PROYECTO DE MODERNIZACION Y REHABILITACIÓN DE LOS SISTEMAS DE OSE ETAPA APL2 PRESTAMO BIRF Nº UR TERMINOS DE REFERENCIA

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1 PROYECTO DE MODERNIZACION Y REHABILITACIÓN DE LOS SISTEMAS DE OSE ETAPA APL2 PRESTAMO BIRF Nº UR TERMINOS DE REFERENCIA LLAMADO A INTERESADOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORIA INDIVIDUAL PARA APOYAR A OSE EN LA ADMINISTRACIÓN DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN COMERCIAL-OPERATIVO 1. ANTECEDENTES 1.1 La Administración de las Obras Sanitarias del Estado (OSE) ha recibido del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) financiamiento para la ejecución del Programa de Modernización y Rehabilitación de los Sistemas de OSE, a través de un Programa de Financiamiento Adaptable (APL) en etapas. En la actualidad OSE está ejecutando la etapa APL2 de dicho Programa, con el financiamiento del Préstamo BIRF No UR. 1.2 Los objetivos de desarrollo del Programa son incrementar la eficiencia, la cobertura y la sustentabilidad de los servicios de agua potable y alcantarillado a través de: (i) la mejora de la gestión de OSE, (ii) la rehabilitación y mejora de la planta de Aguas Corrientes y la reducción de agua no contabilizada, y (iii) el incremento de la cobertura de alcantarillado. Proyecto Comercial Operativo 1.3 Una de las actividades comprometidas a realizar en el marco de la Componente 1: Desarrollo institucional de OSE del proyecto APL2 es la referente al Proyecto Comercial Operativo. Este proyecto estuvo orientado a sentar bases sólidas para capitalizar los esfuerzos en una transformación efectiva de la gestión comercial, y del control de gestión, con resultados visibles en términos de valor para los clientes y para OSE, y su objetivo abarcó el estudio, diseño y construcción de un modelo de gestión comercial operativo y las herramientas que lo soporten (procesos, tecnología, normativa, estructura organizativa, etc.) orientado a procesos, que haga foco en el cliente; y la implantación del mismo. 1.4 Este proyecto involucró una implantación que impactó en 67 centros de servicio que incluyen respuesta operativa, y un conjunto de aproximadamente 1800 funcionarios. Los procesos involucrados soportan la atención de alrededor de un millón de clientes. 1.5 De acuerdo a la visión planteada, en forma específica, el proyecto estuvo dirigido a: Desarrollar a sus funcionarios Brindar una atención comercial y respuesta operativa de primer nivel Manejar en forma eficiente los recursos y promover el cumplimiento e involucramiento de los clientes Asegurar el acceso a los servicios básicos 1.6 En particular, desde el punto de vista tecnológico, el Proyecto culminó el proceso de implantación del nuevo sistema comercial (SGCv10) en todo el país, en Noviembre del

2 1.7 Desde el punto de vista del alcance el sistema implantado abarca los procesos de atención al cliente, facturación, cobranza y gestión de deuda, gestión de lectura de medidores, gestión de medidores, órdenes de trabajo (obras menores e inspecciones) y control de gestión. Situación actual del proyecto 1.8 Las distintas líneas de actividad incluidas en el Proyecto se han concretado satisfactoriamente o tienen en la actualidad un considerable grado de avance. Describimos brevemente los principales logros Se encuentran redactados la totalidad de los nuevos procedimientos comerciales operativos más relevantes y se avanza en su aprobación en los niveles gerenciales respectivos Se redactaron los nuevos marcos regulatorios y normativos acordes al nuevo modelo de gestión implantado Se desarrollaron planes masivos de capacitación en el marco de la implantación del nuevo sistema informático de gestión comercial operativo así como instancias de difusión de los procedimientos y la normativa aprobada Se puso en servicio un call center a nivel nacional Se adecuaron los centros de servicio de todo el país desde el punto de vista funcional y edilicio Se acondiciono la arquitectura de comunicaciones en todas las localidades en donde se implantó el nuevo sistema Se conformó un centro de cómputos con equipamiento (Hardware y Software) capaz de dar servicios en alta disponibilidad tanto en producción como en contingencia Se renovó el parque de PC s de todo el Organismo Se adquirió equipamiento portátil para la toma de lecturas e identificación de los servicios de agua Se ejecutaron campañas de regularización de datos catastrales de todos los servicios del país Se realizaron las adecuaciones organizaciones acordes a la nueva visión implantada asegurando una gestión por procesos que eleve la eficiencia en la respuesta a nuestros Clientes. Unidad de Desarrollo Comercial Operativo 1.9 En el marco de la adecuación organizacional mencionada en el punto anterior se crea como área de staff a la Subgerencia Comercial Operativa, la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo Se destaca la injerencia de esta área con un rol rector, administrador y propulsor de soluciones o mejoras que contribuyan considerablemente a elevar la eficiencia de tan importantes actividades del Organismo. 2

