se implementaron procesos de revisión sofisticados, que aprovecharan al máximo la información contenida en el detalle de las facturas, se juzgó que era conveniente partir con la exigencia máxima, en cuanto a entrega de información, que solicitar posteriormente aumentar la cantidad de información reportada al SII. Adicionalmente, los contribuyentes que participan del sistema se eximen de entregar algunas declaraciones que son obligatorias para otros contribuyentes, esto en consideración a que ellos entregan su información de compras y ventas periódicamente al SII. COLOMBIA: La entrega de información constituye uno de los elementos que permite asegurar a la DIAN el ejercicio de su función de control. Efectivamente, al establecer las obligaciones generales de los sujetos que opten por expedir factura electrónica y los adquirentes de las mismas, se encuentran entre otras, la de: Entregar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el contenido y en las condiciones de tiempo, modo, lugar y especificación técnica que señale la DIAN, información relativa a: - Las facturas electrónicas expedidas, entregadas, aceptadas y conservadas, incluidas las anulaciones y notas crédito, cuando se trate del obligado a facturar y, las facturas electrónicas aceptadas y conservadas, cuando el adquirente pretenda soportar costos y deducciones. - Las facturas expedidas, generadas y numeradas por el sistema de facturación por computador incluyendo las notas crédito y anulaciones. 27

28 De acuerdo con lo anterior, la administración tributaria establece la información que debe entregar en forma periódica el obligado a facturar o el adquirente cuando deba hacerlo. Quien opta por facturar en forma electrónica, entrega fundamentalmente un reporte consolidado donde presenta totalizada la información de las operaciones realizadas con cada adquirente, cada mes calendario, diferenciado por tipo de factura, según sean electrónicas o facturas que compartan con aquella el procedimiento de expedición (como las de computador). La DIAN define el contenido de los reportes y la especificación técnica para el efecto. También se solicita información a los adquirentes a quienes se les haya facturado en forma electrónica siempre que pretendan hacer vales costos o gastos soportados en dichos documentos. Se dejó también abierta la posibilidad de solicitar tanto a los sujetos que optan por facturar en forma electrónica como a los adquirentes, información detallada cuando la DIAN lo requiera, dejando establecidos los reportes en su contenido y especificaron técnica. La persona natural o jurídica que opte por facturar en forma electrónica debe también presentar información relativa a los acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas, con el fin de mantener un registro vigente al respecto. Para la presentación de la información, se encuentran previamente definidos los formatos así como las especificaciones técnicas de los mismos. La información que deben entregar quienes opten por facturar en forma electrónica como los adquirentes, se efectúa en forma virtual a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN. La DIAN como entidad certificadora cerrada que es, emite en estos casos en forma gratuita el certificado digital para que utilizando el servicio disponible en su portal, se presente la información solicitada firmada en forma electrónica. Estos certificados se entregan a la persona natural quien puede cumplir obligaciones personales o en representación de otras personas naturales o jurídicas, situación que debe estar registrada en el RUT -Registro Único Tributario, que permite identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la DIAN. ECUADOR: En el Ecuador al ser un proyecto nuevo la emisión de documentos electrónicos; los departamentos y áreas de control tributario han considerado que en una primera fase bastaría únicamente con la información que presentan los contribuyentes a través de los anexos transaccionales; donde se registra de manera detallada cada comprobante de venta, documento complementario y comprobante de retención por las compras y ventas realizadas. Así también, la Administración Tributaria puede solicitar requerimientos de información en la cual únicamente se verificaría los reportes de ventas, compras; con totales sin impuestos y por impuesto; y un gran total de ventas con impuestos de manera diaria, semanal, quincenal o mensualmente. Adicionalmente, el contribuyente debe reportar en las condiciones establecidas por la Administración Tributaria, a través de la página WEB del Servicio de Rentas Internas las secuencias de rangos emitidas. ESPAÑA: No es necesario remitir cada una de las facturas electrónica a la Agencia Tributaria. Lo mismo sucede en el mundo en papel. Dependiendo del sector económico, cada mes o cada trimestre se remiten unos resúmenes de la información. Son los llamados Libros de IVA. A partir del año próximo tales Libros de IVA se harán por vía electrónica. Esta información será muy fácil de obtener electrónicamente si el obligado hace 28

29 uso de la factura electrónica. Trata con ello de ser un aliciente más para que empresas privadas se facturen electrónicamente entre sí. Además, se pueden realizar controles a posteriori por parte de la Inspección de la Agencia Tributaria. MÉXICO: El contribuyente emisor de comprobantes digitales, tiene la obligación de enviar mensualmente un reporte de los comprobantes emitidos en el mes inmediato anterior. Este reporte incluye sólo algunos de los datos de cada comprobante. La información que se solicita de cada comprobante es la siguiente: 1. Clave del RFC (registro) del contribuyente receptor del comprobante fiscal. 2. Serie y folio del Comprobante Fiscal Digital. 3. Número de la aprobación del folio. 4. Fecha y hora de expedición. 5. Monto de la operación. 6. Monto del Impuesto al Valor Agregado trasladado. 7. Estado de comprobante (activo o cancelado). Estos datos combinados con otras fuentes de información, le permiten al SAT realizar análisis para identificar conductas de evasión fiscal, ya sea del emisor y/o receptor del comprobante. La entrega del reporte mensual, se realiza por Internet en el servicio habilitado para ello dentro del Portal del SAT. La información va firmada digitalmente por el contribuyente y se valida la estructura de la misma antes de emitir un acuse que dé por cumplida la obligación. En el caso de los contribuyentes que emiten a través de un proveedor autorizado, éste último les entrega el archivo con la especificación para que el contribuyente sólo lo firme y envíe al SAT. Cuando un contribuyente emite de manera paralela comprobantes en el esquema tradicional (papel) por ser un contribuyente que dictamine sus estados financieros, debe incluir los mismos datos del comprobante en el reporte mensual. VII. Entrega de e-facturas entre emisor y receptor La Administración Tributaria puede definir una modalidad de entrega de las facturas electrónicas entre emisor y receptor: esta puede ser la definición de la plataforma de entrega (correo, Web, servicios automáticos u otros) además de los protocolos y mensajería de intercambio. Si el receptor no está autorizado en el sistema, el emisor le puede hacer entrega de una representación impresa de la factura electrónica, con la que él debe operar de la misma forma que lo hace con las facturas tradicionales. (NOTA: Lo anterior si se opta por esta alternativa, es decir la recepción de facturas en forma física y no electrónica, para algunos eventos.) Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la entrega de facturas entre emisor y receptor. BRASIL: Es obligación del remitente enviar la NF-e para el destinatario. Para tal, deberá montar un archivo XML especial, llamado Proc, con la siguiente estructura: 29

30 Formato del archivo Proc (fuente: Manual de Integração Contribuinte) Como se puede ver, el archivo Proc está formado por la yuxtaposición del archivo XML de la NF-e con el archivo XML correspondiente a la autorización de uso, concedida por la Secretaría de Hacienda. El modelo establecido no incluye una forma estándar de cómo el archivo Proc debe ser enviado. El adquirente de las mercaderías tiene derecho a recibir el documento electrónico, pero el modo en que éste es entregado o puesto a su disposición es acordado entre el receptor y el proveedor de las mercaderías. El mercado elige entre los diversos modos disponibles, tales como correo electrónico, EDI, redes VAN, descargas del portal web del emitente, carga en el portal web del destinatario, envío de medio físico (CD, flash memory, ), entre otros. Como el documento obedece a normas de contenido, los receptores de NF-e se benefician significativamente de menores costos de digitalización y de mejores procesos de negocios. CHILE: El hecho de que en Chile se haya definido el formato de un documento estándar posibilita que los contribuyentes, dado que operan con el formato estándar utilizado por todos, puedan hacer un buen uso de los documentos recibidos en cuanto a ingresarlos directamente a sus sistemas de facturación, evitando su digitación, y posibilitando cuadraturas con órdenes de compra, y otros procesos. Se estableció que la plataforma mínima de entrega de documentos de facturación electrónica es el correo electrónico. Sin embargo, entre dos contribuyentes que participan del sistema o en una comunidad de ellos, pueden acordar una plataforma diferente de intercambio de documentación. Está definido el protocolo de intercambio de mensajería electrónica entre contribuyentes y todos los mensajes de intercambio de documentación, todos ellos formato XML y firmados digitalmente: acuse de recepción del documento electrónico, acuse recibo de las mercaderías (exigido para el mérito ejecutivo de las facturas), rechazo comercial del documento, etc. Cuando se certifica a los contribuyentes para autorizarlos a ingresar al sistema también se verifica que utilicen adecuadamente estos mensajes de intercambio. Cuando el receptor no está autorizado a operar en la facturación electrónica, el emisor le debe hacer entrega de una representación impresa de la factura electrónica con la que él opera de la misma forma que lo hace con las facturas tradicionales. Sin embargo, si el documento no se utiliza para respaldar el traslado de mercaderías, y el emisor obtiene la autorización de su cliente no electrónico, el emisor puede omitir la impresión y enviar la representación impresa por correo electrónico o poner el documento a disposición del cliente para ser consultado (y eventualmente pagado) por Internet. 30

31 COLOMBIA: La entrega de facturas entre el sujeto que opta por facturar en forma electrónica y el adquirente es un tema que se define entre las partes que intervienen en la operación comercial. Quien opta por facturar en forma electrónica debe tener claro que este documento se define como tal (como electrónico) cuando es generado, numerado, entregado, almacenado por y en medios y formatos electrónicos. Precisamente en los acuerdos para la expedición y aceptación de facturas electrónicas que deben suscribirse entre quien opta por facturar en esta forma y el adquirente, deben acordarse entre otros aspectos, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación y la tecnología de información usada. En todo caso, la ley de comercio electrónico constituye el referente legal frente al tema de comunicaciones que debe tenerse en cuenta para el caso de la entrega de facturas electrónicas y su recibo. ECUADOR: En Ecuador, el SRI ha tratado de no interferir en el comercio electrónico, particularmente en la relación entre consumidor y proveedor o emisor y receptor de documentos electrónicos. El mecanismo de intercambio de las facturas electrónicas entre las partes participantes es un tema interno de cada empresa involucrada o participante en la transacción. Pueden hacerlo vía correo electrónico, medios magnéticos o publicar en portales WEB disponibles para el efecto por parte de los contribuyentes. ESPAÑA: Depende del ámbito de la facturación electrónica. En relaciones privadas entre empresas no hay una modalidad predefinida que se tenga que usar obligatoriamente. Será la que acuerden entre las partes. En el ámbito de la facturación a una administración pública, aunque a día de hoy no hay una modalidad de transmisión definida como obligatoria, la mayoría de las administraciones está optando por usar Servicios Web. MÉXICO: La existencia de un formato estándar para la generación de los comprobantes fiscales habilita el intercambio de información digital durante las transacciones de manera transparente, mediante los desarrollos y ajustes adecuados a los sistemas de control de cada contribuyente. El medio de entrega es flexible siendo el único requisito que el contribuyente emisor genere y resguarde los archivos XML en sus sistemas y que se encuentren disponibles para la autoridad en caso de requerir alguna revisión. Así mismo, el contribuyente receptor puede exigir obtener el comprobante en su expresión digital, en expresión impresa o ambas según le convenga. El SAT no establece normas para el esquema de comunicación entre clientes y proveedores. 31

32 VIII. Representación impresa de la Factura Electrónica La Administración Tributaria puede definir la norma de impresión de la representación impresa de la factura electrónica. Esta, en algunos países, puede ser exigida y retenida por la Administración Tributaria en una revisión de tránsito de mercaderías. La Administración Tributaria puede definir la norma de impresión del documento electrónico, de tal forma que garantice la posibilidad de una eventual revisión. La firma electrónica permite autenticar la autenticidad del emisor y la integridad del documento electrónico, sin embargo puede ser importante para la Administración Tributaria cautelar la autenticidad de la representación impresa. Esto puede ser hecho mediante la incorporación, por ejemplo, de un código de barras que incorpore algún código o alguna seguridad criptográfica. Si se decide definir el formato de la representación impresa del documento electrónico, es importante decidir si se normará el tamaño de dicha representación, la distribución de la información en ella, colores, tamaño de letras, etc. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la representación impresa de la factura electrónica. BRASIL: Para acompañar la mercadería en tránsito se debe imprimir una única copia de la representación gráfica simplificada, denominada Documento Auxiliar de la Nota Fiscal Electrónica (DANFE), en papel común, que contendrá la clave de acceso en negrita y su representación en código de barras lineal, tomando por referencia la norma CODE-128C, para facilitar y agilizar la consulta de la NF-e por Internet y la respectiva confirmación de la información por las autoridades tributarias y los contribuyentes destinatarios. El DANFE no es una factura, ni un sustituto de la factura. Es simplemente su representación impresa, o sea, un instrumento auxiliar para consultas sobre la NF-e, ya que contiene la clave de acceso a la NF-e. Esta clave de acceso permite al poseedor de este papel confirmar la existencia efectiva de la NF-e mediante el acceso a los sitios en Internet de las Secretarías de Hacienda Estaduales autorizadas o de la Secretaría de Ingresos Federales. La legislación establece los modelos de DANFE aprobados, permitiendo cierto grado de flexibilidad para adaptarse a las características de cada contribuyente. CHILE: El Servicio de Impuestos Internos (SII) definió la norma de impresión de la representación impresa de la factura y los otros documentos de venta electrónicos, la que es obligatorio emitir al realizar transacciones con clientes que no están en el sistema electrónico y al acompañar el transporte de mercaderías. Este impreso puede ser revisado y retenido por fiscalizadores en una revisión de tránsito de mercaderías. Los contribuyentes que participan del sistema y reciben una representación impresa de factura u otro documento electrónico no necesitan guardarla, ya que el documento legalmente válido es el documento electrónico. En el caso de la Administración Tributaria Chilena, se define que el documento electrónico debe tener una extensión tal que permita ser impreso en sólo una hoja de papel y existen reglas para el tamaño de papel, tamaño de letra, colores, etc. 32

33 Para cautelar la autenticidad del emisor y la integridad de la representación impresa del documento se exige incluir en ella un código de barras bidimensional (PDF417) en el que se incorpora los datos relevantes del documento y una firma digital sobre ellos. Este código de barras, llamado Timbre Electrónico permite una rápida autenticación de una representación impresa mediante la lectura del código de barras, que constituye la entrada para el software de verificación que puede habilitarse incluso en un computador de mano. Existen computadores de mano con lector de código de barras incorporados y en la medida que éstos se propaguen para el uso de Fiscalizadores, podría dejar de exigirse una representación impresa adicional para eventual retiro en el tránsito de mercaderías. COLOMBIA: En Colombia se optó por un esquema en el cual la factura electrónica es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida (generada y numerada), entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnologías de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice autenticidad desde su expedición y durante el tiempo de conservación. Es decir hablamos de un documento electrónico inmerso en un proceso que se surte totalmente en forma electrónica. Ahora bien, en caso de requerirse la exhibición de la factura electrónica, ésta deberá realizarse por medios y en formatos electrónicos o físicos, según lo solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entes de control, de modo que se reproduzca con exactitud y de manera comprensible la información correspondiente a los contenidos fiscal y técnico. Si la exhibición se le requiere al adquirente, puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, según se establezca previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias. ECUADOR: En el Ecuador; la Administración Tributaria al proponer a los contribuyentes esta nueva modalidad de emisión; el objetivo es ir hacia una tendencia de cero papeles y conversación del Medio Ambiente; y el contribuyente emisor o receptor queda a libre discrecionalidad de imprimir sus comprobantes electrónicos para el uso que cada sujeto pasivo quiera darlo para lo cual respetará los requisitos establecidos en la normativa vigente. Sin embargo el documento que tiene validez jurídica son los archivos digitales firmados de manera electrónica. ESPAÑA: La factura electrónica no es usada como un documento de tránsito. Para ello existen otros documentos que no es la factura llamados albaranes. Además su obligatoriedad entra en el ámbito de un impuesto diferente al IVA y se aplica a productos especiales: alcohol, tabaco, gasolinas, etc. Así pues no tiene, en España, demasiado sentido pasar una factura electrónica a papel. De hecho una de los objetivos que se pretende con la factura electrónica es evitar el uso del papel, contribuyendo de esa forma, en la medida de lo posible, a preservar el medio ambiente. Aún así se permite, si alguien lo desea, pasar de una factura electrónica a otra en papel. Ello lo debe de hacer de acuerdo con los requisitos dictados en el Artículo 8 de la Orden EHA 962/2007. Básicamente, debe usarse un PDF 417 que traduzca la factura a código de barra y que la firma electrónica esté también legible en el papel (mediante códigos hexadecimales y también en código de barras). 33

34 MÉXICO: En el esquema implementado en México, adicional a la emisión de un documento electrónico (XML), es posible generar una expresión impresa lo cual es una opción para el receptor, cuando éste no cuente con medios tecnológicos para la comunicación digital de información. Cuando un emisor solicita una expresión impresa, está obligado a conservarla bajo resguardo en sus registros contables. Las impresiones de los comprobantes fiscales digitales deben cumplir con los siguientes requisitos de acuerdo al artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación: I. Nombre, denominación o razón social del emisor. II. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del emisor. III. Domicilio fiscal de quien los expida. IV. Contener impreso el número de folio. V. Lugar y fecha de expedición. VI. Clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona a favor de quien se expida. VII. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. VIII. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra. IX. Monto de los impuestos que deban trasladarse, en su caso, desglosados por tasas. X. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Otros requisitos del Comprobante Fiscal Digital contenidos en la Resolución Miscelánea Fiscal (reglas de carácter general) a) La cadena original con la que se generó el sello digital. b) Sello digital correspondiente al comprobante fiscal digital. c) Número de serie del certificado de sello digital. d) Número de referencia bancaria y/o número de cheque con el que se efectúe el pago (opcional). e) La leyenda Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital f) En su caso, incluir la serie. g) En caso de operaciones con público en general utilizarán el RFC genérico XAXX h) Incluir adicionalmente los montos de los impuestos retenidos, en su caso. i) En caso de contener cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio también deberá incluir la unidad de medida. j) El número y año de aprobación de los folios. k) Monto de la tasa del impuesto trasladado Adicionalmente de acuerdo con lo establecido en la fracción III del artículo 31 de la Ley del Impuesto Sobre la Rente, para que el comprobante sea deducible, deberá incluir los datos de identidad y domicilio del receptor del comprobante. 34

35 Figura 1. Representación impresa de un Comprobante Fiscal Digital Para el caso de algunos sectores productivos definidos en normatividad (como el Sector Primario) se utilizó durante un tiempo un formato previo a la emisión del comprobante fiscal digital en el que se captura la información de la transacción y posteriormente se regulariza a una factura electrónica. Actualmente se analiza la implementación de este formato de manera permanente. 35

36 IX. Almacenamiento o conservación de los documentos En referencia al almacenamiento o conservación de los documentos, es necesario definir si el contribuyente mantendrá la obligación de la conservación de los documentos electrónicos, y por cuánto tiempo debe conservarlos. La Administración Tributaria puede normar y revisar los procedimientos de almacenamiento y conservación y/o imponer multas o castigos a los contribuyentes que no presenten adecuadamente los documentos en caso de que le sean solicitados. Existe la posibilidad de que se permita que los contribuyentes deleguen en terceros, reconocidos y/o certificados por la Administración Tributaria, la conservación de los documentos. En el caso en que la Administración Tributaria constituye el repositorio de las facturas electrónicas legalmente válidas, no necesariamente queda liberado el contribuyente de mantener su documentación electrónica durante el tiempo que estipula la ley. Cómo han resuelto algunos países que ya han optado por la Facturación Electrónica el tema del almacenamiento o conservación de los documentos. BRASIL: Conforme lo prevé la legislación, el emisor y el destinatario deben conservar las Notas Fiscales Electrónicas en archivos digitales durante el plazo estipulado por la legislación tributaria (el llamado plazo de decadencia ). Este es el mismo período que el estipulado en la legislación federal y estadual para el almacenamiento de documentos en papel, que es por lo general el período otorgado para la liquidación de obligaciones fiscales, correspondiendo al año corriente más los cinco últimos años. No hay restricciones sobre la solución tecnológica de almacenamiento a utilizar, permitiéndose a los contribuyentes escoger la que consideren más apropiada. El contribuyente que también sea emisor de NF-e realizará sus registros en base a las NF-e emitidas y recibidas, manteniendo los archivos Proc (vea Capítulo VII, Entrega de e-facturas Entre Emisor y Receptor ) en archivo digital por el plazo de decadencia, tanto los de su emisión cuanto los recibidos de sus proveedores. El contribuyente destinatario que no sea emisor de facturas electrónicas podrá optar entre mantener los archivos Proc recibidos de sus proveedores en archivo digital por el plazo de decadencia y registrar la NF-e a partir de ellos, o utilizar los datos contenidos en el DANFE para registrar la NF-e. En este segundo caso la validez del registro dependerá de la verificación de la existencia de dicha NF-e en los archivos de las administraciones tributarias involucradas en el proceso, y la consecuente confirmación de que existe la Autorización de Uso correspondiente, siendo que el DANFE deberá ser guardado durante el plazo de decadencia juntamente con las facturas normales en papel. Debe señalarse que solamente el contribuyente destinatario que no sea emisor de facturas electrónicas podrá optar entre mantener los archivos Proc recibidos o registrar los datos contenidos en el DANFE; esta opción no está disponible para el contribuyente emisor de NF-e. Debe también señalarse que esta es una opción del destinatario, o sea, siempre es obligación del remitente enviar el Archivo Proc, a menos que el destinatario no lo quiera expresamente. CHILE: En Chile no cambió la ley en referencia al resguardo que los contribuyentes deben hacer de su documentación tributaria, por lo tanto, los contribuyentes deben guardar los documentos electrónicos por 6 años después de su emisión, aunque el Servicio de Impuestos Internos (SII) los haya recibido en el momento de su emisión. El SII no interviene ni regula la modalidad de 36

37 almacenamiento ni el sistema de conservación de los documentos, siendo éste responsabilidad del contribuyente, el que se expone a las mismas multas que en el sistema de documentación tradicional, al no presentar adecuadamente los documentos en una eventual fiscalización. COLOMBIA: Por regla general las facturas constituyen soportes de las operaciones de venta de bienes y servicios y deben ser conservadas por los vendedores y compradores dado que la administración tributaria puede exigir su exhibición. En este contexto y por disposición expresa para el caso de la factura electrónica, quien opta por facturar en esta forma y el adquirente deberán conservar las facturas electrónicas y las notas crédito en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el mismo término de las facturas en papel. Las facturas electrónicas y las notas crédito, con su contenido fiscal y técnico, deberán ser conservadas asegurando que cumplan las condiciones de conservación que establece la ley de comercio electrónico. El adquirente puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, siempre y cuando se pacte previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias. ECUADOR: El almacenamiento electrónico de la información de los documentos emitidos; de acuerdo a la Ley Tributaria ecuatoriana deben almacenar por un lapso de 7 años. No se prevé almacenamiento físico de estos documentos. Únicamente requerimos respaldos de la información al momento de la inspección técnica. ESPAÑA: Al no tener la obligación de remitir cada una de las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria, es fundamental la conservación de estas por parte de los obligados tributarios. Sucede lo mismo en papel. El emisor tiene la obligación de conservar la matriz que le permita generar la factura electrónica en cualquier momento (es decir la base de datos junto con el software necesario para generarla) Por su parte el receptor sí que está obligado a conservar cada una de las facturas recibidas. La conservación la puede hacer tanto el obligado tributario como un tercero. Incluso se puede llevar a cabo fuera de España, sujeto entonces a autorización o notificación por parte de la Agencia Tributaria. El plazo de conservación suele ser cuatro años. Puede variar caso de haber un procedimiento de inspección o judicial ya abierto. Todos los aspectos referentes a la conservación están regulados en la Orden EHA 962/2007en los artículos 5,6 y 9. MÉXICO: Las obligaciones de los contribuyentes que optan por la generación de CFD incluyen el almacenamiento y conservación de los documentos digitales de conformidad con lo siguiente: Para los emisores Conservar en medios electrónicos actualizados los CFD y tenerlos a disposición de las autoridades fiscales. 37

38 Proveer a la autoridad de una herramienta para la consulta de la información de los CFD. Para los receptores Conservar en medios electrónicos actualizados los CFD recibidos. Proveer a la autoridad de una herramienta para la consulta de la información de los CFD. Verificar el RFC y el nombre o razón social de los CFD recibidos. Para todos los casos, se deberán almacenar los CFD en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología atendiendo siempre a las especificaciones para el estándar de estructura y formato que se establece en la legislación fiscal. De manera paralela, la Secretaría de Economía ha establecido la Norma Oficial Mexicana N 151 (NOM-151) la cual norma la certificación de los documentos almacenados. Al respecto, la Administración Tributaria considerará que se cumple con los requisitos para almacenar los Comprobantes Fiscales Digitales, cuando los contribuyentes almacenen y conserven los citados comprobantes sujetándose estrictamente a lo dispuesto por la Secretaria de Economía en la NOM-151 vigente, publicada en el DOF y mantengan en todo momento a disposición del SAT los elementos necesarios para su verificación y cotejo. En conclusión, el utilizar la citada NOM-151 para almacenar los Comprobantes Fiscales Digitales es una opción, esto debido a que se puede cumplir, ya sea aplicando lo dispuesto por la autoridad fiscal o si así se desea, aplicando la norma de la Secretaría de Economía. X. Espectro de documentación electrónica Cada país tiene diferente definición de factura y diferentes exigencias en relación a ellas. Es necesario definir cuáles de los documentos que respaldan ventas, o relacionados a ellos, se llevarán a modalidad electrónica y las obligaciones en referencia a ellos. Puede ser diferente la regulación y exigencias para los documentos de venta a vendedores que a consumidores finales. Existen documentos destinados a respaldar el traslado de mercadería que también pueden ser llevados a modalidad electrónica. Existen libros de compra y venta y otros libros contables, que también se pueden llevar a formato electrónico y ello puede implicar para los contribuyentes, eximirse de la obligación de imprimir dichos libros y operar en un sistema de escrituración o libros contables electrónicos. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el espectro de documentación electrónica a implementar. BRASIL: Toda la legislación tributaria emana da la Constitución Federal y del Código Tributario Nacional, Ley nº 5.172, del 25 de octubre de 1966, que estableció las normas generales del Derecho Tributario aplicables al estado federal, estados y municipios. Es importante destacar que los tres ámbitos federal, estadual y municipal tienen autonomía para establecer y recaudar impuestos, dentro de las limitaciones constitucionales, y por lo tanto el tema de la factura electrónica involucra organismos de estos tres ámbitos. En Brasil el Impuesto Sobre la Circulación de Mercancías y Sobre la Prestación de Servicios de Transporte Entre Estados y Entre Ciudades y Comunicación (ICMS) constituye la implementación del IVA, y su institución y fiscalización es competencia estadual. Como Brasil es una Federación de 38

39 26 Estados más el Distrito Federal (Brasilia), existen 27 legislaciones que dicen respeto a este impuesto. Las obligaciones accesorias, a pesar de esto, son uniformes en todas estas legislaciones, y no hay diferencias entre los documentos fiscales de este impuesto, que son exactamente los mismos para todo el país. Este impuesto, por su grande variedad de situaciones, alcanza un total de más de 50 diferentes documentos fiscales, siendo los principales la Nota Fiscal y el Conhecimento de Transporte, cada uno con varias versiones, y el Cupom Fiscal. La Nota Fiscal tiene varias versiones, de acuerdo a su destino. Las principales son: Nota Fiscal Modelo 1, Nota Fiscal de Produtor, Nota Fiscal/Conta de Energía Eléctrica y Nota Fiscal de Servicio de Comunicación. El documento que funciona como factura es la Nota Fiscal Modelo 1, que normalmente es utilizada para documentar las operaciones en que tanto el remitente cuanto el destinatario son contribuyentes del impuesto, y en las cuales el destinatario tendrá derecho de crédito correspondiente al impuesto regularmente destacado por el remitente. Los diferentes tipos de documento fiscal también tienen diferentes implementaciones electrónicas: La versión electrónica de la Nota Fiscal Modelo 1 es conocida como Nota Fiscal Electrónica (NF-e), y es el documento que se considera como la implementación de factura electrónica en Brasil. El Conhecimento de Transporte, en su versión en papel, tiene siete diferentes formas de acuerdo con la modalidad del servicio de transporte: por carretera, ferrocarril, ar, agua, ductos, multimodal y intermodal. La versión electrónica es única para todas las modalidades, y todo que se aplica a la NF-e en cuestiones de tecnología y implementación también se aplica al Conhecimento de Transporte Electrónico (CT-e). El Cupom Fiscal (conocido en otros países como Boleto de Venta ) y las notas que se utilizan para documentar operaciones con energía eléctrica o con comunicaciones pueden ser emitidos en versiones electrónicas y deben ser enviados para la Administración Tributaria con frecuencia mensual. Debe destacarse, aún, otro impuesto, que es el Impuesto Sobre Servicios de Toda Naturaleza (ISSQN), lo cual es competencia de los municipios (ciudades). Para este impuesto existe también una Nota Fiscal de Servicios y su correspondiente Nota Fiscal Electrónica de Servicios (NFS-e). Existen municipios en Brasil, y, contrariamente a lo que pasa con el ICMS, en este caso no existe uniformidad de legislaciones. Por este motivo, la implementación de la NFS-e trae más complicaciones, pero hoy día existe una propuesta de estandarización, generada por la Asociación de las Secretarías de Hacienda de las Capitales Estaduales. Respecto del cumplimiento con las obligaciones mediante documentos electrónicos firmados con certificados digitales, en lugar de libros y documentos contables y fiscales emitidos en papel, el sistema brasileño puede cuenta con dos grandes proyectos: el Registro Contable Digital (ECD) y el Registro Fiscal Digital (EFD), que son parte del Sistema Público de Registros Digitales (SPED). El SPED busca promover las acciones integradas de los fiscos a nivel federal, estadual y municipal, mediante la normalización y la racionalización de la información y el acceso compartido a los registros fiscales electrónicos por personas legalmente autorizadas. Su diseño apunta a establecer un entorno comercial más favorable para las empresas de este país, mediante la modernización de los procesos de interacción con las administraciones tributarias, o mediante la reducción de la cantidad de obstáculos administrativos y burocráticos al crecimiento económico. Este nuevo escenario se ve claramente favorecido por intentos de simplificar, normalizar y modernizar los requerimientos secundarios que las administraciones tributarias solicitan a las empresas. 39

40 Los efectos de la sustitución de libros y documentos contables y fiscales en papel por documentos electrónicos con firma digital aportarán una serie de ventajas a las empresas, autoridades tributarias y a la sociedad en general. La agilización y el mejor control de los procedimientos de interacción con las administraciones tributarias harán más efectiva la lucha contra la evasión fiscal, y como consecuencia de ello, contra la competencia desleal, lo que conducirá a una competencia más justa entre las empresas. Los principios básicos de la construcción del SPED, como la uniformización, estandarización, racionalización y simplificación de las obligaciones secundarias, posibilitan que proyectos como el de la Nota Fiscal Electrónica (NF-e), o el SPED Contable (EXD) y el SPED Fiscal (EFD) constituyan un hito en el incentivo al comercio electrónico y en la utilización de nuevas tecnologías. El uso generalizado de certificados digitales en este país juega un papel incuestionable dentro de esta iniciativa. Como resultado del SPED Contable, el Libro Diario y el Libro Mayor General en papel serán sustituidos por archivos electrónicos firmados digitalmente. Su Programa de Validación y Firma (PVA) permitirá la firma digital y la transmisión del archivo al entorno SPED. Además, los archivos del Registro Contable Electrónico (ECD) estarán disponibles para Cámaras de Comercio con la información necesaria para la autenticación. Esta integración hacia la autenticación ECD marcará un verdadero giro para las empresas en cuanto a sus registros comerciales. Del mismo modo, el SPED Fiscal, que unificará las informaciones fiscales de todos los contribuyentes al impuesto al valor agregado sobre bienes y servicios (ICMS), bajo jurisdicción de los estados y del Distrito Federal, y el impuesto sobre productos industrializados (IPI), bajo jurisdicción federal, sustituirá el registro de los libros fiscales en papel por el Registro Fiscal Digital (EFD). La EFD se originó en el hecho de que las autoridades tributarias necesitaban un proyecto nacional que incluyera las diversas obligaciones secundarias de los contribuyentes en una única transmisión de información al entorno SPED, para el cumplimiento con los requerimientos en cada estado de la federación. La integración de las diversas autoridades tributarias conduce al fortalecimiento de la fiscalización y de las auditorías, además de armonizar y estandarizar las distintas leyes estaduales, con un impacto positivo para la sociedad en general. Para más información sobre los proyectos, sírvase visitar y CHILE: En Chile se ha optado por llevar a formato electrónico todos los documentos de venta. Se partió en 2003 con la factura, las notas de crédito y débito, las guías de despacho y las facturas de compra. Mensualmente los contribuyentes que participan del sistema hacen entrega de sus libros de compra y venta en formato electrónico. Desde 2005 se implementaron los documentos de exportación (facturas, notas de crédito y débito) y liquidación factura. Desde 2006 se incorpora la posibilidad de generar en formato electrónico los libros contables. La boleta, documento de venta para el consumidor final que no permite la recuperación de crédito, se autorizó desde el comienzo para las empresas cuyo giro principal son los servicios a una base de clientes conocida, y no se envía al SII sino sólo se reporta como un total en el libro de venta. Desde 2008 se autoriza la boleta electrónica para la venta de productos y las empresas que las emiten, dado que estas boletas no se envían a. SII, deben enviar un reporte diario resumido de los folios utilizados y el dinero implicado en esas ventas. Los contribuyentes que participan del sistema entregan en detalle su información de compras y ventas por lo que se eximen de entregar algunos reportes que son obligatorios para contribuyentes que operan en la facturación tradicional, en papel. 40

