Logística Protocolar: Procedimiento de gestión de copas, vasos y botellines de agua

Transcripción

1 INSTRUCCIÓN TÉCNICA Logística Protocolar: Procedimiento de gestión de copas, vasos y botellines de agua Referencia: IT.4.-UCONS Edición: 00 Fecha: Noviembre 2007 Elaborado Responsables de la Unidad Aprobado Jefe del Servicio Instrucción Técnica. Logística Protocolar Página 1 de 5

2 INDICE 1. HISTÓRICO DE CAMBIOS 2. OBJETO 3. ALCANCE/CLIENTES 4. RESPONSABILIDAD DEL PROCESO 5. DESARROLLO DEL PROCESO I. El procedimiento general de actuación y gestión. 6. ANEXOS 1. HISTÓRICO DE CAMBIOS EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES 01 Noviembre 2007 Creación 02 Mayo 2013 Actualización 03 Mayo2014 Actualización: IT Instrucción Técnica. Logística Protocolar Página 2 de 5

3 2. OBJETO UNIVERSIDAD DE JAÉN La preparación de la mesa presidencial en actos y ceremonias que se desarrollen en la Universidad de Jaén deberá estar dotada de una serie de elementos protocolarios donde destaca el uso de botellas de agua pequeñas, posavasos y copas o vasos. Consecuentemente a lo anterior, y siguiendo instrucciones del Sr. Gerente, se desarrolla el presente procedimiento a seguir para la gestión y uso de vasos y botellas de agua, en los actos y ceremonias que se celebren en las distintas dependencias de la Universidad de Jaén. 3. ALCANCE/CLIENTES Esta instrucción pretende unificar criterios que mejoren la comunicación Unidad/Cliente, a la vez que permita generar una normativa que regule el proceso de gestión y uso de vasos y botellas de agua en los actos y actividades que se desarrollen en la Universidad de Jaén como proceso de la Unidad de Conserjerías. 4. RESPOSANBILIDAD DEL PROCESO Corresponde al Jefe del, a los Encargados de la Unidad y a los encargados/as del área correspondiente la recepción, análisis, activación y seguimiento de las solicitudes e indicadores que se generen como consecuencia de este proceso. 5. DESARROLLO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO GENERAL DE ACTUACIÓN Y GESTIÓN 1. En las conserjerías de los edificios A-3, B-1(Jaén) y A (Linares) se almacenarán las botellas de agua que se requieran para los actos, siendo los responsables de área a la cual pertenecen estos edificios quienes se encarguen de solicitar la reposición de las mismas (así como de copas de cristal) cuando sea necesario y con la suficiente antelación. Actualmente disponen de copas de cristal los edificios B1, A3, C1, D1 y A (Linares). 2. La persona encargada de organizar el acto deberá rellenar el impreso correspondiente donde se indicará, entre otros aspectos, el número de vasos y botellas que se utilizarán para el acto en cuestión y el código de gasto correspondiente. Estos datos serán obligatorios e imprescindibles para que la solicitud sea tramitada. 3. El impreso será entregado en la conserjería del edificio donde se vaya a desarrollar el acto con la suficiente antelación. Instrucción Técnica. Logística Protocolar Página 3 de 5

4 4. El Técnico de la Conserjería donde se vaya a realizar el acto se dirigirá a uno de los edificios mencionados anteriormente y retirará las botellas de agua junto con las copas y/o vasos que necesite previa entrega de la solicitud rellena. 5. El hecho de no entregar la solicitud o entregarla incompleta, exime al personal de conserjerías de toda responsabilidad ante la falta de este elemento en la mesa presidencial. 6. Estos impresos estarán disponibles en todas las conserjerías, así como en la página Web de la Unidad Se le dará la suficiente y necesaria publicidad para que este procedimiento sea conocido por toda la comunidad universitaria, a través de los medios que sean necesarios. 8. Una vez rellenados y firmados por triplicado, por el responsable del acto, quedando una copia para el interesado y las otras dos para la Conserjería. Una de las dos copias restantes se archivará durante un periodo de un mes, trascurridos los cuales el Encargado de Equipo de Conserjería responsable de los edificios A-3, B-1(Jaén) y A (Linares), los remitirá al Servicio de Contratación y Patrimonio, y la otra quedará en la conserjería. 9. Archivo de documentos: se guardarán durante un año una vez finalizado el año en curso. 10. Excepcionalmente y cuando por cualquier motivo no hubiera o no se pudiera obtener las botellas de agua en los edificios citados, se obtendrán a través del servicio de cafeterías, rellenándoles el correspondiente albarán por triplicado y haciendo constar el acto y código de gasto relacionado con el mismo, quedando una copia en la cafetería y con la otras dos se procederá igual que en el punto 8 de esta Instrucción. 11. Los actos a celebrar por el equipo gobierno de la Universidad, no requieren firma de los mismos sino que podrán ser rellenados y firmados por el responsable/encargado de los edificios, por l@s secretarí@s o persona autorizada para ello. 12. Las copas de cristal se utilizarán en todos los actos que se desarrollen en el Salón de Grados de los edificios A3 y D1, así como en el Aula Magna del edificio C1 del Campus Las Lagunillas y A de la EPS de Linares. En el caso que la actividad a desarrollar dure más de un día (Jornadas, Congresos, etc.) utilizaremos copas de cristal en la sesión inaugural y/o en la de clausura de la misma; para el resto de sesiones y o actividades dentro de este tipo de eventos, procuraremos Instrucción Técnica. Logística Protocolar Página 4 de 5

5 vasos de plástico y tantas botellas como nos sean demandadas. En el resto de edificios y espacios se usarán vasos de plástico. 13. La limpieza de las copas corresponde al servicio de limpieza, desarrollándose diariamente, y cuando sea necesario a indicación del responsable de área, encargándose este de su reposición cuando fuera necesario. 14. El impreso de solicitud de agua se adjunta en el anexo I. 6. ANEXOS Anexo I. Impreso solicitud vasos/copas y botellines de agua. Instrucción Técnica. Logística Protocolar Página 5 de 5