Plantilla de presupuesto en el Nuevo Modelo de Financiamiento

Transcripción

1 Plantilla de presupuesto en el Nuevo Modelo de Financiamiento Instrucciones para el usuario Estas instrucciones están destinadas a los usuarios finales de la plantilla del presupuesto detallado. Nótese que están pensadas para la primera versión de la plantilla publicada, cuya funcionalidad estaba limitada en algunos aspectos y que se actualizará próximamente. Se insta a los usuarios finales a prestar atención al emplear esta plantilla y se les recomienda que revisen y comprueben los cálculos antes de proceder a su envío. Pestaña de Configuración 1. El inglés es el idioma predeterminado. Pronto estarán disponibles otros idiomas. 2. Seleccione un componente utilizando el menú desplegable. 3. Seleccione su país utilizando también el menú desplegable. 4. Moneda 1) Seleccione la moneda de la subvención en el menú desplegable. Solo se puede elegir entre USD o EUR. 2) La moneda local está preseleccionada en función de cada país. 3) El valor de otra moneda está configurado automáticamente. Si la moneda de la subvención es USD, la otra moneda es EUR. Si la moneda de la subvención es EUR, la otra moneda es USD. 5. Introduzca los tipos de cambio. Ejemplo: 1) Moneda de la subvención: USD. Si la moneda local es USD, introduzca 1 en la celda C11. Introduzca a continuación el tipo de cambio de divisas para EUR en C12. Si la moneda local corresponde a la divisa local del país, introduzca el tipo de cambio de la divisa local en la celda C11. Si se requiere el pago en EUR, introduzca también el tipo de cambio de divisas para el EUR en C12. 2) Moneda de la subvención: EUR Si la moneda local es EUR, introduzca 1 en la celda C11. Introduzca a continuación el tipo de cambio de divisas para USD en C12. Si la moneda local corresponde a la divisa local del país, introduzca el tipo de cambio de la divisa local en la celda C11.

2 Introduzca el tipo de cambio de divisa para USD en C Seleccione el nombre del receptor en el menú desplegable. El número de identificación del receptor aparece automáticamente. Si el nombre del Receptor Principal no apareciera en el menú desplegable, podrá introducir el nombre de uno o más receptores. Pestaña de Presupuesto Detallado y Supuestos 1. La estructura básica de la plantilla modular es la siguiente: Metas -> Objetivos -> Módulo -> Intervención -> Insumo de costos 2. La información del presupuesto detallado debe ser acorde con la información de la plantilla modular y de la plantilla de gestión de adquisiciones y suministros. 3. Los módulos e intervenciones están integrados en la plantilla. 4. Vaya a la pestaña de Presupuesto Detallado. Seleccione el módulo en el menú desplegable de la columna B. 5. Seleccione la intervención en el menú desplegable de la columna D. 6. Introduzca una descripción breve de una actividad en la columna G. 7. Seleccione el insumo de costos relacionado en el menú desplegable de la columna H. En la pestaña de Insumo de Costos tiene una lista completa de Insumos de Costos que le puede servir de referencia. Al introducir el insumo de costos aparecerá una unidad de medida preseleccionada en la columna L. Se trata de una medida estándar de cantidad y unidad para determinados insumos de costos. Se requiere que se utilice una unidad de medida específica para el insumo de costos en todas las subvenciones del Fondo Mundial. En algunos casos aparecerá N/A en la unidad de medida, lo que significa que ésta no está predefinida. En tales casos, añada una unidad de medida en el cuadro de justificación/comentarios de la columna BS. 8. Seleccione el receptor en la columna K. 9. Seleccione una moneda de pago en la columna N. Puede ser diferente de la moneda de la subvención de la pestaña de Configuración. Es un requisito que, en todas las subvenciones del Fondo Mundial, el presupuesto se fije en la moneda de pago, es decir, en la moneda en que los proveedores facturarán los bienes o servicios. Por ejemplo, la moneda de la subvención es EUR. La adquisición de preservativos se paga al proveedor en USD, por lo que la moneda de pago será USD y los supuestos y el costo unitario se deberán introducir en la hoja cálculo del Presupuesto Detallado también en USD. Nótese que el costo unitario del pago se traduce automáticamente en la moneda de la subvención (según el tipo de cambio de divisa que se ha especificado anteriormente) y que todos los

3 flujos de efectivo se reflejan en la hoja de cálculo del Presupuesto Detallado únicamente en la moneda de la subvención. 10. Vaya a la pestaña de Supuestos. Hay tres tipos de pestañas de Supuestos: 1) para agrupaciones de insumos de costos relacionados con los viajes; 2) para agrupaciones de insumos de costos relacionados con los recursos humanos; y 3) para otros tipos de costos (nótese que todos los supuestos relacionados con la gestión de adquisiciones y suministros deben incluirse en una plantilla de GAS independiente). Utilice la pestaña de supuestos relacionada para el costo unitario detallado. 1) Costos relacionados con los viajes: Incluye todos los costos relacionados con formaciones, asistencia técnica y reuniones y dietas, transporte y otros gastos relacionados. lo que la descripción de la actividad (columna B) y la moneda de pago (columna E) - Introduzca los elementos en la columna C y la unidad de medida en la columna D. - Introduzca el costo unitario para cada elemento en la moneda de pago (columna F), el número de personas (columna G), el número de días (columna H) y, si corresponde, especifique la cantidad adicional (columna I). El último campo se incluye en caso de que la cantidad requerida no se mida en función del número de personas ni del número de días (por ejemplo, refrigerios en las formaciones: PEN 5,00 por uno, por 30 personas, por 3 días, por 2 refrigerios véase a continuación). Ejemplo, 3 días de formación con 30 participantes. Pago en moneda local. - Una vez que se introducen los costos detallados, en la columna K aparecerá el costo unitario según lo definido para los insumos de costos relacionados con los viajes agrupados por partida presupuestaria: costo por persona y día. En el ejemplo previo, PEN 56,11 es el costo unitario para la partida presupuestaria 2, y dicho costo unitario debe incluirse en la pestaña de Presupuesto Detallado.