41 COLOMBIA: De acuerdo con la regulación actual, en Colombia el alcance de la factura electrónica se extiende al documento que como tal soporta transacciones de venta de bienes y o servicios, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito. En relación con las operaciones realizadas bajo esta modalidad, se solicitan informes periódicos cuyo contenido y especificaron técnica los señala la DIAN, entregándose también en forma electrónica. Ahora bien, la factura electrónica en la práctica se expide (genera y numera) por medio de un sistema de facturación que usa tecnologías de información y permite la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos, grupos familias o subfamilias. Quienes operan en estas condiciones en la práctica llevan también su contabilidad en forma electrónica, no obstante, si bien existe legalmente la posibilidad de llevar libros de contabilidad en forma electrónica, ello no es obligatorio. Para la DIAN es un tema de interés por la incidencia en materia fiscal, y más dada la estrecha relación del tema de facturación con su registro contable, de allí que no lo pierde de vista y no lo descarta. También se considera que no puede perderse de vista y deben abalanzarse en la factura de exportación. ECUADOR: En el Ecuador al ser un proyecto nuevo, la Administración Tributaria ha optado autorizar a los documentos facturas, notas de crédito, notas de débito, guías de remisión y comprobantes de retención. Los documentos que sustentan la transferencia de un bien o la prestación de un servicio tenemos a las facturas y notas de venta. En caso de existir modificaciones, devoluciones, anulaciones o cobro de intereses se utilizan como respaldo tributario los documentos complementarios denominados notas de crédito y notas de débito. Y los documentos que acreditan las retenciones realizadas los comprobantes de retención. ESPAÑA: La factura, en el caso de la normativa española, es aquel documento que empresarios o profesionales están obligados a expedir y conservar por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. En ciertos casos, tasados en el Reglamento RD 1496/2003, en lugar de facturas se pueden emplear tiques y a éstos se les llama documentos sustitutivos de la factura. El proyecto de factura electrónica, abarca a la factura y sus documentos sustitutivos. No obstante en la Agencia Tributaria existen otros proyectos que son los encargados de tratar en formato electrónico otros documentos, que estando relacionados con la facturación, no son facturas propiamente dicho. Entre ellos, los Libros Registros de IVA. MÉXICO: En México el contribuyente que emiten CFD, tiene la opción de emitir además de los comprobantes para efectos fiscales (los que se utilizan para deducir o acreditar gastos o impuestos), los comprobantes que amparan operaciones con el público en general (comprobantes simplificados). Cabe aclarar que este tipo de comprobante debe ser expedido por el prestador del servicio o el enajenante, siempre y cuando el adquirente no solicite un comprobante con todos los requisitos fiscales, motivo por el cual se les han nombrado simplificados. Quien opere con comprobantes digitales y emita comprobantes simplificados, al final del día tiene que generar una factura global diaria, que engloba los ingresos del día amparados con comprobantes simplificados. 41

42 Asimismo se puede emitir en forma electrónica la documentación que ampara el traslado de mercancías (carta porte). Todos los comprobantes que amparen una transacción comercial o de traslado, forman parte de la contabilidad de los contribuyentes, misma que debe integrarse en el caso de los emisores de comprobantes digitales, en medios electrónicos. XI. Fiscalización La Administración Tributaria debe juzgar cuáles son los procedimientos y revisiones que considera implementar utilizando como soporte la documentación de facturación electrónica. El recibir los documentos en la Administración Tributaria presenta la ventaja de que es posible realizar todas las revisiones necesarias sin necesidad de solicitar posteriormente documentación al contribuyente. Es probable que la Administración Tributaria no haga desde el comienzo un uso exhaustivo de dicha información pero el potencial de posibles futuras revisiones, sin hacer exigencias posteriores de información, puede resultar muy conveniente. Se abre la posibilidad de realizar cruces, no sólo entre contribuyentes, sino contra declaraciones de impuestos mensuales y libros contables. (NOTA: Lo destacada se presentaría como una alternativa, esto es que podría recibir todos los documentos, sin descartar otras posibilidades como la recepción parcial de algunos de ellos, o la opción de solicitar información sobre facturas y/o documentos adicionales. Las ventajas se presentarían frente a todas las alternativas (que las tienen) o ese punto se dejaría para ser especificado en los casos concretos.) La práctica de revisión del tránsito de mercadería respaldada con representaciones impresas de documentos electrónicos le da importancia a la autenticidad de la representación impresa y al contar con un mecanismo que permita su revisión. (NOTA: También se presentaría como alternativa.) Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la fiscalización de la factura electrónica. BRASIL: En Brasil, ya se está utilizando un mecanismo electrónico de control del flujo de mercaderías, basado en el registro de paso de las NF-e por los puestos de control, ubicado principalmente en las fronteras entre los estados. En la Secretaría de Ingresos Federal (RFB), los primeros pasos hacia el aprovechamiento de la información de la NF-e apuntaron a brindar datos para un Data Warehouse que permita acceso y cruzamientos con otras informaciones de la administración tributaria. Los sistemas preexistentes de la RFB que manejan el mismo tipo de información que la contenida en la NF-e están siendo reconsiderados y adaptados para aprovechar la información de estas nuevas fuentes la NF-e y los registros fiscal y contable del proyecto SPED. Ya en los estados se hacen diferentes tipos de utilización, confrontándose los datos informados por diferentes contribuyentes para destacar eventuales ilicitudes fiscales. El sistema de la NF-e recibirá en los años 2009 y 2010 alteraciones, permitiendo que los contribuyentes, entre otras cosas confirmen la recepción efectiva de la mercadería, lo que tornará posible la implementación de rastreo de mercaderías como cigarrillos, o medicamentos puedan consultar las NF-e en las cuales son destinatarios puedan verificar eventuales indicios de ilicitudes, permitiendo denuncia espontánea premiada 42

43 CHILE: En Chile se están comenzando a hacer revisiones cruzadas entre contribuyentes con los libros de compra y venta. Los documentos en detalle se utilizan para la construcción de algunos reportes referidos a algunos contribuyentes de rubros específicos. Los contribuyentes que transportan mercaderías deben hacerlo siempre respaldados por un documento tributario y en el caso de ser un documento electrónico por la representación impresa de él, que puede ser retirada por un fiscalizador en un control de carretera. COLOMBIA: La factura es un documento que independientemente del tema comercial, en materia tributaria constituye el documento soporte de transacciones de venta de bienes y servicios y la prueba de costos y gastos, constituyendo un elemento importante de fiscalización y control. Para tal fin se cuenta con: - Entrega de información. Los sujetos que opten por expedir factura electrónica y los adquirentes tendrán, entre otras, según se indicó en un apartado anterior, la obligación de informar, debiendo entregar a la DIAN los reportes que la misma define a partir de información de contenido fiscal y técnico que la misma debe incorporar. - Autorización de numeración. Segundo elemento que no solo está contenido en las facturas electrónicas sino en las factura en general, y que permiten controlar a partir de los rangos de numeración autorizados. La numeración se entiende como un elemento dentro de un sistema técnico de control. - Contenido técnico de control. Que corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crédito tales como: la fecha de expedición (generación, numeración) entendida como año, mes, día y hora, minutos y segundos), además de la clave técnica que asigna la DIAN para estos efectos. El contenido técnico de control deberá ser incluido como un campo más dentro de las facturas electrónicas y las notas crédito asociadas a las mismas y, se deberá representar en el formato electrónico de la factura y de la nota crédito, y visualizar en su representación gráfica. Los elementos mencionados permiten y facilitan adelantar a la DIAN las labores propias de fiscalización. ECUADOR: En el Ecuador, los departamentos y áreas de control tributario proceden con notificaciones en cuanto a ciclo contribuyente (actualización y control de obligaciones tributarias); cruce de diferencias (análisis entre información ingresada en sus declaraciones). De esta manera, se genera en los contribuyentes una presión fiscal considerable para el cumplimiento voluntario y correcto de sus obligaciones tributarias. Los documentos emitidos electrónicamente tienen la misma validez que los documentos físicos para fines de control de la Administración Tributaria. ESPAÑA: La fiscalización se realiza a posterior. Esto quiere decir que no todas y cada una de las facturas hay que reenviarlas a la Agencia Tributaria. Sólo aquellas que la Agencia solicite en un control que decida llevar a cabo. La información que sí que se envía a la Agencia con una periodicidad son los resúmenes recogidos en los Libros Registros de IVA. Pero esos libros no son facturas sino otro tipo de documento contable. 43

44 De esta forma se evita el disponer de grandes volúmenes de información, muchas veces poco útiles o que no da tiempo a tratar. Sólo se evalúa la información resumen o la que se considere de interés por la Inspección. MÉXICO: Como parte de las acciones de fiscalización se analiza la información que los contribuyentes proporcionan a través de sus declaraciones informativas y de pagos, así como la información captada de terceros, detectando en el proceso irregularidades o inconsistencias en la información Con la información mensual que reportan los contribuyentes emisores de CFD y las declaraciones informativas de terceros, el SAT tiene la oportunidad de monitorear las operaciones de los contribuyentes, a fin de detectar oportunamente irregularidades en su comportamiento que revelan presunciones de evasión fiscal. Se ha modificado de manera relevante el proceso de selección y fiscalización de contribuyentes, ya que con la información del reporte mensual se generan auditorías por períodos recientes, de poca duración y efectivas al detectarse: Omisión de ingresos del emisor y receptor. Irregularidad en compras/adquisiciones del receptor. Incumplimiento en la presentación de pagos definitivos IVA y/o pagos provisionales IETU. Inconsistencia en la información presentada por los contribuyentes en la DIOT. Las irregularidades mencionadas son detectadas a través del análisis a la información que los contribuyentes proporcionan, con la cual se realiza el siguiente proceso: 1. Reportes mensuales del emisor de CFD: a. Obtener el detalle de folios utilizados y estimar sus ingresos. b. Identificar a los contribuyentes que solicitaron folios y no presentaron el reporte mensual (en caso de no haber emitido comprobantes deben de informarlo), a los cuales se les envía una carta invitación para que presenten su información. c. Detectar a los receptores que no presentan declaraciones y por ende no declaran ingresos y son reportados como clientes en los reportes mensuales de los emisores. 2. Declaración anual: a. Obtener los ingresos acumulables declarados por los emisores de CFD, a efecto de confrontarlos los ingresos estimados con los obtenidos en el reporte mensual de CFD emitidos. 3. Información de terceros: a. Confrontar la información de los reportes mensuales de los emisores (facturación) con las operaciones reportadas de sus clientes y proveedores. b. Detectar la omisión de ingresos de los emisores/receptores a través de la confronta entre ingresos declarados y los importes reportados por terceros. Identificar presuntas irregularidades en compras/adquisiciones reportadas por los receptores en sus declaraciones. 44

