Outlook Web App (OWApp). Guia ràpida d ús Com accedeixo a la meva bústia?

Transcripción

1 Outlook Web App (OWApp). Guia ràpida d ús Com accedeixo a la meva bústia? Mitjançant un navegador web, a la barra d adreces, escriurem: Accedirem a la pàgina d'entrada a la bústia on introduirem el nostre nom d usuari i contrasenya. 1. Escriure: Id. de usuario, té format nombre@dominio.ext, per exemple, jcmoreno@economistes.cat jcmoreno@economistes.com Contraseña, la que haguem establert pel nostre usuari 1. Prémer,

2 Com estableixo les meves preferencies d ús d OWApp? Es possible configurar múltiples preferències per adaptar el comportament d OWApp a les nostres necessitats des de l apartat Opciones Activar camps CCO i De Idioma de revisió per defecte Format per defecte del text dels missatges Zona de notificacions Establir els dies i horari laboral per una millor gestió del temps 4 Ajust de zona horària, por defecte UTC+0 Canviar l idioma d OWApp, i de les carpetes por defecte

3 Només puc gestionar el meu correu? Gestió del correu Capacitat de gestió de correu electrònic amb funcionalitats riques: - Mode conversa - Cerques - Categorització - Seguiment - Organització en carpetes Usant Outlook Web App podem gestionar tots els elements que la bústia d Office 365 ens ofereix, mitjançant una interfície molt semblant a Outlook Calendaris Gestió de calendaris avançada: - Múltiples calendaris - Calendaris compartits - Cites y reunions - Planificador de reunions - Alertes Contactes Agenda de contactes amb màxim detall i funcionalitats: - Múltiples agendes de contactes - Propietats detalles - Grups de contactes Tasques Control de taques amb màxim detall i control: - Elements marcats per seguiment - Tasques recurrents - Alertes Escollint cada una de las opcions, accedirem al contingut i funcionalitats que cada apartat ens ofereix.

4 Quines opcions tinc per gestionar els meus missatges? Agrupar, ordenar els missatges segons un atribut Passa els elements seleccionats a la paperera No rebrem notificació de nous elements de la conversa Organitzar els elements en carpetes movent o copiant aquests con Múltiples opcions de vista de missatges filtrant per diferents atributs Capacitat per veure els missatges agrupats per converses Desactivar o canviar d ubicació la vista prèvia dels missatges Àrea d alertes de nous missatges, cites, reunions i tasques Accés ràpid a les carpetes de major ús a la zona de Favoritos Carpetes personalitzades, capacitat per crear carpetes i poder organitzar els missatges a la nostra manera Accions ràpides respondre, reenviar, etc.. Cerques amb opcions avançades i condicionals a tota la bústia Gestió de missatges classificats como SPAM Missatges en mode conversa Marcat de missatges per seguiment i categorització Vista prèvia de missatges, en mode conversa inclòs

5 Com creo un correu nou? A la part central escollir l opció Nuevo. Si ens trobem a l apartat de correu electrònic, s obrirà una finestra nova per poder redactar el missatge. Si ens trobem a qualsevol altre apartat, prement Nuevo trobarem diferents opcions, escollirem Mensaje Barra d eines pel missatge Afegir una imatge Afegir signatura Correcció ortogràfica Podem configurar si desitgem veure els camps De.. i CCO.., nivell de confidencialitat, activar sol licitud de confirmació d entrega i lectura del missatge Una cop finalitzat el missatge prémer Enviar A l escriure el nom del destinatari, es mostren opcions para auto-completar l adreça de correu Prémer Para per cercar un Contacte a la nostra llista de contactes o escriure l adreça de correu. Podem veure els camps De.. y CCO prement a Opciones Barra d eines pel format del text del missatge ESCRIURE AQUÍ EL CONTINGUT DEL MISSATGE

6 Com creo i afegeixo la meva signatura als missatges? Podem configurar la nostra signatura a la zona d Opciones Marcar aquesta casella si desitgem que la signatura aparegui automàticament a tots els missatges nous Opcions de format de text ESCRIURE AQUÍ EL CONTINGUT DE LA SIGNATURA No oblidem prémer

7 Puc crear carpetes per organitzar el meu correu? La bústia d Office 365 te les següents carpetes per defecte, però podem crear més carpetes per organitzar el nostra correu. Crear una carpeta nova + Crear nueva carpeta Podem incloure qualsevol carpeta a la zona de Favoritos per un accés ràpid + Agregar a Favoritos Per moure un element de carpeta, el seleccionarem i usarem l opció + Mover a la carpeta o bé, arrossegar i alliberar amb el ratolí, a la nova carpeta - Drag&Drop

8 Puc utilitzar respostes automàtiques? Si, podem enviar respostes automàtiques als correus que ens arribin establint criteris per aquest fi. Aquesta opció es realment útil quan estem un dies fora de l oficina, així poder notificar de forma automàtica aquest fet, informant i donant alternatives de contacte en cas necessari. Podem establir missatges diferents per remitents interns i externs a l organització Activar l enviament de respostes automàtiques Establir el període de temps en el que desitgem que es realitzin els enviaments automàtics Eines pel format de text del missatge ESCRIURE EL CONTINGUT DEL MISSATGE AUTOMÀTIC AQUÍ Habilitar l enviament de respostes automàtiques a adreces externes a la organització Limitar l enviament als remitents coneguts o a tots No oblidar prémer per mantenir els canvis

9 Puc reenviar tot el correu entrant cap a una altre compte? Si, és possible reenviar incondicionalment tots els correus que arribin a la bústia cap a una altra adreça de correu, i addicionalment, emmagatzemar una copia d aquests a la nostre bústia Office 365. Escriure l adreça de correu electrònic a la que desitgem reenviar els missatges entrants Podem reenviar els missatges a una altre compte i emmagatzemar una copia a Office 365 No oblidar activar el reenviament prement

10 Puc gestionar comptes de correu externes des de OWApp? Podem connectar fins 5 comptes externes a OWApp de Office 365. Això ens permetrà rebre i enviar correus des de OWApp usant l adreça de correu electrònic externa. OWApp Establecer dirección de respuesta predeterminada Cuenta externa conectada Podem afegir comptes de forma automàtica tipus Hotmail, Google, Yahoo, i comptes tipus POP / IMAP de forma senzilla. Enviar correu escollint l adreça remitent Al crear un correu nou puc escollir quina adreça de correu electrònic desitjo usar per l enviament del missatge, desplegant el camp De: Puc establir quina adreça de correu s utilitzarà per defecte. En mode automàtic, al respondre un missatge, s escollirà la que correspongui amb el destinatari del missatge origen.

11 Quines opcions tinc per gestionar els meus calendaris? Vista mensual Es destaquen els dies amb cites programades i el dia actual. Podem canviar fàcilment de data. Vista Dia Vista Setmana Setmana laboral Vista Mes Múltiples calendaris Podem crear i gestionar, a més del predeterminat Calendario, més calendaris Podem desactivar la vista prèvia de la cita Calendaris Compartits Podem compartir els nostres calendaris o afegir calendaris que altres usuaris hagin compartit amb nosaltres, gestionant els permisos d accés a aquests. Calendari compartit Calendari d un altre usuari Cites y reunions Podem aplicar categories, per distingir ràpidament el tipus de cita. Programar cites o reunions periòdiques, marcar como privades, establir el tipus de disponibilitat... Privada Periòdica Lliure Provisional Vista Prèvia Podem veure el contingut de la cita sense obrirla.

12 Com creo una cita o reunió nova? A la part central escollir l opció Nuevo. Si ens trobem a l apartat de calendari, s obrirà una finestra nova per poder crear una cita. Podem passar d una cita a una convocatòria de reunió fàcilment. Establir la periodicitat de la cita o reunió Disposem d un assistent que, si tenim visibilitat dels calendaris dels assistents, ens buscarà i proposarà dates i hores segons disponibilitat de tots els convocats. Cita Convidar als assistentes Afegeix els camps necessaris a la cita per convertir-la a reunió. Reunió ESCRIURE EL TEXT PER LA CITA O REUNIÓ AQUÍ Activar alerta i definir antelació de la mateixa. Disponibilitat durant la cita Asunto, Breu descripció del tema a tractar Ubicación, lloc on tindrà lloc la cita o reunió Fecha y hora de la cita o reunió Para, podem prémer aquest text per buscar contactes a la nostra llista de contactes, o bé, escriure directament les adreces de correu de las persones convidades a la reunió. Opcional, igual que el punt anterior, però aquí afegirem les persones que poden assistir opcionalment a la reunió. Recursos, és possible tenir definides sales de reunions o equipament necessari per la reunió (definit per l administrador)

13 Puc usar calendaris compartits? Es possible compartir calendaris personals amb altres usuaris, y també, gestionar calendaris d altres usuaris que prèviament hagin compartit amb nosaltres. Calendari addicional compartit Podem crear més calendaris, i compartir qualsevol de Mis calendarios amb altres usuaris de l entorno Office 365 del que formem part Calendari afegit Podem afegir calendaris que altres usuaris hagin compartit amb nosaltres 1 Compartir un calendari Seleccionem el calendari que desitgem compartir Existeixen diferents vies per compartir 2 + Afegir calendari compartit Per afegir un calendari d una altra persona, només és necessari escriure o seleccionar el nom de l usuari que ens hagi donat permisos sobre un dels seus calendaris personals. Existeixen calendaris publicats a llocs web, els quals també podrem afegir. Enviarem una invitació per correu electrònic a les persones amb les que desitgem compartir el calendar Podem limitar permisos per tal de que només vegin certa informació, o bé, pugin arribar a gestionar el calendari completament

14 Quines opcions tinc per gestionar els meus contactes? Podem afegir i gestionar contactes i grups de contactes Disposem de vista prèvia de contactes i grups Podem importar contactes que tinguem emmagatzemats a altres aplicacions de forma senzilla, usant un arxiu d intercanvi. Els passos a seguir els podem trobar en aquest enllaç Filtres por tipus de contactes : Persones Grups Accions ràpides amb el contacte. Podem: Enviar un correu Múltiples agendes de contactes Podem crear més agendes per organitzar els nostres contactes Convidar a una reunió Enviar la fitxa del contacte com adjunt per correu Llistat de contactes Disposem de previsualització d algunes dades rellevants del contacte directament a la llista completa de contactes Cerques Capacitat per buscar a les nostres agendes de contactes Organitzar Llistar els contactes segon l atribut que escollim. Informació d un cop d ull Disposem de totes les dades dels nostres contactes de forma ordenada i clara

15 Com afegeixo contactes i creo grups? Podem afegir nous contactes fàcilment des del menú Nuevo, o fins i tot, des d un correu electrònic, si no tenim al remitent a la nostra llista de contactes. Els grups ens són d utilitat per realitzar accions sobre un conjunt de contactes a la vegada, por exemple, poder enviar un correu o convocatòria de reunió a tots els membres del grup. 1 2 Des de la capçalera d un correu electrònic, ens posicionem a sobre del nom del remitent Escriure un nom pel grup Escollir o escriure els noms dels integrants Afegir els membres al grup 4 Disposem de multitud de camps agrupats en quatre categories, Perfil, Contacto, Direcciones i Detalles. Podem accedir ràpidament a cada una d elles usant l enllaç corresponent Veurem el nou grup creat a la llista de contactes

16 Quines opcions tinc per gestionar les meves tasques? Crear tasca Marcar tasca com finalitzada Cerques Capacitat per buscar a les nostres carpetes de tasques Organitzar Llistar tasques segons l atribut que escollim, por defecte, venciment. Panell de lectura de tasca detallada Podem veure de forma ràpida l estat, prioritat, % assolit, treball total y realitzat, de la tasca Filtrado por estado de la tarea Suport per múltiples carpetes de tasques per una òptima organització Tasca Tasca finalitzada Tasca recurrent Tarea Tasca amb data vençuda Afegir tasques de forma ràpida Seguiment Categoria Tarea Tasca finalitzada Correu convertit en tasca Ens permet afegir una tasca simplement escrivint l Asunto i definir la fecha de vencimiento

17 Com creo un nova tasca? Podem afegir noves tasques fàcilment des del menú Nuevo o convertir un correu electrònic en una tasca marcant-lo amb la de seguiment. 1 2 Establecer la periodicidad de la tarea Sovint ens arriben per correu tasques a realitzar. OWApp ens permet convertir molt fàcilment aquests correus en tasques per poder realitzar una bona gestió d elles. Para realitzar aquesta acció només haurem de col locar el punter del ratolí a sobre de la marca de seguiment del correu. + Definir venciment ESCRIURE ELTEXT DE LA TASCA AQUÍ Nova tasca creada Disposem dels atributs necessaris i addicionals per poder definir amb detall una tasca, tenir el màxim d informació i poder realitzar el seguiment adequat de la mateixa.