INFORME DE AUDITORÍA M de mayo de 2016 Municipio de Arecibo (Unidad Auditoría 13877)

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA M de mayo de 2016 Municipio de Arecibo (Unidad Auditoría 13877) Período auditado: 1 de julio de 2011 al 30 de junio de 2015

2

3 M CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA... 3 CONTENIDO DEL INFORME... 3 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA... 4 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA... 5 OPINIÓN Y HALLAZGOS Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional; sobregiros en partidas presupuestarias; y cargos en cuentas bancarias por sobregiros Multas impuestas al Municipio por violaciones a disposiciones ambientales Transferencias de crédito entre partidas presupuestarias sin las certificaciones de los sobrantes y contrarias a la ley Falta de fiscalización de los sistemas de contabilidad mecanizados por parte de la Oficina de Auditoría Interna; y deficiencias relacionadas con la implementación de un nuevo sistema de contabilidad mecanizado y con el plan de contingencias Deficiencias relacionadas con los recibos de recaudación, y el inventario de los certificados de patentes y los cheques en blanco Planes de clasificación y retribución no actualizados para los servicios de carrera y confianza Falta de toma de inventario al cese de funciones del Encargado de la Propiedad; falta de controles sobre la propiedad; incumplimiento de la Ley Núm. 96; deficiencias relacionadas con un almacén de materiales; y falta de inventario perpetuo en el almacén de Obras Públicas Incumplimiento de la ley del Registro de Demandas Civiles del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Falta de reglamentación para los servicios de reparación de los vehículos municipales; y deficiencias relacionadas con el archivo de documentos públicos del Municipio Incumplimiento de la ley sobre el estado de privatizaciones Actas de la Legislatura Municipal sin encuadernar, y deficiencias relacionadas con las actas de la Junta de Subastas... 33

4 2 M COMENTARIOS ESPECIALES Suspensión de subvención federal del Programa Head Start / Early Head Start Litigios pendientes de resolución Pagos relacionados con demandas incoadas contra el Municipio que se resolvieron mediante acuerdos entre las partes RECOMENDACIONES AGRADECIMIENTO ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURANTE EL PERÍODO AUDITADO... 44

5 M Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 9 de mayo de 2016 Al Gobernador, y a los presidentes del Senado de Puerto Rico y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Arecibo para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de julio de 2011 al 30 de junio de En algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares; inspecciones físicas; examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada y por fuentes externas; pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos; y confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Este es el primer informe y contiene 11 hallazgos y 3 comentarios especiales sobre el resultado del examen que realizamos de las operaciones fiscales del Municipio de Arecibo. El mismo está disponible en nuestra página en Internet:

6 4 M INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por la Ley , Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991, según enmendada, y por el Reglamento para la Administración Municipal. Este fue aprobado el 18 de julio de 2008 por el Comisionado de Asuntos Municipales, y comenzó a regir el 16 de agosto de El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter permanente. Además, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por 2 poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada 4 años en las elecciones generales de Puerto Rico. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y está compuesta por 16 miembros, quienes también son electos en dichas elecciones. Los anejos 1 y 2 contienen una relación de los funcionarios principales del Municipio y de la Legislatura Municipal que actuaron durante el período auditado. El Municipio, para ofrecer sus servicios, cuenta con las siguientes dependencias, entre otras: Obras Públicas Municipal, Oficina de Programas Federales, Recreación y Deportes, Policía Municipal, Oficina de Cultura y Turismo, y Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres. El presupuesto del Municipio en los años fiscales del al ascendió a $46,704,511, $45,436,947, $44,724,773, $38,140,539 y $39,591,323, respectivamente. El Municipio tenía preparados los estados financieros, auditados por contadores públicos autorizados, para los

7 M años fiscales del al Los mismos reflejaron déficits acumulados de $10,357,444, $13,976,432 1, $15,841,401 y $11,218,909, respectivamente. [Hallazgo 1-a.1)] El Municipio de Arecibo cuenta dos páginas en Internet, a las cuales se pueden acceder mediante las siguientes direcciones: y Estas páginas proveen información acerca de los servicios que presta el Municipio. COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos del 1 al 10 de este Informe fueron remitidas al Hon. Carlos M. Molina Rodríguez, Alcalde, mediante cartas de nuestros auditores, del 21 de agosto de 2014 y 28 de abril de También se remitieron al Sr. Lemuel Soto Santiago, ex-alcalde, mediante carta del 27 de abril de Además, le remitimos el Hallazgo 11 al Hon. José A. Maldonado Nieves, Presidente de la Legislatura Municipal; y al Sr. Francisco H. Torres Cordero, ex-presidente de la Legislatura Municipal; por cartas del 21 de septiembre de En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas. El Alcalde remitió sus comentarios mediante cartas del 10 de septiembre de 2014 y 6 de mayo de 2015, y el ex-alcalde por carta del 19 de mayo de El Presidente y el ex-presidente de la Legislatura Municipal remitieron sus comentarios mediante cartas del 6 de octubre de Los comentarios de estos se consideraron en la redacción del borrador de los hallazgos de este Informe. El borrador de los hallazgos de este Informe, excepto del Hallazgo 11, se remitió al Alcalde y al ex-alcalde, para comentarios, por cartas del 9 de febrero de Para el mismo propósito, y por cartas de la misma fecha, se remitió el borrador del Hallazgo 11 al Presidente y a los expresidentes de la Legislatura Municipal, señor Torres Cordero y Sr. Héctor González Cruz. 1 El déficit determinado en el origen de $17,784,327 fue ajustado por los contadores públicos autorizados al emitir los estados financieros de año fiscal

8 6 M El Alcalde y ex-alcalde contestaron mediante cartas del 7 y 22 de marzo de El Presidente de la Legislatura Municipal y los expresidentes contestaron mediante cartas del 19, 11 y 17 de febrero de 2016, respectivamente. Los comentarios de estos fueron considerados en la redacción final de este Informe; y se incluyen en la sección titulada OPINIÓN Y HALLAZGOS. OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión parcialmente adversa Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación relacionadas con la administración del presupuesto, violaciones a disposiciones ambientales y transferencias de crédito contrarias a la ley. [Hallazgos del 1 al 3] Por esto, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones, objeto de este Informe, se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos del 4 al 11. Hallazgo 1 - Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional; sobregiros en partidas presupuestarias; y cargos en cuentas bancarias por sobregiros Situaciones a. Para cada año fiscal, el Alcalde debe preparar el Proyecto de Resolución del Presupuesto balanceado de ingresos y gastos. Este debe incluir asignaciones con crédito suficiente para cubrir cualquier déficit del año fiscal anterior. El Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal son responsables de supervisar la ejecución del presupuesto aprobado para las ramas Ejecutiva y Legislativa, según corresponda. No se puede gastar u obligar en un año fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y de los fondos autorizados por ordenanza o resolución, ni incurrir en obligaciones en exceso de las partidas consignadas, a menos que exista crédito no agotado o comprometido, en presupuesto o transferido legalmente, y que esté

9 M comprobado o justificado por los documentos que presente la parte interesada. Además, deben conocer, en todo momento, el balance disponible en la cuenta bancaria correspondiente y no emitir pago alguno que tenga el efecto de sobregirar cualquier fondo o cuenta municipal. El examen relacionado reveló que: 1) El Municipio tenía déficits acumulados en el Fondo Operacional para los años fiscales por $10,357,444, por $13,976,432, por $15,841,401 y por $11,218,909. Dichos déficits se reflejaron en los estados financieros de dichos años fiscales, auditados por contadores públicos autorizados. Estos representaron un 22%, un 31%, un 35% y un 29%, respectivamente, de los presupuestos del Municipio para dichos años fiscales 2. En los presupuestos de los años fiscales del al , se consignaron $450,000, $150,000, $200,000 y $200,000, respectivamente, para amortizar los déficits. 2) En el Informe Anual de Operaciones de Desembolsos, (Modelo 31-A) de los años fiscales del al , se reflejaron sobregiros por $14,831,701 en 54 partidas presupuestarias, según se indica: Cantidad Año Fiscal Partidas Sobregiros $ 306, ,341, ,184,215 Total 54 $14,831,701 2 Para los años fiscales del al , el Municipio obtuvo cuatro empréstitos por $10,440,000 para cubrir el pago de gastos operacionales.

10 8 M Los sobregiros fluctuaron de $67 a $3,636,323. Los alcaldes y los directores de Finanzas en funciones autorizaban y registraban las obligaciones, aun cuando tenían conocimiento de que el Municipio no contaba con los créditos presupuestarios disponibles. De estos, $306,356 corresponden a la administración del ex-alcalde y $14,525,345 a la del Alcalde. 3) De enero de 2011 a junio de 2015, el banco depositario de los fondos municipales efectuó cargos bancarios por $32,505 por sobregiros en la cuenta general y en 17 cuentas especiales. De estos sobregiros, $29,616 corresponden a la administración del ex-alcalde y $2,889 a la del Alcalde. Situaciones similares se comentaron en el Informe de Auditoría M del 5 de agosto de Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 7.010, 7.011(a), 8.004(b) y (b)(12) de la Ley , y al Capítulo IV, secciones 10(2) y 19 del Reglamento para la Administración Municipal. Efectos El operar con déficit en un año fiscal determinado reduce los recursos disponibles para el año fiscal siguiente, debido a que el importe del mismo tiene que consignarse en el próximo presupuesto con carácter preferente. Por consiguiente, también se afectan adversamente los servicios que se deben prestar a la ciudadanía. [Apartado a.1)] Los sobregiros en partidas crean una situación fiscal precaria para el Municipio y contribuyen a que se incurra en déficits como los comentados. Además, afectan el crédito con los proveedores y pueden causar litigios ante los tribunales. [Apartado a.2)] Los cargos bancarios por $32,505 por sobregiros ocasionaron una reducción en los recursos económicos del Municipio, necesarios para atender las necesidades de los ciudadanos. [Apartado a.3)]