45 XII. Servicios de consulta a los contribuyentes. La Administración Tributaria debe poner a disposición de los contribuyentes que facturan en forma electrónica, y de los ciudadanos en general, variadas consultas de acuerdo a la forma de operar en la facturación electrónica. Puede ser necesario ofrecer consultas al registro de contribuyentes, por ejemplo, para chequear los contribuyentes autorizados en el sistema, o a los clientes a los que se puede emitir facturas. Si los documentos son recibidos por la Administración Tributaria será necesario habilitar un servicio de consulta sobre los documentos recibidos. No deberían poderse exhibir libremente las facturas en poder de la administración tributaria, pero sí debería haber servicios que permitan a los ciudadanos verificar la validez de un documento recibido. También podría habilitarse una consulta que permita que los actores relacionados con cierto documento puedan consultar acerca de él, o una consulta que permita chequear qué documentos ha recibido la Administración Tributaria que mencione a cierto contribuyente como receptor u obligado a pago de una factura. Si los documentos no son recibidos en la Administración Tributaria, pero se autoriza su numeración, deben habilitarse servicios que permitan chequear que cierto número de documento fue autorizado. Es necesario regular el acceso a la información, identificando adecuadamente al consultante a través de algún método seguro de autenticación como identificación y clave o certificado digital. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de los servicios de consulta a los contribuyentes que operan en la facturación electrónica. BRASIL: Las consultas a las Notas Fiscales Electrónicas están disponibles tanto en los portales estaduales cuanto en el nacional, en dos modalidades: consulta completa limitada a 180 días desde la fecha de emisión consulta resumida disponible para el año corriente y los cinco anteriores Ambas consultas exigen que el usuario brinde la clave de acceso a la NF-e. También es posible realizar consultas on line sobre el estado y la validación de las NF-e, a través de un aplicativo visualizador de XML, multiplataforma y gratuito. Otras modalidades de consulta incluyen: consulta sobre la lista de contribuyentes autorizados a emitir NF-e consulta sobre numeraciones canceladas de facturas de un determinado contribuyente WebService para consulta y confirmación de la NF-e, para permitir la automatización del procesamiento de la NF-e por parte del contribuyente destinatario del documento WebService para consulta de datos de registro de los contribuyentes y su situación, por emisores de NF-e que necesitan información actualizada respecto de los destinatarios de las mercaderías. 45

46 CHILE: En Chile se ofrecen consultas de los contribuyentes autorizados en el sistema de Facturación Electrónica, así como servicios de verificación de la validez y del contenido de los documentos electrónicos. Estos no despliegan las facturas completas pero entregan, dados los datos relevantes de un documento, el diagnóstico de si este está recibido en el Servicio de Impuestos Internos (SII). Esto entrega tranquilidad al contribuyente receptor de un documento electrónico. También hay servicios que permiten consultar el resultado de un envío de documentos al SII, así como el estado de la recepción de libros electrónicos de compra y venta. La mayoría de los servicios de consulta también están soportados por servicios automáticos en la Web. COLOMBIA: La DIAN, a través de su portal ofrece, entre otros, los siguientes servicios: 1. Consulta de: - Normatividad, donde es posible ubicar la distinta normativa relacionada con la factura electrónica. Trámite de autorización de numeración. A través de la opción Servicios, está completamente informado el trámite asociado a la solicitud de autorización de numeración. 2. Servicios informáticos electrónicos: Desde dicha opción, es posible acceder a los servicios asociados a la asignación de cuenta para el ingreso a los servicios informáticos electrónicos que ofrece la DIAN y, la activación del mecanismo de firma digital, requeridos para el envío de información por quienes facturan en forma electrónica y los adquirentes. Igualmente, el acceso al servicio de presentación de información por envío de archivos que deberá utilizarse con el fin de entregar los reportes de información establecidos para los sujetos que optan por esta forma de facturación y en los casos en los que procede la información por los adquirentes. 3. Otros. De otra parte, a través de la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, la DIAN atiende y orientan en forma verbal y organiza, de ser necesario, encuentros con las personas y entidades interesadas en el tema para despejar dudas y orientar tanto desde el punto de vista normativo como técnico, coordinando para el efecto con las personas que soportan institucionalmente los distintos temas. La Oficina Jurídica de la DIAN, por competencia, emite conceptos para dar solución a las dudas jurídicas en materia de factura electrónica, dichos conceptos están disponibles. Adicionalmente, se trabaja en un compendio de preguntas frecuentes sobre factura electrónica. Esta previsto que los asuntos relacionados con el al informe de inicio en factura electrónica, la solicitud de numeración y el cese en dicha modalidad de facturación se adelanten en forma física y en forma virtual una vez la DIAN los implemente. ECUADOR: La Administración Tributaria pone a disposición de la ciudadanía en general una consulta de validez de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención en la página WEB del Servicio de Rentas Internas; mediante la cual verifican si un comprobante es válido o no para sustentar crédito tributario del IVA o sustentar costos y gastos del impuesto a la renta. 46

47 Así también, la entidad de certificación pone a libre disposición un directorio donde la ciudadanía en general puede consultar si una persona tiene asignado un certificado electrónico vigente. ESPAÑA: Al no ser necesario remitir las facturas a la Administración Tributaria, ni tener que dar ésta el consentimiento mediante una numeración, no son necesarios los servicios de consulta de contribuyentes en lo que a facturación electrónica respecta. Otro tema diferente es si se trata de un proveedor de la Administración. En esta caso, si se disponen de servicios de consulta electrónicos del estado de facturación, para que el proveedor pueda conocer en qué estado de tramitación está su factura. Se encuentra hoy en desarrollo y tendrá que estar operativo el año próximo. MÉXICO: La Administración Tributaria ha puesto a disposición de los contribuyentes los siguientes servicios de consulta y herramientas: Validador de forma y sintaxis para la estructura de los Comprobantes Fiscales Digitales. Verificador de unicidad en línea (también se ofrece la descarga del instalador). Esta aplicación permite verificar también la vigencia del certificado y su estado así como la validez del folio de un comprobante para comprobar su autenticidad. Adicionalmente, se cuenta entre los servicios disponibles, el de generación y emisión de CFD a través de un tercero autorizado: el Proveedor Autorizado de CFD cuyos servicios pueden ser contratados por contribuyentes que no cuenten con la infraestructura y capacidad informática para absorber los desarrollos requeridos o que teniéndola, simplemente consideren más práctico delegar esta actividad en un tercero. XIII. Regulación de terceros De acuerdo a la forma como se implemente la facturación electrónica, podría haber terceros involucrados como proveedores de servicios: de emisión de las facturas electrónicas, de envío de ellas a la Administración Tributaria o a los clientes o de almacenamiento de la documentación electrónica. La Administración Tributaria debe decidir si se va a certificar y regular la operación de estos terceros o si va responsabilizar sólo al contribuyente por su operatoria. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la regulación de terceros que participan en el proceso de facturación electrónica. BRASIL: El modelo operativo de la NF-e permite la participación de terceros proveedores de servicios y de tecnología, pero existen reglas ni relaciones directas con ellos. El contribuyente que emite una factura electrónica le da validez jurídica a la NF-e a través de su firma digital, que es confirmada por su propio certificado. Aún si un tercero asumiera responsabilidad, por ejemplo, por la transmisión de la NF-e al fisco, utilizando su propio certificado digital para el reconocimiento y la certificación de la comunicación, la validez legal de la NF-e es garantizada por la firma del emisor. Existe la intervención de terceros para el tema del suministro de certificado digitales, como fue abordado en el Capítulo acerca de la Autenticidad del Emisor e Integridad de los Documentos, pero esto está regulado por legislación específica, como se podrá consultar en dicho capítulo. 47

48 CHILE: A pesar de que muchos contribuyentes utilizan los servicios de terceros, tanto para la generación, como para el envío o el almacenamiento de documentos tributarios electrónicos, el Servicio de Impuestos Internos no reconoce a terceros, y considera siempre responsabilidad del contribuyente, cualquier circunstancia inherente a su proceso de facturación electrónica. El contribuyente puede a través de un sistema disponible en Internet, autorizar a terceros, para solicitar folios, firmar o enviar documentos, pero no deja de tener él la responsabilidad sobre estas acciones. Existen proveedores de tecnología de la información, que, siendo ellos facturadores electrónicos, comercializan el sistema o prestan el servicio a terceros. El SII publica su información de contacto para conocimiento de los posibles interesados, pero no los reconoce en su relación con los contribuyentes. Algunos de estos proveedores pasan por la revisión de su software para ser certificados como prestadores de servicios de tributación electrónica y tienen la ventaja de que pueden inscribir a sus clientes sin que pasen por todas las pruebas del ambiente de certificación, y sólo deben enviar un archivo con la representación impresa de los documentos. Sin embargo en la operación de los contribuyentes no se reconoce ni se regula la acción de terceros. COLOMBIA: El esquema de factura electrónica en Colombia, admite la facturación a través de terceros. Precisamente los intervinientes en el proceso son: El obligado a facturar, entendido como el sujeto (persona natural o jurídica) que estando obligado a expedir factura (en general) opta por expedir factura electrónica. Adquirente, la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en las normas respectivas. Y como Tercero, la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en la normatividad sobre factura electrónica. En todo caso, el obligado a facturar y el adquirente son los responsables frente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por las obligaciones que como tales les corresponden La intervención de terceros en el proceso, permite potenciar el uso de la factura electrónica en la medida que a través de ellos es posible cumplir parte o la totalidad del proceso para facturar en dicha forma, de modo que quienes no cuenten con los medios o esta forma de facturación no sea su fortaleza podrán utilizar esta alternativa. Quienes presten los respectivos servicios deben tener certificado el proceso, garantizando así que a lo largo del mismo se aseguran los principios de autenticidad e integridad, como factor de confianza para las partes y elemento de competitividad. ECUADOR: La Administración Tributaria ecuatoriana; autoriza únicamente a los sujetos pasivos que tienen la obligación de emitir comprobantes de venta, documentos complementarios y de retención conforme sus obligaciones tributarias; con el proceso de emisión de documentos electrónicos se tiende a que cada contribuyente genere y emita los documentos autorizados de manera electrónica; de tal manera que no dependan de terceros y generen costos a sus actividades económicas. 48

49 ESPAÑA: Los servicios de facturación pueden ser realizados por terceros en lugar de por los obligados tributarios. Puede tratarse de la emisión de facturas, de la recepción, de la conservación, etc. Es decir pueden afectar a una, a varias o a todas las fases de un proceso de facturación electrónica. En cualquier caso, los responsables legales, por cualquier infracción, ante la Administración Tributaria, siguen siendo los obligados tributarios. Es decir, el obligado tributario y no el tercero es el encargado de responder ante la Administración Tributaria. Por su parte, el obligado tributario podrá pedir cuentas al tercero por la vía civil, o penal, ante la Administración de Justicia. La Administración Tributaria no certifica, ni homologa a los terceros que prestan servicios de facturación. Lo que sí existen son Guías de buenas prácticas emitidas por diferentes Organismos de Normalización, como los CWA del CEN (Comité Europeo de Normalización) En el caso de que la expedición o conservación se realice por terceros residentes fuera del territorio español, sí será necesario contar con la autorización de la Administración Tributaria. MÉXICO: La legislación mexicana prevé la posibilidad de que los contribuyentes emitan comprobante fiscales digitales ya sea por sus propios medios, o bien utilizando los servicios de un proveedor autorizado por el SAT. El primer caso, generalmente es adoptado por contribuyentes con amplia capacidad de tipo administrativa, ya que se requiere realizar la adaptación de los sistemas así como la infraestructura suficiente para la operación del esquema, caso en que no es necesario obtener una autorización del SAT, por lo que únicamente deben reunirse los requisitos establecidos para el efecto. Se considera que los contribuyentes optan por ser emisores de comprobantes digitales, en el momento en que obtienen los certificados de sello digital, así como los rangos de folios de sus comprobantes. En cuanto a la segunda opción, esta es utilizada por contribuyentes con menor capacidad administrativa y de infraestructura, para lo cual se establece una relación de tipo contractual con el proveedor del servicio. Para ser proveedor de servicios de emisión y envío de comprobantes digitales, es necesario obtener autorización del SAT, para lo cual se requiere demostrar que se tiene la capacidad tecnológica y de infraestructura que le permita prestar el servicio de generación así como envío de comprobantes digitales. La referida autorización debe ser presentada por escrito ante el SAT, la cual debe ser acompañada por datos y documentos que acrediten su capacidad tecnológica y de infraestructura. Así mismo, los solicitantes deben facilitar la realización de pruebas y evaluaciones a sus sistemas para garantizar que estos permiten la prestación del servicio. Dicha autorización es susceptible de revocación en caso de que el SAT detecte que los proveedores dejen de cumplir con los requisitos establecidos. Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes digitales por medio de proveedores autorizados, podrán contratar los servicios de uno o más proveedores siempre que se manejen series de folios y certificados de sello digital diferentes entre cada proveedor, así mismo, podrán emitir de manera simultánea Comprobantes Fiscales Digitales por sus propios medios, para lo cual deberán presentar aviso al SAT en el que se manifieste la opción de emitir de manera simultánea dichos comprobantes. 49

50 Durante el ejercicio 2007 surgió esta opción para los contribuyentes, año en el que comenzaron a operar los primeros cuatro proveedores. Actualmente se cuenta con diecinueve proveedores autorizados por el SAT, cuyos servicios son utilizados por 13,503 contribuyentes, mismos que representan al 59 % de los emisores de comprobantes digitales. XIV. Contingencia en la operación Es necesario establecer los procedimientos a implementarse en caso de contingencias en la operación. Los contribuyentes deben tener forma de poder facturar cuando por alguna razón no obtienen autorización desde la Administración Tributaria. En el caso de las autorizaciones por rango de folios los contribuyentes pueden prever contar con autorizaciones suficientes para enfrentar una situación de pérdida de comunicación con la Administración Tributaria. Para prevenir esto la Administración Tributaria puede tener modalidades alternativas de autorización, especialmente si se autoriza la emisión factura por factura. También los contribuyentes deben tener procedimientos de contingencia ante posibles fallas en el funcionamiento de sus sistemas de facturación electrónica. Si un contribuyente que recibe autorización para la emisión de un determinado rango de folios, por razones de procesamiento no emite algunos de esos folios, debe tener un mecanismo de reportar que aquellos folios se deben dar por nulos. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de la contingencia en la operación. BRASIL: Existen tres formas de emisión de la NF-e durante contingencias: 1) En caso de problemas en el sistema de la Administración Tributaria Estadual (SEFAZ) que autoriza cada documento emitido, se activa el Sistema de Contingencias en al Ambiente Nacional (SCAN), que es un entorno informático que permite a la RFB asumir la función de las Secretarías de Hacienda Estaduales (Sefaz), y convertirse así en autoridad para la autorización de NF-e en casos de contingencias. Esta función de contingencia, que se adopta cuando surgen problemas operativos en la aplicación o en la infraestructura de la red o cuando se realiza un corte planificado del servicio, tiene vigencia hasta que el entorno operativo de la Sefaz vuelva a funcionar normalmente. 2) En caso de problema técnico que imposibilite la comunicación del sistema del contribuyente con el sistema de la Sefaz,, se le permite al mismo imprimir dos copias del DANFE (Documento Auxiliar de la NF-e) en papel, utilizando un formulario de seguridad (similar al utilizado en papel moneda, que es numerado y suministrado por pocas imprentas autorizadas), y sus mercaderías pueden enviarse sin previa autorización del fisco. 3) En caso de problema técnico que imposibilite la comunicación del sistema del contribuyente con el sistema de la Sefaz existe aún otra manera que la Declaración Previa de Emisión en Contingencia (DPEC). La DPEC es un resumen de la NF-e que debe ser transmitido para el Ambiente Nacional, a través de WebSercive u a través de upload en el Portal Nacional. En los casos (2) y (3), UNA vez resuelta la falla, el contribuyente debe solicitar la autorización de uso de todas las NF-e emitidas durante la contingencia. En el caso (2), tanto el remitente cuanto el destinatario deberán mantener los DANFE por el plazo de decadencia, además de almacenar también los archivos Proc (vea Capítulo VII, Entrega de e-facturas Entre Emisor y Receptor ). 50

51 CHILE: Desde el punto de vista de los contribuyentes, si no tienen disponibilidad de sistemas informáticos para la emisión de facturas electrónicas pueden emitir facturas tradicionales. Asimismo en la eventualidad de no tener folios autorizados y no estar operando el sistema de autorización de folios del Servicio de Impuestos Internos (SII). Los contribuyentes deben tener la prevención de tener folios autorizados en cantidad suficiente para la emisión, en la eventualidad de que esté abajo el sistema de autorización de folios. Si no hay disponibilidad de conexión a la red Internet para entregar sus facturas electrónicas puede llamar a la mesa de ayuda del SII que opera 7 días a la semana, durante 24 horas, para dejar constancia de ello y prevenir problemas en futuras fiscalizaciones. Si no estuviese disponible el sistema de recepción en el SII, los contribuyentes, que deberían tener folios autorizados previamente, pueden emitir sus documentos y transmitirlos con posterioridad. Los contribuyentes que facturan en el sistema de facturación disponible para MIPYME, requieren que el sistema esté siempre disponible para la emisión de documentos electrónicos, de otra forma deben emitir facturas tradicionales. COLOMBIA: Tratándose de trámites electrónicos es preciso prever la contingencia como alternativa frente a las fallas que pueden presentarse. Dado que en Colombia sólo se podrá facturar en forma electrónica cuando el adquirente lo haya aceptado en forma expresa, debiendo suscribirse un acuerdo entre el sujeto que opta por facturar en forma electrónica y el adquirente, en el mismo deben preverse distintos aspectos, incluido el procedimiento de contingencia aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados. Precisamente en los reportes de información que deben entregar los sujetos que optan por expedir facturas en forma electrónica deben quedar identificadas las situaciones de contingencia y las facturas expedidas bajo ese estado de excepción. El acuerdo debe ser conservado tanto por el obligado a facturar como por el adquirente y estar a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para cuando la misma lo requiera. ECUADOR: En el proyecto de Factura Electrónica en el Ecuador, se tiende a que los grandes contribuyentes que cuentan ya con un software de emisión de documentos auto impresos pueden acogerse al esquema de factura electrónica, estos contribuyentes pueden ser públicos o privados. Cómo medida contingente la Administración Tributaria permite a los sujetos pasivos que puedan tener en stock documentos preimpresos o documentos con autorización de autoimpresores. Así también, la Administración Tributaria pondrá a disposición una herramienta que genere, firme masivamente, visualice la información y valide el documento electrónico de manera gratuita en la página WEB. ESPAÑA: No se necesita ningún sistema de contingencia en la operación, al no ser necesario el remitir cada una de las facturas a la Agencia Tributaria. Como ya se ha explicado en apartados anteriores. 51

52 En las relaciones entre particulares, caso de fallos en sus sistemas electrónicos, puede facturar en papel, si no tienen prevista otra medida de contingencia. La facturación en electrónico, no prohíbe la facturación en papel. MÉXICO: Al no existir una interacción directa con la autoridad fiscal para emitir un Comprobante Fiscal Digital, los contribuyentes obtienen la aprobación de rangos de folios que le permitan operar en un determinado tiempo. Normalmente los contribuyentes cuando se les están agotando los folios, solicitan una asignación adicional, y rara vez esperan a que se agoten para solicitar folios adicionales. Cuando los servicios de generación de certificados de sello, solicitud de folios o recepción de reportes mensuales se han presentado fallas que hasta ahora no han superado las 24 horas y cuando se trata de mantenimientos en donde los tiempos de suspensión son mayores, se informa a los contribuyentes con al menos tres días de anticipación. Respecto a la operación del contribuyente, si bien no se contempla formalmente un escenario en donde el servicio de facturación no opere, se tiene una facilidad para los contribuyentes que dictaminan sus estados financieros 1, la cual les permite emitir comprobantes impresos al paralelo de los comprobantes digitales. En cuanto a los contribuyentes que emiten comprobantes digitales a través de un proveedor de servicios autorizado, por norma se establece que el proveedor debe garantizar un nivel de servicio de al menos el 95% de disponibilidad y contar con planes de contingencia para no entorpecer la operación del contribuyente. XV. Sistema disponible para pequeñas empresas Para que el sistema de Facturación Electrónica se pueda propagar y sea adoptado por todo tipo de contribuyentes, será necesario generar formas en que para los pequeños contribuyentes sea conveniente y no oneroso adoptar el sistema electrónico. Para el país que instaura la facturación electrónica, así como para las compañías que la adoptan, los mayores beneficios se alcanzan en el escenario de una amplia masificación del sistema. Para extender la facturación electrónica también hacia los pequeños contribuyentes, pueden habilitarse alternativas en que el sistema sea subvencionado o proporcionado en forma gratuita por terceros o por la misma Administración Tributaria. Es necesario determinar qué compañías serán las favorecidas con este tipo de implementaciones y qué requisitos deben tener los contribuyentes para optar a ellas. Cómo han resuelto algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica, el tema de facilitar la incorporación del sistema en las pequeñas empresas. BRASIL: Para facilitar la participación de los contribuyentes más pequeños en el proceso de facturación electrónica, ya que se trata de utilización obligatoria requerida por el fisco, las autoridades tributarias han desarrollado y ofrecido a los contribuyentes un sistema multiplataforma y gratuito para llevar los registros de clientes y productos y los registros de operaciones comerciales, 1 Un contribuyente que dictamina sus estados financieros, es aquel que su contabilidad es auditada por un contador público que previamente obtuvo un registro ante el SAT. 52

53 mediante la generación de una NF-e, que luego deberán firmar y enviar a la autoridad tributaria, además de llevar registro de todo el proceso de emisión del documento. Este sistema fue concebido para empresas con pequeños volúmenes de facturación (no más de unos pocos cientos de documentos por día), y también permite la importación de documentos en formato TXT o XML y la exportación de facturas electrónicas para permitir la integración con otros sistemas informáticos utilizados por el contribuyente. Esta solución ha sido ampliamente utilizada y se considera uno de los factores del éxito en las etapas de adopción obligatoria de las NF-e en ciertos sectores de la economía. Más de 30% de las empresas acreditadas como emisoras de NF-e utilizan este programa. Para utilizar el emisor de NF-e, el contribuyente sólo debe invertir en la adquisición del Certificado Digital (norma ICP-Brasil, tipo A1 u A3). CHILE: El Servicio de Impuestos Internos puso a disposición de los micro, pequeños y medianos contribuyentes (MIPYME) un sistema de facturación electrónica con el que pueden operar gratuitamente, sin necesidad de adquirir un producto o de contratar una consultoría para ingresar a la Facturación Electrónica. El Sistema de Facturación Electrónica SII para MIPYME (Micro, Pequeña y Mediana Empresa), disponible desde Septiembre de 2005, tiene como objetivo proveer a los contribuyentes MIPYME de una funcionalidad básica que les permita emitir y gestionar facturas electrónicas y en general cumplir con toda la normativa que el SII ha establecido para los contribuyentes autorizados a operar con la factura electrónica. La funcionalidad habilitada por el SII en el Sistema de Facturación Electrónica para MIPYME, permite a los contribuyentes MIPYME emitir facturas electrónicas y administrar documentos tributarios electrónicos emitidos y recibidos. De este modo, los contribuyentes inscritos en el sistema pueden, de manera cómoda y sencilla, generar, consultar, imprimir, almacenar, ceder o enviar a sus clientes facturas electrónicas. Adicionalmente, los contribuyentes disponen de opciones que le permiten generar la Información Electrónica de Compras y Ventas (Libros de Compra y Venta). No hay otro país que, a la fecha, haya implementado alguna opción que permita facilitar el acceso al sistema de facturación electrónica a las pequeñas empresas. 53

