Procedimientos OEA. Taric, sa Zaragoza, 8 de octubre de 2014 CURSO DE FORMACIÓN FORMACIÓN INTEGRAL GESTIÓN ADUANERA.

Transcripción

1 Procedimientos OEA CURSO DE FORMACIÓN FORMACIÓN INTEGRAL GESTIÓN ADUANERA 1

2 Índice Introducción Situación actual Ventajas Requisitos OEA Departamentos afectados Metodología Reevaluación, suspensión y revocación 2

3 Estatus OEA El estatus OEA es una acreditación para probar el cumplimiento de ciertas medidas relacionadas con la seguridad y buenas prácticas en la cadena de suministro internacional de mercancías. Los operadores económicos que cumplan los criterios para la obtención del estatus OEA se consideran socios fiables en la cadena de suministro. Se distinguen positivamente de otros operadores mediante la concesión de facilidades en lo que se refiere a: Simplificaciones establecidas en la normativa aduanera Controles aduaneros relativos a protección y seguridad El certificado de Operador Económico Autorizado es reconocido por todos los Estados Miembros de la UE 3

4 Dinámica de la figura del OEA La figura está en proceso de expansión 53 programas OEA en el mundo (2014) Mejorar la seguridad en el comercio internacional La figura está en evolución/implantación y aun no se conoce su alcance Fomentar la confianza de la Administración con los principales operadores La administración ofrece ventajas a estos operadores Los OEA son socios de la aduana en la represión de acciones delictivas 4

5 Base jurídica y medidas de aplicación Notas Explicativas Condiciones R/CE 648/2005 modificaciones en materia de seguridad al Cod. Aduanero Criterios R/CE 1875/2006 disposiciones de aplicación del Cod. Aduanero Baja Guias de ayuda y orientaciones a la aplicación. No legislación Precisión Alta 5

6 Guías de ayuda y orientaciones Guías y orientaciones de la TAXUD _security/aeo/index_en.htm Orientaciones sobre normas y requisitos Documento TAXUD/B2/047/2011 Rev.3: idos_privados/procedimientos_aduaneros/oea_operador_econo mico_autorizado/info_de_utilidad_titulares_certificados_oea/orie ntacion2012.pdf 6

7 Guías de ayuda y orientaciones Documentación de la AEAT Notas informativas Manual OEA Cuestionario OEA Instrucciones para la presentación de la solicitud Tramitación y ayudas Normativa 7

8 Guías de ayuda y orientaciones 8

9 Quién puede optar al certificado OEA? Operador económico Una persona que, en el marco de sus actividades profesionales, efectúa actividades reguladas por la legislación aduanera Cualquier participante en la cadena de suministro internacional de bienes : Fabricante Exportador Expedidor Almacenista Transitario Agente de Aduanas Transportista Importador 9

10 Tipos de Certificados OEA 1. AEOC = Simplificaciones aduaneras 2. AEOS = Protección y seguridad 3. AEOF = Simplificaciones aduaneras / Protección y seguridad (Completo) 10

11 Situación actual (1) Certificados OEA en la Unión Europea: OEAC 45% OEAF 52% OEAS 3% Certificados OEA en España: 633 OEAC 32% OEAF 64% OEAS 4% 11

12 España: tipologías Situación actual (2) Representantes aduaneros. Empresas importadoras/exportadoras. Transportistas y operadores logísticos Navieras, almacenistas,... Terminales de carga Depósitos francos (Santander, Bilbao) 12

13 Reconocimiento Mutuo Suiza (2009) ACUERDO entre la Comunidad Europea y la Confederación Suiza relativo a la facilitación de los controles y formalidades en el transporte de mercancías y a las medidas aduaneras de seguridad (DO L 299, Japón (2010) DECISIÓN nº 1/2010 del Comité Mixto de Cooperación Aduanera de 24 de junio de 2010 USA (2012) Decisión del Comité Mixto de Cooperación Aduanera UE-EEUU del 4 de mayo de 2012 Otros: Noruega, Andorra, China. 13

14 Reconocimiento Mutuo (2) Nº de programas OEA en el mundo: 28 Argelia, Argentina, Canadá, Chile, China, Colombia, Corea, Costa Rica, Republica Dominicana, UE, Guatemala, Hong Kong, India, Israel, Japón, Jordania, Kenia, Malasia, Méjico, Nueva Zelanda, Noruega, Perú, Singapur, Suiza, Tailandia, Turquía, Uganda, USA Nº programas OEA planificados: 12 Botswana, Chile, Ecuador, El Salvador, Indonesia, República de Macedonia, Marruecos, Montenegro, Serbia, Seychelles, Túnez, Uruguay. Nº programas de cumplimiento aduanero : 15 Argelia, Brasil, Egipto, El Salvador, Emiratos Árabes, India, Indonesia, Rusia, Rwanda, Senegal, Serbia, Sri Lanka, Tanzania, Vietnam, Zambia. Fuente: 14

15 Ventajas Reglamentos CE Ventajas y Certificados OEA AEOC Simplificación aduanera AEOS Proteccion y Seguridad AEOF Beneficios directos Facilitación en las solicitudes de regímenes aduaneros simplificados Menos controles físicos y documentales Prioridad en los controles Posibilidad que los controles no se realicen en el recinto de la Aduana Declaraciones sumarias de entrada o salida reducidas Aduanas informa si el envío ha sido seleccionado para control físico Beneficios indirectos Reconocimiento mutuo Uso del certificado como herramienta comercial 15

16 Ventajas Nacionales Acceso a los regímenes simplificados: Decl. Simplificada, T2L, manifiesto de estatuto UE, simplificaciones en tránsitos. Logo OEA. Reducciones de garantías IVA importación. Despacho centralizado (M, X, DVD) Cambios de ubicación (CUB) autorizados en la misma dependencia prov. Tránsito simplificado ferrocarril. Declarantes OEA: EAL, Aviso de llegada en una exportación con salida indirecta autorizada por parte del declarante. 16

17 Un certificado OEA: Notas explicativas Avala que la empresa está aplicando normas internas de garantía de calidad. Obliga que se apliquen en sus instalaciones procedimientos de garantía de calidad en los ámbitos relacionados con las aduanas, así como en materia de protección y seguridad (cuando proceda). Demuestra a la Aduana que ha establecido los procedimientos internos oportunos para gestionar los aspectos mencionados en relación con las aduanas y la protección y seguridad, y que aplica los controles internos necesarios para que dichos procedimientos funcionen correctamente. 17

18 Notas explicativas (2) Sus instrucciones y/o estrategias internas deben estar documentadas electrónicamente o en soporte papel. Deberán ser conocidas en el seno de la organización, ser accesibles a todos los usuarios y, por supuesto, actualizarse de forma permanente. 18

19 Notas explicativas (3) El primer paso es, por lo tanto, el control de calidad interno realizado por usted. Las respuestas al cuestionario remitidas junto con la solicitud deben constituir una síntesis de sus procedimientos e instrucciones internos que permita a la Aduana adquirir una visión general sobre su empresa. A fin de poder responder al cuestionario y prepararse para el procedimiento de auditoría OEA, es preciso que se impliquen en el proceso los principales departamentos de su empresa relacionados con la cadena de suministro (aduanas, logística, contabilidad, informática, compras, ventas, seguridad, calidad, etc.). 19

20 Ejemplos de procedimientos Ver procedimiento Import (Gobierno Guatemala) 20

21 Resumen de requisitos OEA Requisitos generales Historial de cumplimiento Sistema contable y logístico Solvencia financiera Requisitos de seguridad y protección Información relativa a la empresa, organización interna, responsable OEA. Historial satisfactorio de cumplimiento de los requisitos aduaneros y fiscales. Trazabilidad de las operaciones, Sist. contable, sistema de control interno, flujo de mercancía, archivo y seguridad de la información, procedimientos aduaneros. Demostrar la solvencia. Entrada y acceso a los recintos, seguridad física, unidades de carga, procesos logísticos, mercancías entrantes, almacenamiento, producción, carga de mercancías, seguridad proveedores extranjeros, seguridad del personal, servicios exteriores. AOEC Simplificaciones aduaneras AEOS Protección y seguridad AEOF Completo 21

22 Resumen de requisitos OEA 2 Requisitos diferentes para cada tipo de operador En función del papel que ejerza en la cadena logística se deberán cumplir requisitos específicos Diferentes medios para cumplir los mismos requisitos La normativa comunitaria establece que las autoridades aduaneras tengan en cuenta las características específicas los operadores, en particular las pequeñas y medianas empresas 22

23 Procedimientos OEA 1. Información general (pregunta ) Procedimiento sobre ausencias de personal: Definición de los puestos claves Determinación de sustitutos Ausencias provisionales o permanentes 23

24 Procedimientos OEA 2. Historial de cumplimiento Objetivo Conocer los antecedentes aduaneros / fiscales basados en los últimos 4 años Registro de las incidencias detectadas por la Aduana. Procedimiento sobre actividades de control para identificar incidencias y manifestarlos a la Aduana. Procedimiento de control sobre las condiciones exigidas para obtener y mantener el certificado OEA: formación de los empleados en materia de incumplimientos/ incidencias. 24

25 Procedimientos OEA 2. Historial de cumplimiento Procedimiento para el mantenimiento del certificado OEA (pregunta y 3.3.2) Responsable Procedimiento de comunicación y registro Revisión / Actualización / Supervisión Acciones formativas periódicas Archivo y acceso Medidas para comprobar que los procedimientos se siguen 25

26 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Objetivo Determinar que la empresa dispone de procedimientos que garanticen el cumplimiento de la normativa aduanera sobre los siguientes aspectos: Clasificación arancelaria Aplicación derechos preferenciales a la importación Expedición de documentos de origen y declaraciones en factura a la exportación Determinación del valor en aduana y base imponible IVA Control sobre las declaraciones aduaneras Certificados, licencias y controles en frontera 26

27 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Clasificación arancelaria (pregunta 1.3.2): Responsable En caso de utilizar un tercero cómo asegura que se hace correctamente. Comunicación Cómo se clasifican productos nuevos Información utilizada para clasificar Programas y recursos utilizados Revisión de las clasificaciones 27

28 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Valor en Aduana y base imponible IVA (pregunta 1.3.3): Obtención de la información para la determinación de las bases imponibles ( documentos, conceptos, desgloses...) Valor en Aduana Métodos de valoración Ajustes Adiciones y deducciones INCOTERMS Declaración de valor DV1 Partes vinculadas Tipo de cambio de las divisas IVA Ajustes Adiciones y deducciones INCOTERMS 28

29 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Derechos preferenciales en función del origen (pregunta 1.3.4): Cómo se determina que el país tiene preferencias en función de su origen. Solicitud al proveedor Certificado de origen válido para país/producto Declaración en factura Regla del transporte directo (título de transporte/no manipulación) Supuestos de inaplicablilidad Motivos de rechazo técnico del documento Plazo de validez del certificado Emisión a posteriori Normativa aplicable Protocolos de origen Archivo del certificado de origen 29

30 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Expedición del certificado de origen (pregunta 1.3.4): Los bienes para los que se solicitan cumplen las reglas de origen Declaración del proveedor Certificado de origen válido para país/producto Declaración en factura Plazo de validez del certificado Casos específicos: Méjico, Sudáfrica,... Emisión a posteriori Emisión de duplicados Actuación frente exportaciones anuladas Normativa aplicable Protocolos de origen 30

31 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Ejecución de tramitaciones aduaneras (pregunta 3.5.1) Importadores/Exportadores: Criterios de elección representantes aduaneros Detalles de los representantes aduaneros utilizados Cómo se transmite las instrucciones y documentación para el despacho Actuación antes situaciones no claras Cómo se comprueba que la declaraciones son completas y exactas y con datos actualizados Notificación al representante de errores/modificaciones en las declaraciones Comunicación voluntaria de errores a la aduana 31

32 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Ejecución de tramitaciones aduaneras (pregunta 3.5.1) Representantes/Domiciliación: Control de la información y documentación a incorporar en el DUA Relación y comunicación con representantes/corresponsales/clientes Operaciones habituales: Importación (RPA, Consignación,...) Exportación Tránsito Inclusión en Depósito Aduanero, DDA Aplicación de gestión aduanera Uso de plantillas/modelos Comprobaciones antes de la presentación del DUA Actuación ante circuitos e incidencias Creación expediente y su archivo 32

33 Procedimientos OEA 3. Actividades aduaneras Licencias, autorizaciones e inspecciones (pregunta y 3.5.3): Régimen Comercial: Licencias import (textil, siderúrgicos) Certificados import/export Controles en frontera: SOIVRE Control sanitario Control veterinario Control fitosanitario CITES, etc Solicitud C-5 33

34 Procedimientos OEA 4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Objetivo determinar las características y funcionalidades de los sistemas informáticos de la empresa en lo relativo a: Existencia de trazabilidad de las operaciones críticas Naturaleza, arquitectura y tipología, tanto de hardware como de software Condiciones de seguridad de los sistemas y de la información 34

35 Procedimientos OEA 4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Control interno y trazas de auditoría Procedimientos documentados sobre cómo se fijan, mantienen, modifican y archivan los ficheros maestros (clientes, proveedores, códigos arancelarios y tipos impositivos) Sistema que permita un control aduanero basado en la auditoría: Permanencia de las trazas de auditoría Acceso a las trazas de auditoría 35

36 Procedimientos OEA 4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Seguridad de los datos Procedimientos sobre: Gestión y ejecución de las copias de seguridad Registro y almacenamiento de documentación tanto en formato papel como electrónico (clasificación y archivo de documentos) 36

37 Procedimientos OEA 4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Protección de los sistemas informáticos y de la documentación (pregunta y ss.) Política actualizada y documentada sist. de seguridad informáticos Política de administración de accesos (perfiles de usuario) Política de contraseñas Eliminación, mantenimiento o actualización de los detalles de usuario Parada y arranque de servidores Detalles cortafuegos y anti-virus utilizados Control acceso servidores o Centro de Proceso de Datos (CPD) Plan de acción ante incidencias (perdida de suministro eléctrico,...) Auditoria sobre el funcionamiento de los sistemas de seguridad 37

38 Procedimientos OEA 4. Sist. de gestión de los registros comerciales y logísticos Flujo de mercancías Procedimientos sobre: Compra y recepción de mercancía de origen extracomunitario Proceso de fabricación/producción Salida de mercancías de almacenes o depósitos y su entrega a clientes extracomunitarios Gestión de stock de almacén y registro de los movimientos internos de las mercancías 38

39 Procedimientos OEA 5. Seguridad Objetivo Demostrar el nivel de seguridad, tanto internamente (edificios, recintos, mercancías, personal,.) como con clientes, proveedores y prestadores de servicios Edificios - Instalaciones Mercancías Socios comerciales Personal y contratación 39

40 Procedimientos OEA 5. Seguridad Autoevaluación (apartado 5.1): Realización evaluación de riesgos y amenazas Plan de seguridad y frecuencia de revisión/ actualización Aplicación y coordinación medidas de seguridad Comunicación de instrucciones de seguridad al personal y visitas. Registro de las incidencias relacionadas con seguridad. Especial atención a mercancías sujetas a requisitos específicos de seguridad. 40

41 Procedimientos OEA 5. Seguridad Control de accesos (apartado 5.2): Normas generales de acceso y permanencia en el recinto: Comunicación al personal y visitantes normas de seguridad y situaciones de emergencia Control de puntos de acceso y zonas sensibles Solicitud y concesión permisos de acceso Identificación y autentificación del personal y visitantes Restricción de áreas (qué sectores, quién, cómo) Control acceso vehículos del personal y visitantes Respuesta ante acceso no autorizado o intrusión: Responsable Cómo informar/alertar 41

42 Procedimientos OEA 5. Seguridad Seguridad de los edificios (apartado 5.3): Procedimiento de actuación ante perdida del suministro eléctrico Gestión de acceso a llaves y registro de entrega: Lugar de almacenamiento Responsable Registro Actuación ante perdidas o no devoluciones Control límites externos de los edificios: Frecuencia de los controles Registro de las actuaciones Auditoria de seguridad Notificación 42

43 Procedimientos OEA 5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.4): Protección de las unidades de carga: Personal responsable supervisión Área de almacenamiento y control de accesos Precintos tipo, acceso, cuándo y quién los coloca, registro numeración, actuación ante rotura, robo, pérdida,... Inspecciones periódicas (propias o de terceros) Mantenimiento y reparación: comprobación integridad, tipo controles (qué, cuándo y por quién), comunicación, control del procedimiento 43

44 Procedimientos OEA 5. Seguridad Seguridad de las mercancías (apartado 5.5): Contratación del transporte: Homologación de proveedores o medidas para verificar que se cumplen las condiciones de seguridad Conductores Aseguramiento de la carga (precintos o cerraduras) Controles tras paradas En caso de subcontratación estándares equivalentes Frecuencia de renovación del contrato 44

45 Procedimientos OEA 5. Seguridad Control de socios comerciales (apartado 5.11) Procedimientos sobre: Requisitos de seguridad acordados Registro de incidencias / incumplimientos 45

46 Procedimientos OEA 5. Seguridad Contratación y sensibilización (apartado 5.12) Procedimientos sobre: Política de contratación: Validación de referencias Manual de acogida Cláusulas de responsabilidad y confidencialidad Formación y sensibilización en materia de seguridad 46

47 Procedimientos OEA Departamentos afectados Departamentos/áreas involucradas en la aportación de recursos e información para cumplimentar los requisitos solicitados para la obtención del certificado: Dpto. de Aduanas Dpto. Sistemas Dpto. Logístico / Almacén Dpto. Financiero Dpto. Calidad Dpto. Seguridad 47

48 1. AUDITORÍA PREVIA Metodología de trabajo 1 Fases Evaluar el grado de adecuación a los requerimientos establecidos en el cuestionario OEA. 2. DIAGNOSTICO Informe de las carencias y/o incidencias detectadas para su discusión, con el fin elaborar diagnóstico y recomendaciones finales 3. ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Redactar (o adaptar) los procedimientos y formatos de trabajo a los requisitos establecidos en el cuestionario OEA 4. IMPLANTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Implantación de los procedimientos de trabajo, instrucciones técnicas, etc, Formación y sensibilización del personal involucrado 48

49 5. AUDITORÍA INTERNA Evaluación del grado de cumplimiento y capacidad para la obtener el certificado 6. ACCIONES CORRECTIVAS Metodología de trabajo 2 Fases Aplicación de las acciones correctivas tras auditoría 7. SOLICITUD OEA Presentación ante la Aduana de la solicitud con toda la documentación exigida 8. AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN Auditoría realizada por los inspectores de Aduanas, posibles acciones correctivas 49

50 Solicitud y expedición desde el 01/01/2010 *Según REGLAMENTO (UE) Nº 197/2010 DE LA COMISIÓN de 9 de marzo de 2010, con carácter retroactivo. Solicitud del certificado Recibida toda la información 30 días 30 días 30 días 30 días 30 días 60 días Comunicación de la solicitud al resto de EM en 5 días Informacion que pueda desaconsejar la consesión del Certificado debe ser enviada desde EM s en 35 días Emisión del Certificado Consultas entre EM en 60 dias A petición de la Aduana, 30 días para subsanar errorres El certificado OEA debe ser emitido en 120 días Prórroga: 1 x 60 días 50

51 Reevaluación del certificado OEA Una vez obtenido el certificado se debe implantar un procedimiento que garantice el mantenimiento de los criterios auditados por la Aduana Reevaluación de oficio: Las autoridades aduaneras reexaminarán las condiciones y criterios: Profunda modificación de la legislación aduanera. Indicios razonables de incumplimiento por parte del OEA Reevaluación de parte: El Operador debe comunicar los cambios que puedan afectar al certificado OEA: Modificación estructura organización. Cambio actividad / Cambio interlocutor. Modificación sistemas, procesos... Las autoridades aduaneras determinarán si reevalúan o no 51

52 Suspensión y revocación OEA (1) Suspensión Motivos: Incumplimiento requisitos OEA. Presunción de acto que dé lugar a procedimientos penales relacionados con la normativa aduanera. Plazos: El operador tiene 30 días para corregir desde la fecha de comunicación de la posible suspensión. Si el operador no regulariza la situación se notifica la suspensión por 30 días del certificado OEA. Posible prórroga por otros 30 días. Resultados: Regularizada la situación se retira la suspensión. No regularizada se revoca el certificado. 52

53 Suspensión y revocación OEA (2) Revocación Motivos: No haber corregido las deficiencias o incumplimientos durante el proceso de suspensión. Haber cometido infracciones graves de la normativa aduanera, sin que exista derecho de recurso. A petición del OEA. 53