Documento de Ayuda para el uso del Portal de Proveedores Empresas Polar.

Transcripción

1 Documento de Ayuda para el uso del Portal de Proveedores Empresas Polar. V /8/2016

2 Qué es el Portal de Proveedores? Es una plataforma que permite la comunicación efectiva entre el proveedor y Empresas Polar. Con el registro Usted podrá Enviar la solicitud del registro de su empresa en la plataforma de Empresas Polar. Exponer la gama de Bienes y Servicios que le puede ofrecer a Empresas Polar. Dar la información correspondiente a la empresa con el fin de que Empresas Polar evalúe su solicitud.

3 Pasos del Proceso 1. Completar la solicitud del Pre-Registro. 2. La respuesta de la empresa será vía correo electrónico. 3. Realizar el registro. 4. Responder las cualificaciones (Cuestionarios) asignadas. 5. Esperar la respuesta de la empresa vía correo electrónico. - De ser Aceptado, será proveedor de Empresas Polar. Cómo podemos ingresar? En la Página Web de Empresas Polar. Hacer click en el pie de página, opción Proveedores. Seleccionar la opción de acuerdo a su estatus: Nuevo Proveedor, Proveedor Registrado.

4 Antes de iniciar el registro asegúrese de: Validar que la dirección web esté en los sitios de confianza: 1 Al ingresar en la página web del registro, en configuración. 2 cuando se despliega el menú, pulsar Opciones de Internet. 3 En la siguiente pantalla, pulsar Seguridad. 4 Seleccionar Sitios de Confianza. 5 Aparecerá una ventana indicando en una barra de texto con una dirección electrónica, se debe pulsar el botón que indica Agregar. 6 Pulsar Cerrar. 7 por último pulsar Aceptar. - Verificar que estén habilitados los permisos web correspondientes: 1 Ubicarse en el mismo recuadro de configuración, en el área de seguridad. 2 Pulsar Nivel Personalizado. 3 Al desplegarse la ventana de Configuración de seguridad: zona de Internet, verificar que el recuadro de "Navegar entre las ventanas y los marcos de dominios distintos, este Habilitado. Luego de eso, pulsar Aceptar. 4 Pulsar Aceptar de nuevo.

5 Información General de la Empresa Para registrarse de manera exitosa se presenta la siguiente información. - Es de suma importancia rellenar aquellos Campos Obligatorios (**). La información dada en este renglón, deberá coincidir con la registrada en el Instituto Fiscal del país, en este caso, en el Registro de Información Fiscal (RIF) de la empresa. 1 Nombre de la Empresa: Nombre registrado de la Empresa. 2 RIF: Número de Registro de Información Fiscal de la empresa. El mismo consta de 10 dígitos sin espacios en blanco ni caracteres especiales. Ejemplo: J Idioma: Idioma de comunicación. 4 Página Inicial: Página Web de la Empresa. 5 Moneda: Moneda que el proveedor utiliza en sus transacciones comerciales. Direc. 6 País: País de procedencia. 7 Región: Región donde reside la empresa. 8 Distrito: Distrito al que pertenece. 9 Población / Código Postal: Ciudad y Código Postal donde aparece registrada la empresa. 10 Código Postal: Código Postal la empresa 11 N (Edificio) / Calle: Información dada en el Registro de Información Fiscal (RIF). 12 Edificio / Piso / Sala: Información dada en el Registro de Información Fiscal (RIF). (El campo no puede exceder de 10 caracteres)

6 Apartado de Correos: 13 Apdo: Apartado postal de Correo. 14 Otra Ciudad / Código Postal: Aplica en caso de que la empresa tenga cede en otra ciudad. 15 Otro País: Aplica en caso de que la empresa tenga cede en otro país. Comunicación: 16 Teléfono* / Extensión: Número de Teléfono de la empresa, incluyendo el código de la región. Ejemplo: (02XX) En caso de tener una extensión adicional, colocarla. 17 Número de Fax / Extensión: Número de fax de la empresa, incluyendo el código de la región. Ejemplo: (02XX) En caso de tener una extensión adicional, colocarla Registro Fiscal Electrónico de la empresa. Revisar Gaceta Oficial Extraordinaria N de fecha 18 de noviembre de 2014, el Decreto N con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Código Orgánico Tributario de fecha 17 de Noviembre de

7 Detalle de la persona de contacto Aquella información competente al administrador de la cuenta, donde: 19 Tratamiento: Se refiere al trato de comunicación. Ejemplo: Sr; Sra. 20 Nombre de Pila: Nombre del Administrador. 21 Apellido: Apellido del Administrador. 22 Título académico: Se refiere al título académico del administrador. 23 Departamento: Departamento al que pertenece en la empresa. Ejemplo: Gerencia, Dirección o Departamento. 24 Función: Cargo que ejerce en la empresa. 25 Teléfono / Extensión: Número de teléfono de contacto en la empresa, en caso de no estar incluida la extensión colocarla. Incluyendo el código de la región. Ejemplo: (02XX) Número de Fax/ Extensión: Número de Fax en la empresa, en caso de no estar incluida la extensión colocarla. Incluyendo el código de la región. Ejemplo: (02XX) Correo electrónico del administrador. Es importante colocar un donde la comunicación sea efectiva, ya que por este medio, el administrador podrá recibir notificaciones correspondientes a la aceptación o rechazo de su postulación, cuestionarios, etc. 28 Idioma: Idioma de comunicación. 29 País: País en el que se encuentra el Administrador

8 Categorías del Producto: *Este campo es de carácter obligatorio. Esta información le permitirá al proveedor exponer productos y servicios que puede ofrecer a Empresas Polar. Nota: En caso que el proveedor ofrezca varios servicios o productos, seleccionar todos aquellos campos a los que aplique. Al pulsar click en Añadir. - Se desplegará una Selección de categorías de Productos. Dónde: - La barra Buscar permitirá conseguir de manera rápida la categoría a la cual pertenece la oferta del proveedor. - Una vez que se desplieguen las opciones, darle click al recuadro, de esta manera quedara seleccionado. - Por último darle click al botón OK.

9 Categorías del Producto: Una vez que estén seleccionadas las categorías correspondientes, se pueden eliminar o añadir categorías si así lo desea. - Pulsando click en el botón de la papelera Se eliminan las categorías no deseadas. En algunos casos, no aparecerá visible el ícono, para esos casos pulsar la categoría y rodar el pulsor a la derecha hasta conseguir el ícono. - Pulsando click en el botón Añadir, se despliega nuevamente la pantalla de selección de categorías de productos. Captcha: Es una pregunta de desafío, que busca descartar que el registro lo realice una máquina. Debe escribir el texto que muestra la imagen, la imagen puede constar de letras y números. Al momento de escribir los caracteres es importante diferenciar entre mayúsculas y minúsculas. En caso de no identificar los caracteres de la imagen, pulsar en el botón de ese modo la imagen se refrescará. Para constatar que el texto coincide con la imagen se debe dar click en Verify.

10 Declaración de protección de datos: Culminado el registro de datos, es vital tildar el recuadro de Términos y condiciones. Para leer la declaración de protección de datos, pulsar el link Términos y condiciones. Por último, darle click a Enviar. - Sabrá que su solicitud ha sido tramitada con éxito al aparecer el siguiente mensaje: - De no haber cumplido con el formato adecuado o dejar campos obligatorios sin responder, aparecerá un aviso de error en el encabezado de la página, el aviso aclarará donde fue cometido el error para que el mismo sea corregido. - La respuesta por parte de Empresas Polar luego del registro se les hará llegar vía Correo Electrónico. - En caso de no estar conforme con la información dada, darle click al botón de Anular entradas.

11 De ser Aceptado, Usted: Recibirá un primer Correo electrónico donde se le indicará el ID asignado y un link en el que deberá ingresar en un plazo de 30 días. El segundo correo contendrá la clave de acceso para ingresar al sistema, correspondiente al usuario temporal. Al ingresar en el link y colocar su clave temporal entrará en una ventana de Registro de Usuario. En primera instancia se mostrará un recuadro que contiene la información de la persona de contacto dada anteriormente. De igual manera, recuadros para ser completados de la siguiente manera: Crear cuenta de Administración: Usuario: Será el usuario con que podrá ingresar permanentemente, se recomienda que sea un usuario fácil de recordar. Clave de acceso: Contraseña permanente con la que podrá ingresar al sistema. La clave debe contener al menos una letra en mayúscula, un número y un carácter especial. Confirmar clave de acceso: Clave permanente con la que podrá ingresar al sistema.

12 Formatos y Parametrizaciones: Estos campos no son de carácter Obligatorios. Formato de Fecha: Permite definir el formato que se va a utiliza. Ejemplo: DD.MM.AAAA Formato decimal: Formato decimal con el cual se trabajará. Huso horario: Dependerá de su ubicación geográfica. Declaración de protección de datos: Finiquitado el Registro de usuario, es necesario pulsar el recuadro de Declaración de protección de datos. Para leer la declaración de protección de datos, pulsar el link Declaración de protección de datos. Por último, darle click a Crear. Sabrá que su solicitud ha sido tramitada con éxito al aparecer el siguiente mensaje: Para continuar el proceso darle click a Acceder, de lo contrario darle click a Cerrar. En caso de no estar conforme con la información dada, darle click al botón de Anular entradas.