54 COLOMBIA: El esquema de factura electrónica en Colombia, aplica de manera general. De modo que quien opte por la factura electrónica debe cumplir con los presupuestos que señala la normativa sobre el tema. Ahora bien, la alternativa prevista en la normativa vigente relativa a la posibilidad de la prestación de todo o parte del proceso de facturación a través de terceros, puede facilitar el tema a medianos y pequeños. Igualmente, la previsión de que los terceros o el mismo sujeto que opta por facturar en forma electrónica pueden prestar el servicio de conservación y para el caso específico de servicios públicos domiciliarios, la posibilidad de disponer servicios por el sujeto que opta por facturar en forma electrónica para que el vendedor disponga servicios electrónicos que permitan recibir las facturas en sitios de esta tipo, facilitan el tema. No obstante, en la medida que se avance en el tema y que la mayor cobertura es lo ideal, no se descarta el estudio de otras alternativas. ECUADOR: El esquema de emisión de documentos electrónicos está disponible para todos los sujetos pasivos que opten por esta forma de emisión electrónica. No existe ninguna restricción por tipo de contribuyente, adicionalmente, se cuenta como antecedente con la incorporación de todo tipo de contribuyente al esquema de autoimpresores. ESPAÑA: La implantación de la factura electrónica en la pequeña y mediana empresa (PYME) es competencia del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Es un tema muy importante y el citado Ministerio está impulsando diferentes proyectos bajo el nombre de Programa Avanza. Estos lleva desde la concesión de micro creiditos, a medidas de información, formación, etc. Además existe un portal conjunto de la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, donde se ofrecen herramientas informáticas gratuitas, especialmente pensadas para las PYMES. Se trata del sitio MEXICO: En el esquema actual de comprobación digital en México, los contribuyentes absorben la tecnología para la generación y envío de documentos o bien, lo hacen a través de los servicios de un tercero autorizado por la administración fiscal para tal efecto. En este marco, el SAT desarrolló un portal en Internet destinado a las pequeñas empresas o contribuyentes mediante el cual, a diferencia del esquema tradicional, los usuarios pertenecientes a este sector podrán registrar sus transacciones y generar sus comprobantes digitales sin necesidad de instrumentar desarrollos propios o contar con los servicios de un tercero. Así mismo, es importante destacar que los requisitos de comprobación de este sector son simplificados y constituyen una fórmula de operación distinta a la del resto de las empresas o contribuyentes con actividad empresarial por lo que este esquema no constituye una competencia para el modelo tradicional. Este esquema opera desde de Por otra parte, el SAT instrumentó un esquema de comprobación fiscal digital específico para el Sector Primario (Agricultura, Ganadería, Pesca y Silvicultura) en el marco del esquema ya 54

55 operativo de comprobación fiscal digital a través de un tercero autorizado por el SAT. A diferencia del esquema convencional en que el emisor es quien contrata los servicios de un tercero autorizado para la generación de facturas electrónicas, en este caso es el adquirente (industrializador o comercializador) quien contrata los servicios de un tercero ya que este es quien cuenta con la capacidad financiera y administrativa liberando de esta carga al productor del sector primario quien se encuentra en desventaja pero quien requiere emitir comprobantes fiscales. El esquema opera desde octubre de XVI. Captura de la información no electrónica del pasado La Administración Tributaria puede normar el que los contribuyentes puedan convertir su facturación previa a la incorporación del sistema al formato electrónico determinado. Esto puede ser conveniente para el contribuyente ya que lo liberaría de la obligación de mantener los ejemplares en papel de las facturas antiguas como también para la Administración Tributaria, para eventuales revisiones. Cómo han resuelto algunos países que ya han optado por la Facturación Electrónica el tema de la captura de la información no electrónica del pasado. BRASIL: Como el modelo operativo supone la autorización de uso antes que circule la mercancía, no se puede hablar en captura de la información no electrónica del pasado. El modelo sólo es aplicable a las transacciones realizadas a partir de la fecha en que el contribuyente haya adoptado esta tecnología. CHILE: Lo que se puede transformar a modalidad electrónica con el propósito de destruir los registros electrónicos antiguos en papel son los libros contables y libros auxiliares electrónicos, esto es: Libros de compra y venta, libro Diario, Mayor y Balance de períodos anteriores a la fecha incorporación al sistema. No se contempla la posibilidad de llevar a modalidad electrónica las facturas y documentos asociados emitidos previamente a la incorporación al sistema. COLOMBIA: Las disposiciones de factura electrónica de acuerdo con la regulación vigente aplican para las facturas que se expidan en vigencia de la nueva normativa. Las facturas que se expidieron bajo regímenes normativos anteriores no son objeto del nuevo procedimiento. Otro aspecto, es el tema relativo al almacenamiento de las facturas que se hayan emitido con anterioridad a la vigencia de las nuevas disposiciones sobre factura electrónica. Y dado que la factura en general constituye un soporte de la contabilidad, así como un documento relevante desde el punto de vista fiscal, cabe señalar que la misma puede ser almacenada bien sea en papel o en cualquier medio técnico que permita su reproducción, según se desprende no solo de normas en materia contable y tributaria, sino de la misma ley de comercio electrónico, ley 527 de 1999, que admite la conservación de la información por cualquier medio técnico que reproduzca fielmente la información almacenada. 55

56 ECUADOR: Con la tendencia de los grandes contribuyentes que opten por la emisión de documentos electrónicos; se estima que los contribuyentes relacionados a éstos directa o indirectamente (proveedores, clientes) empiecen a buscar mecanismos electrónicos y computarizados; de tal manera que puedan competir libremente en sus actividades comerciales. Los documentos emitidos por sistemas autoimpresores, se encuentran ya archivadas en forma magnética en las bases de datos de los contribuyentes; información que se toma para temas de determinación o auditorías, así mismo, esta información ha sido reportada periódicamente a la Administración Tributaria a través del mecanismo puesto a disposición de los contribuyentes en la página WEB del Servicio de Rentas Internas. ESPAÑA: Para poder pasar a formato electrónico facturas en papel del pasado es necesario usar alguna de las aplicaciones informáticas que cumplan con los requisitos exigidos en la normativa (Artículo 7 Orden 962/2007 de facturación y Resolución de 24 de octubre de la Agencia Tributaria). Tales aplicaciones son desarrolladas y comercializadas por empresas privadas de software, pero deben de haber sido homologadas previamente por la Agencia Tributaria. MÉXICO: Los contribuyentes que opten por emitir Comprobantes Fiscales Digitales ya sea por sus propios medios, o bien por medio de un proveedor de servicios, no están obligados a convertir la información y documentación de ejercicios anteriores a medios digitales, misma que deberán conservar por los plazos señalados por la legislación fiscal, en los medios vigentes al momento de su generación. Tradicionalmente, la legislación fiscal obliga a los contribuyentes a expedir comprobantes por las actividades que realicen, los cuales deben ser impresos por establecimientos autorizados por el SAT, y reunir determinados requisitos de forma como son: Nombre, domicilio y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. No. de folio. Lugar y fecha de impresión. Descripción de los bienes o servicios. Valor unitario y monto de impuestos. No. de aprobación, entre otros. Los impresores autorizados, tienen el acceso vía Internet al Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI), por medio de un Número de Identificación Personal (NIP). Este sistema les permite obtener el número de aprobación necesario para la impresión de los comprobantes. Así mismo registra datos relacionados con transacciones efectuadas por los impresores autorizados, como son cancelaciones y rechazos. En cuanto a la información relacionada con los comprobantes fiscales emitidos en papel antes de convertirse en emisor de comprobantes digitales, el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI) registra los datos relativos al otorgamiento de la aprobación obtenida por el impresor autorizado, tales como: Nombre y RFC del impresor. Nombre y RFC del contribuyente emisor. No. de aprobación. Serie y rango de folios aprobado. 56

57 Tipo de comprobante. Tipo de movimiento. Fecha del movimiento. Se cuenta con información desde el mes de enero del 2002, misma que se encuentra a disposición de la autoridad fiscal. XVII. Estrategia de implementación Se debe establecer la estrategia de incorporación del sistema de tal forma que se facilite para las empresas su adopción. En la Administración Tributaria se recomienda constituir un equipo multidisciplinario a cargo del análisis e implementación del sistema. Es muy importante que haya un fuerte compromiso de parte de los directivos de la Administración Tributaria en la implementación del sistema y en allanar las dificultades que pueden encontrarse. Para asegurar la participación de las empresas puede resultar muy conveniente que diversas empresas participen en las definiciones del sistema y que su alta gerencia participe en la gestión del proyecto. Puede ser muy útil establecer un proyecto piloto con un grupo reducido de empresas que parte operando en el sistema y con las que se afina el modelo a seguir antes de masificarlo al resto de las compañías. (NOTA: Lo anterior es una alternativa y cómo se promovería el tema si con la participación indicada sería igualmente una alternativa. Para que se vea como sería necesario ajustar la redacción.) Las empresas que participan en las definiciones o en un proyecto piloto son las que primero deben, junto con la Administración Tributaria, promover el sistema de tal forma que la población conozca y se habitúe a la nueva modalidad de facturación electrónica. La siguiente ha sido la estrategia de implementación que han decidido utilizar algunos países, que ya han optado por la Facturación Electrónica. BRASIL: El proyecto piloto inicial incluyó trabajo conjunto con 19 compañías, que recibieron capacitación antes de participar en el proyecto Piloto, luego de una invitación extendida a varias empresas. Vale la pena destacar el gran aporte realizado por estas compañías que participaron en el proyecto, particularmente en términos de enriquecer las deliberaciones técnicas y operativas y los enfoques respecto del modelo propuesto. La facturación electrónica fue implantada en tres etapas, con miras a permitir que los contribuyentes y la sociedad en general se adaptasen gradualmente al nuevo modelo: 1ra. etapa (etapa pre-operativa) En la primera etapa de implementación, de abril a julio de 2006, 19 empresas emitieron facturas electrónicas con autorización de seis Secretarías de Hacienda estaduales (Bahía, San Pablo, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Goias y Maranhao). Durante esta etapa, las facturas electrónicas se emitieron al mismo tiempo que sus modelos tradicionales 1 y 1A en papel. Las NF-e emitidas y sus respectivos DANFE no tenían validez tributaria. 2da. etapa (etapa operativa) Desde agosto de 2006, la segunda etapa comenzó con un número más elevado de empresas y estados con facturación electrónica. El 14 de septiembre de 2006, comenzó la autorización de uso de NF-e con validez jurídica, que sustituyó efectivamente los documentos en papel. 57