3 1.11 Apunta a la consolidación y el fortalecimiento continuo del nuevo modelo implantado como pieza clave de los resultados esperados Su objetivo se plantea desde una perspectiva de optimización constante de las características de los modelos conceptuales y tecnológicos a disposición como alternativa imprescindible Sobre la capa puramente administrativa de la función de la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo, prevalece la necesidad del conocimiento profundo del modelo implantado y de las posibilidades de explotación de la inversión tecnológica realizada En la actualidad la Unidad está en pleno proceso de conformación dotándose de los recursos imprescindibles para cumplir eficientemente sus objetivos. La ausencia en el Organismo de personal con la debida idoneidad en la administración del modelo funcional y tecnológico implantado, determina la necesidad de desarrollar planes de formación y transferencia de conocimientos de manera de consolidar en el sector dichas aptitudes La empresa propietaria del software de gestión y co-responsable del proceso de implantación del mismo, contribuye efectivamente en dicho proceso evolutivo en la medida que el sector satisface sus necesidades de recursos humanos Resulta por tanto un objetivo estratégico para la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo contar con personal en cantidad y calidad suficiente para que en un breve lapso estén dadas en ella las condiciones adecuadas para responder eficientemente a sus responsabilidades Con el fin de ayudar a formar las competencias mencionadas en los párrafos anteriores, se ha detectado la necesidad de contratar consultores de apoyo a la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo. 2. OBJETO DEL CONTRATO 2.1 El objeto del presente llamado es la contratación bajo el régimen de arrendamiento de servicio de hasta dos consultores individuales para asesorar y apoyar a la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo de OSE en la administración del nuevo modelo de gestión Comercial- Operativo a nivel funcional y técnico. 3. ALCANCE DEL CONTRATO 3.1 El consultor/a asesorará y apoyará a OSE en las siguientes actividades en la que tendrá responsabilidad directa: (i) Asesoramiento y capacitación específica orientada al soporte y la administración del Modelo Comercial Operativo a nivel funcional y técnico, (ii) Elaboración de una metodología de relevamiento de oportunidades de optimización de procesos comerciales operativos, (iii) Elaboración de una metodología para el diagnostico de capacidades de la organización y necesidades de capacitación para la operación del modelo de gestión comercial-operativo, 3

4 (iv) Asistir y apoyar a la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo en la coordinación de actividades de la empresa propietaria del software. 4. PRINCIPALES ACTIVIDADES PREVISTAS. 4.1 Durante el plazo de arrendamiento de sus servicios el consultor/a desarrollara las siguientes actividades: (i) Asesoramiento y capacitación específica orientada al soporte y la administración del Modelo Comercial Operativo a nivel funcional y técnico: i.1 Asistir y apoyar a OSE en la formación de los técnicos integrantes de la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo acorde al proceso de fortalecimiento de sus capacidades y aptitudes respecto a la administración del Modelo de Gestión implantado, i.2 Asistir, apoyar y participar con la Jefatura de la Unidad en todas las actividades que requiera la organización del sector, i.3 Coordinar el diseño de flujogramas de todos los procesos comerciales operativos y la elaboración de los procedimientos para preservar su actualización constante, i.4 Definir procedimientos de auditorías de la integridad de la información generada de forma de preservar el buen funcionamiento de los procesos críticos del sistema. (ii) Elaboración de una metodología de relevamiento de oportunidades de optimización de procesos comerciales operativos, ii.1 Diseñar una metodología de relevamiento de oportunidades de mejora y optimización de procesos, ii.2 Colaborar en la elaboración de planes de implementación del relevamiento, ii.3 Diseño de una metodología de análisis de impacto de las mejoras u optimizaciones que se realicen. (iii) Elaboración de una metodología para el diagnostico de capacidades de la organización y necesidades de capacitación para la operación del modelo de gestión comercial-operativo, iii.1 Diseñar una metodología de diagnóstico de capacidades operativas y conocimientos a nivel funcional y técnico, iii.2 Colaborar en la elaboración de un plan de implementación del diagnóstico, iii.3 Participar en el diseño y ejecución de planes de capacitación resultantes del diagnóstico de capacidades y conocimientos. (iv) Asistir y apoyar a la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo en la coordinación de actividades de la empresa propietaria del software. 4

5 iv.1 Asistir y apoyar a la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo en la priorización de mejoras a realizar por el proveedor de servicios, su formulación y seguimiento. iv.2 Asistir y apoyar a la Unidad de Desarrollo Comercial Operativo en la formulación y seguimiento de las anomalías de funcionamiento del sistema informático. 5. CARACTERISTICAS DE LA CONSULTORIA 5.1. Tipo de contratación Se contratará hasta dos consultores individuales mediante contrato de servicios de consultoría enmarcados en lo establecido en las Normas: Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial Perfil del consultor/a a) Formación El consultor/a deberá contar con estudios en áreas de tecnología de la información. Se valorará conocimientos en el software de gestión Open Utilities SGC en sus distintas versiones. b) Experiencia Laboral General El consultor/a deberá contar con al menos diez años de experiencia laboral documentada en el área informática. Es valorará la experiencia acreditada en proyectos de implementación, administración y soporte de sistemas de Gestión Comercial, preferentemente en empresas de agua y saneamiento tanto a nivel nacional como internacional. c) Experiencia Laboral Específica. Es necesario contar con experiencia en el software de gestión Open Utilities SGC en sus distintas versiones y se valorará la participación en la adecuación del mismo hecha durante el proceso de implantación en OSE. Se requiere un mínimo de cinco años de experiencia en la arquitectura V 10 (SGC V10) en los planos Funcional y Técnico. Se puntuará también la experiencia en actividades de reingeniería de áreas de gestión del cambio así como su impacto a nivel tecnológico en la Organización. 6. INFORMES PERIÓDICOS DE ACTIVIDADES 6.1. El consultor/a deberá presentar informes mensuales con el detalle de las tareas realizadas y los aportes incorporados. Estos informes deben entregarse el último día hábil de cada mes. 5

6 7. DURACIÓN DEL CONTRATO 7.1. La duración del contrato de arrendamiento de servicios será de doce meses contados a partir de la suscripción del presente contrato. 8. FORMA DE PRESENTACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN 8.1. Procedimiento de selección y calificación El consultor/a será seleccionado a partir de las expresiones de interés recibidas en virtud del llamado público realizado. Para la selección del consultor/a se tendrá en cuenta en primera etapa: a) la formación, b) la experiencia laboral general, c) la experiencia laboral específica presentada por cada postulante en su currículum vital. Se requiere una calificación mínima de 65 puntos para calificar. Los criterios de ponderación para la adjudicación del contrato serán los siguientes: Formación: 20% Experiencia laboral general: 20% Experiencia laboral específica: 60% Finalizada esta evaluación, se realizará una entrevista individual a los mejores calificados con el fin de corroborar la información presentada en las expresiones de interés. Se realizará una lista de prelación con los consultores que superen el puntaje mínimo ordenadas por calificación de mayor a menor, y se procederá a negociar los honorarios con el mejor calificado. Si las negociaciones fracasan el Contratante invitará a negociar al siguiente de la lista de prelación 8.2. Forma, plazo y lugar para la presentación del Currículum Vital Los interesados deberán enviar su CV en el formato que se detalla más adelante, hasta el día 30 del mes abril de 2012 inclusive, a la dirección de correo electrónico: PFE.Llamados@ose.com.uy, indicando en el Asunto: Ref. Consultor/a de Apoyo Comercial Operativo. A los efectos de la confirmación de la recepción del CV del postulante, OSE enviará la confirmación de su recepción a la casilla de correo electrónico establecida en el CV del postulante dentro de las 24 hs hábiles siguientes a la fecha de recepción. Se deben incluir en el CV exclusivamente aquellos antecedentes de los cuales se posean documentos acreditantes, los cuales serán requeridos en la entrevista personal Comunicaciones Todas las comunicaciones se realizarán a la dirección de correo electrónico que el postulante indique al momento de remitir su inscripción. Si ante la notificación correspondiente el interesado no se presentare transcurridos cinco días hábiles o los que determine la comunicación misma, se tendrá por desistido de la gestión a todos los efectos. 6

