Nivel Básico I Prof. Mariano Correa

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1 Nivel Básico I El presente material forma parte de los contenidos digitales del Inst. John Kennedy. Se prohíbe su uso o distribución sin consentimiento de su autor o de la institución misma.

2 Índice: Introducción y organización del libro Tipos de datos en Excel Propósito de Excel Fórmulas Más sobre fórmulas Fórmulas (operaciones combinadas) Rango de celdas Las funciones Funciones comunes Gráficos Asistente para gráficos Materia pedagógico digital del INSTITUTO JOHN KENNEDY Las Piedras 152 Tel San Miguel de Tucumán CP República Argentina 2

3 MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel es un poderoso software creado por la empresa Microsoft, que nos permite crear tablas de datos, procesarlas, analizarlas y generar resultados tanto numéricos como gráficos. Forma parte del paquete Office, que es un conjunto de programas que combina varios tipos de programas específicos para crear y administrar documentos, libros y hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos y agenda y correo electrónico. ORGANIZACIÓN DEL LIBRO Trabajar en Excel supone administrar una o más hojas de datos, que pueden relacionarse entre sí, dentro de lo que llamamos un LIBRO DE EXCEL. Los elementos básicos a identificar son los siguientes: Más adelante veremos cada barra y analizaremos la totalidad de sus herramientas, por ahora simplemente identificaremos lo básico y funcional para comenzar a trabajar. 3

4 TIPOS DE DATOS EN EXCEL Dentro de una celda podemos ingresar distinto tipo de datos, siendo los más comunes los siguientes: Numéricos: Unicamente números. Ej.: 2014 Alfanuméricos o texto: Contienen letras, números y signos. Ej.: Población en Fecha u hora: Fechas y horarios. Ej.: 12/07/2031, 13:23 Fórmulas: Son procesos (cálculos) definidos por el usuario. Ej.: =E4+E5+E6 Más adelante ahondaremos en cada tipo de dato, ya que cada uno de ellos puede ser representado de diferentes formas. PROPÓSITO DE EXCEL Aunque a menudo Excel es utilizado para crear pequeñas y medianas tablas de datos, se justifica su utilización cuando combinamos los datos ingresados, a través de procesos que nosotros mismos podemos como FÓRMULAS. 4

5 En la imagen anterior, vemos 3 tipos de datos: 1) Texto en las celdas D2, D4, D5, D6 y D7 2) Numéricos en E4, E5, E6 3) Fórmula en E7. Los datos tipo Texto o alfanuméricos se utilizan frecuentemente para titular datos, aunque en algunas oportunidades, no en esta, también para el procesamiento. Los datos numéricos son empleados por excelencia para el procesamiento. En este caso para ser sumados finalmente en una fórmula. La fórmula para indicar a Excel una tarea de procesamiento a realizar. Como se aprecia en la imagen, una fórmula siempre va precedida del signo = (igual). En dicha tarea observamos que no se suman los valores , sino las REFERENCIAS DE CELDA donde está ingresado cada valor. Por qué operamos de esta manera? Porque gracias a ello podremos alterar los valores, por ejemplo, reemplazar 860 por 1020 u otro valor y nuestro resultado final se actualizará automáticamente, independientemente del contenido de la celda. Intenta modificar dicho valor por cualquier otro y presiona Intro o Enter. Dejaremos así, una planilla electrónica armada para sumar 3 valores. Imagínese ahora, esta situación y comprenderá las ventajas de emplear fórmulas: 5

6 MÁS SOBRE LAS FÓRMULAS Las operaciones básicas que una fórmula permite realizar son: Adición (o suma): Se utiliza el signo + (más) Sustracción (o resta): Se emplea el signo (menos) Producto (multiplicación): Para ello utilizamos el signo * (asterisco) Cociente (división): Emplearemos la barra / (barra común) Todos estos operadores aritméticos o signos, se encuentran fácilmente identificados en nuestro teclado numérico. Veamos algunos ejemplos a fin de afianzar nuestra comprensión: 1) =A1+A2 <- Sumará el contenido de las celdas A1, A2 y A3 2) =A1-A2 <- Restará A2 al contenido de la celda A1. 3) =A1*A3 <- Multiplicará el contenido de A1 por el contenido de A3 4) =A2/A4 <- Dividirá el contenido de la celda A2 en el de la celda A4 FÓRMULAS CON OPERACIONES COMBINADAS Excel es muy poderoso y nos permite elaborar fórmulas mucho más completas a través de la combinación de referencias de celdas, operadores, el uso de paréntesis y funciones. Pero vamos paso a paso, observa como se calcularía un promedio trimestral o promedio entre 3 notas, a través de una fórmula: =(A1+A2+A3)/3 <- Suma los contenidos de A1, A2 y A3 y divide el resultado (para ello encerramos entre paréntesis) en 3. De esta manera obligamos a Excel a procesar primero lo que está entre paréntesis, y al resultado una vez obtenido lo dividirá en tres. De no utilizar los paréntesis la fórmula, por regla de signos, operaría así: =A1+A2+A3/3 <- Sumaría contenido de A1 a A2 y finalmente a A3, pero éste último dividido en 3 (interprétese el color rojo y el subrayado). 6

7 RANGO DE CELDAS Llamamos RANGO DE CELDAS a un conjunto de dos o más celdas que deben ser procesadas por alguna fórmula o alguna función. Por ejemplo, si tenemos una columna de 10 o más números y necesitamos sumarla, tendríamos que generar una fórmula similar a esta: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Imagínate ahora si la columna tuviera 20, 30, 50, 100 o más números. La fórmula a generar sería muy complicada. A fin de evitar ese problema, Excel nos permite en esos casos utilizar funciones y rangos, presentándose la solución a este ejemplo de la siguiente manera: =SUMA(A1:A10) <- Indica que sume todo el contenido de celdas desde A1 a A10. Toma siempre en consideración que cuando separas una referencia de celda (por ej. A1), de otra (por ej. A10), debes indicar siempre dos puntos (:). Esos dos puntos, indican a Excel que se trata de un rango que comienza en la primera celda y finaliza en la segunda. LAS FUNCIONES Una función es un proceso pre-definido, que tiene como objetivo facilitar y agilizar nuestra tarea en Excel. Consta de un nombre de función y entre paréntesis un rango y/o proceso a realizar. Por ejemplo, un promedio de 3 notas podemos calcularlo con una fórmula similar a la de este ejemplo que vimos más arriba: = (A1+A2+A3)/3 Pero a través de una función podemos calcularlo de esta manera: =PROMEDIO(A1:A3) Como vemos en el ejemplo, al utilizar la función PROMEDIO(), no es necesario sumar las celdas una por una, tampoco dividir la suma en 3. Promedio sumará los contenidos de celdas desde A1 a A3 y dividirá el resultado en tantas celdas como haya sumado. 7

8 FUNCIONES MUY COMUNES Las funciones más comúnmente empleadas son las siguientes: SUMA() <- Suma todo el contenido de las celdas comprendidas dentro de un rango MAX() <- Encuentra el valor máximo dentro de un rango de celdas MIN() <- Localiza el valor mínimo dentro de un rango PROMEDIO() <- Calcula el promedio de un rango de celdas Veamos un ejemplo de cada caso: =SUMA(A1:A32) <- Sumará todo el contenido entre celdas A1 y A32 =MAX(A1:A60) <- Buscará el número mayor dentro de lo contenido entre A1 y A60 =MIN(A1:A60) <- Hará lo mismo que MAX, pero buscando el valor mas pequeño =PROMEDIO(A1:A9) <- Calculará el promedio general entre las celdas A1 y A9 Veamos gráficamente otro ejemplo: A través de la función SUMA() estamos calculando la población total de países del Mercosur. 8

9 LOS GRÁFICOS La posibilidad de representar a través de gráficos la información de Excel, es uno de los mejores recursos que este software posee. Un gráfico no es otra cosa que la representación visual de los datos de una tabla. Veamos un ejemplo en base a la tabla de datos que acabamos de ver: Lo que vemos no es otra cosa que nuestra tabla representada de manera gráfica. Tengamos en cuenta que una tabla es un conjunto de información referida a un tema en particular, en este ejemplo el tema son las poblaciones de países del Mercosur. Hay distintas formas a través de las cuales uno puede generar un gráfico, nosotros comenzaremos por la más rápida y sencilla, luego veremos las demás. 9

10 ASISTENTE PARA GRÁFICOS El Asistente para gráficos es un tutor o guía que nos lleva paso a paso a elaborar nuestros gráficos. Intentemos seguir estos pasos: 1) Genera en Excel una tabla similar a la que acabamos de ver con los países del Mercosur. Evita poner puntos o comas a los valores numéricos. 2) Una vez generada, selecciona con el mouse toda el área de datos, a saber en el ejemplo, desde Países (B3) hasta (C9). No incluyas el Total, tampoco alguna columna o fila de más, solamente el área que contiene datos. Si has seleccionado bien, la imagen debería ser esta: 3) Con la tabla seleccionada como en el ejemplo, elige el tipo de gráfico a generar, podemos seguir el ejemplo cliqueando en Circular y dentro de los de estilo circular elegir alguno de los 3D (están debajo). Listo!, tenemos nuestro primer gráfico en solo 3 pasos. 10

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