SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DE OTROS FONDOS EDITORIALES (SICOFE) C. Jesús Galvan Rosas. Lic. Gonzalo Pérez Silos. Fecha de Creación: Abril de 2014

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1 SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DE OTROS FONDOS EDITORIALES (SICOFE) Autor: C. Jesús Galvan Rosas Lic. Gonzalo Pérez Silos Fecha de Creación: Abril de 2014 Última Actualización: Agosto de 2015 Versión: 02 Aprobaciones: Ing. Rafael A. Mercado Paredes Gerente de Tecnología Ing. Ignacio Morales García Subgerente de Venta en línea 0

2 Contenido Presentación... 2 Objetivo... 2 Alcance... 2 Definiciones y abreviaturas... 3 Acceso al Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales (SICOFE) Menú... 5 Alta de información... 6 Alta de artículos... 9 Consulta de artículos Seguimiento de órdenes de compra Estadísticas de venta Contactos de soporte

3 Presentación El Fondo de Cultura Económica comprometido en mejorar continuamente sus procesos de trabajo atendiendo la Norma ISO 9001:2008 bajo la cual está certificado en materia de Calidad y aprovechando la infraestructura tecnológica con la que cuenta, se dio a la tarea de implementar un desarrollo que permita a los proveedores de Otros Fondos Editoriales dar de alta sus artículos y dar seguimiento a sus pedidos y ventas. Con el uso de este sistema se espera agilizar las operaciones comerciales entre el FCE y sus proveedores, así como proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones tanto de los responsables de las librerías del Fondo como de sus proveedores. Objetivo El objetivo primordial de ésta guía es servir como herramienta de consulta para ayudar y guiar al usuario en la utilización del Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales (SICOFE), con la finalidad de que esta información les sea de utilidad para la toma de decisiones. Alcance Librerías del Fondo de Cultura Económica y proveedores de Otros Fondos Editoriales (OFE) estos últimos a través de la página comercial del FCE. 2

4 Definiciones y abreviaturas Datawarehouse: Sistema que está organizado en base a temas o asignaturas especiales, que permite que los datos y la información de mismo tipo quede siempre conectada. DE: Devolución escaneada. DV: Devolución. EN: Entrada ER: Remisión (o factura) en PDF ISBN: Número internacional de libro (por sus siglas en inglés). LQ: Liquidación OC: Orden de compra. OFE: Otros fondos editoriales. OLAP: Procesamiento Analítico en línea, solución informática que agiliza la consulta de grandes cantidades de datos. PG: Pago PVP: Precio de venta al público. RF: Registro Factura RM: Remisión. Sistema: Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales (SICOFE). VO: Validación Operativo de Ventas 3

5 Acceso al Sistema Integral de Control de Otros Fondos Editoriales (SICOFE). 1. Abra una sesión de Internet, se recomienda utilizar Google Chrome. Dirección: 2. Regístrese en el Sistema. Ingrese su nombre de usuario y su contraseña en los campos correspondientes (imagen 1). 2.1 El dato de usuario será el RFC. 2.2 La contraseña para acceso por primera vez será la clave proporcionada por el FCE. En caso que la contraseña sea errónea el Sistema manda un mensaje Imagen 1 Dando clic sobre el botón contacto el Sistema muestra los datos de los contactos del FCE 2.3 Después de haber ingresado por primera vez, el Sistema solicitará se haga un cambio de contraseña (imagen 2) misma que será la definitiva para cada acceso, el dato de usuario seguirá siendo el RFC. Imagen 2 4

6 Menú Después de haberse registrado en el Sistema se despliega la pantalla de Menú (imagen 3). Dando clic en la palabra salir el Sistema te regresa a la pestaña inicial de acceso. Imagen 3 Las opciones que proporciona el menú tienen las siguientes funcionalidades: Alta de artículos Permite registrar los artículos con los cuales cuenta el proveedor indicando sus características particulares como formato, editorial, área temática, idioma, etc. Consulta de artículos Permite consultar los artículos ya registrados y modificarlos siempre que se encuentren en estatus pendiente. También permite consultar y explorar los registros tanto pendientes como confirmados. Estadísticas de venta Se pueden consultar las estadísticas de venta por librería, en períodos particulares, así como generar un reporte detallado de las ventas por artículo, entre otros. 5

7 Alta de información En esta pantalla se capturan los datos generales de cada uno de los proveedores y los datos particulares de sus contactos. Solo se podrá omitir en una ocasión, para el siguiente inicio de sesión el llenado del formato es obligatorio. Imagen 4 Al ingresar por primera vez aparecerá un mensaje (imagen 4) que indica por qué se requiere la información, este mensaje se podrá omitir en una ocasión mientras no se tenga información de sus contactos. La siguiente vez que se ingrese al sistema automáticamente se ingresará al formato de alta de información (imagen 5). 6

8 Imagen 5 En el apartado Acerca del proveedor, se requisitaran los campos específicos de la empresa, todos los campos son de carácter obligatorio, después de completar el llenado se debe oprimir el botón de guardar (imagen 5). Imagen 6 Para agregar contactos se debe dar clic sobre el contacto que se quiera agregar ejemplo: Agente de ventas, todos los campos son de carácter obligatorio, después de completar el llenado se debe oprimir el botón de agregar (imagen 6). 7

9 El sistema mostrará la siguiente pantalla (imagen 7) Imagen 7 Imagen 8 El sistema mostrará la información que se agregó, esta operación se tiene que realizar para cada uno de los contactos que se tienen que agregar (imagen 8). Con el icono de eliminar registro siguiente mensaje (imagen 9)., se eliminan los datos capturados, el sistema muestra el Imagen 9 Con el icono de editar registro, se pueden modificar los datos capturados. 8

10 Alta de artículos En esta pantalla se capturan los datos generales de cada uno de los artículos que se quieren dar de alta en el Sistema. Sobre el producto Dando clic sobre el título de la ventana y el botón de menú, se regresa al menú principal. El botón de Inicio regresa al menú independientemente de en qué sección se encuentre. Imagen Seleccione el tipo de artículo que se quiere dar de alta (imagen 10), el sistema desplegará los campos necesario de acuerdo con el artículo que se haya seleccionado, estos son diferentes dependiendo del articulo seleccionado; a manera de ejemplo se describen los de un libro en formato rústico. El código de barras debe ser a 13 dígitos, confirmando que el dígito verificador sea correcto. Hay campos obligatorios dependiendo el tipo de artículo seleccionado, están indicados con un asterisco (*) Imagen Capture la información solicitada en cada uno de los campos (imagen 11). 3. Para los campos de Autor, Editorial y Colección, se puede buscar en la base de datos con la que cuenta el sistema usando el botón Buscar (imagen 12), entonces, el Sistema despliega los datos con los que cuenta. 9

11 Dando clic sobre la (X) se elimina el registro. Para agregar más de un autor, se busca en el listado y se selecciona, la información se mostrará en parte inferior de la pantalla. Imagen Seleccionados el o los datos elegidos y se oprime el botón aceptar. En caso que el dato (autor, editorial o colección) no se encuentren en la base de datos, será necesario realizar un nuevo registro siguiendo los siguientes pasos (ejemplo alta de autor, imagen 12) 3.2 Dar clic en el botón otro El Sistema conserva los datos previamente seleccionados, si es el caso. Estos pasos aplican también para los campos de Editorial y Colección ingresando la información solicitada respectivamente. Imagen Ingresar la información solicitada y oprimir el botón Insertar (imágenes 13 y 14). Dando clic en el botón Aceptar se cierran las ventas. Si el autor ya existe el Sistema envía el mensaje El autor ya existe. Imagen 14 10

12 En caso de no existir Sistema envía el mensaje Autor Agregado. Imagen Concluida la captura de información damos clic en el botón Agregar (imagen 15). Utilizando la barra de desplazamiento se pueden consultar los campos adicionales. Imagen El Sistema va agregando la información al artículo (imagen 16). 11

13 Imagen Se debe capturar la información adicional, dependiendo del tipo de artículo es la información adicional solicitada por el Sistema, para un CD de música, por ejemplo solicitará el género (imagen 17), en la imagen 18 se muestra un ejemplo para las medidas del libro. Alto vertical Imagen 18 12

14 Imagen Se pueden agregar portadas con diferente resolución, oprimiendo el botón Examinar (imagen 19). Imagen El Sistema permite realizar una búsqueda en el equipo del usuario (imagen 20) 13

15 Imagen Se seleccionan las imágenes y para concluir el alta del artículo se oprime el botón agregar (imágenes 21 y 22). Imagen 22 14

16 Consulta de artículos Dando clic sobre el título de la ventana, se regresa al menú principal. Dando clic en la palabra salir el Sistema te regresa a la pantalla inicial de acceso. Imagen 23 El estatus solo puede ser modificado por los usuarios con los roles de administrador del Sistema. 1. Esta opción permite hacer una búsqueda particular sobre algún artículo que ya fue dado de alta en el Sistema (imagen 23) para lo cual se pueden utilizar todos los campos de la pantalla, si se cuenta con ellos, o bien buscar por alguno de los campos y seleccionar el artículo de aquellos que despliega el Sistema. 2. El campo de estatus permite hacer modificaciones a aquellos artículos que se encuentran en pendiente, es decir, que aún no han sido confirmados por el FCE, la información de los artículos confirmados solo es para consulta. 3. Utilizando el botón de exportar se genera un archivo en Excel con los datos del artículo o los artículos seleccionados 15

17 Seguimiento de órdenes de compra Flujo de la información Compra en firme 16

18 Consignación factura 17

19 Consignación remisión 18

20 Imagen 24 Ingresando los datos de usuario y contraseña con los privilegios de acceso para Proveedores (imagen 24), en el sistema aparece la siguiente pantalla: Imagen 25 En esta pantalla (imagen 25) se da un clic sobre el texto Seguimiento de órdenes de compra para poder ver el estatus de la órdenes de compra. 19

21 Con el botón limpiar se borra la información que se había capturado Imagen 26 El sistema muestra los datos que se deben ingresar para el seguimiento de los pagos (imagen 26). 1. Proveedor: se deberá seleccionar de la lista que muestra el sistema. 2. Librerías: se deberán indicar las librerías en las que se entregó material, o bien seleccionar todas si se entregó material y documentación en todas las librerías del FCE. 3. Tipo de compra: Se deberá seleccionar si fue Compra, Consignación o Consignación factura. 4. Fecha de alta: seleccionar en el calendario los periodos en los que se quiere buscar (día, mes y año). 5. El año de alta y el folio, si se quiere hacer una búsqueda más detallada. 6. Pendientes: se deberá seleccionar Sin orden de compra, Pendiente entrada, Pendiente devolución, Pendiente liquidación, Pendiente devolución escaneada, Pendiente validación operativo de ventas, pendiente de pago. 7. Días vencido: permite colocar un número de días contra los cuáles se quiere comparar la operación anterior, (ejemplo: se consultarán todas aquellas órdenes de compra realizadas, dentro de los 10 días anteriores a la fecha de consulta, que no tengan registrado aún el documento de Remisión o Factura). 8. Una vez capturados los datos se oprime el botón Buscar y el sistema muestra la información solicitada. 20

22 Con el botón Exportar se genera un archivo en Excel con el nombre de Reporte que contiene la información que se muestra en pantalla. Imagen 27 El sistema muestra (imagen 27) la información relacionada con los datos ingresados para búsqueda así como la documentación con la que se cuenta. 1. Dando un clic sobre el icono de Liga es sistema muestra los datos particulares de esa compra (imagen 28). Imagen El botón archivos muestra la pantalla con las opciones para los archivos de esa compra. 21

23 Imagen 29 En esta pantalla (imagen 29) se pueden agregar archivos, los campos de Num. Documento, Ejemplares e Importe son obligatorios. Una vez ingresados los datos de la compra con el botón Agregar archivos se selecciona el documento de alguna unidad o carpeta de la PC, el botón de Iniciar carga detona la subida del documento seleccionado, con el botón Cancelar carga se detiene el proceso de subida de información y con el botón Regresar el sistema nos regresa a los datos particulares de la compra (imagen 26). 22

24 Estadísticas de venta Esta pestaña permite consultar las estadísticas de ventas por proveedor con diferentes opciones que permiten hacer una consulta ágil y sencilla de la información combinando las tres opciones generales Tipo de gráfico, Periodo y Librería (imagen 27). Imagen Seleccione el tipo de gráfica que quiere generar: Ventas por mes, ventas/existencias o lo más vendido. Las existencias mostradas son las disponibles al momento de la consulta. 2. Seleccione el periodo que quiere consultar: 1, 2, 3, 6, 9 o 12 últimos meses. 3. Seleccione la librería que quiere consultar. 4. El sistema genera las gráficas de acuerdo con las opciones seleccionadas. 23

25 Informe detallado Dando un clic en el botón Informe detallado el Sistema muestra la siguiente pantalla (imagen 28). Imagen Ingrese los datos solicitados y oprima el botón Buscar el Sistema muestra los datos encontrados (imagen 29). Imagen 29 24

26 2. Utilizando el botón Exportar el Sistema genera un archivo de Excel con los detalles de las estadísticas de venta (imagen 30), este archivo se puede guardar en la ruta que se elija o bien abrirlo solo para su consulta. Imagen 30 25

27 Contactos de soporte Andrea Piñón Tel: , Tel: , Ext Magali Arámbula Morales Tel: , Tel: , Ext Germán Gallegos Tel: , Ext Claudia Castro Tel: , Tel: Ext David Rosales Tel: , Tel: , Ext Ángeles Ortega Tel: , Ext: