SISTEMAS UTILIZACION DE RECETA ELECTRONICA

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1 PROCEDIMIENTO SISTEMAS UTILIZACION DE RECETA ELECTRONICA GESP - Sistemas Vigencia: Pág. 1 de 30

2 ÍNDICE 1 - OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN DOCUMENTACIÓN Y REFERENCIAS TÉRMINOS Y DEFINICIONES SECTORES INTERVINIENTES / RESPONSABLES DESARROLLO Ingreso al Sistema Datos del Afiliado Búsqueda de Medicamentos Insertar prescripción de un Medicamento y Diagnóstico del Paciente CONTROL DE INDICADORES REGISTROS GENERADOS DIAGRAMA DE FLUJO/CURSOGRAMA ANEXOS Búsqueda de Afiliado en el Padrón: POR APELLIDO Y NOMBRE Búsqueda de Afiliado en el Padrón: POR NRO DE DOCUMENTO (RECOMENDABLE) Búsqueda de MEDICAMENTOS por MONODROGA Receta de MEDICAMENTOS POR TRES MESES CONTROL DE REVISIONES MEJORAS GESP - Sistemas Vigencia: Pág. 2 de 30

3 1 - OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. El presente documento busca transmitir los pasos básicos para la confección correcta de la receta electrónica de manera de hacer más sencillo y eficiente el uso de dicha herramienta. El campo de aplicación de la Receta Electrónica es el mismo que cumple la Receta Verde, cumpliendo la misma función, y se pretende que la primera reemplace funcionalmente a la segunda. 2 - DOCUMENTACIÓN Y REFERENCIAS. Manual de Calidad de la Institución. Vademécum ALFABETA (Se actualiza automáticamente). Codigo CIE10 (Clasificación Internacional de Enfermedades en su décima versión). de Receta Electronica UAEP 3 - TÉRMINOS Y DEFINICIONES. El código del documento, el cual se encuentra en todas las hojas arriba a la derecha, nos aporta información sobre el mismo. GESP porque corresponde a Gerencia de Efectores Sanitarios. - Tiene implicancia en todos sus efectores P Por tratarse de un procedimiento. T El mismo es de carácter técnico. SIS.1 porque corresponde al procedimiento N 1 de Sistemas: Receta Electrónica. Receta Verde Prescripción manuscrita que otorga el profesional médico de la institución a cada uno de sus afiliados. Tecla Tab Esta tecla generalmente se la identifica con dos flechas en sentido opuesto, tal como se muestra en la figura más abajo, y se ubica sobre la izquierda del teclado arriba de la tecla Bloq Mayús. GESP - Sistemas Vigencia: Pág. 3 de 30

4 4 - SECTORES INTERVINIENTES / RESPONSABLES Se mencionan aquí todos los responsables de Áreas, Sectores y Gerencias sobre las que se aplica el documento, los cuales deben supervisar y/o realizar las tareas que el documento describe. RESPONSABLES GESP Dirección Médica UA Dirección Médica Pami I Dirección Médica Pami II Coordinador Médico Profesionales Médicos Sistemas Coordinador Administrativo Secretarias GRADO DE COMPROMISO X X X X X X X X X GRADO DE COMPROMISO 1 Participa ejecutando sin generar registros 2 Ejecuta y genera registros 3 Ejecuta, genera registros, planifica, decide, establece planes de mejora 4 Ejecuta, genera registros, planifica, decide, establece planes de mejora establece contactos con entes externos o toma decisiones que los afectan directamente. GESP - Sistemas Vigencia: Pág. 4 de 30

5 5.1 - DESARROLLO Ingreso al Sistema El médico ingresará al sistema de Recetas Electrónicas, haciendo doble clic en el icono de Recetas Electrónicas ubicada en el escritorio de la PC. E inmediatamente le aparecerá la ventana de acceso al sistema de Recetas Electrónicas. Doble Clic Barra de TITULO Barra de NOTIFICACION BARRA DE TITULO: Nos indicará el estado de ingreso satisfactorio al sistema de RE, según las siguientes descripciones en la barra de titulo, las mismas se describen a continuación. Recetas: OFFLINE.- Por defecto aparecerá. Cuando el prestador ingrese sus datos al sistema y el mismo no surge modificaciones. En la parte inferior, sobre la barra de notificación nos indicará el estado de incidencia del mismo, los cuales pueden ser. Caducó contraseña Cuenta bloqueada Cuenta deshabilitada Datos incorrectos Login incorrecto, Cuenta Bloqueada No aparece en Padrón GESP - Sistemas Vigencia: Pág. 5 de 30

6 Recetas: ID PRESTADOR.- Cuando el prestador ingreso de manera correcta sus datos, el mismo se modificara, mostrando en la barra de notificación la palabra correcto El médico ingresará su nombre de Usuario en el campo, el mismo se ingresa de la siguiente manera: U (u en mayúscula ) + N DNI del prestador, sin espacios, el DNI debe ser de 8 dígitos, en caso contrario agregar la cantidad de ceros seguido de la U en mayúscula. Ejm: Uxxxxxxxx Utilizando la tecla Tab del teclado, se desplazará al campo, donde ingresará su respectiva contraseña, la cual la contraseña por defecto es usuario1234, todo en minúscula El médico pulsará el botón izquierdo del Mouse sobre el botón. Efectuado el login al sistema aparecerá la siguiente pantalla. Donde notamos que la barra de titulo y la barra de notificación a cambiado, mostrando el Nombre del prestador y si el login se hizo de manera correcta en la barra de notificación. Vigencia: Pág. 6 de 30

7 5.1.2 Datos del Afiliado Para confeccionar una receta en primer lugar el médico deberá ingresar los datos del Afiliado, para ello existe 3 métodos. a) Ingresando manualmente los 14 dígitos del numero de beneficiario. b) Buscando en el padrón por Apellido y Nombre. (Anexo I) c) Buscando en el padrón por N de documento. (Anexo II) El uso del mismo es a criterio del Prestador. Se recomienda utilizar el método (c), ya que este método nos brindará un resultado más efectivo y preciso. En esta instancia, utilizaremos el Primer método (Ingreso de 14 dígitos) El médico deberá ingresar los datos del Afiliado, el número de beneficio y grado de parentesco del paciente (14 dígitos) en el campo N Afiliado. Luego de ingresado presionara la tecla TAB. Con esta acción el Sistema verifica el estado de afiliación del paciente al cual se le desea extender la receta. Si éste se encuentra registrado en el padrón de afiliados del INSSJP en estado de ALTA, el sistema muestra el Nombre y Apellido, el Numero de Documento y la palabra Habilitado para Recetar Af: INNSSJP/CEFRAN (En caso de serlo) en el campo Estado. Vigencia: Pág. 7 de 30

8 Una vez ingresado el número de afiliado y grado de parentesco del paciente, y resultar en estado de ALTA en el padrón, Se procederá a ingresar la medicación del afiliado Búsqueda de Medicamentos En este caso, el médico puede optar la forma de búsqueda de medicamentos: a) Por NOMBRE Comercial. b) Por MONODROGA (Anexo III) A su vez puede realizar la búsqueda en: a) Autorizados PAMI Es la base de medicamentos Autorizados PAMI en el marco de la Resolución 337/05, el mismo todavía no está dado de ALTA. b) Vademécum El sistema de RE, está en conexión directa con el mismo, toda medicación que se encuentra en el Vademécum, se encuentra en el Sistema. Ya que el vademécum reúne toda la información de relevancia relacionada con los medicamentos y productos farmacéuticos. c) Histórico Afiliado (Anexo IV) El sistema de RE, muestra el histórico de medicamentos y diagnósticos otorgados por los médicos a los que concurrió el afiliado para su atención. Ver imagen Vigencia: Pág. 8 de 30

9 5.1.4 Insertar prescripción de un Medicamento y Diagnóstico del Paciente En este caso insertaremos la prescripción del medicamento y diagnostico del paciente, El médico pulsara el botón izquierdo del mouse sobre el botón y se despliega la siguiente pantalla para la confección de la RE. La forma de búsqueda por defecto, es por Nombre Comercial y busca dicho medicamento en la base de datos de Vademécum El médico se posiciona en el extremo derecho de cada uno de los campos y presiona el botón izquierdo del Mouse. Se desplegará la lista de opciones, desplace el cursor hasta la opción seleccionada y vuelva a presionar, tal como se muestra a continuación. La búsqueda por defecto, es por NOMBRE comercial, y la búsqueda se realizara en el Vademécum ALFABETA. Vigencia: Pág. 9 de 30

10 Seleccionadas las opciones de búsqueda, el médico escribirá en la barra de texto el nombre comercial del medicamento a recetar, no es necesario escribir todo el nombre del medicamento, basta solo con escribir los 4 primeros dígitos para realizar dicha búsqueda, a más cantidad de dígitos más exacta la búsqueda Luego, el médico posiciona el cursor sobre el botón y presiona el botón izquierdo del Mouse, tal como muestra la pantalla a continuación, y aparece el listado de medicamentos existentes con la palabra buscada. Nota: Se recomienda la Búsqueda de 4 dígitos El médico se posicionará sobre la cuadrícula correspondiente al primer medicamento seleccionado, y presionará el botón izquierdo del mouse, el mismo se registrará en la parte inferior. En caso de ser necesario el médico podría optar por modificar la cantidad de dicho medicamento, haciendo clic en Can. Y modificar la misma de forma manual. Vigencia: Pág. 10 de 30

11 Para el ingreso de un segundo medicamento, el medico repitirá el punto y borrará de la barra de texto el medicamento anterior y escribira el nuevo medicamento que desea medicar El médico presionará el botón y se desplegarán en pantalla todos los medicamentos disponibles, según los criterios de búsqueda seleccionados, tal como se mostró en la pantalla anterior del punto El médico se posicionará sobre la cuadricula correspondiente al segundo medicamento y presionará el botón izquierdo del mouse. el mismo se registrará en la parte inferior. En caso de ser necesario el médico podría optar por modificar la cantidad de dicho medicamento, haciendo clic en la parte inferior de Can (ver imagen siguiente). Y modificar la misma de forma manual. Vigencia: Pág. 11 de 30

12 A continuacion el médico ingresará el diagnóstico correspondiente al afiliado, haciendo clic en el boton y se desprederá la siguiente pantalla. Por defecto la busqueda es por descripción (recomendable), Como muestra el campo ubicado sobre la parte superior izquierda, puede optar entre buscar el diagnóstico por Descripción o por Código CIE 10 (Siempre y cuando conozca el código del mismo). Vigencia: Pág. 12 de 30

13 La forma de busqueda es similar a la busqueda de medicamentos, el médico escribirá en la barra de texto el nombre del diagnóstico a transcribir en la receta, no es necesario escribir todo el nombre del diagnóstico, basta solo con escribir los 4 primeros dígitos para realizar la búsqueda Luego, el médico posicionará el cursor sobre el botón y presionará el botón izquierdo del mouse, tal como muestra la pantalla a continuación, y aparecerá el listado de medicamentos existentes con la palabra buscada. Observación: Como notamos en la imagen, la búsqueda tiene como resultado todos los diagnósticos que contengan dicha palabra de búsqueda, a más cantidad de dígitos más exacta la búsqueda Desplegado los resultados de la busqueda, el médico seleccionará el diagnóstico respectivo, haciendo clic en el icono, y automáticamente detrás de la ventana se completa el campo con los datos del diagnóstico seleccionado. En esta instancia el médico podrá optar por poner un diagnóstico para ambos medicamentos, en caso contrario sigue punto Vigencia: Pág. 13 de 30

14 Repita la operación para la inserción del Diagnostico correspondiente a la segunda prescripción presionando la cuadrícula Ingresado el diagnóstico, el médico hará clic en el botón y se desplegará la pantalla exhibiendo, en su parte inferior, los diagnósticos seleccionados tal como lo muestra la siguiente imagen. Vigencia: Pág. 14 de 30

15 Una vez generada la receta con su respectivo diagnóstico, el medico hará clic en la barra desplegable informar, donde seleccionará (de carácter obligatorio) la manera de informar la receta. Informar nombre comercial Informar solo monodroga En nuestro caso, el médico seleccionará Informar nombre comercial Vigencia: Pág. 15 de 30

16 En este punto es donde el prestador médico podrá optar, en caso de tratarse de un afiliado crónico, generar una receta secuencial, POR 2 o 3 MESES. (Ver anexo IV) A continuación, el médico hará clic en el botón, y automáticamente el sistema de RE generará automáticamente el número de Receta Electrónica, el cual nos da indicio que la receta fue creada con éxito Finalmente, el médico procederá a la impresión de la RE, donde hará clic en el botón Imprimir, el cual se encuentra entre el número de Receta y el botón Diagnóstico. Vigencia: Pág. 16 de 30

17 5.2 CONTROL DE INDICADORES Recetas Electrónicas emitidas por cada Profesional medico Uso Receta Electrónica por edificio Cantidad de incidencias mensuales x tipo de incidencias. 6 - REGISTROS GENERADOS Formularios, planillas u otro tipo de documento a utilizar en la tarea que el instructivo o procedimiento describe. Se debe especificar el código y el responsable de archivo de dicho registro. CODIGO REGISTRO RESPONSABLE GESP P T Receta Electrónica Consultorios Externos SIS.1 1/0 7 - DIAGRAMA DE FLUJO/CURSOGRAMA. No aplica Vigencia: Pág. 17 de 30

18 8 - ANEXOS ANEXO I Búsqueda de Afiliado en el Padrón: POR APELLIDO Y NOMBRE El médico hará clic derecho sobre la barra desplegable, y seleccionará la opción APELLIDO Y NOMBRE de la barra desplegable El médico escribirá en la barra de texto, el Apellido y Nombre COMPLETO del Afiliado a atender, y hará clic derecho en el botón BUSCAR.. En este caso SE RECOMIENDA escribir el Apellido y Nombre COMPLETO del afiliado., ya que al escribir tan solo el apellido, el mismo, mostrara, a TODOS los afiliados con el mismo apellido. Y la precisión de búsqueda será menor. Vigencia: Pág. 18 de 30

19 8.1.3 Por último, el médico hará clic derecho en el icono, el mismo se encuentra en la parte inferior de, e inmediatamente aparecerá una ventana de confirmación de la información solicitada, ahí el médico verificara si los datos son correctos y hará clic en Aceptar, y automáticamente se ingresaran los datos del afiliado en la receta, Vigencia: Pág. 19 de 30

20 8.2- ANEXO II Búsqueda de Afiliado en el Padrón: POR NRO DE DOCUMENTO (RECOMENDABLE) El médico hará clic derecho sobre la barra desplegable, y seleccionara la opción NRO DE DOCUMENTO de la barra desplegable El médico escribirá en la barra de texto, el Nro. Documento (sin puntos, ni comas) del Afiliado a atender, y hará clic derecho en el botón BUSCAR y se procederá a la búsqueda respectiva. Vigencia: Pág. 20 de 30

21 8.2.3 Una vez encontrado el afiliado, el médico hará clic derecho en el icono, el mismo se encuentra en la parte inferior de, e inmediatamente aparecerá una ventana de confirmación de la información solicitada, ahí el médico verificara si los datos son correctos y hará clic en Aceptar, y continuara con la creación de la RE, en caso contrario hará clic en Cancelar, y repetirá este punto con el afiliado correcto. Vigencia: Pág. 21 de 30

22 8.3- ANEXO III Búsqueda de MEDICAMENTOS por MONODROGA El médico pulsara el botón izquierdo del mouse sobre el botón se despliega la siguiente pantalla para la confección de la RE. La forma de búsqueda por defecto, es por nombre comercial y busca dicho medicamento en la base de datos de VADEMECUM. En este Anexo El médico se posicionara en el extremo derecho de cada uno de los campos y presionara el botón izquierdo del Mouse. se despliega la lista de opciones desplace el cursor hasta la opción seleccionada y vuelva a presionar, tal como se muestra a continuación. Vigencia: Pág. 22 de 30

