Plan Andaluz de Calidad de las Universidades. Informe Final de Evaluación Institucional. Servicio de Actividades Deportivas. Universidad de Huelva

Transcripción

1 Plan Andaluz de Calidad de las Universidades Convocatoria 2003 Informe Final de Evaluación Institucional Servicio de Actividades Deportivas Universidad de Huelva

2 Informe Final de Evaluación 2 Vicerrectorado de Tecnologías, Innovación y Calidad Unidad para la Calidad Informe Final de Evaluación Institucional Servicio de Actividades Deportivas Plan Andaluz de Calidad de las Universidades Convocatoria 2003

3 Servicio de Actividades Deportivas 3 Edita: Vicerrectorado de Tecnologías, Calidad e Innovación Unidad para la Calidad Universidad de Huelva Colección: Cuadernos de Evaluación Institucional (XLIII) Informe Final de Evaluación Institucional Autoría Francisco Carrasco Vélez José Manuel Chacón Crespillo Manuel J. Martín Almansa Mª del Pilar Romero Godoy José Tierra Orta Eulogio Toscano Recamales ISBN: Cubierta y foto: Unidad para la Calidad

4 Informe Final de Evaluación 4 Índice 1. Introducción Identificación del Servicio evaluado y de la convocatoria de evaluación El proceso de evaluación La fase interna: Composición y nombramiento del CAS y plan de trabajo La fase externa: Composición y nombramiento del CEE y plan de trabajo Valoración de contraste entre los procesos de evaluación interno y externo Resultados de la evaluación de los criterios Evolución y Contexto Actual del servicio Liderazgo Política y estrategia Personas Alianzas y recursos Procesos Resultados en los clientes Resultados en las personas Resultados en la sociedad Resultados clave Síntesis de la evaluación externa: fortalezas y debilidades Plan de Mejora Valoración del proceso de evaluación Anexo 1: Documentación utilizada en la evaluación Anexo 2: Perfil de suficiencia del servicio...39

5 Servicio de Actividades Deportivas 5 1. Introducción 1.1. Identificación de la Unidad evaluada y de la convocatoria de evaluación En este documento se presenta el resultado del primer proceso de autoevaluación llevado a cabo por el Servicio de Actividades Deportivas de la Universidad de Huelva (UHU), en el ámbito del Plan Andaluz de la Calidad de las Universidades, y tutelado por la Unidad de Calidad de la Universidad de Huelva, iniciándose en octubre de El proceso de evaluación 2.1. La fase interna: Composición y nombramiento del CAS, plan de trabajo El Comité de Evaluación Interna (CEI) de la Universidad de Huelva se constituyó el 27 de octubre de dicho mes, tras una jornada de formación presidida por la Sra. Vicerrectora de Calidad y Planificación Estratégica, integrándolo los siguientes miembros: Presidente: Vocales: Secretario: D. José Tierra Orta. D. José Manuel Chacón Crespillo. D. Francisco Carrasco Vélez. D. Manuel J. Martín Almansa. D. Eulogio Toscano Recamales. En el proceso de evaluación ha intervenido todo el personal del servicio a través de reuniones semanales, encuestas, reuniones y sugerencias Mediante una encuesta de satisfacción se ha contado con la opinión de todos los sectores usuarios del SAD. Contando en todo momento, con la Unidad de Calidad que nos ha informado y asesorado acerca del proceso de Autoevaluación, cuyos resultados se muestran en este informe. La metodología que hemos seguido durante el desarrollo del proceso ha consistido en lo siguiente: - Reuniones semanales. - Análisis y debate de los diferentes puntos de los criterios. - Reflexión y sugerencias de mejoras de cada uno de los puntos. - Pasar las encuestas de satisfacción a los diferentes usuarios del SAD. - Redacción final del informe de autoevaluación. El desarrollo de este proceso nos ha permitido conocer la realidad donde estábamos y al mismo tiempo hacia donde queremos ir. Somos conscientes de la necesidad de la evaluación del SAD de manera continua o por lo menos anual, para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos de mejora propuestos. Finalmente queremos destacar el enriquecimiento tanto personal como profesional para todos y cada uno de los miembros de este Comité Evaluador La fase externa: Composición y nombramiento del CEE y plan de trabajo Los componentes del Comité de Expertos Externo lo han configurado: Presidente/Coordinador: Vicente Martínez Orga Profesor Titular de Universidad, con destino en la Universidad Politécnica de Madrid. Vocal Académico: José Luis González Fernández Director del Servicio de Deportes de la Universidad del País Vasco.

6 Informe Final de Evaluación 6 Vocal Profesional: José Ángel Otero Lamas Director Técnico del Instituto Municipal de Deportes del Ayuntamiento de Vigo. La composición del Comité parece acertada y sobre todo equilibrada, lo cual se ha notado en la realización del trabajo de campo y sobre todo a la hora de poner en común las opiniones a la hora de redactar este informe final. En la elaboración del trabajo se ha pretendido contrastar las opiniones con las evidencias detectadas y debatir dentro del Comité de Expertos Externo los diferentes aspectos analizados. Programa de la visita, asistencia a las Audiencias e Incidencias 1º día: 18:00 18:45 Reunión preparatoria del CEE 18:45 19:30 Reunión equipo rectoral Unidad de Calidad 19:30 20:15 Encuentro con el CA 21:00 Cena presidencia CA y representantes Universidad 2º día: 09:00 10:30 Visita instalaciones 1 y 2 10:30 11:15 Reunión con el Equipo Directivo del Servicio de Deportes 11:15 11:45 Descanso 11:45 12:30 Reunión Jefes de Servicio y otras unidades 12:30 13:15 Reunión con el personal del Servicio 13:15 14:00 Reunión con el PDI 14:00 16:00 Almuerzo 16:00 16:30 Reunión con alumnos con 1º ciclo 16:30 17:00 Reunión con alumnos con 2º ciclo 17: Reunión con alumnos con 3º ciclo 17:30 18:15 Reunión con el PAS 18:15 19:00 Reunión con Graduados 19:00 20:00 Reunión interna CEE 3º día: 09:00 09:45 Reunión con representantes sociales 09:45 10:30 Audiencia pública 10:30 11:15 Informe preliminar oral al CA Salida CEE Durante la visita no hubo incidencias destacables, salvando la ausencia de personas a la audiencia pública, en general las personas que acudieron a las entrevistas estaban informadas del proceso y tenían claras las ideas que debían exponer, sí es de destacar el magnífico trato y excelente atención recibida por este Comité de Expertos Externos durante su visita por la Universidad de Huelva y en especial por el personal del Servicio de Deportes, facilitando toda cuanta información se solicitaba. 3. Valoración de contraste entre los procesos de evaluación interno y externo Nos es grato verificar el alto porcentaje de acuerdos manifestados entre el Comité de Autoevaluación y el CEE a lo largo del informe, por lo que no podemos señalar las discrepancia al ser inexistentes. 4. Resultados de la evaluación 4.1. Evolución y Contexto Actual del Servicio La Universidad de Huelva se crea con la Ley 4/1993 de 1 de julio), si bien, tiene su origen en los Centros Universitarios de Huelva que hasta entonces era parte integrante de la Universidad de Sevilla.

