CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES

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1 CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES Página: 1 de 5 Edición nº 1 Fecha de emisión: Fecha de puesta en práctica: Fecha de revisión:

2 Función empresarial Riesgo empresarial Documento referencia EX-G-CR-X-X-SOP CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES Edición nº 1 Fecha de emisión: Fecha de entrada en vigor: Fecha de revisión: Autor: Neil MacLennan (Asesor jurídico y secretario de la compañía) Aprobado por: Jim McHugh (Jefe de RR.HH. del grupo empresarial) Autorizado por: Ian El-Mokadem (CEO) 1. INTRODUCCIÓN EXOVA GROUP PLC CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES 1.1 Exova Group plc y sus filiales (en adelante, Exova) se comprometen a conducir sus negocios según los más altos niveles éticos y profesionales posibles. El presente código de conducta para proveedores detalla el comportamiento y los principios que esperamos que adopten nuestros proveedores. Nuestro objetivo es trabajar únicamente con proveedores que sigan los principios detallados en el presente código de conducta para proveedores. 2. ÁMBITO 2.1 Los proveedores de bienes y servicios, contratistas, socios de empresa conjunta, consultores, asesores y toda tercera parte con la que Exova haga negocios (en adelante, los proveedores) deberán observar los principios detallados en este código de conducta para proveedores. También se les anima a implantar sus propios códigos, políticas y procedimientos dirigidos a cumplir los principios de este código de conducta para proveedores. 3. ÉTICA E INTEGRIDAD 3.1 Este código de conducta para proveedores constituye una guía que le ayudará a hacer lo correcto. Le animamos a realizar preguntas sobre el presente código de conducta para proveedores y su aplicación. Este código de conducta para proveedores no anula la necesidad de cumplir la legislación vigente. Cuando haya diferencias entre la legislación local aplicable y el presente código de conducta para proveedores, los proveedores deberán elegir el que constituya un nivel de conducta más elevado. 3.2 Esperamos que todos los proveedores actúen en todo momento de manera ética y con integridad: que cumplan la legislación, traten a sus empleados y proveedores de manera justa y adopten únicamente conductas empresariales apropiadas. 3.3 El código de conducta para proveedores no puede contemplar todas las situaciones posibles. Cuando se produzcan circunstancias que no queden recogidas en la legislación o en el presente código de conducta para proveedores, se recomienda actuar con cautela y buen juicio. 3.4 Cuando se encuentre ante una situación o una acción que le genere dudas, le recomendamos detenerse, pensar y preguntarse: Qué hace que esta situación o acción me dé mala espina? Página: 2 de 5 Edición nº 1 Fecha de emisión: Fecha de puesta en práctica: Fecha de revisión:

3 3.4.2 La situación o acción queda contemplada en este código de conducta para proveedores? Debería hablar con alguien más para asegurarme de estar haciendo lo correcto? Me incomodaría tener que comentar lo propuesto con compañeros de trabajo, amigos, familiares, medios de comunicación, Exova, la policía o un organismo regulador? 3.5 Si tuviera alguna duda o preocupación sobre el cumplimiento de este código de conducta para proveedores, póngase en contacto con su contacto en Exova. Exova le apoyará todo lo posible en sus esfuerzos por cumplir lo estipulado en el presente código de conducta para proveedores. 4. CUMPLIMIENTO DE TODAS LAS LEGISLACIONES 4.1 Nos comprometemos a cumplir toda legislación vigente en todas las actividades relacionadas con nuestros negocios. Resulta esencial que los proveedores no incumplan deliberadamente la ley cuando lleven a cabo cualquier actividad relacionada con Exova. Cualquier incumplimiento de la legislación será considerado como asunto de gravedad y podría conllevar el cese de nuestra relación con un proveedor. 5. ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN 5.1 Adoptamos un enfoque de tolerancia cero ante los sobornos y la corrupción. 5.2 No toleramos, permitimos o llevamos a cabo ningún tipo de soborno, corrupción o pago indebido en nuestros negocios, ni con funcionarios públicos ni con el sector privado. 5.3 Un soborno es la oferta, promesa, petición o aceptación de un beneficio como incentivo para hacer algo indebido en el desempeño de la labor de una persona o mientras lleva a cabo una función pública. En el caso de funcionarios públicos (incluidos ministros gubernamentales, miembros y empleados de autoridades locales, funcionarios, jueces, otros funcionarios y empleados de organismos públicos y empleados de empresas estatales), puede constituir soborno cualquier cosa de valor ofrecida o dada con la intención de ejercer influencia sobre el funcionario para que obtenga o retenga una ventaja empresarial. El baremo es bajo porque no es necesario tener la intención de que el funcionario desempeñe su cargo de manera indebida. Así, Exova considera soborno cualquier forma de pago por facilitación. Los proveedores no deberán ofrecer ningún tipo de pago por facilitación a ningún funcionario público en conexión con los negocios de Exova. 5.4 La corrupción es el uso indebido de un cargo público o empresarial para lucro personal. Bajo tal definición quedaría, por ejemplo, cubierta una situación en la que un funcionario público solicita al proveedor un pago personal. 6. HOSPITALIDAD Y REGALOS 6.1 Cualquier regalo u hospitalidad ofrecido o dado por los proveedores a empleados de Exova o a terceras partes relacionadas con los negocios de Exova deberá tener un valor razonable y no estar concebido para influir indebidamente una relación o transacción empresarial. 6.2 Los proveedores no deberían dar a un funcionario público regalos, hospitalidad, ni cualquier otro tipo de ventaja en conexión con los negocios de Exova. 6.3 No se deberá ofrecer dinero, ni en efectivo ni de ninguna otra naturaleza. Página: 3 de 5 Edición nº 1 Fecha de emisión: Fecha de puesta en práctica: Fecha de revisión:

4 7. PREVENCIÓN DE FRAUDE 7.1 Deberán tomarse medidas para detectar y prevenir cualquier forma de fraude. Se comete fraude cuando una persona actúa de manera deshonesta e intenta obtener un beneficio o causar una pérdida a otros (o exponer a otros a un riesgo de obtener pérdidas) a través de algún tipo de engaño o tergiversación. Los proveedores deberán asegurarse de que todas las facturas y registros contables son precisos. Las cantidades facturadas deberían corresponder con los términos contractuales acordados. Cualquier cantidad inflada o cualquier duplicidad de facturas será considerada sospechosa de fraude. 8. CONFINDENCIALIDAD Y OPERACIONES CON INFORMACIÓN PRIVILEGIADA 8.1 Los datos sobre los negocios de Exova (y demás información confidencial) no deberá ser divulgada a terceras partes o utilizada de manera indebida para lucro personal. 8.2 En particular, los proveedores no deberán comprar ni vender acciones de Exova (ni tampoco comerciar con ellas) basándose en información confidencial obtenida por los proveedores en el trascurso de sus negocios con Exova. 9. COMPETENCIA LEAL 9.1 Las leyes sobre competencia son muy estrictas en todo el mundo y sus infracciones conllevan sanciones penales. Los proveedores no deberán conspirar con otros proveedores para fijar precios o cuotas de mercado. La información confidencial proporcionada por Exova no deberá ser compartida con otros proveedores. 10. PROTECCIÓN DE DATOS 10.1 Los datos personales de los empleados de Exova, así como cualquier otra información personal que Exova pudiera proporcionar a los proveedores, deberá ser tratada de manera confidencial y segura. Los datos personales no deberán pasarse a terceras partes sin obtener antes el consentimiento expreso de Exova. 11. SALUD Y SEGURIDAD Y CUESTIONES MEDIOAMBIENTALES 11.1 Nuestro objetivo es crear un entorno seguro, saludable y limpio que no resulte perjudicial para las personas y que reduzca al mínimo nuestro impacto sobre el medioambiente Los proveedores deberán adoptar medidas que garanticen la salud, seguridad y bienestar de sus empleados y de aquellos afectados por la actividad empresarial de dichos proveedores. Alentamos a nuestros proveedores a tomar medidas para reducir su impacto medioambiental y para contribuir a las comunidades en las que operan. Animamos a los proveedores a discutir las iniciativas con nosotros. 12. COMPAÑEROS DE TRABAJO 12.1 Le rogamos promueva un entorno en el que todos los trabajadores (incluidos los solicitantes de empleo) disfruten de igualdad de oportunidades y de un trato libre de cualquier forma de discriminación, prejuicios o acoso. No se tolerará el acoso ni cualquier otra forma de discriminación basada en género, capacidad mental o física, edad, estado civil, situación familiar, orientación sexual, creencia religiosa, raza, color, linaje o lugar de procedencia. Página: 4 de 5 Edición nº 1 Fecha de emisión: Fecha de puesta en práctica: Fecha de revisión:

5 13. SUS PROVEEDORES Y SOCIOS 13.1 Asimismo, únicamente deseamos colaborar con proveedores que traten a sus proveedores y socios de manera respetuosa. No consentiremos prácticas abusivas o agresivas. 14. DERECHOS HUMANOS Y ESCLAVITUD MODERNA 14.1 Deseamos dirigir nuestro negocio respetando los derechos humanos La esclavitud y el tráfico ilegal de personas (en adelante, esclavitud moderna) constituyen crímenes y una violación de los derechos humanos. Exova muestra un enfoque de tolerancia cero para con la esclavitud moderna A continuación se exponen principios fundamentales aplicables a los negocios de Exova y su cadena de suministro: No se utilizará mano de obra infantil No deberá emplearse ninguna forma de trabajo forzado u obligatorio. Los trabajadores deberán ser libres de dejar su empleo o su labor tras dar un preaviso razonable No deberá quitárseles a los empleados sus pasaportes, visados u otra documentación personal, a no ser que ellos mismos le pidan que se los guarde en un lugar seguro. De ser así, deberán devolverse dichos documentos a los empleados cuando estos lo soliciten Se prohíbe cualquier forma de servidumbre por deuda. Los trabajadores no deberán estar sujetos a contratos que los obliguen a devolver un préstamo (con excepción de préstamos pequeños para cubrir gastos como por ejemplo el transporte), a incurrir en gastos de alojamiento excesivos u otros gastos que cuyo pago resultara imposible o muy difícil Las indemnizaciones y las prestaciones deberán cumplir la legislación local relativa al salario mínimo, horas extraordinarias y demás prestaciones Deberán respetarse la formación de sindicatos y los poderes de la negociación colectiva. 15. CONTROLES COMERCIALES 15.1 Los proveedores deberán en todo momento pasar todos los controles de importación y exportación aplicables, así como las autorizaciones relativas a los países de ultramar. Los proveedores deberían poner en práctica procedimientos para garantizar que se observan las estipulaciones de esta importante área empresarial. 16. DENUNCIAS Y ASESORAMIENTO 16.1 Animamos a los proveedores a comunicarnos cualquier problema de conducta empresarial o ética Asimismo, también animamos a denunciar cualquier sospecha de incumplimiento del presente código de conducta para proveedores. Todo proveedor que informe de un problema será tratado más favorablemente que si el problema llegara a nuestros oídos por otros medios Para denunciar una sospecha o discutir un problema de conducta ética o empresarial, diríjase a su contacto de Exova o envíe un correo electrónico a supplierethics@exova.com. Página: 5 de 5 Edición nº 1 Fecha de emisión: Fecha de puesta en práctica: Fecha de revisión: