Informe de Procedimientos Convenidos. Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, Inc.

Transcripción

1 Informe de Procedimientos Convenidos Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, Inc. Por el Período Comprendido del 1ro. de marzo del 2009 al 31 de julio del 2013

2 Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, Inc. Informe de Procedimientos Convenidos CONTENIDO Página(s) Período Abiertos no Fiscalizados y Actas de Asamblea. 3 Contratos y Pagos en General 8 Contratos con Empresas del Extranjero 12 Tarjetas de Crédito 13 Propiedad, Muebles y Equipos. 14 Impuesto a la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS). 19 Retenciones.. 24 Proyecto BID 29 Ingresos y Costos. 30 Cuenta Corriente en Panamá 31 Anexos Anexo A Pagos Realizados Mayores a US$15,000 (RD$550,000) que no poseen contratos y considerados no rutinarios. Anexo B Pagos Realizados Mayores a US$15,000 (RD$550,000) clasificados como Relaciones Rutinarias con contratos y sin contratos. Anexo C Pagos Realizados Mayores a US$15,000 (RD$550,000) asociados a contratos firmados y no considerados rutinarios. Anexo D Anexo E Anexo F Tarjetas de Créditos Año 2009 Anexo G Tarjetas de Créditos Año 2010 Anexo H Tarjetas de Créditos Año 2011 Anexo I Tarjetas de Créditos Año 2012 Anexo J Tarjetas de Créditos Año 2013 Pagos con empresas del extranjero con contratos Pagos con empresas del extranjero sin contratos Anexo K Auxiliar Activos Fijos Primer Piso Anexo L Auxiliar Activos Fijos Segundo Piso Anexo M Auxiliar Activos Fijos Tercer Piso Anexo N Auxiliar Activos Fijos Cuarto Piso Anexo O Auxiliar Activos Fijos Tecnología 5 Anexo P Auxiliar Activos Fijos Artículos a Retirar Anexo Q Auxiliar Activos Fijos Artículos a Incluir Anexo R Resumen cuenta de Panamá

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4 5. En la sección de Contratos y Pagos en General se incluye la relación de las personas que tienen facultad para firmar pagos, acorde a los poderes otorgados por la Junta a través de sesiones realizadas desde el 1ro. de marzo del 2009 (incluye acta del 26 de febrero del 2009) hasta el 31 de julio del Se específica en los anexos A, B, C, D y E los pagos que fueron aprobados por los miembros de la Junta. 6. Clarifica el concepto de que todo pago o contrato que no esté incluido en un Acta de Asamblea o Reunión Ordinaria de la Junta, en la cual se indique claramente las aprobaciones de los contratos firmados, es considerado no aprobado acorde a los Estatutos de la Cámara. 7. Se modifican algunos procedimientos para puntualizar que las informaciones fueron recibidas de parte de la Cámara y se indique la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) que es aplicable de manera específica en los procedimientos requeridos. No se modifica la esencia del procedimiento. Adicionalmente, se incluyen las bases técnicas para el reconocimiento de activos intangibles acorde a las NIIF. 8. En los contratos y pagos en general mayores a US$15,000 (RD$550,000), que están relacionados con contratos firmados, se especifica claramente el órgano de dirección que firmó el contrato. 9. En este nuevo informe se dividen los contratos y pagos en general mayores a US$15,000 (RD$550,000) en cinco (5) conceptos: Pagos a empresas locales asociados a contratos considerados no rutinarios. Pagos a empresas locales que no tienen contratos y son considerados no rutinarios. Pagos a empresas locales que están relacionados con relaciones rutinarias (con o sin contratos). Pagos a empresas del exterior sin contratos. Pagos a empresas del exterior con contratos. 10. Este informe es considerado un nuevo informe y es fechado el 27 de noviembre del 2014, como resultado de la incorporación de nueva información suministrada por la Cámara, la cual no había sido provista, y por consiguiente, no fue considerada en el informe fechado el 21 de febrero del Esta información está relacionada a los siguientes asuntos: Contrato con Marranzini, Garcia, Pecci (incluyendo los pagos realizados); Actas de Reunión de la Junta correspondientes al año 2012, suministradas anteriormente en borrador; Actas de Reunión de la Junta correspondientes al período del 2013, las cuales fueron suministradas como parte del proceso de auditoría financiera y certificadas mediante comunicación del 22 de mayo del 2014, suministradas anteriormente en borrador; Declaración Jurada de Sociedades del año 2012, presentada a la Dirección General de Impuestos Internos; Pág. 2