11 M Causa Atribuimos las situaciones comentadas a que los alcaldes y los directores de Finanzas en funciones se apartaron de las disposiciones citadas. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Debido a las medidas fiscales de austeridad, disciplina fiscal, y buen manejo de fondos durante el periodo se logró reducir en 29% o $4,622, el déficit acumulado del año fiscal El Municipio continuará adoptando las medidas necesarias para reducir el déficit acumulado. [sic] [Apartado a.1)] La implementación del uso del sistema mecanizado ha sido tan significativo que el Informe 31-A para el año fiscal refleja una reducción dramática en aproximadamente 40.62% o $2,918, los sobregiros en las partidas presupuestarias de un año fiscal a otro. [sic] [Apartado a.2)] Las cuentas bancarias objeto del señalamiento para el año natural 2015 refleja cargos bancarios por concepto de sobregiros por la cantidad de $ Por tanto, las medidas implementadas por la administración municipal han sido efectivas en la reducción dramática por concepto de los cargos antes mencionados. [sic] [Apartado a.3)] El ex-alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: La situación económica que ha vivido Puerto Rico, durante la última década ha afectado las finanzas de los municipios ya que el Gobierno de Puerto Rico no tiene la capacidad de proveer alivios a las economías municipales y los mismos tienen que asumir a su costo, servicios y operaciones estatales. [sic] Véanse las recomendaciones de la 1 a la 3, y 17. Hallazgo 2 - Multas impuestas al Municipio por violaciones a disposiciones ambientales Situaciones a. La Clean Water Act of 1977 (Ley de Agua Limpia), según enmendada, requiere que, para descargar en los sistemas de alcantarillados pluviales, los municipios deben solicitar los permisos asociados y deben mantener los documentos sobre las descargas en los cuerpos de agua, los cuales serán de conocimiento público.

12 10 M En septiembre de 2011, la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA, por sus siglas en inglés) impuso una multa de $305,643 al Municipio por violaciones a la Ley de Agua Limpia. Esto, porque el Municipio no solicitó un permiso para manejar y descargar el sistema de alcantarillado pluvial municipal en el Río Grande de Arecibo, y por no preparar el programa de manejo de aguas pluviales para incluir los costos de la construcción, la operación, el mantenimiento y la implementación del mismo. El 15 de agosto de 2012 el Municipio llegó a un acuerdo con la EPA y se comprometió a pagar la multa en tres plazos. En septiembre de 2015, el Municipio efectuó el primer pago por $50,000 por la referida multa. b. Los municipios deben cumplir con las leyes federales que regulan la emisión de aire de fuentes móviles o estacionarias, y con los estándares establecidos que requieren el grado máximo de reducción de contaminantes peligrosos. En abril de 2009, la EPA impuso una multa de $50,000 al Municipio por violaciones a la Clean Air Act Amendments of 1977 (Ley de Aire Limpio. Esto, porque el Municipio no construyó, en o antes del 5 de noviembre de 2005, un sistema de almacenaje y control de gases en el vertedero de la carretera PR 682, sector Garrochales, barrio Factor de Arecibo. El 29 de mayo de 2014 el Municipio llegó a un acuerdo con la EPA para pagar la multa en dos plazos. En abril y septiembre de 2015, el Municipio pagó los $50,050 por la referida multa más intereses. Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a las secciones 301, 308, 309 y 402 de la Ley de Agua Limpia; y a la Parte VII de las Regulaciones de Aire de Puerto Rico de la Ley de Aire Limpio.

13 M Efectos Las situaciones comentadas ocasionaron que se impusieran multas al Municipio por $355,643, de las cuales se pagaron $100,050 y faltan por pagar $255,643, recursos necesarios para atender las necesidades de la ciudadanía. Causas Los alcaldes, y los directores de Finanzas y de Obras Públicas en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: El Municipio de Arecibo y el Gobierno de EE.UU. se encuentran en el proceso para enmiendas las fechas establecidas (por ejemplo pago acordado entre las partes) en el acuerdo por consentimiento. Cabe mencionar, que el día 10 de septiembre de 2015 se emitió pago por la cantidad de $50, [sic] [Apartado a.] El Municipio de Arecibo y el Gobierno de EE.UU. suscribieron un acuerdo por consentimiento en la acción civil 3:1-cv El Municipio procedió a emitir los pagos según lo establecido en dicho acuerdo. El primer pago el día 29 de abril de 2015; y el segundo pago se realizó el día 16 de septiembre de [sic] [Apartado b.] El ex-alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Gestionamos el dinero de la multa impuesta para que fuera devuelto al Municipio de Arecibo para utilizarse en programas para beneficio del ambiente. Desconocemos las gestiones de la actual administración al respecto. [sic] [Apartado a.] Desconocemos a que acuerdo se refiere el este hallazgo y los términos del mismo ya que fue firmado el 29 de mayo de [sic] [Apartado b.] Véanse las recomendaciones 1 y 4.

14 12 M Hallazgo 3 - Transferencias de crédito entre partidas presupuestarias sin las certificaciones de los sobrantes y contrarias a la ley Situaciones a. El Alcalde tiene el deber de preparar y administrar el presupuesto general de la Rama Ejecutiva, y efectuar las transferencias de crédito entre las cuentas del mismo. Sin embargo, las transferencias autorizadas no podrán afectar, entre otras cosas, el pago de las obligaciones estatutarias ni los gastos a los que estuviese legalmente obligado el Municipio por contratos otorgados, excepto cuando se determine y se certifique un sobrante. Toda transferencia de fondos entre cuentas debe estar sustentada por los siguientes documentos: orden ejecutiva o resolución para autorizar la transferencia, certificación de sobrante emitida por el Director de Finanzas, y acuse de recibo de la copia de la orden ejecutiva remitida a la Legislatura Municipal. Esta última debe ser enviada a la Legislatura Municipal dentro de los cinco días siguientes a la fecha de su firma. La certificación de sobrante debe detallar el total de fondos asignados originalmente a cada cuenta afectada, las obligaciones giradas contra dichas cuentas, el total de desembolsos realizados con cargo a dichas cuentas y el importe no obligado disponible para ser transferido. De agosto de 2011 a junio de 2014, se efectuaron 225 transferencias de crédito por $1,809,263. El examen realizado sobre dichas transferencias reveló lo siguiente: 1) De agosto de 2011 a junio de 2014, se realizaron 221 transferencias de crédito por $1,747,368, sin que los alcaldes en funciones emitieran las órdenes ejecutivas requeridas. De estas, se realizaron 207 transferencias de crédito por $1,672,161, sin que los directores de Finanzas emitieran las certificaciones de sobrantes requeridas.

15 M Criterios A continuación presentamos el detalle por alcalde: Transferencias Sin orden ejecutiva Sin certificación Ex-Alcalde 51 $ 540, $ 540,894 Alcalde 170 1,206, ,131,267 Total 221 $1,747, $1,672,161 2) De dichas transferencias, en junio de 2014, el Alcalde, contrario a la ley, autorizó tres transferencias de crédito por $85,224 que rebajaron el crédito de la partida destinada en presupuesto para el pago de obligaciones contractuales relacionadas con la renta de edificios y locales. Los fondos transferidos se utilizaron para aumentar los créditos de varias partidas de gastos operacionales. 3) De abril a junio de 2013, se autorizaron 18 transferencias de crédito por $137,102 cuyas certificaciones de sobrantes, emitidas por los directores de Finanzas en funciones, no incluían el detalle de las asignaciones presupuestarias, las obligaciones y los desembolsos girados contra cada partida afectada, y el importe no obligado disponible para ser transferido. Una situación similar a la comentada en el apartado a.2) se incluyó en el Informe de Auditoría M Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 3.009(k) y de la Ley , y al Capítulo II, Sección 7 de la (1) a la (3) del Reglamento para la Administración Municipal. Efectos Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 3) propician que no se mantenga un control adecuado de los balances en las partidas ni de los fondos presupuestarios, lo que puede ocasionar sobregiros en las partidas presupuestarias y déficits en los fondos como los comentados en el Hallazgo 1-a.1) y 2).

16 14 M Lo comentado en el apartado a.2) limitó la capacidad de pago del Municipio para poder cumplir con el pago de los contratos para los cuales se separaron los créditos en las partidas afectadas. Causas Las situaciones comentadas se atribuyen a que los alcaldes y los directores de Finanzas en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y no administraron eficientemente las finanzas del Municipio. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Como medida correctiva se orientó al personal encargado de las funciones mencionadas sobre el trámite respecto a las transferencias entre partidas presupuestarias, la documentación requerida, y el proceso a seguir. [sic] El ex-alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Gestionamos un financiamiento con el BGF por $515,000 para cubrir gastos administrativos de año fiscal Por error el Departamento de Finanzas transfirió los balances en los libros a otros usos, y posteriormente registró bajo las mismas cuentas los desembolsos de los cheques emitidos contra el empréstito, esta situación sobregiró los libros incorrectamente. [sic] Véanse las recomendaciones 1, 5, 6 y 8.a. Hallazgo 4 - Falta de fiscalización de los sistemas de contabilidad mecanizados por parte de la Oficina de Auditoría Interna; y deficiencias relacionadas con la implementación de un nuevo sistema de contabilidad mecanizado y con el plan de contingencias Situaciones a. El Municipio cuenta con la Unidad de Auditoría Interna (UAI) dirigida por el Auditor Interno. Su función principal es realizar evaluaciones independientes y periódicas de las actividades fiscales y operacionales de las distintas unidades de trabajo del Municipio. Además, tiene la responsabilidad de evaluar los sistemas de contabilidad computadorizados, y el cumplimiento del control interno que se establezca para determinar su efectividad; y garantizar la protección de los activos municipales contra pérdida, fraude, uso o disposición ineficiente.

17 M El examen realizado reveló que, para el período auditado, la UAI no efectuó auditorías de los procedimientos, los controles y el funcionamiento de los sistemas de información computadorizados que utilizó el Municipio. b. El Municipio podrá diseñar su propio sistema de contabilidad computadorizado y sus procedimientos fiscales, siempre y cuando cumplan con las pautas y las normas que establezca la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM). Además, debe cumplir con el procedimiento para notificar a la OCAM su intención de desarrollar, adquirir e implementar un sistema de contabilidad computadorizado distinto al Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado (SUCM). El 15 de agosto de 2011 el Municipio notificó a la OCAM su intención de adquirir un sistema financiero computadorizado distinto al SUCM. El 31 de agosto de 2011 la OCAM remitió una carta al Municipio para informarle los requisitos mínimos que debía poseer el nuevo sistema. Entre estos, los siguientes: mantener un registro contable sistemático y cronológico de las transacciones, de forma que se pueda recopilar la información financiera necesaria para la toma de decisiones; utilizar la estructura de cuentas del SUCM; e incluir los derechos para modificar la programación sin autorización del dueño de la misma. En mayo de 2012, el Municipio formalizó un contrato por $600,000 con una compañía para remplazar el SUCM por el sistema Monet GFS (Monet). En noviembre de 2012, el Municipio comenzó a utilizar dicho sistema. Nuestro examen sobre el cambio de sistema de contabilidad computadorizado reveló que el Municipio no cumplió con los requisitos mínimos establecidos por la OCAM. Esto, porque, al momento de la implementación, el Municipio no tenía actualizados los balances de las cuentas y las conciliaciones bancarias ni informó a la OCAM que sus finanzas no estaban al día.

18 16 M c. El 25 de junio de 2013 el Alcalde formalizó un convenio no monetario con la compañía mencionada en el apartado b. para la utilización de instalaciones alternas en casos de emergencias. En el convenio se establecieron contingencias similares a las que deben ser parte del plan de contingencias requerido por la OCAM. El examen relacionado con el convenio y su cumplimiento, reveló las siguientes deficiencias: 1) No se habían efectuado pruebas o simulacros para verificar la efectividad del plan. 2) No se estableció la necesidad de respaldar la información financiera ni los procedimientos con relación al manejo de los respaldos. La Directora de Finanzas nos certificó que los respaldos de la información eran responsabilidad de la compañía que desarrolló el sistema Monet. 3) La información del Municipio se encriptó y almacenó en un servicio de nube mantenido por otra compañía privada con quienes los desarrolladores de Monet formalizaron un contrato independiente. No se encontró, ni los funcionarios municipales nos suministraron, información adicional sobre las garantías que ofrecía la compañía para asegurar la confidencialidad e integridad de la información. Situaciones similares a las comentadas en los apartados a. y c.1) se incluyeron en el Informe de Auditoría M Criterios La situación comentada en el apartado a. es contraria al Artículo 6.004(i) de la Ley Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo 8.010(i) y (j) de la Ley

19 M Las situaciones comentadas en el apartado c. son contrarias a la Circular Informativa del 4 de abril de 2013, emitida por la OCAM. En la Circular Informativa del 18 de marzo de 2009 se establecían disposiciones similares. Efectos La situación comentada en el apartado a. impide mantener una fiscalización continua y eficaz de las operaciones relacionadas con el sistema de información computadorizado. Esto propicia un ambiente para la comisión de irregularidades y deficiencias relacionadas con las operaciones del Municipio, sin que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades y tomar las medidas correctivas necesarias. Lo comentado en el apartado b. puede propiciar que se comentan errores e irregularidades, y que no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Además, priva al Municipio de información actualizada sobre su situación financiera. La deficiencia comentada y el desconocimiento de los procedimientos establecidos, según se comenta en el apartado c., atrasarían el restablecimiento y la continuidad de las operaciones del Monet, de ocurrir cualquier eventualidad, emergencia o desastre. Además, la falta de garantías sobre el sistema impide la confidencialidad, integridad y transparencia en la información y las transacciones que se realizan. Causas Atribuimos la situación comentada en el apartado a. a que los auditores internos en funciones se apartaron de la disposición citada y de sus deberes. Además, los alcaldes en funciones no ejercieron una supervisión adecuada sobre los deberes de estos, según correspondía. Lo comentado en los apartados b. y c. se atribuye a que el Alcalde y el Director de Finanzas en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio.

20 18 M Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: El Municipio a través de la Oficina de Auditoria Interna ha establecido dentro de su plan de trabajo para el periodo el realizar una auditoría sobre controles y el funcionamiento de los sistemas de contabilidad computarizados. [sic] [Apartado a.] El convenio suscrito con el suplidor del sistema MONET para el año fiscal contempla el resguardo de información financiera. [Apartado c.] Véanse las recomendaciones 1, 7, y 8 de la b. a la d. Hallazgo 5 - Deficiencias relacionadas con los recibos de recaudación, y el inventario de los certificados de patentes y los cheques en blanco Situaciones a. La Oficina de Rentas Públicas tiene la función, entre otras, de realizar las operaciones de recaudación y el depósito de los fondos recibidos. Los fondos que recibe el Municipio se contabilizan mediante la emisión de recibos oficiales. A junio de 2015, dicha Oficina la dirigía un gerente de rentas internas, quien le responde al Director de Finanzas. Además, cuenta con 8 recaudadores, 11 agentes de rentas públicas, la Recaudadora Oficial Interina, y la Directora de Rentas Públicas, quienes le responden a la Gerente de Rentas Internas. Hasta octubre de 2012, las recaudaciones realizadas por la Oficina de Rentas Internas debían registrarse en el SUCM. Luego de dicha fecha se registran en el sistema Monet. Los recaudadores acceden a dicho sistema para emitir recibos de recaudación, certificados de patente y generar los informes de las recaudaciones diarias. El Director de Finanzas tiene la responsabilidad, entre otras, de supervisar las tareas de recaudación y tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipal, y de establecer controles para el recaudo, la custodia y el depósito de los fondos municipales.

21 M ) El examen realizado a los recibos de recaudación y los certificados de patentes reveló lo siguiente: a) En el inventario de recibos no se registró la compra de 38,400 recibos de recaudación. De estos, 5,000 eran recibos del Recaudador Oficial (Modelo CR-01) y 33,400 eran del Recaudador Auxiliar (Modelo CR-02). Tampoco se registró el despacho de 63,600 recibos del Recaudador Oficial (10,000) y del Recaudador Auxiliar (53,600). b) Para otra compra de 20,000 recibos del Recaudador Oficial (10,000) y del Recaudador Auxiliar (10,000), no se incluyó la fecha ni el nombre del empleado que los recibió y registró en los inventarios correspondientes. c) No se efectuaban verificaciones periódicas de la existencia de los recibos de recaudación. Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría M d) Cuando ocurrieron cambios de recaudadores oficiales en julio de 2012 y febrero de 2013, no se realizaron inventarios de los recibos del Recaudador Oficial. Tampoco se establecieron, por escrito, los valores que estaban sin depositar. e) En junio de 2015, nuestros auditores, acompañados de un funcionario municipal, realizaron un inventario de los certificados de patentes en blanco. En el mismo no se encontraron 4,822 certificados. Los funcionarios y empleados no pudieron explicar las circunstancias y razones de su desaparición. Las pruebas efectuadas por nuestros auditores, a base de muestra, no revelaron irregularidades.

22 20 M ) El examen de los cheques en blanco de 49 cuentas bancarias, reveló lo siguiente: a) No se mantenían inventarios perpetuos de los cheques de ocho cuentas bancarias ni se realizaban verificaciones periódicas de su existencia. b) Los inventarios perpetuos de los cheques de 36 cuentas bancarias no eran confiables. Los balances que se indicaban en los mismos y los inventarios realizados por nuestros auditores reflejaron diferencias en la cantidad de estos. Estas diferencias fluctuaron de 7,485 cheques subestimados y 7,211 sobrestimados. Tampoco se efectuaban verificaciones periódicas de la existencia de los cheques ni se exigían requisiciones para el despacho de los mismos. c) En octubre de 2011, el Director de Finanzas en funciones certificó la disposición, mediante trituración, de 25,453 cheques en blanco correspondientes a 5 cuentas bancarias. Nuestro examen reveló lo siguiente: (1) Según evidencia de la institución bancaria, 3,726 de dichos cheques por $2,512,804 se pagaron de noviembre de 2005 a octubre de (2) De dichos cheques, 454 fueron anulados y no destruidos. (3) La certificación de disposición contenía errores matemáticos, lo que sobrestimó el cómputo por 443 cheques. (4) De dichos cheques, 4,020 permanecen en inventario.

23 M Criterios Las situaciones comentadas son contrarias al Artículo 6.005(c), (d) y (f) de la Ley , y al Capítulo III, secciones de la 3 a la 5 del Reglamento para la Administración Municipal. En la Parte III, Sección F del Manual de Recaudaciones del 31 de enero de 1992, emitido por la OCAM, se establecen disposiciones similares. Lo comentado en el apartado a.2) también es contrario a las normas de sana administración y de control interno de llevar un inventario perpetuo adecuado de los cheques en blanco y de hacer verificaciones periódicas de su existencia para evitar errores en los balances. Efectos Las situaciones comentadas no permiten mantener un control adecuado de las recaudaciones, de los certificados de patentes ni de los cheques en blanco. Además, propician la comisión de errores e irregularidades con los fondos del Municipio, y dificultan que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Los gerentes de Rentas Internas [Apartado a.1)] y los directores de Finanzas [Apartado a.1) y 2)] en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y de sus deberes. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: El uso de libretas de recibos, etc., se limita a las ocasiones en que el recaudador auxiliar se encuentre ejerciendo operaciones de campo ya que se utiliza un sistema mecanizado para realizar las transacciones. Diariamente las pocas transacciones manuales recibidas se entran al sistema mecanizado las cuales son auditadas por la Recaudadora Oficial. El recibo se mantiene en un archivo debidamente identificado. [sic] [Apartado a.1)a), c), d) y e)]

24 22 M El Municipio ha tomado medidas para la implementación del sistema electrónico contable que incluye la impresión de cheques. Además, se identificó un área segura para el uso exclusivo de los cheques existentes hasta que se agotaran los mismos. A finales del año 2015 se comenzó a utilizar el papel de seguridad evitando la necesidad de tener un inventario de cheques pre-impresos. [sic] [Apartado a.2)a) y b)] Véanse las recomendaciones 1, y 8. de la e. a la g. Hallazgo 6 - Planes de clasificación y retribución no actualizados para los servicios de carrera y confianza Situación a. El Alcalde debe diseñar, formular y aplicar un sistema de Criterios administración de personal para el Municipio, de acuerdo con las disposiciones de ley y reglamentos aplicables. También debe promulgar las reglas que deben seguir los funcionarios y empleados municipales en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Para esto, debe adoptar un reglamento uniforme de administración de personal que contenga un plan de clasificación de puestos de retribución uniforme actualizado, para los servicios de carrera y confianza. Conforme a esto, el Municipio adoptó el Reglamento de Personal, el cual incluye los planes de clasificación y retribución para los empleados en los servicios de carrera y confianza de la Rama Ejecutiva, aprobados en el 1986 y El examen relacionado con dichos planes reveló que el Municipio no había actualizado los mismos desde su aprobación. Estos no incluían los cambios en retribución ni las eliminaciones o incorporaciones de puestos y de requisitos. Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría M La situación comentada es contraria a los artículos 3.009(m), y de la Ley

25 M Efectos Lo comentado no permite al Municipio mantener un sistema actualizado y adecuado para la administración del personal. Además, nos impidió verificar si los empleados y funcionarios nombrados cumplían con los requisitos que debían tener para los puestos. Causa La situación comentada denota que los alcaldes y los directores de Secretaría de Personal y Administración en funciones se apartaron de las disposiciones citadas. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: El Municipio está consciente de la necesidad de actualizar su actual plan de clasificación y retribución, cosa que al presente se está evaluando. No obstante, se actuará con prudencia y conforme a realidad fiscal del Municipio. [sic] Véanse las recomendaciones 1, 9 y 17. Hallazgo 7 - Falta de toma de inventario al cese de funciones del Encargado de la Propiedad; falta de controles sobre la propiedad; incumplimiento de la Ley Núm. 96; deficiencias relacionadas con un almacén de materiales; y falta de inventario perpetuo en el almacén de Obras Públicas Situaciones a. El Alcalde y la Legislatura Municipal son responsables de la custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y Legislativa. El Municipio cuenta con un encargado de la propiedad, quien le responde al Director de Finanzas. Se dispone que, cuando el Encargado o Subencargado de la Propiedad cese de sus funciones, se tiene que realizar y certificar un inventario de toda la propiedad bajo su custodia y responsabilidad. De haber diferencias, se realizarán investigaciones para fijar las responsabilidades correspondientes.

26 24 M El examen relacionado con la administración de la propiedad municipal reveló que no realizó un inventario de la propiedad mueble cuando el Encargado de la Propiedad cesó de sus funciones en mayo de b. Antes de comenzar un proceso de decomiso de propiedad municipal, el Director de Finanzas debe realizar una investigación para determinar si la propiedad que se solicita dar de baja se considera completamente inservible. Este debe preparar una certificación para hacer constar el resultado de la investigación y que la propiedad no ha podido ser vendida. Además, debe llenar el formulario de bajas de propiedad, e indicar el detalle de la propiedad cuya disposición se desea. Debe remitir copias de dicho formulario al Alcalde y a la Legislatura Municipal, dentro de los cinco días siguientes a la aprobación del mismo. Para disponer físicamente de la propiedad inservible, el Auditor Interno y el representante de la Legislatura Municipal deben preparar un acta con la descripción de la propiedad destruida; la fecha, la hora y el lugar donde se llevó a cabo la destrucción; el nombre de los empleados y funcionarios en presencia de quienes se destruyó la propiedad; el nombre de la persona que destruyó la propiedad; y el lugar donde se depositó la propiedad destruida. De febrero a junio de 2011, el Director de Finanzas autorizó 7 decomisos de 579 unidades de propiedad con un valor en inventario de $140,615. Para esto, la Encargada de la Propiedad en funciones emitió 7 certificaciones. La propiedad consistió de equipo de oficina, equipo electrónico, y enseres, entre otros. El examen relacionado reveló lo siguiente: 1) En ninguna de las certificaciones (100%) de los decomisos se incluyó la hora en que la propiedad se destruyó.

27 M ) En 4 certificaciones (57%) el representante de la Legislatura Municipal y el Auditor Interno certificaron haber examinado y presenciado la destrucción de la propiedad de 8 a 267 días después de realizados los decomisos. 3) En 3 certificaciones (43%) se reflejaron diferencias de 2 a 7 días en las fechas en las cuales el representante de la Legislatura Municipal y el Auditor Interno examinaron y presenciaron la destrucción de la propiedad. 4) En 2 certificaciones (29%) no se indicó la fecha en que se realizaron los decomisos. 5) El entonces Director de Finanzas no envió copias de las bajas autorizadas al Alcalde ni a la Legislatura Municipal para ninguno de los decomisos. Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría M c. En el Reglamento 41, Notificación de Pérdidas o Irregularidades en el Manejo de Fondos o Bienes Públicos a la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico del 20 de junio de 2008, se establece, entre otras cosas, que el Alcalde debe remitir a la Oficina del Contralor una certificación donde indique que, durante el año fiscal objeto de cierre, cumplió con las disposiciones de la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada. El examen relacionado reveló que el Alcalde no envió a la Oficina del Contralor dicha certificación para los años fiscales y d. El Municipio tiene un almacén ubicado en el Teatro Oliver donde se guardan, entre otras cosas, materiales de oficina y limpieza. Dicho almacén lo custodia un empleado, quien le responde al Director de Servicios Generales.

28 26 M En septiembre de 2014, nuestros auditores realizaron una inspección a dicho almacén y determinaron lo siguiente: 1) El plafón acústico del techo estaba roto y en ciertas áreas inexistente. Además, tenía rastros de filtraciones y aparentaba tener hongos. 2) Los cables eléctricos estaban expuestos y propensos a entrar en contacto con el agua que provenía de las filtraciones. 3) El empleado custodio no tenía nombramiento de guardalmacén. Tampoco se nos presentó evidencia de que dichas funciones fueran designadas por escrito. e. El Departamento de Obras Públicas Municipal cuenta con un almacén en el cual, entre otras cosas, se guardan los materiales de construcción, una planta eléctrica, una máquina de lavado a presión, tractores, y trimmers. Dicho almacén es atendido por el Encargado del Almacén. El examen realizado a los registros del almacén reveló las siguientes deficiencias: 1) No estaban actualizados los inventarios perpetuos de los materiales de construcción y del equipo. Esto, porque no contenían el balance de cada material o equipo disponible. No se añadían las compras, ni se eliminaban los despachos que se requieren para mantener un inventario perpetuo. 2) No se realizaban revisiones periódicas de los mismos ni se habían establecido las cantidades máximas y mínimas que debían existir de cada artículo. Criterios La situación comentada en el apartado a. es contraria al Artículo de la Ley y al Capítulo VII, Sección 8 del Reglamento para la Administración Municipal.