7 Servicio de Actividades Deportivas 7 Se crea una Comisión de Transferencias que elabora los Estatutos provisionales de la Universidad de Huelva, donde ya queda contemplada la figura organizativa de un Área de Deportes que posteriormente y ya en los Estatutos definitivos evolucionaría hacia un Servicio de Actividades Deportivas (SAD). El Servicio de Actividades Deportivas, puso en marcha el proceso de autoevaluación, constituyendo el comité interno donde se perfila su composición, el calendario de reuniones y los criterios a seguir para llevar a cabo la labor evaluativa. El grupo de trabajo comienza recopilando información sobre el Servicio de Actividades Deportivas de nuestra Universidad, así como de otros servicios análogos de Universidades de nuestro entorno. Se solicita además el apoyo de la Unidad para la Calidad de nuestra Universidad al objeto de que nos oriente en el inicio y desarrollo del proceso de evaluación. Una vez comenzada la autoevaluación se nos plantean una serie de inconvenientes en cuanto a la asimilación de los conceptos que nos propone la guía, provocando entre otras respuestas, puntos de vista diversos de los miembros de la comisión y, que se presentan la guía de autoevaluación como algo farragoso y de difícil interpretación, por lo que el interés inicial mostrado por los miembros del grupo de trabajo decae. Pero conforme se avanza en el tratamiento de los criterios propuestos en la guía de autoevaluación y se asimilan las ideas, se instala en el ánimo de los componentes del Comité, la sensación de lo positivo que para el SAD será llevar a cabo el proceso de autoevaluación, que aportará mejoras en la gestión deportiva y que redundarán en los usuarios y por ende en su personal. Durante el último tramo de la autoevaluación vuelven las dificultades, no tanto en el desarrollo de los conceptos a evaluar sino en cuanto al aumento del trabajo cotidiano que a esas alturas del año exige máxima dedicación de los miembros del Comité de Autoevaluación y de todos trabajadores del SAD, motivo por el que se pospone la realización del informe final para el mes de septiembre y octubre. Por último, no quisiéramos acabar esta introducción sin agradecer a todos y cada uno de los miembros del grupo de trabajo su esfuerzo y colaboración. Asimismo a los becarios y alumnos colaboradores, que llevaron a cabo la recogida de muestras en los cuestionarios aplicados a los usuarios, en una etapa crucial para estos alumnos, como es la finalización del curso académico. ACONTECIMIENTOS Y CAMBIOS IMPORTANTES Entre los acontecimientos más destacables a reseñar es la evolución desde Área de Deportes hacia un Servicio de la Universidad de Huelva (Servicio de Actividades Deportivas): según se contempla en el Artículo 194 de los Estatutos de esta Universidad), donde se apuntan sus fines fundamentales: Atender la promoción, organización y ejecución de las actividades físico deportivas de la comunidad universitaria En el afán de mejora y afianzamiento de la práctica deportiva en toda la Comunidad Universitaria, unido a la problemática de la dispersión de los campus universitarios, las vías en las que se ha evolucionado hacen referencias a los siguientes aspectos: instalaciones, sede y organización del servicio, así como la dotación de personal. Referente a la primera, se ha producido la construcción y puesta en funcionamiento en el campus de El Carmen del Pabellón de Deportes Príncipe de Asturias y pistas complementarias exteriores. Mientras que en el de La Rábida, se realizó la remodelación de pistas exteriores y mejora de los vestuarios. Su inauguración fue llevada a cabo durante el curso académico En segundo lugar, según la línea de nuestra Universidad destacar la nueva ubicación del Servicio de Actividades Deportivas (SAD), más próxima a la Comunidad Universitaria que ha pasado por diferentes sedes hasta llegar a la actual en el propio Pabellón.. Y finalmente, el aumento de la plantilla técnica y administrativa con la incorporación de un técnico especialista en deporte, si bien una de las dos plazas creadas no ha sido cubierta, y lográndose la estabilidad de un puesto base administrativo. En este aspecto son dignos de mención:

8 Informe Final de Evaluación 8 - La contratación de una empresa de servicios que nos provee de los monitores y profesores necesarios que lleven a cabo las diferentes actividades programadas y al mismo tiempo no dimensionar la plantilla del SAD. - La apuesta por la implantación de una aplicación informática de gestión del Servicio que facilite tanto el acceso como el control de los usuarios. - La incorporación de becarios en el programa de Becas de Prácticas de Empresas (PRAEM), que agilizan y multiplica la labor realizada por los técnicos y personal de la empresa de servicio. Para finalizar este último punto, se ha realizado una política de afianzamiento de la estructura de responsabilidades y funciones de todo el personal. POLÍTICA Y SITUACIÓN ACTUAL Como bien reflejan los estatutos de la Universidad de Huelva, la política deportiva del S.A.D. se plasma en las siguientes líneas de actuación: a.- Usuarios: - Ofrecer un servicio deportivo público de calidad a la Comunidad Universitaria y proyectarlo hacia el entorno más próximo de la Universidad y la provincia de Huelva. - Mejoras de los recursos humanos a través de la formación continuada. - Aumentar la oferta deportiva, según las preferencias de los usuarios. - Atención personalizada a través de los técnicos y administrativos. - Proyección del SAD hacia la Comunidad Universitaria y la sociedad onubense. - Elaboración de un programa de actividades físico-deportivas propio y su difusión personalizada en los sobres de matrículas. - Evaluar todas y cada una de las actividades, haciendo hincapié en sus logros y quedando reflejado en la programación anual si está es positiva. b.- Colaboradores: - Afianzar alianzas las relaciones existentes con los entes públicos y privados. - Buscar nuevos colaboradores. c.- Recursos: - Optimización de los recursos propios y búsqueda de otros en alianzas con diferentes entidades. - Mejoras y ampliación de nuevas infraestructuras de instalaciones deportivas demandas por la Comunidad Universitaria. - Definir claramente el organigrama y establecer un plan estratégico del SAD (Anexos 10 y 19). - Utilización de las nuevas tecnologías (página web, ) y destacando la puesta en marcha de un programa específico denominado Servicio Integral de Gestión Deportiva (SIGED). PUNTOS FUERTES Servicio cuyo fin es la promoción y organización de actividades deportivas dirigidas a toda la comunidad universitaria y a la sociedad en general. Convenios con entidades públicas y privadas. PUNTOS DÉBILES Carencia de instalaciones deportivas. Mínima disponibilidad de horario para la utilización de las instalaciones deportivas. Dispersión del S.A.D. en dos campus universitarios. Falta de consolidación de un organigrama funcional del S.A.D. SUGERENCIAS DE MEJORA Aumentar la franja de utilización de las instalaciones deportivas. Ampliar la participación de las sociedad onubense en general. Construcción de nuevas instalaciones deportivas.

9 Servicio de Actividades Deportivas 9 Aprovechamiento de las instalaciones actuales. Creación de un área de formación continua para el personal propio adscrito a este Servicio. Definir el organigrama del S.A.D Liderazgo DEFINICIÓN DE LA ESTRATÉGIA DEL SERVICIO Desde hace unos años, nos consta que el Equipo Directivo de nuestra Universidad pretendía iniciar cambios en la política de actuación en el Servicio, favorecido por el propio vicerrectorado como queda expresado en la evolución del Servicio expuesto anteriormente. La estrategia que se pretende poner en marcha se refiere a: - Las líneas maestras de actuación del Equipo Rectoral. - Mayor facilidad y colaboración de todos los estamentos del Vicerrectorado del que dependemos. - Implicación absoluta de todos y cada uno de los estamentos del Servicio, con la consiguiente responsabilidad que conlleva. - Una buena organización del trabajo en equipo. - Apertura a la comunidad universitaria y a la sociedad en general. - Ofertar un servicio de calidad a los usuarios. - De esta manera se pretende conseguir una mejora real, que se plasme en la agilización de la gestión integral del mismo, buscando en la evaluación y la crítica; la consolidación del planteamiento del SAD y no sólo de las actividades que oferta. IMPLICACIÓN DE LOS LÍDERES El nuevo curso da paso a las reuniones con los diferentes estamentos, que impulsadas por los cargos directivos, aglutina a todos en una misma dirección. Una vez conseguida la unificación, las ideas se plasman en los siguientes objetivos: - Concienciar al personal sobre la función del servicio que prestan a la Comunidad Universitaria y por extensión a la comunidad onubense en general. - Aportar sugerencias de mejoras que partan desde todos los segmentos profesionales que se encuadran en el SAD. - Buscar un modelo de gestión que favorezca el incremento en la calidad del servicio a prestar y la máxima satisfacción de los usuarios (clientes) de la propia corporación y de los externos. - Fomentar las efectivas reuniones de Equipo, con el fin entre otros, de poner en común los diferentes criterios y puntos de vista en relación con los procesos. - Unificar en una sola tarjeta (TUO), en igualdad de condiciones con el resto de los servicios universitarios. - Aumentar la financiación externa mediante convenios. - Difundir la imagen de la Universidad de Huelva, a través de las diferentes competiciones. - Construir nuevas instalaciones en el campus de El Carmen. Todo este planteamiento se realiza con una gran implicación, desde la dirección, encargado de equipo, técnicos deportivos y técnicos auxiliares de instalaciones deportivas, procurando aglutinar a todos estos elementos en reuniones periódicas que estimulasen la asunción de responsabilidades por sus componentes y que aporten las ideas que creyesen más adecuadas al desempeño de su función y al logro de la mejora del Servicio, procurando tener una visión a más largo plazo de las necesidades futuras. En nuestro Plan Anual nos marcamos las siguientes consideraciones para el curso , en busca de la mejora de la calidad: - Implantar el Sistema Integral de Gestión Deportiva (SIGED). - Control de calidad en las competiciones internas. - Proyectar la imagen y publicidad del SAD a través de las nuevas tecnologías. - Realizar reuniones periódicas, con aportaciones de las ideas de cada sección. - Organizar actividades con otras instituciones. - Mejorar el programa deportivo propio.