7 8.4. Formato CV La presentación del CV deberá hacerse en el siguiente orden: a) Referencia del llamado b) Datos de identificación personal Cédula de identidad Nombres y apellidos Fecha de nacimiento Dirección Teléfonos de contacto Correo electrónico c) Estudios Cursados Título de grado y postgrado (indicando institución y año en que se obtuvo) d) Antecedentes Laborales Actividad Laboral General (indicando: institución, cargo/posición ocupado, período de desempeño y una breve descripción de las actividades desarrolladas). Actividad Laboral Específica (específicos en el objeto del llamado y según requerimientos del perfil del consultor/a; indicando: institución, cargo/posición ocupado, período de desempeño y una breve descripción de las actividades desarrolladas). Actividad Docente (indicando institución, grado, período de desempeño, asignatura) e) Otros cursos y seminarios Cursos con aprobación (institución, año en que se obtuvo y carga horaria) Curso o seminarios con solo asistencia. f) Otros antecedentes (publicaciones, etc.) 9. CONDICIONES DEL CONTRATO 9.1. Los honorarios mensuales serán de $ (cuarenta y nueve mil quinientos noventa y tres pesos uruguayos) más IVA, correspondiente al cargo de Asesor I de la escala de remuneraciones para contratos de servicios (establecidos por OPP) para proyectos de ejecución nacional con financiamiento externo Los honorarios serán ajustados en las oportunidades en que se ajuste la mencionada escala. El pago se realizará al fin del mes de presentación de la factura, la que deberá estar fechada en el mes de ejecución de los trabajos y deberá ser entregada dentro de los tres días hábiles siguientes al mes de ejecución El pago será mensual previa evaluación positiva del Coordinador del Contrato. 7

8 9.4. El pago se realizará al fin del mes siguiente al de presentación de la factura, la que deberá estar fechada en el mes de ejecución de los trabajos y deberá ser entregada el último día hábil de cada mes junto con el informe de actividades mencionado en el numeral La jornada de trabajo del consultor/a requiere 40 horas semanales con un mínimo de 20 horas presenciales en OSE dentro del horario habitual de la oficina a la que el consultor/a este asignado. El programa mensual de actividades del consultor/a, el horario de trabajo y la presencia en Oficinas de OSE será acordado con el Coordinador del Contrato, o por quien está designe, en función de las actividades que se estén desarrollando El Consultor/a trabajará bajo la coordinación y supervisión del Jefe de la Unidad de Desarrollo Comercial Operativa, quien será el responsable de aprobar los informes periódicos de actividades El consultor/a no podrá ser funcionario del Estado, Gobiernos Departamentales, Entes y Servicios Descentralizados, cualquiera sea la naturaleza del vínculo con excepción de los docentes, y de acuerdo a lo establecido en las cláusulas de elegibilidad de las Normas: Selección y Contratación de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial El consultor/a no podrá tener relación de trabajo o de familia con ningún miembro del personal de OSE que estén directa o indirectamente involucrado en la preparación de los Términos de Referencia, en el proceso de selección, y con la supervisión de los trabajos La modalidad del contrato será arrendamiento de servicio. Para el presente contrato se utilizará el contrato de servicios de consultoría para trabajos menores financiados por el BIRF o la AIF. Se adjunta el formulario de dicho contrato Lugar de trabajo: el consultor/a desarrollará sus tareas en la Sede Central (Edificio Cordón) de OSE Comienzo de las actividades: las actividades darán comienzo dentro de los 5 días de la firma del contrato El contrato será escriturado y podrá ser prorrogado y ampliado por acuerdo entre las partes Los gastos por concepto de traslado, alojamiento y alimentación al interior del País que sean necesarios para la realización de los trabajos serán reintegrados por OSE y facturados con el resto de los honorarios. Previo a la ejecución de esos gastos se acordará la necesidad y el monto de los mismos con la coordinación del contrato por parte de OSE. 10. DOCUMENTACIÓN A PROPORCIONAR PREVIA FIRMA DEL CONTRATO Previa firma del contrato se deberá entregar la siguiente documentación: Si el consultor/a es uruguayo: Fotocopia de Cédula de Identidad. Certificado de inscripción a BPS o constancia de CJPU vigente. Certificado único de DGI vigente. tarjeta de RUC o RUT. 8

9 Fotocopia carné de salud o certificado de aptitud física (este último con timbre profesional). Póliza de cobertura por fallecimiento o discapacidad (plazo igual o superior al del contrato). Si el consultor/a es extranjero: Fotocopia de pasaporte. Fotocopia de tarjeta de inscripción al organismo oficial impositivo del país de origen del consultor/a. (Tarjeta RUC si es uruguayo) Fotocopia carné de salud o certificado de aptitud física (este último con timbre profesional). Póliza de cobertura por fallecimiento o discapacidad (plazo igual o superior al del contrato). 9