Manual de Usuario Nomina Versión 1.2

Transcripción

1 Manual de Usuario Nomina Versión 1.2 Elaboró: Eunice Resendiz Castillo

2 Índice de contenido Introducción...2 Control de acceso...3 Iniciar sesión...3 Pantalla Principal...4 Modulo de Configuración...5 Empresa...5 Regímenes...6 Nomina...7 Empleados...7 Catálogos...10 Percepción...11 Deducciones...12 Recibo de nomina

3 Introducción El sistema COFIDI PAC WEB genera Recibos de Nomina versión 1.2 de acuerdo a las especificaciones técnicas emitidas por el SAT. Cambios en el Complemento de Nómina Versión 1.2 Entre las modificaciones que podemos encontrar en el nuevo complemento de nómina, podemos mencionar las siguientes: 1.Nuevas validaciones, tales como: RFC del Receptor: El Patrón deberá cerciorarse de que el RFC de cada uno de sus trabajadores se encuentre registrado en las bases de datos del SAT. Un comprobante con un RFC no registrado en la base de datos del SAT no podrá ser timbrado. Sumas: El Total de Sueldos + Total Separación Indemnización + Total Jubilación Pensión Retiro, debe ser igual a la suma de los valores de los campos del Total Gravado más el Total Exento. 2. Catálogos de conceptos se crearon 15 catálogos, tales como: Tipo de Nómina: Puede ser ordinaria o extraordinaria. Origen del Recurso: Únicamente se usa para los entes gubernamentales. Aplica a las entidades adheridas al Sistema Nacional de Coordinación Fiscal. Clave de Entidad Federativa: Se registra la clave de la Entidad Federativa donde el trabajador prestó sus servicios. Tipo de Otro Pago: Corresponde a otro tipo de pago que se registra como datos informativos y no se suman a las demás percepciones ya que no son ingresos acumulables. Ejemplo: a) Viáticos entregados al trabajador, b) Reintegro de ISR pagado en exceso (siempre que no haya sido enterado al SAT) c) Subsidio para el empleo efectivamente entregados al trabajador, d) Aplicación de saldos a favor por compensación anual. 3.Inclusión de información contenida en la Declaración Informativa Múltiple de Sueldos y Salarios (DIM), tales como: Acciones o títulos: Se registra cuando el trabajador ejerce la opción de adquirir acciones de la empresa. Jubilaciones y pensiones: Se registra cuando se realice en una sola exhibición o parcialidades. Subsidio al empleo: Aplica conforme al Anexo 8 de la RMF vigente. Compensación de saldos a favor: Se registra cuando existan saldos a favor de un trabajador contra cantidades retenidas de los demás trabajadores. Separación e indemnización: Se registra cuando exista pagos por estos conceptos. 4. Inclusión del nuevo atributo RFC del Patrón Origen para identificar al patrón en pagos de nómina por terceros (como en el caso de fideicomisos, jubilaciones, pensiones, etc.) 5. Incapacidad para utilizar números negativos (percepciones o descuentos negativos). 2

4 Control de Acceso COFIDI establece un control de acceso por perfiles de usuarios con el fin de proteger los datos que contiene y mostrar solo la información y las acciones a las que el usuario tiene acceso. Acceso al sistema Para acceder a la aplicación, ingresar al navegador de Internet y teclear en la barra de navegación la siguiente dirección electrónica: Iniciar sesión Para iniciar sesión ingresar usuario y contraseña proporcionados por ATEB Servicios. 3

5 Pantalla principal Modulo de configuración Se ingresara al modulo de configuración, Módulo de Configuración : Empresa Se debe modificar los datos de la empresa dando clic primero en Empresas y después sobre la Razón Social de la empresa. 4

6 Para poder editar los datos de la empresa dar clic la opción de Modificar. Para la versión de nomina 1.2 se debe seleccionar el tipo de versión como se muestra en la imagen. Nota: No se debe dar dar clic en el botón Actualizar hasta terminar de ingresar los datos en cada una de las pestañas. 5

7 Regímenes Se ingresa el régimen con el que esta dado de alta la empresa. Se debe teclear el número de régimen de acuerdo al catalogo del SAT. Catalogo de régimen del SAT : 6

8 Nomina Se ingresa los siguientes datos en la pestaña de Nómina. Por ser la última pestaña se debe dar clic en el botón Actualizar para guardar los cambios de cada una de las pestañas. Origen Recurso: Se utiliza para el pago de nómina del personal que presta o desempeña un servicio personal subordinado o asimilado a salarios en las dependencias. Lugar de Expedición : Se debe indicar el código postal del lugar de expedición del comprobante de acuerdo con el catálogo CodigoPostal emitido por el SAT. Régimen Fiscal: Antigüedad expresada en: Se debe seleccionar si va ser por semanas o años, dato que se configura para la relación laboral con el empleador. Este se va tomar como configuración para los recibos de nomina. Empleados Se realizara el alta de un empleado en el portal, se selecciona la opción de empleados y se da clic en agregar. 7

9 Se abrirá una pantalla que permite ingresar la información detallada del nuevo empleado. Campos que debe ingresar : Empresa:Requerido Campo Descripción Indicar en que empresa se va a dar de alta el Empleado. Número Empleado:Requerido Nombre: Requerido RFC: Requerido NSS: Ingresar el número de empleado, con el cual se va identificar. Ingresar nombre completo del empleado. Ingresar el RFC del empleado debe ser persona física. Nota:El RFC debe estar en la lista de los RFC inscritos no cancelados en el SAT. Ingresar el dato del numero de Seguridad Social. Tipo Contrato: Requerido Seleccionar el tipo de contrato que tiene el trabajador. Tipo Jornada: Requerido Puesto: Seleccionar el tipo de jornada que cubre el trabajador. Ingresar el dato del puesto asignado al empleado o actividad que realiza. 8

10 Campos que debe ingresar : Campo FechaInicioRelLaboral: Requerido SalarioBaseCotApor:Requerido Banco : Requerido Departamento: CURP: Requerido Sindicalizado: Tipo Régimen (Empleado): Requerido Riesgo Puesto: Requerido Periodicidad Pago: Requerido SalarioDiarioIntegrado: Requerido Cuenta Bancaria: Descripción Seleccionar la fecha de inicio de la relación laboral entre el empleador y el empleado. Ingresa el valor para expresar la retribución otorgada al trabajador. Se debe seleccionar un banco. Se debe ingresar departamento o área al que pertenece el trabajador. Debe ingresar el CURP del empleado. Se debe seleccionar si o no dependiendo si el trabajador está asociado a un sindicato. Seleccionar la clave del régimen por el cual se tiene contratado al trabajador de acuerdo al catalogo del SAT. Seleccionar la clave conforme a la clase en que deben inscribirse los patrones, de acuerdo con las actividades que desempeñan sus trabajadores. Seleccionar la forma de pago del salario del empleado. Ingresar el valor para expresar el salario que se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria,gratificaciones, percepciones etc. Ingresar la cuenta bancaria a 11 posiciones o número de teléfono celular a 10 posiciones o número de tarjeta de crédito, débito o servicios a 15 ó 16 posiciones o la CLABE a 18 posiciones o número de monedero electrónico, donde se realiza el depósito de nómina. 9

11 Ejemplo de como se visualiza los datos de un empleado Para modificar un empleado. Para un registro existente se deben de seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la opción Empleados. 2. Seleccionar de la lista el número de empleado a modificar. 3. Dar clic en la opción Modificar. 4. Actualizar los datos que se requieran. 5. Por último seleccionar Guardar. Catálogos En la sección de catálogos se puede dar de alta los siguientes datos: Percepciones Deducciones 10

12 Percepciones Seleccionar la opción de percepciones, se abrirá una pantalla que permite ingresar la información detallada de la nueva percepción. Campos que debe ingresar : Empresa: Indicar en que empresa se va a dar de alta una percepción. Clave: Ingresar el numero interno de numero de percepción. Tipo Percepción: Seleccionar el tipo de percepción que requieren dar de alta (combo del SAT) Descripción: Ingresar una breve descripción general de la percepción. Se debe dar clic en el botón Guardar para guardar los datos. 11

