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1 OBSERVACIONES A LA LICITACIÓN No. 3 de 2015 OBJETO: CONTRATAR LA ADQUISICION DEL LICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTALELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN SERTISOFT OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA FIRMA SERTISOFT S.A.S OBSERVACIÓN 1 Solicitamos respetuosamente aclarar en el pliego de condiciones, si la acreditación de experiencia en los contratos en ejecución o terminados, solicitados en el numeral 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA hacen referencia a experiencias en entidades públicas o privadas localizadas en el territorio nacional o pueden ser experiencias en entidades públicas o privadas adquiridas en cualquier lugar del mundo. el proponente haya adquirido experiencia suficiente en la implementación de proyectos de esta naturaleza en el territorio nacional, no sólo en el ámbito legal y cumplimiento normativo, sino también en el ámbito cultural, factores claves a tener en cuenta para asegurar el éxito en la implementación de este tipo de proyectos. OBSERVACIÓN 2 Solicitamos respetuosamente aclarar en el pliego de condiciones, si la acreditación de experiencia en los contratos en ejecución o terminados, solicitados en el numeral 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA deben hacer referencia a experiencias de implementación de sistemas de gestión documental de la licencia del producto ofertado o se pueden acreditar experiencias con productos diferentes al ofertado. el proponente acredite experiencias en la implementación de proyectos con el producto ofertado, factor clave para evitar que se implemente este proyecto con productos sobre los cuales no se tiene la suficiente experiencia. OBSERVACIÓN 3 Solicitamos respetuosamente aclarar en el pliego de condiciones, para los casos de consorcios o uniones temporales la acreditación de experiencia en los contratos en ejecución o terminados, solicitados en el numeral 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA en lo relativo al valor del contrato, si la acreditación del valor de cada contrato aportado por los miembros debe guardar proporción con su participación porcentual en la conformación de la unión temporal o consorcio, es decir, si uno de los miembros de la unión temporal o consorcio aporta un contrato de dos mil millones y tiene una participación del 10%, el contrato aportado al acreditarlo en

2 conjunto, cuenta por 200 Millones (10% de participación) o por los Millones sin tener en cuenta los porcentajes de participación los proponentes miembros de consorcios o uniones temporales participen en la proporción equivalente a sus aportes en la experiencia acreditada en los contratos ejecutados o en ejecución, factor clave para asegurar que cada miembro se comprometa a aportar en ejecución la misma experiencia aportada en el proceso de selección y por ende el éxito del proyecto. OBSERVACIÓN 4 Solicitamos respetuosamente que en el numeral 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA se amplíen las condiciones de validez de experiencia en contratos de gestión documental de 8 años (2007) a 15 años (2.000), incluyendo como requisito que los sistemas de gestión documental realizados entre el año 2000 y el año 2007 se encuentren actualmente en producción y hayan permanecido cobijados por convenios de soporte, mantenimiento y actualización de versiones, bien sea en forma directa o por medio de canales autorizados, lo que a nuestro juicio beneficiaría este proceso licitatorio y a la PGN, al ampliar la oferta de sistemas de gestión documental con un rango de maduración de más años, una mayor robustez reflejada en su amplia permanencia en el mercado y se encuentre tecnológicamente actualizados según los requerimientos técnicos de la presente licitación, por medio de la renovación permanente de los convenios de soporte y mantenimiento. OBSERVACIÓN 5 Debido a la alta complejidad del proyecto en los requerimientos técnicos, de integración y funcionales y que durante la ejecución contractual se puedan evidenciar requerimientos adicionales no incluidos o evidenciados en el pliego de condiciones y anexos técnicos y que por su naturaleza no se pudieran ajustar con ejercicios de parametrización, recomendamos a la entidad solicitar, que el fabricante del sistema de gestión documental ofertado, certifique que tiene la disposición y cuenta con la capacidad de modificar los códigos fuente, para ajustar el sistema a las necesidades de la PGN, en caso de requerirse. OBSERVACIÓN 6 Debido a que las fábricas de software nacionales también pueden clasificar el desarrollo de productos de software como servicios en el grupo F: SERVICIOS, toda vez que el desarrollo de software es catalogado como un intangible, solicitamos respetuosamente que los capítulos CONTRATOS TERMINADOS y 4.1 CLASIFICADOR UNSPSC se adicione el siguiente código según el clasificador UNSPSC así: GRUPO F: SERVICIOS SEGMENTO 81: SERVICIOS BASADOS EN INGENIERÍA, INVESTIGACIÓN Y TECNOLOGÍA FAMILIA 11: SERVICIOS INFORMÁTICOS CLASE 15: INGENIERÍA DE SOFTWARE O DE HARDWARE

3 DESCRIPCIÓN: Diseño de aplicaciones de software para ordenador principal, diseños de aplicaciones para ordenadores personales (pc), diseño de integración de sistemas, servicios de programación de aplicaciones, servicios de programación de sistemas operativos, servicios de programación cliente o servidor, servicios de programación de aplicaciones de la base de datos (erp), servicios de ejecución de aplicaciones, servicios de desarrollo de aplicación del cliente internet / intranet, servicios de desarrollo de aplicación del servidor internet / intranet. CLASIFICADOR UNSPSC OBSERVACIÓN 7 En el anexo técnico número 2, ítem Equipo Mínimo de Trabajo, indican que se requiere: Un (1) Ingeniero Ambiental, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar Es claro que el proyecto y la solución ofrecida están alineados con las políticas de gobierno en materia de cero papel y eficiencia administrativa, sin embargo quisiéramos solicitar retirar este recurso humano del pliego de condiciones y asignar las funciones ambientales sobre otro recurso humano o en caso contrario nos precisen el rol que debe cumplir el ingeniero ambiental en este proyecto y las funciones que debe desempañar. OBSERVACIÓN 8 En el anexo técnico número 2, ítem d. Servicios conexos, indican: Según el presupuesto asignado para esta licitación, resultante del estudio de mercado indica un valor de garantía para los tres años de $ que equivale aproximadamente al 11% anual por concepto de garantía, pero en el item arriba expuesto hace referencia al 5%, por lo cual les solicitamos respetuosamente aclarar si el valor de la garantía es el presupuestado y se trata de un error de transcripción o en efecto se está cambiando el valor de la garantía al 5% anual. OBSERVACIÓN 9 En el anexo técnico 2 en el ítem d. Servicios conexos - Mantenimiento indican:

4 El valor de la hora para personalizaciones no podrá superar el valor del promedio de las horas de los sistemas SIAF Recursos Humanos, SIAF-Almacén, Strategos, Framework del CMS del Portal y la Intranet, SIRI y SIM, vigente para la fecha en que se pueda realizar el contrato de garantía y personalización del SIGDEA. Solicitamos indicar cuál es valor hora de promedio con el propósito de determinar los costos de manera precisa para el proyecto. OBSERVACIÓN 10 En el anexo técnico 2 item Plan de Entrega y Cumplimiento - Análisis y Diseño de requerimientos, Gestión del cambio y parametrización del sistema, indican: A partir del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de treinta (30) días calendario para parametrizar e implementar el SIGDEA, en la Oficina de Sistemas de la PGN, carrera 5 No piso 5º de la ciudad de Bogotá D.C. Si durante el período de parametrización y adecuación a las necesidades de la PGN, la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos se llegaren a presentar fallas en el funcionamiento de los mismos, el contratista deberá proceder a cambiar el bien o los bienes defectuosos. A partir de la suscripción del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de ciento ochenta (180) días calendario para realizar el análisis y diseño de requerimientos y entregar toda la documentación relacionada a la misma, junto con el diseño propuesto Igualmente en el item Plan de Entrega y Cumplimiento - implementación y entrega a satisfacción de la solución donde indican: A partir de los ciento ochenta (180) días calendario de firmada el acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de ciento ochenta (180) días calendario para el desarrollo, configuración, parametrización, implementación, pruebas y puesta en funcionamiento del SIGDEA, sus herramientas, sistema operativo y motor de base de datos, en la ciudad de Bogotá D.C y en una (1) regional piloto (Procuraduría Regional, Provinciales y Judiciales), esto de acuerdo con el cronograma que se establezca al firmar el acta de inicio para la realización de estas labores. Solicitamos amablemente aclarar la inconsistencia referente a que en uno aparte del pliego de condiciones referencian treinta (30) días calendario para parametrizar e implementar el SIGDEA, y en otros dos apartes hacen referencia a 180 días de plazo para implementar y parametrizar el sistema.

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