1. PORTALES WEB, PORTALES DE INTERNET, PORTALES ELECTRÓNICOS, PORTALES INSTITUCIONALES, O PORTALES DE TRANSPARENCIA?

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1 LINEAMIENTOS DE SUPERVISIÓN DE LOS PORTALES DE TRANSPARENCIA DE LOS GOBIERNOS REGIONALES Y MUNICIPALIDADES PROVINCIALES UBICADAS EN CAPITALES DE DEPARTAMENTO INDICE 1. PORTALES WEB, PORTALES DE INTERNET, PORTALES ELECTRÓNICOS, PORTALES INSTITUCIONALES, O PORTALES DE TRANSPARENCIA? IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIÓN BASE LEGAL DE LA SUPERVISIÓN INFORMACIÓN DE ACTUALIZACIÓN MENSUAL Y TRIMESTRAL FECHA DE REALIZACIÓN DE LA SUPERVISIÓN INFORMACIÓN CUYA DIFUSIÓN SE SUPERVISA... 5 a. Documentos normativos y de gestión... 5 b. Información presupuestal actualizada... 8 c. Adquisición de bienes y servicios d. Actividades oficiales e. Funcionario o funcionaria responsable del portal f. Comunicación con el público usuario g. Prácticas de buen gobierno DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL Y PRÁCTICAS DESTACABLES DIFUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES LA COORDINACIÓN ENTRE EL PROGRAMA DE DESCENTRALIZACIÓN Y LAS OFICINAS DEFENSORIALES LOS RESPALDOS ELECTRÓNICOS METODOLOGÍA UTILIZADA PARA LA OBTENCIÓN DE LOS RESULTADOS PARTICIPACIÓN DE LAS OFICINAS DEFENSORIALES EN LA SUPERVISIÓN... 17

2 1. PORTALES WEB, PORTALES DE INTERNET, PORTALES ELECTRÓNICOS, PORTALES INSTITUCIONALES, O PORTALES DE TRANSPARENCIA? En nuestro ordenamiento jurídico existen normas que indistintamente hacen referencia a la obligación de difundir información pública a través de portales Web, portales de Internet, portales electrónicos, portales institucionales y portales de transparencia. Para la supervisión, utilizamos el nombre de portales de transparencia, en atención a que así se le denomina explícitamente en el Título II de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública 1, cuando se dispone el deber de las instituciones estatales de ser transparentes en su gestión. El portal de Internet, el portal Web, el portal electrónico, o el portal institucional, como se le quiera llamar, debe tener como primera y última finalidad el ser una herramienta o un medio electrónico de transparencia de la gestión institucional, que permita acercar la gestión del Estado a la ciudadanía, así como facilitar el acceso de las personas a los servicios que presta la institución. Cualquier otra información que sea difundida a través de la página Web de la institución y, que no tenga relación con su gestión, tendrá una naturaleza adicional, porque las páginas Web de las instituciones estatales son principalmente portales para la transparencia de la gestión pública. Por ello, la supervisión se debe realizar visitando la página Web en su conjunto, y no circunscribirse únicamente a la visita del enlace Transparencia. Ello en tanto hay instituciones públicas que difunden determinada información sobre su gestión en un enlace específico denominado Transparencia y, el resto, en otros enlaces de la página Web de la institución, u otras que anunciando la difusión de determinada información en el enlace Transparencia en realidad la difunden en otro/s enlace/s o viceversa IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIÓN La supervisión de los portales de transparencia se realiza en virtud de nuestra labor de supervisión del cumplimento del deber de transparencia por parte de la administración estatal, así como de defensa de los derechos de acceso a la información pública y de vigilancia ciudadana. Asimismo, se realiza en el marco de nuestra labor de acompañamiento al proceso de descentralización y de promoción de las prácticas de buen gobierno en el ámbito regional y local. 1 No obstante, debemos apuntar que en diversos artículos de la Ley, así como en su reglamento, se usa también el nombre de portales de Internet. 2 Cabe indicar que ante esta dificultad, la Secretaría de Gestión Pública de la PCM está realizando esfuerzos concertados para definir lineamientos de uniformización del contenido y formato de los portales de transparencia de las entidades públicas. Es así que la Directiva Nº PCM/SGP, aprobada mediante Resolución Ministerial Nº PCM que busca esta uniformización, está siendo revisada y será modificada recogiendo las observaciones, exhortaciones, sugerencias y recomendaciones de organizaciones de la sociedad civil y de la Defensoría del Pueblo.

3 A través de la supervisión, se busca verificar el nivel de cumplimiento de las normas legales referidas a la obligación de las instituciones públicas de difundir información relacionada con su gestión, a través de sus portales de transparencia; así como, persuadirlas -específicamente a los gobiernos regionales y locales supervisados-, a optimizar sus niveles de cumplimiento, en el marco de nuestro rol de colaboradores críticos del Estado. Vale indicar que el Programa de Descentralización y Buen Gobierno supervisa, desde el año 2004, los portales de transparencia de los gobiernos regionales y, desde el año 2008, también el de las municipalidades provinciales ubicadas en capitales de departamento. 3. BASE LEGAL 3 DE LA SUPERVISIÓN La obligación de difundir información pública a través de los portales de transparencia se encuentra desarrollada, principalmente, en el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº PCM. También existen otras normas que de forma explícita o implícita establecen el deber de difundir información de la gestión pública a través del portal de transparencia, entre ellas la: Ley Nº 27783, Ley de Bases de la Descentralización, la Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, y la Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, Ley Nº 29091, Ley que modifica el párrafo 38.3 del artículo 38º de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y su reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº PCM, Ley Nº 28056, Ley Marco del Presupuesto Participativo; la Ley Nº 29298, que modifica la Ley Marco del Presupuesto Participativo; Ley Nº 29060, Ley del Silencio Administrativo General, Decreto Legislativo Nº 1017 que aprueba la Nueva Ley de Contrataciones Estatales, Directiva Nº PCM/SD, Directiva para la Culminación e Implementación de la Transferencia de Funciones Sectoriales a los Gobiernos Regionales, aprobada mediante Resolución de Secretaría de Descentralización Nº PCM/SD. 4. INFORMACIÓN DE ACTUALIZACIÓN MENSUAL Y TRIMESTRAL La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento establecen 4 que la información contenida en los portales de transparencia debe actualizarse al menos una vez al mes y, que en el caso de la información presupuestal, la de la ejecución de los proyectos de inversión, la información del 3 En el Anexo I de este documento se encuentra un consolidado de las disposiciones contenidas en estas normas, que están referidas a la obligación de difundir información pública mediante los portales de transparencia, por lo que es de mucha importancia su lectura completa. 4 Artículo 9º del Reglamento y artículos 24º y 25º de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