13 Deducciones Seleccionar la opción de deducción, se abrirá una pantalla que permite ingresar la información detallada de la nueva deducción. Campos que debe ingresar: Empresa: Indicar en que empresa se va a dar de alta una deducción. Clave: Ingresar el numero interno de numero de deducción. Tipo Deducción : Se debe de seleccionar el tipo de deducción que requieren dar de alta (combo del SAT) Descripción: Ingresar una breve descripción general de la deducción. Se debe dar clic en el botón Guardar para guardar los datos. 12

14 Recibos de Nómina Para crear un nuevo Recibo de Nomina 1.2 a través de Internet, seleccionar Recibos de Nómina. A continuación se mostrará la lista de todos los Recibos de nomina que se han emitido, posteriormente seleccionar Agregar Recibos de Nómina, como se muestra en la siguiente pantalla. Ingresar los datos que se piden para empezar con la generación de Recibo de nomina, al terminar de proporcionarlos dar clic en Agregar. Los datos que se piden son los siguientes: Empresa: Seleccionar la empresa en donde se emitirá el Recibo de Nómina. No recibo:campo en donde se captura la referencia interna o número del recibo de nomina. Nombre del empleado: Seleccionar el empleado que diste de alta anteriormente. Método de Pago: Registro Patronal: 13

15 A continuación se presentará una nueva ventana en donde se tendrá que proporcionar los datos que se pidan en las diferentes pestañas. Campos que debe ingresar : Tipo Nomina: Indicar que tipo de nomina se seleccionara para el empleado Tipo: O=Nomina Ordinaria E=Nomina Extraordinaria ClaveEntFed: Se debe teclear la clave de la entidad federativa en donde el receptor del recibo prestó el servicio, de acuerdo al catalogo del SAT. No. Días Pagados: Ingresar el dato numérico de los días que se le paga al empleado. Fecha de Pago : Ingresar la fecha de pago del recibo de nómina. Fecha Inicial de Pago:Ingresar la fecha de inicio de pago del recibo de nómina. Fecha Final de Pago: Ingresar la fecha de final de pago del recibo de nómina. Fecha de Aceptación: Ingresar la fecha de aceptación de pago del recibo de nómina. Fecha de Descarga: Ingresar la fecha de descarga del recibo de nómina. 14

16 Percepciones En esta sección se seleccionar la o las percepción para el recibo de nómina. Se selecciona del combo de clave la percepción que anteriormente dieron de alta, la información se recupera y se visualiza en la pantalla, el dato que debe ingresar es el importe gravado e importe exento. Y se da clic en aceptar. Las percepciones agregadas se visualizaran en la parte de abajo Si se requiere dar de alta una nueva percepción seleccionar otra clave y realizar de nuevo el procedimiento. 15

17 Deducciones En esta sección se agregaran las deducciones. Seleccionar la clave que requieren para el recibo de nómina. Se cargara la información previamente capturada en el catálogo de deducciones, deben de ingresar el IMPORTE y se da clic en Aceptar. Las deducciones que agreguen se visualizaran en la parte de abajo. 16

18 Si se requiere dar de alta una nueva deducción seleccionar otra clave y realizar de nuevo el procedimiento. NOTA: Al terminar de crear su recibo de nomina favor de dar clic en Agregar. Hasta este punto el estatus del recibo de nomina esta como Creada. Para verificar esto, ir a Recibos de nomina y dar clic en el encabezado de Fecha de emisión para que acomode los recibos de nomina por fecha de creación. Lo que sigue es autorizarla para darle validez fiscal, por lo que se dará clic derecho sobre el recibo de nómina y seleccionar la opción de Autorizar. 17

19 Para notar el cambio de estatus se debe refrescar la pantalla, y ahora el estatus debió haber cambiado a CFDExportado. Posibles estatus son: Si existe un error al mandarla por correo electrónico el estatus quedará en error de envió. Si el estatus que muestra es Autorizada con error Dar clic derecho y seleccionar la opción Mostrar registro CFD y mostrará un mensaje del porque no se pudo emitir el Recibo de Nomina. 18