Control de Gestión de Documentos. Manual de Usuario

Transcripción

1 Control de Gestión de Documentos Manual de Usuario

2 Índice Introducción... 3 Objetivo... 3 Requisitos Tecnológicos mínimos necesarios para acceder al sistema Acceso al Sistema de Control de Gestión de Documentos... 5 Tipos de Usuarios del Sistema... 9 Nuevo Documento Llenar el formulario de los datos del documento Adjuntar Archivo del documento Guardar el Documento Elegir quienes serán los destinatarios de ese documento Enviar Documentos Firmar Electrónicamente Generar Documento de Instrucción Reenviar un Documento Turnar de Manera Interna Responder a un Documento Seguimiento a Documentos Expedientes Crear un Nuevo Expediente Quitar un expediente Mover documentos entre carpetas Catálogos Catálogo de Usuarios ANEXOS Instalar la Firma electrónica Avanzada en el equipo Manual de Usuario 2

3 Introducción Gestión de Documentos es el proceso de administrar los documentos en forma sistemática de acuerdo a su ciclo de vida: desde su creación inicial, el proceso de revisiones, el almacenamiento, difusión y utilización, hasta su destrucción. La Gestión de Documentos es una tarea clave en todas las organizaciones y afecta a todas sus partes. En el proceso de la implementación de un nuevo sistema, es esencial causar el menor nivel de interrupción posible. El nuevo sistema debe introducirse en etapas, observando cuidadosamente los procedimientos establecidos en la Gestión de Cambios. En el proceso de introducir un nuevo sistema de Gestión de Documentos, frecuentemente se descubren las deficiencias en cuanto a las prácticas vigentes en el manejo de la información en la organización. Es un reto administrativo propiciar un efectivo ambiente de cambio orientado a la sustitución de los procesos anteriores por los nuevos, y modificar los aspectos "culturales" implicados. Objetivo Desarrollar un Sistema de Control de Gestión de Documentos que facilite y optimice el control de los documentos que llegan a la Secretaría de administración y que gestione el tramite interno de los mismos a través de la red, sin necesidad de copias ni envíos físicos. La finalidad principal es digitalizar los archivos, y llegar a tener una oficina sin papeles. Manual de Usuario 3

4 Requisitos Tecnológicos mínimos necesarios para acceder al sistema. Computadora con procesador a 75 Mhz o superior. 64 MB de memoria RAM o superior y espacio libre en disco duro de cuando menos 100 MB. Conexión a la Intranet de la Secretaría de Administración o bien una Conexión a Internet de al menos 56 kbps. Sistema Operativo Microsoft Windows 95 o NT 4.0 o superior. Navegador (Microsoft Internet Explorer 5.5 o superior). Para utilizar la firma electrónica se necesita un navegador compatible con activex y tener instalados los certificados en el contenedor de windows. Instalar ActiveX de firma electrónica. Adobe Acrobat Reader versión 5 o Superior. Manual de Usuario 4

5 Acceso al Sistema de Control de Gestión de Documentos Control de Gestión de Documentos Para acceder al sistema desde la intranet 1, abra su explorador (Internet Explorer/ Netscape etc.) y teclee en la barra de dirección o desde Internet teclee En seguida debe teclee el usuario y contraseña que le fueron proporcionados en los cuadros de textos correspondientes y dar clic en el botón iniciar sesión: Al teclear correctamente su Nombre de Usuario y Contraseña el sistema lo posicionará en el menú principal del sistema. 1 Una intranet es una red local que utiliza herramientas de Internet, normalmente, dicha red tiene como base el protocolo TCP/IP de Internet y utiliza un sistema firewall (cortafuegos) que no permite acceder a la misma desde el exterior. Manual de Usuario 5

6 Elementos que integran el Menú Principal. Recibidos. Al dar clic sobre este elemento se mostrarán todos los documentos que ha recibido de otras direcciones Enviados: Al hacer clic sobre este elemento se le presentará todos los documentos que usted ha enviado hacia otras direcciones. Por Enviar: Aquí se encuentran todos los documentos que todavía no han sido enviados o bien están en proceso de completar su captura. Para Su Conocimiento: En este apartado se muestran todos los documentos en la que únicamente se le turnó para su conocimiento o como copia. Manual de Usuario 6

7 En esta sección se muestra los documentos organizados por expedientes, permite al usuario la creación de expedientes, mover documentos de un expediente a otro, renombrar expedientes, de esta manera se tendrán mejor organizados y se facilitarán los procesos de búsquedas de los documentos. En este módulo podrá modificar datos de los catálogos que integran el sistema, tales como: Catálogo de Dependencias u Organismos. Catálogo de Áreas Catálogo de Municipios. Catálogo de Usuarios Catálogo de Estados Muestra un resumen del estado que guardan los documentos, al hacer clic sobre el vínculo en color azul, se filtrarán automáticamente los documentos con el estado seleccionado. Al hacer clic sobre este elemento le mostrará el formulario para capturar un documento nuevo. Manual de Usuario 7

8 Al hacer clic el sistema le mostrará la ventana de búsqueda de documentos del sistema. Cierra la sesión del usuario actual y regresa a la página de registro del Sistema de Gestión de Documentos. Aquí puede seleccionar el rango de fechas de los documentos que quiere mostrar, por omisión se muestran todos los documentos del año actual. Datos que integran el Documento desde el Menú Principal. 1. Indica el número consecutivo del documento asignado automáticamente por el sistema. Esta numeración es diferente para cada Subsecretaría, Unidad o Dirección. 2. Indica el estado actual del documento (Pendiente, Atendido, Rezagado, Rezagado con respuesta) en caso de un documento que no tenga seguimiento (Normal) no se mostrará ningún icono. 3. Indica el remitente del documento: a. Nombre del Titular b. Dependencia c. Puesto Manual de Usuario 8

9 d. Número de Oficio 4. En este recuadro se indican los destinatarios del documento, y su rol (firmante, copia, destinatario). 5. Turnado Interno: Indica a quién se le turnó de manera interna, es decir a un área o departamento del destinatario. 6. Muestra una descripción breve del asunto del documento. 7. Permite rápidamente archivar el documento a un expediente previamente creado y opcionalmente quitarlo de la bandeja. 8. Indica el número de respuestas que ha tenido el documento, al hacer clic sobre el vínculo se desplegará una ventana con las respuestas. 9. Indica la Fecha en que fue turnado el documento, la fecha en que fue recibido y la fecha límite en que se debe responder el documento. Tipos de Usuarios del Sistema En el sistema existen 3 tipos de usuarios Principales: Titular: Es el titular de la Dependencia, Subsecretaría, Unidad o Dirección, el cual debe contar con Firma electrónica para poder enviar y recibir documentos a través del sistema. Asistente: Este usuario se encarga de administrar y asistir al Titular en cuanto a los documentos que llegan a través del sistema, tiene la facultad de crear y ver los documentos del titular, usualmente este usuario es asignado a la secretaria, asistente o secretaria particular del titular. Delegados: Son los usuarios que dependen del titular y que se les puede turnar internamente documentos que el titular recibe, el usuario delegado puede responder al documento, generalmente este grupo de usuarios está conformado por Jefes de departamento y Jefes de área. Manual de Usuario 9

10 Acción/Tipo de Usuario Titular Asistente Delegados Puede Crear Nuevos Documentos, a X su nombre Puede Crear Nuevos Documentos, a X X X nombre del Titular Puede Enviar Documentos X Puede crear, eliminar y administrar X (Únicamente los X sus propios expedientes expedientes del titular) Puede Responder Documentos X X X Puede Firmar Documentos X Electrónicamente Puede ver los documentos del titular X X Puede cambiar el estado del X documento (rezagado, pendiente, atendido) Nuevo Documento Los pasos necesarios para dar de alta un documento son: 1.- Llenar el formulario de los datos del documento 2.- Adjuntar el archivo del documento 3.- Guardar el Borrador Elegir quienes serán los destinatarios de ese documento. 5.- Enviar Documento (Titular) 6.- Firmar Electrónicamente 1.- Llenar el formulario de los datos del documento. Al hacer clic desde el menú principal en Nuevo Documento se presentará el formulario de llenado del documento como el que se muestra a continuación. 2 Después de haber guardado el borrador, los demás pasos pueden hacerse posteriormente, el documento queda almacenado en la carpeta Por Enviar del menú principal, y puede completar los pasos, haciendo clic en el documento de dicha carpeta. Manual de Usuario 10

11 Num. De Referencia: Este número se asignará automáticamente una vez que el documento haya sido almacenado en el sistema. Num. De Oficio: Se refiere al Número de Oficio del Documento. Fecha de Despacho: Es la fecha en que se despachó el documento. Fecha del Documento: Es la fecha con que viene el documento. Fecha de Recibido: Es la fecha con que es recibido el documento. Remitente: Nombre del que suscribe el documento. Cargo/Puesto: Es el Cargo o Puesto del que suscribe el documento Manual de Usuario 11

12 Dependencia: Debe seleccionar la Dependencia de donde proviene el Documento, en caso de no existir deberá agregarla previamente desde el módulo de Catálogos. Estado: Estado de la república donde se encuentra esa dependencia u organismo Municipio: Municipio donde se encuentra esa dependencia u organismo. Asunto: Breve descripción del asunto que trata el documento. Instrucciones: Son las instrucciones que se le da al usuario que se le va a turnar el documento, puede escoger una instrucción predefinida o bien escribir la instrucción personalizada en el espacio correspondiente. Responder antes de: Es la fecha límite que tiene la persona que se le turnó el documento para dar una respuesta. 2.- Adjuntar Archivo del documento Archivo para anexar: Es el documento escaneado en formato (Word, Pdf, etc), que se adjuntará, debe hacer clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo. 3.- Guardar el Documento Una vez llenados todos los campos del formulario haga clic en el menú superior sobre Documento y de clic en la opción Guardar Documento, el documento quedará accesible en cualquier momento a través de la bandeja Por Enviar. Una vez guardado el documento, en la parte superior derecha del formulario, verá el documento adjunto, el cual podrá visualizar haciendo clic en el sobre el nombre del archivo. Manual de Usuario 12

13 También puede asignarle un estado al documento para darle seguimiento, seleccionando un elemento de la lista y dando clic en el botón actualizar: Si desea cambiar el archivo adjunto, haga clic en Examinar para seleccionar el nuevo archivo, y luego clic en Cambiar para realizar los cambios. Todos los demás campos se pueden editar mientras no se haya enviado, para guardar los cambios realizados en alguno o varios campos, debe hacer clic en el menú superior sobre Documento y de clic en la opción Guardar Documento. 4.- Elegir quienes serán los destinatarios de ese documento. Existen 2 tipos de Destinatarios: Destinatarios con Firma Electrónica Avanzada, corresponde al envío a otros titulares (Secretario, Directores, Subsecretarios, Jefes de Unidad) Destinatarios Sin Firma Electrónica Avanzada, corresponde a los usuarios que dependen del titular. Manual de Usuario 13

14 Para Seleccionar los Destinatarios del documento haga clic en el menú de la parte superior del formulario y haga clic en Destinatario y seleccione uno de los dos tipos: Destinatarios con FEA 1. Muestra la lista de participantes, y el rol de cada uno dentro del documento (Firmante, Destinatario o copia) o Firmante: Es necesaria su firma electrónica para que el proceso de firma de acuerdo multilateral pueda darse como ejecutado: o Destinatario: No es necesaria su firma. o Copia: Al seleccionar esta opción este documento irá hacia la bandeja Para su Conocimiento. 2. Permite buscar un usuario a través del nombre, para seleccionarlo y anexarlo a la lista de participantes. Introduzca el Nombre del usuario que desea incluir ya sea de manera completa o parcial y dé clic en Buscar en la parte inferior aparecerá una lista con los usuarios que corresponden al criterio de búsqueda, seleccione el que desea agregar a través del botón << y repita la operación si desea agregar mas participantes. Manual de Usuario 14

15 Por omisión en la lista de participantes aparecen como rol del usuario actual aparece como Firmante, y de los subsecuentes aparecen como Destinatario, si desea cambiar el rol en alguno de ellos haga clic en el vínculo Editar en la fila correspondiente y seleccione el nuevo tipo de rol. Una vez seleccionado el nuevo rol de clic en Actualizar para guardar los cambios. Si desea remover un participante de la lista de clic en Quitar de la fila correspondiente. Para regresar al Formulario del documento haga clic en el menú superior en Salir y Regresar. En la parte derecha del formulario del documento podrá ver los participantes, el cargo de cada uno de ellos y su rol dentro del acuerdo. Destinatarios sin FEA Al igual que con los usuarios con Firma Electrónica, se mostrará la lista de participantes, y en cambio, se mostrará unicamente los usuarios que dependen del titular para poderlos agregar a la lista: Manual de Usuario 15

16 Seleccione uno de los usuarios y de clic en el botón en Insertar, y repita la operación si desea agregar más participantes. Importante: No es posible mezclar destinatarios de usuarios sin Firma Electrónica con usuarios con Firma electrónica en un documento. 5.- Enviar Documentos Una vez que el documento se haya revisado, el usuario Titular deberá enviar el documento a los participantes. En el Menú Principal, haga clic en la bandeja Por Enviar, y de clic sobre el documento, esto lo llevará al formulario del documento en donde debe hacer clic en el menú superior en Envío y luego en Enviar. Si los participantes son usuarios con Firma Electrónica, el proceso demorará en relación al tamaño del archivo y la velocidad de la conexión a Internet, ya que se hace una petición a la notaría Electrónica del Gobierno del Estado, para registrar el proceso, en esta fase del envío se mostrará la siguiente leyenda: Manual de Usuario 16

17 Una vez concluida la fase de envío, el sistema le mostrará un mensaje y opcionalmente puede: 1. Ver el Acuerdo: Al dar clic sobre este vínculo se visualizarán los datos del registro de la notaría electrónica, los participantes, los roles, el vencimiento para firmar y también se podrá firmar el documento. 2. Firmar el Acuerdo: se redirecciona a la página para firmar electrónicamente el documento enviado. 3. Cerrar: cierra la ventana. Si decide cerrar la ventana, puede firmar y ver el acuerdo posteriormente dando clic en el menú superior en Firma Electrónica y luego dar clic en Ver acuerdo Del lado derecho del formulario, podrá ver también el estado de la Firma Electrónica en tiempo real. Los usuarios que todavía no han firmado el documento aparecen con el icono y los que ya han sido firmados con Manual de Usuario 17

18 Firmar Electrónicamente Para firmar electrónicamente desde el formulario del documento dando clic en el menú superior en Firma Electrónica y luego dar clic en Ver acuerdo Se visualizará la página con el estado del acuerdo, la fecha de vencimiento, los participantes de acuerdo a los datos de la notaría electrónica. 1.- Es el documento que está en el proceso de firma, al dar clic sobre el vinculo podrá descargarlo para visualizarlo 2.- Es la fecha de creación de ese acuerdo en la notaría electrónica 3.- Es la persona que envió este acuerdo. 4. Es el estado del acuerdo, Los estados de la firma electrónica son: Manual de Usuario 18

19 5. Es la fecha en que vence el acuerdo y poder recabar las firmas. 6. Es la lista con los nombres de los participantes. 7. Indica el nombre de la dependencia de donde procede participante 8. Indica el Rol del participante (Firmante, Destinatario) 9. Indica el número de notificaciones hechas al usuario a través de su correo electrónico. 10. Indica la Fecha y la hora en que firmó el usuario así también si firmó en aceptación (A) o Declinado (D), y el protocolo utilizado. 11. Indica el método de verificación de la firma y si es válida.. Si está habilitado como firmante y el documento está aún está vigente, haga clic para firmar el documento en el botón. A continuación le mostrará la página para firmar el documento: Manual de Usuario 19

20 A continuación haga clic en Firmar, el sistema le pedirá que seleccione el Certificado que desea utilizar para firmar el documento. Una vez seleccionado el Certificado, y de acuerdo al nivel de seguridad el sistema le pedirá la contraseña para que pueda acceder a la Llave Privada de su Certificado. Una vez proporcionada la contraseña para la clave privada, el sistema firma el documento y queda almacenada en el sistema. Manual de Usuario 20

21 Generar Documento de Instrucción Para generar la instrucción para imprimir, haga clic en los detalles del documento, y luego en Ver Instrucción: Se generará un archivo en formato PDF, el cual podrá ser impreso o guardar una copia localmente en su máquina, pero no podrá copiar el contenido en el portapapeles, y tampoco se podrá modificar. Este documento de instrucción contiene un resumen del escrito, el asunto, la instrucción, el destinatario y si está registrada en la base de datos, la firma digitalizada del titular. Reenviar un Documento Manual de Usuario 21

22 Utilice esta opción para reenviar el documento actual a otros destinatarios, el sistema mantiene los datos originales del formulario del documento, así como el archivo adjunto. Nota: Si el documento se va a turnar internamente, utilice la opción Turnar de Manera Interna. Turnar de Manera Interna Al turnar de manera Interna, deberá seleccionar al miembro de su personal a que quiere turnar internamente el documento y deberá escribir las instrucciones en el espacio correspondiente y dar clic en aceptar. En la parte derecha de los detalles del documento, podrá observar que en la sección de participantes, aparecerá la persona al que fue turnado internamente. Manual de Usuario 22

23 Responder a un Documento Para dar una respuesta a un documento, puede hacerse de dos maneras: 1- A través de un Documento Electrónico, es decir, la respuesta será una referencia a un registro de un documento nuevo dentro del sistema. 2- A través de una nota informativa, le permitirá escribir un comentario, por ejemplo, que seguimiento, o en que estado se encuentra el asunto, la fecha respuesta y opcionalmente podrá adjuntar un documento digitalizado, que puede ser el oficio de respuesta. Esta respuesta podrá ser vista por el que envió el documento, los destinatarios del documento, y los usuarios que le fueron turnados internamente. Seguimiento a Documentos Para los documentos que el usuario haya enviado, podrá cambiar el estado del documento, seleccionando un elemento de la lista desplegable y dando clic en Actualizar. Manual de Usuario 23

24 Si el documento tiene el estado Pendiente y la fecha límite para responder expiró, el sistema cambia el estado automáticamente a rechazado. Si el documento tiene el estado Rechazado y se responde al documento, el sistema cambia el estado automáticamente a Rechazado con respuesta. Expedientes. En esta sección se muestra los documentos organizados por expedientes, permite al usuario la creación de expedientes, mover documentos de un expediente a otro, renombrar expedientes, de esta manera se tendrán mejor organizados y se facilitarán los procesos de búsqueda y organización de los documentos. Al hacer clic en la lista desplegable, se mostrarán las carpetas con que cuenta el usuario actual, los titulares y los usuarios delegados pueden organizar sus carpetas como mejor les convenga, mientras que los usuarios asistentes, podrán administrar únicamente las carpetas del titular. Al seleccionar una carpeta de la lista en la parte derecha de la pantalla, se mostrarán únicamente los documentos que se encuentran en dicha carpeta. Manual de Usuario 24

