DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 27 de setiembre, 2012 DCA-2287

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº de setiembre, 2012 DCA-2287 Señor Manuel Obregón López Ministro MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Ministerio de Cultura y Juventud para que contrate en forma directa a la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. para que realice obras de acondicionamiento en el edificio de la antigua estación del Ferrocarril al Atlántico, por un monto máximo de un millón trescientos mil colones ( ). Damos respuesta a su oficio DM de fecha 24 de agosto del año en curso, complementado con el oficio DM del 13 de setiembre último, mediante el cual solicita autorización a esta Contraloría General para que el Ministerio de Cultura y Juventud pueda contratar en forma directa a la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. para que realice obras de acondicionamiento en el edificio de la antigua estación del Ferrocarril al Atlántico. I. Antecedentes y justificaciones de la solicitud: En su oficio nos indica que la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. fue adjudicada en el proceso de contratación 2011LA denominada Acondicionamiento Antiguo Banco Anglo y Antigua Estación del Ferrocarril al Atlántico. Explica que en dicho inmueble se deben realizar obras adicionales por un monto de un millón trescientos mil colones ( ). Que las obras de mejoramiento que se deben realizar en el edificio son las siguientes: a) Instalar circuitos de tomacorrientes de tipo general así como sensitivos, b) Instalar tubería y conductores secundarios que alimenten y protejan los circuitos anteriores, c) Equipo de servicio y de distribución eléctrica, d) Conexión de los nuevos circuitos al sistema de tierras existente.

2 2 Señala que, la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. fue adjudicado en la licitación abreviada 2011LA , y ha cumplido con las condiciones cartelarias establecidas, con trabajos de calidad y con un avance conforme a las exigencias técnicas de la inspección. Agrega que, dicho trabajo cuenta con garantía de 12 a 24 meses, a partir de la recepción definitiva de los mismos, según lo establecido en el cartel de la licitación abreviada; y dicha recepción se hizo el pasado mes de diciembre, por lo que aún se encuentra vigente la garantía En forma complementaria señala que, si los trabajos son realizados por otra empresa diferente a la contratada inicialmente, se pierde la garantía sobre dichos trabajos, poniendo en riesgo la pérdida del recurso económico que ya fue invertido en el inmueble. También indica que, los trabajos a realizar en el inmueble son requeridos debido a la cantidad de personal del Colegio de Costa Rica, el cual se encuentra ubicado en la antigua Estación del Ferrocarril al Atlántico, y que ha aumentado significativamente desde inicios del Adicionalmente, mediante el oficio DM del 13 setiembre, ese Ministerio explica que la necesidad de realizar dichas obras de acondicionamiento del edificio es debido a las que se debe dotar de equipo de cómputo, impresoras y fotocopiadoras al personal administrativo del Colegio de Costa Rica. También se explica que los trabajos a realizar no fueron contemplados en la contratación original ya que en el momento en que se llevó a cabo la licitación abreviada 20122LA no se tenía previsto acondicionar personal administrativo de manera permanente en una de las áreas. Que en un principio se pensó que ese espacio sería usado para exposiciones de obras de arte y colecciones de artistas costarricenses, sin embargo fue hasta mediados del mes de mayo del 2012 que se decidió ubicar en ese espacio al personal administrativo del Colegio Costa Rica y empezar el funcionamiento del mismo, con el fin de realizar en ese espacio las labores administrativas de coordinación y de comunicación con agentes de la cadena del libro, la lectura y la escritura, entre otras actividades de promoción y difusión cultural. Finalmente, mediante el oficio CPC del 13 de setiembre, emitido por el Director a.i. del Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural del Ministerio detalla que los trabajos a realizar consisten en lo siguiente: a) La colocación de tomacorrientes de tipo sensitivo para alimentar de energía eléctrica las computadoras del Colegio de Costa Rica, además colocación de la caja del tomacorriente, la unidad del tomacorriente, la placa de color rojo, la tubería de PVC ubicada en el cielo raso para la protección de los cables, el tendido del cableado respectivo, la colocación del disyuntor protector del circuito ramal en el tablero existente del edificio así como los accesorios necesarios para dichos circuitos ramales. b) La colocación de tomacorrientes de tipo general para alimentar de energía eléctrica las impresoras y fotocopiadoras del Colegio de Costa Rica, el cual involucra los mismos pasos indicados anteriormente.