5 Pago realizado por la Cámara, sobre la base de las negociaciones realizadas con la Dirección General de Impuesto Internos, que cancela las contingencias fiscales de la Cámara hasta el año 2013; Contrato de Compra-Venta de los cuatro (4) locales comerciales que albergan las oficinas de la Cámara en la Torre Friusa; Contrato de Compra-Venta de parqueos suscrito con Villages Comercial en el año 2011; y Contrato de Compra-Venta de parqueos suscrito con Villages Comercial en el año A continuación se detallan los procedimientos que fueron aplicados para asistirles a evaluar dichas transacciones y se resumen los hallazgos identificados como resultado de la aplicación de estos procedimientos: Períodos Abiertos - no Fiscalizados y Actas de Asamblea Descripción de los procedimientos: 1. Requerir a la gerencia de la Cámara cuáles son los períodos fiscalmente abiertos que tiene la Cámara (no fiscalizados/no prescritos acorde a la Dirección General de Impuestos Internos). Compare esta información con lo estipulado en el Artículo 21 del Código Tributario Dominicano (CTD), e identifique a que períodos corresponden. 2. Solicitar a la gerencia legal de la Cámara, las Actas de Asambleas y de Junta o cualquier resolución de la Cámara y el Centro de Resolución Alternativa de Controversias ( CRC ), desde el 1ro. de marzo del 2009 hasta el 31 de julio del Identificar y resumir las decisiones tomadas que están relacionadas con la adquisiciones de activos y contrataciones de servicios (ejemplos: inversiones en activos, pagos por servicios, contrataciones, entre otras), acorde a lo establecido en las actas. Trazar las resoluciones obtenidas anteriormente, a los estados financieros e indique si éstas han sido contabilizadas dentro del período de la resolución. Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: Hasta el 31 de julio del 2013, la Cámara mantenía abiertos los períodos fiscales finalizados el 31 de diciembre de los años 2012, 2011 y Los períodos fiscales abiertos pueden extenderse hasta los años 2014 y 2015, debido a que la Cámara no había declarado en los formularios IR-17 Declaración Jurada de Otras Retenciones y Retribuciones Complementarias, las retenciones por pagos al exterior. Pág. 3

6 Períodos Abiertos no Fiscalizados y Actas de Asamblea (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) Durante la realización de los procedimientos convenidos observamos que la Cámara no había presentado la Declaración Jurada (IR-2) informativa del año terminado el 31 de diciembre del 2012, por lo que está sujeta a una penalidad de RD$25,790. Al 31 de julio del 2013, esta declaración no había sido presentada ante la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) debido a que la gerencia de la Cámara no había recibido de sus auditores externos los estados financieros definitivos al 31 de diciembre del 2012 y por el año terminado en esa fecha. Esto así, debido a que luego de recibir los estados financieros auditados, la Junta de la Cámara solicitó modificación e inclusión de ciertos asuntos, lo que generó que los estados financieros fueran re-emitidos. A la fecha de este nuevo informe de procedimientos convenidos, la Cámara había realizado la presentación de la Declaración Jurada de Sociedades (IR-2) relativas a los años 2012 y La Cámara carecía de una política de aprobación de contrato de servicios durante el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del Sin embargo a partir del año 2012, se puso en práctica manuales de procedimientos para el buen funcionamiento del gobierno corporativo de la Cámara. Existe una Acta de Reunión Ordinaria de la Junta de fecha 27 de marzo del 2012 que aprueba los Manuales de Políticas, Procesos y Procedimientos de la Cámara. No obstante, el Acta obtenida por nosotros como parte de los procedimientos convenidos no cumple con los requisitos de validez establecidos en el párrafo I del Artículo 27 de los Estatutos. Las Actas de Reuniones Ordinarias de la Junta celebradas durante el año 2012 y por el primer semestre del 2013, suministradas por la Cámara no están firmadas por todos sus miembros. Existen Actas que no cumplen con lo indicado en el párrafo I del Artículo 27 de los Estatutos, las cuales establecen la validez de las decisiones tomadas en las reuniones. El Artículo 29 de los Estatutos de la Cámara (CCPSD) sobre las Actas de las Reuniones Ordinarias de la Junta establece lo siguiente: el Secretario (a) de la CCPSD llevará un Libro de Actas de las reuniones de la Junta. En todas las actas se harán constar los nombres de los miembros de la Junta, la fecha y la hora de la reunión, los asuntos sometidos a la consideración de los miembros, su aprobación o rechazo, y el texto íntegro de los acuerdos aprobados. Las Actas deberán ser firmadas por lo menos por los miembros cuyos votos fueron necesarios para tomar las decisiones. Frente a terceros, las certificaciones que expidan el Presidente de la Junta y el Secretario de los acuerdos de la Junta harán fe de su aprobación. En fecha 29 de octubre del 2013, recibimos en las oficinas de Ernst & Young, República Dominicana, la comunicación firmada por la señora Fabiola Medina Garnes, Secretaria de la Junta durante el período del 1ro. de marzo del 2009 al 31 de julio del 2013, fechada el 28 de octubre del En esta comunicación la Secretaria de la Junta nos certifica que conjuntamente con dicha comunicación nos remite tres (3) discos compactos, contentivos de los documentos relacionados con las Actas de las Asambleas Generales y Reuniones de Junta que se celebraron durante el período especificado (1ro. de marzo del 2009 al 31 de julio del 2013), y menciona lo indicado a continuación: los cuales, en mi conocimiento, son fieles y conformes a los originales correspondientes, tal y como ellos fueron redactados por la Gerencia Legal y revisados por esta Secretaria, con las salvedades que figuran a continuación (tomado de la comunicación recibida, la cual reposa en nuestros archivos): Pág. 4

7 Períodos Abiertos no Fiscalizados y Actas de Asamblea (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) 1) Las Actas de las Asambleas Generales Ordinarias, convocadas de manera extraordinaria, de los años 2008, 2011 y 2013, según el detalle más abajo indicado. Hago constar que la Junta fue celebrada con retraso en el año 2008 y sus integrantes tomaron posesión de sus cargos en el mes de febrero del año a. Acta de la Asamblea General Ordinaria de la CCPSD de fecha 11 de diciembre del (Firmada y disponible en original en la Gerencia Legal de CCPSD). b. Acta Asamblea General Ordinaria de la CCPSD de fecha 05 de mayo del 2011 (Firmada y disponible en la Gerencia Legal de la CCPSD). c. Acta de Asamblea General Ordinaria de la CCPSD de fecha 16 de julio del (Borrador de Acta disponible en la Gerencia Legal de la CCPSD. Original en trámite de firma). 2) Las Actas de las reuniones de la Junta realizadas durante los años 2009, 2010, 2011, 2012 y parte del 2013, según el listado detallado que hago constar a continuación: a. Actas de las reuniones de la Junta de la CCPSD celebradas durante el año (Firmadas y disponibles en original en la Gerencia Legal de la CCPSD). b. Actas de las reuniones de la Junta de la CCPSD celebradas durante el año (Firmadas y disponibles en original en la Gerencia Legal de la CCPSD). c. Actas de las reuniones de la Junta de la CCPSD celebradas durante el año (Firmadas y disponibles en original en la Gerencia Legal de la CCPSD). d. Actas de las reuniones de la Junta de la CCPSD celebradas durante el año 2012, con la salvedad que se indica en el numeral 3 de esta comunicación. (Borradores de Actas disponibles en la Gerencial Legal de la CCPSD. Originales firmados no disponibles). e. Actas de las reuniones presenciales de Junta celebradas durante el primer semestre del año 2013, con la salvedad que se indica en el numeral 3 de esta comunicación. (Borradores de Actas disponibles en la Gerencia Legal de la CCPSD. Originales firmados no disponibles). o En el acápite 3) (según se refiere en los acápites d. y e. mencionados anteriormente), de la comunicación se indica lo siguiente: 3) Hago constar, igualmente, respecto a las actas de las reuniones de la Junta de la CCPSD celebradas durante el año 2012 y primer semestre del año 2013, lo siguiente: a) Las actas correspondientes a las reuniones celebradas durante el año 2012 fueron levantadas oportunamente por la Gerencia Legal de la CCPSD, la cual funge como auxiliar de la Secretaría. Como es la práctica de las personas morales de gobierno colegiado, ellas fueron remitidas a la Presidente de la Junta, a la sazón la licenciada Maribel Gassó, para su revisión, antes de ser sometidas a los comentarios y firmas de los demás miembros de la Junta de la CCPSD. Pág. 5

8 Períodos Abiertos no Fiscalizados y Actas de Asamblea (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) b) Pese a las reiteradas solicitudes hechas tanto en privado como en las reuniones mismas de la Junta, la Presidente de la misma retrasó indefinidamente la revisión de las mismas. Esta situación es conocida y puede ser testimoniada por todos los miembros de la Junta que formaron parte de la anterior gestión. c) No obstante lo anterior, y a pesar de no contar con las actas firmadas del 2012, la Gerencia Legal, como parte de sus funciones en tanto el auxiliar de la Secretaría, se ocupó de llevar un libro de actas con sus respectivos respaldos y anexos. Para el caso del libro de actas del año 2012, la Gerencia Legal preparó una carpeta con los borradores de las Actas levantadas, así como manuscritos con las notas levantadas en las reuniones como respaldo a dichos borradores de actas. Hago constar que personalmente revisé cada uno de esos manuscritos, para comprobar que las notas manuscritas se corresponden con el contenido de los borradores de las actas. d) En el mes de junio del año 2013, luego de una nueva solicitud de la Secretaría fueron finalmente entregadas a la Gerencia Legal las carpetas de actas y documentos en poder de la Presidente, licenciada Maribel Gassó. e) En julio del 2013, a mi requerimiento y en interés de regularizar los registros de la Junta, fue convocada una reunión para firmar las actas correspondientes al año 2012 y primer semestre del La Gerencia Legal entregó la impresión de las actas que aún conserva en su archivo digital, certificando que eran actas que había levantado en su versión original. Dichas actas fueron leídas por los asistentes, los cuales hicieron comentarios y modificaciones de las mismas, ante de proceder a su firma. Hago constar que esos originales se encuentran firmados por la mayoría de los miembros de la Junta, quedando pendiente la firma de algunos de sus miembros convocados que no pudieron participar en la reunión. f) Luego de esa reunión, la Gerencia Legal procedió a actualizar su libro de actas con las actas firmadas esos miembros de la Junta, quedando pendiente gestionar las firmas de los demás miembros. g) No obstante lo anterior, las actas firmadas fueron posteriormente solicitadas por el licenciado Pedro Pérez, actual Presidente de la Junta, en fecha en que ya la suscrita no ostentaba la calidad de Secretaria de la misma. El Presidente me informó que esas carpetas fueron entregadas a la licenciada Marisol Vicens, pasada Vicesecretaria de la Junta, quien no forma parte de la gestión actual, para su revisión. A la fecha, estas actas no han regresado a la sede de la CCPSD. Pág. 6