58 3ra. Etapa (masificación) La masificación de uso de la NF-e es basada en la obligación de uso. Las obligaciones son establecidas por Protocolo entre las Unidades de la Federación, iniciándose de manera simultánea en todo el país. Esta etapa fue nuevamente dividida en otras tres etapas, en un total de ocho fases: Primera etapa (cuatro fases): la obligación de uso está basada en el tipo de mercancía. Las fases se dividen en función de productos (por ejemplo, combustibles líquidos, cigarrillos, bebidas, medicamentos), empezando en 1 de abril de 2008, 1 de diciembre de 2008, 1 de abril de 2009 y 1 de septiembre de Segunda etapa (tres fases): la obligación de uso está basado en la actividad económica del contribuyente (por ejemplo, industria de vehículos, comercio por mayor de alimentos). Las fases empiezan en 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre de Tercera etapa: fase única empezando en 1 de diciembre de 2010, alcanzando todas las operaciones de salida de mercadería todavía no alcanzadas, por cualquier motivo, en las fases anteriores, destinadas para otra unidad de la Federación y las ventas para la Administración Pública. Al final de la etapa de masificación (diciembre de 2010) las únicas operaciones de circulación de mercancías que no estarán alcanzadas por la obligatoriedad de uso de la NF-e serán las operaciones de venta por menor y las salidas de productores primarios. Legislación referente al Registro Contable Digital (ECD): Instrucción Normativa nº 102/07 del Departamento Nacional del Registro de Comercio (DNRC) - Revisada por IN DNRC nº 107, el 30 de mayo de 2008, dispone los procedimientos relativos a la validez y eficacia de los instrumentos de registro utilizados por empresarios, sociedades, rematadores y traductores públicos e intérpretes comerciales, y brinda las adaptaciones necesarias para la autenticación de los libros mercantiles electrónicos, propiciando su estandarización. Instrucción Normativa RFB nº 787, del 19 de noviembre de Establece la obligatoriedad de la emisión de libros y documentos contables del ECD y publica el Manual de Orientación para la Configuración del Registro Contable Digital (LECD). CHILE: Para implementar el sistema en Chile, tanto en el desarrollo del modelo como en la confección de los formatos en que se registran los documentos electrónicos, se trabajó con un grupo de empresas seleccionadas especialmente para ello. Durante 9 meses se desarrolló, en conjunto con estas empresas, las reglas y formatos bajo los que operaría el sistema. Inicialmente se autorizó a estas 9 empresas, las que operaron en una modalidad de marcha blanca durante 6 meses, en los cuales se aprovecharon para hacer ajustes y mejoras al sistema. El sistema de factura electrónica se habilitó para todos los contribuyentes el 1 de Septiembre de 2003, fecha en que se publicó la resolución exenta SII N 45 que establece las normas respecto a la facturación electrónica. Como resultado de la implantación de la factura electrónica se inició en Abril de 2005 el Factoring Electrónico, ya que en esta fecha se habilitó el Registro Público Electrónico de Transferencia de Créditos que permite anotar la cesión del crédito contenido en facturas electrónicas, lo que, según 58

59 la normativa de mérito ejecutivo de facturas y de su cesión, es requisito suficiente para que el deudor de una factura electrónica se entienda notificado de su cesión. Para incorporar al Sector Público se trabajó en una solución, en conjunto con otras instituciones, que puede ser utilizada por ellos básicamente para la recepción de facturas electrónicas (el Sector Público no emite muchos documentos tributarios pero sí recibe muchísimos). Como consecuencia de la implantación de la Facturación Electrónica se han desarrollado sistemas anexos como la Facturación Electrónica para MIPYME y el sistema de Libros Contables Electrónicos. COLOMBIA: En Colombia existían antecedentes de factura electrónica en condiciones diversas a las actuales. Dada esa primera experiencia y que lo que se requería era la adecuación normativa que posibilitara un esquema flexible. Ahora bien, existiendo el marco general de comercio electrónico con la ley 527 de 1999, la ley 962 de 2005 (Antitràmites) y las disposiciones tributarias que admiten esta modalidad de facturación, desde distintos sectores gubernamentales y privados se impulsó la necesidad de concretar su reglamentación para hacerla efectiva. En este proceso, tomó un papel fundamental la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que a su interior contó con un equipo interdisciplinario desde el MUISCA, enmarcando el tema en el nuevo modelo de gestión, que comprende los procesos, las personas y la tecnología. Se escucharon distintas experiencias y se consultaron también las normas y procedimientos sobre el tema en otros países, analizándolo desde distintas perspectivas sin perder de vista la realidad nacional, el contexto normativo del país y las necesidades propias incluidas las del la administración tributaria. De acuerdo con todo lo anterior, se planteó un esquema que se traduce en la regulación actual. El proyecto preliminar se puso a disposición de la comunidad en general a través del portal de la Entidad, recibiendo comentarios y sugerencias desde distintos sectores, entidades públicas y privadas, con quienes también fue necesario reunirse con el fin de escuchar de manera más directa inquietudes y sugerencias. Expedida la reglamentación, la DIAN recibió nuevamente sugerencias e inquietudes, dada la misión que tenía de reglamentar algunos aspectos del decreto 1929 de Una vez expedida la resolución, se adelantaron sesiones de divulgación normativa y de sensibilización sobre el tema. Se trabaja también en atención de consultas y la solución de las mismas, tanto a nivel escrito como de orientación en forma verbal y se espera que en poco tiempo, comience a operar la factura electrónica bajo las condiciones de la nueva normatividad. Cabe destacar finalmente, que el tema de factura electrónica no constituye para la DIAN un asunto aislado sino considerado como se dijo al inicio, dentro de su modelo de Gestión MUISCA, como parte de los procesos que maneja, dentro de un esquema sencillo, opcional, que respeta la transacción comercial, aplica el principio de neutralidad tecnológica, asegura gratuidad en los trámites y mecanismos de control de la DIAN, utiliza tecnología de bajo costo, se caracteriza por la seguridad de la información, asegurando en todo caso la función de control de la Entidad, y aprovechando en lo posible los servicios electrónicos informáticos e instrumentos ya dispuestos y conocidos por los contribuyentes como es el de entrega de información haciendo uso del mecanismo de firma digital que entrega la entidad en forma gratuita. ECUADOR: La implementación en el Ecuador; se ha venido sujetando a los siguientes puntos: Socialización del esquema con los grandes contribuyentes (públicos y privados). Capacitación a los funcionarios del Servicio de Rentas Internas y a su vez a los contribuyentes que opten por la modalidad de emisión. 59

60 Disponibilidad de material en la página WEB. Solicitud de autorización de emisión electrónica a través del Internet. Involucramiento de los funcionarios de las diferentes áreas Informáticas, Jurídicas, Control y Servicios para el contribuyente. ESPAÑA: En lo que respecta a la implantación, en el caso español, se pueden diferenciar dos ámbitos el de la Administración Pública y el del sector privado. Para tratar de conseguir la implantación de la factura electrónica entre las empresas, el primer paso, sin duda, ha sido definir una normativa clara y concreta. Por otra parte la Agencia Tributaria, junto con el Ministerio de Industria, ha participado y participa en numerosos grupos de trabajos con el sector privado para discutir diversos temas. Resumiendo, respecto al asunto de implementación de un formato técnico, la Agencia Tributaria decidió apostar por la creación de un Grupo de Trabajo conjunto con el sector bancario. Otros temas, como técnicas para asegurar la autenticidad e integridad, se discuten en el ámbito del grupo de trabajo de la Administración Pública con la Asociación de Empresas de Tecnologías de la Información (ASIMELEC). En lo que se refiere al ámbito de la facturación electrónica en las Administraciones Públicas, éstas tienen que tener sus propias plataformas para facturar electrónicamente a sus proveedores. En estos desarrollos, la Informática juega un papel importante desarrollando las aplicaciones (software) que permiten la recepción de las facturas de los proveedores y la parte que engancha con los sistemas internos de cada Ministerio (ERP) El papel de los departamentos de informática debe contar con el apoyo de la Dirección y con la colaboración del resto departamentos, fundamentalmente con los departamentos económicos encargados de la contratación. MÉXICO: Para la implementación del esquema de comprobación fiscal digital en México, se estableció una estrategia para el diagnóstico, toma de decisiones y diseño del esquema, incorporando además de las áreas internas del SAT involucradas en el proceso de comprobación, a grupos y asociaciones de contribuyentes de diversos sectores relacionados con las áreas de conocimiento Fiscal, operativo y tecnológico. Las actividades de planeación se llevaron a cabo a través de foros y mesas de trabajo en los que participaron conjuntamente con el SAT, contribuyentes con grandes volúmenes de emisión o recepción de comprobantes fiscales, así como la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE), quienes ya venían operando un esquema de facturación electrónica sin efectos fiscales, a fin de intercambiar información para el establecimiento de los mejores criterios normativos y operativos. Una vez definidas las características del esquema, se desarrolló la normatividad Fiscal, así como las reglas operativas que habilitan la implementación de la comprobación fiscal digital o facturación electrónica por los contribuyentes. Se iniciaron operaciones en el mes de enero del 2005, siendo opcional para los contribuyentes, lo que les ha permitido continuar con el sistema de facturación tradicional mediante comprobantes impresos por impresor autorizado, o bien, bajo el esquema de auto impresores autorizados, el cual consiste en prescindir de la necesidad de solicitar la autorización de folios, para lo que el contribuyente se obliga a entregar reportes semestrales con la información de los comprobantes emitidos, todo esto en tanto se realizan las adecuaciones de tipo tecnológico para su implementación. 60

61 Una vez iniciada la operación, se detectaron áreas de oportunidad, que una vez resueltas fueron marcando la evolución del programa, entre las que se encuentran las siguientes: Registro simultáneo de cuentas y subcuentas contables, lo cual es obligatorio considerando que la Autoridad no recibe la factura electrónica cuando se emite y se quiere evitar que los documentos sean alterados. Estandarización de Adenda comercial para evitar que los emisores hicieran variantes de facturas electrónicas dependiendo del receptor. Facturación electrónica en moneda extranjera. Implementación de la facturación a través de terceros, ya que se ofrecían servicios que no estaban regulados por la autoridad. Sobre este último, en un inicio las disposiciones únicamente contemplaban la posibilidad de emitir comprobantes digitales por medios propios, siendo en el año 2007, cuando se dio la posibilidad a los contribuyentes de menor capacidad administrativa de emitir este tipo de documentos utilizando los servicios de proveedores autorizados por el SAT, año en el que comenzaron a operar los primeros cuatro proveedores. En el mes de junio del 2008, fue derogada de la Resolución Miscelánea Fiscal, la regla que permitía la opción de auto impresión antes comentada, situación que previsiblemente incentivará el uso de comprobantes digitales por un mayor número de contribuyentes. Adicionalmente, actualmente se encuentran publicados diversos complementos para que sectores de contribuyentes con actividades específicas, puedan optar por la emisión de comprobantes digitales, tales como las casas de cambio, comisionistas y estados de cuenta bancarios. Actualmente, el Congreso Mexicano, está evaluando una propuesta de reforma para que a partir de julio de 2010, todos los contribuyentes emitan comprobantes fiscales digitales. 61

62 Anexo. Información estadística de México. 1. Incorporación de contribuyentes al esquema de Comprobantes Fiscales Digitales por ejercicio. Estimación ,000 Emisores Meta ,202 Total: 14, ,424 4, (a Junio) 2. Modalidad de emisión. 57% 6,367 43% 8,132 6,014 Por medio de un Proveedor Autorizado Por sus propios medios y sistemas 62