GUÍA PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS DEL POA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES

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1 1 de 12 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS DEL POA Y CONSTRUCCIÓN DE Versión v.0

2 2 de 12 Contenido GUÍA PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL POA Y CONSTRUCCIÓN DE INTRODUCCIÓN OBJETIVO DE LA GUÍA MARCO NORMATIVO OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONALES FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL POA POR ÁREA ORGANIZACIONAL Definición de Objetivos de Específicos Qué es un indicador Estructura del indicador Construcción de los Indicadores Indicadores de Eficacia y Eficiencia Articulación de los resultados de los objetivos específicos del POA con los Indicadores de Resultados del PEI DEFINICIÓN DE OPERACIONES REVISIÓN DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y OPERACIONES METAS Y RESULTADOS ESPERADOS ANEXO - VERBOS... 11

3 3 de 12 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL POA Y CONSTRUCCIÓN DE 1. INTRODUCCIÓN La Unidad de Planificación del Servicio Estatal de Autonomías, a fin de homogenizar conceptos y proporcionar lineamientos de análisis con respecto la formulación de objetivos específicos del POA y la correspondiente construcción de sus indicadores a preparado la presente guía, con la finalidad de establecer una cultura de planificación en las áreas y unidades organizacionales que responda a las necesidades de cada área y unidad organizacional. La planificación operativa anual es uno de los instrumentos más importantes para que las organizaciones puedan proyectar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de largo plazo. Siendo que permite organizar en frecuencia lógica las actividades y las acciones e igualmente visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas. La planificación operativa es un instrumento indispensable de teorización y organización, en el cual se deben contemplar todos los detalles para la ejecución de acciones concretas; se debe planificar antes de actuar sobre una situación o problema para poder transformarlo. Sin embrago, una mala aplicación diluye e impide identificar las ventajas de una planificación organizada. 2. OBJETIVO DE LA GUÍA El objetivo de la presente Guía, es brindar bases teóricas y de análisis para el desarrollo de los procesos de formulación de objetivos de gestión institucionales y específicos como la construcción de indicadores por las unidades organizacionales del SEA. 3. MARCO NORMATIVO La presente Guía está elabora en base al siguiente marco normativo: Ley No de Administración y Control Gubernamentales, de 20 de julio de Resolución Suprema No , que aprueba la Normas Básicas del Sistema de Programación Operativa, de 1 de diciembre de Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones (RE- SPO), aprobado mediante RA No. 07/2013 de fecha 31/01/2013. Plan Estratégico Institucional , aprobado mediante RA No. 013/2014 de fecha 31/01/2014.

4 4 de OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONALES Los objetivos de gestión institucionales se definirán en base al análisis del marco de referencia de la entidad, el Plan Nacional de Desarrollo (PND), Plan de Desarrollo Económico y Social (PDES), Plan Estratégico Institucional (PEI) etc. y la consideración de los resultados del análisis de situación externa (entorno) y del análisis de situación interna. Los objetivos de gestión institucionales son desarrollados a partir de una propuesta de objetivos trabajados con la participación de Directores y Jefes de Unidad, la que es aprobada por el(la) Director(a) Ejecutivo/(a) del Servicio Estatal de Autonomías. Objetivos de Gestión Institucionales, son los resultados o compromisos de acción que la Entidad pretende alcanzar en una gestión anual. Sirven de fundamento, dirección y medida para los objetivos de gestión específicos y las operaciones a ejecutarse en la Entidad. Los objetivos de Gestión institucionales, describen los propósitos que se persigue alcanzar en una gestión, según las prioridades identificadas en el Análisis de Situación, convirtiéndose en los grandes lineamientos o paraguas del proceso de planificación. Los O.G. deberán estar articulados estrechamente con los Objetivos Estratégicos (O.E.), establecidos en el Plan Estratégico Institucional. 5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL POA POR ÁREA ORGANIZACIONAL. 5.1 Definición de Objetivos de Específicos. Los objetivos específicos representan las aspiraciones concretas dentro de cada área organizacional y de ellos se derivarán las actividades y operaciones, es decir, las acciones que permitirán aterrizar toda la Red de Objetivos de las Directrices para la formulación del POA. Debe existir una relación de correspondencia entre cada Objetivo Específico y el Objetivo de Gestión al que pertenece, pues uno contribuye al logro del otro. Para definir los Objetivos Específicos, de forma clara y concreta se debe tomar en cuenta las siguientes preguntas, con las cuales se podrá redactar los objetivos: Cuál será la acción? Definir el Verbo (la acción) del Objetivo Qué vamos hacer? Ejemplo: Elaborar, desarrollar, implementar, actualizar, etc. Ejemplo: Un Instrumento, una herramienta, un reglamento, un sistema, un plan, un proyecto, un modelo, etc.

5 5 de 12 Para qué lo vamos hacer? Dónde lo vamos hacer? (la respuesta a esta pregunta puede ir implícita en la redacción del objetivo, no es necesario redactarlo en todos los casos) Ejemplo: para normar un sector, para fortalecer un área, para disminuir el % de errores, etc. Ejemplo: en las áreas y unidades organizacionales del SEA, en las Entidad Territorial Autónoma, etc. Cuándo lo vamos hacer? Ejemplo: en la gestión 2014 A continuación se presenta un ejemplo, con la ayuda de un cuadro para la redacción de los Objetivos: PREGUNTAS EJEMPLO Verbo Mejorar Qué? El proceso de Análisis Organizacional Para qué? Para contribuir al mejoramiento de la gestión institucional Dónde? Interior del SEA Cuándo? Gestión 2013 Redacción: Mejorar el proceso de Análisis Organizacional, para contribuir al mejoramiento de la gestión institucional del SEA, hasta finales de la gestión En los casos que el objetivo este en relación a elementos numéricos, se consideran los siguientes aspectos adicionales: PREGUNTAS EJEMPLO Verbo Implementar Qué? Espacios de coordinación técnica Para qué? Desarrollo competencial Dónde? En las ETA a nivel nacional Cuándo? Gestión 2013 Escala o medida Porcentaje Estándar 50% Redacción: Implementar en un 50% espacios de coordinación para el desarrollo competencial de las ETA hasta finales de la gestión Qué es un indicador Indicadores, son relaciones establecidas para medir el resultado e impacto de la ejecución del POA, parámetros utilizados para medir el logro de los objetivos de la entidad y de las unidades organizacionales.

6 6 de 12 Es una representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir de la cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. Un indicador es una relación entre dos o más datos significativos que tienen un nexo lógico entre ellos y que proporcionan información sobre el logro y el cumplimiento de objetivos, metas o programas. En términos generales, es la medida cuantitativa que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propósito es determinar qué tan bien se está ejecutando una gestión, dando la voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron. Los indicadores cumplen dos funciones básicas que son complementarias y permiten responder a preguntas claves relacionadas con la intervención. Cuantitativo: Se centra únicamente en medir el estado de avance de una intervención pública, Cualitativo: Cumple más una función valorativa al permitir establecer afirmaciones de carácter calificativo en torno al avance registrado. Preguntas que responde un indicador? En términos cuantitativos permiten resolver preguntas tales como: - Cuánto fue el costo de la intervención? - Cuántos insumos se emplearon? - Cuáles y cuántas actividades se realizaron? - Cuáles y cuántos bienes y servicios se produjeron? - Cuáles y de que magnitud fueron los efectos generados En términos valorativos se pueden identificar aspectos tales como: - El costo relacionado con los efectos es razonable? - Los insumos que se consumen por unidades producidas son los adecuados? - Cuál es el grado de satisfacción del usuario? - Cumple con los estándares técnicos definidos? - Es pertinente el producto para solucionar la necesidad? La formulación de indicadores no puede realizarse de manera desarticulada ni fuera de contexto y es indispensable que esté enmarcada en al menos un objetivo de gestión específico Estructura del indicador Al igual que el objetivo, todo indicador debe mantener una estructura coherente. i) el objeto a cuantificar y ii) la condición deseada del objeto.

