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4 Cámara de Comercio de Bogotá, 2007 Legis S.A., 2007 Esta obra fue elaborada por el siguiente equipo de Legis: Martha Penen, Directora Editorial, Carlos Ignacio Delgado, jefe de la Unidad de Derecho Laboral y María Alejandra Valdivieso, redactora. Diseño de carátula y diagramación: Juan Felipe Ulloa L. María Fernanda Campo Presidenta Ejecutiva Cámara de Comercio de Bogotá María Eugenia Avendaño Vicepresidenta de Competitividad Empresarial Cámara de Comercio de Bogotá Alberto Villamil Asesor Vicepresidencia de Competitividad Empresarial Mauricio Molina Director Centro de Emprendimiento. Bogotá Emprende Vicepresidencia de Competitividad Empresarial Eugenia Arce Jefe de Contenidos Vicepresidencia de Competitividad Empresarial Alcaldía Mayor de Bogotá Juan Carlos Ortega Subsecretario de Planeación Socioeconómica Prohibida la reproducción total o parcial bajo cualquier forma. ISBN:

5 Presentación El Centro Bogotá Emprende proporciona a los usuarios esta publicación dedicada a difundir temas empresariales en el marco del desarrollo de la cultura del emprendimiento en la ciudad de Bogotá y su región. Esta cartilla es una herramienta teórico-práctica que acompaña al usuario a entender y resolver situaciones a las que se enfrenta en su día a día en la conducción de su empresa. Le ayuda de manera clara a abordar aspectos clave para fortalecer su empresa. A lo largo de estas páginas se pone al alcance de las manos de todos los ciudadanos temas complejos en un estilo de fácil comprensión con una presentación impecable visualmente. Para Bogotá Emprende es importante fortalecer en los lectores la cultura de auto gestión y satisfacer necesidades insatisfechas en temáticas empresariales.

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7 Índice Aspectos generales Cómo está conformado el Sistema de Seguridad Social? Los empleadores están obligados a afiliar a los trabajadores a los tres sistemas? Cuál es el trámite de afiliación a los sistemas de seguridad social, una vez se ingresa a laborar? Cómo se financian los sistemas? Qué es el ingreso base de liquidación? Qué otras obligaciones tiene el empleador? Qué es la autoliquidación de aportes? Cómo se realiza el pago de la autoliquidación mensual de aportes? En qué fechas se hacen los pagos de aportes? Sistema general de pensiones Qué son las pensiones? Cuáles son los regímenes pensionales? Qué pensiones y/o prestaciones económicas garantiza el sistema general de pensiones a sus afiliados? Pensión de vejez Cómo se distribuye el dinero que aportan los afiliados mensualmente para obtener su pensión? De cuánto es el monto de la cotización? Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de prima media con prestación definida?... 15

8 Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de ahorro individual? Qué pasa con el trabajador que cumpla con los requisitos para pensión? Qué pasa si el empleador no consigna las cotizaciones de los trabajadores? Cuándo se suspende la afiliación? Qué debe hacer el trabajador si se da cuenta que el empleador se encuentra en mora en las cotizaciones? Pensión de invalidez Cuándo se considera que una persona es inválida? Cuáles son las causas de invalidez? Qué requisitos se exigen para obtener la pensión de invalidez?. 18 Quién solicita la calificación de la pérdida de capacidad laboral? 18 Pensión de sobrevivientes Qué es la pensión de sobrevivientes? En qué eventos se causa la pensión de sobrevivientes? Cuáles son las causas para recibir pensión de sobrevivientes? Quiénes son beneficiarios de la pensión de sobrevivientes? Cuál es el monto de la pensión de sobrevivientes? Sistema de seguridad social en salud Qué es el sistema de seguridad social en salud? Cuáles son los dos subsistemas de afiliación? Quién presta los servicios de salud a las personas afiliadas? Quiénes deben estar afiliados al régimen contributivo? Quiénes deben estar afiliados al régimen subsidiado? Qué es el POS? Qué servicios de salud cubre el POS? En qué momento se reciben los beneficios del POS? Quién afilia al trabajador y quién al pensionado? Cuál es la cotización en salud para el empleador y el trabajador? Cuál es la base de cotización para los empleados? Además del pago de la cotización, qué otros pagos es necesario hacer?

9 Qué se obtiene con la afiliación? Qué sucede si no se escoge una entidad promotora de salud? Se demuestra la afiliación a una EPS a través del carné? Cómo es la afiliación de los trabajadores independientes? Cuáles son los servicios que se reciben por estar afiliado? Se puede afiliar a la familia? En qué lugar se prestan los servicios de salud? Qué obligaciones tiene el empleador? Qué recibo si me incapacitan? Qué paga el empleador si al trabajador lo incapacitan? Cómo se cotiza durante las incapacidades y licencias? Se pagan incapacidades y licencias a los trabajadores independientes? Qué sanción tiene el empleador que se encuentre en mora y se genera una incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad? Qué recibe una trabajadora en licencia de maternidad y por cuánto tiempo debe cotizar al sistema? Cuáles son las dos modalidades de pago de los subsidios por incapacidad temporal originada por enfermedad general o licencia de maternidad? Cuál es la situación de los pensionados? Qué pasa con los pensionados que ingresan a laborar nuevamente? Cómo cotizan los independientes, contratistas de prestación de servicios, a partir del 1º de enero de 2007? Riesgos profesionales Quiénes están afiliados al sistema general de riesgos profesionales? Desde qué momento se afilia a los trabajadores al sistema de riesgos profesionales y a partir de cuándo empieza a operar la cobertura al sistema? Quién elige la entidad administradora de riesgos profesionales? 30 Cuándo se hace efectiva la afiliación al sistema de riesgos profesionales? Qué pasa si yo como empleador no pago oportunamente las cotizaciones?

