Guía Rápida Notrasnoches Desktop Fecha revisión: Julio 2015

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1 Notrasnoches Servicios y Soluciones SpA NotrasnochesDesktop Guía rápida Guía Rápida Notrasnoches Desktop Fecha revisión Julio 2015 Notrasnoches http// soporte@notrasnoches.com Copyright Todos los derechos reservados

2 Página 2 de 74 INDICE Tema INGRESO A SISTEMA...3 CREAR CARPETA DE PRESUPUESTOS...4 COMO CREAR ANALISIS DE PRECIO UNITARIO DE ACTIVIDAD...16 COMO AGREAR FUNCIONES (ST Y %) AL FINAL DE UN PRESUPUESTO...24 COMO AGREGAR FUNCIONES EN TODOS LOS ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS DE UN PRESUPUESTO...26 AGREGAR FORMATO PARA ITEMIZADO...29 AGREGAR NOTAS A ACTIVIDADES...31 AGREGAR NOTAS AL FINAL DEL PRESUPUESTO...33 IMPRIMIR INFORME DE PRESUPUESTO...36 EXPORTAR INFORMES A MICROSOFT EXCEL...39 REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES DE UN PRESUPUESTO...41 REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES BANAC (BASE DE DATOS GENERAL DE SISTEMA)...44 APLICAR CRITERIO PARA PRECIOS EN PRESUPUESTO...46 MODIFICAR PORCENTAJE (%) DE LEYES SOCIALES EN BANAC (BASE DE DATOS GENERAL DE SISTEMA)...49 COMO HACER COPIA DE PRESUPUESTO?...51 RESPALDAR PRESUPUESTO...53 INSTALAR PRESUPUESTO...55 EXPORTAR EDICION DE PRESUPUESTOS A MICROSOFT EXCEL...56 IMPORTAR ITEMIZADO DE PRESUPUESTO DESDE UNA PLANILLA EXCEL (IMPORTAR ARCHIVO EXCEL SIMPLIFICADO)...58 IMPORTAR ITEMIZADO DE PRESUPUESTO DESDE UNA PLANILLA EXCEL (IMPORTAR ARCHIVO EXCEL)...61 IMPORTAR BASE DE MATERIALES EN FORMATO MICROSOFT EXCEL A BANAC (IMPORTAR BASE DE DATOS EXTERNA)...68 SUBIR PRESUPUESTO A NOTRASNOCHES CLOUD...71 REVISAR PRESUPUESTO EN NOTRASNOCHES CLOUD...72

3 Página 3 de 74 INGRESO A SISTEMA Para ingresar a la aplicación Notrasnoches, en primer lugar hacer un doble clic en el icono Notrasnoches Desktop a través del icono que se encuentra en el Escritorio. Una vez abierto se visualizara una pantalla mostrando en primera instancia El Rut de la Empresa, seguido por el Usuario y Contraseña. Para acceder se debe digitar el nombre de usuario y contraseña, en este caso correspondería a la primera letra del nombre seguido por el apellido (datos entregados por departamento de soporte), posteriormente una vez ingresado los datos hacer clic en el botón Acceder. Datos de Usuario Administrador Empresa Corresponde a Rut de empresa que adquirió sistema. Usuario admin Contraseña admin *En los datos de usuario también es posible agregar datos personalizados entregados por departamento de soporte al momento de finalizar instalación.

4 Página 4 de 74 CREAR CARPETA DE PRESUPUESTOS Carpeta corresponde a la forma de organizar presupuestos dentro del sistema Notrasnoches Desktop. Estos se pueden clasificar por tipos de obra (edificios, casas, reparaciones, etc.), por ciudad, por mandante, etc.). Posee múltiples niveles definidos por el usuario. Paso 1 Hacer clic, sobre menú Inicio, Opción Índice de Proyectos. Paso 2 Ingresar nombre de carpeta, para nuestro ejemplo utilizaremos el nombre MINVU. El nombre debe ser de un máximo de 10 caracteres. Presionar botón Aceptar.

5 Página 5 de 74 COMO CREAR UN PRESUPUESTO Paso 1 Para crear un presupuesto se debe hacer doble clic sobre la carpeta donde creará el proyecto, para nuestro ejemplo utilizaremos la carpeta MINVU, luego hacer clic sobre el Botón Nuevo Proyecto e ingresar los datos asociados al presupuesto con el cual se comenzará a trabajar, en este caso los campos obligatorios son los indicados con el símbolo asterisco (*). Código Debe contener un máximo de 10 caracteres. Nombre Corresponde al nombre del proyecto. Paso 2 Una vez ingresados todos los datos, presionar botón Guardar.

6 Página 6 de 74 Paso 3 Para seleccionar presupuesto se debe hacer clic sobre el presupuesto y hacer doble clic. Consideraciones Los únicos datos que se deben ingresar obligatoriamente es el código y nombre de presupuesto, sin embargo es recomendable completar la ficha de presupuesto con la mayor cantidad de datos posible.

7 Página 7 de 74 COMO AGREGAR LINEAS (ITEMIZADO) A UN PRESUPUESTO Paso 1 Una vez seleccionado presupuesto desde la opción Índice de Proyectos. Esta opción permite ingresar itemizado de presupuesto seleccionado. Paso 2 Dentro de la pantalla Edición de Presupuestos se pueden ingresar distintos tipos de líneas de presupuestos A (Actividad) Corresponde a las partidas que conformarán el presupuesto, estas pueden ser obtenidas desde la base de datos del sistema (BANAC), desde otro presupuesto o creadas en el sistema. La base de datos BANAC cuenta con aproximadamente 1200 actividades. Ejemplo CIERRO DE MADERA h=1.80 M (Materiales) Corresponde a los insumos propios de un análisis de precios unitarios. Ejemplo CEMENTO POLPAICO ESPCIAL F (Función) Corresponde a las operaciones de porcentajes y sumatorias. Ejemplo UTILIDADES, GASTOS GENERALES, IVA, TOTAL y SUBTOTAL. C (Capítulo) Corresponde a las etapas o subetapas de la obra, también conocidos como títulos. Existe una base de datos en el sistema o podrán ser creados por el usuario. Estos conformarán la estructura del presupuesto. Ejemplo INSTALACION DE FAENAS, OBRA GRUESA, TERMINACIONES, INSTALACIONES, ETC.

8 Página 8 de 74 Paso 3 Para crear un Capítulo se debe presionar botón Nuevo. Por defecto aparecerá tipo Capítulo y se deberá ingresar Descripción. Ejemplo INSTALACION DE FAENAS. Presionar botón Aceptar. Paso 4 Aparecerá registro de capítulo creado. Repetir la operación para crear siguiente capítulo.

9 Página 9 de 74 Presionar botón Nuevo e ingresar capítulo OBRA GRUESA. Presionar botón Aceptar Presionar botón Nuevo e ingresar datos de capítulo TERMINACIONES

10 Página 10 de 74 Presupuesto con 3 capítulos creados Consideraciones Para ingresar itemizado de un presupuesto se recomienda crear todos los capítulos que estén al mismo nivel, es decir todas las etapas principales de la obra y luego desarrollar cada una de estas. La actividad recientemente creada(hasta el momento) no posee Análisis de Precios Unitario por lo que este se deberá crear presionando el botón Análisis Es importante saber que estas actividades SOLO quedan almacenadas en el presupuesto actual y no en base de datos general (BANAC). Si desea que esto ocurra se deberá, previamente estudiado su correspondiente análisis de precio unitario, presionar el botón Duplicar.

11 Página 11 de 74 COMO AGREGAR ACTIVIDADES O PARTIDAS A UN PRESUPUESTO Paso 1 Una vez creados los capítulos principales del presupuesto, se deben ingresar partidas o actividades. Hacer doble clic sobre capítulo, para ingresar actividad dentro de él. Ejemplo hacer doble clic sobre capítulo INSTALACION DE FAENAS. Paso 2 Existen 3 alternativas para ingresar actividades al presupuesto Actividades Permite elegir actividades desde base de sistema. Existen alrededor de desde Asistente 1200 actividades de distintas especialidades. Actividades Nuevas Actividades desde Otro Presupuesto Permite crear actividades. Permite elegir actividades desde otros presupuestos creados en el sistema.

12 Página 12 de 74 Paso 2.1 Actividades desde Asistente (Banac) Presionar botón Asistente. Se visualizará base de datos de Actividades Notrasnoches. Para seleccionar actividad, hacer doble clic sobre la actividad elegida; se incorporarán en forma secuencial. Botón Asistente

13 Página 13 de 74 Búsqueda de Actividades an Asistente Para buscar actividades en Asistente se debe incorporar parte de la descripción en cuadro de búsqueda y presionar tecla enter, también es posible buscar por clase y código. La selección la realiza en cualquier parte coincidente del campo. Botón Asistente Paso 2.2 Actividades Nuevas Una vez abierto el capítulo que contendrá las actividades (y/o capítulos), se deberá presionar el botón Nuevo Seleccionar Tipo Actividad y Clase. Para nuestro ejemplo utilizaremos la clase CIERROS. Clase Es el concepto o letra utilizada para agrupar actividades de características similares.

14 Página 14 de Incorporar descripción, unidad y cantidad (este último campo es opcional) para la actividad. Presionar botón Aceptar. Se incorporará automáticamente actividad en itemizado. Nota La actividad solo se creará para el presupuesto actual y no para la base general del sistema.

15 Página 15 de 74 Paso 2.3 Actividades desde otro presupuesto Una vez abierto el capítulo que contendrá las actividades (y/o capítulos), se deberá presionar el botón Índice de Proyectos para seleccionar el presupuesto de origen desde donde se copiará información. Aparecerá la siguiente pantalla, en donde se deberá marcar el presupuesto y luego hacer doble clic sobre él. Se visualizará presupuesto de origen. Marcar las líneas de presupuesto que se desea copiar y presionar botón Copiar. Ir a Índice de Proyectos y seleccionar el presupuesto Destino y hacer clic sobre la línea del presupuesto donde se desea pegar y presionar el botón Pegar.

16 Página 16 de 74 COMO CREAR ANALISIS DE PRECIO UNITARIO DE ACTIVIDAD Una vez creada la actividad (vista en el punto anterior, específicamente en el punto Crear Actividad directamente en el presupuesto ), se deberá crear su respectivo análisis de precio unitario de la siguiente forma Paso 1 Una vez creada actividad se debe incorporar análisis de precios unitarios. Posicionarse sobre la actividad y presionar el botón Análisis. Botón Análisis Paso 2 Se visualizará ventana análisis de precio unitario de la actividad.

17 Página 17 de 74 Paso 3 Presionar botón Asistente de la pantalla principal del sistema para incorporar materiales, funciones y/o actividades que conforman análisis de precios unitarios. Paso 4 Hacer clic sobre la pestaña Materiales para seleccionar materiales desde la base general del sistema. Paso 5 Antes de buscar material, se recomienda seleccionar proveedor para facilitar búsqueda.

18 Página 18 de 74 Paso 6 Escribir parte de la descripción de material a buscar, automáticamente filtrará las coincidencias. Paso 7 Una vez filtrado material se debe hacer doble clic sobre él para que este se agregue al análisis de precio unitario de la partida o actividad. Se visualizará ventana que mostrará todos los precios que ese material tiene asociado a los distintos proveedores del sistema. Se deberá elegir proveedor y presionar botón Asignar.

19 Página 19 de 74 Paso 8 Automáticamente se incorporará material en el análisis de precio unitario, este proceso es repetitivo y es posible también incorporar Actividades y/o Funciones. Paso 9 Incorporar cantidad (unitaria) de material para la actividad.

20 Página 20 de 74 Paso 10 Para nuestro ejemplo incorporemos también mano de obra, específicamente un CARPINTERO. Para buscar esta mano de obra primeramente debemos seleccionar proveedor y luego realizar búsqueda. Nota La mano de obra es clasificada dentro del sistema como Material al igual que Maquinarias (clase T), Subcontratos (clase X) y Otros (clase Y).

21 Página 21 de 74 Paso 11 Por último incorporaremos Funciones. Hacer clic sobre pestaña Funciones. Funciones Corresponde a un tipo de dato que representa a un porcentaje (%) o a una función sumatoria (ST y TOT). Para nuestro ejemplo incorporemos LEYES SOCIALES asociadas a la mano de obra. Paso 12 Hacer doble clic sobre la función LEYES SOCIALES (O.E.).

22 Página 22 de 74 Paso 13 Incorporar ítem al cual harán referencia las leyes sociales, para nuestro ejemplo, el material CARPINTERO se encuentra en la línea N 3 y este número es el que incorporaremos en la columna Ítem frente a la línea LEYES SOCIALES. Presionar botón Grabar registro actual automáticamente se realizará cálculo de porcentaje. Dentro de la ventana de APU (análisis de precios unitarios) se visualizan las siguientes columnas

23 Página 23 de 74 Tipo Clase Código Descripción Unidad Ítem Cantidad Factor Cant. x Factor Mon. P. Unitario Total Rendimiento #Material APU #Material PPTO Corresponde al tipo de dato de registro, puede ser M Material, A Actividad o F Función. Corresponde a la clasificación del tipo de dato. Valor asignado a cada tipo de dato. Descripción del registro. Unidad de medida. Solo los tipo F función tienen ítem y corresponde a la línea que hace referencia. Cantidad unitaria asociada al registro. Incremento de la cantidad. Multiplicación entre campo Cantidad y Factor. Corresponde al tipo de moneda del registro. Precio unitario de registro. Multiplicación entre Cant.x Factor y P.Unitario. Corresponde al cálculo entre 1 divido por campo Cantidad. Cantidad total de material para el APU, obtenida desde la multiplicación entre campo Cantidad y cantidad de actividad. Cantidad total de material para el presupuesto.

24 Página 24 de 74 COMO AGREAR FUNCIONES (ST Y %) AL FINAL DE UN PRESUPUESTO Paso 1 Para subtotalizar un presupuesto se debe seguir un orden, el cual puede ser modificado dependiendo del tipo y características del presupuesto que se está elaborando. Paso 2 Hacer clic sobre botón Opciones. Botón Opciones Paso 3 En pestaña Funciones, elegir las funciones en el orden que se desean incorporar utilizando botones de flechas que se destacan en la imagen.

25 Página 25 de 74 Paso 4 Una vez elegidas las funciones, incorporar valores correspondientes a las funciones de tipo % y presionar botón Guardar. Paso 5 Se incorporarán las funciones seleccionadas al final del presupuesto.

26 Página 26 de 74 COMO AGREGAR FUNCIONES EN TODOS LOS ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS DE UN PRESUPUESTO Paso 1 Hacer clic en botón Análisis de cualquier actividad. Paso 2 Presionar botón Aplicación General de Porcentajes.

27 Página 27 de 74 Paso 3 Seleccionar funciones que se agregarán a todos los análisis de precios unitarios. Incorporar porcentajes de funciones porcentajes. Paso 4 Marcar Sección donde se aplicará. Paso 5 Presionar botón Agregar. Esta opción agrega funciones a TODOS los análisis existentes en el presupuesto.

28 Página 28 de 74 Se visualizan funciones al final de cada análisis de precios unitarios. Consideraciones El presupuesto debe estar terminado, es decir debe contener todas las actividades, ya que al aplicar esta operación solo se agregarán a las actividades existentes y NO a las que se agreguen posteriormente. Se deberá tener la precaución de NO agregar más de una vez las funciones (gastos generales y utilidades), es decir de no agregarlos en la Edición del Presupuesto y en los análisis de precios unitarios conjuntamente. Al agregar los porcentajes de las funciones, se debe tener marcada la función a la cual se le desea agregar el porcentaje. Si se desea eliminar las funciones agregadas se deben traspasar a la ventana de las seleccionadas y presionar el botón Eliminar. Cuando se aplican funciones que sumen el análisis anterior y que sobre ese Subtotal se aplique la nueva función, siempre se debe seleccionar la opción Al final del Análisis y la función Subtotal debe ir al principio.

29 Página 29 de 74 AGREGAR FORMATO PARA ITEMIZADO Paso 1 Hacer clic en botón Opciones. Pestaña Formato para Itemizado. Incorporar formato con números y/o monedas, en donde cada separador indica un nivel. Tipo de separadores Punto (.), guion (-), etc. Presionar botón Guardar. Paso 2 Presionar botón Numerar.

30 Página 30 de 74 Paso 3 Se visualizará columna Ítem. NOTA También es posible incorporar itemizado en forma manual, directamente en columna Ítem de la pantalla Edición de Presupuesto.

31 Página 31 de 74 AGREGAR NOTAS A ACTIVIDADES Paso 1 Hacer clic sobre la línea seleccionada para agregar Nota a actividad. Y hacer clic con el botón derecho de mouse y clic sobre opción Editar. Paso 2 Incorporar Nota en recuadro destacado. Presionar botón Aceptar.

32 Página 32 de 74 Paso 3 Para visualizar todas las Notas creadas, se debe hacer lo siguiente. 3.1 Presionar botón Imprimir. Botón Imprimir 3.2 Seleccionar informe Notas del Presupuesto. 3.3 Presionar botón Vista Preliminar.

33 Página 33 de 74 AGREGAR NOTAS AL FINAL DEL PRESUPUESTO Paso 1 Hacer clic sobre el presupuesto que se desea incorporar Nota al final. Paso 2 Presionar botón Editar.

34 Página 34 de 74 Paso 3 Hacer clic en pestaña Notas de Presupuesto. Paso 4 Incorporar Nota en cuadro de texto y presionar botón Guardar.

35 Página 35 de 74 Paso 5 Para visualizar Nota se debe hacer clic en botón Informes. Seleccionar informe Presupuesto Detallado y marcar opción Mostrar notas de presupuesto. Paso 6 Presionar botón Vista Preliminar, al final del reporte se visualizará Nota ingresada. Consideraciones Este comentario solo aparecerá impreso en el informe Presupuesto Detallado.

36 Página 36 de 74 IMPRIMIR INFORME DE PRESUPUESTO Paso 1 Seleccionar presupuesto. Paso 2 Hacer clic en la opción Imprimir. Aparecerá la siguiente pantalla. Paso 3 Seleccionar informe de la lista y presionar directamente botón Imprimir o presionar botón Vista Preliminar. Configurar opciones de informe Propiedades Incluir Logo, Despliegue de decimales, Mostrar Notas de Presupuesto, Moneda, etc.

37 Página 37 de 74 Títulos Configuración de título de informe. Pie de Firmas Información de Titulares y Cargos está habilitada para informe Presupuesto Detallado, campos Empresa y Fecha se encuentran habilitados para informe Precio Unitario Minería.

38 Página 38 de 74 Avanzadas Opciones habilitadas para informe Listado de Materiales y Presupuesto Detallado respectivamente. Actividades Esta opción permite seleccionar actividades (con APU) a imprimir. Se encuentra habilitada para los informes de Precios Unitarios. *Dependiendo del informe, son las características que se habilitan.

39 Página 39 de 74 EXPORTAR INFORMES A MICROSOFT EXCEL Paso 1 Presionar botón Imprimir. Botón Imprimir Paso 2 Seleccionar informe que se desea exportar. Para nuestro ejemplo exportaremos informe Precio Unitario Simple. Presionar botón Vista Preliminar. Paso 3 Una vez generada Vista Preliminar de informe seleccionado, presionar botón Exportar, opción Excel.

40 Página 40 de 74 Paso 4 Seleccionar directorio donde se exportará archivo y nombre de archivo. Por defecto el sistema sugiere uno. Presionar botón Guardar. Paso 5 Abrir archivo en Microsoft Excel.

41 Página 41 de 74 REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES DE UN PRESUPUESTO Paso 1 Seleccionar presupuesto deseado. Paso 2 Hacer clic en botón Materiales Paso 3 Esta pantalla muestra todos los materiales que incluye presupuesto seleccionado, con cantidad total para el presupuesto, precio unitario y total.

42 Página 42 de 74 Paso 4 Presionar botón Reajustar. Botón Reajustar Paso 5 Seleccionar Clases de Materiales a reajustar, puede ser Una, Un Rango o Todas. Seleccionar proveedor (es) e incorporar porcentaje de reajuste. Presionar botón Aceptar.

43 Página 43 de 74 Consideraciones Se recomienda antes de ejecutar esta opción, realizar una copia del presupuesto (ver capítulo, Copiar Presupuesto ), debido a que esta operación no se puede deshacer. El reajuste también pueden ser negativos, para esto solo se deberá ingresar por ejemplo 10 (-10 %) Los valores ingresados están en porcentajes, por ejemplo si se desea reajustar en un 10%, se deberá ingresar 10 y NO 0.1. Una vez reajustados los precios se deberá presionar el botón Revaluar para actualizar los valores.

44 Página 44 de 74 REAJUSTAR PRECIOS DE MATERIALES BANAC (BASE DE DATOS GENERAL DE SISTEMA) Paso 1 Seleccionar menú Mantenedores. Paso 2 Presionar botón Materiales y Precios.

45 Página 45 de 74 Paso 3 Presionar botón Reajustar Botón Reajustar Paso 4 Seleccionar criterio, puede ser por Clase de material o por Proveedor. Incorporar porcentaje de reajuste y presionar botón Aceptar. 4.1 Reajuste de precios Clase de Material. Hacer clic en Una clase, Rango de clases o Todas las clases, al seleccionar por ejemplo todas, reajustará todos los precios de materiales de BANAC. En el caso de elegir Rango de clases reajustará todos los precios de materiales que pertenezcan a ese rango de clases. 4.2 Reajuste de precios Proveedores. Marcar el o los proveedores cuyos materiales se desee reajustar. Paso 5 Ingresar porcentaje de reajuste (para el ejemplo un 10%) y presionar el botón Aceptar.

46 Página 46 de 74 APLICAR CRITERIO PARA PRECIOS EN PRESUPUESTO Definición Esta opción consiste en seleccionar en forma automática los precios de un(os) proveedor(es) con los que se trabajará en el presupuesto. Es decir cuando se elabora un presupuesto se elige un material sin importar su proveedor, pero si se cuenta con precios de otros proveedores que incluso pueden estar en otras ciudades, se puede trabajar con ellos en forma automática, reemplazando el actual precio, por el seleccionado según el criterio y orden que se aplique. Es requisito tener previamente creados proveedores en la base general de sistema BANAC, con sus respectivos precios de materiales. Notrasnoches Desktop permite incorporar más de un precio asociado a un mismo código de material, tal como lo indica la figura Paso 1 Seleccionar presupuesto a incorporar criterio para precios.

47 Página 47 de 74 Paso 2 Hacer clic en el botón Opciones, pestaña Criterio para Precios. Botón Opciones Paso 3 En esta misma pantalla se deberá buscar el o los proveedores con los que se desea trabajar en el presupuesto. Al traspasar el(los) proveedor(es) a la ventana derecha se deberá además indicar la Prioridad como lo indica la siguiente figura Luego de hacer clic, sobre el proveedor, se deberá presionar este botón para modificar la prioridad del proveedor. Paso 4 Presionar botón Aplicar ahora y botón Guardar.

48 Página 48 de 74 Consideraciones Como ya se había indicado anteriormente, antes de realizar esta operación se deben tener creados los proveedores con los que se trabajará y asociados sus respectivos precios a los materiales. Después de aplicar esta opción se deberá presionar el botón Revaluar para que recalcule el total del presupuesto. Si no se desea trabajar con un(os) proveedor(es) en particular, se puede seleccionar la opción Preferir los precios más bajos entre los diferentes proveedores seleccionados. Con esto se elegirá el precio de material más bajo entre los distintos proveedores seleccionados.

49 Página 49 de 74 MODIFICAR PORCENTAJE (%) DE LEYES SOCIALES EN BANAC (BASE DE DATOS GENERAL DE SISTEMA) Paso 1 Ir al menú Mantenedores, botón Funciones. Botón Funciones Paso 2 Hacer doble clic sobre la función a cambiar. Paso 3 Incorporar nuevo monto (porcentaje). Presionar botón Aceptar.

50 Página 50 de 74 Paso 4 Presionar botón Revaluar. Presionar botón Sí. Botón Revaluar

51 Página 51 de 74 COMO HACER COPIA DE PRESUPUESTO? Paso 1 Hacer clic en menú Inicio, opción Índice de Presupuestos. Paso 2 Hacer clic sobre presupuesto a Copiar. Presionar botón Copiar.

52 Página 52 de 74 Paso 3 Abrir Carpeta donde se desea Pegar presupuesto. Presionar botón Pegar. Paso 4 Incorporar Código y Nombre de presupuesto. Presionar botón Aceptar.

53 Página 53 de 74 RESPALDAR PRESUPUESTO Paso 1 Seleccionar presupuesto a respaldar. Menú Inicio, opción Índice de presupuestos. Paso 2 Presionar botón Respaldar.

54 Página 54 de 74 Paso 3 Seleccionar unidad y directorio donde se guardará respaldo de presupuesto. El nombre del archivo será el asignado al momento de crear presupuesto en Notrasnoches Desktop. Presionar botón Guardar. Consideraciones El formato del archivo de respaldo es XML. La operación respaldar se utiliza principalmente para trasladar un presupuesto de un computador a otro, que posee el sistema Notrasnoches Desktop. En este caso para realizar la instalación del presupuesto respaldado, se debe consultar el capítulo Instalar Presupuesto. También es recomendable utilizar esta opción para dejar respaldo de los presupuestos realizados en otra unidad o directorio del computador. Los archivos respaldados, solo se pueden volver a leer una vez instalados dentro del sistema de presupuesto.

55 Página 55 de 74 INSTALAR PRESUPUESTO Paso 1 Hacer clic en menú Inicio, opción Índice de Proyectos. Paso 2 Situarse en la carpeta donde se desea instalar presupuesto. Paso 3 Presionar botón Instalar proyecto. Botón Instalar Proyecto Paso 4 Elegir la unidad y directorio donde se encuentra respaldado el presupuesto a instalar (en este caso el presupuesto a instalar se encuentra en directorio del computador). Presionar botón Abrir.

56 Página 56 de 74 EXPORTAR EDICION DE PRESUPUESTOS A MICROSOFT EXCEL Paso 1 Seleccionar y editar presupuesto a exportar. Paso 2 Presionar botón Exportar. Paso 3 Selecciona opción Exportar a MsExcel.

57 Página 57 de 74 Paso 4 Seleccionar unidad y directorio donde se guardara archivo exportado (XLS). Presionar botón Guardar. Paso 5 Abrir presupuesto en Microsoft Excel. Nota El presupuesto se exportará de la misma forma como se visualiza en pantalla.

58 Página 58 de 74 IMPORTAR ITEMIZADO DE PRESUPUESTO DESDE UNA PLANILLA EXCEL (IMPORTAR ARCHIVO EXCEL SIMPLIFICADO) La opción Importar Archivo Excel, nos permitirá importar un presupuesto en formato Microsoft Excel 2003 a un archivo (presupuesto) en formato Notrasnoches Desktop. Paso 1 Preparar archivo Excel para la importación, el cual deberá contener el siguiente formato y estar cerrado al momento de la importación. Paso 2 Formato de archivo Microsoft Excel (XLS). Consideraciones Todas las líneas que no contemplen Unidad, se considerarán Capítulos. Todas las líneas con unidad que estén bajo un capítulo se incorporarán dentro de este último. El formato no podrá contener filas en blanco. Las cantidades no podrán estar vacías, si no tiene cantidad deberá contener cero ( 0 ). Lo capítulos a lo menos deberán tener cantidad uno ( 1 ). Paso 3 Crear presupuesto en su sistema Notrasnoches Desktop.

59 Página 59 de 74 Paso 4 Seleccionar Presupuesto creado desde Índice de Presupuestos. Paso 5 Presionar botón Importar y luego opción Archivo Excel Simplificado. Paso 6 Seleccionar archivo con formato Excel Simplificado. Presionar botón Abrir.

60 Página 60 de 74 Paso 7 Nota Se importa itemizado. Al editar presupuesto aparecerá todo el presupuesto importado, sin análisis de precios unitarios y en 2 niveles. No se debe importar un presupuesto sobre un archivo Notrasnoches que contenga datos. Las actividades se importarán en la clase ZZ destinada a las actividades importadas.

61 Página 61 de 74 IMPORTAR ITEMIZADO DE PRESUPUESTO DESDE UNA PLANILLA EXCEL (IMPORTAR ARCHIVO EXCEL) Este formato de importación contempla el ingreso de múltiples niveles en itemizado (capítulos anidados). El formato de archivo en Microsoft Excel (XLS), debe contemplar las siguientes columnas Ítem, Dependencia, Tipo, Ítem, Clase, Código, Descripción, Unidad y Cantidad. Definición de columnas Ítem Corresponde al correlativo secuencial de las líneas de datos. Parte desde 1 a n. (*) Dependencia Es un valor que corresponde al número del ítem del Capítulo que está relacionado con una Actividad. (*) Tipo Indica si es un Capitulo (C) o Actividad (A). (*) Ítem Corresponde al ítem de capítulo o actividad. Clase Corresponde al código de la clase de actividad. Código Código de actividad. Descripción Descripción de capítulo o actividad (*) Unidad Unidad de actividad, si el tipo es capítulo, debe ir campo vacío. (*) Campos necesarios.

62 Página 62 de 74 Paso 1 Preparar archivo Excel para la importación, el cual deberá contener el siguiente formato y estar cerrado al momento de la importación. Paso 2 Formato de archivo Microsoft Excel (XLS). Consideraciones Todas las líneas que no contemplen Unidad, se considerarán Capítulos. Todas las líneas con unidad que estén bajo un capítulo se incorporarán dentro de este último. El formato no podrá contener filas en blanco. Las cantidades no podrán estar vacías, si no tiene cantidad deberá contener cero ( 0 ). Lo capítulos a lo menos deberán tener cantidad uno ( 1 ). Paso 3 Crear presupuesto en su sistema Notrasnoches Desktop. Paso 4 Seleccionar Presupuesto creado desde Índice de Presupuestos.

63 Página 63 de 74 Paso 5 Presionar botón Importar y luego opción Archivo Excel. Paso 6 Seleccionar archivo con formato Archivo Excel. Presionar botón Abrir. Paso 7 Se importa itemizado.

64 Página 64 de 74 IMPORTAR Y EXPORTAR MATERIALES DE PRESUPUESTO A MICROSOFT EXCEL La opción Importar y Exportar materiales es utilizada para exportar los materiales presupuestados a una planilla Excel, luego actualizar los valores y finalmente Importarlos al presupuesto, generando actualización de precios en forma masiva. Paso 1 Seleccionar presupuesto. Paso 2 Hacer clic sobre el botón Materiales. Mostrará la lista de materiales de presupuesto seleccionado. Botón Materiales

65 Página 65 de 74 Paso 3 Presionar botón Exportar Excel. Paso 4 Elegir unidad y directorio para guardar archivo de materiales del presupuesto en formato Excel. Presionar botón Guardar.

66 Página 66 de 74 Formato de archivo Exportado a Excel (Materiales) Formato de archivo para Importar precios de materiales actualizados desde Excel a un presupuesto Ejemplo El material AC CEMENTO ESPECIAL POLPAICO 42.5 KG, tenía un precio de $3.826 y ahora será actualizado a $4.500.

67 Página 67 de 74 Este mismo archivo posteriormente podrá ser Importado para actualizar precios del presupuesto. El formato para la importación NO DEBE SER ALTERADO ya que de lo contrario no se importará. En el archivo Excel sólo se podrá modificar el contenido de la columna Precio. Para importar archivo con precios de materiales, se deberá presionar botón Importar y luego seleccionar el archivo Excel modificado y Cerrado. Importar Precios de Materiales Paso 1 Presionar botón Importar. Paso 2 Seleccionar unidad y archivo con formato de importación y precios modificados. Presionar botón Abrir.

68 Página 68 de 74 IMPORTAR BASE DE MATERIALES EN FORMATO MICROSOFT EXCEL A BANAC (IMPORTAR BASE DE DATOS EXTERNA) Esta opción permite importar precios de materiales desde una planilla Excel a la base general del sistema Notrasnoches Desktop. El objetivo principal de esta opción es subir a la base de datos un gran número de materiales automáticamente, evitando la digitación individual. Paso 1 Crear proveedor asociado a los materiales. Menú Mantenedores, opción Proveedores.

69 Página 69 de 74 Paso 2 Generar formato necesario de importación. Formato para importar materiales desde una planilla Excel a Notrasnoches Desktop. Clase Código Nombre Uni. Precio Fecha Cód. Mat Alternativo Cód. Mat Proveedor Cod. Proveedor Cod.Moneda Clase de material. Código de material. Nombre de material. Unidad de medida de material. Precio unitario de material. Fecha de vigencia de precio. Código de material propio. Código de material del proveedor. Código de proveedor. Código de moneda. En el caso de moneda pesos chilenos el código es CLP. Este dato puede ser obtenido desde Mantenedor de Monedas. El formato de planilla Microsoft Excel es el siguiente Paso 3 Hacer clic sobre el menú Mantenedores, opción Materiales y Precios.

70 Página 70 de 74 Paso 4 Presionar botón Importar desde Excel. Paso 5 Se deberá elegir el archivo que se desea subir y presionar el botón Abrir. Paso 6 Aparecerá mensaje indicando que proceso finalizó. En Proveedores, seleccionar proveedor. Se visualizarán todos los materiales importados. Nota Si esta misma lista se importa nuevamente con nuevos precios, el sistema procederá a actualizarlos.

71 Página 71 de 74 SUBIR PRESUPUESTO A NOTRASNOCHES CLOUD Paso 1 Hacer clic en Índice de Proyectos a presupuesto que se desea guardar en Notrasnoches Cloud. Seleccionar presupuesto con doble clic. Paso 2 Una vez seleccionado presupuesto, hacer clic sobre botón Notrasnoches Cloud. Botón Notrasnoches Cloud Paso 3 Confirmar opción haciendo clic sobre botón Aceptar. Paso 4 Aparecerá mensaje confirmando operación. Presionar botón Aceptar.

72 Página 72 de 74 REVISAR PRESUPUESTO EN NOTRASNOCHES CLOUD Paso 1 Abrir su navegador e ingresar a cloud.notrasnoches.com Paso 2 Se abrirá el siguiente sitio web. Paso 3 Ingresar los datos solicitados Rut Empresa, Nombre de usuario y Password. Estos datos son entregados al momento de realizar instalación de su sistema Notrasnoches Desktop. Si desconoce estos datos solicítelo a nuestro departamento de soporte. Seleccionar menú Sistemas, opción Presupuestos.

73 Página 73 de 74 Paso 4 Ir a menú Presupuestos, opción Listado de Proyectos. Paso 5 Presionar botón Ver. Botón Ver Paso 6 Se visualizará presupuesto y se podrá generar informes de presupuesto.

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