GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

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1 PROGRAMA OPERTATIVO ANUAL UPLA-GUI-04 1 de 12 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL Versión v.0

2 2 de 12 ÍNDICE SECCIÓN I: GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DE LA GUÍA ALCANCE PROCEDIMENTO DE ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA MARCO LEGAL REGULATORIO ESTRUCTURA DOCUMENTARIA DE LA GUÍA MARCO CONCEPTUAL ENCARGADOS OPERATIVOS POA... 7 SECCIÓN II: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ACTIVIDADES PRELIMINARES Y DEFINICIÓN DE DIRECTRICES FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL Página 2 de 12

3 3 de 12 GUÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL SECCIÓN I: GENERALIDADES 1. INTRODUCCIÓN La Unidad de del Servicio Estatal de Autonomías (SEA) con la finalidad de establecer una cultura de planificación en las unidades organizacionales del SEA, que responda a las necesidades de la Institución. La planificación operativa anual es uno de los instrumentos más importantes para que las organizaciones puedan proyectar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de largo plazo, siendo que permite organizar en frecuencia lógica las actividades y las acciones e igualmente visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas. La planificación operativa anual es un instrumento indispensable de teorización y organización, en el cual se deben contemplar todos los detalles para la ejecución de acciones concretas; se debe planificar antes de actuar sobre una situación o problema para poder transformarlo. A este efecto, se ha elaborado la presente guía, en la que se describe tanto procedimientos como metodologías, que coadyuvaran en el proceso de una planificación estructurada y organizada. 2. OBJETIVO DE LA GUÍA El objetivo de la presente Guía, es brindar bases teóricas y herramientas metodológicas para el desarrollo de los procesos de formulación del Programa de Operaciones Anual (POA) en el Servicio Estatal de Autonomías. 3. ALCANCE La Guía para la Formulación del Programa de Operaciones Anual (GF-POA) es de utilización obligatoria para todas las Áreas y unidades organizacionales (A.O.) de SEA, dirigida a los Directores, Jefes y Encargados Operativos, durante los procesos de formulación, implementación, evaluación y seguimiento del Programa de Operaciones Anual, en el Servicio Estatal de Autonomías. 4. PROCEDIMENTO DE ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA La presente Guía será actualizada cuando se requiera en el marco de una mejora continua, bajo el siguiente procedimiento: Página 3 de 12

4 4 de 12 Tabla 1: Procedimiento Actualización Guía para la Formulación N Actividad Producto Responsable Plazo Jefe y Realizar el análisis anual de la Guía POA, y la 1 determinar las necesidades de actualización Análisis realizado. Octubre Unidad de de la misma, identificando mejores prácticas.. En caso de determinarse necesidad de actualización de la Guía POA: Elaborar el proyecto de actualización de la Guía POA, el informe técnico de respaldo y proyectar la Comunicación. Revisión conjunta del proyecto de actualización de la Guía POA y el informe. Aprobar el Informe Técnico y da su Visto Bueno al proyecto de actualización de la Guía POA y a la Comunicación. Revisar e instruir la aprobación del proyecto de la Guía POA. Firmar la Comunicación. Proyecto de actualización de la Guía POA. Informe Técnico. Comunicación. Proyecto de actualización de la Guía POA revisado. Informe Técnico revisado. Comunicación. Proyecto de actualización de la Guía POA con Vo.Bo. Informe Técnico aprobado. Comunicación con Vo.Bo. Proyecto de actualización de la Guía POA con Vo.Bo. Informe Técnico aprobado. Comunicación firmada. 6 Difundir la Guía POA actualizada y aprobada. Guía POA difundida. la Unidad de. Unidades organizacionales la Unidad de. Jefe de la Unidad de. Director Ejecutivo la Unidad de. Noviembre. Noviembre. Diciembre. Diciembre. 5. MARCO LEGAL REGULATORIO La presente Guía está elabora en base al siguiente marco normativo: La Constitución Política del Estado Ley No de Administración y Control Gubernamentales, del 20 de julio de Decreto Supremo N 29894, que aprueba la Estructura Organizativa del Poder Ejecutivo del Estado Plurinacional, del 7 de febrero de Ley Nº 777 del Sistema de Integral del Estado. Resolución Suprema No , que aprueba la Normas Básicas del Sistema de Programación Operativa, de 1 de diciembre de Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones vigente. 6. ESTRUCTURA DOCUMENTARIA DE LA GUÍA La presente Guía presenta la siguiente estructura documentaria: Enero. Página 4 de 12

5 5 de 12 HERRAMIENTAS HERRAMIENTAS HERRAMIENTAS Cada una de las partes de la guía, compuestas por Definición de Directrices, Formulación del POA y el Seguimiento y Evaluación, contendrá su procedimiento, consideraciones y anexos, estando compuesto por: instructivos que describen a detalle una etapa del procedimiento, incluyendo marcos metodológicos, herramientas (Instrumentos estandarizados). 7. El Programa de Operaciones Anual (POA), es el instrumento orientador de la gestión institucional durante un año calendario, el cual está articulado con el Presupuesto de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente. Contiene los objetivos de Gestión Institucional, Objetivos Específicos, Operaciones (proyectos y actividades) y Recursos, que se van a ejecutar durante el año que se está programando. El POA contribuye a la ejecución del Plan Estratégico Institucional (P.E.I.) de cinco años, por esta razón, los objetivos, proyectos y actividades deben tener correspondencia directa con las perspectivas, objetivos estratégicos y estrategias del PEI. El POA ordena los proyectos y actividades que serán ejecutados por las diferentes áreas y unidades organizacionales del SEA, por lo que su seguimiento y control asegura una ejecución efectiva. La importancia de la Formulación es la siguiente: Contribuye a lograr la visión de desarrollo institucional o superior, concretizar los objetivos estratégicos y cumplir con la Misión Institucional de SEA. Permite ordenar y dar coherencia a los proyectos y actividades previstos para la obtención de los Objetivos de Gestión Institucional. Página 5 de 12

6 6 de 12 Ayuda a la preparación y organización evitando la improvisación en la ejecución de los proyectos y actividades. Permite prever la necesidad de recursos para el cumplimiento de lo programado, permitiendo la optimización de su uso. Permite el monitoreo, seguimiento y evaluación de los proyectos y actividades, por lo que se constituye en un elemento clave para el control de la gestión. Mejora la transparencia en la gestión Institucional, en tanto permite un mejor seguimiento de la ejecución presupuestal. 8. MARCO CONCEPTUAL Para la utilización de la presente Guía se utilizarán los siguientes conceptos y definiciones: Plan Es el proceso metódico diseñado para obtener uno o varios objetivos de gestión determinados a realizar junto con las acciones requeridas, para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Es un instrumento de gestión en el cual se indican las decisiones que se toman hoy para obtener resultados en el futuro. Todo plan debe contener como mínimo: objetivos, estrategias-actividades, indicadores con metas, responsables, recursos necesarios y plazos de ejecución. Estratégica Plan Estratégico Institucional (P.E.I.) Objetivo Estratégico Es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes y proyectos, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas (reflexión ordenada sobre un futuro deseado). Estos planes pueden ser a mediano o largo plazo. Es un instrumento de planificación de mediano y largo plazo que debe ser elaborado en cada entidad y órgano público definiendo los objetivos estratégicos y los programas a realizar para su logro, sujetos a la disponibilidad de recursos, a las competencias institucionales asignadas en su norma de creación y a los objetivos, políticas, programas y proyectos establecidos en el Plan de Desarrollo Económico y Social en sus distintos niveles. Son los objetivos más importantes dentro de una planificación, que pueden ser de largo y mediano plazo, que describen y pretenden alcanzar la imagen del futuro éxito o un destino específico. Programa de Operaciones Anual Objetivo de Gestión Institucional Es el instrumento de planificación operativo a corto plazo, orientado a la gestión de las Instituciones públicas durante un año calendario, el cual está articulado al Presupuesto. Contiene los objetivos institucionales, objetivos específicos (alineados al PEI), operaciones; como ser proyectos y actividades, que se van a ejecutar durante el año. Son los logros o resultados esperados que persigue la gestión institucional en un periodo determinado. Los Objetivos de Gestión corresponden a los grandes Página 6 de 12

7 7 de 12 lineamientos que orientarán la gestión en el año de ejecución, que actúan como paraguas de la gestión. Objetivo Específico Operación Actividad Proyecto Indicador Metas Resultados Esperados Fuentes de verificación Representan las aspiraciones concretas dentro de cada Objetivos de Gestión y de ellos se derivarán los proyectos y actividades, es decir, las acciones que permitirán aterrizar toda la cadena de objetivos. Estos deben permitir alcanzar los Objetivos de Gestión. Son las Actividades o Proyectos que contribuyen a alcanzar un Objetivo Específico, mismas que deben estar dimensionadas en tiempo y recursos. Acciones que se realiza de manera permanente y su objetivo es mantener u operar un servicio. Es un conjunto de acciones concretas que se realiza en un período limitado de tiempo y tiene el objetivo de ampliar o mejorar la gestión institucional. Es una relación entre dos o más datos significativos que tienen un nexo lógico entre ellos y que proporcionan información sobre el logro y el cumplimiento de objetivos, metas o programas. Son el avance (en porcentajes) programado de la ejecución de cada operación que son acumulativos de trimestre a trimestre durante la gestión y están en relación a la fecha de inicio y fin de la operación. Son los productos resultantes de las operaciones mismos, que deben ser cuantificables y medibles. Son los respaldos físicos, que comprueban y da fe del grado de avance en cuanto a las actividades y proyectos programas en el POA 9. ENCARGADOS OPERATIVOS POA Los encargados Operativos designados en cada unidad organizacional, deberán cumplir las siguientes características: Debe ser un servidor público con un cargo a nivel profesional de la unidad organizacional. Debe tener mínimo 1 año de antigüedad. Las unidades organizacionales de SEA, deben remitir un correo a la Unidad de indicando el nombre del l POA a inicio de año o cuando se produzca algún cambio. Página 7 de 12

8 8 de 12 SECCIÓN II: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL 1. ACTIVIDADES PRELIMINARES Y DEFINICIÓN DE DIRECTRICES 1.1. Procedimiento Para la definición de las Directrices para la formulación se seguirá el siguiente procedimiento: N 1 2 Nombre Actividad Coordinación Preliminar Elaboración y remisión de la Nota Interna Tabla 2: Descripción del procedimiento para las Actividades Preliminares y Definición de Directrices Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable Coordinar la formulación, definiendo plazos para elaborar el cronograma y definir los actores en el proceso de planificación. Elaborar la Nota Interna, donde se instruye a las U.O. realicen el Análisis de (FODA) correspondiente a su área y/o unidad organizacional. POA vigente RE-SPO Guía Análisis de Coordinación preliminar realizada Circular Interna Marzo Junio Director Ejecutivo/Jefe de la Unidad de /Direcci ón de Asuntos Administrativos 3 Realización del Análisis de Realizar el Análisis de de acuerdo a la Guía Análisis de Nota remitida. Matriz confrontación FODA aprobada Comunicación Unidades organizacionales del SEA Revisión y Consolidación del Análisis de Preparación Taller de Formulación Realización del Taller de Formulación Presentación de los Objetivos de Gestión Realizar la consolidación del Análisis de (FODA de las U.O.), de acuerdo a la Guía Análisis de realizando una revisión de consistencia y redacción de los mismos. Se podrá incluir al Análisis de, el análisis retrospectivo y prospectivo (resultado del Sistema de Organización Administrativa). Elaborar la Nota Interna, donde se comunica la fecha, hora y lugar para realizar el Taller del POA donde se muestre la sistematización del Análisis de Actual Revisar y dar su Vo.Bo. a la Nota Interna y Análisis de y se remite por la Dirección Ejecutiva a los Directores y Jefes de SEA Presentar a los Directores y Jefes, el Análisis de (consolidado). Definir los Objetivos de Gestión Institucional y específicos aprobados. Presentar los Objetivos de Gestión aprobados. Matriz confrontación FODA aprobada Comunicación Análisis de consolidado Nota Interna Presentación Análisis de Material Circular Interna remitida O.G. definidos y aprobados EPPCS coordinado Análisis de consolidado. Presentación Análisis de Circular Interna Circular Interna remitida. Análisis de presentado Objetivos de Gestión definidos y aprobados Conclusiones Encuentro Preliminar de Participación y Control Social junio Julio Julio Julio - Jefe de Jefe de Jefes y Directores SEA Dirección Ejecutiva Página 8 de 12

9 9 de 12 N 8 Nombre Actividad Formulación y Elaboración Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable Elaboración de POA en base a las Directrices emitidas por el MEFP y el techo presupuestario asignado. (ver procedimiento detallado 2.1) O.G. definidos y aprobado Directrices para la formulación 1.2. Consideraciones Generales Para el procedimiento descrito en el punto anterior es importante mencionar los siguientes aspectos: a. Herramientas de : son un conjunto de metodologías y herramientas, elaboradas con la finalidad de guiar y estandarizar el proceso de Formulación, coadyuvando a optimizar el proceso de en SEA las herramientas están compuestas por: Guía de Análisis de Guía para la Formulación de Objetivos y Construcción de Indicadores Guía para el Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del Programa Operativo Anual Nota: los formatos establecidos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades, siendo estos guías y no formatos establecidos. b. Análisis de : Para la realización del Análisis de se utilizará la metodología FODA. c. Objetivos de Gestión (O.G.): describen los propósitos que se persigue alcanzar en una gestión, según las prioridades identificadas en el Análisis de, convirtiéndose en los grandes lineamientos o paraguas del proceso de planificación que deben contribuir al logro de los Objetivos Estratégicos del Plan Estratégico Institucional. Se recomienda definir un número adecuado de Objetivos de Gestión, en el entendido de que los esfuerzos realizados no se diluyan, o los mismos no sean alcanzables en el periodo de tiempo definido (1 año). Los O.G. deberán estar articulados estrechamente con los Objetivos Estratégicos (O.E.), establecidos en el Plan Estratégico Institucional. Es de suma importancia que se establezcan O.G., relacionados con la mejora de la gestión de SEA. d. Directrices: Son los lineamientos estratégicos que guiarán la formulación por área y unidad organizacional que estarán conformado por: Estructura Programática del Plan de Desarrollo Económico y Social (vigente). Objetivos Estratégicos P.E.I. Objetivos de Gestión Institucional y específicos. Página 9 de 12

10 10 de FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL 2.1 Procedimiento Para la formulación por Unidad Organizacional, se seguirá el siguiente procedimiento: N Nombre Actividad Remisión de la Nota Interna Formulación Revisión de consistencia de los POAs Corrección POAs (Si hubiera observacione s) Generación de Formularios consolidados Preparación Taller Remisión Nota Interna Taller de formulación Tabla 3: Descripción del procedimiento para la Formulación Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable Elaborar la Nota Interna, donde se comunica los Techos presupuestarios asignados e instruye la Formulación y adjunta las Directrices para la Formulación. Revisar y dar su Vo.Bo. a la Nota Interna, adjunta las Directrices para remisión a los Directores y Jefes de SEA. Formular el POA por cada U.O de acuerdo a formatos proporcionados Unidad de Revisar los POAs por unidad organizacional. (Si hubiera observaciones pasar a la actividad 3.1) (Si no hubiera observaciones pasar a la actividad 4) Comunicar observaciones por correo electrónico o en persona a las unidades organizacionales y gestionar las correcciones in situ. Conjuntamente con el emitir los formularios que tuvieron correcciones y remitir nuevamente los mismos firmados, a la Jefatura de vía la Dirección Ejecutiva Generar los formularios consolidados de los recursos en Coordinación con la Unidad Financiera. Preparar la presentación consolidado de SEA. Gestiona el lugar y refrigerio para el Taller. Elaborar la Nota Interna instruyendo la participación en el Taller de Formulación del POA. Revisar la presentación Dar visto bueno y remitir la Circular Interna, adjuntando la presentación, a los Directores y Jefes de SEA, vía Dirección Ejecutiva. Presentar el POA de su área ante la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) de SEA, Directores y Jefes. Directrices para la formulación del POA Techo presupuestario Nota Interna Nota Interna remitida Directrices para la formulación del POA Formularios POA Observaciones (si hubiera) Observaciones remitidas. Formularios corregidos (si corresponde) y revisado. POA consolidado revisado y ajustado. POA consolidado revisado y ajustado. Nota Interna Presentación Nota Interna remitida Presentación Nota Interna Directrices para la formulación Nota Interna remitida Directrices para la formulación POA por U.O. Formularios POA. Observaciones (si hubiera) Observaciones remitidas. Formularios corregidos y revisado. Reportes de recursos consolidados Recursos Materiales Presentación Nota Interna Presentación Nota Interna remitida Presentación POA presentado Ajustes (si Página 10 de 12 Jefe de Institucional/Director de Asuntos Administrativos Unidades Organizacionales de SEA Jefe de Institucional/Direct or de Asuntos Administrativos Unidades organizacionales de SEA Jefe de Unidades organizacionales de SEA

11 11 de 12 N Nombre Actividad Ajustes Finales del POA Elaboración del Documento e informe Técnico Aprobación POA y ante proyecto de Presupuesto Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable Sistematizar las modificaciones a incorporar en el POA, de acuerdo a las observaciones y consideraciones emitidas por la MAE. Realizar las modificaciones en el POA correspondientes a las observaciones y recomendaciones emitidas en el Taller. Elaborar el Informe técnico y el documento consolidado. Aprobar el informe y dar Vo.Bo. al Documento articulado al Presupuesto. El POA y el Anteproyecto de Presupuesto e informe técnico son remitidos a la Dirección Ejecutiva para su aprobación y emisión mediante RA. Recursos Materiales POA presentado Ajustes (si hubiera) Proyecto de POA final. Documento POA. Informe Documento POA con Vo Bo. Informe aprobado hubiera) Proyecto de POA final. Documento POA. Informe técnico Documento POA con Vo Bo. Informe aprobado Proyecto de Presupuestos Documento POA Informes / Profesional de Presupuestos Jefe de /Direct or de Asuntos Administrativos Jefe de /Direct or de Asuntos Administrativos 2.2 Consideraciones Generales a. Contenido : Para el procedimiento descrito en el punto anterior es importante mencionar el contenido : Resolución Administrativa de aprobación Informe Legal Informe Técnico Documento del Programa Operativo Anual Formulario N 1 Determinación de Objetivos y Metas de Corto Plazo (Formulario del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas) Formulario N 1A Objetivos de Gestión Institucional, Objetivos de Gestión específicos y Unidades organizacionales Responsables Formulario N 2 Relación POA PRESUPUESTO Formulario N 3 Resumen de Operaciones y Resultados por Objetivos de Gestión Específicos Formulario N 4 Matriz Operaciones, Productos y Cronograma por Unidad organizacional. Formulario N 5 Matriz Relación POA Presupuesto por Unidad organizacional. Formulario Indicadores de Objetivos de Gestión Institucionales OGI Formulario Indicadores de Objetivos de Gestión Específicos OGE Formulario Determinación de costo de bienes y servicios (memoria de cálculo) ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL Determinación de Servicios Personales (Escala Salarial aprobada). Página 11 de 12

12 12 de 12 Presupuesto consolidado por objeto del gasto. Presupuesto por Estructura Programática. Presupuesto consolidado por objeto del gasto. b. Corrección de los POA con observaciones: las áreas y unidades organizacionales deben corregir su POA, conjuntamente con el, con la finalidad de realizar ajustes correspondientes a las observaciones y mantener un control de los cambios realizados en el POA. Las correcciones se lea efectuará en los pasos 7 y 8 del procedimiento indicado anteriormente. Nota: La presente Guía se operativiza en el marco de las siguientes guías desarrolladas en el Sistema de del SEA: 1. Guía para la Formulación de Objetivos y Construcción de Indicadores; UPLA-GUI Guía para el Seguimiento y Evaluación a la Ejecución ; UPLA-GUI Guía para el análisis de situación (FODA): UPLA-GUI Página 12 de 12