10 Qué es el ingreso base de cotización? Qué es una incapacidad temporal? Cuánto se reconoce por una incapacidad temporal? Cuándo se presenta una incapacidad permanente parcial? Cuál es la formalidad para cobrar las incapacidades? En mi calidad de empresario, cómo puedo determinar la clase de riesgo de mi empresa si me afilio por primera vez al sistema o si me quiero trasladar de administradora? Cuándo se califica un accidente como de trabajo? Cuándo no se califica un accidente como de trabajo? Qué le sucede al empleador que no reporta la novedad del accidente de trabajo? En el sistema general de riesgos profesionales es importante reportar el ingreso y retiro de trabajadores de la empresa? En el sistema general de riesgos profesionales la ley exige realizar el reporte de ingreso y retiro de trabajadores en algún momento en especial? En qué momento se pagan los aportes al sistema de riesgos profesionales? Quién califica el estado de invalidez de un trabajador? Cómo y cuándo se reportan los accidentes de trabajo? Cuándo se considera una enfermedad como profesional? Cuándo se considera que una enfermedad no es profesional?

11 Aspectos generales Cómo está conformado el Sistema de Seguridad Social? El Sistema de Seguridad Social está conformado por: El sistema general de pensiones. El sistema de seguridad social en salud. El sistema general de riesgos profesionales. Los empleadores están obligados a afiliar a los trabajadores a los tres sistemas? Sí. Los empleadores deben afiliar a los trabajadores a los tres sistemas que componen el sistema de seguridad social inmediatamente después de hacer la vinculación laboral; puesto que cada uno de ellos cubre riesgos diferentes. Cuál es el trámite de afiliación a los sistemas de seguridad social, una vez se ingresa a laborar? Una vez se ingresa a laborar, el trabajador realiza el siguiente trámite para afiliarse al sistema de seguridad social: 1. Firma del contrato laboral Máximo dos días 2. Definición del trabajador de a qué entidad quiere afiliarse en pensiones y salud 3. Diligenciamiento de formularios con anexos 4. Por parte del empleador radicación de formularios en entidad respectiva

12 Aspectos generales NOTA: Se recomienda que entre la firma del contrato laboral y la radicación de formularios en la entidad respectiva por parte del empleador, este trámite no debe durar más de 2 días. Cómo se financian los sistemas? Los sistemas se financian con los aportes de los empleadores y de los trabajadores. Qué es el ingreso base de liquidación? El ingreso base de liquidación corresponde al promedio de los salarios o rentas sobre los cuales ha cotizado el afiliado durante los últimos diez (10) años anteriores al reconocimiento de la pensión, actualizados anualmente con el índice de precios al consumidor (Ley 100 de 1993, artículo 21). Ejemplo: Si una persona cotizó durante 35 años desde el año 1972 hasta el año 2007; para poder calcular el ingreso base de liquidación se debe tomar el promedio de los salarios sobre los cuales cotizó durante los últimos 10 años anteriores. Año Salario sobre los que cotizó Datos clave Qué otras obligaciones tiene el empleador? El empleador está obligado a informar a las administradoras del sistema de seguridad social, tanto en la inscripción de sus trabajadores como en las relaciones mensuales de novedades, es decir en la planilla de autoliquidación de aportes, los salarios reales devengados por aquellos para efectos del reconocimiento y pago de prestaciones. Qué es la autoliquidación de aportes? La autoliquidación de aportes es el procedimiento mediante el cual todo empleador presenta sus novedades, liquida o corrige mensualmente los aportes a los diferentes sistemas. También se pueden deducir los pagos no causados y efectuados, con la autorización de la administradora de riesgos profesionales. 12

13 Bogotá Emprende Durante los períodos de incapacidad por enfermedad general, maternidad, riesgos profesionales como accidente de trabajo y enfermedad profesional, vacaciones, licencias y suspensiones temporales de trabajo no remuneradas, no se aporta para el sistema de riesgos profesionales. Cómo se realiza el pago de la autoliquidación mensual de aportes? El pago de la autoliquidación mensual de aportes permite que los aportantes realicen el pago integrado a la seguridad social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, con la planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social, en formato electrónico. Para mayor información consultar la siguiente página web: En qué fechas se hacen los pagos de aportes? Los pagos de los aportes parafiscales propios del sistema de la protección social, se efectuarán de la siguiente manera. A partir del 1º de agosto de 2006 A partir del 1º de octubre de 2006 A partir del 1º de diciembre de 2006 A partir del 1º de febrero de 2007 A partir del 1º de abril de 2007 Así se hace Los aportantes y pagadores de pensiones que tengan o más cotizantes, deberán autoliquidar y pagar dichos aportes vía Internet mediante la planilla integrada de liquidación de aportes. Los aportantes y los pagadores de pensiones que tengan 500 o más cotizantes, deberán autoliquidar y pagar dichos aportes vía Internet mediante la planilla integrada de liquidación de aportes. Los aportantes y los pagadores de pensiones que cuenten con 100 o más cotizantes, deberán autoliquidar y pagar dichos aportes vía Internet mediante la planilla integrada de liquidación de aportes. Los aportantes y los pagadores de pensiones que cuenten con 30 o más cotizantes, deberán autoliquidar y pagar dichos aportes vía Internet mediante la planilla integrada de liquidación de aportes. Los aportantes y los pagadores de pensiones que cuenten con menos de 30 cotizantes y los trabajadores independientes, deberán autoliquidar sus aportes directamente en la planilla integrada de liquidación de aportes y pagar vía Internet o utilizar la liquidación asistida y pagar mediante alguna de las modalidades señaladas en el numeral 3.2 del artículo 3º del Decreto 1465 de