13 De ser Rechazado, Usted: Recibirá un correo electrónico donde se indicará que ha sido rechazada su solicitud. Cuenta del Administrador Una vez creada la cuenta del administrador, se ingresa a la cuenta a través de la página de Empresas Polar, colocando su usuario y su contraseña registrada. Tendrá 6 intentos para ingresar correctamente los datos antes de ser bloqueado. De ser bloqueada la cuenta o de olvidar la contraseña seguir el procedimiento dado en Preguntas Frecuentes. Con la cuenta del Administrador usted podrá: Responder cualificaciones. Crear empleados. Lista de empleados. Modificar empleados Anexar Certificados, mantenerlos y modificarlos. Modificar datos de la empresa.

14 Crear Empleados Es posible que el administrador de la cuenta cree más empleados, con la finalidad de interactúen con la plataforma. El administrador podrá agregar un máximo de 5 usuarios Esta parte del proceso se completa de la misma manera, consta de información general y campos obligatorios. Detalle de la persona de Contacto: 1 Tratamiento: Se refiere al trato de comunicación. Ejemplo: Sr. ; Sra. 2 Título académico: Se refiere al título académico del empleado. 3 Nombre de Pila: Nombre del Empleado. 4 Apellido: Apellido del Empleado. 5 Función: Cargo que ejerce en la empresa. 6 Departamento: Departamento al que pertenece en la empresa. Ejemplo: Gerencia, Dirección o Departamento. 7 Idioma: Idioma de comunicación. 8 Correo electrónico del empleado 9 País / Teléfono / Extensión: País en el que se encuentra el empleado y teléfono de contacto. Colocar Extensión en caso de no estar incluida en el número de teléfono. 10 País / Número de fax / Extensión: País en el que se encuentra el empleado, número de fax y número de extensión en caso de no estar incluida en el número de teléfono.

15 Declaración de protección de Datos: Darle click en el recuadro Declaración de protección de datos Para leer la declaración de protección de datos, darle click al link Declaración de protección de datos. Por último, darle click a Crear.

16 Cualificaciones Las cualificaciones son aquellos documentos que le permiten al proveedor ingresar datos correspondientes a su empresa, de igual manera le permite anexar documentos, certificados o afines, que solicite la empresa para evaluar su postulación como proveedor de Empresas Polar. Las cualificaciones llegan por medio de un link que se envía al correo del administrador o se evidencian en la Página Principal del administrador en el área de Cualificaciones. Cómo responder Cualificaciones Se les presentará un cuestionario de acuerdo a la clasificación de su empresa. Se debe contestar la pregunta de selección simple. De ser necesario, anexar el documento que se le solicite. Es necesario colocar la fecha de expiración del documento, o pulsar el recuadro de Validez ilimitada si ese es el caso. Emitido por: Es un campo texto opcional donde puede colocar el ente que emitió el documento. Ejemplo: SENIAT. Nota: Los formatos de los documentos a anexar son JPG, PDF, BMP, JPEG, GIF, PNG)

17 Aceptación o Rechazo La comunicación se realizará vía correo electrónico. Recibirá un correo una vez que sus documentos sean evaluados, el mismo planteará que fue Aceptado o Rechazado en el proceso de incorporación como proveedor de empresas polar. Mantenimiento Opciones que le permitirá como usuario del Portal: Cambiar datos de la empresa. Cambiar datos de la persona de contacto. Colocarle roles a los usuarios. Alertas Las alertas serán notificadas vía correo electrónico, por esa razón es importante validar tanto el Registro Fiscal Electrónico de la empresa, como el correo electrónico del administrador de la cuenta. De igual manera al ingresar a su cuenta registrada aparecerán aquellas alertas que tenga pendiente, Ejemplo: Cualificaciones por responder o documentos próximos a vencerse. En el caso de los documentos próximos a vencerse, la notificación se hará de dos maneras: la primera es a través de correo electrónico Por la página también podrá visualizar el estatus de los documentos para estar al tanto de su proceso.

18 Preguntas Frecuentes Como recuperar su contraseña: Al ingresar al sistema, pulsar Soporte y colocar los datos que le solicite el sistema. La información para recuperar la contraseña será enviada vía correo electrónico, a la cuenta del Administrador. - Alias o Usuario: Usuario registrado para ingresar. - Apellido: Apellido del Administrador. - Nombre de pila: Nombre del Administrador. - Correo Electrónico: Correo Electrónico del Administrador. Vía de Contacto con Empresas Polar: La única vía de contacto con Empresas Polar será por el correo electrónico: Gestiondocumentos.proveedores@empresaspolar.com