4 2) Recursos humanos: Salarios y otros costos relacionados con los recursos humanos lo que la descripción de la actividad (columna D) y la moneda de pago (columna G) - Introduzca los elementos en la columna E y la unidad de medida en la columna F. La unidad de medida debe establecerse de forma que el costo unitario resultante sea acorde con la unidad de medida predefinida para la agrupación de insumos de costos en materia de recursos humanos. - Introduzca el salario neto en la moneda de pago en la columna H y los gastos de seguridad social y de otros tipos en la columna I. - Se debe introducir asimismo el nivel de esfuerzo (columna K) y el número de personas (columna L) para cada puesto. - Una vez que se introduzca toda la información, en la columna O aparecerá el costo unitario según lo definido para los insumos de costos en materia de recursos humanos agrupados por partida presupuestaria: costo por persona equivalente a tiempo completo por trimestre. Por ejemplo, si hay tres personas empleadas y dos trabajan a tiempo completo (100%) mientras que una trabaja al 60%, el equivalente a tiempo completo será de 2,6 personas (véase más arriba). Este costo unitario debe utilizarse en la pestaña del Presupuesto Detallado. 3) Otros: Utilice la pestaña Otros Supuestos para el resto de actividades, a excepción del costo de la gestión de adquisiciones y suministros. lo que la descripción de la actividad (columna D) y la moneda de pago (columna G) - Introduzca los elementos en la columna E y la unidad de medida en la columna F. - Introduzca el costo unitario en la columna H y la cantidad necesaria en la columna I. - Una vez que haya introducido la información, en la columna K aparecerá la suma de los costos de todos los elementos por partida presupuestaria. Este costo unitario debe utilizarse en la pestaña del Presupuesto Detallado. 4) Se debe utilizar la plantilla de gestión de adquisiciones y suministros (GAS) para incluir los supuestos detallados para la parte de GAS (agrupaciones de costos 4, 5, 6 y 7).

5 11. Una vez que se introduzcan los costos detallados, se debe volver a la pestaña del Presupuesto Detallado. 12. Introduzca en la columna P el costo unitario en la pestaña del Presupuesto Detallado. Estos costos unitarios deben extraerse de la pestañas de Supuestos supuestos de costos relacionados con los viajes (columna K), supuestos de costos relacionados con los recursos humanos (columna O) y otros supuestos (columna K), como se ha descrito previamente. 13. Introduzca la cantidad necesaria para cada trimestre. 14. Para cada partida presupuestaria, seleccione los supuestos que se están utilizando para justificar los costos unitarios en la columna BR. La opción estimaciones detalladas en el menú desplegable significa que se incluyen cálculos detallados en una de las tres pestañas previamente descritas. La opción productos y costos de gestión de adquisiciones y suministros indica que los cálculos detallados se ofrecen de forma separada en la plantilla de gestión de adquisiciones y suministros. Otras opciones implica que se dispone de datos que justifican los costos unitarios presupuestados y que se pueden comunicar previa petición, por ejemplo, presupuestos de posibles proveedores, facturas recientes, estudios de mercado, etc. 15. También se pueden incluir justificaciones y comentarios en la columna BS si así fuera necesario. Tablas de resumen 1. Existen varios tipos de resúmenes en las pestañas de resumen. 2. Vaya a la pestaña Tabla dinámica de resumen de los módulos. 3. Sitúe el cursor en la tabla y haga clic en el botón derecho del ratón. 4. Haga clic en actualizar o presione Alt+F5 para actualizar la tabla dinámica. 5. Vaya a la pestaña Resumen. 6. Aparecerá el resumen del presupuesto para cada módulo y agrupación de costos. 7. Para actualizar la tabla de resumen, actualice la tabla dinámica en la pestaña Tabla dinámica de resumen de los módulos. 8. Vaya a la pestaña Tabla dinámica de resumen de los módulos. 9. Sitúe el cursor en la tabla y haga clic en el botón derecho del ratón. 10. Haga clic en actualizar o presione Alt+F5 para actualizar la tabla dinámica. 11. Vaya a la pestaña Presupuesto de los módulos. 12. Aparecerá el resumen del presupuesto de cada módulo. 14. Para actualizar el presupuesto de los módulos, deberá actualizarse la tabla dinámica de presupuesto de los módulos. Si tiene alguna pregunta o si necesita asistencia, no dude en contactar con su Equipo de País.