25 Crear un Nuevo Expediente Para crear un nuevo expediente seleccione de la lista desplegable, la carpeta padre de donde quiera crear el nuevo expediente (por omisión es la carpeta Raíz) y haga clic en agregar expediente. En la ventana emergente introduzca el nombre de la carpeta y de clic en aceptar. Quitar un expediente Para eliminar un expediente, seleccione de la lista desplegable, la carpeta que desea eliminar y luego de clic en Quitar Expediente. Manual de Usuario 25

26 Mover documentos entre carpetas. Para mover documentos entre carpetas, haga clic sobre la lista desplegable del Expediente Actual, y seleccione el expediente en donde se encuentran los documentos que quiere mover, en la parte derecha le aparecerán los documentos que contiene dicha carpeta y seleccione a los documentos que quiere mover. Si desea mover el contenido completo seleccione la casilla de verificación del encabezado de la columna, para seleccionar todos. En la lista desplegable Destino, seleccione la carpeta donde quiere mover los documentos seleccionados, y de clic en el botón Mover Manual de Usuario 26

27 Catálogos Al hacer clic en catálogos le mostrará la página en donde a través de las pestañas podrá navegar entre los catálogos que integran el sistema, Catálogo de Dependencias u Organismos A continuación se muestra la página con diferentes pestañas de a los diferentes catálogos: Catálogo de Usuarios. Haga clic en la pestaña Usuarios, y en la lista desplegable, si es usted administrador del sistema podrá modificar los datos de los usuarios registrados Manual de Usuario 27

28 del sistema, en caso contrario solo podrá ver su información y modificar su usuario y contraseña. Como administrador del sistema, tiene la opción de agregar un Nuevo usuario, Modificar o eliminar a un usuario. Para cambiar su contraseña haga clic en Archivo>Modificar, en seguida tendrá que teclear su contraseña actual y su contraseña nueva en los espacios correspondientes, haga clic en Archivo>Guardar para realizar los cambios o Cancelar para abortar la operación. Manual de Usuario 28

29 ANEXOS Instalar la Firma electrónica Avanzada en el equipo. 1. Abrir el panel de control de Windows 2. Haga clic en Opciones de Internet Manual de Usuario 29

30 3. En las pestaña de Contenidos, de clic sobre el botón de Certificados 4. Para importar su Certificado, pulse en el botón Importar Manual de Usuario 30

31 5. Se abrirá el asistente de importación, pulse en el botón Siguiente 6. Pulse en el botón Examinar para buscar la ubicación del archivo de su Firma Electrónica Avanzada. Manual de Usuario 31

32 7. En la lista desplegable que se encuentra en la parte inferior Tipo, seleccione la opción Intercambio de información personal. Seleccione el archivo y pulse el botón de Abrir 8. Una vez seleccionado el archivo, pulse en el botón Siguiente Manual de Usuario 32

33 9. Escriba la contraseña de su archivo, y seleccione las casillas: Habilitar protección segura de claves privadas: Esta opción permitirá pedir la contraseña de su firma electrónica cada vez que vaya a firmar un documento. Marcar esta clave como exportable: Esta opción le permitirá realizar una copia de su firma electrónica, para poder trasladarla a otro equipo o para realizar un respaldo. Manual de Usuario 33

34 10. En esta ventana, pulse en el botón Siguiente Control de Gestión de Documentos 11. Para terminar de importar su Certificado, pulse en el botón Finalizar 12. Haga clic en Nivel de Seguridad. Manual de Usuario 34

35 Manual de Usuario 35

36 13. Seleccione el Nivel Alto, de esta manera, se le pedirá que introduzca la contraseña cada vez que firme un documento. 14. Introduzca una contraseña (de preferencia la misma de su firma electrónica) y vuelva a repetir la contraseña para confirmar. Y haga clic en finalizar Manual de Usuario 36

37 15.- Haga clic en aceptar para finalizar Control de Gestión de Documentos 16.- Compruebe que el certificado se encuentre en el contenedor de certificados de Windows. Manual de Usuario 37