Instructivo alusivo al Servicio de Cartas de Postulación de Pasantías.

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1 Instructivo alusivo al Servicio de Cartas de Postulación de Pasantías. El proceso de las Pasantías Laborales en la Escuela de Ingeniería Industrial comienza con la entrega al alumno de la/las Cartas de Postulación, documento generado por la Coordinación de Pasantías, dirigido a la empresa, en donde se presenta al Bachiller como candidato a participar en el Programa de Pasantías de la organización en cuestión. Este proceso comienza con la Solicitud que debe llenar el alumno, en la siguiente imagen se observa el Formato de Solicitud. postularse. Ilustración 1Formato de Solicitud En este formato se llenan, los datos del alumno y las compañías a donde quiere

2 Luego se chequea en Reportes Banner el Record Académico del alumno, específicamente las notas de Sistemas de Producción I (Nota por encima de 10) Diseño de Plantas I (Nota por encima de 10) Higiene y Seguridad Ocupacional (Nota por encima de 10) Seminario de Práctica Profesional (AB) De esta revisión se generan cinco (5) casos posibles: 1. El alumno no tiene aprobado ninguna de las materias: se niega la entrega de la carta de postulación ya que no ha cumplido con las prelaciones respectivas. 2. El alumno esta cursando algunas de las materias: la entrega de la carta de postulación se hará sólo con permiso escrito del Coordinador de Pasantías. 3. El alumno no aprobó alguna de las materias pero aprobó otras: la entrega de la carta de postulación se hará sólo con permiso escrito del Coordinador de Pasantías. 4. El alumno aprobó las materias: se entrega la carta de postulación, pero esta proviene del documento de Word con nombre Formato Curso 5. El alumno está cursando todas las materias: se entrega la carta de postulación, pero esta proviene del documento de Word con nombre Formato Cursando Si el alumno requiere una carta en ingles se entrega la carta con el formato correspondiente, y la carta en idioma inglés que proviene del documento de Word con nombre Formato Ingles. En esta parte se explicará cómo se usa la base de datos que genera las cartas. En pos de acelerar el proceso de redacción de las cartas, se ha generado una Combinación de Correspondencia entre un libro de Excel que se encuentra en esta carpeta con nombre Estudiantes, y los tres documentos de Word denominados Formato Curso, Formato Cursando y Formato Ingles. En la base de datos Estudiantes, luego de la revisión del Record Académico del Alumno, se cargan los datos del o los estudiantes que estén aptos para

3 la realización de las cartas, es decir, sólo los casos 4 y 5 mostrados arriba, en los casos 2 y 3 es necesario que el alumno se reúna con el Coordinador de Pasantías. La carga de la información se hará dentro del libro de Excel Estudiantes, en la hoja llamada Base. Ilustración 2: Libro Estudiantes, Hoja Base La carga de información debe siempre procurar llenar todos los campos; si un alumno pide varias cartas, el único campo que varia es el de empresa, de esta forma se garantiza un combinación correcta, nunca se debe borrar los contenidos de las celdas A1, B1, C1 y D1. Luego que se cargan todos los alumnos de un tipo de carta en específico, se cierra el libro de Excel y se abre el documento de Word correspondiente y se realiza la combinación. Las cartas resultantes ya tienen la firma del Coordinador, faltaría el sello húmedo de la escuela para darle validez. Al final de cada sesión de impresión de cartas, se debe cortar la información de la Hoja Base y copiarla en la Hoja Cartas Listas, en donde sólo hay que llenar los campos Fecha de Realización, para de esta forma poder entregar informes de gestión necesarios para la Coordinación.

4 Ilustración 3: Hoja Cartas Listas En el Libro Estudiantes, existe una base de Nombres de Empresas en donde se puede consultar el correcto nombre de algunas organizaciones en donde ya se han realizados pasantías. A continuación se mostraran los Formatos de Carta a utilizar como ejemplo. 1. Carta de tipo Curso 2. Carta de tipo Cursando 3. Carta en Ingles Haga clic aquí para escribir una fecha.

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