UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS

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1 UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS CICLO: 01/ 2016 Nombre de la Practica: Lugar de Ejecución: Tiempo Estimado: Materia: GUIA DE LABORATORIO #02 Trabajando con tablas, imágenes y diagramas. Centro de Cómputo 3 horas clase Herramientas Informáticas. I. OBJETIVOS Que el estudiante: Organice la información en tablas aplicando estilos y formatos. Inserte imágenes y formas a un documento, aplicando correctamente las opciones de diseño. Cree organigramas y diagramas utilizando SmartArt. II. INTRODUCCIÓN TEÓRICA TABLAS. En Word 2013, una tabla es un tipo especial de objeto compuesto por Filas y Columnas. El rectángulo donde una fila y una columna se unen es llamado Celda. Cada celda puede contener párrafos de texto, números, imágenes, incluso otra tabla (tabla anidada). IMÁGENES Dentro de Word 2013 es posible agregar varios objetos a nuestro documento, como por ejemplo una ilustración. Las imágenes pueden mostrar un evento familiar, una casa para la venta, una escena que establece un estado de ánimo, etc. Por otro lado una captura de pantalla puede mostrar la pantalla de una aplicación o enlaces de interés. Cuando se agrega una imagen a un documento es importante tener en cuenta cómo es el posicionamiento con respecto al texto. Word admite varias opciones de diseño con las que puede controlar cómo fluye el texto alrededor de su gráfico; también posee muchas herramientas disponibles para modificar la apariencia de una imagen, ya sea para corregir problemas o añadir interesantes efectos de color o textura. FORMAS La galería de Formas ofrece cajas, flechas, círculos y muchas otras herramientas para dibujar diagramas y para anotar textos en diseños diferentes. Puede colocar formas directamente en la página, o bien insertar primero un lienzo de dibujo para agrupar varias imágenes y dar forma a un objeto. SMART ART. Los SmartArt ayudan a crear esquemas que combinan formas y texto para aclarar conceptos abstractos. IMPRIMIR UN DOCUMENTO. Una de las principales tareas en el tratamiento del texto es la etapa final; casi todos los documentos se imprimen en el papel. Sin embargo, la distribución electrónica se ha convertido en una nueva forma de finalizar un documento. Word 2013 provee opciones de impresión, distintos formatos de archivos electrónicos y la facilidad de guardar el documento en Internet para que pueda ser accesible en cualquier lado siempre y cuando se disponga de conectividad a la Web. 1

2 III. MATERIALES Y EQUIPO Para la realización de la guía de práctica se requerirá lo siguiente: No. Requerimiento Cantidad 1 Guía de Laboratorio # Microsoft Office Word Memoria USB 1 TRABAJANDO CON TABLAS. IV. PROCEDIMIENTO Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Crear tablas: Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las cinco formas de crear tablas: 1. Inserción rápida utilizando la cuadrícula simulada Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. Herramientas Informáticas 2

3 2. Utilizando la opción Insertar Tabla. Al hacer clic en esta opción se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla. 3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes. 4. La cuarta forma es utilizar la opción Hoja de cálculo de Excel. Esta nos creará dentro del documento una simulación de Excel, nos cambiará las cintas de opciones y nos permitirá trabajar tal como en Excel, sumar columnas, filas, utilizar fórmulas, etc. Cabe mencionar que la cuadrícula que se nos muestra no es imprimible hasta que le coloquemos bordes o algún estilo específico. Herramientas Informáticas 3

4 5. La última opción es insertar una Tabla rápida. En ella se nos presentan varios formatos y estilos de tabla con datos que podemos insertar fácilmente haciendo un clic sobre ellos. Luego podemos modificar tanto el contenido como la propia tabla en sí. HERRAMIENTAS DE TABLA. Al seleccionar la tabla o colocarnos dentro de una celda de la misma, en la cinta de opciones aparecerá un nuevo grupo, llamado Herramientas de tabla (generalmente con color amarillo); esta a su vez tiene dos opciones Diseño y Presentación. DISEÑO. Grupo: Opciones de estilo de tabla: Esta opción nos permite modificar nuestro estilo de tabla. Pero primero tenemos que seleccionar un estilo de tabla para poder ver los cambios al ir seleccionando cada una de las opciones. Herramientas Informáticas 4

5 Grupo: Estilos de Tabla. En esta opción podremos aplicar o cambiar un estilo a nuestra tabla, ya sea utilizando algún estilo predeterminado, modificando el mismo o creando uno propio. También podremos resaltar celdas con la opción de Sombreado. Grupo: Bordes. Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar el diseño deseado a la tabla. PRESENTACIÓN. Grupo: Tabla. En este grupo tenemos opciones como Seleccionar tabla, celdas, filas o columnas; también podemos ver la cuadrícula de la tabla (muy útil cuando no tenemos bordes en la tabla) o bien acceder a las Propiedades de la Tabla. En las propiedades podemos ajustar valores como la distribución de la tabla en el documento, el ancho y alto de cada celda, etc. Grupo: Dibujar. Si queremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaña de Herramientas de tabla > Presentación > grupo Dibujar, y a continuación pulsar sobre Dibujar tabla. Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella. Herramientas Informáticas 5

6 Grupo: Filas y Columnas. En este grupo, podemos agregar filas o columnas en la tabla que ese momento está activa o seleccionada. También podemos eliminar fila, columna, celda o bien la tabla completa. Grupo: Combinar. En este grupo tenemos opciones muy útiles como: dividir celdas, dividir tabla y combinar celdas. El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda seleccionada en la tabla. Esto es así, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cuáles queremos combinar. Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una división en dos columnas y una fila, pero perfectamente podríamos haber realizado una división horizontal en dos filas y una columna. Por último, Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de inserción. Grupo: Tamaño de Celda. En este grupo podemos ajustar la distribución de la tabla, así como colocar alto y ancho a la tabla. A demás podemos abrir las propiedades de la tabla si hacemos clic en la flecha de la esquina del grupo. También están las opciones de Distribuir columnas y filas, esta es útil para que la altura y anchura de todas las celdas sean uniformes. Grupo: Alineación. Aquí encontramos opciones de alineación y dirección del texto. Podemos alinear el texto de la tabla con relación a lo alto y ancho de cada celda, así como también cambiar la dirección del texto (horizontal o vertical) y editar el margen de cada celda. Herramientas Informáticas 6

7 Grupo: Datos. En este grupo podemos encontrar opciones como Ordenar el contenido alfabéticamente, Repetir títulos (útil cuando la tabla abarca más de una página), Convertir texto a, que nos ofrece la posibilidad de trasladar nuestra tabla a un formato de texto plano, reemplazando cada celda por algún carácter; y la opción de fórmulas para poder realizar operaciones entre celdas. TRABAJANDO CON IMÁGENES Y DIAGRAMAS. En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora fotografías, gráficos, vídeos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción y su retoque y ajuste. Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones, y son los siguientes: Imágenes. Inserta una imagen o foto guardada en el disco. Suelen ser de tipo JPG, GIF o PNG. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución (imágenes no vectoriales). Imágenes en línea. Se abrirá una ventana para que elijas entre Imágenes prediseñadas de Office.com o Búsqueda de imágenes en Bing. Si tienes SkyDrive también aparecerá como una opción más. Es necesario estar conectado a Internet. Formas. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos son vectoriales, es decir que no pierden resolución al redimensionarlas. SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas. Gráfico. Representación de datos en forma gráfica (Se verá en la guía de la próxima semana). Captura. Son trozos de la pantalla capturadas por el usuario Tipos de imágenes. FORMATO JPG JPEG. GIF BMP PNG WMF DESCRIPCIÓN Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF, porque también permite transparencias. Formato de la mayoría de imágenes prediseñadas de Word, normalmente de las vectoriales. Herramientas Informáticas 7

8 IMÁGENES. HERRAMIENTAS DE IMAGEN. Al seleccionar una imagen que tengamos dentro del documento, en la cinta de opciones aparecerá un nuevo grupo, llamado Herramientas de imagen (generalmente en color rosa); y esta contiene una opción: Formato. FORMATO. Grupo: Ajustar. En este grupo de opciones encontramos herramientas básicas de edición tales como: Nitidez, Brillo y contraste, colores, efectos artísticos, quitar fondo, etc. También contamos con opciones para reestablecer la imagen (los efectos que hayamos aplicado a ella o el tamaño original), cambiar la imagen (eligiendo otra desde el equipo o desde la web y comprimir la imagen, que se refiere a disminuir la calidad de la misma para hacer el documento más liviano. Grupo: Estilos de imagen. Aquí encontraremos estilos y efectos que podemos aplicar a la imagen que hayamos insertado. Word dispone de varios estilos que mejoran y facilitan la labor de presentación y formato de nuestras imágenes. También podemos aplicar nuestros propios estilos utilizando las opciones avanzadas haciendo clic en la flechita que aparece en la esquina inferior derecha del grupo. Grupo: Organizar. En este grupo se encuentran las opciones correspondientes a la distribución de la imagen en el documento, podemos ajustar la imagen con relación al texto, posicionarla en algún lugar de la página, girarla, etc. También podemos utilizar las opciones diseño que nos ofrece Word. Para ello, seleccionamos la imagen y nos aparecerá un cuadro al lado derecho de la misma. Al dar clic en el cuadro podremos ver las opciones en un menú emergente: Herramientas Informáticas 8

9 Grupo: Tamaño. En este grupo encontramos una opción muy utilizada: Recortar. Con ella podremos recortar una imagen y seleccionar únicamente el área que queremos que sea visible. También podemos darle una altura y anchura a la imagen en centímetros. FORMAS. Word también dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. También nos permite seleccionar varias formas predeterminadas y manejarlas a nuestro parecer. Para ello, dentro de la pestaña Insertar hacemos un clic en la opción Formas y veremos como se despliegará un conjunto de formas predeterminadas agrupadas y a la vez, nos da la opción de Nuevo lienzo de dibujo, que nos permitirá crear nuestro propio dibujo y todo lo que se coloque dentro del contenedor se agrupará. HERRAMIENTAS DE DIBUJO. Al insertar una forma al documento y seleccionarla, veremos como nos aparece un nuevo grupo de opciones en la cinta de opciones llamado Herramientas de dibujo (generalmente en color naranja). Esta tien, al igual que las imágenes, una sola cinta de opción llamda Formato. Herramientas Informáticas 9

10 Grupo: Insertar formas. Aquí podremos editar la forma insertada (modificando los puntos que conforman la imagen vectorial), Dibujar un cuadro de texto, o bien insertar una nueva forma. Grupo: Estilo de forma. Al igual que con una imagen, Word nos ofrece estilos predeterminados para aplicar a cada forma, además de poder crear nuestro propio estilo utilizando las opciones avanzadas. Grupo: Estilos de WordArt. Como ya vimos en una guía pasada, el WordArt nos proporciona estilos para el texto que deseamos escribir. También podemos seleccionar un estilo existente o crear un diseño personalizado. Grupo: Texto. En este grupo encontraremos opciones para alinear el texto, darle dirección y crear vínculo (que permite que el texto fluya de un cuadro de texto a otro). Grupo: Organizar y Tamaño. Ofrecen las mismas opciones que Organizar y Tamaño de una imagen. SMARTART. Los SmartArt ofrecen al usuario la creación de organigramas y diagramas de una forma dinámica y sencilla. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa. Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para encender una computadora. Herramientas Informáticas 10

11 Para insertar un diagrama accedemos a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt, esto nos abrirá un cuadro de diálogo para que seleccionemos el SmartArt de nuestra preferencia, al lado izquierdo podemos filtrarlos por tipo de SmartArt. HERRAMIENTAS DE SMARTART. Al tener activo un SmartArt dentro del documento veremos como aparece un grupo de opciones llamado Herramientas de SmartArt (generalmente en color morado). Este grupo se divide en dos: Diseño y Formato. DISEÑO. Grupo: Crear gráfico. En este grupo observamos opciones de edición del SmartArt, tales como Agregar una nueva forma, Promover elemento seleccionado, Disminuir nivel, Cambiar el sentido, Subir o bajar elemento y diseño del mismo. Estas opciones no siempre estarán activas, dependerá del tipo de SmartArt seleccionado, así como del elemento que hemos escogido para editarlo, por ejemplo; en un organigrama, el elemento superior no puede ser promovido. Grupo: Diseños. Dentro de este grupo encontraremos las opciones correspondientes al tipo de SmartArt, podemos elegir de entre los diseños que aparecen en el recuadro, o bien dar clic en la flecha y luego seleccionar la opción Más diseños para explorar otros. Herramientas Informáticas 11

12 Grupo: Estilos SmartArt. Aquí se nos presentan estilos predeterminados del SmartArt seleccionado, vienen desde estilos planos en 2D hasta diseños en 3D. También tenemos la opción de cambiar la combinación de colores. Grupo: Reestablecer. Esta opción permite volver al SmartArt a su formato original. El texto que haya sido escrito no será borrado, solo se verá afectado el diseño y estilo del mismo. FORMATO. Grupo: Formas. En este grupo podemos ampliar o reducir el tamaño de las formas que integran el SmartArt, así como cambiarla por otra. Si el estilo que aplicamos al SmartArt es un estilo en 3D podemos seleccionar la opción Editar en 2D para editar el SmartArt en dos dimensiones, al dejar de editarlo volverá a su estilo 3D. Grupo: Estilos de forma. En este grupo se encuentran las mismas opciones que en un objeto Forma. Los estilos predeterminados sólo son aplicables a cada elemento que conforma el SmartArt. Las opciones de Relleno, Contorno y Efectos de forma sí pueden ser aplicadas al SmartArt en general. Grupo: Estilos de WordArt. En este grupo se encuentran las mismas opciones que en un objeto Forma. Puede ser aplicado a cada forma por separado o bien a todo el SmartArt. Grupo: Organizar. En este grupo se encuentran las mismas opciones que en un objeto Forma. Se pueden aplicar a cada elemento o a todo el SmartArt. Herramientas Informáticas 12

13 Grupo: Tamaño. En este grupo se encuentran las mismas opciones que en un objeto Forma. Es posible editar el tamaño del SmartArt (contenedor) o de cada forma que lo integra por separado. CAPTURA. Esta opción nos permitirá tomar una foto de la pantalla ya sea de alguna ventana o seleccionando el área de la captura. La captura se insertará en el documento como imagen, por tanto tendrá las mismas opciones que una imagen insertada desde un archivo. Este proceso también se puede realizar utilizando la tecla ImpPnt o PrintScreen. Al presionarla, aparentemente no sucederá nada, pero si luego hacemos clic derecho en el documento y seleccionamos la opción Pegar (Ctrl+V) veremos cómo se insertará una imagen de la pantalla. PREPARAR LA IMPRESIÓN. Para imprimir un documento nos dirigimos a la pestaña Archivo y luego seleccionamos la opción Imprimir o bien, utilizamos la combinación de teclas Ctrl + P. Ambas mostrarán la siguiente pantalla: La zona derecha muestra la vista previa, podemos cambiar de página o aplicar zoom para acercar o alejar la vista. Herramientas Informáticas 13

14 En la zona izquierda de la ventana tendremos opciones de configuración tanto de la impresora como de la página, que nos permitirán: - Elegir cuántas copias imprimir del documento. - Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo imprimir en blanco y negro. - Qué hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada. - La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un documento que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sería: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4 - La orientación y el tamaño del papel. - Modificar los márgenes. - Escoger cuántas páginas se incluirán en cada hoja impresa. - Acceder a la Configuración de página. V. INVESTIGACIÓN COMPLEMENTARIA 1. Cree un documento que contenga un diagrama de su rutina diaria, puede utilizar SmartArt o formas, aplíquele el formato y estilo que desee. Agréguele un título al documento y colóquele una imagen debajo del diagrama aplicando algunos efectos a la misma. 2. Ayude a la empresa QualityxPower S.A. de C.V. a llenar en una tabla en Word su balance general del año Elija el estilo y diseño que desee a su tabla, tomando en cuenta la distribución de columnas que se coloca en el archivo de recursos de esta guía. 3. Cree un documento en Word donde coloque información de al menos 3 personajes famosos en una tabla, debe incluir Nombre completo, fecha de nacimiento, edad, su ocupación y una fotografía (puede agregar más detalles si lo desea). Nota: en el archivo de recursos: RecursosG2HEI.pdf se colocan los datos para el segundo ejercicio. Fecha máxima de entrega: Próxima clase. VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ELECTRÓNICAS Jay Freedman. Plain & Simple Microsoft Word O Reilly Media, Inc. Chapter 10 Making pictures work for you Tablas en Word Organigramas y diagramas en Word Imprimir y obtener una vista previa de impresión de los documentos. Herramientas Informáticas 14