14 Sistema general de pensiones Qué son las pensiones? Las pensiones son una prestación económica que obtienen los afiliados al sistema general de pensiones a través de las administradoras de fondos de pensiones (AFP) y/o del Instituto de Seguros Sociales (ISS), siempre y cuando cumplan con algunos requisitos. Cuáles son los regímenes pensionales? Los regímenes pensionales que existen son dos: El régimen de prima media con prestación definida administrado por el Instituto de los Seguros Sociales (ISS) y el régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS) administrado por los fondos privados. Cada uno de ellos tiene sus propios requisitos para pensionar a sus afiliados. Qué pensiones y/o prestaciones económicas garantiza el sistema general de pensiones a sus afiliados? El sistema general de pensiones en cualquiera de los dos regímenes garantiza a sus afiliados, y a sus beneficiarios cuando sea el caso, las siguientes pensiones y/o prestaciones económicas: pensión de vejez, pensión de invalidez, pensión de sobrevivientes y auxilio funerario. Pensión de vejez Cómo se distribuye el dinero que aportan los afiliados mensualmente para obtener su pensión? En los fondos privados, los aportes mensuales y sus respectivos rendimientos se destinan a incrementar el

15 Bogotá Emprende monto de la cuenta individual de ahorro pensional. Esta cuenta es de propiedad exclusiva del afiliado. En el Instituto de los Seguros Sociales, los aportes se depositan en un fondo común, de naturaleza pública. De cuánto es el monto de la cotización? La tasa de cotización es del 15,5% del ingreso base de cotización. La cotización la compone un aporte del empleador equivalente al 75% de la cotización total y un aporte del trabajador del 25% restante. Ejemplo: Andrés devenga la suma de $ ; es decir que multiplicamos por 15,5%: arroja una suma de $ , de los cuales el 75% a cargo del empleador serían: y 25% a cargo del trabajador Es importante anotar que si los trabajadores ganan más de cuatro salarios mínimos legales vigentes, deberán aportar adicionalmente el 1% sobre su base de cotización, el cual será destinado para el Fondo de Solidaridad Pensional. Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de prima media con prestación definida? Los requisitos para pensionarse en el régimen de prima media con prestación definida son dos: Edad Tiempo de servicio No olvidar Hasta el año 2014, los afiliados al régimen de prima media con prestación definida deben haber cumplido cincuenta y cinco (55) años de edad en el caso de las mujeres y sesenta (60) años en el caso de los hombres. Después del año 2014, deben haber cumplido cincuenta y siete (57) años de edad en el caso de las mujeres y sesenta y dos (62) años en el caso de los hombres (L. 797/2003; art. 9º). Los afiliados al régimen de prima media con prestación definida deben haber cotizado un mínimo de semanas en cualquier tiempo. A partir del 1º de enero del 2005 el número de semanas se incrementó en 50 y el 1º de enero del 2006 se incrementó en 25 cada año hasta llegar a semanas en el año Cuáles son los requisitos para pensionarse en el régimen de ahorro individual? Los trabajadores afiliados al régimen de ahorro individual con solidaridad (RAIS) no están obligados a tener una cotización mínima de semanas, ni a cumplir una edad determinada para obtener su pensión de vejez, pues es posible optar por una pensión de vejez anticipada si el capital acumulado en la 15

16 Sistema general de pensiones cuenta de ahorro individual conformada por los aportes, los rendimientos obtenidos, el valor del bono pensional, si a él hubiera lugar, permitiera financiar una mesada pensional superior al 110% del salario mínimo mensual legal vigente. Los afiliados, hombres a los 62 años de edad, y mujeres a los 57, que no han alcanzado a generar la pensión mínima, y hubieran cotizado por lo menos semanas tendrán derecho a que el fondo de garantía de pensión mínima del régimen de ahorro individual con solidaridad les complete la parte que haga falta para obtener dicha pensión mínima. Qué pasa con el trabajador que cumpla con los requisitos para pensión? La persona que reúna los requisitos para acceder a la pensión mínima de vejez puede pensionarse, o seguir trabajando; en este último evento, por tratarse de afiliados obligatorios al sistema general de pensiones, se continuarán realizando las cotizaciones durante la vigencia del vínculo laboral, con objeto de incrementar el monto de la pensión. No obstante, sin perjuicio de la facultad que tiene el empleador de terminar la relación laboral invocando como justa causa el cumplimiento de requisitos para acceder a la pensión. Si el trabajador no solicita el reconocimiento de la pensión dentro de los treinta (30) días siguientes al cumplimiento de los requisitos para acceder a ella, el empleador puede solicitarla a nombre de este. Igualmente, el empleador solo puede desvincular al trabajador una vez sea notificada su inclusión en la correspondiente nómina de pensionados. Qué pasa si el empleador no consigna las cotizaciones de los trabajadores? Interés moratorio Liquidación de intereses Afiliados independientes Los aportes que no se consignen dentro de los plazos señalados generarán un interés moratorio a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios. Estos intereses de mora, deberán ser autoliquidados por el empleador, sin perjuicio de las correcciones o cobros posteriores a que haya lugar. La liquidación de los intereses de mora se hará por mes o fracción de mes. Las sumas canceladas a título de mora serán abonadas en el fondo de reparto correspondiente o en la cuenta de capitalización individual del respectivo afiliado. Si se tratara de afiliados independientes, no habrá lugar a la liquidación de intereses de mora, toda vez que las cotizaciones se abonarán por mes anticipado y no por mes vencido. Datos clave 16

17 Bogotá Emprende Cuándo se suspende la afiliación? La afiliación será suspendida si hay mora de un mes en el pago de las cotizaciones, para levantar la suspensión se deberán cancelar los períodos atrasados y los respectivos intereses de mora. A partir de la Ley 1066 de 2006 (Ley de Normalización de Cartera Pública), la tasa para la liquidación de los intereses de mora para los aportes a la Seguridad Social Integral genera un interés moratorio a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios, y se tendrá como base para la liquidación de dichos intereses la tasa máxima de usura para el respectivo mes, certificada por la Superintendencia Financiera. Qué debe hacer el trabajador si se da cuenta que el empleador se encuentra en mora en las cotizaciones? En cualquier momento el trabajador puede verificar si las cotizaciones se han realizado al ISS o a los fondos de pensiones; si se da cuenta que está en mora con el sistema puede informarle al empleador para que realice las cotizaciones pendientes. Si llega el momento de que el trabajador se pensione y el empleador no se encuentra al día en los pagos, el trabajador podrá reclamar judicialmente contra aquel para reclamar una pensión sanción donde el empleador asume el pago de la misma, tal como lo tendría que hacer la entidad a la cual se encontraba afiliado y en las mismas condiciones. Pensión de invalidez Cuándo se considera que una persona es inválida? La persona se considera inválida cuando por cualquier causa de origen no profesional, no provocada intencionalmente, pierda el 50% o más de su capacidad laboral. Cuáles son las causas de invalidez? La invalidez puede ser causada por enfermedad o por accidente. 17

18 Sistema general de pensiones Qué requisitos se exigen para obtener la pensión de invalidez? Los requisitos que se exigen para obtener la pensión de invalidez son los siguientes. Invalidez causada por enfermedad Invalidez causada por accidente Se deben haber cotizado 50 semanas dentro de los últimos 3 años inmediatamente anteriores a la fecha de estructuración y su fidelidad de cotización debe ser al menos del 20% del tiempo transcurrido entre el momento en que cumplió 20 años de edad y la fecha de la primera calificación del estado de invalidez. Se deben haber cotizado cincuenta 50 semanas dentro de los últimos tres 3 años inmediatamente anteriores al hecho causante de la misma, y su fidelidad de cotización para con el sistema debe ser al menos del veinte por ciento (20%) del tiempo transcurrido entre el momento en que cumplió veinte (20) años de edad y la fecha de la primera calificación del estado de invalidez. Datos clave Quién solicita la calificación de la pérdida de capacidad laboral? Puede solicitar la calificación de la pérdida de capacidad laboral el trabajador afiliado, el empleador, las compañías de seguros con contrato judiciales, las administradoras del sistema y las judiciales y administrativas cuando designen a las juntas de calificación de invalidez como peritos. Pensión de sobrevivientes Qué es la pensión de sobrevivientes? La pensión de sobrevivientes es la que deja el afiliado a sus beneficiarios al morir. En qué eventos se causa la pensión de sobrevivientes? La pensión de sobrevivientes se causa por muerte del pensionado y por muerte del trabajador activo. Cuáles son las causas para recibir pensión de sobrevivientes? Las causas para recibir pensión de sobrevivientes son. Por muerte causada por enfermedad y por muerte causada por accidente. 18

19 Bogotá Emprende Quiénes son beneficiarios de la pensión de sobrevivientes? Los miembros del grupo familiar del pensionado por vejez o invalidez por riesgo común que fallezca, y los miembros del grupo familiar del afiliado al sistema que fallezca, siempre y cuando este hubiere cotizado cincuenta (50) semanas dentro de los tres últimos años inmediatamente anteriores al fallecimiento y se acrediten las siguientes condiciones. 1) Muerte causada por enfermedad: Si es mayor de 20 años de edad, que haya cotizado el veinticinco (25%) por ciento del tiempo transcurrido entre el momento en que cumplió veinte años de edad y la fecha del fallecimiento. 2) Muerte causada por accidente: Si es mayor de 20 años de edad, haya cotizado el veinte (20%) por ciento del tiempo transcurrido entre el momento en que cumplió veinte años de edad y la fecha del fallecimiento. Cuál es el monto de la pensión de sobrevivientes? El monto mensual de la pensión de sobrevivientes por muerte del trabajador es el 75% del ingreso base de liquidación, sin que sea inferior a un salario mínimo legal mensual; que en este año sería de $

20 Sistema de seguridad social en salud Qué es el sistema de seguridad social en salud? El sistema de seguridad social en salud (SGSSS) es la manera como se ofrece un seguro que cubre los gastos de salud a los habitantes del territorio nacional, colombianos y extranjeros. La persona se afilia a la Entidad Promotora de Salud (EPS) que prefiera y recibe un carné de dicha institución. Cuáles son los dos subsistemas de afiliación? Los dos subsistemas de afiliación en el sistema general de seguridad social en salud son el régimen contributivo que es un conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y las familias al sistema general de seguridad social en salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago de una cotización, individual y familiar, o un aporte económico previo financiado directamente por el afiliado o en concurrencia entre este y su empleador y el régimen subsidiado que es el conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y de su núcleo familiar al sistema general de seguridad social en salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago total o parcial de una unidad de pago por capitación subsidiada, con recursos fiscales o de solidaridad. Quién presta los servicios de salud a las personas afiliadas? Los servicios de salud se prestan a través de una Institución Prestadora de Servicios (IPS). Quiénes deben estar afiliados al régimen contributivo? Deben estar afiliados al régimen contributivo como cotizantes todos los empleados vinculados mediante contrato de trabajo,