23 En este caso realizaremos la búsqueda correspondiente al anexo, la cual es por MONODROGA Seleccionadas las opciones de búsqueda, el medicó escribirá en la barra de texto, el nombre del medicamento por MONODROGA, no es necesario escribir todo el nombre del medicamento basta solo con 4 dígitos, a mas cantidad de digitos mas exacta la búsqueda Luego, el médico posicionara el cursor sobre el botón y presionara el botón izquierdo del Mouse, tal como muestra la pantalla a continuación, y aparece el listado de medicamentos existentes con la palabra buscada. Búsqueda 4 dígitos Recomendado! Vigencia: Pág. 23 de 30

24 8.4- ANEXO IV Receta de MEDICAMENTOS POR TRES MESES El médico hará clic derecho en el botón desplegable, el mismo se encuentra en la parte inferior izquierda, debajo de PADRON El médico seleccionara la opción 3 Meses, según sea el caso puede seleccionar por: 1 Mes Se emite una única Receta, por defecto se encuentra en este estado. 2 Meses Se emite 2 (dos) Recetas, cada una con distinto numero de receta, una de ellas con fecha del mes de emisión y la otra con fecha del mes siguiente de emisión. Para ser consumidas en el periodo de 2 meses. 3 Meses Se emite 3 (tres) Recetas, cada una con distinto numero de receta, una de ellas con fecha del mes de emisión, otra con fecha del mes siguiente de emisión, y una tercera con fecha del tercer mes de emisión. Para ser consumida en el periodo de 3 meses Elegida la opción por 3 meses, según sea el caso, inmediatamente aparece una ventana, la cual nos indica lo siguiente: Esta receta se imprimirá para 3 meses Esta seguro, en caso de estar seguro, el médico hará clic en el botón Aceptar para generar la receta por 3 meses, en caso contrario, Cancelar. Vigencia: Pág. 24 de 30

25 Generada la Receta por 3 meses, el médico procederá a guardar la receta generada El médico hará clic en el botón, e inmediatamente aparecerá una ventana que nos indica lo siguiente Genera la receta con los datos seleccionados?, en el caso de estar conforme con la receta generada hacemos clic en el botón Aceptar, en caso contrario en Cancelar. Inmediatamente después se generará el número de Receta correspondiente a la primera de las tres Recetas generadas, la cual nos da indicio de que se realizo de forma correcta la creación de la misma. Vigencia: Pág. 25 de 30

26 Lista la creación de la receta por 3 meses, procedemos a su impresión El médico hará clic en el botón, y aparecerá una ventana donde nos aparece las siguientes dos opciones de impresión. Recetas generadas hoy para imprimir o Rec. Secuenciales Receta seleccionada Se utiliza para imprimir recetas generadas por 2 o 3 meses. Por defecto, y para una única Receta Generada Al tratarse de una receta secuencial por 3 meses, el médico seleccionara la primera opción Recetas generadas hoy para imprimir o Rec. Secuenciales y hara clic en el botón. Tal cual se muestra en la siguiente imagen. Seguido se visualizará en pantalla la receta por 3 meses en un documento en formato.pdf tal como se visualiza en la siguiente imagen con las siguientes características: La fecha distinta por cada una de las 3 recetas. El numero de receta distinta por cada una de las 3 recetas Vigencia: Pág. 26 de 30

27 8.5.7 Luego el médico hará clic sobre el icono correspondiente al comando de impresión, y se desplegará el cuadro de dialogo para proceder a la impresión como muestra la siguiente Pantalla: Finalmente el medico hará clic en OK. A continuación, el sistema enviará la instrucción a la impresora para proceder a la impresión de la receta, la que resultará impresa exhibiendo el diseño que se muestra en la siguiente imagen: Vigencia: Pág. 27 de 30