Gobierno Municipal Autónomo de Fajardo Oficina Secretaría Municipal Área de Subastas

Transcripción

1 Página Núm. 1 Gobierno Municipal Autónomo de Fajardo Oficina Secretaría Municipal Área de Subastas Subasta Núm Instalación máquinas de expendio de café, chocolate, refrescos y snack en diferentes dependencias municipales ( Vending Machine ) I. Invitación Fecha: 30 de marzo de 2016 Se recibirán propuestas no más tarde del 13 de abril de 2016 hasta las 2:00 p.m., en sobres sellados para el Instalación máquinas de expendio de café, chocolate, refrescos y snack en diferentes dependencias municipales ( Vending Machine ) mediante el otorgamiento de contratos, según las especificaciones establecidas en la Sección III de este documento. Las Condiciones e Instrucciones Especiales de la subasta están contenidas en la Sección II. El cumplimiento con todas y cada una de las Condiciones e Instrucciones Especiales es requisito para la consideración de la propuesta del licitador. Se incluye copia de la Invitación de Subastas, publicada en el Periódico El Vocero. La misma forma parte de los pliegos de subasta. Los licitadores entregarán sus propuestas en sobres sellados en el Salón de los Alcaldes en el segundo nivel de la Nueva Casa Alcaldía; ubicada en la Calle Dr. López. Los licitadores también podrán enviar sus propuestas por correo, sujeto a lo establecido sobre el particular en las Condiciones e Instrucciones Especiales. Los sobres con las propuestas serán abiertos por la Junta de Subastas el 13 de abril de 2016 en el Salón de los Alcaldes. Los licitadores participantes podrán estar presentes durante la apertura de los sobres y podrán inspeccionar los mismos el día señalado, a la hora y en el lugar indicado. La Honorable Junta de Subasta se reserva el derecho a cancelar una subasta o parte de la misma antes o después de su adjudicación cuando así lo estime necesario para proteger los mejores intereses de Municipio. Glenis Otero Crespo Presidenta Junta de Subastas

2 Página Núm. 2 II. Condiciones e Instrucciones Especiales 1. Los sobres con las propuestas deberán ser entregados en el Salón de los Alcaldes en el segundo nivel de la Nueva Casa Alcaldía; ubicada en la Calle Dr. López, no más tarde del 13 de abril de 2016 a las 2:00 p.m. 2. Los sobres que contengan las ofertas deberán estar cerrados e identificados en su exterior con el número de subasta correspondiente, la fecha y hora fijadas para su apertura, nombre del licitador, dirección y número de teléfono. No se aceptarán sobres que no estén sellados e identificados. 3. Todo licitador someterá una fianza de cien dólares ($100.00) como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso de la subasta. La fianza requerida podrá ser suministrada en efectivo, giro postal o Bid Bond por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor del Municipio de Fajardo. Las fianzas presentadas por los licitadores no agraciados serán devueltas luego de adjudicada la subasta. Deberán presentar en la Oficina de Secretaría Municipal, evidencia de pago en original para tramitar el desembolso de la fianza. Las fianzas en giro postal deberán hacerse a nombre del Municipio de Fajardo. NO SE ACEPTARAN CHEQUES. 4. Si al abrir el sobre no se encuentra la fianza, no se permitirá subsanar el defecto mediante el depósito de la misma. Dicha propuesta será descalificada y no será considerada por la Junta de Subastas. 5. El licitador, su apoderado o representante autorizado, deberá firmar los pliegos de proposiciones en tinta indeleble. De tratarse del apoderado o su representante autorizado deberá entregar copia del Poder, resolución corporativa u otro documento legal que lo autorice a representarle. La propuesta deberá ser firmada en su primera página y las páginas subsiguientes deberán ser iniciadas al margen izquierdo de cada una. Cualquier corrección o modificación que no contenga la firma o iniciales del licitador invalida la partida. 6. El licitador entregará con la propuesta información descriptiva, literatura, especificaciones, carta de colores y cualquier otro material que contenga ilustraciones de los materiales que está cotizando. 7. La propuesta será sometida en un (1) original. FAVOR NO ENTREGAR COPIA. 8. Muestras: En los casos que sea requerido, las muestras deberán ser exactas a los productos a servir. Dichas muestras deberán ser suministradas sin costo alguno para el municipio; las mismas podrán ser recogidas por sus dueños luego de terminado todo el proceso de la subasta, siempre que no se trate de muestras que estén sujetas a ser destruidas durante el proceso de evaluación. El licitador releva de toda responsabilidad al Municipio por cualquier daño que puedan sufrir los artículos durante su evaluación. 9. El material o mercancía se entregará en la Oficina de Propiedad del Municipio, excepto cuando la orden de compra indique lo contrario. El horario de entrega será el siguiente: 8:00 a.m. 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. 4:00 p.m.

3 Página Núm Los materiales y/o equipos serán de primera calidad y estarán sujetos a inspección al momento de la entrega. 11. Penalidad: El licitador deberá entregar la mercancía, material o proveer el servicio en el término estipulado en el inciso 9. En caso de incumplimiento por retraso en la entrega, la Junta le concederá un periodo de diez (10) días laborables adicionales con una penalidad del diez por ciento (10%). Posterior a este periodo, si aún el licitador no ha entregado la mercancía o provisto el servicio, se le impondrá, adicional a la penalidad del 10%, una penalidad de $35.00 por cada día laborable de retraso. La cantidad total de la penalidad no será mayor que la cantidad total de la mercancía a ser entregada. 12. Penalidad para Entregas Parciales: Si el suplidor entrega una orden de compra parcial, y el back order es entregado fuera del término establecido en el inciso 9 de las Condiciones e Instrucciones de la subasta, se le aplicará la penalidad, dispuesta en el inciso anterior, solamente al remanente de la orden de compra; siempre y cuando no exista una comunicación de la Junta de Subastas donde le conceda al licitador tiempo adicional para entregar el back order. Cabe señalar, que mientras exista el back order no se pagará factura parcial. 13. En situaciones en las que el licitador no pueda cumplir con el término de entrega, el mismo deberá someter una carta a la Junta de Subastas exponiendo las razones por las cuales no puede entregar el material, mercancía o proveer el servicio. La Junta de Subastas evaluará y tomará una decisión al respecto. De ser aceptada la petición, la Junta de Subasta enviará al licitador una carta certificada de aceptación y el licitador no incurrirá en penalidades al momento de entregar la mercancía. 14. Las ofertas podrán ser modificadas antes de la apertura, mediante comunicación escrita. Dicha comunicación deberá ser dirigida al Secretario de la Junta, en sobre cerrado e identificado con el número de la subasta, fecha, hora señalada para la apertura, y nombre y dirección del licitador. Deberá incluirse información sobre las razones que motivaron la modificación de la oferta. 15. Los licitadores serán responsables por errores contenidos en sus propuestas, por lo que se les aconseja revisar las mismas antes de someterlas. Luego de sometida su propuesta no se podrá subsanar errores contenidas en éstas. 16. El licitador presentará su oferta en el formulario provisto para ello. Si fuera necesario, podrá añadir hojas para aclarar o describir más detalladamente su oferta, pero en este caso tendrán que hacerlo a maquinilla, computadora o letra de molde y en papel timbrado del licitador. Deberá además cumplir con lo establecido en el inciso Documentos: Cada licitador someterá los siguientes documentos: a) Certificación de deuda actualizada del Departamento de Hacienda b) Certificación de deuda Propiedad Mueble e Inmueble c) Patente Municipal del Municipio donde esté ubicado el negocio d) Certificación de Radicación de Planillas por los últimos cinco (5) años