21 Bogotá Emprende los servidores públicos, los trabajadores independientes, los rentistas, los propietarios de las empresas, los pensionados; y como beneficiarios, los miembros del grupo familiar del cotizante. Quiénes deben estar afiliados al régimen subsidiado? Toda la población pobre y vulnerable que no tiene capacidad de cotizar al régimen contributivo y en consecuencia recibe subsidio total o parcial para completar el valor de la unidad de pago por capitación subsidiada, de conformidad con los criterios de identificación, el orden de prioridades y el procedimiento legal preestablecido. Qué es el POS? El POS o Plan Obligatorio de Salud, es el conjunto de servicios de salud que todas las EPS, sin excepción, deben prestarle a todas las personas que estén afiliadas al sistema de seguridad social en salud por el régimen contributivo. Qué servicios de salud cubre el POS? Programas de prevención de enfermedades. Urgencias de cualquier tipo. Consulta médica general y especializada en cualquiera de las áreas de la medicina. Consulta y tratamientos odontológicos (excluyendo ortodoncia, periodoncia y prótesis). Exámenes de laboratorio y rayos X. Hospitalización y cirugía en todos los casos en que se requiera. Consulta médica en psicología, optometría y terapias. Medicamentos esenciales en su denominación genérica. Atención integral durante la maternidad, el parto y al recién nacido. Estos servicios que garantiza el POS cubren las necesidades de salud, incluida la atención de enfermedades graves como sida y cáncer. En qué momento se reciben los beneficios del POS? El trabajador puede recibir los servicios del POS desde el primer día del segundo mes de la afiliación, y el trabajador 21

22 Sistema de seguridad social en salud independiente, desde el primer día de la incorporación. Sin embargo, existen dos excepciones: Aquellos servicios que pueden ser exigidos con la sola afiliación y los que pueden ser requeridos solamente después de cierto tiempo de cotización. Así mismo, para poder recibir los servicios del POS, es necesario cumplir ciertos períodos mínimos de cotización al sistema general de seguridad social en salud; sin embargo, es preciso anotar que a partir del 9 de enero de 2007 no habrán períodos mínimos de cotización o períodos de carencia superiores a 26 semanas en el régimen contributivo. Quién afilia al trabajador y quién al pensionado? La responsabilidad de la afiliación del empleado es del empleador y del pensionado, es del fondo de pensiones. Cuál es la cotización en salud para el empleador y el trabajador? La cotización al régimen contributivo de salud a partir del 1º de enero de 2007 es del 12,5% del ingreso o salario base de cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo. La cotización a cargo del empleador será del 8,5% y se mantiene la del empleado en un 4%. Ejemplo: La cotización de una persona que gana $ sería la siguiente. Cotización Empleador Trabajador 12,5% 8,5% 4% $ $ $ Datos clave 22

23 Bogotá Emprende Cuál es la base de cotización para los empleados? La base de cotización para los empleados depende del tipo de vinculación que tengan. Trabajadores del sector privado Servidores públicos Trabajadores con salario integral No olvidar Vinculados mediante contrato de trabajo, la cotización se calcula con base en el salario mensual que devenguen. Para estos efectos, constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, cualquiera sea la forma o denominación que se adopte y aquellos pagos respecto de los cuales empleadores y trabajadores hayan convenido expresamente que constituyen salario. No se incluye en esta base de cotización lo correspondiente a subsidio de transporte. La cotización se calcula con base en lo dispuesto en el artículo 6º del Decreto 691 de 1994 y las demás normas que lo modifiquen o adicionen. Las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de salario integral se liquidan sobre el 70% de dicho salario. Además del pago de la cotización, qué otros pagos es necesario hacer? Todos los afiliados (cotizantes y beneficiarios) deben pagar unas sumas llamadas cuotas moderadoras, las cuales pretenden evitar la demanda innecesaria de servicios. Estas cuotas se pagan cuando se usa un servicio, y varían de acuerdo con el ingreso base de cotización y son actualizadas cada año por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Por su parte, los afiliados beneficiarios deberán cancelar además unos copagos, cuando el servicio que requieren incluye hospitalización o cirugía. Estos copagos se establecen por el ingreso base de cotización del cotizante y además tienen un tope máximo. Qué se obtiene con la afiliación? Una vez que el empleador afilia al empleado y el fondo de pensiones al pensionado, ellos y sus familias adquieren el 23

24 Sistema de seguridad social en salud derecho a recibir los beneficios del plan obligatorio de salud. Qué sucede si no se escoge una entidad promotora de salud? Si el empleado al entrar a trabajar o el pensionado al inicio del disfrute de su pensión no escogen una EPS, el empleador o el fondo de pensiones puede afiliarlos a la que quiera. Además, los afiliados podrán trasladarse de Empresa Promotora de Salud en forma voluntariamente a partir de un año de permanencia, o en cualquier tiempo si se afecta la libre escogencia o promesas incumplidas de servicios. Se demuestra la afiliación a una EPS a través del carné? Sí, la EPS a la que se encuentra afiliado está obligada a entregarles un carné de salud a la persona como cotizante y a cada uno de los beneficiarios a su cargo. Pero si la EPS no entrega su carné, puede demostrar que se encuentra afiliado con el formulario de afiliación, con la autoliquidación de aportes o con el documento que pruebe que se encuentra al día en el pago de los aportes. Cómo es la afiliación de los trabajadores independientes? El trabajador independiente escoge su EPS, se afilia directamente a ella, recibe un carné de la entidad, y él y su familia obtienen el derecho a recibir los beneficios del plan obligatorio de salud. Cuáles son los servicios que se reciben por estar afiliado? Protección Prevención Rehabilitación Protección integral para la salud en caso de enfermedad general o maternidad, incluyendo promoción de la salud Prevención de enfermedades Diagnóstico, tratamiento y rehabilitación para todas las enfermedades independientemente de lo costosa o compleja que sea la atención requerida Se puede afiliar a la familia? Sí, por el solo hecho de estar afiliado al régimen contributivo se tiene derecho a afiliar a los miembros de la familia, quienes recibirán la misma atención que el afiliado, sin que 24

25 Bogotá Emprende se tenga que hacer ninguna cotización adicional; tendrán derecho al mismo POS y a que los atiendan en los mismos lugares y con iguales cuidados. Si el trabajador es casado o vive en unión libre, puede afiliar a su cónyuge o compañero(a) permanente y adicionalmente a sus hijos o los de su pareja (incluyendo a los adoptivos), que sean menores de 18 años. No importa el número de hijos menores que tenga. Puede afiliar también a los hijos (incluyendo a los adoptivos) menores de 25 años, si se dedican exclusivamente al estudio y dependen económicamente de usted, o si tienen incapacidad permanente, en cuyo caso no importa la edad que tengan. Si el trabajador es soltero puede afiliar a sus padres, si estos dependen económicamente de él y no tienen la calidad de pensionados. En qué lugar se prestan los servicios de salud? Los servicios se prestan en las IPS que son las instituciones prestadoras de servicios de salud (hospitales, clínicas, centros de salud, consultorios, laboratorios, entre otros), contratadas por la EPS a la cual estén afiliados el trabajador empleado y su familia, para que presten y atiendan sus necesidades. En los casos de urgencia, se puede acudir a cualquier IPS, aunque no haga parte de la lista de la EPS a la que se encuentra afiliado el empleado, y estas deberán atenderlo hasta estabilizar los signos vitales. Qué obligaciones tiene el empleador? El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS. Ejemplo: Si una persona se retira de trabajar de una empresa el día 30 de marzo, el empleador tendrá que informar a la Entidad Promotora de Salud la novedad de retiro de esa persona dentro del mes siguiente a la fecha de retiro, es decir máximo tendrá que hacerlo hasta el 30 de abril. Si no lo hace dentro de este mes siguiente a la novedad de retiro, y suponiendo que lo hace hasta el mes de agosto, tendrá que responder por el pago integral de la cotización hasta este mes; es decir tendrá que seguir pagando los meses de mayo, junio, julio y agosto, mes en el cual reportó la novedad de retiro a la EPS. La liquidación que efectúe la EPS por los períodos adeudados prestará mérito ejecutivo. 25

26 Sistema de seguridad social en salud Qué recibo si me incapacitan? Si al afiliado le dan una incapacidad temporal, su afiliación le da derecho a recibir, durante ese tiempo, un subsidio en dinero equivalente al 66,6% del ingreso mensual base de su cotización a la EPS. Qué paga el empleador si al trabajador lo incapacitan? El empleador deberá pagar los primeros 3 días de incapacidad del trabajador que incapacitan y a partir del 4 día se los paga el sistema general de salud. Cómo se cotiza durante las incapacidades y licencias? Durante la incapacidad laboral y la licencia de maternidad el empleador cotiza tomando como ingreso base el valor de la incapacidad o de la licencia de maternidad según sea el caso, manteniéndose la misma proporción en la cotización que le corresponde al empleador y al trabajador (8,5% y 4% respectivamente). En el caso de que los empleados cotizantes se encuentren en vacaciones o permisos remunerados, las cotizaciones se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último ingreso base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiera iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos. Se pagan incapacidades y licencias a los trabajadores independientes? Las incapacidades y licencias también están amparadas por el régimen contributivo para los trabajadores independientes, siempre y cuando sean reportadas oportunamente a la EPS a través del formulario de autoliquidación de aportes, adjuntando la incapacidad o licencia expedida por el médico de la EPS. Qué sanción tiene el empleador que se encuentre en mora y se genera una incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad? Cuando el empleador se encuentre en mora y se genere una incapacidad por enfermedad general o licencia de maternidad este deberá cancelar su monto por todo el 26

27 Bogotá Emprende período de la misma y no habrá lugar a reconocimiento de los valores por parte del sistema general de seguridad social ni de las entidades promotoras de salud, ni de las adaptadas. Qué recibe una trabajadora en licencia de maternidad y por cuánto tiempo debe cotizar al sistema? La afiliada cotizante tiene derecho a una licencia de maternidad y, durante esta, a recibir un subsidio en dinero equivalente al 100% del ingreso base de la cotización, que la EPS le pagará durante los ochenta y cuatro (84) días calendario de la licencia de maternidad. Cuáles son las dos modalidades de pago de los subsidios por incapacidad temporal originada por enfermedad general o licencia de maternidad? Para el pago de los subsidios por incapacidad temporal originada por enfermedad general o licencia de maternidad se podrán utilizar dos modalidades, a elección del empleador. El empleador paga el subsidio al trabajador y hace el descuento por autoliquidación de aportes. El cobro directo a la EPS. En estos casos se debe observar el siguiente procedimiento. a. El empleador elabora, en original y copia, la relación de las incapacidades o licencias en el formato aprobado por la EPS-ISS y anexa al original de la misma los correspondientes originales de los certificados de incapacidad o licencias de maternidad. b. La EPS-ISS, en la dependencia designada para el efecto, recibe la relación de incapacidades o licencias con los correspondientes originales de los certificados y corrobora su recibo mediante firma de la copia de la relación por parte del funcionario que recibe, quien asigna un número de radicación, una vez ha verificado y revisado el contenido y los valores consignados en la relación presentada. c. Si el empleador decide pagar la incapacidad al trabajador y descontarla en la autoliquidación de aportes, relacionará el número de radicación en las casillas correspondientes del formulario de autoliquidación y descontará de los aportes para el valor de las incapacidades o licencias relacionadas y recibidas por la EPS-ISS. 27

28 Sistema de seguridad social en salud d. Si el empleador opta por cobrar directamente las incapacidades a EPS-ISS informará de su decisión a esta en el momento de entregar la relación de incapacidades y licencias, para que se proceda al trámite correspondiente. En este caso la copia de la relación sirve como comprobante de cobro. En la modalidad de cobro directo el pago se hará previa revisión y verificación por la EPS-ISS del contenido y los valores consignados en la relación. Cuando el monto del cobro por autoliquidación sea superior a los aportes, el empleador deberá hacer el cobro directo de los subsidios por incapacidad o licencia de maternidad, previo el cumplimiento de los requisitos. La recepción de la relación de incapacidades por parte de la EPS-ISS no significa la aceptación inmediata de su contenido y valor, pues estos serán objeto de revisión y verificación posterior por la EPS-ISS, lo cual podrá traer como consecuencia que se efectúen las glosas a que haya lugar por parte del ISS. Cuál es la situación de los pensionados? Los pensionados no tienen derecho al pago de subsidios por licencia de maternidad ni por incapacidad, ya que el pago de la pensión no será interrumpida por ningún motivo. Qué pasa con los pensionados que ingresan a laborar nuevamente? Las personas que ya están disfrutando de una pensión no tienen la obligación de continuar cotizando para pensiones, pero si ingresan a laborar nuevamente suscribiendo un contrato de trabajo deben cotizar a los sistemas de salud y riesgos profesionales, aunque de su mesada pensional también se les haga el respectivo descuento para salud. Cómo cotizan los independientes, contratistas de prestación de servicios, a partir del 1º de enero de 2007? Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizan a partir del 9 de enero de 2007 al sistema general de seguridad social en salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato. El contratista podrá autorizar a la entidad contratante el descuento y pago de la cotización sin que ello genere relación laboral. Es de anotar que, cuando el contratista pueda probar que ya está cotizando sobre el tope máximo de cotización, no le será aplicable lo anterior. 28

29 Riesgos profesionales Quiénes están afiliados al sistema general de riesgos profesionales? Al sistema general de riesgos profesionales están afiliados en forma obligatoria todos los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores públicos, los jubilados o pensionados que se reincorporen a la fuerza laboral como trabajadores dependientes; y en forma voluntaria los trabajadores independientes cuya afiliación se puede hacer solamente a través de la empresa contratante, agremiaciones o asociaciones, quedando bajo la responsabilidad de esta el pago por el aporte al sistema de riesgos profesionales y el reporte de novedades. Desde qué momento se afilia a los trabajadores al sistema de riesgos profesionales y a partir de cuándo empieza a operar la cobertura al sistema? El empleador debe afiliarlos al sistema general de riesgos profesionales desde el momento en que se inicia el vínculo laboral. Por su parte, una vez presentados y aprobados todos los documentos requeridos, la cobertura de los trabajadores por el sistema de riesgos profesionales inicia a partir de las 24 horas siguientes a la afiliación si es por primera vez; pero si opera un traslado de ARP, la cobertura rige a partir del primer día del mes siguiente, cumplidos los 30 días de preaviso ante la ARP de la cual se va a desafiliar. Como caso práctico se recomienda a los empleadores diligenciar los formatos de la ARP el mismo día de ingreso del

30 Riesgos profesionales trabajador y enviarlos a la administradora el mismo día vía fax, mail o por mensajería. Quién elige la entidad administradora de riesgos profesionales? A diferencia del sistema general de salud y de pensiones, es el empleador quien tiene la facultad de escoger y vincularse libremente a la entidad administradora de riesgos profesionales de su preferencia y podrá trasladarse una vez cada año, para este evento deberá dar aviso con 30 días de antelación. Cuándo se hace efectiva la afiliación al sistema de riesgos profesionales? La afiliación tendrá efectos para la entidad administradora una vez sea radicada la novedad de ingreso en la ARP. Mientras no se entregue el formulario a la administradora, el empleador asumirá los riesgos correspondientes. Así mismo, se deberá informar mensualmente las novedades que se presenten en su nómina: Ingresos, retiros, aumentos salariales, vacaciones, licencias e incapacidades, porque estos factores modifican el ingreso base de liquidación. Qué pasa si yo como empleador no pago oportunamente las cotizaciones? Si no se pagan oportunamente las cotizaciones puede hacerse acreedor a sanciones legales; a la imposibilidad de trasladarse de administradora de riesgos profesionales; al no reconocimiento de las prestaciones económicas, como son incapacidades, indemnizaciones y pensiones que se deriven de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales. Qué es el ingreso base de cotización? El Ingreso Base de Cotización IBC es el ingreso que realmente percibe el trabajador mensualmente durante la relación laboral y lo constituye los elementos que forman parte del salario. Qué es una incapacidad temporal? Es una incapacidad que según la enfermedad o lesión que presente el trabajador, le impide desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado. 30

31 Bogotá Emprende Cuánto se reconoce por una incapacidad temporal? Por una incapacidad temporal se reconoce un subsidio equivalente al cien por ciento (100%) del salario base de cotización, reportado por la empresa en la autoliquidación, calculado desde el día siguiente al que ocurrió el accidente de trabajo o el día siguiente de iniciada la incapacidad correspondiente a una enfermedad diagnosticada como profesional. Cuándo se presenta una incapacidad permanente parcial? La incapacidad permanente parcial se presenta cuando el trabajador, como consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional, tiene una disminución parcial, pero definitiva, en alguna o algunas de sus facultades para realizar su trabajo habitual y se reconoce cuando el trabajador presenta una disminución definitiva, igual o superior al 5%, pero inferior al 50% de su capacidad laboral. Cuál es la formalidad para cobrar las incapacidades? La empresa para cobrar las incapacidades debe enviar a la administradora de riesgos profesionales el reporte del accidente de trabajo a través de la presentación del informe individual del accidente de trabajo, en un plazo máximo de dos días hábiles después de la ocurrencia del suceso. Igualmente, debe presentar el original de la incapacidad, la cual debe contener el registro médico, el nombre y cédula del trabajador accidentado, la contingencia de riesgos profesionales, el diagnóstico y/o el código, período de la incapacidad, la fecha inicial de la misma, indicándose el sitio donde ocurrió la lesión y, además, como formalidad, no debe presentar enmendaduras. En mi calidad de empresario, cómo puedo determinar la clase de riesgo de mi empresa si me afilio por primera vez al sistema o si me quiero trasladar de administradora? Si se afilia una empresa por primera vez, la administradora de riesgos profesionales comprobará la actividad económica principal que desarrolla en cada uno de sus centros de trabajo. Esta actividad económica se debe hallar en la tabla consagrada en el Decreto 1607 del 2002, con base en la cual se asignará la clase de riesgo. La clase de riesgo será la que determine la tasa de cotización o tarifa con la cual la empresa 31

32 Riesgos profesionales debe liquidar los aportes al sistema general de riesgos profesionales. Así mismo, deberá tener presente lo siguiente. Clase Riesgo Valor mínimo Valor inicial Valor máximo I Se contemplan actividades consideradas de riesgo mínimo, como por ejemplo: actividades financieras; trabajos de oficina administrativos; centros educativos; restaurantes. II Se contemplan actividades de riesgo bajo. Como por ejemplo: algunos procesos manufactureros como la fabricación de tapetes, tejidos, confecciones y flores artificiales; almacenes por departamento; algunas labores agrícolas. III Contemplan actividades de riesgo medio. Como por ejemplo: procesos manufactureros como fabricación de agujas, alcoholes, alimentos, automotores, artículos de cuero. IV Contemplan actividades de riesgo alto. Como por ejemplo: procesos manufactu- Mínimo 0.348% 0.522% 0.696% Bajo 0.435% 1.044% 1.653% Medio 0.783% 2.436% 4.089% Alto 1.740% 4.350% 6.960% Datos clave 32

33 Bogotá Emprende Clase Riesgo Valor mínimo Valor inicial Valor máximo reros como aceites, cervezas, vidrios; procesos de galvanización; transporte, servicios de vigilancia privada. Datos clave V Contemplan actividades de riesgo máximo. Como por ejemplo: areneras; manejo de asbesto; bomberos; manejo de explosivos; construcción; explotación petrolera. Máximo 3.219% 6.960% 8.700% Si la empresa se traslada de administradora de riesgos profesionales debe conservar la misma clase y tarifa durante los primeros 90 días. Luego de ese tiempo, la administradora podrá realizar un estudio para determinar la clasificación real de la empresa y de sus centros de trabajo, en caso de que sea necesario. Cuándo se califica un accidente como de trabajo? No olvidar Accidente de trabajo Se entiende por accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga como causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, invalidez o la muerte. Es aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera del lugar y horas de trabajo. Ejemplo Clara Pérez labora en una empresa que se dedica al comercio de productos textiles, ingresando a la oficina alguien deja una caja en las escaleras, ella no la ve y se tropieza causando su caída y ocasionando un esguince de tobillo, causándole una incapacidad. Andrés Cotes es enviado en calidad de mensajero de una empresa a consignar unos cheques, cruzando la calle lo atropella un bus y le causa una fractura de fémur, causándole una incapacidad. 33

34 Riesgos profesionales Accidente de trabajo Ejemplo Es el que se produce durante el traslado del trabajador desde su residencia a los lugares de trabajo y viceversa, cuando el transporte lo suministra el empleador. Sandra Lopera trabaja en una empresa de flores, la recoge un bus de la empresa a las 6:00 a.m. todos los días, el día miércoles la recoge el bus como de costumbre y se estrella contra una tractomula ocasionándole fractura de cuello, de fémur, y de nariz. No olvidar NOTA: Es preciso tener en cuenta que la definición de accidente de trabajo cambia a partir del 21 de junio de 2007, fecha en la cual el Gobierno expedirá una nueva norma dando una nueva definición. Cuándo no se califica un accidente como de trabajo? Excepciones Ejemplo El que se produzca por la ejecución de actividades diferentes para las que fue contratado el trabajador, tales como labores recreativas, deportivas o culturales, incluidas las previstas en el Artículo 21 de la Ley 50 de 1990, así se produzcan durante la jornada laboral, a menos que actúe por cuenta o en representación del empleador. El sufrido por el trabajador, fuera de la empresa, durante los permisos remunerados o sin remuneración, así se trate de permisos sindicales. Andrés Sánchez ingeniero de la empresa juega un partido de fútbol en las instalaciones de la empresa, el sábado día no laboral y sufre una fractura de fémur. Clara Rodríguez pide permiso para asistir a una notaría a firmar una escritura, bajando las escaleras de la notaría se resbala y cae, ocasionándole fractura de nariz. Datos clave NOTA: Es preciso tener en cuenta que las excepciones de accidente de trabajo cambian a partir del 21 de junio de 2007, fecha en la cual el Gobierno expedirá una nueva norma dando una nueva definición. Qué le sucede al empleador que no reporta la novedad del accidente de trabajo? El empleador que no reporta la novedad del accidente de trabajo será sancionado hasta con 200 salarios mínimos mensuales legales vigentes. 34