10 Informe Final de Evaluación 10 - Hacer llegar a todos y cada uno de los alumnos y alumnas el programa de actividades. - Incorporación de una máquina de punto de venta, que agilice los trámites tanto para inscribirse como para abonar las actividades. - Apoyar las decisiones que se tomasen por parte de los trabajadores que redunden en el Servicio y manifestarlo clara y expresamente. ACTIVIDADES DE MEJORA DE LA CALIDAD La continua toma de decisiones, se confirma como una de las características diferenciadoras de este Servicio. Desde la recogida de una determinada propuesta y su valoración según prioridades y urgencias que requiera, se trata de definir muy claramente que la mejora de la calidad se refleje con un pronto y buen servicio, procurando que la respuesta sea lo más rápida posible. Se observa por parte del cliente una actitud más receptiva, en la implicación y participación en las actividades programadas por el SAD, donde las sugerencias o puntualizaciones realizadas son expuestas por las diferentes secciones mediante propuestas o proyectos, que posteriormente son analizadas y valoradas, para que finalmente una vez realizada su reflexión, se refleje finalmente en la práctica, aplicándola rápidamente o bien incluirla en el próximo cuatrimestre o proyecto anual. RECOGIDA DE PROPUESTAS, VALORACIÓN Y DEFINICIÓN DE MEJORAS Los criterios utilizados para valorar y priorizar las respuestas se refieren especialmente, al número de participantes, proyección a la Comunidad Universitaria y su repercusión social, muy especialmente la que hace referencia a mujer y discapacitado. Las propuestas de mejoras son estudiadas por los responsables del Servicio, analizándolas de manera amplia y profunda, a fin de su efectiva realización; traduciéndose en una inclusión o exclusión del programa anual venidero. Estas se analizan en las reuniones de Equipo, antes, durante y después de cada actividad. La evaluación comienza por el responsable de la actividad que comunica los resultados o propuestas, dando conocimiento al Equipo de trabajo que será el que en definitiva las analice y adopte las medidas necesarias. RECONOCIMIENTO DE LOS ESFUERZOS DEL PERSONAL PARA LA MEJORA Estamos convencidos que el reconocimiento de los esfuerzos realizados por el personal representa uno de los caminos fundamentales para integrar, incentivar y dinamizar la actitud positiva del personal en sus funciones y tareas diarias en el SAD. Este, no obstante, reconoce el esfuerzo de su personal a través de agradecimientos mediante la relación personal y por escrito. Todos somos conscientes que la mejor motivación para una persona es la expectativa de mejora en el puesto de trabajo. La revisión y reconocimiento de los esfuerzos del personal es realizada por la dirección, previo informe del Equipo de trabajo. Debemos destacar muy especialmente la libertad y autonomía en el trabajo de todos y cada uno de los miembros del SAD y de la toma de decisiones. COMUNICACIÓN CON DIVERSOS GRUPOS DE INTERÉS El SAD mantiene diferentes vías para informar a los usuarios, siendo la característica principal de la comunicación su fluidez. Mientras que la comunicación con todos los profesionales del Servicio se lleva a cabo de manera personal. SISTEMAS DE COMUNICACIÓN Los sistemas de comunicación se reflejan en los siguientes cauces que ya están establecidos: -Trato personal y presencial. -Programa deportivo anual. -Diferentes carteles, donde difundimos las actividades, cursos, competiciones, becas. -Información a través de los medios de comunicación.

11 Servicio de Actividades Deportivas 11 -Escritos oficiales (cartas, memorando) según las peticiones realizadas. -Utilización de las nuevas tecnologías (página web, ). -Hojas de sugerencias, quejas y reclamaciones. -Elaboración de la memoria anual de actividades. Además se tienen relaciones con otros grupos de interés, compuesto especialmente por instituciones públicas (Consejo Superior de Deportes, Junta de Andalucía y sus Delegaciones provinciales, Ayuntamientos y Diputación Provincial), y entidades privadas colaboradoras, empresas de servicios, clubes, asociaciones y federaciones. Estamos convencidos que la comunicación debe ser en ambos sentidos, intentando buscar siempre la máxima colaboración e implicación de todos los elementos y sobre todo intentando aplicar las posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías. PUNTOS FUERTES Búsqueda continua en la mejora de la calidad del SAD. Efectivas reuniones de equipo con el objeto, entre otros, de poner en común los criterios y puntos de vista en relación con los procesos. Comunicación fluida con los grupos de interés y otras entidades públicas y privadas. PUNTOS DÉBILES No existe una concienciación plena sobre la función del SAD en la comunidad universitaria. No se lleva a cabo adecuadamente el proceso de recogida de información, valoración y definición de mejoras. SUGERENCIAS DE MEJORA Continuar con la tarea de concienciar por segmentos profesionales sobre la función del servicio que se presta. Establecer un método que permita valorar de forma integral el proceso de mejoras Política y Estrategia RECOGIDA DE INFORMACIÓN RELEVANTE La principal fuente de información que tenemos es la estadística diaria que reflejan la afluencia de usuarios y la utilización de las instalaciones para actividades que se pueden identificar. Esto se complementan con diversos procedimientos establecidos a priori para obtener los datos más reales y científicos, basados en las siguientes herramientas: - Evaluación de actividades: Implementación de un modelo normalizado, por parte del responsable de la organización y desarrollo de la actividad. - Hoja de evaluación: Realizada por el Equipo de trabajo), que realiza el seguimiento de cada actividad. - Hoja de sugerencias quejas reclamaciones: Modelo normalizado, en el que cualquier usuario puede expresar su inquietud y punto de vista, tanto por las actividades, trato e instalaciones. - Observación directa: Tanto por el responsable de la actividad, como cualquiera de los componentes del Equipo Directivo, evaluarán in situ para posterior información del desarrollo y estado de las actividades e instalaciones. - Página web y correo electrónico: Cualquier usuario tiene abierta una puerta para que a través de las nuevas tecnologías pueda conectar con el Servicio y exponer sus inquietudes sin tener para esto que personarse en las dependencias del SAD.

12 Informe Final de Evaluación 12 - Reuniones con otros Servicios: La asistencia a reuniones periódicas con diferentes servicios deportivos (universidades andaluzas, servicios municipales y autonómicos) y otros de diferentes características en la propia universidad, con objeto de recoger información relevante, contrastar ideas, unificar criterios y realizar posibles mejoras. La aplicación de estos procedimientos en nuestro servicio se realiza de forma cotidiana, con la frecuencia que marca el desarrollo de cada actividad. Analizándose los criterios que se suponen poseedores de los perfiles de calidad (horario adecuado, pronta respuesta, instalación acorde a la actividad, franja horaria, trato personal, etc.), y optimizando los resultados para que se utilicen en la planificación de las futuras ediciones. Cada sección obtiene los datos reales de sus actividades. A manera de exposición resaltamos algunos de los datos obtenidos en cada una de ellas: a) Sección económico administrativa: Número de tarjetas deportivas, los ingresos y gastos, análisis de los presupuestos, etc. b) Sección técnico deportiva: Obtiene datos sobre las diferentes competiciones (tanto internas como externas) y actividades, desglose de los participantes según las Facultades y Escuelas a los que pertenecen, índice de participación masculina y femenina, personas externas a la Comunidad, modalidades deportivas, etc. c) Sección recursos e instalaciones: Facilita información acerca de las horas utilizadas en todas las instalaciones deportivas, espacios utilizados, concepto para el que se utiliza (docencia, cursos, trofeos, escuelas, etc), número de usuarios que las utilizan de manera diaria, semanal, mensual y anual. Toda esta información se recoge de manera relevante en la Memoria Anual Deportiva de cada curso académico. El SAD recibe también otros tipos de informaciones que aglutinamos en dos grupos: - Instituciones Oficiales: Consejo Superior de Deportes, Consejería de Turismo, Comercio y Deporte, Diputación Provincial, Ayuntamientos, Delegaciones Provinciales y Universidades Andaluzas. - Entidades Privadas: Federaciones y clubes deportivos, gimnasios y asociaciones. PLANIFICACIÓN DE OBJETIVOS DE MEJORA El objetivo de nuestro servicio viene marcado por el Plan del Vicerrectorado y la Universidad, durante un periodo de al menos cada cuatro años. En otro nivel de actuación el SAD se marca sus propios objetivos de mejora en el Plan Estratégico Anual. El Plan vigente actualmente se ha elaborado con la aportación de cada una de las secciones, donde su responsable ha tenido libertad para introducir y realizar todos los objetivos y acciones de mejora, y en el que han participado no sólo los responsables directos, sino todo el SAD. Este Plan se revisa todos los años por el Equipo de Trabajo, donde analiza si los objetivos se han conseguido y las posibles modificaciones, así como el establecimiento de nuevos objetivos para el siguiente curso académico. El método de trabajo se lleva a cabo mediante reuniones, atendiendo las propuestas presentadas por los usuarios y el propio personal y respondiendo a las hojas de quejas y reclamaciones (algunas de manera directa e inmediata), asimismo con la evaluación y análisis de todas las actividades. A medio plazo las actuaciones de corrección si son necesarias sobre la trayectoria de la actividad en cuestión, y a largo plazo la observación de la estrategia y planificación anual del SAD. (Anexo 10). El criterio de calidad que se sigue para cada proceso y puesto de trabajo está en relación con los objetivos planificados, debiendo ir en consonancia con la eficacia, eficiencia, celeridad y prestancia, así como la capacidad resolutiva ante las posibles contingencias que se presenten por parte de cada puesto de trabajo. ASEGURAMIENTO O GARANTIA DEL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD Anteriormente hemos descrito que los objetivos generales vienen marcados por el Equipo de Gobierno de la Universidad, mientras que los estratégicos del SAD, los realiza el propio Director junto con los responsables

13 Servicio de Actividades Deportivas 13 de cada sección (Equipo de Trabajo) del SAD, que a su vez lo trasmiten al resto del personal, consiguiendo con ello que todos nos esforcemos por caminar en la misma dirección. Los procesos de evaluación se realizan de manera sistemática y continua. Mediante la emisión de comunicados orales y escritos que versan sobre las actuaciones a realizar que son frutos de conclusiones depuradas en reuniones de trabajo, planificación y de estrategias. De esta forma a través de los resultados evaluativos se corrige, si es necesario, la planificación y la estrategia del SAD a lo largo del año. La manera de que todo el personal reciba información del proceso es a través del Comité interno y de Autoevaluación, donde se encuentran representadas todas las categorías profesionales del SAD. Con esto se asegura que la difusión de los criterios de calidad a observar para un mejor servicio al usuario se difundan mediante una fuente de primera mano, que harán suyas en función de la naturaleza de la acción a observar. Al incorporar y observar efectivamente criterios de calidad, el resultado del balance que la persona ha de realizar durante el proceso o término de la actividad, ha de presentar un signo positivo. Promovemos la participación del personal en la consecución de los objetivos de mejora mediante reuniones, charlas y difusión de información que llega. En el núcleo, desde donde se expanden los objetivos de mejora, existe una firme intención de motivar al personal sobre la importancia de la consecución de estos objetivos. No obstante el grado de motivación o disposición interna a participar sigue siendo subjetivo. Para facilitar la consecución de los mismos, nos hemos propuesto realizar una formación continua en cada puesto de trabajo con una serie de cursos que garanticen el mejor funcionamiento y desarrollo personal y profesional de los miembros del SAD. RECURSOS DISPONIBLES Como miembro de la Universidad de Huelva representamos un brazo más del Vicerrectorado de Estudiantes y Extensión Universitaria, que nos marca las directrices y pautas a seguir. Debemos recordar que nuestros recursos humanos y materiales están divididos en dos campus, para poder hacer frente a la oferta de toda la comunidad universitaria, si bien se cuentan con diversos recursos que pasamos a detallar: - Humanos: Personal propio del SAD en los diferentes campus, empresa de servicio de contratación de monitores, becarios PRAEM, colaboradores deportivos, técnicos y entrenadores, alumnos colaboradores y prácticas de TAFAD. - Materiales: Instalaciones deportivas en los dos campus, y equipamientos materiales e informáticos. Una vez expuesto los diferentes recursos que son comunes a cualquier servicio deportivo de las Universidades Andaluzas, los procedimientos que utilizamos para garantizar que todo el personal dispone de medios para lograr la mejora son, la transmisión por parte del responsable al resto del personal, de los objetivos, que se pretenden alcanzar. Garantizándose en todo momento los recursos necesarios para el desarrollo de la mejora u objetivo. Las categorías profesionales marcan el nivel de competencia para gestionar estos recursos. La frecuencia con la que se revisan el estado y existencia de los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones es oportuna según el funcionamiento específico de la sección. Realizándose por los responsables de cada una de las secciones mediante la observación constante del procedimiento establecido, y posterior evaluación en cuanto a su eficacia por parte del Equipo de Trabajo. COORDINACIÓN ENTRE EL SERVICIO Y LA ESTRATÉGIA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD La coordinación recae sobre el director, que dependiendo del Vicerrectorado es el nexo de unión entre el Equipo de Gobierno y el Servicio, de manera que es el portavoz de todos las acciones que realiza el SAD. Los procedimientos que aseguran la coordinación del SAD con los demás servicios de la Universidad, vienen marcados por el órgano rector de la Universidad como hemos dicho anteriormente. Siendo el director el que canaliza los informes, análisis y evaluaciones realizadas para que los objetivos generales que nos marcan, sean los más reales posible.

14 Informe Final de Evaluación 14 PUNTOS FUERTES Constitución de un Comité Interno de autoevaluación. Implicación de los responsables de secciones en la consecución de los objetivos de mejora del SAD. Actitud receptiva y positiva del personal en la puesta en práctica de los objetivos. PUNTOS DÉBILES Carencia de un mínimo de instalaciones deportivas (nueva pista cubierta, campo de fútbol, piscina). Dependencia de los recursos infraestructurales de otras instituciones para el desarrollo de ciertas actividades del SAD. Desconocimiento de los procedimientos y acciones que realiza la Universidad y que afectan al SAD. SUGERENCIAS DE MEJORA Potenciar las instalaciones deportivas existentes mediante la aplicación de mejoras en estas, y nuevas construcciones de otras deseables arriba indicadas. Profundizar en los procedimientos para la relación con otros servicios y gestores universitarios Participación del responsable del servicio en lo referente a la toma de decisiones relevantes que afectan al SAD Personas Este criterio está basado en la política que marca el Equipo de Gobierno y la Gerencia de personal de la Universidad de Huelva, con sus procesos de selección y formación de personal de acuerdo con las necesidades del SAD. El personal que integra actualmente el Servicio está compuesto por funcionarios (Director del Servicio docente, jefe de negociado y administrativa) y laborales (encargado de equipo, técnicos especialistas y auxiliares de instalaciones deportivas); así mismo, se refuerza con becarios de apoyos (deportivos y PRAEM). PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PERSONAL La dirección del Servicio cree necesaria la mejora constante de las prestaciones del mismo; a este criterio se suman otros marcados por el Equipo de Gobierno. Los procedimientos para cubrir una plaza vacante son los que articula el IV Convenio Colectivo de las Universidades Públicas Andaluzas. Los criterios en los que se inspiran los objetivos generales de la Universidad en cuanto a los procesos selectivos, vienen marcados por la propia gestión rectoral y de su equipo, observándose los principios de publicidad, igualdad, mérito y capacidad. El criterio fundamental de necesidad real, se observa con lo que hemos nombrado anteriormente. Un punto negativo por parte del Servicio es la necesidad puntual o continuada de la plaza a crear o dotar. El procedimiento seguido para el diseño y ejecución de un proceso de selección comienza mediante el acuerdo entre la Gerencia y los representantes de los trabajadores, procediéndose a cubrir la plaza vacante observando los procedimientos y formas de selección marcados en la Ley 30/84 de 2 de agosto de Medidas para la Reforma de la Función Pública, el Reglamento de Provisión de Puestos de Trabajos del Personal Funcionario de la Universidad de Huelva y en los no previsto en éste, aplicando el Reglamento General de Ingreso de Personal al servicio de la Administración General del Estado y de Provisión de Puestos de Trabajo y Promoción Profesional de los funcionarios civiles de la Administración General del Estado, aprobado por Real Decreto 364/95 de 10 de marzo, y normativas aplicables. Para la selección de personal laboral de la Universidad, se estará a lo pactado en el IV Convenio Colectivo del Personal Laboral de las Universidades Públicas de Andalucía. Por otra parte, mediante procedimiento negociado existe la posibilidad de contratación de Empresas de Servicios, que seleccionan y proveen al SAD de personal cualificado ajeno a la Universidad, para prestar funciones específicas sobre actividades deportivas. Y

15 Servicio de Actividades Deportivas 15 por último, tenemos además, a través de las correspondientes convocatorias de becas en prácticas y ayudas deportivas, la posibilidad de que cualquier alumno o alumna pueda mejorar y ampliar su formación mediante la colaboración en el SAD. A la hora de buscar la formación del personal, se pretende lograr una Administración eficiente y rápida para dar a los ciudadanos un servicio de calidad, y propiciar un cambio organizativo que responda al reto modernizador de la propia gestión del S.A.D. y a las nuevas demandas sociales, según necesidad e interés del personal. Desde el Servicio se intenta crear un área de formación, colocando las primeras piedras para su creación, que aglutine las iniciativas y necesidades del SAD y recogiendo las inquietudes del personal. Entendemos que existe por una parte una necesidad de formación propia de la Universidad, que ofrece el Servicio y la Universidad a su personal, buscando la calidad en los puestos de trabajos y las necesidades a cubrir. Y por otra una formación complementaria, fuera de nuestros cauces, que el propio personal en función de sus inquietudes e intereses se busca fuera de nuestra Universidad. El procedimiento seguido para la puesta en marcha del Plan de Formación, viene dado por el propio plan interno anual de la Universidad de Huelva, al que se le ha acoplado los cursos referentes a nuestras necesidades. Surge también la demanda de manera puntual por iniciativa propia del personal. Tenemos un Plan de Formación interno de la Universidad de Huelva que se renueva anualmente, y el SAD está en proceso de creación del suyo específico. En el primero no ha habido ningún curso acorde a las necesidades del Servicio en general, pues tan solo han asistido el jefe de negociado, administrativa y encargado de equipo, sino más bien referente a las necesidades generales de la Universidad. Respecto al segundo está en fase de puesta en funcionamiento sobre la Formación de calidad en el propio Servicio. Hasta el día de hoy, el criterio utilizado para llevar a cabo un proceso de desarrollo del personal ha sido conjugar los intereses y expectativas de promoción del personal y las necesidades de la Universidad, siendo el límite de ambas aspiraciones la disponibilidad presupuestaria existente. Los criterios que inspiran los objetivos generales de la institución vienen expresados en el Plan Estratégico de la Universidad, donde se reflejan los mismos y las expectativas a cubrir, mientras que los del SAD convergen con los anteriores a través de los marcados por el Vicerrectorado de Estudiantes y Extensión Universitaria. Entendemos que el procedimiento del Plan propio de nuestro Servicio sigue las siguientes pautas: - Recogida de inquietudes del personal. - Análisis e informe por parte del Área de Formación - Aprobación por parte del Equipo de Trabajo. - Solicitud de inclusión en el Plan anual de Formación de la UHU. Entendemos que la formación del personal ha de ser continua, y que dicho Plan se renovará cada año en función de las propias necesidades. No se conoce proceso alguno de evaluación del rendimiento del personal en la Universidad de Huelva, sin embargo, si se producen muestras de agradecimiento en el SAD hacia el personal desde el Equipo de Trabajo y desde este Comité de Autoevaluación, por las labores realizadas durante la organización y desarrollo de las actividades propias del SAD. Ante la falta de un proceso de evaluación del personal que contenga una sistematización de criterios concretos, la realización de esta evaluación ha servido para conocer los criterios de satisfacción del personal. El Comité de Autoevaluación la realizó a todo el personal adscrito a este Servicio. Pretendemos realizar dicha encuesta todos los años para tener un mejor conocimiento del grado de satisfacción de nuestro personal, cosa que no se había hecho anteriormente. IMPLICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES La asignación de responsabilidades es designada por la dirección según las funciones profesionales de cada personal dentro de su categoría. Utilizando la elaboración de un documento de programación específico de

16 Informe Final de Evaluación 16 tareas como procedimiento. Delegando en ellas la competencia para poder modificar cuestiones no importantes del propio proceso, si se detectan errores o defectos, que posteriormente deben informar en las reuniones de equipo o pasar al encargado de sección para que éste lo realice. Las personas que no están incluidas en la cadena de mando disponen de un gran nivel de autonomía para la realización y la toma de decisiones que correspondan a su nivel. Las reuniones periódicas con el responsable de recursos e instalaciones en el caso de los TAID y de la dirección en los responsables de sección favorece la toma de decisiones. COMUNICACIÓN ENTRE EL EQUIPO DIRECTIVO Y EL PERSONAL Mediante las reuniones periódicas se establece un clima propicio para el intercambio de información que facilita las relaciones personales y profesionales. En ocasiones el entorno de comunicación se ve entorpecido por agentes circunstanciales, con lo que su eficacia se ve mermada. Se apuesta fuertemente por facilitar la comunicación interna entre el personal y la dirección para cuantas cuestiones surjan en la organización y desarrollo de las actividades. Poco a poco los problemas de dispersión que teníamos se han reducido notablemente por la utilización de los medios tecnológicos y la reubicación de la Universidad en un gran Campus. PUNTOS FUERTES La regulación y normalización de selección del personal está encaminada a la igualdad de oportunidades. La mayoría del personal asume responsabilidades que, en algunos casos, exceden a las funciones que tienen asignadas en sus respectivos grupos o categorías. PUNTOS DÉBILES La formación interna de carácter general selecciona de forma muy restringida a los participantes de los cursos, no primando generalmente, al personal del SAD. La formación interna no contempla las características específicas de las necesidades formativas del personal del servicio (TAID), ni en principio la necesidad de cursos a nivel de usuarios de informática por las funciones tan dispares con el resto del personal de la Universidad. Escasas posibilidades reales de promoción. Inexistencia de procedimientos y criterios de evaluación del personal en la Universidad de Huelva, así como un mapa claro sobre la distribución de tareas y responsabilidades. La dispersión de los campos universitarios dificultan la comunicación entre la dirección y el personal. SUGERENCIAS DE MEJORA Hacer posible el acceso del personal de las instalaciones deportivas (TAID) a cursos no específicos de deportes Propiciar desde el propio Servicio cursos de formación interna Alianzas y recursos Desde la creación del Servicio la asignación presupuestaria destinada por la Universidad ha sido la misma, obligando al SAD a realizar una política de alianzas y optimización de los recursos existentes. INFORMACIÓN DISPONIBLE PARA LA TOMA DE DECISIONES La Memoria anual es el referente central donde se reflejan las actividades, indicadores, objetivos, usuarios, prensa, colaboraciones y todas y cada una de las características propias de este documento. Destacar la encuesta de satisfacción de los usuarios y las actividades desarrolladas por el Servicio.

17 Servicio de Actividades Deportivas 17 La consulta de diferentes documentos, iniciándose con los Boletines Oficiales y comunicaciones expresas al objeto de concurrencias a convocatorias de subvenciones; seguido por las Normativas de contratación de la Universidad de Huelva, acuerdos con otras Universidades especialmente las que componen el Grupo Andaluz y Convenios marcos de colaboración en materia deportiva. La frecuencia de obtención de la información, se va desarrollando según las fechas y plazos de las mismas, bien sean anual, cuatrimestral, puntual y diaria. ALIANZAS ESTRATÉGIAS El SAD dispone de diferentes vías de financiación de las actividades y recursos, estableciendo diferentes convenios de financiación con Entidades Privadas. En lo referente a las Entidades Públicas recurrimos a las subvenciones públicas mediante las pertinentes convocatorias que tras Resoluciones positivas aportan medios económicos o materiales para la consecución de programa propios y equipamientos deportivos. Las relaciones entre las Universidades Andaluzas, por medio de su organización deportiva propia, establece y fructifican en el desarrollo de programas específicos referentes a los Campeonatos de Andalucía Universitarios (CAU) y posteriormente la organización a nivel nacional de este, los Campeonatos de España universitarios (CEU). Otras alianzas se plasman mediante Convenios específicos, especialmente con entidades, federaciones, asociaciones, gimnasios, clubes y otros. Las relaciones con los proveedores del Servicio están establecidas de diferentes formas, según las necesidades y características de los mismos. - Empresa de Servicios para la contratación de Monitores Deportivos. - El material fungible. - Equipamiento deportivos. - Empresa de mantenimiento de instalaciones. - Las federaciones deportivas y los árbitros. - Empresas de publicidad. ASIGNACIÓN, CONTROL Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS Los criterios utilizados para la asignación de los recursos han sido los de prioridad y suficiencia en cuanto a la dotación de recursos materiales adecuados a los miembros del Servicio, así como los recursos humanos suficientes para las unidades, en pro de un correcto y exitoso desarrollo de la labor personal y por extensión de las actividades. El Servicio sigue el procedimiento de estudio mediante encuesta sobre ejecuciones anteriores y evaluación de resultados de las actividades más recientes, que permitan un ajuste para las programaciones. Asimismo se procede a una observación directa durante el efectivo desarrollo de las actividades y labores. El concepto de coste de no calidad cuantifica el análisis de las actividades que presentan un bajo rendimiento social, pero un elevado coste económico (Vg. Aeróbic turno de mañana y bailes latinos tarde). En cuanto al método de optimización de los recursos materiales, se efectúan numerosas solicitudes de presupuestos para conseguir la mejor calidad Precio, un mantenimiento suficiente y reposición continua de los bienes, en su caso. Asimismo el análisis de las actividades han de presentar un rendimiento positivo en relación socio deportivo y económico. Referente a la revisión sistemática de estos procedimientos, la realiza cada uno de los responsables de las secciones junto con el director del Servicio, mediante reuniones de equipo, análisis de las actividades, comunicaciones directas y lecturas de memorias. NUEVAS TECNOLOGÍAS La identificación de las oportunidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías nos viene a través de los avances de recursos que nos aporta el Vicerrectorado y la información de los demás servicios de la propia universidad y de las andaluzas. Actualmente el SAD se encuentra en un estadio de implantación de un programa informático

18 Informe Final de Evaluación 18 que tienen en marcha todas las demás universidades andaluzas y que por diversos motivos ha sido imposible realizarlo en la nuestra. Actualmente estamos en el proceso de implantación del Sistema Integral de Gestión Deportiva (SIGED), que gestionará la base de datos de usuarios, así como las actividades, competiciones, instalaciones equipamientos y expedición de la tarjeta deportiva para otros usuarios ajenos a la Universidad. La puesta en funcionamiento de una máquina expendedora de tickes que facilita a los usuarios el pago de los precios contemplados en el programa anual de actividades para aquellas que lo precisen, y por otros conceptos que así mismo ofrece el Servicio. Dicha máquina es reprogramada para su adecuación a las cambiantes y puntuales necesidades que son detectadas por el personal del SAD. La informatización en el control de acceso a la instalación y el uso de los distintos programas es otra de las novedades que está trabajando el Servicio para implantar en el curso académico Para el conocimiento y manejo de las nuevas tecnologías que se quieren implantar, se ha programado la realización de un curso de formación sobre los dos procedimientos antes reseñados. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Los mecanismos que ha dispuesto el Servicio para gestionar la información relacionada con el desarrollo de la política y estrategia, guardan estrecha relación con la implantación y efectivo uso de las nuevas tecnologías de la comunicación: - Actualización y consulta de la web. - Confección de cartelería para contribuir a la mejora de los canales de difusión de las actividades. - Intercambio de información mediante con usuarios, otras unidades, universidades. El Servicio ha utilizado diferentes vías para recoger, generar y hacer uso de nuevos conocimientos con vista a la mejora. Se entienden como la adquisición de nuevos conocimientos profesionales para mejorar en la capacidad de respuesta y la eficacia del Servicio: - Reuniones de Grupo de las Universidades de Andalucía. - Intercambios con diferentes Servicios de la propia Universidad. - Puesta en funcionamiento del Programa Integral de Gestión Deportiva. - Utilización de las nuevas tecnologías como canales de información. PUNTOS FUERTES Las alianzas con Instituciones públicas y empresas privadas permiten al Servicio una afluencia de recursos económicos y materiales que complementan los disponibles. La coordinación del grupo de trabajo que conforman las universidades andaluzas, favorecen una intensa colaboración, que supone una importante fuente de obtención de recursos económicos, con la Consejería de Turismo, Comercio y Deportes de la Junta de Andalucía. La efectiva participación de nuestro equipos en los Campeonatos de España Universitarios, que cuentan para su financiación además de la partida asignada en el presupuesto de gastos anual de este Servicio, con la importante aportación de recursos económicos provenientes del Consejo Superior de Deportes PUNTOS DÉBILES La no correcta aplicación paulatina del SIGED, según el calendario que se estableció en el momento de su adquisición. Estancamiento en cuanto a la captación e incorporación de nuevas entidades colaboradoras con el Servicio. SUGERENCIAS DE MEJORA Propuesta de un nuevo calendario a la empresa proveedora para la implantación total con el SIGED, que contempla un Plan de formación para el personal. Captación de copatrocinadores del deporte universitario. Propiciar nuevos convenios de colaboración en materia deportiva.