4 personal, la correspondiente a las adquisiciones y contrataciones estatales 5, debe ser publicada trimestralmente. En el caso de la información que debe ser difundida trimestralmente, la Ley dispone que deberá publicarse dentro de los treinta días calendario siguientes de concluido cada trimestre 6. Debemos enfatizar en que lo antes descrito debe considerase como una periodicidad mínima exigida por la norma para actualizar la información, ya que lo óptimo es que la actualización se realice de manera permanente y no sólo al menos una vez al mes, o dentro de los treinta días siguientes de la conclusión del trimestre. Para citar dos ejemplos, la agenda presidencial o del alcalde debe estar actualizada no sólo con las actividades realizadas, sino también con las venideras, por lo que la actualización debe ser permanente y no sólo una vez al mes. En el caso de las contrataciones y adquisiciones estatales, tanto las convocatorias, como los resultados de los procesos de selección deben ser difundidos oportunamente, sin esperar la conclusión del trimestre para realizar recién la actualización. 5. FECHA DE REALIZACIÓN DE LA SUPERVISIÓN De acuerdo a lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento 7, el Programa de Descentralización y Buen Gobierno realiza supervisiones trimestrales a los portales de transparencia de los gobiernos regionales y de las municipalidades provinciales ubicadas en capitales de departamento. Como es entendible, no es materialmente posible que el Programa, actualmente, supervise la difusión de la información que debe ser actualizada como mínimo una vez al mes (ya que son 25 gobiernos regionales y 25 municipalidades provinciales que se supervisan). Teniendo en cuenta lo antes mencionado la supervisión se realiza bajo la siguiente secuencia: Trimestre supervisado Primer trimestre Segundo trimestre Tercer trimestre Cuarto trimestre Mes en que se realiza la supervisión A partir de Mayo, es decir, luego de transcurridos los treinta días siguientes a la conclusión del primer trimestre. A partir de Agosto, es decir, luego de transcurridos los treinta días siguientes a la conclusión del segundo trimestre. A partir de Noviembre, es decir, luego de transcurridos los treinta días siguientes a la conclusión del tercer trimestre. A partir de Febrero del siguiente año, es decir, luego de transcurridos los treinta días siguientes a la conclusión del cuarto trimestre. 5 El Artículo 25º del Reglamento dispone que trimestralmente deben publicarse los progresos realizados en los indicadores de desempeño establecidos en los planes estratégicos institucionales o en los indicadores que le serían aplicados, en el caso de entidades que hayan suscrito Convenios de Gestión. Esta información no la estamos supervisando debido a que en la Directiva Nº PCM/SGP, aprobada por Resolución Ministerial Nº PCM se menciona erróneamente la difusión de indicadores de desempeño establecidos en el Plan Operativo Institucional, y no en el Plan Estratégico Institucional, lo cual ha traído consigo la falta de certeza de que es lo que se debe difundir por parte de las entidades supervisadas. 6 Artículo 24º de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 7 Artículo 24 y 25 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y Artículo 9 del Reglamento.

5 6. INFORMACIÓN CUYA DIFUSIÓN SE SUPERVISA A continuación se encuentra el detalle de la información supervisada, así como algunos consejos de importancia para una correcta supervisión 8. a. Documentos normativos y de gestión Son aquellos documentos de carácter básico con los que se gestiona la organización y el funcionamiento de la institución, ya sea gobierno regional o gobierno local. La supervisión comprende la difusión de los siguientes documentos: Gobierno Regional Organigrama Reglamento de Organización y Funciones (ROF) Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) Cuadro de Asignación de Personal (CAP) Plan Regional de Desarrollo Concertado Plan Estratégico Institucional (PEI) Agenda de Sesiones del Consejo Regional Actas de sesiones del Consejo Regional Acuerdos del Consejo Regional Ordenanzas Regionales Decretos Regionales Municipalidad Provincial Organigrama Reglamento de Organización y Funciones (ROF) Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) Cuadro de Asignación de Personal (CAP) Plan Provincial de Desarrollo Concertado Plan Estratégico Institucional (PEI) Agenda de Sesiones del Concejo Municipal Actas de sesiones del Concejo Municipal Acuerdos del Concejo Municipal Ordenanzas Municipales Decretos de Alcaldía Se trata de información que debe ser actualizada por lo menos una vez al mes. Para la supervisión y llenado de la ficha, debe tenerse en cuenta las siguientes pautas: Señalar el nombre del gobierno regional o local supervisado, así como la fecha de supervisión. Señalar en la ficha de supervisión la norma de aprobación o modificación del TUPA, del ROF y del organigrama, así como su fecha de emisión. En el caso de los gobiernos regionales, debido a la necesidad de adecuación de los documentos normativos y de gestión, a las nuevas competencias y funciones que les han sido transferidas por el Gobierno Nacional, supervisaremos el TUPA en un comienzo y, progresivamente, se supervisará esta adecuación en los otros documentos como el ROF y el organigrama. EL Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) El TUPA debe estar adecuado a la Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General; Ley Nº 29060, Ley del Silencio Administrativo, y al Decreto Supremo Nº PCM, que establece disposiciones para la elaboración de los TUPAs. En virtud de estas normas, el TUPA debe estar actualizado y ser difundido en un lugar visible y destacado del portal, conjuntamente con su norma de 8 Todo lo descrito en adelante guarda directa relación con la base legal consolidada en el Anexo.

6 aprobación y sus modificatorias 9. De no cumplirse con estos requisitos se considera como INCUMPLIMIENTO. Cabe indicar que el TUPA de los gobiernos regionales debe adecuarse a las competencias y funciones transferidas por el Gobierno Nacional. Los sectores debieron haber publicado TUPAS modelos que se espera sean considerados por los gobiernos regionales al momento de elaborar los suyos, sin embargo sólo algunos sectores han cumplido con hacerlo. Estos son: Educación 10, Trabajo 11, Salud 12, Transportes y Comunicaciones 13, Energía y Minas 14, Comercio Exterior y Turismo 15 y algunos procedimientos en Agricultura 16. La supervisión específica de esta adecuación, será realizada por el Programa de Descentralización y Buen Gobierno. El ROF y el CAP Se supervisa la difusión de estos dos documentos actualizados al año de supervisión 17. Cabe indicar que estos documentos también deben adecuarse a las competencias y funciones transferidas por el Gobierno Nacional. La supervisión específica de esta adecuación también será realizada por el Programa de Descentralización y Buen Gobierno. Planes de Desarrollo Concertado Debe tenerse en cuenta que en el marco de los procesos de presupuesto participativo, el Plan de Desarrollo Concertado podría ser actualizado, específicamente en el inicio del proceso, es decir, en el primer momento de los talleres. En caso se tome conocimiento de dicha actualización, debería supervisarse que ésta se señale y difunda en el portal de transparencia del gobierno regional y/o local. De lo contrario, mientras se difunda un Plan de Desarrollo Concertado que como mínimo comprenda el año de la supervisión se considera que hay CUMPLIMIENTO. 9 El TUPA debe ser aprobado por Ordenanza. En el caso de las modificaciones que no impliquen la creación de nuevos procedimientos o el incremento de derechos de tramitación o nuevos requisitos, podrán realizarse a través de una Resolución Ejecutiva Regional o un Decreto de Alcaldía, de lo contrario deberá hacerse mediante ordenanza. 10 Publicado el 8 de febrero del 2008, mediante Resolución Ministerial ED (TUPA contenido en una Separata Especial). 11 Publicado el 19 de enero del 2008, aprobado mediante Resolución Ministerial TR. 12 Publicado el 10 de julio del 2009, mediante Resolución Ministerial N /MINSA. El enlace es el siguiente: hftp://ftp2.minsa.gob.pe/destacados/archivos/512/rm pdf 13 Publicado el 25 de abril del 2008 mediante la Resolución Ministerial Nº MTC/01. El 3 de enero del 2009 se publicó la Resolución Ministerial Nº MTC/1 en la cual aprueban procedimientos adicionales. 14 Publicado el 27 de marzo del 2008 mediante Resolución Ministerial Nº MEM/DM. 15 Publicado el 30 de junio del 2008, mediante Resolución Ministerial Nº MINCETU/DM. 16 Publicado el 1 de abril del 2009, aprobado mediante la Resolución Ministerial Nº AG. El 10 de julio del 2009, se incluyeron otros procedimientos, mediante Resolución Ministerial Nº AG. 17 Si se difunde un ROF o un CAP del año 2008 y se trata de la supervisión 2009, calificará como incumplimiento.

7 Plan Estratégico Institucional (PEI) Este documento que, en el caso de los gobiernos locales recibe el nombre de Plan de Desarrollo Institucional, debe comprender por lo menos el año de la supervisión para calificar su difusión como CUMPLIMIENTO. Ordenanzas y Decretos Se debe supervisar la difusión de las ordenanzas y decretos que se emitieron durante el periodo supervisado, así como la difusión de al menos todas las ordenanzas emitidas desde el inicio del año a la fecha de supervisión, ya que es importante que la ciudadanía tenga acceso permanente a estas normas. La Defensoría del Pueblo recomienda que en los enlaces de las ordenanzas y decretos, se señale la fecha de última actualización, a fin de tener certeza que luego de dicha fecha ya no se han emitido más ordenanzas o decretos. Al supervisar la publicación actualizada de las ordenanzas regionales, se debe tener en cuenta que en caso no se indique expresamente la fecha de última actualización en el enlace correspondiente y, hubiera duda razonable del incumplimiento en la difusión actualizada de las ordenanzas emitidas, se debe cruzar dicha información con el portal Web del Diario Oficial El Peruano, antes de calificar como cumplimiento o incumplimiento. En el caso de los decretos regionales, las ordenanzas municipales 18 y decretos de alcaldía, éstos no se publican en el Diario Oficial El Peruano. Para calificar como CUMPLIMIENTO tendría que verificarse la difusión de como mínimo de una ordenanza del mes de junio. Por ello, de existir duda razonable acerca del incumplimiento de su difusión actualizada, para calificar como INCUMPLIMIENTO se sugiere seguir el criterio expuesto en el siguiente ejemplo: Si supervisando en el mes de septiembre la actualización a junio, encontramos que la última ordenanza o decreto emitido tiene fecha de febrero, marzo, abril o mayo, y además no existe un aviso o anuncio indicando que no se han emitido más ordenanzas, debemos calificarlo como incumplimiento, bajo la presunción que desde aquellos meses al mes de setiembre, es probable que se haya emitido alguna ordenanza. En todo caso, de ser necesario, el Programa de Descentralización y Buen Gobierno podría averiguar directamente o mediante el apoyo de las Oficinas Defensoriales, el cumplimiento de la difusión actualizada de las ordenanzas y decretos, en su supervisión trimestral. La Oficina Defensorial podría colaborar con dicha verificación, mediante una llamada telefónica, un correo electrónico o una visita al Secretario General de la entidad, previa captura de un respaldo electrónico en el portal de transparencia de dicha entidad. Actas de sesiones del Consejo Regional 18 Sólo la Municipalidad Metropolitana de Lima difunde sus ordenanzas a través del Diario Oficial El Peruano.

8 Se supervisa la difusión de las actas de las sesiones ordinarias, las mismas que deben realizarse, como mínimo una vez al mes 19. Para calificar como cumplimiento sólo basta que se difunda un acta de sesión ordinaria por cada mes del trimestre supervisado. Actas de sesiones del Concejo Municipal Se supervisa la difusión de las actas de las sesiones ordinarias, las cuales deben realizarse al mes en número no menor de dos, ni mayor de cuatro. Para calificar como cumplimiento sólo basta que se difundan dos actas de sesión ordinaria por cada mes del trimestre supervisado. Acuerdos de Consejo Regional o del Concejo Municipal Se calificará como CUMPLIMIENTO cuando como mínimo haya un acuerdo difundido al mes de junio. De no ser así y de existir duda razonable acerca del incumplimiento de la difusión actualizada de los acuerdos, se sugiere adoptar el criterio expuesto en el siguiente ejemplo: Si supervisando en el mes de septiembre la actualización a junio, encontramos que el último acuerdo difundido tiene fecha de febrero, marzo, abril, o mayo, y además no existe un aviso o anuncio señalando que no se ha adoptado más acuerdos, debemos calificarlo como incumplimiento, bajo la presunción que desde aquellos meses al mes de setiembre, es probable que se haya llegado a acuerdos y estos no se hayan difundido. b. Información presupuestal actualizada De acuerdo a la Ley esta información debe ser actualizada trimestralmente. La información presupuestal que comprende la supervisión es: - Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). - Presupuesto Institucional Modificado (PIM). - Presupuesto Institucional Ejecutado (PIE). - Proyectos de Inversión Pública en ejecución. - Remuneraciones. - Beneficios del Presidente del Gobierno Regional / Beneficios del Alcalde o Alcaldesa provincial. - Beneficios del personal en general. Los beneficios que supervisamos son los correspondientes a viáticos y a telefonía celular. PIA, PIM 20 y PIE 19 Artículo 14º de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales. 20 El PIA es el presupuesto inicial de una entidad pública aprobado por el titular del pliego con cargo a los créditos presupuestarios (antes llamados asignación presupuestaria, asignación o marco presupuestario) establecidos en la Ley Anual de Presupuesto Público para el año fiscal respectivo. El PIM es el presupuesto actualizado del pliego que comprende el PIA, más las modificaciones presupuestarias tanto en el nivel institucional (créditos suplementarios: incrementos en los créditos

9 Esta información puede ser difundida por separado o en un sólo documento y se debe señalar específicamente su actualización al primer, segundo, tercer o cuarto trimestre. La información del PIA, PIM y PIE actualizado a los trimestres anteriores debe difundirse como mínimo durante todo el ejercicio correspondiente, lo cual también es considerado para calificar como CUMPLIMIENTO O INCUMPLIMIENTO. Proyectos de inversión pública en ejecución Para la calificación se debe tener en cuenta que no basta con la publicación de una relación de los proyectos u obras realizadas, o de fotos de éstas. Se debe especificar el presupuesto total del proyecto, el presupuesto del periodo correspondiente y su nivel de ejecución, así como el presupuesto acumulado. Las entidades que cumplen con difundir esta información lo hacen especificando que el proyecto está totalmente ejecutado o está en ejecución, utilizando porcentajes de ejecución. De cumplirse con lo descrito se considera como CUMPLIMIENTO. La difusión de información sobre la ejecución física de los proyectos de inversión pública no constituye una obligación legal, razón por la cual no se encuentra incluida en nuestra supervisión. Sin embargo, cuando verificamos que ello se da en algunos portales, lo destacamos como una buena práctica. Al respecto, la Defensoría del Pueblo ha recomendado a la Secretaría de Gestión Pública, mediante Oficio Nº DP/AAE, del 24 de julio del 2009, que en su nueva Directiva de Uniformización de Contenidos de los Portales de Transparencia de las entidades públicas, se contemple la difusión de información sobre la ejecución física de los proyectos de inversión pública, así como cuáles son resultado del proceso de presupuesto participativo. Por ello, para efectos de la calificación se deberá tener en cuenta el siguiente cuadro: Cumplimiento Básico Monto del presupuesto total del proyecto. Monto del presupuesto del periodo correspondiente y su nivel de ejecución. Presupuesto acumulado. Basta con esto para calificar como cumplimiento Cumplimiento Meritorio Difusión de ejecución física de los proyectos de inversión pública. Es un cumplimiento que debe ser destacado Remuneraciones Se debe difundir información sobre las remuneraciones de los altos funcionarios y el personal en general, es decir, remuneraciones específicas por cada uno de ellos: nombre y apellido y su respectiva remuneración. No es suficiente ni transparente la mera difusión de la escala remunerativa y el rango salarial (Ejemplo: Trabajador FI: remuneración no menor de x soles y no mayor de y soles). presupuestarios autorizados, provenientes de mayores recursos respecto de los montos establecidos en la Ley de Presupuesto del Sector Público; y transferencias de partidas: traslados de créditos presupuestarios entre pliegos), como en el funcional programático (habilitaciones: incremento en los créditos presupuestarios de actividades; y anulaciones presupuestarias: supresión total o parcial de los créditos presupuestarios de actividades o proyectos) efectuadas durante el ejercicio presupuestario.

10 Se entiende que esta obligación es extensiva a la difusión de los honorarios de los profesionales de la entidad. Al respecto, cabe destacar que existen gobiernos regionales y locales que vienen cumpliendo de modo constante con la publicación tanto de las remuneraciones, como de los honorarios de su personal. Cuando los gobiernos regionales y locales difunden toda esta información se califica como CUMPLIMIENTO. Beneficios del Presidente Regional, Alcalde o Alcaldesa y personal en general La Defensoría del Pueblo supervisa la difusión de los beneficios correspondientes a viáticos y telefonía celular 21. c. Adquisición de bienes y servicios La Defensoría del Pueblo supervisa la difusión de: - El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones-PACC. - Las convocatorias de los procesos de adquisiciones y contrataciones, es decir, las bases de las convocatorias. - Los resultados de los procesos de adquisiciones y contrataciones, es decir, las actas de otorgamiento de la buena pro. Este tipo de información también debe ser actualizada trimestralmente. En caso no sea posible visualizar las bases de las convocatorias o las actas de buena pro de trimestres anteriormente supervisados (como mínimo dentro del año supervisado) se considerará como INCUMPLIMIENTO, en tanto se trata de información que debe estar disponible en forma permanente. Cabe señalar que existen portales de gobiernos regionales y/o locales cuyos enlaces del PACC, las convocatorias y/o resultados del proceso de selección redireccionan al portal del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones Estatales (SEACE). Cuando ello sucede, en algunos casos es posible visualizar la información, mientras que en otros casos está condicionado al ingreso de un nombre de usuario y una contraseña. Por ello, aun cuando la redirección al SEACE posibilite que el ciudadano acceda directamente a información sobre el completo desarrollo de los procesos de selección del Gobierno Regional o Local, si no se difunden las bases de las convocatorias y las actas de otorgamiento de la buena pro en el portal de transparencia del gobierno regional o local, se considera como INCUMPLIMIENTO en tanto la naturaleza de dicho sistema electrónico es brindar información a los postores y proveedores de bienes y servicios, sobre oportunidades de negocio con el Estado, estando su diseño orientado a aquello. En todo caso, una redirección de este tipo podrá ser adicional al cumplimiento de la difusión en el propio portal de transparencia. Las bases de las convocatorias, así como el acta de buena pro de los procesos de selección deben difundirse ordenada y actualizadamente en el portal institucional 21 En el Anexo I se detalla mayor explicación respecto de la difusión de los beneficios supervisados.

11 de la entidad 22, en la medida que si la información sobre el desarrollo del proceso de selección es de interés particular y lucrativo de postores y proveedores, así como de interés de la entidad convocante, es también de legítimo interés de la población en general el conocer los bienes y servicios que serán adquiridos y contratados por el gobierno regional o local, así como a quienes se les otorga la buena pro. El difundir esta información a través del portal institucional constituye un indicador fundamental de una gestión transparente. d. Actividades oficiales Esta información se encuentra en los portales también con el nombre de agenda institucional, agenda del presidente regional o agenda del alcalde. Se considera como CUMPLIMIENTO cuando se difunde las actividades oficiales que desarrollará y desarrolló el Presidente del Gobierno Regional o el Alcalde/sa provincial; para esto último se tendrá en cuenta la difusión de las actividades realizadas en fecha anterior al trimestre supervisado. Esta información debe ser actualizada permanentemente por las entidades. e. Funcionario o funcionaria responsable del portal Debe difundirse el nombre del funcionario o funcionaria responsable de la actualización del portal de transparencia. En algunos casos se difunde como funcionario responsable de la elaboración y actualización del portal, aunque no necesariamente quien lo elaboró (o incluso quien está encargado de la operatividad del portal) es el responsable de la actualización. El o la responsable de la actualización del portal de transparencia debe ser nombrado por Resolución Ejecutiva Regional o Resolución de Alcaldía. Por ello, se debe supervisar tanto la difusión del nombre de la persona responsable como de la norma de nombramiento. Sólo en estas circunstancias se considera como CUMPLIMIENTO. Vale decir que no es considerado como responsable de la actualización del portal de transparencia el WEBMASTER. f. Comunicación con el público usuario Se considera que se ha dado cumplimiento a este rubro cuando el portal contiene, al menos un vínculo o enlace que permita comunicación con el público usuario para solicitar información en línea o recibir quejas y/o sugerencias. Se supervisa la existencia como mínimo de un correo institucional que permita a los ciudadanos alcanzar sus denuncias, quejas, sugerencias y emitir opinión. Cumplimiento Básico Cumplimiento Meritorio 22 El TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública no es explícita sobre la difusión de las bases de la convocatoria y las actas de buena pro; sin embargo, aquello sí está recogido en el principio de publicidad reconocido en la Nueva Ley de Contrataciones y Adquisiciones Estatales (al igual que lo estaba en la anterior Ley).

12 Existencia de un correo institucional que permita a los ciudadanos alcanzar sus denuncias, quejas, sugerencias etc. Basta con esto para calificar como cumplimiento. Existencia de un Chat que haga posible la comunicación en línea de manera inmediata. Foros de discusión Encuestas sobre temas de importancia regional y/o local. Es un cumplimiento que debe ser destacado. g. Prácticas de buen gobierno 23 Se considera que los portales de transparencia cumplen con difundir información relacionada con la implementación de prácticas de buen gobierno cuando contienen: Información relevante sobre el desarrollo del proceso de presupuesto participativo Es necesario que las entidades difundan actualizadamente la información correspondiente al desarrollo de las fases del proceso de presupuesto participativo. Se supervisará como mínimo la difusión de la siguiente información: - La ordenanza de inscripción y acreditación de agentes participantes y/o el reglamento del proceso de presupuesto participativo del año correspondiente. - El cronograma del proceso de presupuesto participativo. - Actas de los talleres de priorización de problemas y soluciones. - Acta de formalización de los acuerdos y compromisos del proceso. - Informe de rendición de cuentas del cumplimiento de los acuerdos del proceso de presupuesto participativo anterior. - Monto del presupuesto institucional que corresponde al presupuesto participativo. - Documento de aprobación del presupuesto participativo. Para calificar el cumplimiento o incumplimiento en este tema, se debe supervisar teniendo en cuenta el cronograma del proceso de presupuesto participativo del año correspondiente del gobierno regional o local supervisado. Informes sobre las audiencias de rendición de cuentas En el caso de los gobiernos regionales se supervisa la difusión de los informes de al menos dos audiencias públicas de rendición de cuentas realizadas durante el año (una debe realizarse en la capital de la región y otra en una provincia) correspondientes al primer y segundo semestre, respectivamente 24. De lo contrario se califica como incumplimiento. 23 No existen muchas disposiciones que explícitamente contemplen la obligación de difundir información al respecto, a través del portal de transparencia; sin embargo, se trata de una práctica que han venido siendo implementada por los gobiernos regionales y locales, basándose en los principios de publicidad y transparencia y, que además tienen que ver con recomendaciones que la Defensoría del pueblo viene haciendo desde el año Si bien la ley no hace esta especificación se entiende que es el deber ser. Son muchos los gobiernos regionales que cumplen en este sentido, además de ser una recomendación de la Defensoría del Pueblo.

13 En la primera y segunda supervisión trimestral del año -que abarcan la actualización de la difusión de la información hasta el mes de marzo y hasta el mes de junio respectivamente- se supervisa nuevamente la difusión de los informes 25 de al menos dos audiencias de rendición de cuentas, que debieron haber realizado los gobiernos regionales el año anterior. En la tercera supervisión trimestral del año -que comprende la actualización de información al mes de setiembre- recién se supervisa la difusión del informe de la primera audiencia de rendición de cuentas de los gobiernos regionales, correspondiente al primer semestre del año, es decir, del periodo enero-julio. La supervisión de la difusión del informe de la audiencia de rendición de cuentas correspondiente al segundo semestre del año, debe formar parte de la cuarta supervisión. En el caso de los gobiernos locales, se supervisa la difusión del informe de al menos una audiencia pública de rendición de cuentas realizada durante el año, correspondiente a los dos semestres. De lo contrario se califica como incumplimiento. En la primera, segunda y tercera supervisión del año se seguirá supervisando la difusión de por lo menos un informe de audiencia de rendición de cuentas realizada en el año anterior. Recién en la cuarta supervisión, se verificará la difusión de por lo menos un informe correspondiente a una audiencia de rendición de cuentas correspondiente a los dos semestres del año de supervisión. Tanto para el caso de los gobiernos regionales y locales, debemos recalcar que la supervisión comprende la difusión de los informes de las audiencias de rendición de cuentas que, por mandato legal, deben llevar a cabo estos gobiernos. En tal sentido, de ningún modo podemos condicionar nuestra calificación a si se realizaron o no las audiencias, en tanto que se trata de una obligación legal. Actas de las sesiones del Consejo de Coordinación Regional (CCR) / Actas de las sesiones del Consejo de Coordinación Local (CCL) Los Consejos de Coordinación Regional y Local deben reunirse ordinariamente dos veces al año como mínimo. Por lo tanto, la supervisión comprende la difusión de al menos dos actas de sesión ordinaria 26 (si bien no se han establecido fechas debería realizarse por lo menos una sesión al primer semestre del año). En vista que a la primera y a la segunda supervisión trimestral del año, el primer semestre no ha culminado, se supervisa nuevamente la difusión de las actas de sesión correspondientes al año anterior. En la tercera supervisión trimestral ya se podrá supervisar la difusión de por lo menos un acta de sesión (la correspondiente al primer semestre), en tanto que recién en la cuarta supervisión se podría supervisar la difusión del acta de sesión correspondiente al segundo semestre. Debemos considerar que las actas de las reuniones de los Consejos de Coordinación Regional y Local en el marco del Proceso de Presupuesto Participativo, podrán considerarse como actas de sesiones ordinarias de estos 25 Hay casos en los que no se difunde oportunamente el informe de la realización de las audiencias públicas de rendición de cuentas, a pesar de haberse llevado a cabo. 26 Las actas de escrutinio y de instalación no cuentan como actas de sesiones de estos Consejos.

14 Consejos para efectos de la calificación como cumplimiento, siempre y cuando tengan tal denominación y se trate realmente de una sesión de estos Consejos de Coordinación 27. En todo caso, dado que existe una obligación legal de sesionar, la supervisión de la difusión de las actas de sesión de los Consejos de Coordinación Regional y Local no puede estar condicionada a la realización o no de las sesiones. Recuérdese que al 1 de marzo del año deberían haberse instalado los nuevos CCR y CCL. 7. DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL Y PRÁCTICAS DESTACABLES Hay gobiernos regionales y locales que difunden información adicional sobre su gestión aún cuando la ley no lo exige. Pero en la medida que la difusión de dicha información obedece al respeto de los principios de publicidad, transparencia y eficacia, así como a una vocación democrática y de incrementar la confianza de la sociedad en el Estado, es importante que la supervisión destaque este tipo de buenas prácticas. Entre la información adicional y las prácticas que son importantes, podemos mencionar: La mayoría de portales de los gobiernos regionales difunden el formato de la solicitud de acceso a la información pública y, en algunos casos, es posible incluso el llenado electrónico de la solicitud. En algunos portales se difunde el formato de declaración jurada del silencio administrativo positivo y hay algunos que difunden información educativa sobre su aplicación. Se ha dado el caso de un portal de transparencia que difunde información sobre la ejecución física de los proyectos de inversión. Hay gobiernos regionales y locales que difunden información sobre beneficios del (la) presidente/a regional, alcalde/sa, distintos a los supervisados por la Defensoría del Pueblo, como el correspondiente al combustible. Hay gobiernos regionales que muestran una preocupación sostenida y hasta competitiva por optimizar su nivel de cumplimiento. Incluso algunas han difundido en su página los resultados de la supervisión de la Defensoría del Pueblo. Hay portales de transparencia que permiten conocer el estado de los expedientes administrativos y/o trámites documentarios. 27 Un acta de taller suscrita por los agentes participantes de un proceso de presupuesto participativo, y entre ellos, por algunos miembros del Consejo de Coordinación Regional o Local, según corresponda, no constituirá un acta de sesión ordinaria de estos Consejos, por más que el título del acta así lo indique. 28 Según la Ley N 28013, que modifica la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, la elección de los representantes sociales ante los CCR debe realizarse dentro de los primeros 60 días naturales del año correspondiente. Teniendo en cuenta que en el 2003 se instalaron los CCR y que los representantes sociales son elegidos por un periodo de 2 años, al 1 de marzo del año 2009, ya deberían haberse instalado los nuevos CCR. A pesar de no existir una norma específica al respecto sobre los CCL. éstos deberían haber instalado los nuevos CCL, como máximo a esta fecha, como lo han venido haciendo.

15 Hay portales muy amigables, es decir, de fácil, amena y rápida navegación. Algunos portales muestran avisos de sinceramiento señalando la información que no poseen. 8. DIFUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Los resultados de las tres primeras supervisiones constan en reportes trimestrales elaborados por el Programa de Descentralización y Buen Gobierno. Al final de la cuarta supervisión se elabora un balance anual, el cual consta en un reporte anual. Los reportes son difundidos a través de la página Web institucional de la Defensoría del Pueblo y además se envían (en versión digital) a las Oficinas Defensoriales para su remisión al Gobierno Regional y a la Municipalidad Provincial de la capital de departamento. Así mismo se elaboran notas de prensa a fin de difundir los resultados. Los reportes contienen conclusiones y recomendaciones generales, por lo que el Programa de Descentralización y Buen Gobierno elabora oficios con recomendaciones específicas para cada Gobierno Regional y Municipalidad supervisada, los cuales deben ser remitidos por las Oficinas Defensoriales conjuntamente con los reportes. A través de los oficios se debe solicitar que la entidad nos informe sobre las medidas que adoptará en atención a las recomendaciones planteadas, a efectos de tenerlas en cuenta para los reportes posteriores. 9. LA COORDINACIÓN ENTRE EL PROGRAMA DE DESCENTRALIZACIÓN Y LAS OFICINAS DEFENSORIALES Las supervisiones que realicen las Oficinas Defensoriales deberán recoger estos lineamientos, y desarrollarse en permanente coordinación con el Programa de Descentralización y Buen Gobierno. De igual modo, debe haber una permanente coordinación en cuanto a la difusión de los resultados de la supervisión a cargo del Programa y de las oficinas defensoriales. En tanto el Programa está a cargo de la supervisión de los portales de transparencia de los gobiernos regionales y de las municipalidades provinciales ubicadas en las capitales de departamento, las supervisiones que realicen las Oficinas Defensoriales serán a los portales de transparencia de otras municipalidades provinciales y/o distritales. 10. LOS RESPALDOS ELECTRÓNICOS Los respaldos electrónicos son las imágenes de aquello que se califica como incumplimiento, al hacer la visualización de la pantalla del portal de transparencia. Estos respaldos tienen la finalidad de mostrar a la entidad supervisada, dónde radica el incumplimiento, en caso hubiera disconformidad con los resultados de la supervisión.

16 Por ello, para supervisar el portal de transparencia, es necesario que además de llenar la ficha de supervisión correspondiente, se capture instantáneas electrónicas. Un respaldo electrónico se obtiene presionando la tecla ImprPantPetSis del teclado de la PC, para capturar la imagen que aparece en pantalla y que acredita el incumplimiento de la difusión de determinada información. Esta imagen se agrega y guarda en un archivo de Word haciendo clic izquierdo en él y presionando luego CTRL + V, o haciendo clic derecho y luego clic en pegar. A continuación del respaldo debe hacerse la anotación específica sobre lo identificado. Es muy importante tomar todos los respaldos posibles que den certeza del incumplimiento identificado (ejemplo: respaldos de toda la ruta de búsqueda de determinada información), así como, que en la imagen que se captura se aprecie la fecha de supervisión. Asimismo, ante la presentación de observaciones por un gobierno regional o local respecto de los resultados de nuestra supervisión, se realizan verificaciones en el portal de transparencia (con la captura de nuevos respaldos electrónicos) de la entidad, para tomar conocimiento de la subsanación o no del incumplimiento en la difusión de determinada información, identificado en la supervisión realizada. 11. METODOLOGÍA UTILIZADA PARA LA OBTENCIÓN DE LOS RESULTADOS a. Primer paso: Visualización de los portales y aplicación de la Ficha de Supervisión por cada Gobierno Regional y Municipalidad. b. Segundo paso: Llenado de cuadro consolidado (uno para gobiernos regionales y otro para municipalidades) o Cumplimiento es SÍ = 1 o Incumplimiento es NO= 0 c. Obtención de resultados Nivel de cumplimiento por cada gobierno regional y local: ejercicio de regla de tres simple directa del número de componentes difundidos en relación porcentual directa con el número total de componentes supervisados. (CD x 100) /T CD = componentes difundidos T= número total de componentes supervisados= 24 Ejemplo: Si un Gobierno Regional o local cumplió con difundir 12 componentes, entonces su nivel de cumplimiento es de 50%. (12 x 100)/24=50 Nivel general de cumplimiento de gobiernos regionales y locales: promedio de los niveles de cumplimiento de los gobiernos regionales; promedio de los niveles de cumplimiento de los gobiernos locales. Nivel de cumplimiento por rubro de gobiernos regionales y locales: ejercicio de regla de tres simple directa del número de componentes

17 difundidos del rubro en relación porcentual con el número total de componentes supervisados del rubro. d. Análisis de los niveles de cumplimiento (elaboración del reporte). e. Elaboración de gráficos sobre la evolución del cumplimiento por cada gobierno regional (anexos del reporte). 12. PARTICIPACIÓN DE LAS OFICINAS DEFENSORIALES EN LA SUPERVISIÓN Una de las mayores debilidades encontradas en la supervisión, es la ausencia de una práctica de permanente actualización de la información que se debe difundir a través de los portales, por parte de los gobiernos regionales y locales supervisados. Incluso, podría estar sucediendo que los gobiernos regionales y locales realicen la actualización de toda su información dentro de los treinta días siguientes a la conclusión del trimestre, de tal modo que estén más o menos preparados para la supervisión de la Defensoría del Pueblo, así como para la vigilancia realizada por ONGs como Propuesta Ciudadana. Por ello, para el año 2010 sería importante articular esfuerzos entre el Programa y las Oficinas Defensoriales, para que además de la supervisión trimestral que realiza el Programa, las Oficinas Defensoriales realicen una supervisión dentro del trimestre, a fin de alcanzar los siguientes objetivos: Que se institucionalice progresivamente en los gobiernos regionales y municipales la práctica de actualizar permanentemente la información contenida en sus portales de transparencia. Que la Defensoría del Pueblo vaya realizando una supervisión más continua de los portales, y sobre todo, conjunta entre las Oficinas Defensoriales y el Programa, que coadyuve a mejorar los niveles de cumplimiento por parte de las instituciones supervisadas. Que de considerarlo pertinente las Oficinas Defensoriales puedan ampliar su supervisión a los portales de otras municipalidades provinciales y/o distritales de su ámbito, a fin de complementar los resultados de los reportes, como ya lo vienen haciendo algunas oficinas. La supervisión a cargo de las Oficinas Defensoriales tendría los siguientes pasos: Dentro de cada trimestre, las Oficinas Defensoriales realizarán una supervisión al portal de transparencia del Gobierno Regional y al de la Municipalidad Provincial ubicada en la capital del departamento, la cual se llevarán a cabo cualquier día del último mes de cada trimestre, es decir en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre. La supervisión NO comprende la información que según la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública debe actualizarse trimestralmente, ya que ésta estará a cargo del Programa de Descentralización y Buen Gobierno. La Ficha de supervisión más los respaldos electrónicos deberán ser remitidos al Programa luego de realizada la supervisión.

18 La supervisión de los portales deberá llevarse a cabo teniendo en cuenta los Lineamientos de Supervisión elaborados por el Programa, contenidos en este documento. Las Oficinas Defensoriales podrán emitir un oficio (según modelos elaborados y sugeridos por el Programa) a las entidades supervisadas a fin de dar a conocer su supervisión y las recomendaciones correspondientes. Una copia de dichos oficios y las respuestas a los mismos deberán ser remitidos al Programa para su referencia en el reporte trimestral correspondiente.

19 ANEXO I NORMAS REFERIDAS A LA DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LOS PORTALES DE TRANSPARENCIA Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Artículo 3º ( ) 1.- Toda información que posea el Estado se presume pública, salvo las excepciones expresamente previstas por el artículo 15º de la presente ley. 2.- El Estado adopta medidas básicas que garanticen y promuevan la transparencia en la actuación de las entidades de la Administración Pública. ( ) Artículo 4º ( ) Los funcionarios o servidores que incumplieran con las disposiciones a que se refiere la presente ley serán sancionados por la comisión de una falta grave, pudiendo ser incluso denunciados penalmente por la comisión de delito de abuso de autoridad a que hace referencia el artículo 377º del Código Penal. Artículo 5º.- Publicación en los Portales de las dependencias públicas ( ) 1.- Datos generales de la entidad de la Administración Pública que incluyan principalmente las disposiciones y comunicados emitidos, su organización, organigrama, procedimientos, el marco legal al que está sujeta y el Texto Único Ordenado de Procedimientos Administrativos, que la regula, si corresponde. 2.- La información presupuestal que incluya datos sobre los presupuestos ejecutados, proyectos de inversión, partidas salariales, y los beneficios de los altos funcionarios y personal en general, así como sus remuneraciones. 3.- Las adquisiciones de bienes y servicios que realicen.la publicación incluirá el detalle de los montos comprometidos, los proveedores, la cantidad y calidad de servicios adquiridos. 4.- Actividades oficiales que desarrollarán o desarrollaron los altos funcionarios de la respectiva entidad, entendiéndose como tales a los titulares de la misma y a los cargos del nivel subsiguiente. 5.- La información adicional que la entidad considere pertinente. Lo dispuesto en este artículo no exceptúa de la obligación a la que se refiere el Título IV de esta Ley relativa a la publicación de la información sobre finanzas públicas. La entidad pública deberá identificar al funcionario responsable de la elaboración de los portales de Internet. Artículo 24º ( ) Cuando la presente norma disponga que la información debe ser divulgada trimestralmente, esta deberá publicarse dentro de los treinta (30) días calendario siguientes de concluido cada trimestre ( ). Artículo 25º.- Información que deben publicar todas las entidades de la administración pública Toda entidad de la administración pública publicará, trimestralmente lo siguiente: 1.- Su presupuesto, especificando; los ingresos, gastos, financiamiento, y resultados operativos de conformidad con los clasificadores presupuestales vigentes. 2.- Los proyectos de inversión pública en ejecución, especificando: el presupuesto total