9 Períodos Abiertos no Fiscalizados y Actas de Asamblea (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) h) Por último, dejo igualmente constancia de que en múltiples ocasiones, de manera verbal y escrita, he solicitado al presidente de la Junta regularizar esta situación. En ese tenor, produje el primer requerimiento en la reunión del comité de auditoría de fecha 22 de julio del año en curso me permito anexar el correo electrónico de fecha 26 de julio de este año, así como el documento leído y que figura como anexo al acta de la reunión de Junta de fecha 13 de agosto del 2013, reiterando esta solicitud. El último pedimento a este respecto se produjo en la pasada reunión de Junta, elevada a cabo el 8 de octubre, del Para fines de este informe, solamente se consideran resoluciones aprobadas, aquellas relacionadas con actas o sesiones que están debidamente firmadas por sus miembros acorde a los Estatutos, los cuales establecen lo siguiente: ARTÍCULO 27. Quórum. Mayorías y Representación. Para la validez de las reuniones se requerirá por lo menos la presencia física y/o virtual de por lo menos cincuenta y un por ciento (51%) de los miembros de la Junta. Párrafo I: Para la validez de las decisiones se requerirá el voto favorable de la mayoría de los miembros de la Junta presentes o representados en la sesión. La Junta otorgó poderes a la Presidenta de la Junta mediante las siguientes actas para: Fecha Poder Abril 1, 2009 Mayo 6, 2009 Junio 10, 2009 Septiembre 2, 2009 Mayo 25, 2010 Conformación de comisión para identificar lugares alternativos para mudar a la Cámara y posterior coordinación de trabajos de adecuación. Aprobación de adquisición Torre Friusa y su mobiliario por US$3,000,000. Aprobación compra cuatro pisos Torre Friusa por US$2,500,000. Autorización de emisión de tarjetas de crédito con el Banco López de Haro para el personal, se especifican las personas que gozarán del beneficio. Aumento del presupuesto para mobiliario de la Torre Friusa de US$500,000 a US$620,000. Autorización para realizar todas las inversiones necesarias para Julio 21, 2010 habilitar la Torre Friusa, así como para el proyecto de firma digital. No obstante, en la revisión de las Actas de Reuniones Ordinarias de la Junta, no observamos las aprobaciones específicas a los contratos firmados, a excepción del relacionado con la compra de los locales de la Torre Friusa. Según se indica en el Acta de Reunión Ordinaria del 10 de junio del 2009, la misma especifica el precio de compra en US$2,530,000, el cual fue el precio final acordado, según se indica en la página 25 del contrato firmado en fecha 12 de abril del No obstante, la resolución de los miembros de la Junta establece un monto de US$2,500,000, según se indica en el cuadro anterior. Pág. 7

10 Contratos y Pagos en General Descripción de los procedimientos: 1. Obtener de parte de la gerencia de la Cámara el listado de suplidores, consultores y contratistas que hayan recibido pagos de la Cámara por el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del En base al listado antes obtenido, resuma aquellos suplidores, consultores y contratistas que individualmente hayan recibido pagos acumulados por año durante el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del 2013, mayores a US$15,000 (RD$550,000), clasificando los mismos por el año en que fue realizado el pago (2013, 2012, 2011, 2010 y 2009). (a) Para aquellos casos que apliquen, y acorde a la información recibida de la Cámara, resumir los siguientes datos: nombre del contratista, Registro Nacional de Contribuyente (RNC), monto contratado, moneda del contrato, monto pagado por año, aprobaciones obtenidas de los órganos de dirección, retenciones realizadas por el tipo de impuesto, entregables obtenidos y fechas de entregas. (b) Listar aquellos proveedores y contratistas cuyo nombre coincide con la lista provista por la Cámara, que según su criterio, tienen familiaridad o relación afectiva con miembros de la Junta. Indique si estas relaciones de negocio con estos proveedores o contratistas tienen las aprobaciones correspondientes por parte de los órganos de dirección de la Cámara, según se indiquen en las actas de sesiones de la Junta. 2. Obtener de la gerencia de la Cámara la información sobre las cotizaciones obtenidas para cada compra o servicio realizado durante el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del 2013, detallando para cada cotización: nombre del suplidor, precio unitario ofertado, diferencia en precio unitario y monto global con la cotización finalmente aprobada, diferencia entre lo cotizado y lo pagado, en los casos que apliquen. 3. Obtener de la gerencia de la Cámara un listado de todas las igualas y pagos recurrentes a terceros para el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del 2013, ya sean nacionales o de fuera del país. Sobre esta base, elabore un resumen que contenga la siguiente información: nombre del contratista, RNC, monto del contrato, moneda del contrato, monto pagado por año, aprobaciones obtenidas por los órganos de dirección y retenciones realizadas por tipo de impuesto, en los casos en que sean aplicables. Pág. 8