4 Página Núm. 4 e) Certificación de Deuda del Negociado de Seguridad de Empleo del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos f) Certificación de deuda y Póliza Eventual del Fondo del Seguro del Estado g) "Good Standing" del Departamento de Estado h) Evidencia si aplica de estar acogido a los beneficios de la Ley 42 del 5 de agosto de 1989, conocida como la Ley de Política Preferencial para Compras de Gobierno i) Certificación Departamento de Salud (si aplica), j) Certificación de la ASUME (si participa como individuo) k) Certificado de Registro de Comerciante emitido por el Departamento de Hacienda l) Certificación de Estado de Cumplimiento para Patronos de la ASUME (si participa como corporación) n) Certificado de antecedentes penales. En caso de corporación o sociedad deberá presentar certificado de todos los miembros de la Junta Directiva. m) Copia de la Certificación de Elegibilidad que emite la Administración de Servicios Generales (ASG), de estregarse y estar vigente al momento de la subasta, el licitador estará exento de entregar al Municipio los documentos que ya ha entregado a la ASG. Esta condición no exime al licitador de presentar los documentos requeridos para realizar el pago de las facturas. o) Lista de nombre, números de teléfonos y nombre de la persona contacto de sus clientes. p) Lista de los principales accionistas de la Corporación con su número de Seguro Social y fecha de nacimiento. q) Declaración Jurada adjunta. 18. El Municipio no realizará pago alguno si los documentos o certificaciones de gobierno se encuentran vencidos. verificar el término de vencimiento de los documentos: La siguiente tabla puede ser utilizada como guía para Documentos requeridos Certificación de deuda del Departamento de Hacienda Certificación de deuda del Departamento del CRIM Evidencia de radicación de planillas en los últimos 5 años Certificación de ASUME Certificación de deuda del Departamento del Trabajo Certificación de deuda del Fondo Seguro del Estado Vigencia del documento mayo / diciembre septiembre / marzo De no aparecer el último año contributivo en la certificación, favor enviar copia de la primera hoja de la planilla ponchada por Hacienda. 90 días 1 año calendario 1 año calendario 19. El Gobierno Municipal Autónomo de Fajardo efectúa todos los pagos por medio de transferencia electrónicas, por lo que el licitador consiente a esta forma de pago. De acuerdo a la Ordenanza #11, Año Fiscal del Municipio de Autónomo de Fajardo, todo suplidor que no se acoja al depósito directo, se le estará cobrando un cargo de $3.00 por cada cheque emitido, el cual será deducido automáticamente de la cantidad a ser pagada mediante cheque. 20. El Gobierno Municipal Autónomo de Fajardo podrá requerir al licitador agraciado, para la formalización del contrato, los documentos necesarios para la contratación gubernamental a tono con la reglamentación aplicable. 21. El servicio, material o mercancía se adquirirá mediante la formalización de un contrato y posterior Orden de Compra. Se notificará al licitador favorecido para que

5 Página Núm. 5 acuda a la Oficina de Secretaría Municipal con el propósito de llevar a cabo el trámite de la contratación dentro del término de diez (10) días consecutivos, contados desde el depósito en el correo de la copia de la notificación de la Junta de Subastas, según lo dispone la Ley de Municipios Autónomos de Puerto Rico, según enmendada. 22. El licitador no podrá suspenderle el crédito, ni podrá descontinuar artículos o servicio alguno, al Municipio a menos que le haya notificado por escrito a la Junta de Subastas con treinta (30) días naturales de anticipación las razones por las cuales suspenderá el crédito o no brindará el servicio. La Junta de Subastas evaluará la comunicación y le emitirá por escrito su determinación. Si el licitador le suspende el crédito o descontinuara artículos o servicios sin cumplir con el requisito de la notificación, la Junta podrá cancelar la adjudicación de la subasta. 23. El precio establecido por el licitador para cada partida y aceptado por la Junta de Subastas será fijo durante el período de vigencia de la subasta, independientemente de que ocurra una variación de sus costos por cambios en el mercado. No se aceptarán ofertas basadas en precios estimados que puedan variar el costo de la propuesta al momento de la entrega. 24. La vigencia de esta subasta será a partir de la fecha de la firma del contrato, hasta el 30 de junio de Las partes interesadas podrán examinar en presencia del funcionario correspondiente, las ofertas recibidas, los documentos donde constan los resúmenes de estas proposiciones y cualquier otro documento relacionado. Se entenderá por parte interesada los licitadores que participaron de la subasta. Una vez esta documentación se someta para análisis y estudio, la Junta de Subastas no estará obligada a suministrar información relacionada con las ofertas sometidas hasta tanto las subastas sean adjudicadas. 26. Criterios Generales de Adjudicación: Las subastas de compras, construcción y servicios no profesionales se adjudicarán al licitador que cuente con un buen historial de capacidad y cumplimiento y que reúna los siguientes requisitos: a. cumplir con los requisitos y condiciones de los pliegos de especificaciones b. que sea el licitador razonable más bajo o que aunque no lo sea, la calidad y/o garantías ofrecidas superen las ofrecidas por las demás ofertas o que así lo justifiquen el beneficio de interés público de esa adjudicación. Cuando se adjudique al postor que no es el más bajo, la Junta hará constar por escrito las razones que justifican tal adjudicación. 27. La Junta podrá rechazar la oferta más baja en precio cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por el Municipio, cualquier dependencia del Gobierno de Puerto Rico, o por cualquier otro cliente o cuando redunde en los mejores intereses del Municipio. 28. Rechazo Global: La Junta podrá rechazar todas las ofertas recibidas para una subasta cuando surge cualquiera de los siguientes casos:

6 Página Núm. 6 a. no cumplan con las especificaciones b. no cumplan con las condiciones c. ofrezcan precios irrazonables d. exista colusión entre los licitadores e. no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente f. el licitador es deudor del municipio o del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y no está acogido a un plan de pago g. el licitador ha sido convicto por delitos relacionados a malversación de fondos públicos h. el interés público se beneficie 29. La adjudicación de esta subasta se notificará a todos los licitadores. 30. La Junta se reserva el derecho de considerar o no, toda oferta que se someta condicionada por el licitador en forma tal, que cambie o modifique las condiciones originalmente estipuladas y esto conlleve a los mejores intereses del Municipio y al beneficio del interés público. 31. En la adjudicación se considerarán las disposiciones de la Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, la cual establece una política preferencial para las compras de artículos extraídos, producidos, ensamblados o envasados en Puerto Rico, o distribuidos por agentes establecidos en Puerto Rico, siempre que dichos artículos cumplan con las especificaciones, términos y condiciones establecidas en el pliego de subasta u orden. El licitador a favor de cuyo producto la Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña haya otorgado un por ciento de preferencia deberá someter con su oferta toda la información sobre la resolución de dicha Junta al respecto, para que pueda ser considerada en la evaluación de compra, y su precio sea el más bajo, luego de haber aplicado el parámetro de inversión correspondiente. 32. La Junta de Subastas se reserva el derecho de solicitar a cualquier licitador, después de la apertura de la subasta información adicional sobre la oferta presentada. 33. Durante la vigencia de la subasta el licitador no podrá ceder, trasladar ni subcontratar con un tercero la prestación de los servicios adjudicados ni el proveer mercancía, sin la previa autorización de la Junta. 34. El licitador certifica y garantiza que la entidad, ni ninguno de sus accionistas,socios, oficiales, principales, empleados, subsidiarías o compañías matrices, según sea el caso, ha sido convicto de delitos contra el erario, la fe e integridad pública según definido en el Código Penal de Puerto Rico o por malversación de fondos públicos, que no he sido convicta del delito de apropiación ilegal agravada en cualquiera de sus modalidades, extorsión, fraude en las construcciones, fraude en la ejecución de obras de construcción, fraude en la entrega de cosas, intervención indebida en los procesos de contratación de subastas o en las operaciones del gobierno, soborno en cualquiera de sus modalidades, soborno agravado, oferta de soborno, influencia

7 Página Núm. 7 indebida, delito contra fondos públicos, preparación de escritos falsos, presentación de escritos falsos, falsificación de documentos y posesión y traspaso de documentos falsificados y que no se ha declarado culpable de este tipo de delito en los Tribunales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en los Tribunales Federales o en los Tribunales de cualquier jurisdicción de los Estados Unidos de América; ni está impedido de contratar con el Gobierno Estatal, Federal y Municipal y que no se encuentra incluido en el listado denominado Debarment and Suspension List. Reconozco su deber de informar al Municipio de Fajardo de manera continua sobre cualquier hecho que se relacione con lo que dispone esta certificación. obligación es de naturaleza continua durante todas las etapas de la subasta, la contratación y ejecución del contrato. Si fuera convicto de algún delito contra el erario, la fe o la función pública o que envuelva propiedad o fondos públicos, ya sean estatales o federales; será esto causa suficiente para que Municipio de Fajardo de por terminado el contrato, si alguno, para proteger los fondos e intereses públicos. El licitador deberá someter la certificación adjunta a tales efectos, la cual deberá ser juramentada ante notario público. 35. El incumplimiento de cualquiera de los términos y condiciones de este documento por parte del licitador agraciado conllevará la cancelación de la adjudicación de la subasta y resolución del contrato. 36. Cualquier licitador que no esté de acuerdo con las instrucciones, especificaciones o condiciones de la subasta por objeciones razonables podrá impugnar las mismas, ante la Junta de Subastas, cinco (5) días antes de la celebración de la subasta. Deberá indicar la parte específica cuyos términos impugna, razones y argumentos en que basa la impugnación o cualquier otra evidencia que sustente sus objeciones y el remedio solicitado. Dichas sugerencias serán consideradas por la Junta y de ser aceptadas, se comunicarán a todos los licitadores en dicha subasta con antelación a la apertura de los pliegos. El licitador que no siga esta recomendación lo hará a su propio riesgo y no tendrá derecho a hacer reclamaciones causadas por su inadvertencia o negligencia. 37. El Gobierno Municipal Autónomo de Fajardo se reserva el derecho de cancelar una subasta o parte de la misma antes o después de su adjudicación, cuando así lo estime necesario, para proteger los mejores intereses de esta institución. Esta

8 Página Núm. 8 III. Especificaciones La Honorable Junta de Subastas solicita nos sometan propuesta para la instalación de máquinas de expendio de café, chocolate, refrescos y snack, mejor conocidas como Vending Machine. Se detallan a continuación las dependencias municipales en donde se desea la instalación de las máquinas. 1. Anexo Casa Alcaldía (máquina de café y chocolate) 2. Gazebo Antigua Casa Alcaldía (máquina de refrescos y snack ) 3. Gimnasio Fito Ramos (máquina de refrescos y snack ) 4. Terminal de Transportación Pública (máquina de refrescos y snack ) 5. Oficina Asuntos Federales (máquina de café y chocolate) 6. Centro de Envejecientes (máquina de refrescos y snack ) 7. Oficina de Obras Públicas (máquina de refrescos y snack ) 8. Coliseo Tomás Dones (máquina de jugos y/o bebidas energéticas, agua) 9. Cuartel Policía Municipal (máquina de refrescos y snack ; café y chocolate) 10. Alguna otra depedencia municipal que sea identificada durante la vigencia del contrato. Queda entendido que las unidades instaladas son propiedad del licitador y el servicio de mantenimiento, tales como desperfectos por deterioro natural o accidental, el reemplazo, etc., será responsabilidad exclusiva de la compañía. Al finalizar el contrato podrá ocupar las mismas. El ingreso que recauda las máquinas debe ser recogido por la compañía agraciada de la buena pro o representante autorizado en presencia de un recaudador del Municipio. IV. Aceptación de Cumplimiento Fecha: En cumplimiento con la Invitación de subasta, y sujeto a las Especificaciones y Condiciones e Instrucciones Especiales que se detallan en este pliego de subasta, ofrecemos la Instalación de máquinas de expendio de café, chocolate, refrescos y snack en diferentes dependencias municipales. De otorgársenos la subasta nos comprometemos a ofrecer el serviciio y cumplir con todos los requisitos señalados en las Condiciones e Instrucciones Especiales. Nombre del licitador Nombre y firma del representante autorizado Dirección Puesto que ocupa Teléfono y Núm. de Fax