7 7 de 12 Asimismo, para la formulación de indicadores es importante la secuencia de los dos elementos: - En primer lugar debe ir el objeto a cuantificar, descrito por un sujeto, - y posteriormente la condición deseada, definida a través de un verbo en participio que denote la característica deseada del sujeto. Sujeto Kilómetros de red vial nacional Nuevos cupos en educación superior Proyectos de investigación y desarrollo Municipios Hectáreas Verbo en participio pasado Construidos Generados Financiados Vinculados - a Territorios Digitales Tituladas - a Población Desplazada Se realiza el filtro a partir de cinco criterios (metodología CREMA del Banco Mundial): Claro: Preciso e inequívoco Relevante: Apropiado al tema en cuestión Económico: Disponible a un costo razonable Medible: Abierto a validación independiente Adecuado: Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño C = Es el indicador suficientemente preciso para garantizar una medición objetiva? R = Es el indicador un reflejo lo más directo posible del objetivo? E = Es el indicador capaz de emplear un medio práctico y asequible para la obtención de datos? M = Están las variables del indicador suficientemente definidas para asegurar que lo que se mide hoy es lo mismo que se va a medir en cualquier tiempo posterior, sin importar quién haga la medición? A = Es el indicador suficientemente representativo del total de los resultados deseados y su comportamiento puede ser observado períodicamente? Construcción de los Indicadores Una vez identificado el objetivo específico cuyo cumplimiento se quiere verificar se procede a formular el indicador. 1. El primer paso es identificar el indicador que se requiere, de acuerdo al objetivo.

8 8 de Posteriormente, se debe realizar un listado de los posibles indicadores a ser utilizados y finalmente seleccionar los más adecuados. Para la elaboración de indicadores se deberán formular las siguientes preguntas: Qué resultados se pretende alcanzar con el Objetivo Específico (resultado)? Qué se desea medir del resultado, (identificar variables del indicador)? Qué información necesita para medir el resultado, y si esta está disponible? Con qué se compara los resultados? Indicadores de Eficacia y Eficiencia Para la formulación del POA del SEA, utilizamos indicadores para medir el cumplimiento de metas de gestión y resultados finales, los cuales dan cuenta de la dinámica de actividades específicas; éstos deberán medir la eficiencia y eficacia, de modo que permitan introducir los correctivos necesarios o los cambios requeridos dentro del transcurso del procedimiento de Evaluación y Seguimiento a la Ejecución del POA. a. Los Indicadores de Eficacia El concepto de eficacia se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados. Estos indicadores se construirán en base a parámetros históricos sobre logro de resultados similares y ejecución de operaciones en términos cuantitativos. En todos los casos, el grado de eficacia se medirá en función del porcentaje en que se ha conseguido los objetivos de gestión institucionales con relación al resultado alcanzado en la gestión, que esté además relacionado con objetivos y resultados estratégicos. Para los Indicadores de Eficacia, que se refiere al cumplimiento de los objetivos y metas, como ejemplo se tiene la siguiente fórmula: Objetivo(s) Específicos de Gestión - Unidad Organizacional Operacionalizar la planificación de corto plazo del SEA Resultado Esperado POA 2014 ejecutado Indicador de Eficacia (Número de operaciones POA 2014 ejecutadas/total de operaciones POA 2014 programadas)*100 Meta 100% Unidad Responsable UPLA b. Los indicadores de Eficiencia El concepto de la eficiencia describe la relación entre dos magnitudes, la producción física de un bien o servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto. Estos indicadores se construirán en base a la relación que exista entre los bienes, servicios, plazos y otros resultados

9 9 de 12 producidos y los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos empleados en su producción. Para los Indicadores de Eficiencia, que se refiere al manejo de los recursos, se utilizara la siguiente fórmula: Objetivo(s) Específicos de Gestión - Unidad Organizacional Operacionalizar la planificación de corto plazo del SEA Resultado Esperado POA 2014 ejecutado Indicador de Eficiencia (% del POA 2014 ejecutado/% de presupuesto ejecutado) Meta > =1 Unidad Responsable UPLA Es importante recalcar que ambos indicadores están directamente relacionados, y son complementarios uno con el otro, siendo que para medir el grado de cumplimiento de un área organizacional se tomará en cuenta los dos indicadores como uno, y no cada uno como valores separados. 5.3 Articulación de los resultados de los objetivos específicos del POA con los Indicadores de Resultados del PEI La articulación de los resultados de los objetivos de gestión específicos del POA con los Indicadores de Resultados del PEI, se lo realiza a través de la comparación del resultado del OGE que tengan relación con las metas de la gestión de acuerdo a la Línea Estratégica de Acción - Acción Estratégica y su Indicador de Resultado Final (incluyendo el índice y producto). En los casos que no se tenga Objetivo(s) Específicos de Gestión - Unidad Organizacion al POA GESTIÓN 201x Resultad o Esperad o Unidad Responsabl e Línea estratégic a PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Acción Estratégic a Indicador de Resultad o Final Índic e Product o Met a DEFINICIÓN DE OPERACIONES Las operaciones son acciones concretas, que tendrán que realizarse para alcanzar los Objetivos Específicos. Estas operaciones pueden ser programas, proyectos o actividades. Siendo un proyecto o programa, el que se realiza en un período limitado de tiempo y tiene el objetivo de ampliar y mejorar la gestión de una o varias áreas organizacionales. Una actividad a diferencia de un programa o proyecto, se realiza de manera permanente y su objetivo es mantener u operar un servicio.

10 10 de 12 Para cada Objetivo Específico se identificarán las Operaciones necesarias para alcanzarlo, ya sean estos proyectos, programas y actividades. Las Operaciones se las formulará contestando las siguientes preguntas: Qué se quiere hacer? Cuánto se va a hacer? Cuándo se va a hacer? Quién es el responsable del proyecto-actividad? Qué recursos se necesita? Ayuda a precisar el proyecto-actividad que corresponde para el logro de los objetivos Específicos previstos. Define la cantidad unitaria que se prevé obtener con el proyecto o la actividad. Si se van a elaborar reglamentos, hay que especificar cuántos se harán; si se van a capacitar personal se especifica a cuántos en total. Indica el momento oportuno de realización, que implica su calendarización, considerando fecha de inicio y término, y precisando la duración real de la ejecución del proyecto o actividad. Ayuda a tener claro cuál es el área organizacional o funcionario(s) público(s) responsable(s) de la ejecución del proyecto actividad. Saber la cantidad necesaria de recursos. 7. REVISIÓN DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y OPERACIONES Una vez definidos los Objetivos Específicos y Operaciones se realizará la revisión, para saber si los mismos se han formulado correctamente, actividad que se realizará a través de la siguiente dinámica: - Se puede probar yendo desde las operaciones hacia los Objetivos Institucionales, cuestionando si uno contribuye al logro del otro. Por ejemplo: Ejemplo de una correcta formulación: Objetivo de Gestión Objetivo Específico Operación Fortalecer el funcionamiento de los Mejorar el proceso de Análisis Elaborar la guía técnica e sistemas de administración y control Organizacional, para contribuir instrumentos para la gubernamentales implantados, al mejoramiento de la gestión realización del Análisis mejorando los mecanismos de institucional del SEA, hasta Organizacional. control interno que coadyuven a la finales de la gestión gestión institucional del SEA. El primer ejemplo está correcto porque Elaborar la guía técnica e instrumentos para la realización del Análisis Organizacional (Operación), contribuye a Mejorar el proceso de Análisis Organizacional, para una mayor efectividad de la gestión institucional del SEA, hasta finales de la gestión 2013 (Objetivo Específico), lo cual a su vez contribuye a Fortalecer el funcionamiento de los sistemas de administración y control gubernamentales implantados, mejorando los mecanismos de control interno que coadyuven a la gestión institucional del SEA. (Objetivo de Gestión). Ejemplo de una incorrecta formulación:

11 11 de 12 Objetivo de Gestión Objetivo Específico Operación Fortalecer el funcionamiento de los Fortalecer el proceso de Atender consultas internas y sistemas de administración y control Análisis Organizacional, para externas del SEA. gubernamentales implantados, una mayor efectividad de la mejorando los mecanismos de control interno que coadyuven a la gestión institucional de ASFI. gestión institucional de ASFI, hasta finales de la gestión En el segundo, Atender consultas internas y externas del SEAI (Operación), no contribuye a Mejorar el proceso de Análisis Organizacional, para una mayor efectividad de la gestión institucional del SEA, hasta finales de la gestión 2013, siendo que la operación es una función. Esta operación no está formulada correctamente. Es importante señalar que la formulación de los Objetivos Específicos y Operaciones, así como la esperada lógica entre ellos, no necesariamente se consigue en el primer intento, sino que será necesario un ejercicio permanente de ajuste y búsqueda de coherencia, aún en etapas siguientes de la formulación del POA. Metas Trimestrales: Avances estimados (en porcentajes) de la ejecución de las operaciones que son acumulativos de trimestre a trimestre durante la gestión y están en relación a la fecha de inicio y fin de la operación. 8. METAS Y RESULTADOS ESPERADOS Las Metas son el avance (ej. Porcentajes o cantidades) programado de la ejecución de cada operación que son acumulativos de trimestre a trimestre durante la gestión y están en relación a la fecha de inicio y fin de la operación. Los resultados de la operación esperados permitirán evaluar su cumplimiento de las operaciones programadas, mismos que deben ser medibles y comparables (deben presentar su unidad de medida y cantidad), asimismo se debe prever que estas puedan constatarse a través de fuentes de verificación tangibles. 9. ANEXO - VERBOS Verbos para Verbos para Objetivos Generales Objetivos Específicos Analizar Formular Advertir Enunciar Calcular Fundamentar Analizar Enumerar Categorizar Generar Basar Especificar Comparar Identificar Calcular Estimar Compilar Inferir Calificar Examinar Concretar Mostrar Categorizar Explicar Contrastar Orientar Comparar Fraccionar Crear Oponer Componer Identificar Definir Reconstruir Conceptuar Indicar Demostrar Relatar Considerar Interpretar Desarrollar Replicar Contrastar Justificar

12 12 de 12 Verbos para Verbos para Describir Reproducir Deducir Mencionar Diagnosticar Revelar Definir Mostrar Discriminar Planear Demostrar Operacionalizar Diseñar Presentar Detallar Organizar Efectuar Probar Determinar Registrar Enumerar Producir Designar Relacionar Establecer Proponer Descomponer Resumir Evaluar Situar Descubrir Seleccionar Explicar Tasar Discriminar Separar Examinar Trazar Distinguir Sintetizar Exponer Valuar Establecer Sugerir Conocimiento Comprensión Aplicación Análisis Síntesis Evaluación Designar Codificar Resolver Inferir Descubrir Comparar Identificar Convertir Aplicar Descomponer Relatar Evaluar Definir Parafrasear Relacionar Determinar Reconstruir Calificar Descubrir Sintetizar Manipular Seleccionar Organizar Justificar Mencionar Relacionar Producir Enunciar Producir Categorizar Enumerar Ilustrar Usar Fraccionar Narrar Contrastar Ejemplificar Generalizar Probar Separar Categorizar Apreciar Reproducir Deducir Preparar Diferenciar Crear Criticar Seleccionar Resumir Emplear Analizar Planear Basar Enunciar Distinguir Calcular Especificar Sintetizar Juzgar Especificar Organizar Modificar Distinguir Demostrar Fundamentar Explicar Interpretar Operar Identificar Modificar Estimar Detallar Identificar Demostrar Describir Compilar Concluir Mostrar Definir Determinar Discriminar Diseñar Demostrar Exponer Ejemplificar Distinguir Explicar Determinar Exponer Discriminar Designar Concebir Explicar