11 Contratos y Pagos en General (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: Identificamos que no todas las compras a proveedores locales fueron cotizadas. Identificamos que no todas las compras de servicios de consultoría fueron formalizadas mediante un contrato. La retención del 30% del Impuesto a la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) a algunos suplidores de servicios no fue realizada. Identificamos compras de bienes y/o servicios que no fueron aprobados por la Junta. Los resoluciones de aprobaciones realizadas por la Junta mediante las actas de Reuniones Ordinarias, no especifican los términos de dichos contratos y sólo se aprueban conceptos, y en algunos casos al consultor, pero no se hacen referencias al valor económico de los servicios ni al período de vigencia de los mismos. A continuación se presentan algunos casos en donde se puede apreciar esta situación: o En el Acta de Reunión Ordinaria de la Junta de fecha 1ro. de abril del 2009, en la resolución tercera, se aprobó a unanimidad la contratación de las consultorías de procesos de COAH Consultores y de pre-registros On-Line a cargo de NEXT MEDIA. Pero no se especifican las condiciones de dichos contratos. o En el Acta de Reunión Ordinaria de la Junta de fecha 6 de junio del 2009, en la primera resolución, los directivos y miembros presentes aprobaron a unanimidad el nuevo organigrama de la CCPSD, sujeto a cualesquiera modificaciones que pudiesen surgir como resultado de la Consultoría de Revisión de Procesos que está siendo llevada a cabo por COAH Consultores Sr. Paulo Herrera y/o del proceso de evaluación del personal que se lleva a cabo con About HR, pero no se pudo identificar el acta o sesión en donde se aprobaron los montos o valores económicos de estos servicios. o En la primera resolución del Acta de Reunión Ordinaria del 21 de julio del 2010, se autorizan y se aprueban las inversiones realizadas y pendientes de realizar durante el proceso de adecuación del nuevo local de la Cámara en la Torre Friusa. Pero el Acta no incluye el valor económico de las inversiones realizadas y pendientes de realizar. Adicionalmente, en la segunda resolución de esa misma Acta se solicita a la Presidencia presentar, en su oportunidad, a la Junta de la Cámara, un informe y reporte pormenorizado, en el que se rinda cuentas de las inversiones realizadas a los fines indicados en la primera resolución. No obstante a esto, no obtuvimos evidencia de que se haya cumplido con el mandato establecido en la segunda resolución del Acta de Reunión Ordinaria del 21 de julio del 2010, en las revisiones de las actas de sesiones posteriores a esa fecha y hasta el 31 de julio del Pág. 9

12 Contratos y Pagos en General (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) o En la sexta resolución del Acta de Reunión Ordinaria del 20 de diciembre del 2010, se autorizan y aprueban la Estrategia de Posicionamiento y el Plan Estratégico de la Cámara, propuesto por los representantes de 360 Strategy Mix y Coach Consultores de Negocios, así como todas las actividades que estos proyectos conlleven. En dicha resolución no se indican el valor económico ni el período de vigencia de las propuestas presentadas, ni se hace mención de algún anexo en donde se detalle el tipo de servicio a prestar por estos consultores. o En la octava resolución del Acta de Reunión Ordinaria de la Junta del 20 de diciembre del 2010, los miembros de la Junta autorizan y aprueban el Proyecto de Identidad de la Cámara, propuesto por los representantes de Factorías de Ideas, así como todas las actividades y acciones que estos proyectos conlleven. En dicha resolución no se indica el valor económico ni el periodo de vigencia de las propuestas presentadas, ni se hace mención de algún anexo en donde se detalle el tipo de servicio a prestar por esta entidad. o En la quinta resolución del Acta de Reunión Ordinaria del 23 de febrero del 2011, los miembros de la Junta, aprueban la contratación de los servicios de la empresa QTS Quality Technology Services para el almacenamiento de los servidores y toda la data bajo custodia de la Cámara. Así como también, se aprobó la contratación de la firma Vidal.com para la instalación y supervisión del nuevo sistema de Tecnología de Información (IT) de la Cámara. En dicha resolución no se indica el costo y tiempo de las propuestas presentadas, ni se hace mención de algún anexo en donde se detalle el tipo de servicio a prestar por los mismos. En el Acta de Reunión Ordinaria de la Junta de fecha 2 de septiembre del 2009, se autoriza a la Presidenta de la Junta a solicitar la expedición de tarjetas de crédito corporativas. (Véase en anexos F, G, H, I y J el detalle de los consumos realizados con las tarjetas de crédito corporativas). Todos los pagos realizados por la Cámara cumplieron con el proceso de aprobación de las firmas de cheques y otros documentos financieros, según se indica en el Acta de Reunión ordinaria del 26 de febrero del 2009 (primera resolución) y del 22 de junio del 2011 (tercera resolución), en la cual se autoriza a firmar de manera conjunta, con la combinación de dos firmas, a las personas que ostentaban las siguientes posiciones dentro de la Junta : Acta Reunión Ordinaria 26 de febrero del 2009 o Presidente María Isabel Gassó Diez o 1er. Vicepresidente José Gabriel Roig o 2do. Vicepresidente Vinicio Mella o Tesorero Pedro Pérez o Vicetesorero José Zapata o Secretaria Fabiola Medina o Vicesecretaria Marisol Vicens Pág. 10