29 M Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo de la Ley y al Capítulo VII, Sección 21(2) del Reglamento para la Administración Municipal. La situación comentada en el apartado c. es contraria al Artículo 7.a.4) del Reglamento 41. Lo comentado en el apartado d. es contrario a la norma de sana administración y de control interno de proveer un área de almacén de materiales que garantice la protección física y el buen estado de los mismos. Además, se debe requerir que el empleado asignado a prestar servicios en dicho almacén tenga el nombramiento de guardalmacén. Las situaciones comentadas en el apartado e. son contrarias al Artículo 8.010(d) de la Ley y al Capítulo VII, Sección 25 del Reglamento para la Administración Municipal. Efectos Las situaciones comentadas no permiten mantener un control adecuado de la propiedad, y propician el uso indebido o la pérdida de la misma. Además, propician la comisión de irregularidades y dificultan que estas se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Atribuimos lo comentado a que los alcaldes, los directores de Finanzas y de Obras Públicas Municipal y los encargados de la Propiedad en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron los intereses del Municipio. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: El Municipio reconoce la necesidad de brindar mayor capacitación, equipo y tecnología al personal encargado del almacén para mantener el inventario perpetuo actualizado conforme a las mejores prácticas establecidas por los entes reguladores. Entre las iniciativas se encuentra el coordinar talleres al personal y la adquisición de equipo que facilite el mantener actualizado el inventario. [sic] [Apartados a. y del c. al e.] Véanse las recomendaciones 1, 8. de la h. a la j., 10 y 11.

30 28 M Hallazgo 8 - Incumplimiento de la ley del Registro de Demandas Civiles del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Situación a. En la Ley se establece la creación del Registro de Demandas Civiles del Estado Libre Asociado de Puerto Rico disponible en la página cibernética del Departamento de Justicia. Dicho Registro facilita y agiliza los procedimientos y documenta los recursos llevados en contra del Gobierno, las partes involucradas en la acción y cuál ha sido la sentencia. En esta Ley se dispone que el Alcalde, o el funcionario en quien este delegue, debe notificar al Secretario de Justicia toda reclamación de carácter civil que se remita en un tribunal, por o contra el Municipio, o contra un empleado o funcionario en su carácter personal con relación a las funciones de su cargo, cuyas cuantías excedan de $5,000. También tiene que notificar los procedimientos de injunction o mandamus. La notificación escrita se presentará al Secretario de Justicia dentro de los 30 días siguientes a la fecha de recibir el emplazamiento. Al concluir el caso, notificará la sentencia o el acuerdo de transacción, y la cuantía adjudicada o acordada. Para esto tiene 60 días siguientes a la aprobación del acuerdo de transacción o de la notificación del archivo de la demanda. De julio de 2010 a diciembre de 2013, se radicaron 136 demandas en contra del Municipio. Además, se resolvieron 56 demandas. El examen relacionado reveló que el Municipio no notificó al Secretario de Justicia las reclamaciones presentadas en su contra. Tampoco notificó, dentro de los 60 días siguientes, las demandas que fueron resueltas. De las demandas radicadas, 92 corresponden a la administración del ex-alcalde y 44 a la del Alcalde. Mientras que de las demandas resueltas, 43 corresponden al ex-alcalde y 13 al Alcalde.

31 M Criterio La situación comentada es contraria al Artículo 5 de la Ley Efecto El incumplimiento del Municipio ocasionó que el Departamento de Justicia no incluyera las reclamaciones indicadas para asegurar que dicho Registro cumpliera con los propósitos para los que se creó. Causa Atribuimos la situación comentada a que los alcaldes en funciones no nombraron a un funcionario o delegaron en este el deber de cumplir con dicha Ley. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Como medida correctiva el Municipio con fecha del 1 de agosto de 2014 designó a una persona como enlace entre el Departamento de Justicia y el Municipio de Arecibo para dar cumplimiento a la Ley Núm. 1 del 1 de enero de [sic] Véanse las recomendaciones 1 y 12. Hallazgo 9 - Falta de reglamentación para los servicios de reparación de los vehículos municipales; y deficiencias relacionadas con el archivo de documentos públicos del Municipio Situaciones a. El Municipio debe establecer la reglamentación y los procedimientos necesarios para atender la contratación de servicios de mecánica y de reparación de todo equipo municipal, conforme a la ley y a la reglamentación aplicables. El Municipio no había reglamentado los procedimientos para la contratación de servicios de reparación de vehículos municipales en talleres privados.

32 30 M b. Los municipios deben cumplir con las normas del Programa de Administración de Documentos Públicos del Archivo General de Puerto Rico, adscrito al Instituto de Cultura Puertorriqueña, y de velar porque todas las fases de la administración de documentos funcionen adecuadamente. Nuestro examen reveló que: 1) No existían normas ni procedimientos escritos para el recibo, la conservación y la disposición de los documentos. 2) No había un inventario ni un plan de retención de los documentos. 3) El área donde se archivaban los documentos no contaba con un acceso adecuado para el recibo y despacho de cajas con documentos. Esto, porque está ubicado en un segundo piso y no cuenta con un ascensor. Tampoco tenía una salida de emergencia. Situaciones similares a las comentadas en el apartado b.1) y 2) se incluyeron en el Informe de Auditoría M Criterios La situación comentada en el apartado a. es contraria al Artículo 3.009(c) de la Ley y al Capítulo IX, Sección 4 del Reglamento para la Administración Municipal. Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo de la Ley También es contraria a la Ley Núm. 5, Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico del 8 de diciembre de 1955, según enmendada; al Artículo VIII, secciones C y D del Reglamento 23, Reglamento para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales del 15 de agosto de 1988, emitido por el Secretario de Hacienda; y a la Carta Circular ASG-89-3 del 2 de noviembre de 1988 y