GUIA PARA VENTA DEL SISTEMA CON EMISIÓN

Transcripción

1 GUIA PARA VENTA DEL SISTEMA CON EMISIÓN Al accesar al programa con su Usuario y Contraseña, posicione el puntero del mouse en Distribuidores, desplegará una lista, haga clic en REGISTRAR USUARIO El programa se puede vender en diversas formas: SIN ASESORÍA NI SERVICIOS ADICIONALES. Solo hay que capturar los datos del usuario, generar su Comprobante Fiscal y cobrar. Los datos que le pide el sistema para esta forma de venta están divididos en 2 partes: PRIMERA: DATOS DEL USUARIO DEL SISTEMA Nombre del contacto (puede ser distinto al nombre del contribuyente) R.F.C. (del contribuyente y es muy importante que esté correcto porque no se puede modificar) Correo Electrónico (no es indispensable pero es recomendable) Lugar de Emisión Usuario y Contraseña (recomendable pedirle al cliente que sea él quien las introduce y que las apunte de inmediato) SEGUNDA: DATOS DE LA PERSONA A LA QUE SE VA A FACTURAR R.F.C. (puede ser diferente al del Usuario) Nombre y Domicilio Una vez que termina la captura, haga clic en GUARDAR el sistema le lleva a la selección del cliente para que lo seleccione de la lista (ya quedó guardado) y genere el Comprobante Fiscal que usted entregará a su cliente. Si no se guardó correctamente o tiene que hacer alguna modificación, vaya a la pestaña Clientes - Modificar. El Usuario (su cliente) deberá obtener la autorización de los folios y el CBB del SAT y averiguar su Régimen Fiscal y luego accesar al sistema con su Usuario y Contraseña y configurarlo para su uso, todo está en la ayuda, es laborioso pero sencillo.

2 CON SERVICIOS ADICIONALES. Para la configuración del sistema, es necesario que el cliente tenga: o El oficio de Aprobación y el CBB que proporciona el SAT o Saber el Régimen Fiscal bajo el que tributa y o Archivo de su logo (opcional) Si no tiene cualquiera de los puntos anteriores y usted le puede prestar el servicio para obtenerlos, los puede cobrar adicionalmente, de ellos, FeMexico no participa. La siguiente opción de servicio que puede prestar es exactamente igual que en el caso anterior para llegar hasta el punto en el que va a generar el comprobante fiscal que le entregará a su cliente al que le podrá aumentar los servicios que le prestó. CON ASESORIA PARA CONFIGURAR EL SISTEMA. Una vez que ha registrado al cliente y cuenta con el Oficio de Autorización del SAT, el CBB y sabe el Régimen Fiscal, puede ofrecerle la Configuración en el Sistema. Este servicio consiste en que usted capture por su cliente, los datos que debe ingresar al sistema, para hacerlo necesita: a. Cerrar su sesión como Distribuidor (Salir del Sistema) b. Pedirle al cliente que ingrese con su Usuario y Contraseña c. En el momento en que ingrese, aparecerá una página que le permite seleccionar el formato de acuerdo al tipo que seleccionó (Facturas, Recibos de Honorarios o de Arrendamiento) d. Una vez seleccionado, le lleva a una pantalla que le permite la captura de todos los datos. Esta dividida en secciones: PRIMERA.- 2do paso Registro de sus datos... muestra la parte que va a capturar en la siguiente sección. SEGUNDA.- FAVOR DE LLENAR CON SUS DATOS FISCALES Solo hay que poner los datos que su cliente quiera y los puede alinear, poner en negritas o seleccionar entre 2 tamaños. TERCERA.- DATOS OBLIGATORIOS, solo le falta llenar el Régimen Fiscal porque el RFC y el lugar de emisión, usted ya los capturó al registrarlo.

3 CUARTA.- DATOS PARA EL SISTEMA, solo pide correo electrónico y nombre de la persona a la que debemos contactar, ya los capturó al registrarlo. A partir de aquí, puede pulsar el botón VER COMO QUEDARAN MIS Facturas o Recibos y en una nueva ventana se mostrará lo que ha capturado, al cerrar esa nueva ventana, regresará a hacer las modificaciones que desee. QUINTA.- CONFIGURAR IMPUESTOS Y RETENCIONES... debe capturar el porcentaje de IVA y si el cliente maneja algún impuesto adicional, debe capturar la descripción y el porcentaje. SEXTA.- CAPTURAR LOS DATOS DE LA APROBACIÓN DEL SAT Le pide la fecha (en un formato específico dd/mm/aaaa), serie si el cliente la maneja, folio inicial, folio final y el número de aprobación. El CBB lo debe subir haciendo clic en el botón Seleccionar Archivo, que abrirá una ventana para ubicarlo. Si el cliente utiliza Logo, haga clic en el botón Seleccionar Archivo de la línea correspondiente. SÉPTIMA: OPCIONAL: Configurar Forma y Medio de Pago La función de ésta es que cuando este generando un comprobante fiscal, le ofrezca automáticamente la que el cliente mas necesita, por default viene: Forma de Pago -> En una sola Exhibición Medio de pago -> Efectivo: Pero si su cliente generalmente no sabe si le pagaran de contado o en parcialidades, seleccione Dejar en Blanco, asi se lo ofrecerá siempre que genere una factura pudiendo cambiarla desde esa función. LOS ULTIMOS 4 BOTONES: VER COMO QUEDARAN MIS Facturas o Recibos. Ya vimos su función, lo puede picar cuantas veces sea necesario TERMINAR Lo lleva al inicio del programa y si algo quedó inconcluso, le avisará para que vuelva a entrar a la página de configuración Si seleccionó un formato con Logo, aparecerán:

4 AJUSTAR LOGO Al hacer clic en este, se abrirá una nueva ventana que indica el tamaño de la imagen y las coordenadas en las que está configurado para que las cambie. Al hacer clic en VER CAMBIOS abrirá otra ventana en la que muestra como se ve con esas medidas, cámbielas en la ventana de las medidas y vuelva a hacer clic en VER CAMBIOS para que se la muestre con los ajustes que hizo. Debe refrescar la ventana de medidas si es que no cambiaron los datos (clic en esa ventana y luego F5) Esta operación la puede repetir las veces que desee, pero tenga en cuenta que hay imágenes que no se pueden ajustar o que no se pueden cargar, el cliente tendrá que modificarla (lo que se puede hacer la mayoría de las veces con PAIT de Microsof Office e intentar subirla de nuevo.) Para volver a la página de configuración, cierre ambas ventanas. QUITAR LOGO Si se le presentaron muchos problemas con el Logo o el cliente no quedó satisfecho, haga clic aquí para eliminarlo del sistema. NOTAS IMPORTANTES: a. Si el cliente elige un formato con Logo y no lo introduce, su factura dejará el espacio en blanco, esto puede ser del gusto del cliente y puede enseñarle como subirlo después. b. Al pulsar TERMINAR, entrará a la pantalla principal siempre en modo DEMO. Si le falta algún dato obligatorio, le indicará y no lo dejará hacer otra cosa, volverá a la pantalla de configuración hasta que quede completa la información. c. La prueba final para demostrarle al cliente que todo quedó correcto es que el cliente haga un documento en Blanco estando en Modo DEMO, pulse la pestaña Facturas o Recibos - Imprimir en Blanco y que verifique que todo salió correcto. En modo DEMO no se guarda ningún dato ni se afecta el consecutivo de folios. d. Si detecta que un dato de la configuración está equivocado, lo puede corregir en la pestaña Ayuda Mis Datos y mi Formato del Menú. e. Pulse SALIR para cerrar la sesión de su cliente.

5 GENERACIÓN E IMPRESIÓN DE UN LOTE DE FOLIOS. Este servicio consiste en la elaboración de un archivo que contiene todos los folios que le autorizó el SAT a un contribuyente para mandarlos imprimir. Es indispensable que se lleve a cabo el Registro y la Configuración completa para que el cliente esté en condiciones de generar Comprobantes Fiscales Válidos. (todo lo visto anteriormente) Debe ingresar con el usuario y contraseña de usted como Distribuidor, solo posicione el mouse en la pestaña Distribuidores y desplegará una lista, el último es Generar Archivo y le llevará a una pantalla en la que le pide que capture el número de autorización. Al capturarlo pasa a la siguiente pantalla que le informa el rango de folios que capturó de esa autorización para que seleccione el número inicial y el final. Es recomendable que solo mande generar en grupos de 100 ya que si el tiempo de conexión se agota o se satura la memoria, marcará un error, si esto le sucede, cierre la ventana y vuelva a intentarlo. Una vez que se terminó de generar el archivo, aparecerá en una nueva pestaña para que lo mande imprimir, el archivo contiene los Originales foliados en forma consecutiva en las páginas NONES, las copias en las PARES. Al cerrar ésta, quedará en la ventana anterior, dependiendo del navegador, deberá refrescar la pantalla (pulse F5) para que le indique hasta que folio imprimió y pueda continuar con los que siguen. NOTAS ADICIONALES PARA ESTA OPCION: Usted registrará al usuario y usará una contraseña pero no es necesario que su cliente la sepa ya que él no va a entrar al sistema, solo usted y por esta única ocasión, a menos de que requiera de reimpresiones posteriores. Recomendamos usar tanto como usuario y contraseña, la fecha, si se le presentan 2 casos el mismo día, la segunda no se la dejará capturar porque le dirá que ya existe, solo auméntele un número a Usuario o cualquier dato con el que usted lo identifique, la contraseña puede quedar igual.

6 Puede ofrecerle a su cliente que le guarda el archivo en el dispositivo en que lleva su oficio de autorización y el CBB por si requiere reimprimir algún documento. Para guardar el archivo, el procedimiento difiere según el navegador que utilice, por ejemplo con Google Chrome, aparece una barra cuando pasa el mouse abajo a la derecha de su pantalla, el ícono del Diskette, sugiere guardarlo pero solo guarda el formato HTML sin datos, lo que hay que hacer para guardarlo en PDF es hacer clic en el ícono de la impresora de esa barra y se abrirá una ventana del lado izquierdo que contiene una sección que se llama DESTINO, ahí debe seleccionar IMPRIMIR EN PDF, y luego clic en IMPRIMIR, le preguntará el destino y nombre del archivo, recomendamos usar Facturas o Recibos de (nombre del cliente) y fecha. En los demás navegadores, lo gurda en PDF directamente al hacer clic en el ícono del diskette. Usted se puede meter a esta opción a hacer los archivos cuantas veces se requiera, no le incrementan el número de usuarios, pero solo usted puede hacer la de sus clientes, nadie mas. FeMexico Prol. Paseo Montejo 498 Local B, Itzimna, 97100, Mérida, Yuc. Tel: Nextel: Ricardo Curiel