13 Contratos y Pagos en General (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) Acta Reunión Ordinaria 22 de junio del 2011 o Presidente María Isabel Gassó Diez o 1er. Vicepresidente José Gabriel Roig o 2do. Vicepresidente Vinicio Mella o Tesorero Pedro Pérez o Vicetesorero José Zapata o Secretaria Fabiola Medina o Vicesecretaria Marisol Vicens Considerando lo establecido en los Estatutos, específicamente en su Artículo 45 Vicepresidente Ejecutivo Párrafo final, en donde se establece que la Junta delegará en su Presidente las relaciones de rutina, para que sean despachadas conjuntamente con el Vicepresidente Ejecutivo. Los mencionados Estatutos no especifican a que corresponden las relaciones de rutina, por lo cual las mismas pueden caer en interpretaciones y en contradicciones con los mandatos del Artículo 28 literal (q) de los mismos Estatutos. Para fines de este nuevo informe de procedimientos convenidos, los pagos en general y/o contratos realizados que son superiores a US$15,000 (o mayores RD$550,000), que por su concepto han sido considerados como relaciones de rutina, son los siguientes: o Impuestos al colector de impuestos internos. o Servicios de energía eléctrica. o Compras de divisas. o Alquiler de salones para eventos de la Cámara. o Pagos de tarjetas corporativas. o Cuota de afiliación. o Servicios telefónicos, internet y banda ancha. o Mantenimiento aire acondicionado. o Servicio de resguardo de archivos. o Servicio de preparación de almuerzo para empleados. o Pagos de seguros de ley y complementarios a empleados. o Servicios de seguridad del edificio. o Servicios por mantenimiento del edificio. o Prestaciones laborales de personal no directivo ni gerencial. o Compra de material gastable. o Pagos de pólizas de seguro. o Servicios de limpieza de oficina. o Servicio de traslado de valores. Pág. 11

14 Contratos y Pagos en General (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) En los siguiente anexos se presentan los cuadros analíticos que detallan la validación de los hallazgos identificados, los cuales están divididos en tres (3) categorías en base a los pagos y contratos: o Anexo A Pagos Realizados Mayores a US$15,000 (RD$550,000) que no poseen contratos y considerados no rutinario. o Anexo B Pagos Realizados Mayores a US$15,000 (RD$550,000) clasificados como Relaciones Rutinarias con contratos y sin contratos. o Anexo C Pagos Realizados Mayores a US$15,000 (RD$550,000) asociados a contratos firmados y no considerados rutinarios. Contratos con Empresas del Extranjero Descripción de los procedimientos: 1. Obtener de la gerencia financiera y legal de la Cámara los contratos y documentaciones soporte, correspondientes a aquellos suscritos con empresas/personas no residentes o no domiciliadas en el país. 2. De los contratos obtenidos en el procedimiento anterior, prepare un resumen con la información correspondiente al país de origen del contratista, el monto de los honorarios o compras realizadas para el período comprendido entre el 1ro. marzo del 2009 al 31 de julio del 2013, así como cuenta bancaria utilizada para realizar el pago. 3. Determinar cuáles impuestos y retenciones aplican a dichos contratos en función de lo establecido en el Código Tributario de la República Dominicana (Ley 11-92). 4. Especificar en un cuadro, si lo términos contractuales así lo indican, quien debe asumir dichos impuestos, en lo relativo a las retenciones por pagos de servicios del exterior, acorde a lo establecido en el Código Tributario de la República Dominicana (Ley 11-92). 5. Trace los contratos suscritos con empresas del exterior a las aprobaciones de los organismos correspondientes de la Cámara. Proveer información relativa a las aprobaciones obtenidas, las cuales deben estar claramente incluidas en las actas de sesiones de la Junta (fecha, monto aprobado, términos, etc.). 6. Obtener de la gerencia de la Cámara un listado de las cotizaciones obtenidas para cada contrato realizado con empresas/personas no residentes o no domiciliadas en el país, detallando la siguiente información: nombre del suplidor, precio unitario ofertado, precio total ofertado, diferencia en precio unitario y monto global con la cotización finalmente aprobada y diferencia, si alguna, entre lo cotizado y lo pagado. Pág. 12

15 Contratos con Empresas del Extranjero (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: Identificamos que no todas las compras a proveedores del exterior fueron cotizadas. Identificamos que no los pagos de servicios de consultoría fueron formalizadas mediante un contrato. Las retenciones por pagos al exterior, las cuales debía asumir la Cámara, no fueron realizadas. La contingencia fiscal estimada por este concepto ha sido incluida en el punto de análisis de las Retenciones. Identificamos contratos de compras de bienes y/o servicios que no fueron aprobados por la Junta. (Véase detalle de los contratos verificados en los Anexos D y E). Véase en los Anexos D y E los cuadros analíticos que detallan la validación de los hallazgos identificados. Tarjetas de Crédito Descripción de los procedimientos: 1. Obtener de la gerencia de la Cámara un listado de todas las tarjetas de crédito vigentes durante el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del Este listado debe contener la siguiente información por cada tarjeta: nombre del beneficiario de la tarjeta, fecha de consumo, monto del consumo en RD$ y US$, concepto de los consumos. 2. Con relación a la información anterior validar lo siguiente: i) Determinar acorde a la documentación suministrada por la Cámara, si dichos consumos fueron contabilizados en los libros de la Cámara (gastos o activos,), ii) si los consumos realizados poseen la documentación soporte para sustentar el registro contable, iii) si los consumos realizados contienen las aprobaciones y límites establecidos por las políticas internas suministradas por la Cámara (en caso de existir) y iv) resumir en un cuadro analítico por mes, los consumos por beneficiario agrupado por tipo de consumo. Pág. 13

16 Tarjetas de Crédito (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: Un detalle de las verificaciones realizadas a las tarjetas de crédito en pesos dominicanos (RD$) y dólares estadounidenses (US$) se presentan en los siguientes anexos: o Tarjetas de Crédito año 2009 o Tarjetas de Crédito año 2010 o Tarjetas de Crédito año 2011 o Tarjetas de Crédito año 2012 o Tarjetas de Crédito año 2013 Anexo F Anexo G Anexo H Anexo I Anexo J Los consumos de tarjetas de crédito están clasificados acorde a los conceptos presentados en las liquidaciones, los cuales corresponden principalmente a: combustible, atenciones a clientes, almuerzos, liquidaciones de entrenamientos, entre otros. Propiedad, Muebles y Equipos Descripción de los procedimientos: 1. Obtener de parte de la gerencia de la Cámara y del Centro de Resolución Alternativo de Controversia, las políticas contables, para el reconocimiento y medición de los activos fijos que sirvieron de base para la elaboración de sus estados financieros auditados al 31 de diciembre del 2012, 2011, 2010 y 2009 y verificar si ese tratamiento contable está acorde a la NIC Comprobar si existen contingencias, según los criterios establecidos en la NIC 37, relacionadas con el tratamiento fiscal otorgado a los activos fijos durante los períodos comprendidos entre el 1ro. de marzo del 2009 al 31 de julio del 2013, acorde a lo presentado en las declaraciones juradas de sociedades (IR-2), según indica el Código Tributario de la República Dominicana (Ley 11-92). 3. Obtener por parte de la Cámara el listado de todos los activos fijos de la Cámara y compare con el mayor general para los años terminados el 31 de diciembre del 2009, 2010, 2011 y 2012, y al 31 de julio del Conjuntamente con el personal administrativo de la Cámara, participar en la realización de un inventario físico (100%) de los activos fijos de la Cámara y comparar dicho inventario físico con el mayor general en la fecha del inventario e identifique las diferencias, si existen. Pág. 14

17 Propiedad, Muebles y Equipos (continuación) Descripción de los procedimientos: (continuación) 5. Solicitar y obtener de parte de la Cámara el auxiliar de activos fijos electrónico a la fecha de cierre de los siguientes períodos contables: 31 de diciembre del 2009, 2010, 2011 y 2012 y 31 de julio del Obtener los movimientos de activos fijos, suministrado por la gerencia de la Cámara para cada período y realizar lo siguiente: (a) (b) (c) (d) (e) Obtener todas las adiciones y verificar que las mismas estén clasificadas en las categorías correctas de activos fijos en el mayor general. Obtener todos los retiros de activos fijos y verificar si los mismos, cuentan con su documentación soporte. Obtener la política de retiros de activos fijos y verificar que contaron con las aprobaciones correspondientes de la Junta (si aplican). Obtener por parte de la Cámara todos los gastos de reparaciones sujetos de análisis cumplen con la condición de ser capitalizados de conformidad con la NIIF aplicable. Determinar si los activos intangibles que han sido capitalizados cumplen con lo indicado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIC 38 Activos Intangibles párrafos 11 y 12) para ser capitalizados como activos fijos. Adicionalmente, validar si estos activos intangibles cumplen con su capitalización para efectos fiscales. En caso negativo, resumir tratamiento adecuado acorde con la NIIF, y determinar su impacto en los estados financieros en los períodos correspondientes. 7. Obtener de la gerencia de la Cámara los cálculos de depreciación fiscal para los períodos abiertos (no fiscalizados/no prescritos acorde a la Dirección General de Impuestos Internos) y determinar su correcta clasificación en inclusión en la planilla IR Obtener de la gerencia de la Cámara los movimientos de la cuenta denominada Proyecto BID, durante el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del 2013, y determinar si las partidas llevadas a esa cuenta, cuentan con el debido soporte documental y si cumplen con los requisitos establecidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIC 38 Activos Intangibles párrafos 11 y 12), y determinar su impacto (si alguno) en los estados financieros en los períodos correspondientes. 9. Obtener de la gerencia de la Cámara los movimientos de la cuenta denominada Edificaciones en Proceso, durante el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del 2013, sobre los movimientos de esta cuenta determine si las partidas llevadas a esa cuenta cuentan con el soporte correspondiente y compare el tratamiento contable aplicado a la misma con el requerimiento indicado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIC 16 Activos Intangibles párrafo 7). En caso de no cumplimiento con esta norma, definir tratamiento contable acorde a la misma, y determinar su impacto (si alguno) en los estados financieros en los períodos correspondientes. Pág. 15

18 Propiedad, Muebles y Equipos (continuación) Descripción de los procedimientos: (continuación) 10. Obtener de la gerencia de la Cámara un listado de las adquisiciones de activos (tangibles e intangibles) para el período comprendido entre el 1ro. de marzo del 2009 y el 31 de julio del Verificar la inclusión de las siguientes informaciones de forma anual: nombre del contratista, RNC, pagos realizados, moneda, concepto o bienes adquiridos, retenciones realizadas por tipo de impuesto, información sobre las cotizaciones obtenidas para cada compra detallando para cada cotización: nombre del suplidor, precio unitario ofertado, precio total ofertado, diferencia en precio unitario y monto global con la cotización finalmente aprobada. Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: La Cámara no posee una política contable documentada en un manual de procedimientos sobre el tratamiento contable de los activos fijos. Sin embargo, las que se incluyen en los estados financieros no cumplen totalmente con la Norma Internacional de Contabilidad No.16 Propiedad, Planta y Equipos, debido a que la Cámara mantiene activos fijos revaluados. Sin embargo, la política contable incluida en los estados financieros no hace referencia a la política contable que se aplica a los activos revaluados. Identificamos diferencia de aproximadamente RD$658 mil entre la depreciación acumulada según auxiliar y el mayor general. La gerencia de la Cámara nos informó que la misma surge como consecuencia de ajustes de auditoría realizados durante el año 2010, los cuales no fueron suministrados por los auditores. Realizamos la toma física del 100% de los activos fijos que están ubicados en la Torre Friusa con los listados de activos fijos proporcionados por el personal de Cámara con oportunidad al 31 de diciembre del Durante la realización de la toma física de los activos fijos de la Cámara incluidos en los anexos desde el K hasta el Q identificamos las situaciones siguientes: i. Activos fijos que no fueron identificados en el listado de inventario. ii. Activos fijos incluidos en los listados de inventarios pero que no existían físicamente. iii. Activos fijos que no se encontraban en los listados de inventario pero que existían físicamente. iv. Los listados de inventario activos fijos incluyen aproximadamente 226 partidas que no pudieron ser inventariadas correspondientes a licencias, software y discos duros. v. Los listados de inventarios de activos fijos incluyen 273 activos que físicamente están localizados en la ciudad de Miami, Florida en los Estados Unidos de Norteamérica. vi. Computadoras portátiles ascendentes a trece (13) no pudieron ser inventariadas debido a que no se encontraban físicamente en las instalaciones de la Cámara al momento de la toma física. vii. En los listados de activos fijos no pudieron ser identificados ciento cincuenta y seis (156) activos fijos diversos que se encuentran en estatus de ser aclarados por el personal de la Cámara. Pág. 16

19 Propiedad, Muebles y Equipos (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) viii. ix. El anexo P se incluye el listado de activos fijos que están pendientes de retirar del listado de activos fijos. El anexo Q se incluye el listado de activos fijos a incluir en el listado de activos fijos. Los auxiliares de activos fijos electrónicos a la fecha de cierre de los períodos contables siguientes no han sido recibidos: 31 de diciembre del 2009, 2010 y El terreno del edificio ubicado en la calle Arzobispo Nouel No.26, Zona Colonial con un costo de RD$11.4 millones, que no está siendo utilizado por la Cámara, el mismo se mantiene como parte del auxiliar de activos fijos de la Cámara. La Norma Internacional de Contabilidad No.16 Propiedad, Planta y Equipos establece que las propiedades son activos tangibles que posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos por más de un período. Obtuvimos los movimientos de activos fijos preparados por la Cámara para cada período y al realizar las verificaciones establecidas identificamos lo siguiente: o El edificio ubicado en la calle Arzobispo Nouel No.26, Zona Colonial con un valor en libros de RD$9.6 millones no clasifica para ser reconocido como propiedad de inversión, según los lineamientos de la Norma Internacional de Contabilidad No.40 Propiedades de Inversión. Dicha Norma establece que las propiedades de inversión son terrenos o edificios, considerados en su totalidad o en partes, o ambos, que se tienen para obtener rentas, apreciación del capital o ambas, en lugar de: para su uso en la producción o suministro de bienes o servicios, o bien para fines administrativos; o su venta en el curso ordinario de las operaciones. o Las licencias de software se clasifican como parte de los activos fijos, sin embargo, deben clasificarse como activos intangibles de vida finita, según se establece en la Norma Internacional de Contabilidad No.38 Activos intangibles. El detalle por año de los retiros de activos fijos, conciliado con el movimiento presentado en los estados financieros de los años 2011 y 2012, no fueron suministrados para su análisis. o La Cámara no cuenta con política de retiro de activos fijos documentada en un manual de procedimientos. o Verificamos los gastos incurridos por concepto de reparaciones de los activos fijos y no identificamos asuntos que reportar. o Las adiciones de activos fijos por período, según se presentan en los estados financieros auditados de la Cámara de los períodos terminados el 31 de diciembre del 2009 y 2010, no pudo ser obtenido. Pág. 17

20 Propiedad, Muebles y Equipos (continuación) Informe de hallazgos de los procedimientos realizados: (continuación) El análisis de los movimientos de la cuenta denominada Proyecto BID se realiza en el acápite denominado de la misma forma. Véase los auxiliares de los activos fijos en los siguientes anexos: o Anexo K Auxiliar Activos Fijos Primer Piso o Anexo L Auxiliar Activos Fijos Segundo Piso o Anexo M Auxiliar Activos Fijos Tercer Piso o Anexo N Auxiliar Activos Fijos Cuarto Piso o Anexo O Auxiliar Activos Fijos Tecnología o Anexo P Auxiliar Activos Fijos Artículos a Retirar o Anexo Q Auxiliar Activos Fijos Artículos a Incluir Pág. 18