CETEM. Uso básico. Microsoft Word Prof. Sylvia Castillo-Calero Directora Asociada / Componente estudiantil

Transcripción

1 CETEM Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Manual de instrucción del Centro de Aprendizaje de Informática Microsoft Word 2003 Prof. Sylvia Castillo-Calero Directora Asociada / Componente estudiantil E.González Uso básico Universidad de Puerto Rico en Aguadilla CETEM-04

2 Microsoft Word 2003 Uso básico Universidad de Puerto Rico en Aguadilla Por: Profa. Sylvia Castillo-Calero Directora Asociada / Componente estudiantil Sr. Edwin E. González Carril Diseño, estilo, editado y portada Colaboración especial Jomaly E. Rodríguez Zamarit Cruz Carrero Imprenta Universidad de Puerto Rico en Aguadilla Centro de Tecnología Educativa en Multimedios PO Box Aguadilla, Puerto Rico (787) , ext. 350 Fax (787)

3 CETEM Integrantes del Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Director del Centro Prof. José L. Arbona Director Asociado del Componente Académico Dr. José M. Planas Rivera Secretaria Administrativa del Proyecto Srta. Verónica Calero Cai Directora Asociada del Componente Estudiantil Prof. Sylvia Castillo-Calero Programador de Instrucción y Técnico de Servicios Sr. Edwin E. González Carril Estudiantes Tutores febrero 2006 tercera edición Nota: Los nombres de las compañías que aparecen en este manual de instrucción son para efectos de identificación solamente y son una marca registrada de sus respectivos dueños.

4 Tabla de Contenido Objetivos... III Introducción...III Qué es Microsoft Word?...01 Iniciar el programa Word...01 Componentes de la pantalla...02 Tipos de vistas de un documento Crear un documento nuevo Cambiar los márgenes de la página...04 Selección del idioma Entrar texto Insertar símbolos Cambio de interlineado (Line spacing) Crear listas con viñetas (bullets) y números Cortar, copiar y pegar Cut/cortar...10 Copy/copiar...10 Paste/pegar...11 Deshacer (Undo)...11 Rehacer (Redo) Usar el corrector ortográfico...12 Magnificar un documento...12 Imprimir un documento...13 Grabar y cerrar un documento Guardar un documento nuevo Guardar un documento existente Cerrar un documento...16 Abrir un documento Editar un documento...17 Página I

5 Apéndice A A-1: Cambiar mayúsculas/minúsculas...18 A-2: Conteo de palabras (word count)...19 A-3: Cambiar el tamaño de una página electrónica A-4: Insertar saltos de página (page break) A-5: Enumerar páginas A-6: Centrado vertical de una página A-7: Cambio de orientación de página A-8: Creación de sobres A-9: Salir del programa Windows Tabla de caracteres especiales...27 Consejos...28 Prueba de destrezas...29 Bibliografías Página II

6 Lo básico de Microsoft Word XP Objetivos Al terminar este módulo de instrucción, usted podrá: Definir qué es Microsoft Word (Word) Iniciar el programa Word Identificar los componentes de la pantalla de Word Identificar los tipos de vistas disponibles en Word Crear un documento nuevo Cambiar los márgenes de una página Selección de idiomas Entrar texto con word-wrap Insertar símbolos en un documento Cambiar el interlineado (spacing) Crear listas con viñetas (bullets) y números Cortar, copiar y pegar Cortar/Cut Copiar/Copy Pegar/Paste Deshacer (undo) y rehacer (redo) Usar el corrector ortográfico (spell-checker) Magnificar un documento Imprimir un documento Grabar un documento con la función Save y Save As Abrir un documento Editar un documento Introducción Microsoft Word 2003 es un programa de procesamiento de palabras que facilita la creación de una diversidad de documentos con apariencia profesional, desde una simple carta y memorando hasta boletines, páginas para publicarse en el Web, folletos publicitarios, resúmenes, y otros documentos que incluyen múltiples páginas de texto y un formato sofisticado. Página III

7 Autodiagnóstico Nombre: Número de estudiante: Departamento: Fecha: Objetivo Determinar el nivel de conocimiento y el manejo de las destrezas básicas del estudiante en el programa de MS Word. Instrucciones 1. Lea cada aseveración de destrezas y escriba a la derecha el número correspondiente, según sea el caso, utilizando el sistema de puntuación que aparece a continuación: 1 No conozco el tema 2 No sé cómo hacer la función 4 No necesito ayuda 5 Domino el tema 3 Necesito ayuda para completar Con el programado MS Word puedo: Crear un documento nuevo Cambiar los márgenes de un documento Cambiar el interlineado vertical de un documento a doble espacio, a espacio y medio y a espacio sencillo. Seleccionar el idioma en el cual voy a trabajar. Ejemplo: español, inglés, francés, italiano, etc. Insertar símbolos en un documento. Usar la función de cortar, copiar y pegar (cut, copy and pase) Usar la función de Undo y Redo (Deshacer, Rehacer) Grabar un documento NOTA: Si usted obtiene menos de cuatro (4) puntos en algunas de las aseveraciones que aparecen al lado de la marca de cotejo ( ), deberá tomar este taller, Lo básico Microsoft Word XP. De lo contrario, solicite la prueba de destrezas a la persona que estará ofreciendo el taller.

8 Qué es Microsoft Word? Microsoft Word es un programa para procesar palabras que le permite, entre otras cosas, crear cartas, hojas sueltas, resúmenes e informes. También puede convertir documentos en páginas para el Web. Iniciar el programa Word Ilustración 1 1. En la Barra de tareas de Windows, dé un clic a Start. 2. Seleccione, All Programs. 3. Entre las opciones que aparecen, seleccione, Microsoft Office 4. Seleccione Microsoft Office Word Página 1 de 31

9 Componentes de la pantalla de Word Ilustración 2 Cuando usted accede la pantalla de Word XP, aparece una pantalla en blanco como aparece en la Ilustración 2. Tipos de vistas de un documento Word provee cuatro maneras para ver un documento. Éstas aparecen en la Tabla 1 con su descripción. Opciones de vista Normal Web Layout Print Layout Reading Layout Outline Descripción Ilustra el formato simple y la distribución de un documento. Ilustra un documento como página para el Web. Ilustra donde aparecerán los objetos en la página cuando ésta se imprima. Esta vista permite que los documentos se puedan ver de una manera clara y como las páginas de un libro. Resulta muy útil cuando queremos leer y revisar un documento en Word adjunto a un correo electrónico Ilustra la estructura de un documento, tal como el indentar en cada título. Tabla 1 Página 2 de 31

10 Seleccionar los tipos de vistas Ilustración 3 Paso: 1. En la Barra de menú, dé un clic a View y seleccione el comando que desee. Crear un documento nuevo Al acceder Word, aparece un nuevo documento listo para que el usuario comience a escribir, también puede crear un documento nuevo de otras maneras: Ilustración 4 Página 3 de 31

11 Opciones: A. Dé un clic al icono B. De la Barra de menú, seleccione File, New. Del Panel de tareas que aparece a la derecha, seleccione, Blank Document Cambiar los márgenes de la página Los márgenes son los espacios entre el borde del papel y el texto y se miden en pulgadas y son predeterminados por MS Word de: 1.25 a la izquierda y a la derecha y de 1 en la parte superior e inferior de la página. Una manera que se puede utilizar para cambiar éstos márgenes. 1. En la Barra de menú, seleccione File, Page Setup para obtener el cuadro de diálogo, Page Setup. 2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, seleccione la pestaña Margins. Ilustración 5 3. Escriba la medida, en pulgadas, del margen deseado en los cuadros, a. Superior (Top) b. Inferior (Bottom) c. Izquierdo (Left) d. Derecho (Right). También puede utilizar los cabezales de flechas para seleccionar la medida del margen. (Véase Ilustración 5) 4. Cuando termine, dé un clic a OK. Página 4 de 31

12 Selección del idioma Se recomienda que antes de comenzar un documento se determine el idioma en el cual se va a escribir para que el programa vaya corrigiendo el texto que va escribiendo. 1. En la Barra de menú, seleccione Tools, Language, Set Language. (Véase Ilustración 6) Ilustración 6 2. En el cuadro de diálogo, Language, seleccione, por ejemplo, Spanish (Puerto Rico). (Véase Ilustración 7) Ilustración 7 3. Dé un clic al botón de Default si deseas que siempre que acceda el programa Word detecte el idioma español o el que seleccionó. Página 5 de 31

13 Ilustración 8 Entrar texto El punto de inserción o cursor es la línea que parpadea en pantalla e identifica el lugar donde aparecerá el texto cuando usted lo escriba. Es controlado por el mouse y los golpes de teclas. Usted debe conocer el propósito de estas importantes teclas: Ilustración 9 Página 6 de 31

14 1. La tecla de Enter mueve el punto de inserción a una nueva línea para comenzar un párrafo nuevo. El programa tiene la función, Word wrap, que le permite mover palabras a una nueva línea de una manera automática tan pronto llegue al margen derecho. 2. La tecla, Shift se usa para crear mayúsculas; mantenga esta tecla oprimida mientras golpea una tecla de carácter y obtendrá una letra mayúscula. 3. La tecla, Backspace mueve el cursor hacia la izquierda y borra lo que se ha escrito hacia esa dirección. 4. Delete mueve el punto de inserción hacia la derecha y borra lo que se ha escrito hacia esa dirección. 5. Insert, borra todo texto que se ha escrito según usted va escribiendo. (Esta tecla a veces es golpeada accidentalmente en vez de la tecla, Delete. Desactívela presionando nuevamente, Insert.) 6. La tecla de Tab se usa para sangrar (indentar) la primera línea de un párrafo a media pulgada. No use la barra espaciadora para sangrar la primera línea. Si desea regresar al principio del documento, oprima la combinación de teclas Ctrl + Home. Para ir al final del documento, oprima Ctrl + End. Insertar símbolos Ilustración 10 Página 7 de 31

15 1. Coloque el punto de inserción donde desee insertar el símbolo. 2. En la Barra de menú, haga clic en Insert 3. Haga clic en Symbol 4. Seleccione la pestaña, Symbol 5. Dé un clic sobre el triángulo invertido que aparece en el cuadro de diálogo, Font para ampliar la vista de los caracteres disponibles. 6. Dé doble clic en el carácter especial deseado para insertarlo en el documento. 7. Dé un clic a Close para cerrar el cuadro de diálogo. Si desea insertar símbolos o caracteres especiales utilizando el teclado mediante combinación de teclas, véase Apéndice B-1 (Tabla de caracteres especiales). Cambio de interlineado (Line Spacing) Use el interlineado para especificar el espacio entre las líneas de texto. Un cambio en el espaciado entre líneas afecta a todo el texto en el párrafo. El espaciado entre líneas también puede aplicarse al texto seleccionado. Pasos sencillos: 1. En su teclado, presione la tecla Ctrl + 2 para obtener doble espacio. 2. Presione Ctrl + 1 para obtener espacio sencillo. 3. Presione Ctrl + 5 para obtener 1.5 líneas. Otra opción: format, paragraph, sección de Line Spacing; single, double, 1.5. Página 8 de 31

16 Ilustración 11 Si el texto está escrito en el documento y desea cambiarle el interlineado, seleccione todo el texto deseado y realice los pasos anteriores. Crear listas con viñetas y números 1. Seleccione el texto donde quiere colocar las viñetas 2. En la Barra del menú, dé un clic a Format, Bullets and Numbering y seleccione la viñeta deseada. Si desea cambiar las viñetas, seleccione el texto y siga el Paso 2 que aparece arriba. Página 9 de 31

17 Ilustración 12 Cortar, Copiar y Pegar Cuando se edita un documento, usted puede mover o copiar texto. Puede ser en el mismo documento o entre documentos. Cut/Cortar La función de Cut remueve el texto seleccionado del documento y lo guarda temporeramente en memoria hasta que el usuario indique el lugar donde se va a pegar utilizando la función Paste. 1. Seleccione el texto que desea cortar. 2. De la Barra de menú, seleccione Edit, Cut. Copy/Copiar La función de Copy es similar a la función de Cut, excepto que la función de Copy no remueve el texto de su ubicación original. No se podrá utilizar cut y copy al mismo tiempo. La función de Cut, Copy y Paste también puede ser accedida dando un clic derecho al mouse sobre el texto seleccionado para obtener un menú corto donde aparecerán estos comandos. Véase la Ilustración 13. Página 10 de 31

18 Paste/Pegar La función de Paste inserta el contenido que se guardó temporeramente en la memoria mediante la función copy o cut en el área seleccionada. Para pegar lo último que se copió o cortó en un área en específico en un documento: 1. Dé un clic en el lugar donde quiere pegar el texto copiado o cortado. 2. De la Barra de menú, seleccione Paste. Deshacer (Undo) Ilustración 13 La función de Undo (Deshacer) le permite deshacer el último cambio realizado en el documento. Word recuerda hasta 300 acciones en un documento y le permite deshacer cualquier o todas ellas. Puede deshacer todas las acciones recientes al hacer clic repetidamente en el botón Undo de la Barra de herramientas. También puede usar Edit, Undo Typing o el Shortcut Ctrl+z Rehacer (Redo) La característica Redo (Rehacer) le permite recuperar la última acción. Al igual que Undo, Redo le permite recuperar hasta 300 acciones en un documento. Puede rehacer una acción al hacer clic repetidamente en el botón Redo de la Barra de herramientas. Página 11 de 31

19 También puede usar Edit, Redo Typing o el Shortcut Ctrl.+y Usar el corrector ortográfico 1. Presione la tecla Ctrl + Home simultáneamente para ir a la parte superior del documento. 2. En la Barra de herramientas, dé un clic al icono o de la Barra de menú, seleccione Tools, Spelling and Grammar. Ilustración 14 Magnificar un documento El magnificar un documento hace más fácil la lectura. El cambiar la magnificación no cambia el documento ni el tamaño de las letras; solamente cambia cómo el documento aparecerá en pantalla. 1. En la barra de menú, dé un clic a View. 2. Seleccione el comando de Zoom. Aparecerá el cuadro de diálogo Zoom. 3. Seleccione el nivel de magnificación deseado. Página 12 de 31

20 Imprimir un documento 1. De la Barra de menú, seleccione File, Print Preview para cotejar la distribución de las páginas. 2. Luego vuelva a File nuevamente y seleccione Print para abrir un cuadro de diálogo tiulado Print. 3. Seleccione OK si las opciones son correctas. Espere unos minutos para que el documento imprima. Ilustración 15 Grabar y cerrar un documento Guardar un documento nuevo 1. De la Barra de menú, File, Save. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado Save as. 2. Seleccione el lugar donde desee grabar el documento (Save in:) y asígnele nombre (File name:). El nombre puede tener hasta 255 caracteres, incluyendo espacios y símbolos, pero no caracteres especiales. Página 13 de 31

21 3. Luego que lo nombre, lo puede grabar periódicamente con File, Save. También puede darle un clic al icono de Save que aparece en la Barra de herramientas. Ilustración 16 Guardar un documento existente Si usted está trabajando con un documento que ha sido previamente grabado, simplemente dé un clic al botón de Save para grabar los nuevos arreglos. Página 14 de 31

22 Ilustración 17 Recuerde grabar el documento constantemente para prevenir el perder data en caso de que la computadora se congele o se vaya la energía eléctrica. Utilice la opción de File, Save as, cuando desee grabar el documento modificando con otro nombre y manteniendo el original intacto. Ilustración 18 Página 15 de 31

23 Cerrar un documento Cuando termine de trabajar con un documento, puede cerrarlo para removerlo de la pantalla de trabajo. 1. Dé un clic al botón de Close que aparece en la parte extrema derecha de la Barra de menú. Ilustración 19 Si usted grabó su trabajo, su documento cerrará. Si no ha grabado su trabajo, y le da un clic al botón un cuadro de diálogo aparecerá de manera automática dándole la opción de grabar el último cambio hecho al documento. (Véase Ilustración 19) Abrir un documento Para utilizar un documento guardado en un disco de trabajo: 1. En la Barra de menú, seleccione File, Open 2. En Look in: seleccione la unidad de disco donde usted tiene grabado el documento. Dé doble clic sobre el cartapacio o el documento que quiera abrir. Página 16 de 31

24 Ilustración 20 Editar un documento Para poder editar un documento, primeramente debe seleccionar el texto que va a editar. El texto se puede seleccionar usando el mouse. Seleccionar texto Existen varias formas de resaltar o seleccionar texto. 1. Seleccione una palabra: Dé dos clics sobre la palabra que desee editar. 2. Seleccione una oración: Presione la tecla Ctrl de su teclado, luego dé un clic en cualquier lugar de la oración que desea seleccionar. 3. Seleccione una cantidad de texto: Ubique el mouse sobre el texto que desea seleccionar y luego arrastre el mouse sobre el texto. 4. Seleccione el documento completo: Mueva el apuntador a la izquierda del texto que aparece en el documento hasta que se convierta en una flecha que apunta hacia la derecha, luego dé triple clic. También puede hacer este paso presionando Ctrl + A en su teclado. Página 17 de 31

25 Apéndice A-1: Cambiar mayúsculas/minúsculas El comando Change Case (Cambiar mayúsculas o minúsculas) en el menú Formato permite cambiar rápidamente las letras de mayúsculas a minúsculas y viceversa, ahorrando el tiempo que se tardaría en volver a escribir el texto que desea cambiar. 1. Seleccione el texto que quiere cambiar 2. De la Barra de menú, seleccione Format, Change Case. Cuando abra el cuadro de diálogo, éste le ofrecerá varias opciones para hacer el cambio. 3. Seleccione la opción deseada y dé un clic al cuadro OK. 4. Dé un clic en cualquier lugar del documento para eliminar la selección del texto. Otra manera rápida es el seleccionar el texto y luego presionar Shift + F3. Este paso cambia el texto de mayúscula a minúscula, según sea el caso. Ilustración 20 Página 18 de 31

26 Apéndice A-2: Conteo de palabras (word count) Con Word puede saber cuántas palabras, párrafos y líneas tiene su documento. 1. En la Barra de menú seleccione Tools, Word Count. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo, Word Count con esta información. Ilustración 21 Apéndice A-3: Cambiar el tamaño de una página electrónica El programa Word crea los documentos en tamaño 8 ½ x 11. También usted tiene la opción de cambiarlo a tamaño legal (8 ½ x 14). 1. En la Barra de menú, seleccione File, Page Setup. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Page Setup, seleccione la pestaña Paper. 2. Dé un clic a Paper Size y seleccione la opción deseada. Página 19 de 31

27 3. Dé un clic a OK cuando termine. Ilustración 23 Apéndice A-4: Insertar saltos de página (page break) Cuando escribes en un documento, Word inserta de manea automática un salto de página, cuando llega a la parte final de la página, y le permite continuar escribiendo en la siguiente página. Puede forzar el texto a que pase a la página siguiente de un documento utilizando el comando Break (Salto) para insertar un salto de página manual. 1. De la Barra de menú, seleccione Insert, Break. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado Break. 2. Seleccione Page break, para saltar a otra página. Los saltos de página manuales aparecen como una línea punteada a través de la pantalla. Al insertar un salto de página manual, Word ajusta automáticamente los saltos de página automáticos que le siguen. Página 20 de 31

28 Ilustración 22 Otra forma para insertar un salto de página manual es presionando las teclas Ctrl + Enter. Apéndice A-5: Enumerar páginas Los números de páginas no aparecen impreso en un documento a menos que lo especifiquemos que aparezca. 1. Dé un clic a Insert, Page Numbers. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, Page Numbers puede seleccionar donde quiere que aparezca el número. Observe que, establecido por el programa, el número aparecerá en la parte inferior alineado a la derecha. También indica que la primera página se enumere, véase Ilustración 24. Esto usted lo puede cambiar seleccionando otras opciones. Página 21 de 31

29 Ilustración 23 Apéndice A-6: Centrado vertical de una página Alineamiento de página se refiere al alineamiento vertical de texto en una página. Los posibles alineamientos verticales son: Top, Center, Justified y Bottom. 1. Seleccione en la Barra de menú, File, Page Setup. Seleccione la pestaña, Layout. 2. Dé un clic al cuadro, Vertical Alignment y seleccione la opción Center. 3. Dé un clic a OK para aceptar el cambio. Página 22 de 31

30 Ilustración 24 Apéndice A-7: Cambio de orientación de página Orientación de página se refiere a la manera en que se imprime la página. Word 2003 incluye dos posibilidades de orientación de página: portrait y landscape. Las cartas y los memorandos se imprimen en orientación portrait. La orientación, landscape se usa mayormente para imprimir gráficas, anuncios y manuales. 1. En la Barra de menú, seleccione File, Page Setup. Cuando aparezca el cuadro de diálogo, Page Setup, seleccione la pestaña Margins. 2. Seleccione la orientación Portrait o Landscape. 3. Dé un clic a OK cuando termine de hacer su selección. Página 23 de 31

31 Ilustración 25 Apéndice A-8: Creación de sobres Para crear un sobre, 1. Dé un clic a Tools, Letters and Mailing, Envelopes and Labels. Ilustración 26 Página 24 de 31

32 2. Cuando abra el cuadro de diálogo, Envelopes and Labels, seleccione la pestaña Envelopes. 3. En la sección de Delivery address, escriba la dirección del destinatario. 4. En la sección Return address, escriba la dirección del remitente. 5. El tamaño fijado por el programa es para sobres No. 10 que miden 4 1/8 x 9 ½. Usted puede cambiar esta opción seleccionando el botón, Options y la pestaña Envelope Options. Ilustración 27 Apéndice A-9: Salir del programa Windows Siempre se debe salir de Windows correctamente antes de apagar la computadora. De esta manera puede asegurarse que su trabajo se guardó. Para salir de Windows, use el comando de Shut Down. 1. Start, Turn Off Computer 2. En el cuadro de diálogo, Turn Off Computer, seleccione Turn Off Página 25 de 31

33 Ilustración 28 Página 26 de 31

34 Apéndice B-1: Tabla de caracteres especiales En la siguiente tabla aparece una lista con caracteres especiales y la combinación de las teclas que debe pulsar para obtener cada caracter utilizando el Sistema Operativo Windows. Caracter Combinación de teclas á Alt Á Alt ä Alt é Alt É Alt í Alt ó Alt Ó Alt Ü Alt ú Alt Ú Alt Ü Alt ñ Alt Ñ Alt Alt Alt + Alt + 64 \ Alt + 92 ~ Alt Alt +124 Alt Alt Página 27 de 31

35 Apéndice C-1: Consejos Dé dos espacios con la barra espaciadora después de un punto final al terminar cada oración. Cuando coloque el puntero sobre un botón sin hacer clic, aparece una sugerencia de pantalla (tool tip) que le indica el nombre del botón. Para obtener ayuda acerca de una función de Word, haga clic en Help sobre la Barra de menú del programa. Haga doble clic para seleccionar una palabra o triple clic para seleccionar un párrafo. Si Word no ofrece una corrección válida, corrija usted mismo el error. Haga clic en el botón New Blank Document (Nuevo) en la barra de herramientas para crear un nuevo documento. También puede utilizar el botón Open (Abrir) en la barra de herramientas. Si elimina texto por error, haga clic inmediatamente en el botón Undo que aparece en la Barra de herramientas para recuperar el documento el texto borrado. Limite a 2 ó 3 tipos de letras en un documento. Página 28 de 31

36 Prueba de destrezas Usted tiene 20 minutos para completar el ejercicio que aparece a continuación. Los recuadros le servirán de guías para realizar el mismo. Página 29 de 31

37 Bibliografías Karyn s toolkit. (2003). Free Microsoft Office Tutorials. Accedida el 23 de mayo de 2004, en Microsoft Corporation. (2004). Microsoft Office Online (Word). Accedida el 10 de abril de 2004, en CTT=6&Origin=ES Computing and Network Services. (sin fecha). Microsoft Word Tips & Tricks. Accedida el 15 de abril de 2001, en Learnthat.com. ( ). Microsoft Word Tutorial. Accedida el 15 de abril de 2004, en Wiser, J. (13 de febrero de 2004). Microsoft Word XP (2002). Accedida el 20 de mayo de 2004, en TechTV Inc. (2004). MS Word Tips for Beginners. Accedida el 23 de mayo de 2004, en 770,00.html Página 30 de 31

38 WorldStart.com. (sin fecha). Archive. Accedida el 23 de mayo de 2004, htm Página 31 de 31

39 Microsoft Word 2003 Uso básico Hoja de apuntes