3 3 II. Criterio de la División: El artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa (adicionado por la Ley No.8511) establece que la Contraloría General puede autorizar la contratación directa para aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. En relación con lo anterior, el artículo 139 del Reglamento a dicha Ley, establece que: La solicitud deberá contener una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general, el monto estimado del negocio, la especificación de la partida presupuestaria que ampara la erogación, el cronograma y responsable de esas actividades hasta concluir la ejecución, así como la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. Ello implica que la autorización que este Despacho brinda no es un ejercicio mecánico de mera constatación de circunstancias sino que lleva implícita la valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si se encuentra en una situación excepcional. De esta manera, resultan de especial importancia las razones y justificaciones dadas por la Administración para solicitar la autorización de contratación directa, las cuales deben ser analizadas por este Despacho a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos de la norma. En el caso bajo análisis, ese Ministerio manifiesta su interés en realizar obras de acondicionamiento en el edificio de la antigua estación del Ferrocarril al Atlántico, y expone una serie de razones por las cuales considera conveniente contratar dichas obras en forma directa con la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. En primer lugar, nos indica que existe la necesidad de instalar tomacorrientes de tipo sensitivo y de tipo general en el citado edificio para dotar de equipo de cómputo, impresoras y fotocopiadoras al personal administrativo del Colegio de Costa Rica. También nos explica que los trabajos a realizar no fueron contemplados en la contratación original ya que en el momento en que se llevó a cabo la licitación abreviada 20122LA no se tenía previsto acondicionar personal administrativo de manera permanente en una de las áreas. Como segundo argumento, esa entidad explica que el interés de contratar a la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. ya que dicha empresa fue la que realizó los trabajos al mismo edificio producto de la licitación abreviada 2011LA , y actualmente dichos trabajos se encuentran en garantía, razón por la cual se corre el riesgo de perder esa garantía si los trabajos adicionales que ahora se pretenden contratar los realizara otra contratista. Al respecto hemos de indicar que dichos argumentos resultan atendibles, en el tanto se pretenden contratar obras de acondicionamiento necesarias en el edificio para que el personal administrativo que ahí labora pueda utilizar adecuadamente equipo de cómputo. Adquiere especial relevancia la situación expuesta por ese Ministerio con respecto a la garantía sobre las obras ya realizadas al edificio

4 4 y que actualmente se encuentra vigente, ya que no resulta conveniente para el interés público que otra empresa realice las labores de acondicionamiento adicionales por cuanto se corre el riesgo de perder la garantía existente. De ahí que resulta de especial importancia que las obras adicionales que ahora se pretenden contratar las realice la misma empresa que realizó los trabajos inicialmente contratados, de forma tal que no se afecte la garantía sobre los trabajos ya realizados al edificio. En razón de todo lo expuesto, este Despacho considera que se ha acreditado debidamente las razones por las cuales resulta válido realizar una contratación directa con la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. para que realice los trabajos de acondicionamiento mencionados en el edificio de la antigua estación del Ferrocarril al Atlántico. Por lo tanto, de conformidad con el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, esta División esta anuente a autorizar al Ministerio de Cultura y Juventud para que realice la contratación directa. Ello, sujeto a las condiciones que se dirán. Finalmente, en lo que respecta al trámite de refrendo del contrato que se llegue a formalizar, este Despacho considera conveniente excluirlo del trámite de refrendo contralor y en su lugar disponer que dicho trámite sea de conocimiento de la propia Administración, en vista de las razones de interés público expuestas en la presente gestión, y de que se trata de un monto relativamente pequeño que de conformidad con el Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública una contratación por ese monto no requeriría del refrendo contralor. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización: Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones aquí indicadas será responsabilidad de Manuel Obregón López en su condición de Ministro del Ministerio de Cultura y Juventud, o quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda para que realice el control sobre los siguientes condicionamientos: 1) Se autoriza al Ministerio de Cultura y Juventud para que contrate en forma directa a la empresa Instalaciones Eléctricas Familiares S.A. los trabajos de acondicionamiento del edificio de la antigua estación del Ferrocarril al Atlántico y que fueron detallados en el oficio CPC de fecha 13 de setiembre del 2012, emitido por el Director a.i. del Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural del Ministerio de Cultura y Juventud. 2) Dicha autorización se otorga por un monto máximo de un millón trescientos mil colones ( ). 3) Se advierte que esta autorización no valora ni emite criterio con respecto a la razonabilidad del precio que en definitiva se llegue a pagar por los trabajos contratados, lo cual es un aspecto de absoluta y exclusiva responsabilidad de esa Administración. 4) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones dadas por la Administración, no será viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

5 5 5) De previo a realizar la contratación, esa Institución debe verificar y dejar debidamente acreditado en el expediente administrativo, que a la empresa contratista no le afecta la prohibición para contratar con la Administración establecida en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 215 del Reglamento a la citada ley. Además deberá verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social, tal y como lo dispone el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja. 6) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3, inciso 3) del actual Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, el contrato que se llegue a formalizar queda excluido del trámite de refrendo contralor, y en su lugar la aprobación le corresponderá a la unidad de asesoría jurídica de la propia institución, según el artículo 17 del mismo reglamento. 7) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado MSc. Celina Mejía Chavarría Abogada Fiscalizadora CMCH/chc NI: 16343, NN:09953(DCA-2287) G: